Plats och tid Mikaelstugan, onsdagen den 14 februari 2018 kl 09:00-11:10 Beslutande

Transkript

1 1 (21) Plats och tid Mikaelstugan, onsdagen den 14 februari 2018 kl 09:00-11:10 Beslutande Anders Månsson (S), ordförande Christer Landin (S), 1:e vice ordförande Niklas Svalö (S) Bert Roos (S) Stig Lundblad (C) Urban Berglund (KD) Alf Nilsson (S) Ninnie Lindell (M), 2:e vice ordförande Bertil Olsson (M) Margit Johansson (M) Tjänstgörande ersättare Ersättare Övriga närvarande Justerare Lars Karlsson (S) för Ulrika Thulin (S) Bo Hallqvist (S) för Martin Fridehjelm (S) Bernt Drube (SD) för Pia Trollehjelm (SD) Kenneth Bolinder (S) Walter Steffert (S) Krister Bergsten (L) Christer Pålsson, kommunchef Samuel Sköld, ekonomichef Monica Holmqvist, förbundsdirektör, 20 Kent Mårtensson, styrelseordförande, 20 Magnus Gustafsson, kommunikationsansvarig, 20 Peter Nilsson, avdelningschef, 20 Susan Elmlund, kommunsekreterare Ninnie Lindell (M) Nils Nilsson (C) Sven-Ingvar Blixt (L) Lisbeth Madsen (M) Niels Madsen (M) Justeringens plats och tid Kommunalhuset, kl 15:00 Underskrifter Sekreterare Susan Elmlund Paragrafer Ordförande Anders Månsson (S) Justerare Ninnie Lindell (M) ANSLAGSBEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Anslaget är uppsatt Förvaringsplats för protokollet s förvaltning, kommunledning Underskrift Susan Elmlund

2 2 (21) Ärendelista 18 Dnr Val av justerare Dnr Godkännande av dagordning Dnr Information om Kommunförbundet Skånes verksamhet Dnr Dokumenthanteringsplan för HR-handlingar Dnr Beslut om maxnivåer för attest inom samhällsbyggnadsförvaltningen Dnr Uppföljning av internkontrollpunkter för kommunstyrelsens tekniska utskott Dnr Slutredovisning av investeringsprojekt 150, Utbyte av ventilation förskolor Dnr Slutredovisning av investeringsprojekt 164, Lekutrustning i den offentliga miljön Dnr Slutredovisning av investeringsprojekt 132, utemiljö grundskola Dnr Slutredovisning av investeringsprojekt 139, lekutrustning fastigheter Dnr Slutredovisning av investeringsprojekt 187, utemiljö förskola Dnr Sydvattens styrelses resor Dnr Anmälningar... 20

3 3 (21) 18 Dnr Val av justerare Till att justera dagens protokoll föreslås Ninnie Lindell (M). s beslut beslutar att utse Ninnie Lindell (M) till att justera dagens protokoll.

4 4 (21) 19 Dnr Godkännande av dagordning Föreligger förslag på dagordning daterad Ordförande föreslår som nytt ärende 12: Sydvatten... s beslut beslutar godkänna den föreslagna dagordningen med ordförandes förslag på tillägg.

5 5 (21) 20 Dnr Information om Kommunförbundet Skånes verksamhet Monica Holmqvist, förbundsdirektör, Kent Mårtensson, styrelseordförande Magnus Gustafsson, kommunikationsansvarig och Peter Nilsson, avdelningschef från Kommunförbundet Skåne informerade om förbundets verksamhet. s beslut beslutar att tacka för informationen. Beslutet skickas till:

6 6 (21) 21 Dnr Dokumenthanteringsplan för HR-handlingar Bjuvs kommun som arbetsgivare behandlar ett stort antal handlingar rörande arbetsmiljö, relationer med fackliga organisationer och enskilda individer. Detta ärende är ett förslag att införa Dokumenthanteringsplan för HR-handlingar i kommunstyrelsen samt att kommunstyrelsen föreslås att ge instruktioner till nämnderna i Bjuvs kommun att implementera de delar som är aktuella för nämnderna i deras egen dokumenthanteringsplan. Beslutsunderlag kommunstyrelsens arbetsutskott Tjänsteskrivelse Marcus Grundén, Dokumenthanteringsplan för HR-handlingar Ärendet Bjuvs kommun som arbetsgivare behandlar ett stort antal handlingar rörande arbetsmiljö, relationer med fackliga organisationer och enskilda individer. I dagsläget finns det ingen aktuell dokumenthanteringsplan (den nuvarande är från 1990-talet) avseende HR-dokumentation för HR-avdelningen samt en samlad hantering av dessa handlingar i kommunens nämnder. Det är varje nämnd som beslutar om hur arkivvården för deras handlingar och kommunstyrelsen har möjlighet att ge instruktioner till andra nämnder inom kommunen hur frågor av gemensam natur ska hanteras. HR-avdelningen i Bjuvs kommun har tagit fram bifogat förslag till dokumenthanteringsplan för HR-handlingar. Utgångspunkten för dokumenthanteringsplanen är Sveriges kommuner och landstings skrift Bevara eller gallra 1, gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner. Utan en fastställd dokumenthanteringsplan så innebär det i praktiken att det inte finns stöd för att gallra handlingar. I förlängningen kan det påverka hur kommunen uppfyller andra lagstiftningar som nuvarande Personuppgiftslagen och i förlängningen Dataskyddsreformen med där tillhörande lagstiftning. Genom att implementera denna dokumenthanteringsplan i kommunstyrelsen och ge instruktioner till kommunens andra nämnder att implementera de delar som är aktuella för deras verksamheter i nämndernas egen dokumenthanteringsplan så skapas förutsättningar för att hantera kommunens HR-handlingar.

7 7 (21) s arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsens beslut s arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att anta ny Dokumenthanteringsplan för HR-handlingar att gälla från s arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen ska besluta att ge instruktioner till kommunens nämnder att implementera de delar av Dokumenthanteringsplan för HR-handlingar som är aktuella för nämnden i nämndens dokumenthanteringsplan senast Beslutsunderlag kommunstyrelsen s arbetsutskott, , 17 s beslut beslutar att anta ny Dokumenthanteringsplan för HRhandlingar att gälla från beslutar att ge instruktioner till kommunens nämnder att implementera de delar av Dokumenthanteringsplan för HR-handlingar som är aktuella för nämnden i nämndens dokumenthanteringsplan senast Beslutet skickas till: Samtliga nämnder HR-avdelningen

8 8 (21) 22 Dnr Beslut om maxnivåer för attest inom samhällsbyggnadsförvaltningen Då ett antal personer avslutat sin anställning eller är nyanställda och verksamheten har genomgått större och mindre förändringar finns det behov av att göra förändringar i attestlistan. Attestlistan ska uppdateras årligen. Beslutsunderlag kommunstyrelsens tekniska utskott Tjänsteskrivelse, Kerstin Wulff, Attestlista samhällsbyggnadsförvaltningen 2018, s tekniska utskotts förslag till kommunstyrelsens beslut Tekniska utskottet beslutar föreslår kommunstyrelsen att godkänna bifogad attestlista daterad samt besluta att ge förvaltningschefen med att besluta om attesträtt för medarbetare inom tekniska utskottets verksamheter exkl förvaltningschef som beslutas av kommunchef. Beslutsunderlag kommunstyrelsen s tekniska utskott, , 6 s beslut beslutar att godkänna attestlista daterad samt besluta att ge förvaltningschefen med att besluta om attesträtt för medarbetare inom tekniska utskottets verksamheter exklusive förvaltningschef som beslutas av kommunchef. Beslutet skickas till Samhällsbyggnadsförvaltningen, tekniska Ekonomiavdelningen

9 9 (21) 23 Dnr Uppföljning av internkontrollpunkter för kommunstyrelsens tekniska utskott 2017 Tekniska utskottet ska årligen ta fram kontrollpunkter för sin verksamhet. För år 2017 beslöts fyra punkter. o Att inköp görs av upphandlade leverantörer o Att riktlinjer för komponentavskrivning följts o Att beslutade investeringar har genomförts o Kompetensförsörjning Förvaltningen har genomfört uppföljningen och denna redovisas i beslutsunderlagets rapport. Beslutsunderlag kommunstyrelsens tekniska utskott Tjänsteskrivelse Kerstin Wulff, samhällsbyggnad Rapport av utförd granskning av Internkontrollplan för 2017 s tekniska utskotts förslag till kommunstyrelsens beslut Tekniska utskottet beslutar godkänna 2017 års redovisning av internkontroll och att överlämna redovisningen till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag kommunstyrelsen s tekniska utskott, , 7 s beslut beslutar godkänna 2017 års redovisning av internkontroll inom tekniska utskottet. Beslutet skickas till: Samhällsbyggnadsförvaltningen, tekniska Kommunstrateg

10 10 (21) 24 Dnr Slutredovisning av investeringsprojekt 150, Utbyte av ventilation förskolor På ett antal förskolor så finns det placerade don, det vill säga luften kommer in i via lokalerna i golvnivå. Detta medför drag problem för barnen som vistas på golvet. Utbyte till takdon har skett i Ljungsgård och Trolldungen enligt plan. Kostnadssammanställning: Investeringsanslag Total kostnad för utbytet Överskott kr kr 5140 kr Beslutsunderlag kommunstyrelsen tekniska utskott Tjänsteskrivelse, Annsofi Frendin, s tekniska utskotts förslag till kommunstyrelsens beslut Tekniska utskottet beslutar föreslå att godkänna slutredovisningen av projekt 150, Utbyte av ventilation förskolor. Beslutsunderlag kommunstyrelsen s tekniska utskott, , 9 s beslut beslutar att godkänna slutredovisningen av projekt 150, Utbyte av ventilation förskolor. Beslutet skickas till: Samhällsbyggnadsförvaltningen, tekniska Ekonomiavdelningen

11 11 (21) 25 Dnr Slutredovisning av investeringsprojekt 164, Lekutrustning i den offentliga miljön Samhällsbyggnadsförvaltningens Teknisk drift hade 2017 fått anslag på 400 tkr för Lekutrustning i den offentliga miljön. Stora delar har bland annat använts till utveckling av den centrala lekplatsen på Gröningen i Ekeby. Totalt har 375 tkr använts för ändamålet. Kostnadssammanställning: Investeringsanslag Total kostnad Överskott 400 tkr 375 tkr 25 tkr Beslutsunderlag kommunstyrelsen tekniska utskott Tjänsteskrivelse Stefan Sjölin, s tekniska utskotts förslag till kommunstyrelsens beslut Tekniska utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen att godkänna slutredovisningen av projekt 164, Lekutrustning parker. Beslutsunderlag kommunstyrelsen tekniska utskott, , 10 s beslut beslutar att godkänna slutredovisningen av projekt 164, Lekutrustning parker.

12 12 (21) Beslutet skickas till: Samhällsbyggnadsförvaltningen, tekniska Ekonomiavdelningen

13 13 (21) 26 Dnr Slutredovisning av investeringsprojekt 132, utemiljö grundskola Utemiljöerna på kommunen skolor är eftersatta och arbete pågår med att uppdatera miljöerna. Investeringsmedel som avsatts sedan ett par år tillbaka är nödvändiga för att kommunen ska kunna möta de ökade kraven som finns från barn, elever och föräldrar. Under 2017 har en klätterställning på Ekeby skola fått ny gummiasfalt och dränering för att minska problem med sand/grus som ger halka på närliggande klinkerytor. Jens Billeskolan har befintlig oanvändbar löparbana uppgraderats till gummiasfalt. Dessutom har ny hoppgrop byggts i anslutning. Varagårdsskolan har fått målning av asfaltsytor för att främja lek. Kostnadssammanställning: Investeringsanslag Total kostnad Underskott kr kr kr I projekt kring utemiljö på skolor och förskolor finns det tre projekt lekutrustning, utemiljö förskola och utemiljö grundskola, utfall enligt nedan Beslutsunderlag kommunstyrelsens tekniska utskott Tjänsteskrivelse, Annsofi Frendin,

14 14 (21) s tekniska utskotts förslag till kommunstyrelsens beslut Tekniska utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen att godkänna slutredovisningen av projekt 132 Utemiljö, grundskolor Beslutsunderlag kommunstyrelsen s tekniska utskott, , 11 s beslut beslutar att godkänna slutredovisningen av projekt 132 Utemiljö, grundskolor. Beslutet skickas till: Samhällsbyggnadsförvaltningen, tekniska Ekonomiavdelningen

15 15 (21) 27 Dnr Slutredovisning av investeringsprojekt 139, lekutrustning fastigheter Inom Fastighets ansvar finns lekutrusning på för- och grundskolor. Reinvestering är nödvändigt för att kunna erbjuda barnen en trygg och inspirerade utevistelse. Under 2017 har gungor och lekställning bytts ut på Brogårdaskolan. Ny lekutrustning har beställts och monterats på Skeneholmsområdet. Kostnadssammanställning: Investeringsanslag Total kostnad Underskott kr kr kr I projekt kring utemiljö på skolor och förskolor finns det tre projekt lekutrustning, utemiljö förskola och utemiljö grundskola, utfall enligt nedan Beslutsunderlag kommunstyrelsens tekniska utskott Tjänsteskrivelse, Annsofi Frendin,

16 16 (21) s tekniska utskotts förslag till kommunstyrelsens beslut Tekniska utskottet beslutar föreslå att godkänna slutredovisningen av projekt 139, lekutrustning fastigheter Beslutsunderlag kommunstyrelsen s tekniska utskott, , 12 s beslut beslutar att godkänna slutredovisningen av projekt 139, lekutrustning fastigheter. Beslutet skickas till: Samhällsbyggnadsförvaltningen, tekniska Ekonomiavdelningen

17 17 (21) 28 Dnr Slutredovisning av investeringsprojekt 187, utemiljö förskola Utemiljöerna på flera av kommunen förskolor är eftersatta. Investeringsmedel som avsatts sedan ett par år tillbaka är nödvändiga för att kommunen ska kunna möta de ökade kraven som finns från barn, elever och föräldrar. Under 2017 har utemiljön på Skeneholmsområdet byggts om med fokus på tillgänglighet och säkerhet. Trappor och ramper har renoverats samt gångar breddats och nya infartsvägar skapats. Kostnadssammanställning: Investeringsanslag Total kostnad Överskott kr kr kr I projekt kring utemiljö på skolor och förskolor finns det tre projekt lekutrustning, utemiljö förskola och utemiljö grundskola, utfall enligt nedan Beslutsunderlag kommunstyrelsens tekniska utskott Tjänsteskrivelse, Annsofi Frendin,

18 18 (21) s tekniska utskotts förslag till kommunstyrelsens beslut Tekniska utskottet beslutar föreslå att godkänna slutredovisningen av projekt 187, Utemiljö förskola. Beslutsunderlag kommunstyrelsen s tekniska utskott, , 13 s beslut beslutar att godkänna slutredovisningen av projekt 187, Utemiljö förskola. Beslutet skickas till: Samhällsbyggnadsförvaltningen, tekniska Ekonomiavdelningen

19 19 (21) 29 Dnr Sydvattens styrelses resor Ärende med anledning av artiklar om Sydvattens styrelses resor. s beslut beslutar följande: Med anledning av de artiklar som förekommit i Helsingborgs Dagblad under vecka 5 angående Sydvattens styrelses olika resor, så begär kommunstyrelsen i Bjuvs kommun att resornas granskas av bolagets revisorer. Beslutet skickas till: Sydvatten AB Medlemskommunerna i Sydvatten AB

20 20 (21) 30 Dnr Anmälningar 1) s arbetsutskott: protokoll, ) s tekniska utskott: protokoll, ) s utskott för arbete och tillväxt: protokoll, ) KS Ordförandebeslut: yttrande ändring av detaljplan för Tibbarp 1:91 i Bjuv 5) KS Vård- och omsorgsnämnden: Nämndbudget ) KS Svalövs kommun: protokollsutdrag 4 Avsägelser och val 7) KS Sveriges kommuner och landsting (SKL): överenskommelse mellan staten och SKL om stöd till jämställdhetsarbetet och kvinnofridsarbetet på lokal och regional nivå ) KS NSR AB: kallelse och protokoll extrainsatt styrelsemöte ) KS Båstad kommun: utredning mot bakgrund av Båstads kommuns polisanmälan mot fd anställd inom kommunen 10) KS Uppsägning av arrendeavtal för villkorsändring 11) KS Kommunassurans Syd Försäkrings AB: Info- och nyhetsbrev 1: ) KS Perstorps kommun: Förslag avsiktsförklaring om utökad samverkan i överförmyndarfrågor amt bildande av gemensam överförmyndarnämnd

21 21 (21) 13) KS Konsument Helsingborg: rapport kvartal 4: ) KS Söderåsens miljöförbund: Protokoll direktionen, ) KS Räddningssamverkan familjen Helsingborg: Förlängning av avtal (undertecknat) s beslut beslutar att anmälningarna är anmälda. Beslutet skickas till: