Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse 2013-12-23 Sida 1 (5) Kommunledningsförvaltningen Stab Utvecklingschef Jan Holmberg Telefon 0141-225010 Mobiltelefon 070-5642738 Telefax 0141-57714 e-postadress jan.holmberg@motala.se Diarienummer 13/KS 0235 Genomförande av kostpolicy Sammanfattning Kommunfullmäktige har vid sitt sammanträde den 26 augusti 2013 beslutat om en kostpolicy för Motala kommun. Kostpolicyn är vägledande för hela kommunen och vilka krav som ställs på den mat som kommunen serverar. Den innehåller en övergripande ansvarsfördelning som anger att kommunstyrelsen, tekniska nämnden, bildningsnämnden och socialnämnden i olika delar svarar för dess genomförande. Den projektgrupp som tillsatts för kostöversynen har fortsatt sitt arbete med att tydliggöra de fortsatta uppdrag som ska genomföras för att verkställa kostpolicyn. Uppdragen innefattar gemensamma anvisningar, servicegarantier, investeringsplan för kök, organisationsöversyn, närproducerat/transporter och kommunikation. Nuvarande projektorganisation upphör vid årsskiftet och fortsatta uppdrag ska ingå i ordinarie verksamhet. Det är enbart kommunfullmäktige som har direktivrätt till nämnderna. Av denna skrivelse framgår vad som förväntas av kommunstyrelsen och berörda nämnder för att genomföra kostpolicyn i enlighet med gällande reglemente och ansvarsfördelningen i kostpolicyn. Hög prioritet har en snabb och stabil investeringsprocess för att tillskapa nya egna tillagningskök när avtalen avseende produktionsköket Västgyllen hanteras med utgångspunkt från kostpolicyn. Denna skrivelse har redovisats i kommunstyrelsen i november samt även kommuniserats i styrgruppen för politiska prioriteringar och i Centrala Samverkanskommittén. Förslag till beslut 1. Godkänna skrivelse avseende genomförande av kostpolicy inklusive styrelsens eget ansvar för verkställighet. 2. Skrivelsen avseende genomförande av kostpolicy överlämnas till tekniska nämnden, bildningsnämnden och socialnämnden för verkställighet av respektive nämnds ansvar. 3. 100 000 kronor anslås till kommunikationsinsatser avseende kostpolicy och 100 000 kronor anslås till förstudie närproducerat/transporter från medel för politiska prioriteringar 2014. Postadress Besöksadress Telefon vxl Webbplats e-postadress 591 86 Motala Drottninggatan 2 0141-22 50 00 motala.se motala.kommun@motala.se
Bakgrund: Mat står för en stor del av miljöpåverkan och har en avgörande roll för folkhälsan. Kommunfullmäktiges beslut om en kostpolicy innebär att kommunen strävar mot att laga maten så nära gästen som möjligt. Denna strategi innebär att nuvarande avtal med landstinget avseende ett stort produktionskök vid lasaretttet i Motala Västgyllen kommer reduceras i omfattning eller helt avvecklas. Den översyn som föregått beslutet om kostpolicy visar att att kommunen inom nuvarande ekonomiska ram för kost kan ersätta produktionsköket Västgyllen med tillagningskök vid flera enheter som i dag har mottagningskök. En investeringsplan för kök ska upprättas för att avtalet om Västgyllen ska kunna reduceras eller avvecklas till 2017. Vidare ska kommunens interna spelregler tydliggöras för kosthanteringen i gemensamma anvisningar bl.a. avseende kopplingen till årsagendan och samverkan mellan berörda nämnder och förvaltningar. Socialnämnden och bildningsnämnden har att upprätta servicegarantier för kost för sina respektive målgrupper. I syfte att öka andelen närproducerad mat ska denna inriktning förtydligas parallellt med att se över möjlighet att effektivisera de transporter av mat kommunen kan påverka. Vid uppföljning av upphandling av livsmedel ska uppmärksammas policyns formulering om att produktionen ska vara likvärdig med Sveriges nationella krav. För att kunna leva upp till kostpolicyn ambitioner avseende mat för hållbar utveckling föreslås också en enhetlig kostorganisation. Organisationsfrågan har också kompetensoch ansvarsaspekter. Detta kan innebära att all personal vars huvudsakliga sysselsättning innefattar kosthantering ska tillhöra tekniska förvaltningens kostenhet. Avslutningsvis ska fortsatta uppdrag avseende kost innehålla kommunikationsplaner. Särskilda insatser ska göras för att kommunicera kostpolicyn både externt och internt för att visa hur kommunen aktivt arbetar för det attraktiva och hållbara Motala. Fortsatta uppdrag för att genomföra kostpolicy Gemensamma anvisningar Gemensamma anvisningar för kost är ett förvaltningsstyrdokument som beslutas av kommunchefen efter beredning i kommunchefens ledningsgrupp. Utvecklingschefen ansvarar för samordning av dokumentet i samverkan med berörda förvaltningar. Gemensamma anvisningar för kost består av en övergripande del och vardera en del för mat inom socialnämndens respektive bildningsnämndens område. I den övergripande delen ingår en lista över lagstiftning och nationella rekommendationer inom kostområdet. Den innefattar också en beskrivning av genomförande av kostdialog med berörda nämnder och förvaltningar samt kopplingen till årsagendan. Kostdialogen genomförs med presidierna i kommunstyrelsen, tekniska nämnden, bildningsnämnden och socialnämnden samt berörda tjänstemän. Syftet är att enas om gemensamma utgångspunkter för nästkommande års kosthantering som underlag för beslut om planeringsförutsättningar och MoR. Med hänsyn till årsagendan föreslås att kostdialogen genomförs årligen i februari. Underlaget för kostdialogen bereds av berörda förvaltningar under ledning av kommunledningsförvaltningen. Nämnderna ska vid dialogtillfället redovisa sin uppföljning av servicegarantier för kost samt uppföljning av upphandling av kost. Uppföljningen av kostupphandling ska uppmärksamma kostpolicyns formulering avseende att maten produceras likvärdigt med svensk lagstiftnings regler. Sida 2 (5)
Underlaget ska vidare innehålla förslag till kommungemensamma resultatmål för kost, planerade köksobjekt i lokalförsörjningsplanen och preliminära kostpriser. De gemensamma målen för kost innefattar f.n. ekologiska livsmedel, svinn och transporter. Målen kan efter hand justeras och utökas t.ex. med mål för närproducerade livsmedel. Kostpriset ska vara transparant och så långt möjligt beräknas på samma grunder för alla målgrupper. Kostpriset ska följa SKL:s principer för självkostnadskalkylering. (SKL Sveriges kommuner och landsting). Samordningen av samtliga pågående uppdrag för ett genomföra kostpolicyn stäms av inom ramen för genomförandet av kostdialogen. Ansvaret för upprätta denna del av anvisningarna vilar på kommunledningsförvaltningen. Anvisningar för mat inom bildningsnämndens verksamhet ska beskriva förutsättningar för samverkan och kontinuerlig dialog mellan kostenheten och bildningsförvaltningen för att säkerställa att berörda målgrupper serveras mat i enlighet med kostpolicyn. Anvisningarna ska utgå från en helhetssyn på måltiden och utgöra underlag för att upprätta en servicegaranti avseende mat för dessa målgrupper. Tekniska förvaltningen har huvudansvaret för att ta fram denna anvisning i samverkan med bildningsförvaltningen. Anvisningar för mat inom socialnämndens verksamhet ska beskriva förutsättningarna för samverkan och kontinuerlig dialog mellan kostenheten och socialförvaltningen för att säkerställa att berörda målgrupper serveras mat i enlighet med kostpolicyn. Anvisningar ska utgå från en helhetssyn på måltiden och även utgöra en grund för att upprätta en servicegaranti avseende mat för dessa målgrupper. Tekniska förvaltningen har huvudansvaret för att ta fram denna anvisning i samverkan med socialförvaltningen. Tidplan: preliminärt beslut av kommunchefen i februari 2014. Implementering under 2014 med stöd av en kommunikationsplan. Kostdialogen för MoR 2015 genomförs i februari 2014. Servicegarantier Bildningsnämnden och socialnämnden fattar beslut om servicegarantier för sina respektive målgrupper. Servicegarantin beskriver vad matgästen kan förvänta sig av den måltid som levereras med utgångspunkt från kostpolicyn och gemensamma resultatmål för kost. Nämnden tar med stöd av sin egen förvaltning och tekniska förvaltningen samt i samverkan med berörda målgrupper fram servicegarantier. Bildnings- och socialförvaltningen har ett huvudansvar för uppdraget med stöd av de gemensamma anvisningarna för servicegarantier. Tidplan - servicegarantier inom respektive område beslutas preliminärt av respektive nämnd under det första halvåret 2014. Investeringsplan för kök Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för den kommungemensamma investeringsplanen. Tekniska nämnden har i uppdrag att genom tekniska förvaltningen genomföra investeringar i kök. De närmaste fyra åren har fokus på att etablera tillagningskök i nuvarande mottagningskök motsvarande ca 2500 portioner för att kunna gå ur eller reducera avtalet med landstinget i Östergötland avseende Västgyllen. Kommunstyrelsen utser ett ombud för att styra detta uppdrag mot tekniska nämndens tjänstemän. Tekniska förvaltningen beskriver uppdraget som godkänns av kommunchefen. Uppdraget integreras med ordinarie lokalförsörjningsplanering. Sida 3 (5)
Inom ramen för uppdraget ska bedömningar göras avseende merkostnader för lokaler under investeringsprocessen. Dessa merkostnader föreslås ej belasta kostpriset. Tekniska förvaltningen bevakar uppsägningstider för avtal om köket i Västgyllen. Kommunchefen samordnar fortsatt dialog med landstingsledningen om avtalen. Tidplan tekniska förvaltningens uppdrag godkänns av kommunchefen preliminärt 2014-01-31. Kostnader: - för 2014 har kommunfullmäktige anslagit 500 000 kronor för projektering av kök och för 2015 och 2016 planeras årliga investeringar i kök motsvarande 10 m kr per år. Investeringsplanen förutsätter också att motsvarande 10 m kr avsätts för 2017. Närodlat och transporter Kommunstyrelsen har ansvaret för detta uppdrag som syftar till att öka andelen närproducerade livsmedel och att effektivisera mattransporter som kommunen kan påverka. Kommunledningsförvaltningen leder uppdraget genom miljöstrategen och deltar även upphandlingskompetens. Tekniska förvaltningen bidrar med kompetens från kost- och fastighetsenheten. F.n. genomför studenter från Linköpings universitet en studie för att kartlägga och bedöma effekter av kostpolicyns strategi att öka andelen närlagad mat. Uppdraget inleds med en förstudie för att klargöra förutsättningar kring upphandlingsregler, kartläggning och dialog med lokala producenter, kartläggning och analys av nuvarande transporter. Förstudien förslås också omfatta kostens nuvarande miljöbelastning i syfte att identifiera potentiella förbättringsområden som underlag för planering, mål och uppföljning. Kunskapshöjande åtgärder som studiebesök och seminarier bidrar till att skapa dialog och samsyn kring strategier och prioriteringar. Vad gäller målsättningen att öka andelen närproducerade livsmedel kan uppstå motsatsförhållande till exempelvis andelen ekologiska varor. Vid en ökad upphandling av närproducerade livsmedel riskerar även transporterna öka. Förstudien ska belysa dessa problemställningar och föreslå effektiva lösningar. Beräknad kostnad för nulägesanalys och kunskapshöjande åtgärder uppgår till 100 tkr. Tidplan - Inriktningen för förstudien stäms av vid kostdialogen i februari 2014. Resultatet av förstudien ska redovisas senast 2014 som underlag för fortsatta beslut. Kostnader 2014-100 000 kronor avsätts för en förstudie avseende närodlat och transporter. Dessa medel föreslås anvisas från politiska prioriteringar för 2014. Organisationsöversyn Genomförande av en gemensam kostpolicy underlättas av en enhetlig organisation. I dag finns personal som huvudsakligen arbetar med kost förutom inom tekniska nämndens område även inom bildningsnämndens ansvar. Det betyder att t.ex. att ett antal chefer inom förskolan har ansvar för livsmedelshantering. En enhetlig organisation kan innebära att all kostpersonal arbetar inom tekniska förvaltningen. Vidare kommer en eventuell avveckling eller reducering av kommunens verksamhet i Västgylllen innebära att personal inom kostenheten behöver omdisponeras till nya arbetsplatser. Huvudansvaret för organisationsöversynen har tekniska förvaltningen i samverkan bildningsförvaltningen. Bildningsförvaltningen initierar organisationsöversynen mot bakgrund av kompetens- och ansvarsfrågor. Arbetet inleds med en riskanalys i samverkan Sida 4 (5)
med berörda personalorganisationer. Personalenheten inom klf biträder med kompetens för genomförande av riskanalys. Tidplan arbetet har startat under senare delen av 2013 med att klarlägga förutsättningarna för att hantera uppdraget i samverkansmodellen och inriktningen för en riskanalys. Målsättningen är att kunna genomföra organisationsöversynen under 2014. Kommunikation Kommunikationsplaner ska upprättas för varje uppdrag i genomförande av kostpolicyn enligt den gemensamma mallen för kommunikationsplaner. Kostpolicyn ska i särskild ordning kommuniceras för att visa det attraktiva och hållbara Motala. En populärversion av kostpolicyn tas fram som ska kunna användas såväl externt som internt för att kommunicera kommunens budskap kring kost. Kommunledningsförvaltningen ska bidra med kommunikationsstöd för genomförande av kostpolicyn. Kostchefen har ett huvudansvar för att kommunicera kostpolicyn. För populärversionen avsätts medel för bilder, layout och textbearbetning samt övriga produktionskostnader. Kostnader 2014 100 000 kronor avsätts för att kommunicera kostpolicyn. Dessa medel föreslås anvisas från politiska prioriteringar för 2014. Tidplan: Följer respektive uppdrags tidplan. Populärversionen av kostpolicyn tas fram under första halvåret 2014. Milstolpar 2014 för genomförande av kostpolicy Genomförande av kostpolicy tas upp i berörda nämnder i februari 2014 Kommunchefen beslutar om gemensamma anvisningar i februari 2014 Kostdialog för MoR 2015 genomförs i februari 2014 Nämnderna beslutar om servicegarantier innan sommaruppehållet 2014 Uppföljning genomförande av kostpolicyn i kommunfullmäktige i augusti 2014 Sida 5 (5) Peter Ingesson Kommunchef Jan Holmberg Utvecklingschef Bilaga: Kostpolicy Beslutsexpediering Socialnämnden, bildningsnämnden och tekniska nämnden. Godkänd av: Peter Ingesson Titel: Kommunchef Datum: 2014-01-07