BIDhandboken 31 oktober 2013 BIDhandboken Ett levande dokument med reflektioner och rekommendationer kring samverkan och demokrati vid utveckling av lokalsamhällen och landsbygd BI[Skriv text]
Förord Vi redovisar här våra slutsatser av projektet BID Sävelången och Vrångö. BIDhandboken är att betrakta som ett levande dokument som anpassas och utformas genom framtida erfarenheter från fler praktiska tillämpningar. Vi har under tre år bedrivit utveckling av lokalsamhället Floda som är ett stationssamhälle med ca 8000 invånare beläget mellan Göteborg och Alingsås samt Vrångö som är den sydligast bebodda ön i Göteborgs södra skärgård med knappt 400 bofasta som trots närheten till storstaden brottas med frågor som kan jämställas med glesbygd med avseende på privat och offentlig service. Orterna har olika karaktär och befolkningsunderlag men har närheten till Göteborg gemensamt. Avståndet i tid räknat är med bil/pendeltåg respektive färja 30 minuter. Vårt projektuppdrag har varit att granska och utvärdera den internationellt erkända och framgångsrika samverkansmetoden BID, Business Improvement District som är en samverkansform som reglerar ansvar, finansiering och roller mellan privata och offentliga aktörer vid utveckling av stadsdelar och stadskärnor. Vi har tagit del av erfarenheter i New York och i Skottland samt arbetat operativt på Vrångö och i Floda. Utifrån egna och internationella erfarenheter har vi nu ett förslag till svensk tillämning av BIDmetoden vid lokal utveckling. Våra slutsatser är att BIDsamverkan startar en utvecklingsprocess, det är inte att betrakta som ett enstaka projekt! Målet i vårt arbete har varit att öka och kanalisera det lokala engagemanget för ortens utveckling samt generera utökad service och fler mötesplatser för boende och besökare. Under projektets gång har demokratifrågorna kommit i fokus och vi har med olika metoder involverat medborgarna i ortens utveckling Jag vill rikta ett varmt tack till finansiärerna som uppmuntrat och inspirerat oss i vårt arbete. Utan ert engagemang och era nätverk hade vi inte kunnat knyta alla viktiga och lärorika kontakter som utvecklat oss arbetet. Floda oktober 2013 Eva Bamberg Projektledare BID Sävelången och Floda 1
Innehåll Förord... 1 1 Introduktion till BID och internationella erfarenheter... 3 1.1 Kanada... 3 1.2 New York... 4 1.3 Skottland... 5 2 Bakgrund och introduktion till svensk BIDmetod... 5 2.1 Mervärde... 8 2.2 SWOT analys... 8 3 PreBID ansökan om finansiering... 11 3.1 Intressenter... 14 3.2 Vision, mål och indikatorer... 16 3.3 Projektorganisation... 21 3.4 Dokumentation... 23 3.5 Checklista... 24 4 PreBID, genomförande... 24 4.1 Uppstart... 24 4.2 Dokumentation... 25 4.3 Kommunikation... 25 4.4 Enkäter... 26 4.5 Beslutsunderlag... 27 5 BIDsamverkan i utvecklingsbolag - metodbeskrivning... 30 5.1 Finansiering... 31 5.2 Utvecklingsbolag... 32 5.3 Intressegrupper... 34 5.4 Kommunens roll och inflytande... 35 6 Nyckelroller och begrepp... 35 7 Dokumentmallar... 36 8 Förvaltning av BIDsweden... 36 9 Referenslista:... 37 2
1 Introduktion till BID och internationella erfarenheter Det finns ca 1400 BIDs runt om i världen och metoden är spridd i alla världsdelar. Gemensamt är att BID används vid utveckling av stadsdelar och stadskärnor I syfte att utveckla handeln. Finansieringsmodellen varierar mellan länder men det som förenar är samverkan mellan privat och offentlig sektor med lagstiftning som reglerar genomförandet. Beslutsprocessen kan närmast liknas vid våra svenska samfällighetsföreningar där alla måste följa ett majoritetsbeslut. BID är förkortningen av Business Improvement District och precis som namnet anger är en av principerna att göra en tydlig geografisk avgränsning. Ambitionen är att i en PreBID/förstudie ena parterna kring en vision för området som är grunden för det fortsatta arbetet. Principer för BIDsamverkan: Privat och offentlig sektor samverkar och samfinansierar aktiviteter för lokal utveckling Alla bidrar - alla vinner Samverkan pågår så länge intressenterna anser att den genererar ett mervärde Det grundläggande är begreppet clean and safe, först när ett område upplevs som tryggt och säkert kan man sätta mer utvecklande mål. Det avgörande är att ena parterna kring gemensamma mål, handlingsplan och budget. En BIDmanager får i uppdrag att formulera och förankra detta i ett beslutsunderlag som intressenterna senare tar ställning till vid en omröstning. När beslutsunderlag tagits fram och beslut fattats om att starta en BIDsamverkan finansieras en BIDmanager/VD med minimal administration genom en årlig avgift. BIDmanager/VD har till uppgift att genomföra handlingsplanen. Det unika i en BIDsamverkan är att både privat och offentlig sektor finansierar BIDorganisationen. Kommunen är inte ägare men har genom styrelserepresentation inflytande över arbetet. En BID existerar så länge parterna anser att den genererar ett mervärde och drivs enligt principen win-win. Avtalen löper som regel i treårsperioder. 1.1 Kanada BID har sitt ursprung i Kanada och introducerades där på 1970-talet för att bidra till att lösa problem med sub-urbanisering. Förorterna växte och man behövde ett stöd för att organisera affärsverksamheterna i området. Där har motsvarigheten till kommunfullmäktige alltid sista ordet när det gäller budget och medlemsavgifter. Idag är BID ett integrerat arbetssätt i de kanadensiska kommunerna. 3
1.2 New York BID kom till USA på 1980-talet. Man behövde hitta nya finansieringsmodeller för offentliga varor och service, föranlett av minskade resurser till offentlig sektor. I New York är BIDsamverkan en starkt bidragande faktor till den genomgripande förändring som staden genomgått de senaste 20 åren. Från en otrygg och kriminellt belastad stad till dagens trygga och attraktiva metropol. I New York finns ca 60 BIDs. Manhattan är indelat i olika geografiska områden som vart och ett hittat sin profil/varumärke. Som exempel kan nämnas Fashion BID som drivits i 20 år och definierat mode som sin profil. Genom att attrahera big names inom modedesign att etablera sig i området har man skapat ett starkt varumärke som attraherar företag och besökare med samma intresse. Fashion BID har en budget på 5,5 miljoner dollar, 60 anställda (6 utgör management) som fördelar sig med 1/3 vardera inom områdena renhållning, säkerhet och events. Här följer några exempel på verksamheter som utvecklats genom BIDsamverkan. Varje BID finansieras genom en förhöjd fastighetstaxering som går till BIDorganisationen. Verksamheten är inte vinstdrivande men man har som regel tre månaders omsättning i likviditet. Här gäller devisen Handlarna kommer och går men fastigheterna består Beslutsordningen är lagstiftad och beslut sker genom omröstning bland fastighetsägarna. 1 1 Mer om BID i New york se http://www.nycbidassociation.org/ 4
1.3 Skottland BIDs introducerades i Skottland 2006 då sex piloter utsågs till path-finders för att hitta strukturer och utvärdera resultatet. Projektet pågick tom 2008 och finansierades nationellt med 1,1 miljoner pund. Resultatet blev en nationell stödorganisation som utvecklar processer och kompetens i det skotska BID-arbetet samt stödjer de lokala projektledarna. Idag finns 20 etablerade BIDs och lika många är under utveckling. Innan man går samman och ingår en BIDsamverkan görs en förstudie (PreBallot). Den tar ca 18 månader att genomföra och är strikt reglerad och standardiserad. Förstudien finansieras nationellt av BIDs Scotland med en fast summa om 20 000 pund och medfinansieras i regel av kommunen med motsvarande summa. En BIDmanager ansvarar för PreBallot-processen med mål att identifiera intressenterna och ena dem kring mål, budget och handlingsplan. Vid omröstning tar intressenterna ställning till en BIDsamverkan och enligt gällande lagstiftning måste alla följa majoritetsbeslutet. A BID is not a substitute for central or local government investment, but an additional investment to strengthen the local economy and give local businesses a unified voice, helping to provide an arena for businesses and local authorities to increase their understanding of each other s priorities. Till skillnad mot i New York så finansieras BIDorganisationen av handeln genom en stipulerad årlig avgift som administreras av The Council. En BID får inte löpa längre än fem år sedan sker en ny omröstning med en ny PreBID som underlag. 2 Bakgrund och introduktion till svensk BIDmetod Vårt förslag bygger på erfarenheterna från New York, Skottland, Innerstaden Göteborg och det operativa arbetet i Floda och på Vrångö. Det som förenar New York, Skottland och Innerstaden Göteborg är framgången för alla parter när man formaliserat sin samverkan i en BID. Vi kan konstatera att denna form av samverkan, mellan privat och offentligt men även mellan olika privata aktörer, visat sig vara en väldigt dynamisk och resultatinriktad mekanism, byggd på delaktighet och helhetssyn. Vad som skiljer vårt förslag från BIDs utomlands är att vi förordar frivillighet och consensus istället för lagstiftning. Vi tror att frivillighet ökar kreativitet och engagemang och att det passar vår svenska kultur bättre. Från Skottland har vi inspirerats av deras gedigna arbete med PreBallot, en förstudie som vi kallar PreBID. Man avsätter mycket tid och resurser för att under 18 månader 5
samla intressenter för att utforma och förankra ett beslutsunderlag som finansiärer kan att ta ställning till vid bildandet av ett gemensamt utvecklingsbolag. Skillnaden mellan StadsBID och utveckling av landsbygd är drivkraften och målgruppen. Vid utveckling av stadskärnor är drivkraften i huvudsak att attrahera nya etableringar och utveckla handeln genom att erbjuda trygg och trivsam miljö för shopping och möten. Vid landsbygdsutveckling behöver perspektiven breddas och förstärka det sociala, demokratiska och ekonomiska perspektivet. Drivkraften är att utveckla hela samhället till en attraktiv plats att leva på (och inte bara bo). Det ställer krav på samhällsservice, mötesplatser, kommunikationer och lokala arbetstillfällen. Genom dialog med civilsamhälle, föreningar, näringsliv och kommun formuleras en önskekarta över vad som behöver utvecklas för en trygg, levande och attraktiv bygd. Detta formuleras i vision, mål, handlingsplaner och budget och utgör beslutsunderlaget som intressenter från privat och offentlig sektor kan ta ställning till när PreBID är avslutad. Ansvar för genomförande av PreBID är en BIDmanager som leder arbetet att ena parterna i en PreBID/förstudie, den tar uppskattningsvis 18 månader att genomföra. Finansiering sker till 100 % av offentliga medel via kommunalt och lokalt/regionalt projektstöd. De intressenter som vill driva utvecklingsarbetet vidare bildar ett gemensamt utvecklingsbolag med kommunen som finansiär och styrelserepresentant men inte ägare. På så sätt har den privata och offentliga sektorn en gemensam plattform där consensus råder beträffande planering, beslutsprocesser och tidsperspektiv. Upphandling och inköp går snabbare då man inte lyder under Lagen om offentlig upphandling. Vardera parten bidrar årligen finansiellt under avtalstiden. Denna finansiering ska täcka kostnader för projektledning och administration. Alla parter ser ett värde i att en dedikerad person genomför aktiviteter som tagits fram under PreBID processen. Finansieringen utgår från personalbehovet, ett mindre uppdrag kan behöva en BIDmanager på deltid medan ett större uppdrag kräver mer än heltid. Huvudregeln är att finansieringen sker till lika delar av intressenterna. De delprojekt som genereras av BIDsamverkan finansieras av sina respektive intressenter alternativt med sökta fondmedel. Det ligger i uppdraget som BIDmanager att söka finansiering för dessa. 6
En BID existerar i treårsintervaller och så länge intressenterna anser att den genererar ett mervärde. Grundläggande för BIDmetoden är tydlighet. Man gör en tydlig geografisk avgränsning för utvecklingsområdet. Om samverkan sker utifrån ett tema så görs en tydlig avgränsning i uppdraget. 7
2.1 Mervärde En BIDsamverkan kan ge energi och kraft åt samhällsbyggandet och uppmuntra till gemensamma investeringar i såväl tid som kapital. Alla bidrar och alla vinner. Metoden är enkel och flexibel och kan även tillämpas kring teman, såsom utvecklad besöksnäring, kulturaktiviteter, ungdomsarbetslöshet, och utveckling av kommunikationer. Erfarenheten från de länder där BID etablerats är att BID introducerats för att komma tillrätta med ett problem. I New York var det den offentliga sektorns minskade resurser som krävde nya arbetssätt och metoder. I Kanada blev BID stöd för att organisera affärsverksamheterna i en period av sub-urbanisering och i Skottland behövde lokalsamhällen skapa förutsättningar för ökad service och handel. Där metoden införts tycks den ha kommit för att stanna. Samverkan skapar en mekanism som kan liknas vid ett svänghjul som får nya hjul att snurra. När man identifierat platsens själ och kommunicerar en profil attraheras människor med samma värdegrund till orten, antingen som nya etableringar, invånare eller som besökare. Det i sin tur skapar arbetstillfällen, främst inom servicesektorn. Det förekommer även att serviceuppdrag som tidigare utförts av offentlig sektor nu levereras av BIDorganisationen. Som exempel kan nämnas att efter 20 års samverkan ansvarar Fashion Centre BID i New York för gatuvärdarna i distriktet. De guidar besökare samt rapporterar klotter och skadegörelse. Detta har skapat arbetstillfällen inom servicesektorn samtidigt som det offentliga uppdraget blir mer renodlat och kostnadseffektivt. 2.2 SWOT analys Möjligheter Möjligheter skapas genom att BID kan formalisera och kanalisera olika aktörers drivkraft och inflytande i det lokala utvecklingsarbetet. Möjligheter öppnas för nya demokratiska processer som kan öka medborgarinflytande, engagemang och stolthet för bygden. Styrkor Samfinansiering av investeringar och kostnader som annars skulle ske med offentlig finansiering (eller inte blivit av) Tydlighet i ansvar, roller och mål BIDmanager har ett tydligt uppdrag Formerna för PreBID och genomförande är tydliga 8
Redan från Pre3,BID finns struktur för att gå vidare med genomförande BIDbolaget är en neutral plattform där olika förutsättningar möts i beslutsprocesser och tidsperspektiv Upphandlingar i BIDbolaget omfattas inte av LOU, Lagen om offentlig upphandling Win-Win alla bidrar, alla vinner Svagheter Hot Erfarenhet saknas av formaliserad samverkan mellan privata och offentliga aktörer vilket initialt ställer stora krav på att kommunicera och formulera mervärdet för intressenterna Offentliga verksamheter som arbetar mer reaktivt än proaktivt kan uppfatta samverkan som en inskränkning av makt och inflytande över samhällsutvecklingen Utan lagstiftning kan utvecklingsarbetet falla på att inte alla vill bidra finansiellt Intressenter som inte vill medfinansiera blir free-riders och åtnjuter resultat utan att medverka aktivt Att underskatta tiden för kommunikation i PreBID fasen. Ting tar tid och man måste respektera människors och organisationers olika startläge när det gäller drivkraft och tankesätt 9
10
3 PreBID ansökan om finansiering Vårt förslag till finansiering följer den skotska modellen vilket innebär att 100 % av PreBID fasen finansieras av offentliga medel. Finansiering sker till 50 % av kommunen som ska delta i utvecklingsarbetet och resterande 50 % från nationell, regional eller lokal nivå. CLLD, Community Led Local Development är ett förslag för programperioden 2014-2020 som bygger på medborgarinflytande och metoder för ett ökat lokalt engagemang. Detta är helt i linje med BIDmetoden. Kriterierna för en PreBID ansökan: Intressant för en kommun eller annan offentlig aktör Tydlig avgränsning, geografiskt eller med annan tydlig avgränsning Tydligt projektmål - vad man vill åstadkomma? Lösa problem eller utforska en möjlighet? o Vad orsakar problemet? Vilka är grundläggande orsakerna till att huvudproblemet existerar? Vad är det som hindrar parterna från att själva lösa problemet? Vilka konsekvenser har problemet? Vem o drabbas av problemet? Vem äger problemet Vilken möjlighet ska utforskas? Vilka är intressenterna? Vad hindrar dem att själva genomföra idén? Vilka mervärden kan utvecklas? Vem tjänar på att den genomförs? Vem ska driva idén? Beskriva former för samverkan, medborgardialog och inflytande från olika grupper Beskriva arbetet med att formulera platsens själ (Cultural planning, Storyline som exempel) Beskriv det beslutsunderlag som förstudien ska resultera i - vision, mål, affärs- /handlingsplan och budget inför beslut om BIDsamverkan En riskanalys tidsperspektiv för beslutsprocesser och kommunikation, omvärldsanalys, SWOT-analys Indikatorer som är specifika för projektuppdraget I referensförteckningen finns: LFA-metodens handbok som kan ge riktlinjer och fungera som en checklista för en komplett ansökan. LFA är en internationellt erkänd metod för projektstyrning. Cultural planning och Storyline som är olika metoder för att hitta platsens själ som utgångspunkt för ett visionsarbete. SWOT-analys är ett sätt att kartlägga styrkor, svagheter, hot och möjligheter. 11
Målet för PreBID/förstudie är tydligt. Genom att kommunicera, förankra och formulera det lokala utvecklingsbehovet blir förstudien ett konkret beslutsunderlag för olika intressenter. Att en person leder processen och har ett ramverk att stödja sig mot främjar engagemang, förtroende och delaktighet. För att underlätta i kommunikationen kan kommunen utse en BID-samordnare med uppdrag att samordna och förankra arbetet internt. Vid landsbygdsutveckling är perspektiven bredare än vid utveckling av stadskärnor. Här måste det sociala, demokratiska och ekonomiska perspektivet förstärkas. Drivkraften är att utveckla hela samhället till en attraktiv plats att leva på. Det ställer krav på service, kommunikationer och lokala arbetstillfällen. PreBID processen innebär att man tillsätter en BIDmanager som ska genomföra en förstudie enligt PreBID metodiken för att senare arbeta vidare med genomförandet. PreBID processen är omfattande och tidskrävande. I tidsplanen underskattar man lätt tiden för att kommunicera, lyssna och förankra tankar och idéer. Vi vill därför uppmana till respekt för denna process och avsätta väldigt mycket tid för kommunikation eftersom genomförandet underlättas avsevärt om PreBID processen är väl förankrad. Det är ett stort mervärde i att samma person driver PreBID och sedan blir VD i 12
utvecklingsbolaget. Här byggs förtroendekapitalet upp för projektledaren, mellan intressenterna och för en framtida samverkan. Ett genomarbetat beslutsunderlag är således förutsättningen för att gå vidare i en BIDsamverkan. Ett generellt tidsperspektiv är svårt att rekommendera då variationerna är stora i uppdrag, antal medborgare, organisationer och intressenter, men Skottlands exempel på 18 månader kan vara en riktlinje. Som exempel kan nämnas att dialogprocessen på Vrångö med 400 bofasta är inne på sitt åttonde år och i Floda startade utvecklingsarbetet för mer än 10 år sedan. Dessa processer har drivits av enskilda medborgarinitiativ och inte i en formell samverkan. Man måste ha respekt för att alla inblandade har olika drivkrafter och motiv i arbetet med att skapa delaktighet och förankring. Här beskriver vi de olika stegen i PreBID processen. BID måste vara intressant för kommun eller annan offentlig aktör annars väljs en annan samverkansform. PreBID/förstudien kan ägas av en offentlig myndighet, en förening, en organisation, en ideell eller ekonomisk förening. 13
3.1 Intressenter En grupp av intressenter är de organisationer som bör involveras i arbetet för att nå förankring och ta del av särintressenas synpunkter och behov. En annan grupp är de organisationer förutom kommunen som är potentiella finansiärer av BIDsamverkan där PreBIDstudien Medborgargrupper och enskilda personer som har intressen av samhällsplanering och utbud av privat och offentlig service Näringslivets organisationer - med intressen som stimulerar näringslivet och skapar lokala arbetstillfällen Mark- och fastighetsägare/samfällighetsföreningar - har intressen och inflytande över mark, planprocesser och nyetableringar Köpmannaföreningar - är intresserade av aktiviteter som ökar den lokala handeln Samfund kan vara intressenter i många sammanhang inte bara sociala och kulturella Föreningar - representerar olika intressegrupper men har gemensamma frågor att driva, klimat som gynnar föreningsverksamheter; lokalhyror, avtal, föreningsbidrag mm Ungdomar med kvalitet på fritidsaktiviteter minskar skadegörelse och otrygghet. Kultur och idrottsaktiviteter är några exempel på ungdomars önskemål 14
Skolor har synpunkter på infrastruktur, säkra skolvägar, lekytor och mötesplatser Medborgare - organiserade i en samhällsförening Kommunen - med sitt uppdrag att använda skattemedel effektivt för att möta medborgarnas behov och krav på bästa sätt. Attraktivitet är ett sätt att locka nya skattebetalare till kommunen och minska utflyttning. Bilden illustrerar de olika utvecklingsfaserna i Floda och på Vrångö. Vi tror att dessa faser kan vara representativa för fler orter. 15
Vrångö befinner sig vid första steget att organisera civilsamhället Vrångö på gång, en ideell samhällsförening som förenklar och förenar kommunikationen internt på ön och med externa parter. Efter tio års utvecklingsarbete i Floda har man tagit alla tre stegen och gått samman med Lerums kommun i Floda Utveckling AB. 3.2 Vision, mål och indikatorer Den BIDsamverkan vi beskriver i vår modell beskriver utveckling av landsbygd, glesbygd och lokalsamhällen. Därför utgår målformuleringen från att någon person, kommun eller organisation ser ett problem som behöver lösas eller en möjlighet som kan förverkligas genom ett samarbete mellan olika samhällsaktörer. Målet utgår från inflytande från civilsamhälle, näringsliv och offentlig sektor där varje enskild aktör inte kan uppnå målet av egen kraft. Utflyttning/utpendling kan vara ett sådant exempel. Det är ett komplext problem som kräver åtgärder på olika nivåer, mellan flera aktörer samt en målformulering som måste harmoniera mellan flera intresseområden och sektorer. 16
Matrisen ovan beskriver de utvecklingsområden som kan betraktas som en gemensam nämnare vid utveckling av landsbygd, glesbygd och lokalsamhällen. Den kan ge en tankestruktur åt projektmålen oavsett om det är problem som ska lösas eller om det handlar om att utforska en möjlighet. Ekonomiskt, ekologiskt, socialt och fysiskt är de etablerade områdena som stöd för att formulera hållbara mål inom de olika områdena. Målet med nyckeltal är att långsiktigt kunna följa upp utvecklingsarbetet på varje ort och att identifiera best-practise. Det ger möjlighet att sprida goda exempel till grund för processutveckling och erfarenhetsutbyte mellan orter. Indikatorer och mål förutsätter ett systematiskt arbetssätt och det är viktigt att relatera dessa till hållbara värden. Det innebär att vi formulerat förslaget utifrån gällande definition av hållbar utveckling d.v.s. ett ekonomiskt, ekologiskt, socialt och fysiskt perspektiv. Vi har utgått från problemställningar som är aktuella för vårt land. I dagsläget är vi det land i Europa som har högst andel import av livsmedel (50 %) samtidigt som vi har en utarmad landsbygd och stora arealer i träda. Vid industriproduktion är man beroende av att importera och processa råvaror, obrukade arealer kan betraktas som råvaran som kan processas genom utveckling av lokal livsmedelsproduktion. Det ger bygden liv samtidigt som lokal och social ekonomi stimuleras. Lokala arbetstillfällen ger ökad livskvalitet, minskar miljöbelastningen och kan skapa attraktivitet. Vi är medvetna om att utvecklingsområdena på olika orter varierar men har valt denna inriktning tills vi kan bygga indikatorer på en bredare praktisk tillämpning. 17
Vi beskriver nyckeltalen i en matris som vi hoppas kan förenkla och åskådliggöra hur mål och indikatorer samspelar med målen för hållbar utveckling. Vissa indikatorer bygger på enkätundersökningar till hushåll och näringslivsorganisationer. Enkäter tas fram i det fortsatta arbetet med PreBIDs. Förutom de gemensamma indikatorerna presenterar vi en palett av förslag som utgör exempel och som kan anpassas till det enskilda projektet. En rekommendation att välja få indikatorer som är lätta att mäta och redovisas. Att mäta en orts näringslivsklimat kan göras i lokala enkäter och/eller att hänvisa till Svenskt Näringslivs årliga mätningar. Förslag på egna indikatorer: Turism aktiviteter som stimulerar besöksnäring och lokala arbetstillfällen Antal servicestationer för besökare, toaletter, uthyrning av ändamålsenligt material, fiskespö, cyklar mm Turistinformation ja/nej Öppettider hög/lågsäsong (vardag, helgdag) Wifi på offentliga platser ja/nej Finns allmänna kommunikationer mellan sevärdheter ja/nej NKI - mätning (enkäter på hotell mm) Antal arbetstillfällen inom besöks-näringen 18
Finns gemensam marknadskommunikation/web ja/nej Näringsliv aktiviteter som kan stimulera lokala arbetstillfällen Lediga affärslokaler m2 Arbetslöshet i % Arbetslöshet ungdomar < 26 år % Antal kulturella mötesplatser biograf, bibliotek, konsertlokal mm Antal forum för samverkan mellan entreprenörer Antal lokala arbetstillfällen Kö till hyresrätter, äldreboenden, förskola NNI Nöjd Näringslivsindex i enkätundersökning Infrastruktur kommunikationer mellan människor och platser Antal sysselsatta inom persontransporter Antal sysselsatta inom godstransporter Antal nya företag/arbetstillfällen genom utbyggnad av bredband 100 Mbit Antal lokala arbetstillfällen inom transportsektorn Antal lokala arbetstillfällen före/efter utbyggt bredband Turtäthet kollektivtrafik inom destinationen Turtäthet kollektivtrafik till närmaste tätort/servicepunkt NMI Nöjd Medborgar Index i enkätundersökning Service privat och offentlig service till civilsamhälle och näringsliv Antal arbetstillfällen/företag inom service privat sektor, apotek, restauranger, caféer, bank, butiker/handel, kulturella mötesplatser Antal arbetstillfällen/företag inom offentlig sektor, vårdcentral, bibliotek, post, förskola, skola, fritidsgårdar Antal km till Post, bank, apotek, vårdcentral, livsmedelsbutik, bränslestation Antal besökare i centrum (kräver besöksräknare) Antal mötesplatser, parker, lekplatser, caféer, restauranger, fritidsgårdar mm Ekologiskt närproducerade produkter, lokala arbetstillfällen och energikällor Antal recycling butiker Antal butiker med lokalt matutbud Antal lokala matproducenter Omlastningsterminal för interna samtransporter med miljöfordon (ja/nej) Co2 utsläpp/capita Antal pendelparkeringar Antal samåkningar vid pendling Pool alt uthyrning av cykel/el cykel/seg Way (ja/nej) 19
Bil pool ja/nej Miljödiplomerade verksamheter i % Andel förnyelsebar energi i % av total, ange avgränsning: för kommunen/bidorganisationen osv Andel lågenergi/ledbelysning i % av totalt antal ljuskällor Avropsstyrd kollektivtrafik i glesbygd ja/nej Ekonomiskt aktiviteter som minskar miljöpåverkan och samtidigt stimulerar den lokala ekonomin Förebyggande socialt arbete i Sek (ungdomar, brottslighet, antal kvarterspoliser mm, nattvandringar, nattbevakning) Lokala arbetstillfällen i % av totalt antal Finns kommunal policy för utformning av upphandlingsunderlag med avseende på lokalproducerade varor och tjänster Ja/Nej Kommunens andel av lokala företag som leverantörer Kommunens andel av lokalproducerade varor och tjänster i % av totalt inköp inom relevanta områden Kommunens ROI Return of Investment I BIDsamverkan BIDs totala investeringar/kommunens andel samt resultat i Nöjd MedborgarIndex, befolkningsstatistik mm Socialt Fokus på mjuka värden som skapar gemenskap, trygghet och känsla av mening och sammanhang Förebyggande insatser för ungdomar < 26 år i SEK Kötid till hyresrätt, äldreboende (månader) Självförsörjningsgrad % Antal sjukskrivna > 90 dagar i kommunen Antal sjukskriva i psykiska diagnoser % Antal vuxna i skolan Antal fritidsgårdar Antal kulturella mötesplatser Finns en samhällsförening där medborgare kan engagera sig i utvecklingen? Ja/nej Fysiskt samspelar mellan fysiska miljöer och upplevd trygghet Kostnad för skadegörelse i SEK Brottsstatistik, antal inbrott mm Invånare som upplevt oro för bostadsinbrott, andel (%) (nyckeltal i Kolada*) Antal kvarterspoliser Antal arbetstillfällen inom renhållning, säkerhet och bevakning Antal skolpoliser 20
Antal papperskorgar Mål för rent och snyggt städintervall, intervall för byte av lampor i parker osv Medborgar och Näringslivsindex - enkätundersökning Kritiska framgångsfaktorer KFF Målen kan kompletteras med att ange kritiska framgångsfaktorer inom de olika målområdena *Kommun och landstingsdatabasen 3.3 Projektorganisation För att leda processen och kommunikationen mellan alla intressenter krävs en erfaren projektledare med mycket goda ledaregenskaper. PreBID processen är lång och krävande och ställer höga krav på att kunna lyssna in, leda och skapa förtroende för processen och mellan parterna. Förtroendekapitalet ska sedan tas med in i nästa fas om man beslutar att gå vidare i en samverkan. För att lyckas hela vägen är det optimalt att samma person blir ledare i det operativa utvecklingsarbetet som BIDmanager och VD i utvecklingsbolaget. Kompetensprofil för en BIDmanager: 21
Ledaregenskaper Erfarenhet från projektledning Mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift Helhetssyn Ekonomi/affärsmässighet Kunskaper om de kommunala beslutsprocesserna Det är ett stort mervärde när projektledaren har en lokal förankring och är respekterad bland olika intressegrupper. Då undviker man att de inblandade ägnar sig åt att ifrågasätta projektledaren istället för att arbeta med sakfrågorna. Nästa steg i utvecklingen av BIDsamverkan är ett Center of exellence med uppgift att stödja de lokala projekten med såväl kompetens- som metodutveckling. Medel för detta avsätts då i respektive projektbudget. I det operativa arbetet kan det vara bra att initialt definiera intresseområden för att under arbetets gång utse ansvariga för respektive område. Då bildar dessa personer en operativ grupp som tillsammans har ett helhetsperspektiv på mål, aktiviteter och prioriteringar. Styrgruppen har en viktig roll och ansvaret för att ge stöd och förutsättningar för att uppnå projektmålen. Det beslutsunderlag som ska arbetas fram är komplext då det spänner över flera intresse- och ansvarsområden. Många aktörer med olika 22
förutsättningar, drivkrafter och beslutsprocesser ska senare enas kring ett beslutsunderlag. Ett genomarbetat beslutsunderlag kräver därför att man definierar roller och ansvar och att styrgruppen har en bred representation från olika samhällsgrupper. För att uppnå maximal delaktighet och förankring bör styrelserepresentanter från föreningar, intresseorganisationer, samfund, fastighetsägare och kommun ingå i projektets styrgrupp. Ovanstående ansvarsfördelning i styrelsearbetet tar tillvara särintressen samtidigt som man har ett helhetsperspektiv i de prioriteringar och beslut som fattas. Kommunen kan med fördel utse en BIDsamordnare som är BIDmanagers kontaktperson och ingång i kommunen. Den personens ansvar är att kanalisera information och samordna kontakterna inom kommunen. 3.4 Dokumentation När många parter ska samverka kan det vara en stor fördel att köpa en tjänst för säker lagring och gemensam åtkomst av projektdokumentationen. Exempel på detta är Dropbox som lagrar dokumenten i en molntjänst. Man kan då ha vissa mappar med gemensam åtkomst samtidigt som andra mappar har begränsning. Man minimerar risken att förlora dokument vid en datorkrasch. När många bidrar med dokument är det viktigt att ha en gemensam mappstruktur och den kan se ut så här: Protokoll o o o o o o o Styrelsemöten Styrgruppsmöten Projektmöten Delprojekt Service och mötesplatser Delprojekt Infrastruktur Delprojekt Näringsliv Delprojekt Turism Projektadministration o Handlingsplaner o Visionsarbete o Enkäter o Enkätutvärdering o Föreläsningar o Seminarier o Events 23
o o o Projektansökan Projektbeslut Projektrapportering Lägesrapporter Budget Ekonomi o Budgetuppföljning o Bokslut o Offerter o Avtal Personal o Anställningsavtal 3.5 Checklista Ett förslag till checklista för att kostnadsberäkna och ange projektmål i projektansökan Personalkostnad Kostnad för enkätundersökning (kan kommunen genomföra enkäten?) Medborgardialog (Cultural planning, Storyline) Föreläsningar Hemsida/blogg Kommunikation - annonsering i lokalpress, affischer, flyers mm Studiebesök Studieresor Deltagande i seminarier Projektadministration/ekonomi Utbildning i BIDmanagement Köpta tjänster konsultuppdrag analyser, IT mm Molntjänst för lagring av projektdokument ex Dropbox Lokalhyra IT/Telefon 4 PreBID, genomförande 4.1 Uppstart Vid beviljat projektanslag samlas styrgrupp och projektledare för att gå igenom förutsättningarna som krävs för att uppnå projektmålen. 24
Att fastslå rutiner för avrapportering och det operativa arbetet är viktigt. Boka direkt in regelbundna avstämningsmöten minst 6 månader framåt. För att vara tydlig i den externa kommunikationen är det viktigt att ha en struktur för den interna kommunikationen. Detta underlättar i beslutsfattande, rapportering och ansvarsfördelning. Därför rekommenderar vi ansvar per intresseområde enligt nedan: Näringsliv Infrastruktur Service offentlig och privat service/mötesplatser Turism Projekt- och kommunikationsplan fastslås. 4.2 Dokumentation Här följer man lämpligen struktur och arkiveringsrutin i punkt 3.4. 4.3 Kommunikation Det är viktigt att på bred front kommunicera projektet till alla intressenter för att skapa delaktighet och engagemang. Det är BIDmanagerns roll att informera om projektets mål och mening och att fånga intresset för det fortsatta arbetet. Det är därför viktigt att ta fram en plan för kommunikationen. Här följer några förslag till innehåll: Kontakta lokaltidningen för ett reportage om projektet Annons i lokaltidningen med inbjudan till ett första dialog och informationsmöte om mål, arbetssätt och enkätundersökning Hålla regelbundna stormöten med information och dialog om projektets aktiviteter, dessa kan med fördel inleda föreläsningarna Informera på kommunens och andra relevanta hemsidor Starta en hemsida och/eller en blogg för information och interaktion Delge resultat av enkäterna via nyhetsbrev, tidningsreportage och blogg/hemsidor/möten Upprätta ett projektkontor gärna i anslutning till ett café dit allmänheten kan vända sig Var flexibel i interaktionen med ungdomar och barnfamiljer hitta forum som ger dem förutsättningar till delaktighet. Fråga i enkäten vad som passar, är det sociala media, möten på fritidsgården? Man kan tillämpa olika sätt att arbeta med dialog och förankring. Enkäterna ger underlag att fånga upp engagerade medborgare som privatpersoner likväl som representant för ett särintresse 25
Målsättningen är att engagera personer som representerar olika medborgargrupper så att underlag finns att arbeta i intressegrupper. En person utses som ansvarig för att sammankalla och dokumentera diskussioner och beslut Föreläsningar ger ökad kunskap och kan inspirera till en vilja att bidra i utvecklingsarbetet. Det kan vara temaföreläsningar om demokrati, samhällsplanering, näringslivsutveckling eller fristående föreläsningar som berör specifika frågor, med externa föreläsare eller medborgare som kan delge intressanta och relevanta kunskaper Kostnaden för detta tas upp i projektansökan Att låta människor berätta om personer och händelser i bygden är ett viktigt verktyg för att finna platsens själ och förankra visionen i bygdens historia Cultural planning är ett etablerat verktyg för detta 4.4 Enkäter Efter första informationsmötet skickas en enkät ut till alla hushåll, skolor, företagarföreningar, föreningar, köpmannaföreningar, kyrkor samt berörda mark- och fastighetsägare för att få ett samlat underlag till aktiviteter och prioriteringar i projektet. Enkäterna är ett viktigt underlag för att definiera intresseområden, prioritera och ta tillvara civilsamhällets engagemang och perspektiv samt utgör ett underlag för att hitta platsens själ och attraktivitet. De ger också nuläget som regelbundet kan följas upp i kommande enkäter. 26
I enkätutskicket ges möjlighet att anmäla intresse att engagera sig i utvecklingsarbetet. Här informeras även om att projektet kommer att anordna föreläsningar, dialogmöten och intressegrupper som ett led i att öka kunskap och intresse för aktuella och gemensamma frågor samt fånga berättelser om ortens och människornas historia. Att känna till historien kan skapa stolthet och engagemang och ökar tydligheten i den interna och externa marknadskommunikationen. Cultural planning och Storyline 2 är erkända metoder för detta. Kommunen har register över föreningar och alla hushåll erhålls genom posten. Diskussion kan föras med kommunen om utskick och sammanställning av resultat. Det är viktigt att enkätsvaren återkopplas inom en månad efter sista svarsdag så att förtroendet för projektet inte skadas. Svaren kan presenteras i lokaltidningen, på projektets och kommunens hemsida och på ett informationsmöte. För att strukturera det fortsatta arbetet med prioriteringar, ansvars- och intresseområden samt föreläsningar kan nedanstående huvudrubriker vara till hjälp: Näringsliv frågor som rör lokalt näringsliv, ökad service för boende och besökare samt minskad utpendling för arbete och handel Turism aktiviteter som skapar attraktion för platsen hos boende och besökare Infrastruktur bidrar till attraktiviteten och påverkar såväl in- som utpendling (bredband, kommunikationer, bostäder, vägar) Service och mötesplatser bidrar såväl till attraktivitet som gemenskap. Det gäller privat och offentlig service i form av post, butiker, barnomsorg, skola, apotek, bibliotek caféer och restauranger. Platser där människor kan mötas, planerat eller spontant, minskar anonymiteten, ökar tryggheten och fyller ett viktigt socialt behov. 4.5 Beslutsunderlag När enkäter genomförts och sammanställts, dialoger har förts i intressegrupper och på stormöten och man har samlats vid föreläsningar klarnar bilden om en vision som är grundad i bygdens historia och som kan beskriva platsens själ. Detta material utgör nu en önskelista från civilsamhället, näringsliv och kommunen. Nästa steg är att definiera kommunens ansvar och servicenivå på definierade tjänster samtidigt som man definierar nuläget. GAP-analys är en metod för denna kartläggning. För att kartlägga nuläget och önskeläget kan nedanstående bilder vara till hjälp. 2 www.culturplanning...storyline 27
Den servicenivå som ryms i glappet mellan nuläge och önskad nivå uppskattas med avseende på resursåtgång och kostnad och formuleras som ett erbjudande om tilläggstjänster som kan realiseras i BIDs regi. Det kan leda till förslag om att resurser och ansvar överförs från kommunen till det gemensamma bolaget. En SWOT-analys kan klargöra för- och nackdelar med olika huvudmän för utförande eller kvalitetssäkring av tilläggstjänsterna. SWOT används för att kartlägga styrkor, svagheter, hot och möjligheter i ett strategiskt eller operativt planeringsarbete. Mall och beskrivande länk finns i referensförteckningen. För att ta renhållning som ett exempel så fastslår man vilka områden kommunen ansvarar för och hur ofta städning utförs, t.ex. tömma papperskorgar, vattna blommor och plocka skräp i parker. Om önskemålet är tätare intervall kan en diskussion inledas om BIDorganisationen kan ta hela eller delar av ansvaret. På detta sätt tydliggör man ansvarsområden och kan föra en dialog om hur ansvaret och kostnaden fördelas i en BIDsamverkan. Man kan gå ett steg längre och identifiera möjliga områden för samverkan genom att tillsammans med kommunen inventera potentiella samverkansområden. Det kan vara enklare uppgifter ofta inom servicesektorn som kan utföras av personer med behov av att integreras i samhället. 28
I New York är det just i detta glapp som nya arbetstillfällen har skapats. Här har man efter långvarig samverkan utökat uppdrag inom områden som tidigare utfördes i offentlig regi. Nu finns värdar på gatorna som hjälper folk tillrätta och rapporterar klotter mm. Detta sker i samverkan med polisen som till en början var skeptisk till att lägga ut egna arbetsuppgifter, idag ser man det som en stor avlastning som frigör resurser till mer polisiära uppgifter. Förbered mötet väl för att inga missförstånd ska uppstå. I förberedelserna ingår att: Fastställa vilka intressenterna är Ta fram förslag till styrelse i det tilltänkta utvecklingsbolaget baserat på representation av kommunen och olika samhällsaktörer för att nå bred förankring, helhetssyn och delaktighet Sammanställ underlagen o vision/profil/själ o övergripande mål för avtalsperioden o Handlingsplan o Budget för projektorganisationen o Investeringsbudget för att nå de övergripande målen. Detta gör det möjligt för intressenterna att ha framförhållning i sina respektive budgetprocesser o Förslag till driftsorganisation o Rutiner för drivning, uppföljning, redovisning 29
Det är viktigt att intressenterna ges god tid att ta ställning till underlaget. En lämplig tidsrymd är minst tre månader innan man planerar det formella beslutet. Bildandet av en svensk BIDsamverkan bygger på consensus mellan parterna till skillnad från övriga länders röstningsförfarande och lagstiftning av genomförandet. 5 BIDsamverkan i utvecklingsbolag - metodbeskrivning BIDsamverkan sker företrädesvis i ett aktiebolag vilket innebär att det drivs på professionella och formella grunder som följer ett juridiskt ramverk. Utvecklingsbolaget är plattformen för dialog och samverkan mellan samhällsaktörerna och uppdraget är att genomföra de aktiviteter som beslutats av ägarna utifrån ett gemensamt och förankrat underlag i PreBID arbetet. Här möts den privata och offentliga sektorn i consensus kring tidsperspektiv, prioriteringar, beslutsprocesser och inköp. Organisationen kanaliserar olika särintressens önskemål och drivkrafter till gagn för alla. Alla bidrar alla vinner! Mottot är Win-Win-Win och eftersträvar inte vinstutdelning som i ett konventionellt aktiebolag då den årliga finansieringen är dimensionerad för att täcka kostnader, inte för att generera vinst. En rekommendation är att ha 3 månaders omsättning i likviditet. Långsiktiga resultat och hållbarhet styr vinst begreppet. 30
Om utvecklingsbolaget genom medlemsavgifter, donationer, utförda tjänster mm bygger upp ett kapital kan detta utgöra grunden för att tillsammans med kommunen bygga upp sociala investeringsfonder eller starta en stiftelse i samklang med verksamhetens intentioner. Aktiebolag utan särskild vinstbeskattning kan också vara ett alternativ då vinst återförs till bolaget och används i enlighet med styrelsens beslut. 5.1 Finansiering Utgångspunkten är att definiera tjänstgöringsgraden för en BIDmanager och den administration som det operativa arbetet kräver. För ett mindre projekt kan det vara tillräckligt med en projektledare på deltid medan större projekt kräver minst en heltid. Utifrån detta läggs en budget och kostnaden delas lika mellan ägarna och kommunen som betalar med en årlig avgift under avtalstiden. Vissa delprojekt har definierats under PreBID fasen och intressenterna/ägarna har haft möjlighet att planera och budgetera för investeringar och aktiviteter. Principen är att varje delprojekt ska finansieras av sina intressenter. Det är BIDmanager som ansvarar för att söka finansiering för varje delprojekt. Att försköna ett område eller att t.ex. anlägga en park ligger i mångas intresse och det gäller då att kunna specificera kostnader, mervärde och ansvarsfördelning för intressenterna. Ett praktiskt exempel är hämtat från Innerstaden Göteborg där man fördelade insatserna för en ny julbelysning genom att en part finansierar belysningen, en annan monterar och ytterligare en part sköter drift d.v.s. byter lampor och åtgärdar skadegörelse. Det är ett exempel på att man kan var flexibel i tillämpningen så att alla parter kan bidra utifrån sina förutsättningar i delprojekt, bidrag kan vara tid, kompetens och kapital. Finansiering kan även ske genom att söka olika typer av fondmedel. En BIDmanager ansvarar för att söka och redovisa fondmedel ur strukturfonder och allmänna fonder. Även den lokala Sparbanken kan ha olika stiftelser som stödjer lokala utvecklingsprojekt. Kommunen är inte ägare i bolaget vilket är ger en neutral plattform där besluts- och upphandlingsprocesser kan genomföras snabbare än i offentlig verksamhet. Ytterligare finansiering kan ske genom medlemskap. Dessa medel kan utgöra en buffert och användas för gemensamma aktiviteter som beslutas av styrelsen. För näringsverksamheter utgår medlemsavgiften från nyckeltal som antal anställda/omsättning. Medborgarna kan representeras genom medlemskap i en samhällsförening. Det är viktigt att definiera mervärdet i medlemskapet. 31
5.2 Utvecklingsbolag Utvecklingsbolaget drivs företrädesvis som ett aktiebolag och skall därför registreras hos Bolagsverket. Här tas beslut om formen skall vara ett traditionellt aktiebolag eller ett aktiebolag med särskild vinstbeskattning. Det senare innebär att eventuell vinst inte delas ut till aktieägarna utan går tillbaka till bolaget. Kommer bolaget kommer att ha ingående och utgående moms ska momsregistrering ske hos Skatteverket. Då erläggs ägarnas årliga avgift inklusive moms. Detta är viktigt att reglera i avtalet. I avtalet är det också viktigt att reglera geografiska avgränsningar och i avtalsbilagor regleras även momsplikt, kommunens ansvar respektive BIDs ansvar för tjänster och servicenivåer. Exempel: Renhållning, vem ansvarar för att tömma papperskorgar och hur ofta ska det utföras. De parter som beslutat arbeta vidare utifrån beslutsunderlaget från PreBID går samman kring ägandet av utvecklingsbolaget. Ägandet kan se ut på följande sätt: I was fortunate in that I knew a bit about BIDs before being on the Falkirk BID Steering Group but I wasn t prepared for the effort and responsibility that, as Steering Group members, we had to bear. I think the important aspect of being a steering group member were taking the job seriously, working as a team and taking advice and working collaboratively with the local authority. We go a positive ballot and I am pleased to say that we are now delivering the projects and services detailed in the BID Business Plan Suzanne Arkinsson, Chair Falkirk BID General Manager The Mall Fallkirk Kommunen är inte ägare utan har genom sin styrelserepresentation strategiskt inflytande över prioriteringar och beslut. 32
För att nå en bred förankring, delaktighet och helhetsperspektiv är det viktigt att olika intressegrupper är representerade i styrelsen. Det höjer kvaliteten på planering och beslutsfattande när olika särintressen respekterats. Eftersom man i PreBID arbetet arbetat utifrån intresseområdena näringsliv, turism, service, infrastruktur samt service/ mötesplatser underlättas det fortsatta arbetet om man följer samma struktur med en ansvarig i styrelsen för vart och ett av dessa områden. Det kan med fördel ske även inom kommunen eftersom det underlättar BIDsamordnares arbete. Målet med en formell samverkan är att genomföra de aktiviteter och uppnå de mål som presenterats i PreBID. BIDsamverkan ger förutsättningar för ett gemensamt inflytande såväl strategiskt som operativt. Genom att involvera kommun och olika intressegrupper i styrelsearbetet kan man utforma gemensamma långsiktiga planer för utvecklingen i området och göra upphandlingar utanför lagen om offentlig upphandling. Detta förslag på organisation kan appliceras på såväl styrelse som den operativa verksamheten. Det motsvaras av att man i ett företag har uttalat ansvariga för olika verksamhetsområden som bildar en ledningsgrupp för att leda verksamheten framåt. Roller, ansvar och befogenheter definieras. 33
Senast sex månader innan avtalets utgång påbörjas en ny PreBID-process men nu som en naturlig och planerad del i BID-arbetet för att kunna ta beslut om en ny BID-period. 5.3 Intressegrupper I PreBID arbetet har arbetsformen utgått från olika intresseområden och arbetsgrupper. När man går in i den operativa fasen är det en stor fördel om man kan behålla denna struktur. Det skapar kontinuitet och man tar till vara den kompetens som byggts upp. Intresseområdena går självklart i varandra vilket skapar viss komplexitet. Att utveckla besöksnäringen genererar arbetstillfällen och berör således båda områdena. Det är då viktigt att utse en ansvarig person för detta delprojekt och för dialogen med övriga intresseområden som berörs. 34
5.4 Kommunens roll och inflytande I ett BID-arbete har kommunen en avgörande roll såväl i PreBID som i utvecklingsbolaget. En förutsättning för en lyckad och långsiktig samverkan är att ledningen såväl i kommunen som i utvecklingsbolaget är engagerade och har ett proaktivt arbetssätt. I utvecklingsbolaget kan man bryta ny mark, hitta nya arbetssätt och finansieringslösningar när parterna har samma mål. Kommunen bidrar även med formell kompetens inom olika områden och har en administrativ infrastruktur som är till stor hjälp i arbetet med t.ex. enkäter Här finns tillgång till statistik och etablerade indikatorer som kan mäta utfallet i utvecklingsarbetet. I BID arbetet är det mycket viktigt att definiera kommunens ansvar och servicenivå för att tydliggöra för alla parter när ett ansvarsområde övergår till utvecklingsbolaget. I BIDsamverkan kan man ge tillfälle till praktik för personer som en väg in på arbetsmarknaden. Just i detta glapp kan sådana uppdrag skapas. Det kan vara enklare arbeten i huvudsak inom servicesektorn. Arbetsuppgifter och praktik kan mycket väl genomföras i samverkan med Försäkringskassa och Arbetsförmedling. Kommunens inflytande sker så väl strategiskt som operativt genom styrelserepresentation och en operativ BIDsamordnare. 6 Nyckelroller och begrepp Styrgruppens representation är central för att för att skapa delaktighet, föra olika intressegruppers talan och se hela samhällsperspektivet. Därför bör medlemmar från olika intressegrupper ingå i projektets styrgrupp respektive styrelsen i utvecklingsbolaget. For any BID to be successful it must, from the outset, have the full support of the local authority. The local authority should be represented on the Steering Group so that it is kept fully updated on the BID proposals. Post a BID Yes ballot, it is essential that the support of the council is maintained through ensuring it is a active member of any BID Board David Moffat, Business Support Manager Falkirk Council BIDmanager är nyckelpersonen i såväl PreBID som BIDsamverkan. I rollen ingår att samla olika intressegrupper för att diskutera och förena dem kring gemensamma frågor och målsättningar. Personen driver, följer upp och rapporterar såväl till projektdeltagarna som till styrgrupp samt ansvarar för den externa kommunikationen. I Utvecklingsbolaget har en BIDmanager rollen som VD. BIDmanager och BID-samordnare i kommunen är partners som hjälps åt med samordning och förankring i sina respektive organisationer. Cultural planning är ett verktyg som är väl etablerat internationellt och i Sverige. 35
Genom att kartlägga en plats sociokulturella kvaliteter kan dessa kopplas till kommunens strategiska arbete inom olika fält, t.ex. översiktsplan och visionsarbete. Med kultur i samhällsutvecklingen avses platsens historia och kulturella arv som kan förena orten kring en gemensam identitet. Det är viktigt att alla sektorer omfattas av arbetet för få ett brett perspektiv. Storyline är en metod för visionsarbete som passar bra i en mindre ort där man kan samla medborgarna för en gemensam övning. Under en workshop får man sätta sig in i nya roller för att se sin ort från ett annat perspektiv. Basutbud fastställer kommunens ansvar för olika områden. Här kan man besluta om att lägga över utförande eller inspektion på BIDorganisationen. Tilläggstjänster är de tjänster som uppstår i glappet mellan nuläge och önskat läge i tjänsteutbud och servicenivå. Dessa tjänster kan levereras från utvecklingsbolaget av kommunen eller andra organisationer. GAP-analys En metod för att definiera nuläget och börläget d.v.s. det önskade läget på utbud av tjänster eller servicenivån för en tjänst SWOT-analys En metod för att definiera styrkor, svagheter, hot och möjligheter för ett uppdrag, ett område eller en tjänst. Används vanligen i det strategiska arbetet. 7 Dokumentmallar Kommer succesivt att tas fram utifrån praktisk tillämpning och presenteras på www.bidsweden.se 8 Förvaltning av BIDsweden Finansiering söks i dagsläget för att under en treårsperiod stödja en implementeringsfas motsvarande den skotska modellen, med ett nationellt eller regionalt centre of exellence för fortsatt kompetens och processutveckling. 36
9 Referenslista: Improvement District i Sverige? Internationella erfarenheter av ett verktyg för hållbar utveckling Utgivare Trafikverket http://www.cerum.umu.se/digitalassets/55/55463_improvement-districts-isverige-slutrapport.pdf BID organisationen i New York http://www.nycbidassociation.org/ Den nationella BIDs organisationen i Skottland http://www.bids-scotland.com/ Hela Sverige ska leva organiserar civilsamhället http://www.helasverige.se/kansli/om-oss/ Lokala finansieringslösningar http://coompanion.se/ Storyline en metod i visionsarbetet http://www.storyline.nu/ Cultural planning i Sverige http://culturalplanninglaboratory.se Trycksak från SKL handledning I Cultural planning http://webbutik.skl.se/sv/artiklar/att-fanga-platsens-sjal-handbok-om-culturalplanning.html SWOT-analys http://www.mallar.eu/swot-analys-mall/ CLLD, Community Led Local Development CLLD, förslag från EU-kommissionen för programperioden 2014-2020. http://www.skl.se/vi_arbetar_med/tillvaxt_och_samhallsbyggnad/regional_utvec kling_2/sammanhallningspolitik/nyheter_8/lokalt-ledd-utveckling-utreds LFA-metoden (The Logical Framework Approach)en internationell metod för projektplanering http://www.esf.se/documents/v%c3%a5ra%20program/socialfonden/om%20so cialfonden/informationsdokument/projekthandledningar/lfa_k%20(2).pdf 37
38
39