Satsa framåt täck bakåt 2.0 Strategisk plan samhällsbyggnadsförvaltningen 2012 2014
Mot nya utmaningar På unika Öland tar människor alltid nya kreativa initiativ, såväl under det lite lugnare vinterhalvåret som under den hektiska sommarperioden då Borgholms kommuns invånarantal 20-dubblas. Samhällsbyggnadsnämnden har tre intensiva verksamhetsår, 2009-2011, bakom sig med namnbyte och därmed en ändrad profil mot mer av utvecklingsnämnd och mindre av myndighetsnämnd samt en inriktning mot mer service och dialog och mot mindre av myndighetskontroll. Siktet är inställt på att bidra till att göra Borgholms stad till en av landets bästa småstäder att bo i. Vi vill också satsa vidare på de fyra övriga utvecklingsområdena där fördjupade översiktsplaner tas fram. Dessa fem områden är mycket viktiga för att vända utvecklingen mot tillväxt och ökad invånarantal, och inte minst för att ge stöd till en aktiv och levande landsbygd i hela kommunen. För att lyckas med våra projekt och initiativ behövs medverkan från invånare och delårsboende. Detta kan ske genom stärkt medborgardialog, bra tillgänglighet, god service och ett bra bemötande gentemot alla kommunmedlemmar. Verksamheten ska också kännetecknas av rättsäkerhet och att alla behandlas likvärdigt. Effektiv användning av resurser kräver ett fortsatt nära och gott samarbete mellan beslut och verksamhet, dvs mellan förtroendevalda och tjänstemän. Ett samarbete som grundas på nära dialog, gemensam syn på rollfördelning, respekt, förtroende och tillit. Inom nämnd och förvaltning finns en omfattande kunskap och kompetens som rör hela samhällsbyggnadsområdet, både den nära kontakten med grannar hemma i byn samt välutbildade tjänstemän med god omvärldsbe-vakning och goda specialistkunskaper inom våra verksamhetsområden. Nu tar vi sikte mot nya mål och lägger en grund för nästa treårsperiod, med nya visioner, mål och genomförande av olika åtgärder för utveckling och tillväxt. Våra strategier och mål finns beskrivna i den här strategiska planen för 2012-2015 samt i de årliga verksamhetsplanerna för respektive avdelning inom samhällsbyggnadsförvaltningen. Den strategiska planen inklusive sammanfattande styrkort är utarbetad enligt modellen Balanserat styrkort. 2
Satsa framåt täck bakåt 2.0 Styrkort 2012 2014 Vision Vi ska vara kända för bra service, hög tillgänglighet, positivt bemötande, kvalitet och effektivitet. Verksamhetsidé Vi tar gemensamt ansvar för hela samhällsbyggnadsprocessen och ger förutsättningar för företagare och enskilda att genomföra hållbara framtidsinvesteringar på Öland Strategier Kund/Brukare God tillgänglighet, tydlig information, bra dialog, uppfyllda servicelöften Utveckling/framtid Hållbar tillväxt, god plan- och markberedskap, kunskap & kompetens Processer/Arbetssätt Effektiva processer, flexibel organisation, strategisk omvärldsbevakning, ständig förbättring Ekonomi Effektiv resursanvändning, ökad andel externa intäkter. Kund/brukarperspektivet Framgångsfaktor Nyckelindikator Målvärde Hög service Våra servicelöften Uppnådda Bra tillgänglighet Medborgarenkät Genomförd Gott bemötande SKL-Insikt, NKI-index Genomförd Medborgardialog SKL-Medborgardialog Genomförd Processperspektivet Framgångsfaktor Nyckelindikator Mätvärde Effektiva processer Förvaltningshandboken Klara rutiner IT-stöd Hög IT-kompetens Jämförelse Kontinuerlig förbättring Mätbara mål Uppfyllda mål Utvecklingsperspektivet Framgångsfaktor Nyckelindikator Mätvärde Hållbar tillväxt En ökad befolkning Antal invånare Miljömål Aktiviteter Genomförda Strategisk planering Föpar och ny öp Genomförda Samlad samhällsbyggnad Organisationsutredning Genomförd Ekonomiperspektivet Framgångsfaktor Nyckelindikator Mätvärde Ekonomi i balans Positivt resultat Över/underskott Ökad självfinansiering Ext intäkter/skattemedel kr och % Ökade externa medel Projektmedel och avgifter kr och % Tydliga uppdrag Roll & uppdrag, avtal Klara avtal Uppföljning Tids- och resursuppföljning Tidsrapportering 3
Vision Vi ska vara kända för bra service, hög tillgänglighet, positivt bemötande, kvalitet och effektivitet. Borgholms kommun på Öland är en attraktiv kommun med höga natur- och kulturmiljövärden som varje år besöks av ett stort antal delårsboende och andra besökare. Kommunens största utmaning är att vända den nuvarande befolkningsminskningen och få till stånd en stadig tillväxt. Befolkningstillväxt handlar om boende, arbete, utbildning, goda kommunikationer, attraktiv miljö, kultur och fritid och en god kommunal service. Samhällsbyggnadsnämnden använder sina resurser på bästa sätt för att i samverkan med andra uppnå kommunens vision och mål. Verksamhetsidé Vi tar gemensamt ansvar för hela samhällsbyggnadsprocessen och ger förutsättningar för företagare och enskilda att genomföra hållbara framtidsinvesteringar på Öland Det behövs många olika kompetenser för att bygga ett väl fungerande samhälle, såväl stad som landsbygd. Samhällsbyggnadsnämnden har det övergripande ansvaret för att planera och bygga en attraktiv, hållbar, trygg och säker miljö för kommunens invånare, delårsboende och besökare. Samhällsbyggnadsnämndens styrmodell Den strategiska planen har tagits fram med hjälp av modellen Balanserat Styrkort. Detta är en modell för styrning och uppföljning som utgår från en gemensam vision, strategier, framgångsfaktorer, indikatorer och mått. Visionen är vår ledstjärna, ett framtida önskvärt tillstånd. Verksamhetsidén beskriver varför verksamheten finns till, dvs Vi ska lösa våra kunders behov genom att göra vad i samverkan med vem? Strategierna visar hur vi ska gå tillväga för att nå visionen. Strategierna visar inriktningen på vårt arbete och därmed övergripande hur våra resurser ska användas. Framgångsfaktorerna konkretiserar strategierna och visar vilka områden som är avgörande och vilka prioriteringar som måste göras för att lyckas med strategierna och nå visionen 4
Indikatorer innebär att sätta upp mål och mäta våra avgörande framgångsfaktorer. Mätningarna eller beskrivningarna blir ett sätt att visa vad vi presterar, hur långt vi har kommit och hur vi ska staka ut vägen för vidare färd. Målvärde är utfallet på indikatorerna som kan vara ett tal eller lika gärna en handlingsplan eller tex ett betyg som visar status vid ett visst tillfälle. Handlingsplaner upprättas för att nå målen Verksamheten styrs genom den treåriga Strategiska Verksamhetsplanen 2012-2015 samt årliga verksamhetsplaner som tas fram för varje avdelning. Verksamhetsplanerna är verktyg för att kunna prioritera, mäta och följa upp att verksamheten går åt rätt håll och når uppsatta mål. Denna gemensamma styrmodell syftar till att hela organisationen har en samsyn om vad som skapar värden och hur vi ska arbeta för att nå visionen. Den strategiska verksamhetsplanen har fyra perspektiv: Kund/brukare Processer/Arbetssätt Utveckling/Framtid Ekonomi. Avsikten är att verksamheten ska kunna styras och vässas mot fler aspekter än den traditionella ekonomiska. När det blir som bäst finns en god balans mellan de fyra perspektiven. Uppdraget Nämnden ansvarar för detaljplanering, GIS-samordning, byggande, energi- och klimatrådgivning, bostadsanpassning, miljö- och hälsoskydd, livsmedelskontroll, miljöövervakning och naturvård. Kommunstyrelsen ansvarar för översiktsplanering, samt för Hållbar utveckling/agenda 21 genom förvaltningens personal. Kommunstyrelsen ansvarar också för mark & exploatering, markreserv, trafik & kollektivtrafik samt är trafiknämnd. Kommunen har inte någon egen Kart & Gisavdelning utan köper dessa tjänster av Lantmäteriet och Metria. Övergripande mål för Borgholms kommun finns inom fyra avsnitt i Vision 2020: Attraktiva Borgholm 5
Företagsamma Borgholm Kreativa Borgholm Hållbara Borgholm Borgholm - staden på landet har en mycket viktig roll att fungera som tillväxtmotor i hela kommunen. Stadens attraktivitet måste förstärkas genom bland annat stadsbyggnadsinsatser och ökat utbud av olika evenemang. En god stad och en god kommun bygger på kunskap och stolthet hos de egna invånarna. Stolthet för den egna bygden är det som gör oss alla till goda ambassadörer för Öland och Borgholms kommun. Ett gott rykte attraherar besökare som sprider vår kommuns unika kvaliteter vidare. Samhällsbyggnadsnämnden arbetar aktivt med och följer upp nationella, regionala och lokala miljömål. För perioden 2012 2015 prioriterar nämnden miljömålen: Begränsad klimatpåverkan Grundvatten av god kvalitet Ingen övergödning God bebyggd miljö Giftfri miljö/säkra livsmedel Strategier Kundperspektivet God tillgänglighet, tydlig information, bra dialog, uppfyllda servicelöften Processperspektivet Effektiva processer, flexibel organisation, strategisk omvärldsbevakning, ständig förbättring Utvecklingsperspektivet Hållbar tillväxt, god plan- och markberedskap, kunskap & kompetens Ekonomiperspektivet Effektiv resursanvändning, ökad andel externa intäkter. 6
Mål, resultat och uppföljning Kundperspektivet Kunder eller brukare är ett gemensamt begrepp för dem som använder eller tar emot våra tjänster. Vi erbjuder snabb service, säker ärendehantering och korta handläggningstider. Lagar och regler beskriver hur vi får bete oss mot varandra, mot miljön och mot naturen. Vi tar fram plan- och utvecklingsförslag, ger råd och stöd samt genomför tillsyn och kontroll inom Bygga, Bo och Miljö. Kommunmedlemmarnas åsikter är alltid viktiga i vår samhällsplanering och när vi fattar beslut. Människors engagemang och delaktighet är alltid väsentligt för en fungerande demokrati. Därför blir kundperspektivet det viktigaste. Kund/brukarperspektivet Framgångsfaktor Nyckelindikator Målvärde Hög service Våra servicelöften Uppnådda Bra tillgänglighet Medborgarenkät Genomförd Gott bemötande SKL-Insikt, NKI-index Genomförd Medborgardialog SKL-Medborgardialog Genomförd Hög service Vi ska ge god service och snabb handläggning som är ett viktigt krav från våra kunder och brukare. Att lyckas med snabb service handlar om kunskap, kompetens och resurser, men också om effektiva processer, nära dialog och att alltid prioritera enkla ärenden som kan ge snabba beslut. Därför har vi satt upp nio servicelöften som vi kommer göra vårt yttersta för att leva upp till. Bra tillgänglighet Vi vill ha aktivt deltagande från våra kunder och brukare. Inflytande förutsätter också tillgänglighet. Som kund eller brukare av våra tjänster finns det ofta behov av att ställa frågor, ge synpunkter, ta del av information eller föra fram klagomål. Gott bemötande Våra kunder och brukare ska vara nöjda med våra tjänster och tala väl om oss och vårt arbete med att nå hög kvalitet i beslut och informationsinsatser. Människors upplevelser av hög kvalitet varierar, bland annat om ett beslut blir positivt eller negativt. Målet är dock alltid att kunden ska få det han eller hon förväntar sig. För att det ska bli möjligt är det viktigt att vi är tydliga med att informera och kommunicera vad som kan erbjudas och vad som är möjligt. Medborgardialog/demokrati För att ta tillvara kraften hos alla människor är det nödvändigt att möta människor på olika sätt och att behandla alla lika. Särskilt viktigt är detta 7
när det handlar om människor som har svårare än andra att hävda sin rätt, till exempel på grund av sjukdom, funktionshinder, social utsatthet eller etniskt ursprung. Med en utvecklad medborgardialog får vi bättre underlag för beslut och stärker demokratin genom att människor ser att deras synpunkter och åsikter tas på allvar. Det ska vara lätt att lämna synpunkter eller klagomål. Dessa ska alltid analyseras, följas upp och kommuniceras med berörda. Processperspektivet Vi använder våra resurser på bästa sätt och arbetar alltid med förändring och ständiga förbättringar. Vår verksamhet är till för våra kunder och det är strategiskt viktigt att dessa är nöjda. Vi kartlägger och beskriver våra processer för att hela tiden förenkla och ständigt förbättra dessa. Samarbete, samverkan och helhetstänkande är nödvändigt för att klara de utmaningar, önskemål, förväntningar och lagkrav som vi har på oss. Våra samarbetspartners kan variera beroende på frågeställning och kan handla om samarbete med företag, enskilda, myndigheter eller samarbete inom kommunen eller med andra kommuner. Processperspektivet Framgångsfaktor Nyckelindikator Mätvärde Effektiva processer Förvaltningshandboken Klara rutiner IT-stöd Hög IT-kompetens Jämförelse Kontinuerlig förbättring Mätbara mål Uppfyllda mål Effektiva processer Vår verksamhet är till för våra kunder. Vi vet vad vi ska göra och vilka tjänster vi erbjuder, genom t ex lagstiftningen eller genom kommunens mål och uppdrag. Men hur vi ska genomföra dessa uppdrag eller genomföra tjänsterna är inte alltid lika tydligt. Genom att kartlägga och beskriva våra processer får vi en bild hur saker och ting hanteras och vilka förbättringar och förenklingar som är möjliga. Vi ser också hur samverkan och samarbete kan förbättras, inte minst inom kommunen. IT-stöd För att vara en liten kommun har vi ett mycket stort antal ärenden, många tillsynsobjekt, eftersatt planberedskap och svag genomförandekapacitet. För att stärka vår förmåga är det av stor vikt att vi har stor IT-kompetens, de bästa programvarorna och ett nära samarbete med IT-avdelningen. Kontinuerlig förbättring Det finns alltid saker som går att vässa och förbättra ännu ett litet stycke. För en liten verksamhet men med ett stort uppdrag är det mycket viktigt att vi kan använda våra begränsade resurser på bästa sätt. För att hela tiden jobba med förbättringar arbetar vi med intern revision av våra processer och rutiner 8
Utvecklingsperspektivet Vi arbetar för en attraktiv och hållbar samhällsutveckling som ger möjlighet för företagare och enskilda att utveckla sina verksamheter och förverkliga sina drömmar. I kommunen ska alltid finnas attraktiv och tillgänglig mark för etableringar, åretrunt- eller delårsboende. Vi genomför aktiviteter och följer regelbundet upp arbetet med samhällets miljömål. Utvecklingsperspektivet Framgångsfaktor Nyckelindikator Målvärde Hållbar tillväxt En ökad befolkning Antal invånare Miljömål Aktiviteter Genomförda Strategisk planering Föpar och ny öp Genomförda Samlad samhällsbyggnad Organisationsutredning Genomförd Hållbar tillväxt En ökad befolkning är kommunens största utmaning. Vi gör detta möjligt genom god planberedskap, klara tomter och verksamhetsområden samt arbetar med att förbättra kommunikationerna i kommunen. Miljömål Vi ska tillsammans lösa våra miljöproblem nu och inte lämna över dessa till kommande generationer. Därför finns nationella, regionala och lokala miljömål. Vi genomför aktiviteter för att nå de miljömål som är prioriterade i Borgholms kommun. Strategisk planering En god mark- och planberedskap är en förutsättning för att företag och enskilda ska kunna göra investeringar och satsningar i vår kommun. Under 2012 beräknas arbetet med de fem fördjupade översiktsplanerna vara utredda. Detta ger stora förutsättningar för nya detaljplaner som ger plats för bostäder och företag. I samarbete med omgivande kommuner kan detta medverka till att stärka hela Kalmarsundsregionen. Samhällsbyggnad Vi ska ta ett större ansvar och förstärka hela samhällsbyggnadsprocessen från idé, planering, miljö och byggnation till genomförande och uppföljning. Vilka verksamheter ska tillhöra Samhällsbyggnad och vilka ska fortsätta att samverka med ska utredas. Särskilt bör Mark & exploatering och Kart & Gis analyseras. Ekonomiperspektivet Ekonomi eller hushållning innebär att prioritera bland tillgängliga resurser för att tillgodose önskemål och behov. Vi utnyttjar våra ekonomiska resurser, avgifter, externa intäkter och skattemedel effektivt och ändamålsenligt med syftet att leverera god service som uppfyller 9
Borgholms kommuns mål. Ökade drift- och kapitalkostnader inom den avgiftsfinansierade verksamheten ska inte belasta skattebetalarna utan istället företag eller enskilda som har nytta av tjänsterna. Skattemedel ska gå till övrig verksamhet som information, rådgivning, interna och externa utvecklings- och samarbetsprojekt och samverkan med andra. Ekonomiperspektivet Framgångsfaktor Nyckelindikator Målvärde Ekonomi i balans Positivt resultat Över/underskott Ökad självfinansiering Ext intäkter/skattemedel kr och % Ökade externa medel Projektmedel och avgifter kr och % Tydliga uppdrag Roll & uppdrag, avtal Klara avtal Uppföljning Tids- och resursuppföljning Tidsrapportering Ekonomi i balans Vi ska kontinuerligt följa ekonomiskt utfall så att vi kan redovisa ett positivt årligt resultat. Projekt och andra nya aktiviteter som startar ska vara finansierade och konsekvensbeskrivna. Ökad självfinansiering Våra intäkter är avgifter, projektmedel och skattemedel. En stor del av vår verksamhet ska inte finansieras av skattebetalarna utan av de som har nytta av våra tjänster. Kommunens ekonomi är ansträngd och det är knappast möjligt att räkna med mer skattemedel utan istället är verksamheten inriktad verksamheten på att använda dessa medel på bästa möjliga sätt. Avgifterna ska inte vara högre än i andra jämförbara kommuner och vara på självkostnadsnivå. Årliga avgifter för tillsyn och kontroll ska också resultera i regelbundet planerade besök. Ökade externa medel Vi har varit framgångsrika med att söka projektmedel inom bla Lova, Lona och Leader. Ny projekt och nya verksamheter kan vara möjliga att få projektmedel för. Denna ambition ska förstärkas. En förutsättning för att lyckas med projekt är att vi har en bra och förankrad projektplan, samt kunniga och kompetenta projektledare. Tydliga uppdrag Varje medarbetare ska vara väl förtrogen med sina arbetsuppgifter samt ha en känd och accepterad roll- och uppdragsbeskrivning. Med externa uppdragsgivare eller kunder ska vi ha väl kända avtal. Uppföljning Alla projekt, aktiviteter och uppdrag ska följas upp, analyseras och utvärderas. Uppdragsbeskrivningar, tidsdebitering och utfall kan leda till att våra rutiner och mallar för projekt och avtal måste revideras. 10