Stockholm, 2012-11-05 Etiska förhållningsregler inom Axfood Som ett av Sveriges större företag och dagligvarukoncerner, har Axfood ett brett kontaktnät av leverantörer och samarbetspartners. Vissa har vi affärsrelationer med idag, andra vill etablera en affärsrelation med oss. Att lyckas bli leverantör till ett företag som Axfood är mycket värdefullt för de flesta - oavsett om man säljer dagligvaror, andra produkter eller tjänster av olika slag. Att inte utnyttja eller att inte bli utnyttjad i vår roll som inköpare är därför en av Axfoods viktigaste affärsprinciper. Sverige har lagar som beskriver gränserna för korruptionsbrott som tagande av muta och givande av muta, handel med inflytande, vårdslös finansiering av mutbrott, m.m. I det här dokumentet finner du kortfattade redovisningar kring dessa men också kring Axfoods etiska regler kring affärsumgänge inkluderat intressekonflikter. Ett korrekt och professionellt uppträdande i dessa frågor är helt avgörande för ett trovärdigt företag. Bifogade dokument ska undertecknas av Axfoods samtliga medarbetare som har attesträtt för kostnadsställe eller på annat sätt påverkar inköpsbeslut av varor eller tjänster. Undertecknandet är ett bevis och tecken på att dessa regler ska efterföljas. Viktigare ändå är att vi inom våra ledningsgrupper diskuterar affärsetik och aktivt bygger en bra affärskultur det är bästa vaccinationen mot korruption av alla slag. Anders Strålman Koncernchef, Verkställande Direktör 1/5
Etiska förhållningsregler i Axfood 1. Bra och dålig etik i affärsrelationer Grundläggande för alla relationer med leverantörer eller konsulter är att upphandlingen har skett korrekt. Inom Axfood koncernen genomför vi alltid upphandling med flera jämbördiga aktörer för att finna den leverantör som bäst motsvarar våra krav. Att välja en leverantör enbart på basis av personliga kontakter är inte godtagbart. Att följa lagar och anvisningar från myndigheter är en självklar miniminivå för god affärsetik vad gäller våra erbjudanden till kunder/konsumenter. Ansvariga inom Axfood skall inhämta goda kunskaper om lagar och andra bestämmelser som är centrala för ansvarsområdet t ex livsmedelslagen. Fusk med datummärkning, oriktiga uppgifter om varornas ursprung eller annan upplysning om varornas innehåll eller beskaffenhet är förbjudet. Som medarbetare inom Axfood skall du naturligtvis följa gällande lagstiftning. Genom ditt uppträdande både i tjänst och under fritid i samband med resor i tjänsten eller under tjänsteutövning påverkar du Axfoods rykte. Axfood har nolltolerans vad gäller köp av sexuella tjänster. Denna nolltolerans gäller även besök på porr-, striptease och liknande klubbar eftersom detta kan innebära stöd till brottslighet såsom sexhandel och annan kriminell verksamhet. 2. Axfoods uppförandekod Axfood är medvetet om företagets sociala ansvar och målet att kombinera affärsverksamhet med socialt och miljömässigt ansvar. Genom Uppförandekoden tydliggörs vår inställning och vårt åtagande gentemot våra leverantörer och mot vår personal. Företag som levererar produkter eller tjänster till Axfoodkoncernens bolag skall uppfylla kraven i Uppförandekoden. Läs gärna mer i Axfoods Uppförandekod, som du hittar på www.axfood.se. 3. Intressekonflikter För att vinna i en konkurrensbetonad marknad måste vi leva upp till våra juridiska och etiska åtaganden och agera med odelad affärslojalitet mot Axfood. Detta innebär att vi måste ställa Axfood koncernens intressen framför våra egna affärsintressen och inte engagera oss i handlanden som skulle äventyra, etiska och juridiska förpliktelser eller sunt affärsförnuft. Intressekonflikter skall undvikas. I det fall en sådan konflikt är oundviklig skall den handläggas omsorgsfullt. Vilket bland annat innebär att du snarast skall informera din närmaste chef om den uppkomna konflikten. Huvudregeln är att medarbetare inte får handlägga ärenden där han/hon har ett personligt intresse eller frågor i vilka sådant intresse finns hos nära anhöriga till medarbetaren eller hos företag i vilket/-a medarbetaren eller anhörig till denne har ett väsentligt intresse. Läs gärna mer i Intressekonflikter, som du hittar i Medarbetarguiden. 2/5
4. Konkurrenslagstiftning och hederlig konkurrens Att utbyta erfarenheter inom branschen är en viktig del av vår omvärldsbevakning. Ett sådant utbyte får dock aldrig övergå till ett planerat agerande för att begränsa konkurrens eller styra prisbild. Alla former av kartellbildningar är absolut förbjudna. Vi skall alltid följa konkurrenslagstiftningen och bedriva hederlig konkurrens. Axfoods medarbetare deltar inte i och får inte delta i konkurrensbegränsande aktiviteter såsom tex. - Prissamarbete för att bestämma inköpspriser s k inköpskarteller - Prissamarbete för att bestämma försäljningspriser mot konsument - Samarbete och överenskommelser med konkurrenter syftande till att stänga ute leverantör från marknaden - Samarbete med konkurrenter i etableringsfrågor Överträdelser av dessa regler är sanktionerade med företagsbot och skadestånd, vilket kan orsaka betydande skada för Axfood. 5. Korruptionslagstiftning Sverige har en sträng mutlagstiftning, som omfattar både den offentliga och den privata sektorn. Ett vanligt mutbrott kan ge fängelse i upp till två år. Ett grovt mutbrott, t ex när det rör sig om stora värden, kan ge fängelse i upp till sex år. Kretsen som kan träffas av mutansvar omfattar arbetstagare och alla typer av uppdragstagare. En personlig gåva eller förmån från leverantörsledet kan, om den accepteras, leda till att mottagaren begår en brottslig handling, tagande av muta. Även den som ger gåvan eller förmånen kan göra sig skyldig till brott, givande av muta och/eller otillbörlig marknadsföring. Dessa s k korruptionsbrott prioriteras förhållandevis högt av de rättsvårdande myndigheterna och då inte bara inom stat och kommun utan i allt högre grad även inom det privata näringslivet. Korruptionsbrott har också ett högt uppmärksamhetsvärde hos nyhetsmedia. Mutan kan strängt taget bestå av vad som helst, som kan betraktas som en förmån för mottagaren eller honom närstående. Exempel på muta är saker, pengar, resor, måltider, tjänster av olika slag, personliga lån, borgensförbindelser etc. När det finns risk för att mottagaren av förmånen på ett eller annat sätt gynnar den som lämnat förmånen, så är mutbrottet ett faktum. Lagen kräver således inte att givaren verkligen blivit gynnad. Det räcker med att risken har funnits. Ett klart mutbrott är att ta emot en förmån som förknippas med att mottagaren i sitt arbete ska handla på ett visst sätt. Ett exempel på detta kan vara att man genom att beställa en viss mängd från en leverantör, erhåller en personlig gåva eller resa. Det handlar även om tagande av muta om personen tar emot, godtar ett löfte om eller begär förmån för någon annan än sig själv. Chefens samtycke till att ta emot en förmån är inte en självklar garanti för att gå fri från misstanke om mutbrott. 3/5
Den som lämnar, utlovar eller erbjuder en otillbörlig förmån i syfte att bli gynnad av den andra parten, gör sig skyldig till givande av muta. Även om mottagaren tackar nej, så kan givaren åtalas för givande av muta. Korruptionsslagstiftningen innehåller bestämmelserna om handel med inflytande och vårdslös finansiering av mutbrott. Det förstnämnda avser bl. a. den situationen att person lämnar, utlovar eller erbjuder någon en otillbörlig förmån för att påverka denne att påverka annans beslut eller åtgärd vid myndighetsutövning eller offentlig upphandling. Som exempel kan nämnas den situationen när en närstående till en beslutsfattare tar emot en muta för att påverka honom eller henne i beslutsfattandet. Det senare avser att en näringsidkare eller någon med ledande ställning hos en näringsidkare tillhandahåller pengar eller andra tillgångar åt den som företräder näringsidkaren i en viss angelägenhet tex. en agent och därigenom av grov oaktsamhet främjar givande av muta, grovt givande av muta eller handel med inflytande i den angelägenheten. 5.1 Finns det några tillåtna förmåner? Givetvis finns det legitima förmåner inom ramen för vad man kan kalla "normalt affärsumgänge". Det kan t ex vara enstaka representationsmåltider inom måttliga gränser, måttliga födelsedagsgåvor och liknande. 5.2 Riktlinjer för mottagande av externa gåvor/förmåner Dessa riktlinjer är utformade efter rättsfall och vedertagen praxis på området. Gåva eller annan förmån, som uppenbarligen erbjuds i syfte att påverka ett inköpsbeslut till fördel för givaren, får under inga förhållanden mottagas. Som exempel kan nämnas personlig gåva, resa eller annan förmån, som kopplas till viss beställd kvantitet varor eller tjänster. Gåva eller förmån, som erbjuds i samband med att förhandlingar om en ny affärsuppgörelse är aktuella, ska inte accepteras oavsett värde. Enstaka måltider, födelsedagsgåvor och liknande, som ges av etablerade affärskontakter, kan accepteras under förutsättning att förmånen är måttfull och har begränsat värde. Förmåner som på grund av sin karaktär gör dem otillbörliga får inte accepteras eller erbjudas. Som exempel på dylika förmåner kan nämnas: penninggåvor, gåvor som kan växlas in mot pengar och anlitande av affärspartners tjänster, produkter etc. för privata angelägenheter till icke marknadsmässig ersättning eller helt eller delvis betalda nöjesresor eller semestervistelser. På Institutets mot mutors (IMM) hemsida, www.institutetmotmutor.se, kan du läsa mer om etiska regler för kontakt- och relationsfrämjande förmåner i affärsverksamhet. Tag för vana att rådgöra med din chef eller med din HR-avdelning. 5.3 Varuprov eller gåva? Varuprov definieras som en produkt som är under diskussion i Axfoods sortiment och som överlämnas av representant, fabrikant eller annan leverantör. Avsikten med detta ska vara att berörd personal, tex. inköpare, säljare, kundtjänst, chefer m fl inom dessa områden, ska få tillfälle att prova 4/5
produkten på arbetsplatsen för att dels kunna ta beslut huruvida den ska in i sortimentet, dels kunna lämna god varuinformation till Axfoods kunder. Varuprover är inte att betrakta som personliga oavsett vad representanten säger. Varuprover är arbetsgivarens egendom. Produkt som inte uppfyller dessa grundläggande villkor är att betrakta som gåva. 5.4 Leverantörsbesök I de fall vi åker på leverantörsbesök skall det vara väl motiverat och godkänt av närmaste chef. Resor och övernattning bekostas av Axfood. 5.5 Gåvor och representation från Axfoods sida Det kan ibland vara på sin plats att utbyta anspråkslösa gåvor eller vara värd för en middag eller dylikt. Självfallet måste vi från Axfoods sida visa motsvarande återhållsamhet och goda omdöme vid representation mot våra kunder och andra affärsförbindelser som vi kräver av våra affärsparter. Vi får aldrig erbjuda gåvor eller motsvarande som eventuellt skulle kunna äventyra etiska eller lagliga förpliktelser eller sunt affärsförnuft. Ett alltför vidlyftigt handlande i det här avseendet kan komma att uppfattas som givande av muta och/eller otillbörlig marknadsföring. Du bör naturligtvis även undersöka huruvida din affärspart har en egen policy inom området. Om du har några frågor kring detta dokument bör du i första hand vända dig till din närmsta chef eller till din HRavdelning. Undertecknad har tagit del av ovanstående (ort) den.../... /..................................... Namnteckning Namnförtydligande Titel/Ansvar/Bolagstillhörighet 5/5