1(14) Plats och tid Politikern Stadshuset kl 0800-1200 ande Övriga deltagande Utses att justera Stig-Lennart Karlsson (S), ordförande Anders Lindahl (S) ersätter Staffan Danielsson Ann-Marie Backteman (MP) ersätter Kerstin Danielsson (S) Karl-Erik Törner (S) Jonas Bäckström (M) Lennart Brodin (KD) Kurt Fällman (FP) Inge Dahlgren (M) Monica Luqer (KD Jenny Holmqvist Förvaltningschef 56 Patric Söderström Trafikhandläggare 56 Malin Berg Miljöinspektör 56 Magnus Westin 56 Lennart Brodin Justeringens plats och tid Miljö- och samhällsförvaltningen 2013-06-10 kl 1500 Sekreterare... Paragrafer 55-65 Karin Norgren Ordförande... Stig-Lennart Karlsson Justerande... Lennart Brodin ANSLAG/BEVIS s protokoll har justerats och justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum Anslag uppsatt den 2013-06-10 Anslag tas ned den 2013-07-02 Förvaringsplats för protokollet Underskrift.. Karin Norgren
2 55 Dagens ärenden antar dagens föredragningslista
3 56 Information Handläggare Patric Söderström informerar om trafikärenden. Miljöinspektör Malin Berg informerar om dricksvatten och återkommer med mer information efter höstens tillsyn av vattenverken. Miljöinspektör Magnus Westin informerar om rutin för offentlig kontroll av livsmedel, bristande efterlevnad. Förvaltningschef Jenny Holmqvist informerar om handlingsplan för telefoni och epost samt ekonomiprognos.
4 57 Dnr 2013 0208 Nya parkeringar på Storgatan vid City Hotellet Kyrkan 1 Bakgrund City Hotellet i Lycksele AB har ansökt om att det ska iordningställas fler parkeringsplatser längst med Storgatan. Parkeringsplatserna föreslås ligga på norra sidan av Storgatan mot Kyrkparken (se bilaga). Lagstiftning 10 kap trafikförordningen (1998:1276) 3 Lokala trafikföreskrifter meddelas av följande myndigheter. 1. Kommunen a) i fråga om vilket område som enligt 1 andra stycket 3 skall utgöra tättbebyggt område, b) för andra vägar inom tättbebyggt område än allmänna vägar för vilka staten är väghållare, c) för samtliga vägar inom tättbebyggt område om föreskrifterna rör färdhastighet, stannande eller parkering, d) för vägar utom tättbebyggt område för vilka kommunen är väghållare, samt e) för terräng. Bedömning Vid den sökta platsen på Storgatan är vägbredden 6,8 meter. Om parkeringsplatser skulle iordningsställas längst efter Storgatan skulle en vägbredd på 7,35 m krävas för att en personbil och lastbil skulle kunna mötas. City Hotellet har ett stort antal parkeringsplatser på gamla tingshustomten, på baksidan av hotellet samt ett antal platser på framsidan av byggnaden till sitt förfogande. Det bedöms inte skäligt att utöka antalet parkeringsplatser på bekostnad av trafiksäkerheten i och med att gatan är så smal. avslår ansökan om att anlägga nya parkeringar på norra sidan av Storgatan vid kyrkparken, mittemot City Hotellet AB. Bilaga Kartbilaga Expedieras till Polismyndigheten Räddningstjänsten Samhällsbyggnadsförvaltningen, Gatuenheten City Hotellet i Lycksele AB
5 58 Dnr 2013 0187 Ansökan om hastighetsbegränsning och fartkamera på väg E12 vid Furuvik Lycksele 8:2 Bakgrund Inom Lycksele kommun har iordningställandet av ett nytt bostadsområde, Furuvik strand, skapat ett ökat tryck för ut och infart från E12:an. För att komma till skola och förskola krävs att föräldrar och barn går 110 meter efter E12:an för att komma in på skolvägen och vidare upp till skolan. Det finns ingen gång- och cykelbana efter E12:an till infarten på skolvägen eller mot Lycksele centrum. Det är en olycksrisk för oskyddade trafikanter att uppehålla sig på en väg som är så hårt trafikerad som E12:an. Antalet barn och ungdomar som ska ta sig till skola och förskola kommer att öka under de närmaste åren från det nya bostadsområdet. Boende i området har framfört olycksriskerna kring övergången, och den otrygghet det skapar, och önskar därför att åtgärder vidtas. Hastighetssänkning och fartkameror bedöms vara en möjlighet att nå säkrare övergångar. Bedömning Konsekvensen med att flytta hastighetsskylt 70 ca 400 meter närmare Umeå innebär en ökad restid från Umeå till Mo i Rana med 5 sekunder. För att skapa en ökad trygghet för de boende bedöms denna förlängda restid vara skälig. Lycksele kommun befinner sig för tillfället i ett ekonomiskt läge som omöjliggör snabba infrastrukturförändringar. Sänkt hastighet för området samt hastighetskameror för att säkerställa den lägre hastigheten bedöms som snabba och enkla åtgärder som kan minska otryggheten och framförallt olycksskaderisken vid övergången från Furuviksstrand till bostadsområde Furuvik. beslutar att hos Trafikverket begära att flytta skylten för hastighetsbegränsningen 70 till plats X= 148232 och Y = 7163729 enligt kartsystem SWEREF 1845 samt begära att hastighetskamera monteras efter den nya placeringen av hastighetsbegränsningen 70km/h. Bilaga Karta Expedieras till SBF- Gatuenheten Trafikverket
6 59 Dnr 2011 0935 Komplettering till rutin för offentlig kontroll, bristande efterlevnad Bakgrund I enlighet med det ansvar som miljö- och samhällsnämnden har för livsmedelskontrollen ska nämnden fastställa rutin för offentlig kontroll av livsmedel, samt rutiner vid bristande efterlevnad. Rutin för offentlig kontroll av livsmedel fastställdes av miljö- och samhällsnämnden 2012-03-13, 43. Under 2012 och början av 2013 har insatser gjorts för att strukturera upp rutiner för bristande efterlevnad inom livsmedelskontrollen. Bedömning Rutinen ska underlätta likriktigheten vid offentlig kontroll av livsmedel. Rutinen baseras på den erfarenhet som förvaltningen har tillförskaffat sig och ska därigenom kontinuerligt uppdateras. antar rutinen för bristande efterlevnad och bilägga rutinen till befintlig rutin för offentlig kontroll. Förvaltningschef uppdras säkerställa en årlig uppdatering av rutinen. Bilaga Rutiner vid bristande efterlevnad
7 60 Dnr 2013 0483 Handlingsplanbemötande telefoni och e-post Bakgrund Profitel utför på uppdrag av Lycksele kommun en oberoende undersökning av kommuners hantering av telefoni- och e-postkontakter. Mätningen sker inom ramen för Kommunens Kvalitet i Korthet och totalt deltog 123 kommuner. Mätningen utfördes både via telefon, i form av frågeställningar, samt via e- post. Den mängd samtal och e-post som ringts och skickats har varit låg och kan endast ge en indikation på hur det ser ut. Resultat för Bygg och Miljö och hälsa Telefoni Lyckade kontaktförsök till handläggare Både bygglov och Miljö och hälsa har redovisat sämre resultat än förra årets undersökning (Bygg: från 67% till 33%, Miljö och hälsa: från 67% till 17%). Fick vi svar på de frågor som vi ställde i samtalen? Både bygglov och miljö och hälsa har redovisat sämre resultat än förra årets undersökning (Bygg: från 50% god till 33% god; miljö och hälsa: från 50% god till 0% god (100% medelgod)). Vid varje samtal har intervjuarna graderat personalens bemötande. Både bygglov och miljö och hälsa har redovisat sämre resultat än förra årets undersökning (Bygg: från 75% god till 50% god; miljö och hälsa: från 100% god till 0% god (100% medelgod)). E-post Tiden från skickandet av e-post till svar av kommunen Både bygglov och miljö och hälsa visar bättre resultat än förra årets undersökning (Bygg: från 67% till 83% svar inom 1 dygn; miljö och hälsa: från 67% till 83% svar inom 1 dygn). Medelsvarstid i arbetstimmar Både bygglov och miljö och hälsa visar bättre eller lika goda resultat som förra årets undersökning (bygg: 6 arbetstimmar både 2011 och 2012; miljö och hälsa: från 8 arbetstimmar till 5 arbetstimmar). Svarstider och svar på frågan För den e-post som besvarades inom två dagar svarade man till 100% på ställd fråga.
8 Avsändaruppgifter i e-postbreven vi fått från kommunen Både bygglov och miljö och hälsa visar bättre eller lika goda resultat som förra årets undersökning (bygg: från 75% till 100%; miljö och hälsa: från 50% till 100%). Svar med merinformation, d.v.s. mer än bara svar på frågan (ex hänvisning till hemsidan, erbjudande att ringa kommunen eller annan för mer information etc). För bygglov så har det inte bedömts att man givit mer än svar på frågan, medan man når samma nivå som 2011 för miljö och hälsa (83%). Bedömning Utifrån redovisningen, samt den interna undersökning som utförs rörande missade samtal (kontakt via enhetschef Marie Ahlqvist) bedöms det skäligt att besluta om särskild handlingsplan för bemötande telefoni. Det bedöms inte finnas något behov av att göra extra insatser mot förbättringar i hanteringen av e-post, utan endast bibehålla samma goda service som det för tillfället bedöms vara. antar rutiner och riktlinjer för telefoni inom miljö- och samhällsförvaltningen samt uppdrar till förvaltningschefen att implementera rutinerna inom förvaltningen samt uppdrar till förvaltningschefen att hos kundtjänst kontinuerligt begära tillgång till verktyg som möjliggör den interna kontrollen för den egna förvaltningens telefoni. Bilaga Riktlinjer och rutiner för hantering av telefonin Expedieras till: Kundtjänst Förvaltningschef
9 Rutiner och riktlinjer för telefoni inom miljö- och samhällsförvaltningen Den riktade handlingsplanen för miljö- och samhällsförvaltningen har till syfte att skapa ett gemensamt ansvar för det bemötande som telefonin utgör och ett komplement till bl.a. checklista telefonriktlinjer. Mål: Antalet missade samtal som kopplas till förvaltningen är få. Åtgärder: Om en medarbetare inte vistas i sitt rum tillfälligt, och telefonen ringer, är det allas vårt ansvar att svara i telefonen. Oavsett bortafrånvarons längd från rummet ska telefonen kopplas bort. Telefonen ska alltid kopplas bort när medarbetare inte själv hinner hinner tillbaka till rummet när telefonen ringer. Mål: Kunden ska känna att man får svar på de frågor som ställdes under telefonsamtalet. Åtgärder: I slutet av samtalet bör man som handläggare vara mycket tydlig med att repetera det som sagts. Vid varje telefonsamtal bör också följande fråga ställas: har ni fått svar på er fråga? Mål: Den information som ges via telefon ska anses vara professionell och tydlig. Åtgärder: Om man tar emot ett samtal, där det finns en annan ansvarig handläggare, ska detta tydligt framgå tidigt i samtalet, där vi erbjuder oss att ringa upp kunden om rätt handläggare inte är inne på kontoret. Enligt tidigare fastställt lösningsspår ska man nyttja first class-funktionen, nytt meddelande special - telefonsamtal. Ett sådant mail ska prioriteras för varje handläggare, och bör utföras inom 24 timmar från mottaget mail.
10 61 Dnr 2011 0116 Ekonomiprognos per 2013-04-30 Bakgrund Utifrån kommunens arbete med budget ska nämnderna redovisa utfall per den 2013-04-30 samt prognos 1 för 2013. Utifrån de första fyra månadernas verksamhet visar inriktningen på en lägre personalkostnad än förväntat, trots att tjänstledighet ännu inte påbörjats för byggnadsinspektör. Orsaken till detta är bl.a. att planerad frånvaro i form av VAB och annan föräldraledighet varit något högre än förväntat. Något högre intäkter med avseende på årsavgifter för miljöfarlig verksamhet gör också att det bedöms möjligt att prognos 1 för 2013 blir så pass bra som 2 521 tkr, d.v.s. 216 tkr bättre än beslutad budget. Det åligger samtliga medarbetare på förvaltningen att göra ett kvalitetssäkert arbete, och där stor noggrannhet ska läggas vid att kostnadstäckningen för varje ärendehandläggning blir så tillfredsställande som möjligt. noterar informationen. Bilaga Utfall per den 30 april 2013 inklusive prognos 1
11 62 Ekonomiskt utfall 2013-05-31 Redovisning av utfallet 2013-05-31 enligt bilaga. noterar informationen delgiven.
12 63 Meddelanden Redovisning av meddelanden från 2013-04-05--05-10. antar redovisningen.
13 64 Dnr 2013 0143 Återrapportering av delegationsbeslut Redovisning av delegationsbeslut för perioden 2013-04-05 05-10. godkänner redovisningen av delegationsbesluten.
14 65 Dnr 2013 Kurser/konferenser/återrapportering Förvaltningschefen återrapporterar från presidiedagarna för miljö-, plan och byggnadsnämnder den 22-23 maj i Stockholm.