Sidas instruktion för bidrag till svenska civilsamhällesorganisationers informations- och kommunikationsarbete i Sverige Juni 2010
Innehåll 1. INLEDNING... 4 1.1 DEFINITIONER... 4 DEL I: MÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER... 5 2. MÅL OCH BÄRANDE PRINCIPER... 5 2.1 MÅL FÖR SVENSKT UTVECKLINGSSAMARBETE... 5 2.2 MÅL OCH PRIORITERINGAR FÖR CSO:S INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSARBETE I SVERIGE... 5 2.3. BEHÖRIGA ATT SÖKA BIDRAG TILL GENOMFÖRANDET AV STRATEGIN FÖR INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSVERKSAMHET I SVERIGE.... 6 3. BIDRAG TILL GENOMFÖRANDET AV STRATEGIN FÖR INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSVERKSAMHET I SVERIGE... 6 3.1 INFOKOM -STRATEGINS MÅL FÖR ÖKAD KUNSKAP... 6 3.2 TILLÄMPNING AV PRINCIPERNA FÖR BISTÅNDSEFFEKTIVITET... 7 DEL II: SIDAS KRAV OCH REGLER... 7 4. SAMARBETETS AKTÖRER OCH DERAS ANSVAR... 7 4.1 SYSTEM FÖR BEHÖRIGHET ATT SÖKA BIDRAG... 7 5. EGENINSATS... 8 5.1. BIDRAG FRÅN SIDA KOMBINERADE MED BIDRAG FRÅN EUROPEISKA KOMMISSIONEN... 8 6. REGLER FÖR OLIKA KOSTNADSTYPER... 9 7. BEGRÄNSNINGAR AVSEENDE VISSA KOSTNADSTYPER... 9 8. ANSÖKAN OCH RAPPORTERING... 10 8.1 RAMORGANISATIONS ANSÖKAN... 10 8.1.1 RIKTLINJER FÖR RAMORGANISATIONS ANSÖKAN OM TREÅRIGT BIDRAG... 10 8.1.2 RIKTLINJER FÖR RAMORGANISATIONS ANSÖKAN OM ETTÅRIGT BIDRAG (FÖRLÄNGNINGSÅR)... 14 8.1.3 RIKTLINJER FÖR RAMORGANISATION ELLER SVENSK CSO:S ANSÖKAN OM BIDRAG TILL EGENINSATS FÖR INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSARBETE I SVERIGE FINANSIERAT AV EUROPEISKA KOMMISSIONEN... 15 8.1.4 RIKTLINJER FÖR ANSÖKAN OM BIDRAG FÖR ÖVRIGA CSO... 16 8.2 RAMORGANISATIONS RAPPORTERING... 17 8.2.1 RIKTLINJER FÖR RAMORGANISATIONS SLUTRAPPORT FÖR TREÅRIGT BIDRAG... 17 2
8.2.2 RIKTLINJER FÖR RAMORGANISATIONS ÅRLIGA LÄGESRAPPORT UNDER FLERÅRIGT AVTAL OM RAMBIDRAG... 20 8.2.3 RIKTLINJER FÖR RAMORGANISATIONS RAPPORTERING AV ETTÅRIGT BIDRAG (FÖRLÄNGNINGSÅR) 21 8.2.4 RIKTLINJER FÖR RAMORGANISATION ELLER SVENSK CSO:S RAPPORTERING AV BIDRAG TILL EGENINSATS TILL STÖD FRÅN EUROPEISKA KOMMISSIONEN... 21 8.2.5 RIKTLINJER OCH KRAV AVSEENDE ÅRLIG FINANSIELL RAPPORTERING OCH REVISION... 22 8.2.6 RIKTLINJER RAPPORTERING OM BIDRAG FÖR ÖVRIGA CSO... 25 Bilaga 1 Förtydligande avseende bidrag från Sida kombinerade med bidrag från Europeiska Kommissionen (EC) 3
1. INLEDNING Regeringen har beslutat om Strategi för informations och kommunikationsverksamhet, inklusive genom organisationer i det civila samhället 2010-2014 (härefter InfoKom-strategin ), vilken styr den specifika verksamhet som bedrivs inom anslagsposten Informations och kommunikationsverksamhet. Styrande för anslagsposten är även regeringens Instruktion för Sida 1, regeringens årliga regleringsbrev till Sida, samt övriga av regeringen beslutade ämnesspecifika policyer inom utvecklingssamarbetet. Utgående från InfoKom -strategin reglerar denna instruktion fr.o.m. den första juli 2010 bidragsgivningen till svenska civilsamhällesorganisationer. Instruktionen består av två delar. I Del I beskrivs mål och prioriteringar inom anslagsposten samt Sidas bedömningskriterier. I Del II redogörs för de särskilda krav och regler som gäller inom anslagsposten, inklusive riktlinjer för en organisations ansökan och rapportering 2. 1.1 DEFINITIONER Det civila samhället: En arena, skild från staten, marknaden och det enskilda hushållet, skapad av enskilda människor, grupper och organisationer som agerar tillsammans för gemensamma intressen. 3 Civilsamhällesorganisation (CSO): Självstyrande organisation vilken karakteriseras av frivillighet och som i olika grad är oberoende från stat, kommun och marknad samt bedriver sin verksamhet utan vinstintresse, ofta utifrån en gemensam värdegrund. 4 Ramorganisation: Svensk CSO som enligt beslut av Sida har behörighet att ingå avtal om rambidrag inom denna anslagspost. Vidareförmedlande ramorganisation: Ramorganisation som vidareförmedlar Sidas bidrag till svensk CSO (vanligen medlemsorganisation) vilken i sin tur bedriver informations- och kommunikationsarbete i Sverige, i vissa fall i samarbete med en internationell organisation. 1 Förordning med instruktion för Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete (SFS 2007:1371). 2 Dessa krav och regler utgör en del av de avtal om rambidrag som Sida och svenska CSO ingår. 3 Se Pluralism- Policy för Sveriges stöd till det civila samhället i utvecklingsländer inom svenskt utvecklingssamarbete (UF2009/233647/UP), s. 9. 4 Ibid. 4
Program: Avser en inom anslagsposten sammanhängande del av svensk CSO:s verksamhet, som kan ha olika grader av homogenitet, men styrs genom specifika mål och vars resultat går att följa upp gentemot dessa. Ett programs avgränsning avgörs av den specifika verksamhetens egen logik. Ett program innebär vanligtvis även att det finns uppenbara förutsättningar för synergier mellan de insatser eller aktörer som ingår i programmet. Insats: Avser inom anslagsposten en enskild insats 5 som utformats för att uppnå vissa mål med fastställda resurser och genomförandeplaner. Inom ett program utgör insatser således en tydligt avgränsad delnivå. DEL I: MÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER 2. MÅL OCH BÄRANDE PRINCIPER 2.1 Mål för svenskt utvecklingssamarbete Det övergripande målet för allt svenskt utvecklingssamarbete är att bidra till att skapa förutsättningar för fattiga människor att förbättra sina levnadsvillkor. Sida definierar fattigdom som ett tillstånd där människor är berövade möjligheten att bestämma över sitt eget liv och sin framtid. Brist på makt, säkerhet och möjligheter utgör fattigdomens kärna. Fattigdomen är dynamisk, flerdimensionell och kontextspecifik. Allt svenskt utvecklingssamarbete ska utgå ifrån fattiga kvinnors, mäns, flickors och pojkars behov och intressen. Det svenska utvecklingssamarbetet ska även präglas av ett rättighetsperspektiv, vilket utgår från FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna och innebär att fyra principer ska tillämpas i utvecklingssamarbetet: icke-diskriminering, deltagande, öppenhet och insyn, samt ansvarstagande och utkrävande. 2.2 MÅL OCH PRIORITERINGAR FÖR CSO:S INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSARBETE I SVERIGE. Det övergripande målet, preciserat i InfoKom -strategin, 2010-2014, är att den svenska allmänheten har god kunskap om situationen i utvecklingsländer, svenskt bistånd och dess resultat samt frågor som rör utvecklingens drivkrafter i utvecklingsländer. Insatserna inom ramen för denna strategi genomförs av såväl Sida som aktörer i det civila samhället. Informations- och kommunikations- 5 Exempelvis ett program eller projekt, stöd till genomförandet av verksamhetsplan eller motsvarande. 5
verksamheten ska ge en bred och nyanserad bild av svenskt bistånd och dess resultat. Verksamheten ska belysa utvecklingens drivkrafter. Exempel på sådana drivkrafter kan vara bistånd, ekonomisk tillväxt, demokratisering samt effekter av global handel och miljöpåverkan. Möjligheter och svårigheter vad gäller biståndet ska särskilt belysas. Förutsättningar för fattiga människors möjligheter att förbättra sina levnadsvillkor förändras när informations- och kommunikationsverksamhet leder till engagemang och agerande. En vägledande princip för verksamheten är att låta människor från utvecklingsländer komma till tals i informations- och kommunikationsarbetet. Politiken för global utveckling bygger på att den enskilda människan i utvecklingsländer är en aktör med egen drivkraft. 2.3. BEHÖRIGA ATT SÖKA BIDRAG TILL GENOMFÖRANDET AV STRATEGIN FÖR INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSVERKSAMHET I SVERIGE. Ramorganisation och svensk CSO, utan tillhörighet till ramorganisation, som; - enskilt eller i samverkan har kapacitet att bedriva kvalitativt informationsoch kommunikationsverksamhet i Sverige om utvecklingssamarbete och/eller utvecklingsfrågor. bedriver planerad informations- och kommunikationsverksamhet är en aktör som arbetar med utvecklingsfrågor (antingen med eller utan ett eget utvecklingssamarbete). 3. BIDRAG TILL GENOMFÖRANDET AV STRATEGIN FÖR INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSVERKSAMHET I SVERIGE Oavsett inriktning på organisationens informations- och kommunikationsarbete, vägleds Sidas bedömning av hur program och insatser bidrar till genomförandet av InfoKom-strategin. Nedan redogörs för InfoKom-strategins mål, samt andra huvudsakliga prioriteringar som Sida gör i bidragsgivningen. 3.1 INFOKOM -STRATEGINS MÅL FÖR ÖKAD KUNSKAP Målet innebär att Sida i sin bedömning och uppföljning fokuserar på i vilken utsträckning stödet bidrar till att den svenska allmänheten har god kunskap om situationen i utvecklingsländer, svenskt bistånd och dess resultat, samt om frågor som rör utvecklingens drivkrafter. Sida ser att myndigheten och CSO ska bedriva ett informations- och kommunikationsarbete som kompletterar varandra. Sida tar i första hand ansvar för information om svenskt bistånd och dess resultat. De svenska organisationernas styrka ligger i att kommunicera kring situationen i utvecklingsländerna samt frågor som rör utvecklingens drivkrafter. 6
Program och insatser med bidrag från anslagsposten ska ha en inriktning som innebär att de bidrar till måluppfyllelsen av InfoKom-strategin. 3.2 TILLÄMPNING AV PRINCIPERNA FÖR BISTÅNDSEFFEKTIVITET - CSO ska när det så är relevant i sina kommunikationsinsatser lyfta fram att varje land driver sin egen utveckling, och tydliggöra civila samhällets roll som röstbärare i arbetet för att främja biståndseffektivitet. - CSO ska låta människor från samarbetsländerna komma till tals i informations- och kommunikationsarbetet, där de får möjlighet att själva beskriva hur de agerar för en förändring och hur de lyckas förändra sina levnadsvillkor. - Samarbete mellan fler aktörer inom det civila samhället i Sverige uppmuntras, och kan lyftas fram av ansvarig CSO som avser bli avtalspart med Sida. Dessa samarbeten kan bestå av allt från mer formell samverkan till koordinering inom lösa nätverk. DEL II: SIDAS KRAV OCH REGLER 4. SAMARBETETS AKTÖRER OCH DERAS ANSVAR Grundläggande förutsättningar för allt stöd inom anslagsposten är att informations- och kommunikationsarbetet är avgränsat till Sverige och att det genomförs av svenska CSO. Vid EU-bidrag kan undantag medgivas. En självklar förutsättning är att samarbetets parter arbetar för en samhällsutveckling på demokratisk grund samt utgår från alla människors lika värde och rättigheter såsom uttryckt i FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna. Sidas stöd till svenska CSO utgör ett statligt bidrag till verksamhet inom de givna ramar som anges i InfoKom-strategin, men sker på organisationernas eget initiativ och ansvar. 4.1 SYSTEM FÖR BEHÖRIGHET ATT SÖKA BIDRAG Systemet med ramorganisationer och avtal om rambidrag inom Sidas stöd till svenska CSO gäller även denna anslagspost. Detta innebär att CSO som idag ansöker och rapporterar via vidareförmedlande ramorganisation ska göra det även för detta bidrag. Ramorganisation ansvarar för att stödet från Sida används i enlighet med de krav och villkor som stipuleras i denna instruktion samt i ingångna avtal, och att dessa krav och villkor efterlevs i efterföljande led. För CSO som ej tidigare har uppburit bidrag för informations- och kommunikationsverksamhet ska först och främst söka medel utifrån ramtillhörighet. Vid avsaknad av sådan tillhörighet kan ansökan om bidrag skickas direkt till Sida,där då också organisationens behörighet att söka bidrag prövas. Dessa organisationer kan bara söka bidrag från ett håll och kommer normalt att vid nästa ansökningstillfälle hänvisas till en 7
ramorganisation. Följande krav och kriterier ska vara uppfyllda: 1. Vara en CSO i enlighet med definitionen i regeringens Policy för stöd till det civila samhället i utvecklingsländer inom svenskt utvecklingssamarbete (2009) 2. Vara registrerad och ha säte i Sverige 6 3. Ha fullgjort tidigare redovisningsåtagande av eventuella tidigare bidrag från Sida 4. Ha kapacitet och kompetens att genomföra kommunikationsverksamhet i enlighet med målsättningarna i strategin samt har personella resurser avdelade för denna verksamhet. 5. Ha kapacitet för styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Beslut om behörighet att söka bidrag fattas av Sida genom en bedömning mot fastställda kriterier. 5. EGENINSATS Svensk CSO som får bidrag från denna anslagspost för sitt informationsoch kommunikationsarbete i Sverige ska för närvarande finansiera minst 10% av budgeten för beviljat bidrag för program eller insatser med egna medel. Sidas bidrag för informations- och kommunikationsverksamhet i Sverige, eller den del av budgeten som utgörs av egeninsats, får ej användas för att finansiera funktioner som är att betrakta som CSO:s egna kärnfunktioner. Med detta avses exempelvis allmän profilering av organisationen och dess varumärke, basinformation om CSO såsom årsberättelser och årsredovisningar, förvaltning och löpande drift av hemsida, medlemstidningar eller motsvarande. Ej heller till insamlingsverksamhet eller för medlemsvärvning. Miniminivån på egeninsats fastställs av regeringen. 7 5.1. BIDRAG FRÅN SIDA KOMBINERADE MED BIDRAG FRÅN EUROPEISKA KOMMISSIONEN Sida kan ge bidrag till egeninsatsen till ramorganisation eller svensk CSO utan tillhörighet till ramorganisation, som av Europeiska Kommissionen erhåller finansiering för informations- och kommunikationsinsatser. Sidas avtalspart är i dessa fall den svenska organisationen. Sida utgår i sin bedömning från Europeiska Kommissionens bedömning samt ansöknings- och rapporteringsformat. 6 Stiftelse ska i enlighet med stiftelselagen 1994:1 220 11 kap, bl.a. vara registrerad hos Länsstyrelsen, ha stadgar som tillåter insyn och vara bokföringsskyldig enligt bokföringslagen. 7 I normalfallet inom av regeringen beslutad strategi för anslagsposten. 8
Då organisationen från Europeiska Kommissionen fått besked att till dem inkomma med en fullständig ansökan så ska Sida informeras. Detta för att öka möjligheterna att i ett så tidigt skede som möjligt kunna säkerställa en eventuell finansiering av egeninsatsen. Stöd från Sida kan ej garanteras utan sker i mån av finansiellt utrymme för de aktuella budgetåren. 6. REGLER FÖR OLIKA KOSTNADSTYPER Ramorganisation och svensk CSO, som söker direkt från Sida, ansvarar för att säkerställa att dess informations- och kommunikationsarbete, inklusive administration är kostnadseffektiv. Sida bedömer varje organisations kapacitet att säkerställa detta. Ramorganisationen och svensk CSO, som söker direkt från Sida, ska ha regler och beräkningsunderlag för hur dess olika typer av kostnader klassificeras. Nedan presenteras Sidas regler avseende finansiering av olika kostnadstyper. 1. Verksamhetskostnader En kostnad som är direkt relaterad till informationsprogrammet eller insatsen är att klassificera som en verksamhetskostnad. Även kostnader för revision av insatser ingår här. 2. Administrationskostnader Administrationskostnader är kostnader som uppstår för att hantera bidraget från Sida, t.ex. kostnader för att ta fram ansökan och rapportering, löpande uppföljning samt årlig revision av det totala bidraget från Sida. För dessa administrationskostnader beviljar Sida ett bidrag i form av en schablon om 8 % inkluderat i det totala Sidabidraget till organisationen. Vidareförmedlande ramorganisation ska till Sida ange hur stor andel av administrationsbidraget som vidareförmedlas till dess svenska medlemsorganisationer eller motsvarande. Administrationsbidraget är befriat från egeninsats. 3. Vidareförmedlingskostnader Vidareförmedlande ramorganisationer kan söka bidrag till full kostnadstäckning för de faktiska kostnader som är direkt kopplade till vidareförmedlingen av bidrag. Inget administrationsbidrag utgår för kostnader för vidareförmedling. För den vidareförmedlande ramorganisationens eventuella egna verksamhet definieras och beräknas administrationsbidraget enligt punkt 1-2 ovan. 7. BEGRÄNSNINGAR AVSEENDE VISSA KOSTNADSTYPER Generellt gäller att kostnader som bidrar till verksamhetens genomförande kan finansieras med Sidas bidrag. Inom nedanstående områden finns emellertid vissa begränsningar. 9
Vid produktion av informationsmaterial och vid kommunikationsaktiviteter som finansieras helt eller delvis med Sida-bidrag ska följande text införas: [Projektets namn/produktionen] sker med stöd från Sida. Sida har ej deltagit i produktionen och ansvaret för innehållet är utgivarens. Sidas logotyp får inte förekomma på publikationer som inte är utgivna av Sida. Följande aktiviteter ska motiveras särskilt vad gäller aktiviteternas betydelse för uppfyllelsen av insatsens övergripande kommunikationsmål: större materialproduktioner kapitalkrävande utrustning resor/reseprogram 8. ANSÖKAN OCH RAPPORTERING Sidas riktlinjer nedan anger vilka komponenter ansökan och rapportering från ramorganisation ska innehålla. Ramorganisation använder sig sedan av ett format som den finner passande. I kap 8.1.4 och 8.2.6 anges riktlinjer för ansökan och rapportering vad gäller CSO som för närvarande ej får bidrag genom någon ramorganisation utan söker direkt från Sida. 8.1 RAMORGANISATIONS ANSÖKAN Sidas beslut om bidrag omfattar den övergripande nivån och programnivån eller motsvarande. Ramorganisationens övergripande budget utformas i enlighet med dess interna budgetrutiner. 8.1.1 Riktlinjer för ramorganisations ansökan om treårigt bidrag I. Interna förändringsprocesser och policyer Kort redogörelse för pågående eller planerade genomgripande interna förändringsprocesser avseende organisation, inriktning och policy, med fokus på förväntade resultat av dessa. Referenser till externa utvärderingar eller granskningar 8 av ramorganisationen genomförda av Sida/CIVSAM under förutvarande avtalsperiod kan med fördel inkluderas. En uppdaterad lista med ramorganisationens policyer 9 kan bifogas. Ansökan från vidareförmedlande ramorganisation ska dessutom innehålla övergripande information enligt ovan avseende de svenska CSO eller motsvarande 10 med vilka den har avtal om bidrag, där även aktuella kapacitetsbedömningar av svenska CSO kan inkluderas. 8 T.ex. Systemrevision eller Kapacitetsstudie. 9 Exempelvis genom hänvisningar till webbplats. 10 T.ex. internationella organisationer 10
II. Informations- och kommunikationsarbete i Sverige Övergripande nivå 1) Resultatmodell samt system för planering och genomförande, inklusive uppföljning, riskhantering och utvärdering Presentation och förklaring av ramorganisationens resultatmodell 11 med fokus på programnivån där så är tillämpligt. Referenser till lärdomar och förändringar i relation till tidigare avtalsperiod avseende mål och inriktning bör inkluderas. En sammanställning av uppsatta mål, förväntade resultat och mätbara indikatorer ska även biläggas ansökan i form av matris eller motsvarande. Redogörelse för hur ramorganisationen ämnar kvalitetssäkra arbetet utifrån uppsatta mål, genom en utförlig beskrivning av ramorganisationens system för planering och genomförande, inklusive uppföljning, riskhantering och utvärdering. Detta ska inbegripa information om hur ramorganisationen resultatstyr sitt informations- och kommunikationsarbete i Sverige. Ramorganisationens kommunikationsplan som ska biläggas ansökan. För vidareförmedlande ramorganisation ska det framgå vilka kriterier som använts för urval av insatser utifrån uppsatta mål samt hur ramorganisationen planerar att följa upp dessa prioriteringar under perioden. 2) Samarbetsformer och strategier Med utgångspunkt från sin kommunikationsstrategi ska ramorganisationen inkomma med en redogörelse för i vilka former informations- och kommunikationsarbete i Sverige sker. Likaså utgående från det civila samhällets olika roller tydliggöra vilka huvudsakliga strategier som tillämpas för att uppnå de uppsatta målen. Redogörelsen bör inbegripa referenser till hur erfarenheter och lärdomar från tidigare avtalsperiod påverkat metoder, strategier och/eller arbetssätt. Redogörelsen ska om möjligt även innehålla referenser till övrigt informations- och kommunikationsarbete i Sverige inom ramorganisationens prioriterade områden. 11 Avser här en förklarande redogörelse för verksamhetslogiken, d.v.s. hur uppsatta mål ska uppnås, vilket inkluderar förmodade orsakssamband (t.ex. analys av samband i en resultatkedja) och antaganden om risker. Motsvarande term på engelska results framework. 11
För vidareförmedlande ramorganisation ska roll- och ansvarsfördelning mellan denna och bidragsmottagande svensk CSO eller motsvarande framgå. 3) Samverkan och samordning Redogörelse för nuvarande situation och planerade initiativ under kommande treårsperiod avseende tillämpning av ökad samordning och samverkan med olika aktörer som får bidrag genom denna anslagspost. För vidareförmedlande ramorganisationer krävs en redogörelse för hur bidragen baseras på CSO:s egna prioriteringar. Likaså att planerad kapacitetsutveckling bygger på CSO:s egna identifierade kapacitetsutvecklingsbehov, samt hur ramorganisationen arbetar med att säkerställa att avtalsperioderna ger CSO rimliga möjligheter till strategisk planering. 4) Budget Redogörelse för den totala budgeten samt en sammanställning av denna i tabellform 12. Sammanställningen ska innehålla följande delar: Intäkter - Bidrag från anslagsposten - Egeninsats - Övriga budgeterade intäkter från Sida avseende verksamhet som finansieras via anslagsposten (i förekommande fall) - Övriga budgeterade intäkter avseende verksamhet som finansieras via anslagsposten (i förekommande fall) Kostnader - Verksamhetskostnader hos internationell samarbetspart (i förekommande fall) - Verksamhetskostnader hos svensk CSO (i förekommande fall) - Verksamhetskostnader hos ramorganisation - Administrationskostnader - Vidareförmedlingskostnader (i förekommande fall) Ramorganisation ska, där så är tillämpligt, dessutom inkomma med information om intäkter från Sida:s andra anslagsposter avseende verksamhet som är särskiljd från den verksamhet för vilken man söker bidrag från denna anslagspost. Programnivå 5) Presentation av program 13 12 För klassificering av kostnader se Kap. 6. 13 Ramorganisation vars informations- och kommunikationsarbete i Sverige inte sker i programform enligt Sidas definition, se Kap. 1.1, bör stämma av med Sida om lämplig 12
Oavsett disposition, ska informationen om varje program presenteras separat och innefatta följande komponenter: Integrerad analys av situationen inom programmets räckvidd samt redogörelse för primär målgrupp, ev. geografisk avgränsning och andra aktörer med relevans för måluppfyllelsen. Utvecklingsmål och programmål/förväntade resultat på effektnivå 14, samt indikatorer för måluppfyllelse som utgår ifrån nuvarande situation 15. Vid vidareförmedling anges svenska CSO, samt hur bakomliggande organisationsbedömning av dessa har genomförts. Analys av identifierade risker och planerad hantering av dessa. Bärkraftighet inklusive planer för utfasning av finansiellt stöd. Situation och eventuella planerade förändringar inom programmet avseende samordning och samverkan. Vid större materialproduktioner, inköp av kapitalkrävande utrustning och omfattande reseprogram så ska detta motiveras särskilt vad gäller deras betydelse för uppfyllelsen av programmets övergripande kommunikationsmål. Budget, vilken som minimum ska inbegripa: Intäkter - Bidrag från anslagsposten - Övriga budgeterade intäkter från Sida avseende verksamhet som finansieras via anslagsposten (i förekommande fall) - Övriga budgeterade intäkter avseende verksamhet som finansieras via anslagsposten (i förekommande fall) Kostnader - Verksamhetskostnader hos internationell samarbetspart (i förekommande fall) - Verksamhetskostnader hos svensk CSO (i förekommande fall) - Verksamhetskostnader hos ramorganisation - Administrationskostnader fördelning i sin ansökan mellan information på olika nivåer (tematiskt område eller motsvarande respektive insatsnivå) avseende mål/förväntade resultat och riskanalys. 14 Eng. outcome. 15 Eng. baseline. 13
Vidareförmedlande ramorganisation ska utöver ovan i listform presentera planerad budget per program samt per bidragsmottagande svensk CSO. Sida ska även på begäran kunna erhålla information om beslutsunderlag för varje föreslaget bidrag samt dokumenterad bedömning av bidragsmottagande organisations kapacitet. Insatsnivå 6) Presentation av insatser De insatser (projekt eller andra former av stöd) som ingår i ett program ska presenteras i listform och biläggas ansökan. Presentationen av varje insats ska som minimum innehålla budget. Sida ska även på begäran kunna erhålla information på insatsnivå avseende mål/förväntade resultat och indikatorer för måluppfyllelse, riskanalys, eventuellt finansiellt stöd från andra givare samt detaljerad budget. För vidareförmedlande organisationer så ska på begäran även biläggas analys av samarbetspartners kapacitet/organisationsbedömning. I det fall ramorganisationen inte bedriver sitt informations- och kommunikationsarbete i program enligt Sidas definition 16, ska utöver vad som anges ovan information om mål/förväntade resultat samt sammanfattad riskanalys per insats ingå i ansökan till Sida. 8.1.2 Riktlinjer för ramorganisations ansökan om ettårigt bidrag (förlängningsår) Inför det s.k. förlängningsåret ska ramorganisation inkomma med ansökan om ettårigt bidrag, vilken i normalfallet ska utgå från den ursprungliga ansökan om treårigt bidrag, med fokus på förändringar och avvikelser i relation till denna. I. Interna förändringsprocesser och policyer Kortfattad lägesrapport avseende pågående interna förändringsprocesser samt framtagande och/eller implementering av policyer. II. Informations- och kommunikationsarbete i Sverige Redogörelse för planerade betydande förändringar i ramorganisationens sammantagna informations- och kommunikationsarbete i Sverige (t.ex. utfasning av program, ändrade mål och inriktning). Redogörelse för planerade förändringar inom pågående program eller motsvarande, samt vid behov även för nya program. 16 Se Kap. 1.1. 14
Reviderad budget och vid behov reviderad resultatmodell i förhållande till tidigare ansökan om treårigt bidrag. Vidareförmedlande ramorganisation ska även inkomma med: - Redogörelse för betydande planerade förändringar inom bidragsgivningen (t.ex. fleråriga programbidrag, nya medlemsorganisationer eller motsvarande). - Förslag till bidragsfördelning i form av listor per medlemsorganisation eller motsvarande. Sida ska även på begäran kunna erhålla information om beslutsunderlag för varje föreslaget bidrag. 8.1.3 Riktlinjer för ramorganisation eller svensk CSO:s ansökan om bidrag till egeninsats för informations- och kommunikationsarbete i Sverige finansierat av Europeiska Kommissionen Vid ansökan om bidrag till egeninsats för informations- och kommunikationsarbete i Sverige finansierat av Europeiska Kommissionen ska organisationen inkomma med ett kortfattat underlag till Sida. Underlaget ska som minimum inkludera följande delar: Insatsidentitet (titel) samt vilket program från vilket medel beviljats från Europeiska Kommissionen. Insatsens mål och förväntade resultat Presentation av målgrupper, samarbetsformer och samarbetspartner (svenska och övriga). Redogörelse för insatsens finansiella upplägg (t.ex. olika partners bidrag) och den roll som svensk CSO har i insatsen (exempelvis s.k. lead eller junior partner). Tidplan och budget samt ansökt belopp från Sida i SEK. Budget skall tydliggöra ramorganisationens eller svensk CSO:s kostnader samt, i förekommande fall, del av gemensamma kostnader. Underlag som styrker att medel beviljas från Europeiska Kommissionen. Ramorganisationen har att rekvirera de underlag från medlemsorganisationen eller motsvarande i det fall det är en denna organisation som beviljas stöd av Europeiska Kommissionen. 15
8.1.4 Riktlinjer för ansökan om bidrag för övriga CSO Dessa riktlinjer gäller de CSO som ej har Sida-bidrag genom någon ramorganisation. CSO som organisation Beskriv Mål, verksamhetsinriktning, resurser och kompetens (ev. sammanfattas i en kommunikationsplan) Förändringsteori och kommunikationsstrategi (vilka förändringar man vill bidra till, vilka värden de är baserade på och strategier för hur förändringarna ska genomföras) Former för samarbete med andra organisationer kring sin informations- och kommunikationsverksamhet i Sverige om utvecklingssamarbete och/eller utvecklingsfrågor. Aktörsroll, komparativa fördelar och centrala budskap kring olika utvecklingsfrågor i sin informations- och kommunikationsverksamhet i Sverige System för planering och kontinuerlig uppföljning och hur andra aktörers deltagande säkerställs. Hur erfarenheter och lärdomar tas tillvara ska påvisas. Presentation av insatser (program alternativt projekt) Oavsett disposition, ska informationen om varje insats presenteras separat och innefatta följande komponenter: Integrerad analys av situationen inom insatsens räckvidd samt redogörelse för primär målgrupp, ev. geografisk avgränsning och andra aktörer med relevans för måluppfyllelsen. Insatsmål och förväntade resultat på effektnivå 17, samt indikatorer för måluppfyllelse som utgår ifrån nuvarande situation 18. Analys av identifierade risker och planerad hantering av dessa. Bärkraftighet inklusive planer för utfasning av finansiellt stöd. 17 Eng. outcome. 18 Eng. baseline. 16
Nuvarande situation och eventuella planerade förändringar inom insatsen avseende samordning och samverkan med olika aktörer som får bidrag genom anslagsposten. Vid större materialproduktioner, inköp av kapitalkrävande utrustning och omfattande reseprogram så ska detta motiveras särskilt vad gäller deras betydelse för uppfyllelsen av insatsens övergripande kommunikationsmål. Budget, vilken som minimum ska inbegripa: Intäkter - Bidrag från anslagsposten - Övriga budgeterade intäkter från Sida avseende verksamhet som finansieras via anslagsposten (i förekommande fall) - Övriga budgeterade intäkter avseende verksamhet som finansieras via anslagsposten (i förekommande fall) Kostnader - Verksamhetskostnader hos internationell samarbetspart (i förekommande fall) - Verksamhetskostnader hos svensk CSO - Administrationskostnader Sida ska även på begäran kunna erhålla information på insatsnivå eventuellt finansiellt stöd från andra givare samt detaljerad budget. 8.2 RAMORGANISATIONS RAPPORTERING Generellt gäller att ramorganisations rapportering ska relatera till av Sida godkänd ansökan och budget för perioden. 8.2.1 Riktlinjer för ramorganisations slutrapport för treårigt bidrag Riktlinjerna nedan avser slutrapportering avseende informations- och kommunikationsarbetets innehåll med fokus på resultat. Finansiell rapportering och revision sker däremot årligen 19. I. Interna förändringsprocesser och policyer Redogörelse för genomförda genomgripande interna förändringsprocesser avseende organisation, inriktning och policy, inklusive huruvida de förväntade resultaten av dessa uppnåddes. Referenser till externa utvärderingar eller granskningar 20 av ramorganisationen genomförda av Sida/CIVSAM under perioden kan med fördel inkluderas. 19 Se Kap 8.2.5. 20 T.ex. Systemrevision eller Kapacitetsstudie. 17