First Office Redovisning Ekonomisystem fšr Macintosh och Windows 1998 Baltic Business Software, Stockholm, Sweden Att helt eller delvis mœngfaldiggšra innehœllet i handboken eller programmet utan skriftligt medgivande frœn Baltic Business Software AB Šr ett brott mot lagen om upphovsrštt. Fšrbudet gšller alla former av mœngfaldigande eller kopierande till andra media. 1998-01-09
Fšrord Fšrst av allt vill vi gratulera dig till ditt val av programvara och všlkomna dig som kund hos Baltic Business Software AB. Vi har god tradition pœ egenutvecklade administrativa program, allt sedan 1988. Vi tillhandahœller Šven support-avtal och utbildning med egen personal. Alla vœra programvaror finns bœde fšr Macintosh och Windows operativsystem och ser likadana ut fšr bšgge plattformarna. VŒr tanke med FirstOffice Redovisning Šr att du med endast grunderna i bokfšring i bakfickan ska kunna skšta sœ gott som all redovisning sjšlv. I FirstOffice Redovisning kan du arbeta med redovisning och ta fram de rapporter som Šr nšdvšndiga fšr att ha kontroll šver ditt fšretag, sœsom grundbok, huvudbok mm. Den stšrsta skillnaden jšmfšrt med vœra andra programvaror; i produktserien Hansa, Šr enkelheten. I FirstOffice Redovisning finns inget modulsystem, du kommer rakt in i programmet och kan bšrja arbeta pœ en gœng. Om ditt fšretag sedan všxer škar kanske ocksœ ditt behov av olika slags funktioner och rapporter. Det kanske uppstœr behov av order- och/eller lagerhantering eller andra funktionaliteter. I sœdana fall kan du se šver vœrt švriga sortiment av integrerade programvaror. Vi har ett sortiment att všxa i! Den hšr boken beskriver hur du arbetar med din administration i FirstOffice Redovisning och har fšljande uppstšllning: Kapitlet Inledning behandlar tillvšgagœngssštt vid installation, hur du fšrbereder det lšpande arbetet, šversiktlig information om programvarans innehœll samt beskrivning av arbetsytan. Att driva eget fšretag handlar om fšretagande i allmšnhet, lite grand om olika regelverk man har att ta hšnsyn till vad gšller bokfšring mm. Fšrord 3
I Referensdelen beskrivs programmets funktioner; de olika registren, hur du definierar de olika instšllningarna, de rapporter som finns och hur du anvšnder dessa. Efter Referensdelen finns slutligen ett Sakregister dšr du snabbt kan leta i innehœllet i bokstavsordning. n en gœng: VŠlkomna! Nu kšr vi! Fšrord 4
InnehŒll Fšrord...3 InnehŒll...5 Inledning...9 Fšr vilka Šr programmet avsett...9 NŠr bšr man installera programmet...10 Att bšrja arbeta med FirstOffice Redovisning...10 Komma igœng med Macintosh...11 Systemkrav...11 Installation...11 Skapa databas...14 Import...15 Komma igœng med Windows...16 Systemkrav...16 Installation...16 Kommandot Installera...17 LŠs mig...18 Kommandot Avsluta...18 Efter installationen...18 Skapa databas...19 Basfšnstret...21 Menyraden...22 Arkiv-menyn...23 Databas...23 InstŠllningar...24 Exporter...25 Import...26 Skriv ut...28 Rapporter...28 Avsluta...30 Redigera-menyn...30 ngra...30 InnehŒll 5
Klipp ut...31 Kopiera...31 Klistra in...31 Ta bort...32 Markera allt...32 Markera rad...32 Klistra In Special...32 Post-menyn...34 NŠsta...34 Fšrra...35 OK...35 Avbryt...35 Ny post...35 Kopia...35 Makulera...36 Register-menyn...36 Special-menyn...36 Knappraden...37 Boken...37 Postfšnster...37 versiktslista...37 Rapporter...37 Knapparna...38 Skrivaren...38 Fšretagsrutan...39 Arkiv...39 Register...40 NšdvŠndiga fšrberedelser...40 Att driva eget fšretag... 4 1 Administrationens interna och externa dokument...41 Verifikat...41 Kundfakturor...42 Leverantšrsfakturor...42 Lšnekostnader...42 LŒn...43 Kontoutdrag...43 De olika intressenterna i ett fšretag...43 Praktisk anvšndning av redovisningen...43 Kapitalanskaffning...44 Uppbšrdsdeklarationer...44 Momsdeklaration...44 InnehŒll 6
Bokslut och Œrsredovisning...44 Handlingar som ska finnas...45 Huvudbok...45 Grundbok...45 BalansrŠkning...45 ResultatrŠkning...46 Systemdokumentation...46 Kontoplanen...46 Det fšrsta verifikatet...46 Verifikaten i ett nytt fšretag...46 Om du byter frœn ett annat redovisningssystem...48 Skriva ut rapporter...48 rsskifte...50 Momsredovisning...50 Skriva ut en momsrapport...50 Momsredovisningens verifikat...51 SŠkerhetskopiering...52 terstšlla sškerhetskopia...53 Om du ŒterstŠller data frœn en sškerhetskopia...55 Referensdel... 5 6 InstŠllningar...56 Automatkonteringar...57 Skapa en ny automatkontering...58 Skapa en ny automatkontering med utgœngspunkt frœn en befintlig...61 Granska eller Šndra automatkonteringar...62 Radera en automatkontering...62 Databasnyckel...62 Datum och nummer...64 Fšretagsdata...65 IngŒende saldon...66 Konvertering-Master...68 Konvertering-Konton...68 Momskoder...71 Personer...72 RŠkenskapsŒr...74 Register...75 Konton...75 ndra eller lšgga till konto...75 InnehŒll 7
Ta bort konto...78 Verifikat...79 Granska verifikat...80 Skriva in ett nytt verifikat...82 RŠtta ett verifikat...84 Menyn Special fšr verifikat...87 Balansera verifikat...87 Byt debet & kredit...87 ndringsmarkering...87 Korrektionsmarkering...88 Rapporter...88 Menyn Special fšr rapporter...90 BalansrŠkning...90 Definiera balansrškning...91 LŠgga in en ny rad i balansrškningen...94 Ta bort en rad ur balansrškningen...95 Skriva ut en balansrškning...95 Grundbok...96 Huvudbok...97 Korrektionslista...99 Momsrapport...99 Definiera en momsrapport... 100 Skriva ut en momsrapport... 100 ResultatrŠkning... 101 RŒbalans... 103 Systemdokumentation... 104 Exporter... 104 Textbackup... 106 MŒnadssaldon... 107 RŒbalans... 108 SIE-export... 109 Sakregister...111 InnehŒll 8
Inledning Den hšr boken handlar om hur du arbetar med FirstOffice Redovisning. Programmet finns bœde fšr Macintosh och fšr Windows operativsystem. Arbetsytan/skrivbordet ser likadant ut fšr bœda plattformarna och beskrivs utfšrligt nedan. Installationsfšrfarandet skiljer sig dock nœgot Œt p g a olikheterna hos datorernas operativsystem. DŠrfšr finns det i Inledningen tvœ avsnitt som behandlar installation och skapande av ny databas mm, ett fšr Macintosh-anvŠndare och ett fšr Windows-anvŠndare. De bilder i boken som anvšnds fšr att beskriva programmet, s k "skšrmdumpar" Šr tagna frœn Windows-tillŠmpningen. Fšr vilka Šr programmet avsett FirstOffice Redovisning Šr framtaget fšr dig som Šr nybšrjare vad gšller bokfšring, fšretagande och datorer. FrŠmst Šr det smœ och/eller nystartade fšretag som vi všnder oss till med den hšr produkten. Bedriver du handel med andra EU-lŠnder som šverstiger 100 000 ECU (1995 ca 900 000 kronor) bšr du švervšga en av vœra stšrre produkter istšllet. Om du handlar med EU i en mindre omfatting, men tror att du kommer expandera pœ den marknaden, klarar du dig med FirstOffice Redovisning. Du kan dœ med tiden byta till nœgon av vœra stšrre produkter dšr rapporteringen Šr fullt utbyggd, men ŠndŒ arbeta i en všlkšnd bokfšringsmiljš. Som sagt; vi erbjuder en kostym att všxa i! De mest grundlšggande kunskaperna i bokfšring och om din dators operativsystem bšr du naturligtvis helst ha. Du ska kunna anvšnda FirstOffice Redovisning med lštthet om du vet hur debiteringar och krediteringar av konton fungerar. Du bšr ocksœ kšnna till hur man arbetar med olika kontoklasser. Inledning 9
NŠr bšr man installera programmet Det Šr en utbredd missuppfattning att man bšr všnta till ett Œrsskifte innan man švergœr till ett nytt redovisningssystem. I sjšlva verket Šr det ofta bšttre att byta system mitt under ett rškenskapsœr. DŒ kan du mata in alla uppgifter frœn Œrets bšrjan i systemet och kontrollera utfallet mot den gamla redovisningen. Proceduren lšmpar sig fšr smœ och medelstora fšretag. Metoden motsvarar den parallellkšrning som rekommenderas vid systembyten pœ stora fšretag. Att bšrja arbeta med FirstOffice Redovisning Under den hšr rubriken gœr vi igenom hur du bšr dig Œt fšr att installera programmet pœ din hœrddisk. Vi gœr ocksœ igenom hur du šppnar programmet samt hur du skapar en ny databas. Databasen Šr det stšlle dšr all information som du fšrser programmet med lagras, enkelt uttryckt anger programmet, via sina fšrdefinierade fšlt, hur du ska skriva in information. Sedan styr programmet ner den information du matar in pœ rštt stšlle i databasen och hšmtar sedan fram rštt uppgifter nšr du t ex vill ta fram en rapport. Det Šr alltsœ inte i programmet dina verifikat lagras, utan i den databas du skapat. Inledning 10
Det hšr Šr programsymbolen fšr FirstOffice Redovisning. Den kan ocksœ ha formen av en etta pœ mšrk bakgrund. NŠr du klickar pœ symbolen šppnas programmet. Den hšr symbolen betyder att filen Šr en databas. I Windows kan du inte se symbolen, utan filen šppnas nšr du har klickat pœ alternativet Databas i arkivmenyn. Komma igœng med Macintosh Systemkrav Den hšr symbolen indikerar att filen Šr nœgot slags export frœn programmet. Till exempel ser dina textbackup-filer ut sœ hšr. Precis som fšr databasen (ovan) kan du i Windows inte se symbolen i programhanteraren. Du šppnar och lšser in filen i programmet genom att všlja alternativet Import i arkivmenyn. Fšr FirstOffice Redovisning behšver du en Macintosh med minst 2 Mb ledigt internminne och en hœrddisk fšr programmet samt datafiler. Vad gšller operativsystemet kršver FirstOffice Redovisning System 7.0 eller senare. Installation FirstOffice Redovisning levereras pœ en diskett i komprimerad form. Innan du kan anvšnda programmet mœste du fšra šver det frœn disketten till din hœrddisk och dšrefter packa upp de filer som komprimerats. Gšr sœ hšr: Starta din Macintosh. Kontrollera att du har minst 4 MB ledigt utrymme pœ hœrddisken. Normalt visas det lediga utrymmet i švre hšgra hšrnet av arkivfšnstret i Findern. Om det inte syns nœgot i din dator, fšreslœr vi att du Inledning 11
avbryter installationen hšr, och tar fram din Macintosh-handbok, dšr du kan lšsa om de olika instšllningar och funktioner som finns tillgšngliga. SŠtt in disketten. En symbol liknande den nedan visas. Dubbelklicka pœ FirstOffice. Fšljande dialogfšnster visas: Tryck pœ knappen Continue eller Enter. Klicka pœ knappen Skrivbord. DŒ visas de skivenheter som din dator Šr utrustad med, vanligtvis en hœrddisk och en diskett. VŠlj hœrddisken genom att klicka pœ namnet. NŠr du všljer att spara kommer programmet att packas Inledning 12
upp i en mapp med det namn som anges i fšltet ÒInstall software asó. Om du vill att mappen ska ha ett annat namn kan det Šndras innan du sparar. Tryck pœ knappen Spara fšr att bšrja uppackningen. DŒ visas fšljande meddelande som visar hur uppackningen fortskrider. NŠr uppackningen Šr avslutad har mappen FirstOffice Redovisning ett innehœll liknande bilden nedan: verst i fšnstret finns programmet FirstOffice Redovisning, en fil som heter Default.txt och innehœller de standardinstšllningar som svenska fšretag normalt behšver. Vidare finns en mapp fšr kontoplan och rapportinstšllningar som heter BAS95.txt. Med programmet fšljer Šven en "LŠsmig-filÓ som innehœller information som Šr nyttig vid versionsbyten. Dubbelklicka pœ den, sœ att den šppnas och lšs den sedan.! Vi rekommenderar att databasen (fšretaget) och programmet finns i samma mapp. Filen Default.txt mœste ligga i samma mapp som programmet, i annat fall kommer ditt program inte att fungera. Inledning 13
Skapa databas NŠr du šppnar programmet fšr fšrsta gœngen finns dšr ingen information alls. En bild som liknar bilden nedan visas. Du kan inte gšra nœgonting fšr att komma runt bilden, utan du mœste antingen všlja att arbeta med en befintlig databas eller skapa en ny. I listan till všnster visas de databaser du kan všlja mellan. Har du nyss installerat programmet finns dšr inget alternativ. Vill du skapa en databas fšr ditt eget fšretag eller ett exempelfšretag, trycker du pœ knappen Nytt fšretag. Fšljande bild visas: Inledning 14
I rutan lšngst ner till všnster anger du det namn du vill att din databas ska ha. Databasens filnamn behšver inte stšmma šverens med ditt fšretags namn, filnamnet kommer inte heller att vara det som anvšnds pœ fakturor etc. Du bšr ŠndŒ ge den ett namn som klart avskiljer det frœn andra filer, sœ du inte har nœgon mšjlighet att fšrvšxla databasen med nœgot annat. Det namn pœ aktuell mapp som finns under rubriken Skapa Nytt fšretag anger destinationen fšr din databas. Du kan Šndra mapp om du vill genom att blšddra dig fram i Macintosh-hierarkin. NŠr du skrivit in ditt fšretags filnamn och bestšmt destinationen fšr denna trycker du pœ knappen Skapa. Programmet ber dig všnta. Under tiden skapas de register som ska rymma det nya fšretagets uppgifter. Filen Defa-ult.txt importeras automatiskt till programmet. Den innehœller standardinstšllningar som svenska fšretag normalt behšver. Kontrollera att dessa Šr enligt dina šnskemœl innan du bšrjar arbeta. FirstOffice Redovisnings standardkontoplan (BAS95) samt rapportdefinitioner kan du importera till programmet. Detta gšr du genom att gœ till Arkiv-menyn och všlja alternativet import. Import-fšrfarandet beskrivs utfšrligt under rubriken Arkiv-menyn. Av Referensdelen framgœr hur du skriver in uppgifter om fšretaget i systemet. Studera den delen noga innan du bšrjar arbeta med programmet Import Det Šr viktigt att filen Default.txt ligger i samma mapp som programvaran, i annat fall kommer ditt program inte att fungera tillfredsstšllande. LŠs mer om Import-funktionen under rubriken Arkiv-menyn. Default.txt innehœller alla standardinstšllningar programmet behšver fšr att kunna arbeta. NŠr du skapar ett nytt fšretag importeras Default.txt automatiskt. DŠrefter mœste du sjšlv importera en kontoplan (dokumentet ÒBAS- 95.txtÒ) Inledning 15
Komma igœng med Windows Systemkrav Fšr FirstOffice Redovisning behšver du en IBM-kompatibel PC 386 med minst 4 Mb internminne varav 1,2 Mb skall vara ledigt fšr FirstOffice Redovisning, en hœrddisk fšr programmet samt datafiler. FirstOffice Redovisning kršver Windows 3.1 eller senare. Installation FirstOffice Redovisning levereras pœ en diskett. Innan du kan anvšnda programmet mœste du fšra šver det frœn disketten till din hœrddisk. Gšr sœ hšr: Starta Windows. 1. SŠtt in disketten 2. VŠlj kommandot Kšr i Startmenyn eller i Arkivmenyn, beroende pœ om du har Win95 eller Win 3.1. 3 I fšltet Kommandorad skriver du "A:INSTALL" och trycker sedan Enter eller pœ OK-knappen. En bild liknande den nedan visas pœ skšrmen: Inledning 16
Diskenhetens lediga utrymme visas i nedre delen av fšnstret. Kontrollera att du har minst 5 MB ledigt. FirstOffice Redovisning kommer att installeras i katalogen "1Office", som installations-programmet skapar direkt under C (i roten). Om du vill att katalogen ska skapas pœ annan plats, všljer du nœgon annan katalog i listan. Aktuell plats visas i fšnstrets švre del. Du kan nu gœ vidare med installationen pœ tre olika sštt: Kommandot Installera NŠr du trycker pœ knappen Installera kommer FirstOffice Redovisning att installeras i den valda katalogen. En meddelande visar hur installationen fortskrider: NŠr installationen Šr klar skapas en programgrupp och ett antal ikoner i Windows Programhanteraren. DŠrefter visas ett meddelande som sšger att installationen Šr klar. Om installationen av nœgon anledning skulle misslyckas till nœgon del, meddelar programmet vad som gick fel och hur du fortsštter. Inledning 17
Om du všljer att installera programmet direkt kommer bl a kontoplanen BAS95, rapportdefinitioner, hjšlpfil och standardinstšllningar fšr programmet att installeras. LŠs mig Med FirstOffice fšljer en fil med Installationstips och Nyheter som du kan lšsa om du všljer knappen LŠs mig. DŠr finns aktuella noteringar om programversionen och tips vid installation och versionsbyte. Kommandot Avsluta Om du vill avbryta installationen trycker du pœ knappen Avsluta. Installationen avbryts och du Œterfšrs till Windows Programhanterare. Efter installationen NŠr installationen Šr fšrdig Œterfšrs du till Programhanteraren, dšr programgruppen FirstOffice Redovisning ligger i fšrgrunden. Gruppen visar de ikoner som installerats. Fšnstret kan se ut enligt fšljande: Inledning 18
LŠngst upp till všnster finns programmet FirstOffice Redovisning. Fšr att kunna bšrja arbeta med ditt nya ekonomisystem mœste du ha en databas. LŠs mer om detta i avsnittet nedan. Skapa databas I FirstOffice Redovisnings všrld Šr ÓdatabasenÓ den fil dšr all information i ekonomisystemet lagras. Du har anledning att skapa en ny databas vid nyinstallation av programmet eller om man byter frœn ett annat system till FirstOffice Redovisning. Gšr sœ hšr: 1. Starta programmet genom att dubbelklicka programikonen FirstOffice Redovisning. Fšljande dialogruta visas pœ skšrmen: 2. I ppna-fšnstret skapar du nya databaser eller všljer mellan befintliga. Filnamn Šr namnen pœ de databaser som Šr tillgšngliga. Inledning 19
Katalog Šr den plats i din dator dšr databasen finns. Leta i visar den plats i din dator dšr databasen finns. Du kan trycka nœgon av de tre knapparna OK, Avbryt eller HŠlp: OK Avbryt HjŠlp šppnar vald databas avbryter FirstOffice och Œterfšr dig till Windows Programhanterare. šppnar FirstOffice Redovisnings hjšlpfil. 3. Skriv in det namn du vill dšpa din databas till, i rutan fšr Filnamn. Namnet mœste vara unikt och fœr inte innehœlla fler Šn Œtta alfanumeriska tecken. Filnamn som innehœller tecknen, och fœr inte anvšndas. Du kan t ex ge filen ett namn som innehœller en fšrkortning av fšretagsnamnet, t ex JvAFin fšr JvA Finans AB Administration. FirstOffice Redovisning lšgger alltid sjšlv till Šndelsen ".hdb" i filnamnet. Ge inte filen nœgon annan Šndelse, eftersom FirstOffice Redovisning dœ inte kan hitta din databas. 4. Tryck ppna FirstOffice visar en dialogruta som sšger att filen inte finns, samt undrar om du vill skapa den. Inledning 20
Trycker du pœ knappen Nej Œterfšrs du till ppna-fšnstret. Trycker du pœ knappen Ja skapar FirstOffice databasen och arbetsytan med Basfšnstret visas pœ skšrmen. Av Referensdelen framgœr hur du skriver in uppgifter om fšretaget i systemet. Studera den delen noga innan du bšrjar arbeta med programmet Basfšnstret PŒ den arbetsyta som mšter dig ligger Basfšnstret. Basfšnstret visas alltid nšr du šppnar programmet. Om du har flera andra fšnster šppna och vill ha tillgœng till Basfšnstret kan du anvšnda tangentkommandot Kommando-0 (Ctrl-0 i Windows), sœ visas detta pœ skšrmen. SŒ hšr ser arbetsytan och Basfšnstret ut: Inledning 21
Menyraden Du všljer i menyer pœ vanligt sštt, dvs stšller musens markšr pœ menyns namn och trycker ner musknappen sœ att menyn visas. Sedan drar du nedœt tills rštt menyval Šr markerat och slšpper knappen. De kortkommandon som finns Šr angivna till hšger om funktionens/registrets namn i menyn. Vissa kommandon finns Šven som symboler i knappraden, som t ex OK och Avbryt. Alla alternativ Šr inte valbara hela tiden. De alternativ som Šr mšjliga att všlja visas med svart text i menyerna. Alternativen som inte Šr valbara visas grœtonade. Inledning 22
Arkiv-menyn Arkivmenyn innehœller kommandon fšr att všlja databas, šppna arkiven samt hantera utskrifter. Tangentkommandon fšr de olika funktionerna visas till hšger om funktionens namn i menyn. I stšllet fšr att všlja ett alternativ i menyn kan du klicka motsvarande Arkiv-ikon eller ge ett tangentkommando. Databas HŠr kan du všlja mellan att arbeta med en befintlig databas och att skapa en ny. Kommandot Databas šppnar en dialogruta dšr du všljer databas fšr ett visst fšretag. Inledning 23
VŠlj det fšretag du vill arbeta med och klicka pœ ppna. TillvŠgagŒngssŠttet fšr att skapa ny databas beskrivs ovan under rubriken Komma igœng med Macintosh/Windows. InstŠllningar Kommandot šppnar fšnstret InstŠllningar. HŠr definierar du vissa grundlšggande data som anvšnds i systemet. Exempelvis anger du rškenskapsœr, data om ditt fšretag mm. Inledning 24
I fšnstret visas en lista i alfabetisk ordning šver de instšllningar du kan gšra. InnehŒllet i InstŠllningarna och hur du arbetar med dem beskrivs mer utfšrligt i Referensdelen. Exporter Kommandot šppnar fšnstret Exporter. Export innebšr att du kopierar information frœn programmet. Den hšr funktionen fšr alltsœ ut valda uppgifter frœn FirstOffice Redovisning till en fil. Att uppgifterna lšggs i en fil innebšr att FirstOffice Redovisning skapar en fil pœ skivminnet som innehœller de data som exporterats. Den filen kan du sedan kopiera och bearbeta i andra program, t ex kalkylprogram eller ordbehandlare. Den mycket viktiga funktionen fšr sškerhetskopiering (Textbackup) finns ocksœ hšr. Inledning 25
Till všnster i fšnstret visas en lista dšr du všljer vilken information du ska arbeta med. InnehŒllet i Exporter och hur du arbetar med dem beskrivs mer utfšrligt i Referensdelen. Import Import innebšr att du lšser in en textfil i det fšretag du arbetar med. Ett typiskt exempel Šr nšr du lšser in den textfil som sparats med Textbackup i ett nytt fšretag. Import till programmet gœr alltid till pœ samma sštt: 1. VŠlj Import i Arkivmenyn. FirstOffice Redovisning visar en dialogruta med en lista šver den aktuella enhetens filer. Du kan rulla listan och byta enhet eller mapp som vanligt. Inledning 26
2. Markera namnet pœ den fil du vill importera och tryck ppna, eller všlj filnamnet i listan. En meddelanderuta, liknande rutan nedan, visar hur importen fortskrider. NŠr importen Šr klar befinner du dig pœ arbetsytan igen. Inledning 27
Skriv ut Det hšr alternativet Šr valbart nšr det šversta fšnstret pœ skšrmen visar nœgot som kan skrivas ut direkt (en rapport utskriven till skšrmen). I stšllet fšr att všlja Skriv ut kan du klicka pœ skrivarsymbolen uppe till hšger pœ knappraden. NŠr du har valt Skriv ut skrivs verifikatet eller rapporten ut direkt pœ den anslutna skrivaren. Normalt visas ingen dialogruta. Rapporter Information som kan skrivas ut frœn FirstOffice Redovisning utgšr antingen rapporter eller verifikat. Rapporter anvšnds fršmst i det interna arbetet inom fšretaget. NŠr du všljer Rapporter visas ett fšnster med tvœ delar: dels en lista šver de rapporter som finns tillgšngliga, dels tvœ uppsšttningar tillval. De tvœ tillvalsgrupperna Šr lika fšr alla rapporter. Skriv ut till Det fšrinstšllda tillvalet Šr BildskŠrm, sœ att du kan fšrhandsgranska utskriften pœ skšrmen. r du nšjd med resultatet kan du genast skriva ut det Inledning 28
pœ papper genom att všlja Skriv ut i menyn Arkiv, klicka skrivaren pœ knappraden eller trycka tangentkommandot. PŒ skšrmen visas utskriften i ett fšnster som du sjšlv stšnger efter dig. Utskrift till fil skapar en textfil med rapportens innehœll pœ skivminnet. Funktion HŠr všljer du vad som ska gšras med rapporten. Du kan skriva ut den och definiera dess utskriftsformat. I de fall dšr det Šr mšjligt att Šndra rapportens definition beskrivs det under respektive rubrik. Tillvalet Utskriftsformat šppnar alltid den dialogruta som hšr samman med den valda skrivarens drivrutin. DŠr kan du všlja Pappersformat, Riktning, Storlek osv fšr var och en av rapporterna. Vi rekommenderar att du stšller in 80% storlek fšr de flesta rapporter. Inledning 29
! Tillvalet Utskriftsformat anges separat fšr varje rapport. Avsluta HŠr avslutar du dagens arbete i programmet. TŠnk pœ att sškerhetskopiera ofta, helst efter varje arbetspass! Redigera-menyn Kommandona i denna meny anvšnder du framfšr allt nšr du arbetar med innehœllet i enskilda fšlt, alltsœ med text och siffror. NŠr du vill kopiera eller radera hela poster anvšnder du i stšllet kommandona i menyn Post (eller alternativen Ny post och Kopia pœ knappraden). Funktionernas tangentkommandon visas till hšger om funktionens namn i menyn. ngra Du všljer kommandot ngra nšr du Œngrar din senaste ŒtgŠrd och vill gšra den ogjord. Du kan t ex kalla tillbaka den senaste teckenfšljd du raderat, Inledning 30
fšrutsatt att du inte gjort nœgot annat dessemellan. Kommandot Šr mycket praktiskt, men det Šr viktigt att minnas tvœ saker: ngra ŒterstŠller ett fšlts innehœll sœ som det var nšr du senast kom till fšltet. Har du raderat nœgot och sedan bšrjat skriva in nœgot annat, tar ngra bort de tecken du senast skrev Ñ det Šr fšr sent att Œterkalla det raderade. ngra fungerar pœ redigeringsmenyns kommandon, men det finns en del saker du kan gšra i FirstOffice Redovisning som inte gœr att Œterkalla. Tar du t ex bort en hel post med kommandot Makulera i menyn Post, hjšlper det inte att všlja ngra. Klipp ut Detta kommando avlšgsnar det du markerat och flyttar en kopia av det till Urklipp, en del av datorns minne som reserverats fšr tillfšllig lagring av data. Urklippet kan sedan klistras in nœgon annanstans, en eller flera gœnger, tills du klipper ut nœgot annat. DŒ ersštter det nya urklippet det gamla. Kopiera AnvŠnd Kopiera nšr du vill kopiera text eller siffror frœn ett fšlt till ett annat utan att radera innehœllet i det ursprungliga fšltet. Kopian placeras i Urklipp, en del av datorns minne som reserverats fšr detta ŠndamŒl. Sedan kan du klistra in det kopierade nœgon annanstans, pœ ett eller flera olika stšllen. Kopian stannar kvar i Urklipp Šnda tills du kopierar eller klipper ut nœgot annat. DŒ ersštts den gamla kopian med den nya. LŠgg mšrke till att kommandot Kopiera bara anvšnds till att kopiera enstaka texter eller všrden. Vill du kopiera en hel post i ett register anvšnder du i stšllet kommandot Kopia i menyn Post (eller pœ knappraden). Klistra in Med detta kommando klistrar du in den text eller det všrde som du placerat i Urklipp med kommandot Klipp ut eller Kopiera (se ovan). Urklippet skjuts in vid insšttningspunkten. Har du markerat ett antal tecken, t ex hela innehœllet i ett fšlt, nšr du všljer Klistra in, ersštts allt du markerat med kopian frœn Urklipp. Inledning 31
Ta bort (Backstegstangenten) Ta bort raderar de tecken du markerat utan att kopiera dem till Urklipp. Kommandot motsvaras av backstegstangenten. Kommandot Ta bort raderar enstaka texter och všrden. Vill du radera en hel post i ett register anvšnder du i stšllet kommandot Makulera i menyn Post. Markera allt Med detta kommando markerar du hela innehœllet i ett fšlt. Det kan t ex hšnda att du Šr i fšrd med att redigera innehœllet i ett fšlt och kommer pœ att du vill ersštta hela innehœllet. DŒ všljer du Markera allt, sœ kommer nšsta tecken du skriver att ersštta allt befintligt innehœll i fšltet. Markera rad Med detta kommando kan du markera en hel rad i en lista dšr radens uppgifter stœr i skilda fšlt. Detta gšller exempelvis raderna i en faktura. NŠr du všljer Markera rad markeras hela den rad dšr insšttningspunkten befinner sig. Kommandot har samma effekt som nšr du klickar i radens nummerfšlt (lšngst till všnster). Klistra In Special Med detta menyval kan du klistra in vissa uppgifter direkt i det fšlt dšr du arbetar, utan att behšva kopiera eller klippa ut dem fšrst. VŠlj Klistra in Special i Redigera-menyn, nšr du befinner dig i fšltet. Funktionen aktiveras. NŠr du slšpper musknappen šppnas ett nytt fšnster som visar innehœllet i det register ur vilket du vill všlja en post. Inledning 32
Du všljer rštt post genom att klicka pœ den. De normala funktionerna i listfšnster - sortering, sškning, rullning - Šr tillgšngliga. Ett annat - ofta snabbare - sštt att aktivera Klistra in Special Šr funktionens kortkommando. Fšr Macintosh Šr kortkommandot Kommando-Enter och fšr Windows; CTRL-Enter. NŠr du befinner dig i ett inmatningsfšlt fšr t ex kundnummer och všljer kortkommandot, sœ visar FirstOffice Redovisning automatiskt rštt Klistra in Special fšnster. Ovan visas ÒKlistra in kundò. Det innebšr att vi befann oss i ett fšlt fšr kundnummer i ett postfšnster, nšr vi aktiverade Klistra in special. Du šverfšr informationen till ursprungsfšnstret pœ nœgot av fšljande vis. - Dubbelklicka pœ šnskad rad i Klistra In fšnstret. - Markera raden och tryck pœ Entertangenten. Ibland finns inte den sškta posten lagrad i det register du aktiverat med Klistra in Special. Om du dœ klickar pœ knappen Ny Post (eller anvšnder kommandot Kommando/CTRL-N) sœ šppnas en ny post i registert, och du kan lšgga till posten utan att lšmna den inmatning du hœller pœ med. Inledning 33
Post-menyn Menyn post innehœller de kommandon du behšver nšr du šppnar, fyller i, Šndrar och makulerar poster i de olika registren. NŠstan alla alternativ kan Šven nœs via knappraden. Dessutom motsvaras de flesta alternativ av ett tangentkommando. Tangentkommandona fšr de olika funktionerna visas till hšger om funktionens namn i menyn. De alternativ som inte Šr valbara vid en viss tidpunkt visas nedtonade i menyn.! Kommandon i menyn Post kan inte ŒterstŠllas med ngra. NŠsta Kommandot NŠsta fyller samma funktion som hšgersidan i boken pœ knappraden. NŠr du arbetar i ett postfšnster blšddrar NŠsta fram nšsta post och bekršftar alla Šndringar du gjort i den fšrra posten. NŠr du arbetar i ett šversiktsfšnster blšddrar NŠsta fram nšsta grupp poster. NŠr du arbetar med en rapport blšddrar NŠsta fram nšsta del av rapporten. Inledning 34
! ven kommandot Fšrra bekršftar eventuella Šndringar du gjort i den post du lšmnar. Fšrra Kommandot Fšrra fyller samma funktion som všnstersidan i boken pœ knappraden. Det fungerar likadant som kommandot NŠsta men blšddrar i stšllet fram fšregœende postgrupp, del av rapporten eller post. OK Kommandot motsvaras av knappen OK pœ knappraden. Du kan Šven anvšnda ett kortkommando fšr att starta funktionen. Kortkommandot Šr detsamma bœde fšr Macintosh och Windows; Shift-Retur eller Shift-Enter. Avbryt Annullerar alla Šndringar du gjort i en post sedan du šppnade den. Att stšnga fšnstret utan att bekršfta Šndringarna med OK annullerar ocksœ Šndringarna. Kommandot motsvaras av knappen Avbryt pœ knappraden, och i Macintosh av kortkommandot Kommando-B. Ny post ppnar en ny post, t ex en nytt verifikat, som du kan fylla i. Kommandot motsvaras av knappen Ny Post pœ knappraden och kortkommandon; Kommando-N fšr Macintosh och CTRL-N fšr Windows. Kopia Kopierar en post sœ att du kan ŒteranvŠnda all relevant information i den nšr du skapar en snarlik, ny post. Kopian visas i ett fšnster dšr namnlisten har texten ÒNy postò. Du kan antingen kopiera en post nšr den visas i sitt eget fšnster, eller direkt frœn ett šversiktsfšnster genom att markera postens rad i listan innan du všljer Kopia. Kommandot motsvaras av knappen Kopia i knappraden samt kortkommandon; Kommando-Enter fšr Macintosh och CTRL-Enter fšr Windows. Inledning 35
Makulera Makulerar, dvs tar bort, en redan inskriven och godkšnd post. Vissa poster gœr inte makulera, t ex verifikat och anvšnda konton. Posten mœste alltsœ vara av sœdan art att den Šr mšjlig att ta bort, t ex ett oanvšnt konto. Du mœste visa en post pœ skšrmen fšr att kunna makulera den Ñ det ršcker inte att markera dess rad i šversiktsfšnstrets lista.! TŠnk pœ att du inte kan Œterkalla en makulerad post med ngra. Register-menyn I menyn Register listas de register du har tillgœng till i FirstOffice Redovisning. Kortkommandona fšr de olika funktionerna visas till hšger om registrets namn i menyn. Special-menyn Special-menyn Šr inte alltid tillgšnglig i FirstOffice Redovisning, utan visas enbart nšr den innehœller nœgot kommando. Beroende pœ var i programmet du befinner dig fšršndras ocksœ innehœllet i menyn Special. Exempelvis visas Special-menyn med innehœllet RŠkna Om nšr du befinner dig i ett rapport-fšnster. De kommandon som menyn Special innehœller beskrivs nšrmre i avsnittet Arbetsmetoder och i Referensdelen. Inledning 36
Knappraden Under menyraden finner du ett smalt fšnster med fyra knappar som vi kallar Knappraden. Knapparna anvšnds pœ samma sštt som motsvarande kommandon i Post-menyn. Boken LŠngst till všnster pœ knappraden visas en symbol som liknar en bok. Med den kan du ÒblŠddraÒ i den information som visas pœ skšrmen. Bokens funktion varierar nœgot beroende pœ vilken del av programmet du arbetar med: Postfšnster NŠr du arbetar i ett postfšnster, som visar posterna en och en i detalj (t ex Verifikat: Inspektera), kan du anvšnda boken fšr att gœ frœn post till post. NŠr du klickar hšgersidan visas nšsta post i fšnstret, och klickar du všnstersidan visas pœ samma sštt fšregœende post i serien. NŠr du klickar pœ en boksida fšr att gœ till en annan post bekršftas samtidigt allt du fyllt i eller Šndrat i den post du lšmnar. versiktslista NŠr skšrmen visar en šversiktslista kan du blšddra framœt och bakœt i listan med hjšlp av boken. Klicka všnstersidan nšr du vill se fšregœende grupp (sida) poster och hšgersidan nšr du vill se nšsta. Rapporter Med bokens hjšlp kan du ocksœ blšddra i en rapport som visas pœ skšrmen. Klicka hšgersidan nšr du vill se nšsta avsnitt/sida av rapporten, klicka všnstersidan nšr du vill se fšregœende avsnitt. Inledning 37
NŠr det inte finns nœgon information att blšddra i visas boken tom. StŒr du i bšrjan av informationen visas všnstersidan tom, stœr du i slutet Šr hšgersidan tom. Sidorna i boken motsvaras av de bœda menyvalen NŠsta och Fšrra i menyn Post. Knapparna Efter boken fšljer fyra knappar: OK Avbryt Ny post Kopia bekršftar det du matat in, t ex sparar en post i ett register eller skriver ut en rapport. avbryter inmatning i en registerpost och tar dig tillbaks till respektive šversiktsfšnster. šppnar en ny oskriven post, têex ett nytt verifikat. skapar en kopia av posten du har pœ skšrmen, têex ett nytt verifikat som ska vara i det nšrmaste identisk med den aktuella Skrivaren Till hšger pœ knappraden ser du en symbol som fšrestšller en skrivare. Du kan starta en utskrift direkt genom att klicka skrivaren, men endast nšr skšrmen visar nœgot som kan skrivas ut direkt, t ex en rapport utskriven till skšrmen eller en faktura i ett postfšnster. Kommandot Skriv ut i Arkiv-menyn fyller samma funktion som att klicka pœ skrivarsymbolen. NŠr du har aktiverat utskrift skrivs transaktionen eller rapporten ut direkt pœ den anslutna skrivaren. Normalt visas ingen dialogruta. Inledning 38
Fšretagsrutan Rutan lšngst till hšger pœ knappraden visar namnet pœ det fšretag du fšr tillfšllet arbetar med. Arkiv Under Knapppraden, šverst pœ sjšlva arbetsytan visas arkiv med olika symboler, dessa Šr centrala nšr du arbetar med FirstOffice Redovisning. Du kan Šven nœ dessa uppgifter via Arkiv-menyn. Arkiven beskrivs mer utfšrligt i Referensdelen. Databas InstŠllningar Exporter Rapporter Avsluta HŠr kan du skapa nya databaser eller šppna en befintlig. HŠr skriver du in grundlšggande uppgifter om fšretaget. InstŠllningarna bšr ses šver innan du bšrjar arbeta med de olika registren, eftersom registren i hšg grad Šr beroende av att instšllningarna gjorts pœ ett riktigt sštt. HŠr beordrar du sškerhetskopiering (Text-backup) och annan export av data. HŠr všljer du olika typer av rapportutskrifter. Du kan Šven bestšmma vart de ska skickas med hjšlp av dialogrutans olika kommandon och instšllningar. Avslutar programmet och Œterfšr dig till Finder/Programhanteraren. Inledning 39
Register Det Šr i verifikatregistret som du gšr det mesta av ditt dagliga arbete. Som namnet antyder Šr det dina affšrstransaktioner som pœ olika sštt registreras hšr. Uppgifterna i kontoregistret anvšnds nšr du gšr registreringar i verifikatregistret. DŠrfšr arbetar du inte lika ofta i kontoregistret som i verifikatregistret. Registren beskrivs mer utfšrligt i Referensdelen. Verifikat Konton HŠr samlas alla verifikat som du skapar i programmet. Du kan Šven gšra Šndrings- och korrektionsverifikat hšr. I detta register ska din kontoplan ligga. Med FirstOffice Redovisning medfšljer standardkontoplanen BAS90, som du via Arkivmenyn enkelt kan importera till programmet. Om du vill anvšnda egen kontoplan mœste du registrera den manuellt, kontopost fšr kontopost. NšdvŠndiga fšrberedelser Ett minimum av vad som kršvs fšr att bšrja arbeta med FirstOffice Redovisning Šr att du har definierat det rškenskapsœr du vill arbeta med. Sedan Šr du i princip fšrdig att kšra igœng. Vi rekommenderar dock att du gœr igenom samtliga instšllningar innan du bšrjar arbeta med programmet. Inledning 40
Att driva eget fšretag Att driva ett eget fšretag Šr roligt, men med det fšljer ocksœ vissa fšrpliktelser. Du mœste bland annat ha en bokfšring. Vilka krav som stšlls pœ din bokfšring beror bland annat pœ vilken typ av fšretag du driver, men oavsett vilka juridiska krav du lyder under sœ vinner bœde ditt fšretag och din sinnesfrid pœ att du har ordning i din administration. Administrationens interna och externa dokument De papper, dokument, som produceras i ditt fšretags administration Šr dels externa (utbetalningar, fakturor, deklarationer, bokslut mm), dels interna -- olika dokument och rapporter du anvšnder fšr att se hur fšretaget mœr och vilken všg du ska gœ vidare. Det interna materialet bestœr till stor del av rškenskapsmaterial. Ditt rškenskapsmaterial ska du hantera med viss fšrsiktighet. Dels behšver du det fšr att styra, leda och utveckla ditt fšretag med hjšlp av de analyser du kan gšra av det, dels Šr du skyldig att arkivera dokumentation om vad som hšnt i fšretaget. Du mœste alltsœ arkivera dina rškenskaper pœ ett betryggande sštt, och du bšr fšra dem lšpande sœ att du alltid vet var du stœr. BŒde de handlingar du lšmnar in till myndigheterna och de rapporter och analyser du gšr fšr eget bruk bygger pœ nœgra serier av dokument, eller transaktioner, normalt: verifikat, kundfakturor, leverantšrsfakturor, personalkostnader (lšner), lœn och kontoutdrag. Verifikat Ett verifikat Šr ett underlag fšr en transaktion, t ex ett kvitto pœ nœgot du kšpt eller en kundfaktura en av dina kunder betalat. I princip ska allt som hšnder i fšretaget, varje affšrshšndelse, ge upphov till ett verifikat. Att driva eget fšretag 41
Varje affšrshšndelse registreras i bokfšringen i datumordning. NŠr du bokfšr hšndelsen, t ex inkšp av glšdlampor, uppstœr ett verifikat som talar om vart pengarna tog všgen. Verifikaten registreras i grundboken (eller dagboken) och fœr ett verifikatnummer. Verifikaten fšrvarar du sedan i en verifikatpšrm dšr de sitter i nummerordning, med samma datum och nummer som i grundboken. Av verifikatet ska det ocksœ framgœ hur det Šr konterat, dvs om pengar har gœtt ut eller in, om de Šr beskattningsbara eller avdragsgilla. Kundfakturor NŠr du fakturerar en kund sparar du givetvis minst en faktura. Fakturorna brukar ha en egen nummerserie och samlas i en fakturapšrm. En kopia kan du Šven ha i en bevakningspšrm tills den betalats. Varje kundfaktura ger normalt upphov till tvœ verifikat. Ett nšr fakturan skickas, dœ bokas fakturan in som fšrsšljning, med kundfordringar som motkonto. Det andra verifikatet uppstœr nšr fakturan betalas. DŒ tas beloppet bort frœn kundfordringarna och placeras pœ bank eller postgiro. Leverantšrsfakturor NŠr du fœr en faktura frœn en leverantšr bšr du anteckna nšr den kom och sštta in den i en sšrskild bevakningspšrm sœ att du betalar den i tid. Precis som kundfakturor ger en leverantšrsfaktura normalt tvœ verifikat: ett nšr fakturan kommer och bokas upp pœ rštt kostnadskonto med leverantšrsskulder som motkonto. Det andra verifikatet uppstœr nšr du betalar fakturan och minskar leverantšrsskulderna och bank- eller postgirotillgodohavande. Lšnekostnader Lšnekostnaderna upptar en sšrskild del av kontoplanen. Du bšr ha kopior av dina anstšlldas lšnebesked i en sšrskild pšrm sœ att du lšttare kan sammanstšlla Œrets inkomstuppgifter till de anstšllda och skattemyndigheterna. Att driva eget fšretag 42
Varje gœng du betalar ut lšn sker minst fyra saker: den anstšllde fœr kontanter, du fœr preliminšrskatt att redovisa, du fœr sociala avgifter att redovisa, dina semesterlšneskuld till den anstšllde minskar eller škar. LŒn Det flesta fšretag har ett eller flera lœn. HŒll reda pœ lœnehandlingarna och tillfšllena fšr betalning av ršntor och amorteringar. Kontoutdrag Med jšmna mellanrum fœr du kontoutdrag frœn bank och postgiro. Gšr en noggrann avstšmning mot din bokfšring. HŠr har du en enkel mšjlighet att kontrollera att allt Šr rštt -- tidigt. Det kan spara mœnga kronor nšr du kommer fram till bokslut och revision. De olika intressenterna i ett fšretag Det finns mœnga som har intressen i ditt fšretag: du och švriga aktiešgare, de anstšllda, lœngivare, leverantšrer och olika myndigheter. Din revisor har till uppgift att tillvarata de olika intressenternas intressen. Det gšr han eller hon genom att kontrollera att redovisningen (bokfšringen) ger en ršttvisande bild av ditt fšretags verklighet. Ibland kan det kšnnas som om denna apparat av rapporter och redovisning kostar mer Šn det smakar, men rštt anvšnd ger dig din redovisning kontroll šver fšretagets utveckling, samtidigt som du tillfredsstšller omgivningens krav. Praktisk anvšndning av redovisningen Redovisningen kommer till pœtaglig praktiskt anvšndning i mœnga situationer. Du kan t ex ha den som underlag fšr ditt eget budgetarbete och nšr du ska bedšma om en affšr Šr vettig att genomfšra eller inte. Du kan ocksœ anvšnda den som "backspegel" fšr att se om en offert var rštt, dvs om produkten gav de intškter du hoppades pœ. Att driva eget fšretag 43
Kapitalanskaffning RŠtt som det Šr behšver du švertyga banker eller andra finansišrer om att ditt fšretag Šr stabilt, t ex nšr du behšver lœna pengar fšr att gšra en investering. Med en fungerande redovisning blir det lšttare att gšra en presentation som ger dem lust att stšdja din verksamhet. Uppbšrdsdeklarationer Ur din redovisning tar du fram du underlag fšr den uppbšrdsdeklaration (fšretagets F-skatt, de anstšlldas preliminšrskatt samt de sociala avgifterna) som ska betalas den 10:e varje mœnad. HŠr hšmtar du ocksœ uppgifter fšr Œrets kontrolluppgifter. Momsdeklaration Bedriver du mervšrdespliktig verksamhet med en ŒrsomsŠttning om mer Šn 200 000 kronor (mars -95) ska du vara momsregistrerad hos det lokala skattekontoret och lšmna in momsdeklarationer med jšmna mellanrum. r den momspliktiga omsšttningen lšgre Šn 200 000 kronor deklareras momsen pœ inkomstdeklarationen om du enbart bedriver handel inom Sverige. Det hšr gšller aktiebolag och enskilda firmor. Fšr handelsbolag, kommanditbolag samt švriga fšretag med EU-handel gšller att de ska momsregistreras oavsett omsšttning. Din momsdeklaration producerar du ocksœ med hjšlp av din redovisning. Den bestœr av summan av all utgœende moms fšr perioden (dvs momsen pœ de varor och tjšnster du sœlt) minus summan av all ingœende moms (dvs moms pœ det du kšpt). Blir det minus fœr du tillbaka pengar av skattekontoret. Skattemyndigheten har en sšrskild broschyr i Šmnet som du bšr studera ingœende. Bokslut och Œrsredovisning Varje Œr nšr ett rškenskapsœr Šr slut ska det Œrets bokfšring avslutas och det nya Œrets inledas. Driver du ett aktiebolag har du sex mœnader pœ dig att fœ bokslutet godkšnt av bolagsstšmman. DŠr ska man ocksœ faststšlla att redovisningen Šr korrekt, samt om styrelse och VD ska fœ ansvarsfrihet. Att driva eget fšretag 44
Dessa beslut fattas enligt revisorns rekommendation. Ett aktiebolag har sedan att lšmna in en Œrsredovisning till Patent- och Registreringsverket inom en mœnad frœn det att den faststšllts. rsredovisningen ska innehœlla: fšrvaltningsberšttelse, resultatrškning och balansrškning. r fšretaget inte ett aktiebolag ršcker det med resultat- och balansrškning. r fšretaget inte ett aktiebolag, men har fler Šn 10 anstšllda eller ett nettovšrde (tillgœngar minus skulder) som Šr stšrre Šn 1 000 basbelopp ska full redovisning uppršttas. FšrvaltningsberŠttelsen ska berštta om de fšr fšretaget viktiga hšndelser som intršffat under Œret. Den ska ocksœ tala om vilka som sitter i styrelsen, hur mœnga som i genomsnitt varit anstšllda, hur stor del av de anstšllda som Šr kvinnor samt hur mycket lšn som betalats ut under Œret. Hur stor del av lšnesumman som gœtt till VD och styrelse ska ocksœ finnas med. I fšrvaltningsberšttelsen ska man ocksœ ange hur fšretagets vinst eller fšrlust ska hanteras. Handlingar som ska finnas Ett aktiebolag ska ha en Œrsbok dšr varje Œrs resultat- och balansrškning fšrvaras pœ ett bestšndigt sštt, dvs fšrseglat. rsboken ska tillsammans med švriga rškenskaper fšrvaras pœ ett betryggande sštt i minst tio Œr. Huvudbok Huvudboken tillhšr ocksœ de rapporter som mœste finnas. Den Šr en lista šver alla fšretagets transaktioner uppdelade efter konto, dšr hšndelserna pœ varje konto Œterges i verifikatnummerordning. Kontering och datum fšr transaktionen ska ocksœ synas i listan. Grundbok Grundboken Šr en fšrteckning šver alla verifikat, post fšr post, i nummerordning. Numreringen ska vara den samma som i verifikatpšrmen. BalansrŠkning BalansrŠkningen visar fšretagets tillgœngar och skulder, samt det egna kapitalet. BalansrŠkningen visar fšretagets aktuella finansiella situation. Att driva eget fšretag 45
ResultatrŠkning ResultatrŠkningen visar intškter och kostnader under Œret. Resultatet enligt resultat- och balansrškningarna ska stšmma šverens med varandra, dvs balansera. Systemdokumentation Systemdokumentationen visar hur det administrativa systemet Šr uppbyggt, hšr ingœr bland annat kontoplan och automatkonteringar. Systemdokumentationen ska gšra det mšjligt fšr en utomstœende att sštta sig in i hur ditt administrativa system Šr uppbyggt. Kontoplanen Ett av dina viktigaste verktyg fšr att dels skapa ršttvisande rapporter, dels ge dig mšjlighet att analysera redovisningen Šr kontoplanen. Det Šr med kontoplanens hjšlp som du placerar intškter och kostnader dšr de hšr hemma. I dag anvšnder vi i Sverige en standardkontoplan som heter BAS95. Med den som utgœngspunkt kan du sœ smœningom skapa dig en kontoplan som ger dig kontroll šver intškter och kostnader. Fall inte fšr frestelsen att anvšnda rubriken " vrigt" varje gœng du har svœrt att hitta ett konto som passar. Skapa istšllet en kontostruktur som gšr att du kan se vilka delar din verksamhet som tjšnar pengarna och vilka som gšr av med dem. Det fšrsta verifikatet Verifikaten i ett nytt fšretag Om vi startar ett helt nytt fšretag och detta Šr ett aktiebolag, fœr vi ofta ett fšrsta verifikat som innehœller aktiekapitalet. LŒt oss anta att sœ Šr fallet fšr Att driva eget fšretag 46
oss. Kom dock ihœg att instšllningen rškenskapsœr mœste vara ifyllt innan du kan bšrja registrera verifikat. 1. Klicka Verifikat i registerfšnstret. 2. Klicka Ny post. 3. Skriv in en kontering fšr aktiekapitalet, têex debet 50Ê000 pœ kontot 1050 (Bank) och kredit 50Ê000 pœ kontot 2991 (Aktiekapital). Du kan gœ frœn fšlt till fšlt med Enter- eller Returtangenten, eller klicka i ett fšlt med muspekaren fšr att placera inmatningspunkten dšr. 4. Avsluta med Ny post nšr det Šr dags att skriva in nšsta verifikat. 5. Avsluta med OK nšr du skrivit in det sista av verifikaten. Att driva eget fšretag 47
Om du byter frœn ett annat redovisningssystem Om du fšrut har skštt din redovisning med ett annat system (manuellt eller med nœgot annat program), behšver du normalt fšra šver en del av ditt befintliga redovisningsmaterial till FirstOffice Redovisning. Vi rekommenderar att byte sker under lšpande rškenskapsœr genom att du skriver in alla dittills bokfšrda verifikat. Dels fœr du švning i att hantera FirstOffice Redovisning, dels fœr du automatiskt en kontroll av Œrets hittillsvarande redovisning. Gšr sœ hšr: Skapa fšrst ett nytt fšretag och se till att detta har rštt rškenskapsœr. DŠrefter rekommenderar vi att du fšr šver den kontoplan du anvšnder till programmet. Normalt kan du utgœ frœn nœgot av de fšrslag som medfšljer programmet. I avsnittet som behandlar Arkiv-menyn beskriver vi hur man lšser in en version av standardkontoplanen Bas95. NŠr du všl har fšrt in kontoplanen Šr det praktiskt att genast mata in ingœende saldon Ñ men det Šr inte absolut nšdvšndigt, om du fšredrar att gšra det senare. LŠgg mšrke till att du kan Šndra de ingœende saldona nšr som helst under Œret. vriga uppgifter kan du fšra in efterhand nšr det passar dig. Innan du bšrjar registrera nya verifikat i programmet bšr du registrera de verifikat som du redan har bokfšrt under Œret. Skriv ocksœ ut de rapporter du brukar anvšnda och jšmfšr dem med dem som skrevs ut med det fšrra systemet. Skriva ut rapporter Det finns en mšngd olika rapporter du kan producera med programmet. En detaljerad beskrivning av dem Œterfinner du i handbokens referensdel. Du bšr dock alltid skriva ut en grundbok fšr de verifikat du behandlat under ett arbetspass. SŒ hšr producerar du den aktuella sidan ur grundboken: Att driva eget fšretag 48
1. VŠlj arkivet Rapporter; enklast genom att dubbelklicka pœ Rapport-ikonen. 2. VŠlj Grundbok, Skrivare och Utskrift innan du klickar OK. 3. Ange det intervall av verifikat du vill skriva ut. Vill du skriva ut dagens verifikat och du har registrerat verifikaten 72 till och med 127 under dagen skriver du 1995.72:1995.127. Om du lšmnar fšltet fšr verifikationsnummer tomt skrivs alla verifikat ut som har transdag i den valda perioden. 4. Ange fšrsta och sista datum fšr den period rapporten ska omfatta. Klicka OK fšr att sštta igœng utskrift. Att driva eget fšretag 49
rsskifte En Œterkommande arbetsuppgift Šr byte av rškenskapsœr. FirstOffice Redovisning arbetar med flerœriga databaser, vilket innebšr att alla rapporter kan tas ut fšr godtyckliga perioder, oavsett rškenskapsœr. I FirstOffice byter du rškenskapsœr genom att i instšllningen RŠkenskapsŒr lšgga till det nya rškenskapsœret. Sedan fortsštter du att registrera i samma databas men med transdag pœ det nya rškenskapsœret. Om du registrerar verifikat och všxlar mellan olika rškenskapsœr sœ kontrollera noga, innan du sparar verifikatet, att du har rštt verifikatnummer. Systemet fšreslœr automatiskt nšsta lšpnummer i verifikatserien nšr du všljer Ny post och det verifikatnumret kan vara fel om du sedan byter rškenskapsœr. Momsredovisning Varje gœng du ska redovisa moms skriver du ut en momsrapport. Fšr de flesta fšretag som bedriver handel inom Sverige innebšr det att en momsredovisning ska lšmnas in varje mœnad. Momsredovisningen bestœr av att lšgga samman all ingœende moms (moms du har betalat ut) och dra den ifrœn summan av all utgœende moms (moms du debiterat andra vid fšrsšljning samt eventuell beršknad moms pœ EUfšrvŠrv). Summan blir antingen positiv (dvs pengar du ska betala in) eller negativ (pengar du ska ha tillbaka). Alla dessa uppgifter finns i momsrapporten. Skriva ut en momsrapport Se till att Utskrift Šr valt under Funktion och dubbelklicka Momsrapport i listan šver rapporter. Fšnstret Urval momsrapport visas. Att driva eget fšretag 50