1 Minnesanteckningar från SKYREVs informationskommitté 2005-05-04 Plats: Telefonkonferens Tid: 2005-05-04, klockan 10.00 11.15 Deltagare:, ordförande, Lennart Björk, Lena Salomon, Lennart Ledin och Ulf- Johan Olson. Ulf Rubensson var adjungerad. 20 Mötets öppnande och val av sekreterare Ordförande hälsade välkommen och Ulf-Johan Olson valdes till sekreterare. 21 Föregående protokoll Minnesanteckningarna gicks igenom paragraf för paragraf. Beslutades att fastställa minnesanteckningarna. 22 Informationsstrategi och kommunikationsplan Det konstaterades att informationsstrategin gällde föreningen och sålunda var ett instrument för styrelsen och dess interna och externa kommunikation. Vidare var överensstämmelsen stor kring att - begreppet mission borde ersättas av uppgift - uppgiftsbeskrivningen borde (av styrelsen) stämmas av mot ändamålsparagrafen och den förändring som eventuellt kan bli aktuell av den senare - SKYREV är en garant för den kommunala revisionen det finns flera - dela punkt 2 under SKYREVs medel i två separata punkter - utvecklingen av god revisionssed respektive fortbildning/erfarenhetsutbyte - och att ytterligare en punkt läggs till kring föreningens uppgift att sprida information kring föreningens verksamhet och kommunal revision - under rubriken Målgrupper flyttas våra medlemmars uppdragsgivare från sekundär till primär målgrupp. Dessutom flyttas den sekundära målgruppen uppdragsgivarnas uppdragsgivare till första plats på denna lista.
2 - stryka meningen att målgrupperna har rangordnats på respektive listor. - nulägesbeskrivning ska kompletteras med text från - Lena Salomon ska ända de engelska bilderna så att namnen på ledamöter blir mindre framträdande Under denna paragraf diskuteras också informationsflödet i stort. Det fastslogs att hemsidan var det viktigaste kommunikationsmedlet och att kommittéernas arbete bättre borde avspeglas här. Årliga medlemsenkäter bedömdes också som viktiga. Eventuellt kan en webbaserad enkät användas survey on line. Här fanns vissa erfarenheter från Jämtland som skulle kunna vara användbara. Även nyhetsbrevet togs upp och det konstaterades att styrelsen var den självklara avsändaren. Slutligen beslutades att skulle samla in synpunkter på informationskommitténs förslag till informationsstrategi och kommunikationsplan för SKYREV från övriga kommittéer, certifieringsnämnden och styrelsen. uppdaterar också informationsstrategin inför nästa möte. 23 SKYREVs hemsida Två strategier för att få hemsidan ännu attraktivare diskuterades: - att ständigt publicera nytt material - att skapa särskilda interna diskussionsfora för medlemmar (revisionsforum) Den första strategin bedömdes som primär och frågan om interna diskussionsfora lämnades för tillfället åt sidan. Prioriteringen är att få så många läsare som möjligt, vilket förutsätter färska nyheter och intressant information. Enigheten var stor om att kommittéerna i ökad utsträckning behöver publicera sina framsteg och diskussioner på hemsidan. Bägge planerade kurser vid Förvaltningshögskolan i Göteborg har ställts in. Hemsidan informerar endast om att den ena är inställd. De inställda kurserna föranledde också en diskussion om behovet av en basutbildning för kommunala revisorer. Denna fråga bör landas i utbildningskommittén. Inspiration kan t ex hämtas från den norska utbildningen som bedrivs av Norges Kommunerevisorförbund www.nkrf.no 24 SKYREV på engelska Översättningen bedömdes som utmärkt. Synpunkterna gällde den underliggande svenska texten, t ex den onödigt stora uppmärksamheten på Förvaltningshögskolans utbildningar. Detta särskilt mot bakgrund att ingen av årets utbildningar blev av.
3 25 Aktivitetsplan för informationskommittén inkl möten Först konstaterades att den gamla aktivitetsplanen ligger utlagd på hemsidan, inte den gällande. Följande delar av aktivitetsplanen kommenterades: - SKYREVs medverkan i revisionskonferenser för landsting och kommuner. SKYREV är välkommet att informera. Inslaget är dock inte vara schemalagt, utan behöver klämmas in på lämpligt ställe. Överenskommelser har träffats om detta. - Det konstaterades att KOMMEK genomförs först 2006 och att Lennart Björk håller i denna samverkan. - Ang Peter Perssonutredningen. Lennart Björk har skrivit en krönika till Kommunal Ekonomi som publiceras i nästa nummer. Krönikan bör läggas ut på hemsidan. - Hemsidan har kommenterats tidigare. Aktuell information från certifieringsnämnden, kommittéerna och styrelsen är prioriterad, liksom nyhetsbrevet. Det senare är även en viktig kanal för de förstnämnda. Det beslöts också att Ulf Rubensson adjungeras vid behov då hemsidan finns på informationskommittén dagordning. Ulf-Johan Olson uppdaterar aktivitetslistan och bilägger denna till protokollet. 26 Relationer med övriga SKYREV Det beslutades att en ny aktivitet skulle läggas till aktivitetslistan. skulle ta kontakt med kommittéerna och styrelsen angående nyhetsbrev och aktuell information. En ny intern kontaktlista har utarbetats för SKYREV. 27 Sveriges kommuner och landsting Utifrån bl a revisionsutredningen har SKYREV-företrädare framfört att Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) revisionsutvecklingsfunktion behöver mer resurser för att möta de förtroendevaldas behov. Det konstaterades att Agneta Peterz har tillkommit, varför det nu är tre personer på förbundet som arbetar med att stödja revisorerna och den kommunala revisionen i kommuner och landsting. En synpunkt som framställdes var svårigheten att hitta revisionen på SKLs hemsida. Ännu svårare att förstå är att den ligger under rubriken ekonomi. Kontakterna med SKL bedömdes som positiva. Det sågs som viktigt att SKYREV blir en reell samarbetspartner till SKLs revisionsutvecklare, en position som idag främst innehas av STA- REV och revisionsbolagen. 28 Övriga frågor Det konstaterades att flera av de punkter som upptagits här - enkäten, nyhetsbrevet, revisionsforum och varumärket redan behandlats under dagordningens tidigare punkter.
4 Det underströks att nyhetsbrevet bör komma ut tätt efter styrelsemötet den 9 juni och att styrelsen är både författare och avsändare. I fråga om varumärket framhölls att inte bara är styrelsen och kommittéerna som kan göra stora insatser. Arbetsinsatserna i vardagen från de certifierade revisorerna själva är givetvis också mycket betydelsefulla. Det senare gäller dock inte protokollföraren som genom ett professionellt och uppskattat arbete dagligen jävar certifieringens samband med kompetens inom kommunal revision. Slutligen beslutas att informationsutskottets möten i ökad utsträckning ska ske via telefonkonferenser. Minst vartannat möte bör kunna ske via telefon. Den form som ska användas bestäms från fall till fall beroende på agendan. Ordföranden avgör detta efter samråd, om inte beslut redan fattats om mötesform för nästa möte. Nästa möte genomförs hos Ernst & Young i Stockholm den 1 juni 2005 klockan 10.00-15.00. 29 Mötets avslutande tackar för ett effektivt genomfört möte. Bifogas: Uppdaterad aktivitetsplan Ulf-Johan Olsson Sekreterare
5 Informationskommittén 2005-05-04 bilaga Aktivitetsplan 2004-2005 Uppdaterad 2005-05-04 Lennart Björk Lennart Ledin Ulf- Johan Olson Lena Salomon
6 2005 Aktiviteter att påbörja under 2005 Aktivitet/projekt Ansvarig Förslag/status Process/behandling Halvårsbrev till medlemmarna Ett i februari och ett i juni 2005. I augusti skickas årsmöteshandlingarna ut. Informationskommittén ansvarar för att de olika kommittéerna lämnar bidrag till halvårsbrevet före semestern. Behandlas av styrelsen i juni och augusti månad 2005. Utreda möjligheten att skicka via e-brev till medlemmarna. Tar upp frågan med styrelsen. Skyrevs medverkan i revisionskonferenser för landsting och kommuner Skyrevs medverkan på KOMMEK 2006 Standardformulering om Skyrev vid upphandling Underlag att bifoga till lämnande av anbud. Ska enbart vara kopplat till Skyrev och inte till branschen. Denna anpassning får istället göras av resp. byrå. Lena Salomon (kommun) Ulf- Johan Olson (landsting) Lennart Björk, Lena Salomon Skyrev företräds på konferenserna under hösten 2005 och ges tillfälle att kort presentera sig som organisation. Lennart tar kontakt med Anders Haglund för att diskutera Skyrevs medverkan Tar upp frågan med styrelsen i november Klart senast i maj 2005. Bägge konferenserna positiva, men ingen formell programpunkt insatt. Kräver fortsatt kontakt för att hitta lämplig tid och tillfälle. Klart senast i juni 2005. Klart senast i maj 2005. Klart. Peter Perssonutredningen Lennart Björk Skriver förslag till debattartikel se 12 2005-03-08. Behandlas av styrelsen. Bevakning av proppen. Lennart skriver krönika i tidskriften Kommunal ekonomi
7 Informations- och kommunikationsstrategi Behandlades på kommitténs möte i november. ytterligare precisering av målgrupper mm skall göras. Ulf tar fram ett dokument som sammanfattar informations- och kommunikationsstrategin. Ytterligare synpunkter ska inhämtas från styrelse och kommittéer. Klart senast juni 2005. Skyrevs hemsida Syfte/inriktning: Att hålla hemsidan uppdaterad. Sköts praktiskt av vår webbmaster Policy för hemsidan är under utarbetande. Lennart Ledin Frågan har diskuterats med styrelsen i november 2004. Behandlas på telemötet i maj. Ulf Rubensson bjuds in särskilt. Här finns också förslag att även göra särskilda sidor för medlemmar med mera detaljerad info t ex om kommittéernas arbete, diskussionsforum för medlemmar, frågor och svar om Skyrev, presentation av certifierade Nyhetsbrev och aktuell information Informationskommittén prioriterade information och nyheter på hemsidan för att locka fler att läsa dem. Ulf R håller kommittén ajour med framtida möjligheter att inrätta diskussionsfora på hemsidan. Ulf tar kontakt med kommittéerna och styrelsen angående nyhetsbrev och aktuell information. Resultatet redovisas på informationskommitténs möte i juni.
8 2004 Aktiviteter slutförda under 2004 Aktivitet/projekt Ansvarig Förslag/status Process/behandling Informationsbroschyrer Informationsbroschyr om Skyrev, Informationsbroschyr på engelska Revisionsprocessen och de etiska reglerna Lennart Ledin Informationsbroschyren är tryckt och klar. Klart. Broschyrer och informationsmaterial har spritts till medlemmarna. Spridning av broschyrerna till våra medlemmar. Informationsbroschyren på engelska ska läggs ut på hemsidan. Tar upp frågan med styrelsen i november. Aktuella frågor: Peter Perssonutredningen Undersöka möjligheten att medlemmarna får ha synpunkter på utredningen samt att vi även deltar i debatten med artiklar som skrivs av någon i styrelsen. Lennart Björk Tar upp frågan med styrelsen i november Skyrev har avlämnat remissvar på utredningen 2005-02-15. OH-bilder om Skyrev Lena Salomon kollar med styrelsen i november vilka bilder som redan finns framtagna idag och så gör vi ett OHpaket och lägger på hemsidan. OH-bilderna klara och utlagda på www.skyrev.se