Version 2015-12-30 Idrottslyftets ABC 2016 och framåt Förhållningssätt och kompletterande riktlinjer för SF, DF och SISU-distrikt
Innehållsförteckning Inledning... 3 Ansvar och avgränsningar... 3 Arkivering... 4 Försäkrings- och ansvarsfrågor vid Idrottslyftsverksamhet... 4 Genomförande och rapportering av föreningsprojekt... 5 Idrottslyftets symbol... 5 Idrottslyftsapplikationen... 5 Informationsmaterial... 6 Informationsträffar... 6 Inköp av material... 6 Kartläggning, analys och utvecklingsplan... 7 Kompetensutvecklingsinsatser.... 7 Kontroller som ska genomföras innan medel beviljas... 7 Kontroller som bör genomföras innan medel beviljas... 8 Nybildade föreningar... 8 Processutvärdering... 8 Redogörelse inför 2016... 8 Referensgrupper... 9 Skolsamverkan... 10 Stödorganisationernas roll... 10 Utbetalning av medel... 11 Viktiga datum... 12 Återbetalning av medel... 12 Återfakturering av föreningsstödet... 13 Öppenhet om beslut... 13 Bilaga 1 a SF Redogörelse inför 2016... 14 Bilaga 1 b Distrikt Redogörelse inför 2016... 17 2
Inledning Riksidrottsstyrelsen (RS) beslutade i augusti 2014 att ta fram ett förslag till nya riktlinjer för Idrottslyftet. Arbetet med att forma dessa har därefter pågått under hösten 2014 och våren 2015. I juni 2015 fattade RS beslut om den nya utformningen, vilket innebär att allt arbete som genomförs i Idrottslyftet från 1 januari 2016 ska utgå från det antagna riktlinjedokumentet. För att underlätta arbetet med att prioritera vilka ansökningar som ska beviljas och hur förbundet ska använda sitt utvecklingsstöd vill RF påminna er om att hela tiden ha Idrottslyftets syfte och mål i blickfånget: Syfte Att utveckla verksamheten så att barn och unga i åldern 7 25 år väljer att idrotta i förening och stimuleras till ett livslångt idrottande i föreningsidrotten. Mål Att samtliga SF, utifrån sina unika behov, vid programperiodens slut har utvecklat sin verksamhet för barn och unga mellan 7 25 år. Utvecklingsinsatserna ska vara i linje med RF:s anvisningar för barn och ungdomsidrott och leda till att svensk idrott utvecklas, samverkar med andra aktörer och ger goda möjligheter att idrotta i förening Idrottslyftets syfte och mål är tydligt kopplat till idrottens pågående strategiarbete, vilket innebär att Idrottslyftet inte ska vara en egen verksamhet utan istället blir ett medel för att utveckla föreningsidrotten i linje med den av svensk idrott beslutade strategiska inriktningen. Detta dokument, Idrottslyftets ABC har tagits fram för att förtydliga vissa områden i riktlinjedokumentet samt för att tydliggöra vilka arbetsuppgifter som ska ingå i förbundens praktiska hantering. När begreppet förbund används i texten avses såväl SF, DF som SISUdistrikt. Idrottslyftets ABC är ett levande dokument som kommer att utvecklas och förändras över tid. Idrottslyftets ABC är tänkt att fungera som ett uppslagsverk, där du via innehållsförteckningen söker dig fram till vad du behöver läsa här och nu. Första gången ni håller dokumentet i er hand rekommenderar vi en genomläsning från start till mål, för att ni ska få en bättre uppfattning om vad dokumentet innehåller. Förutom riktlinjedokumentet och Idrottslyftets ABC är det också viktigt att ta del av de detaljerade riktlinjer som gäller för anläggningsområdet. Ansvar och avgränsningar Genom Idrottslyftet har den svenska idrottsrörelsen fått stor möjlighet att utveckla sin barnoch ungdomsverksamhet, men det innebär samtidigt ett stort ansvar att förvalta pengarna på bästa sätt. Riksidrottsförbundet har det övergripande ansvaret för satsningen och har därmed också mandat att avgöra vad som är rätt och fel hantering av medel. Inför Idrottslyftet 2016 kommer samtliga förbund att kortfattat få beskriva hur de har för avsikt att använda tilldelade resurser. Under 2016 ska samtliga SF göra en kartläggning och analys av sin verksamhet, som ska mynna ut i en utvecklingsplan. Denna plan ska godkännas av RF och kommer därefter att ligga till grund för på vilket sätt respektive SF använder 3
tilldelade medel under perioden 2017 2019. Distrikten gör under 2016 en SWOT-analys av idrotten för barn och unga i distriktet. Utifrån denna analys och med hänsyn tagen till SF:s utvecklingsplaner görs sedan en plan för distriktens nyttjande av medlen 2017 2019. Ovanstående innebär att medelsanvändningen och vad som är OK att satsa på kan variera från förbund till förbund. Under resans gång kan RF också komma att identifiera vissa insatser, som oavsett förbund inte ska bekostas av Idrottslyftsmedel. Om så sker uppdateras detta dokument med motsvarande information, som också skickas ut separat till förbundens angivna kontaktpersoner. Arkivering Idrottslyftet och föregångaren Handslaget är en historisk satsning på svensk idrott och det är därför viktigt att handlingar sparas, så att vi även i framtiden kan få information om vilken verksamhet som beviljats resurser. RF:s arkivarie rekommenderar att följande handlingar arkiveras och sparas för framtiden: Beslut om utbetalningar av medel Rapporter/utvärderingar från föreningar som erhållit medel Rapporter/utvärderingar gjorda av DF/SF/SISU-d (finns hos RF) Statistik över tilldelningen av medel (finns hos RF) Vidare rekommenderar RF:s arkivarie att följande handlingar sparas i enlighet med bokföringslagen för att sedan kastas. Det innebär att handlingar som inkommit under 2010 eller tidigare ska sparas i 10 år. Handlingar från 2011 och framåt sparas i sju år. Ansökningar om medel Ekonomiska redovisningar från föreningar som erhållit medel Förbunden avgör själva om dokumentationen sparas på papper eller elektroniskt. Om elektronisk lagring tillämpas är det viktigt att ha back-up, så att informationen inte försvinner vid t ex en hårddiskkrasch. För handlingar som finns i Idrottslyftsapplikationen ansvarar RF för att ovanstående säkerställs. Försäkrings- och ansvarsfrågor vid Idrottslyftsverksamhet Den verksamhet som finansieras med Idrottslyftsmedel är inte unik på något sätt när det gäller försäkringsvillkor, utan betraktas som vilken föreningsverksamhet som helst. Även om skolsamverkan inte längre är ett prioriterat område i Idrottslyftet är det rimligt att anta att flera förbund/föreningar fortsatt kommer att satsa på detta för att utveckla sin verksamhet. Det kan därför vara bra att känna till att huvudregeln vid skolsamverkan är att skolan har ansvaret när aktiviteten sker inom ramen för skoldagen. Det är dock viktigt att varje förening/förbund förvissar sig om att skolan har ett fullgott försäkringsskydd och inte tar det för givet. När aktiviteten sker utanför skoltid är det den aktör som utifrån sett bedöms vara mest ansvarig för aktiviteten som också bär ansvaret. Det handlar framförallt om att utreda vem det är som står för kostnaderna för aktiviteten. Om t ex ett antal barn och ungdomar ska bussas från ett ställe till ett annat och föreningen betalar transporten och bistår med ledare, så är det föreningen som har ansvaret. Det innebär dock inte att föreningen per automatik är 4
skadeståndsskyldig om det till exempel sker en bussolycka. Utan som i alla andra situationer i samhället bär individen ett ansvar och föreningen blir endast skadeståndsskyldig om den kan anses ha varit vållande till olyckan. Ett gott råd till samtliga föreningar är att försäkra sig om att de barn och ungdomar som blir skjutsade eller deltar i annan verksamhet har någon form av försäkring via antingen skolan, hemmet eller föreningen. Om inte annat för att visa omsorg och omtanke om utövarna. Mer information om vad föreningarna bör tänka på ur försäkringssynpunkt finns på hemsidan Svensk Idrott. Genomförande och rapportering av föreningsprojekt De föreningssatsningar som förbundet beviljar 2016 ska vara genomförda och slutrapporterade till förbundet senast den 15 februari 2017, detta för att förbundet i sin tur ska rapportera till RF senast den 15 mars. För att föreningarna ska hinna både genomföra och slutredovisa verksamhet är det viktigt att samtliga förbund funderar på när under 2016 det är lämpligt att ha sitt sista ansökningsdatum. Dokumentet kommer senare att uppdateras med riktlinjer avseende perioden 2017 2019. Idrottslyftets symbol Idrottslyftets symbol (logga) finns fortsatt kvar och bör synliggöras när verksamhet som finansieras med hjälp av Idrottslyftsmedel genomförs. Den kan med fördel användas tillsammans med föreningsmärket och/eller förbundslogotypen. Det förekommer att de aktiviteter som finansieras med Idrottslyftsmedel även får stöd från andra håll, t ex sponsorer. De vill också bli synliggjorda och RF har därför fått frågor om det är OK att exponera Idrottslyftets symbol tillsammans med företagsloggor. Svaret är ja, så länge det inte handlar om företag som förknippas med alkohol, tobak, pornografi, främjande av utländska spelbolag eller annan uppenbart olämplig verksamhet. Idrottslyftsapplikationen Samtliga förbund måste använda Idrottslyftsapplikationen för att hantera föreningarnas ansökningar/återrapporter och utbetalningar. Har ni tekniska problem med applikationen vänder ni er till RF:s helpdesk för att få hjälp, detsamma gäller för era föreningar. Ni kontaktar helpdesk genom att fylla i ett särskilt förbundsformulär. Föreningarna använder istället ett föreningsformulär. Måndag - torsdag kl. 10.00 15.00 (lunchstängt 12.00 13.00) är det också möjligt för föreningar att få hjälp via telefon, 08 699 61 50. Förbund kan få hjälp via telefon samtliga vardagar kl. 09.00 15.00 genom att ringa 08 699 61 40. Utvecklingsönskemål och idéer gällande Idrottslyftsapplikationen skickar ni till Lena Björk. Lena tar ni också kontakt med om ni vill få tillgång till förbundsmanualen för applikationen. Föreningsmanualen hittar ni på hemsidan för IdrottOnline. 5
Informationsmaterial Hemsidan Svensk Idrott har uppdateras med aktuell information om Idrottslyftet 2016 och framåt. RF ska också se över om ytterligare informations- och marknadsföringsmaterial behöver tas fram, t ex broschyrer, filmer och mallar av olika slag. Hör gärna av er till Idrottslyftets koordinator Lena Björk om ni har några särskilda önskemål kring detta. Att förbundet har tydlig information på sin hemsida om hur arbetet med Idrottslyftet ser ut och vilka villkor som gäller hos er är viktigt. Länka därutöver gärna till RF:s generella information om Idrottslyftet. Några riktlinjer kring hur respektive förbund ska profilera/marknadsföra Idrottslyftet finns inte. Har ditt förbund för avsikt att ta fram material kring Idrottslyftet får ni gärna först göra en avstämning med Idrottslyftets koordinator. Detta för att bland annat säkerställa att eventuella generella beskrivningar om Idrottslyftet är korrekta. Informationsträffar För att ge alla förbund möjlighet att bli mer insatta i det nya upplägget har ett antal träffar arrangerats under hösten 2015. I september/oktober genomförde vi fyra träffar för SF, där vi förmedlade grundläggande information och besvarade de eventuella frågor som uppstått sedan beslutet om nya Idrottslyftet förmedlades. I oktober genomförde vi även fyra träffar där vi mötte distriktsidrottsförbund och SISUdistrikt regionvis. Den 10 november träffade vi samtliga förbund för att prata om det arbete med kartläggning, analys och utvecklingsplan, som ska genomföras under 2016. De presentationer som visats under ovanstående träffar är utlagda på Svensk Idrotts hemsida. Nästa träff för SF, DF och SISU-distrikt kommer att arrangeras den 16 17 mars 2016. Inköp av material Många föreningar beviljas medel för inköp av material. I dessa fall ska det regleras hur länge materialet förväntas vara i användbart skick (avskrivningstid) och vad som gäller om föreningen lägger ner sin verksamhet. När det gäller avskrivningstiden ska det i beviljandet skrivas in att om avyttring sker innan avskrivningstidens utgång ska föreningen återbetala beviljade medel i relation till antal kvarstående år. När det gäller vad som ska hända om föreningen lägger ner sin barn- och ungdomsverksamhet innan avskrivningstidens utgång är ett förslag att det material som köpts in för Idrottslyftsmedel ska tillfalla aktuellt förbund för spridning till andra föreningar. Tänk på att detta villkor också ska skrivas in i beviljandet. 6
Kartläggning, analys och utvecklingsplan Under 2016 ska förbunden kartlägga och analysera sin verksamhet för barn och unga. Arbetet ska mynna ut i en utvecklingsplan för perioden 2017 2019, som också ligger till grund för hur Idrottslyftets medel används. Hur arbetet med kartläggning och analys ska genomföras presenterades på en gemensam träff för samtliga förbund den 10 november. Alla förbund kommer att få en egen specialframtagen arbetsbok att utgå ifrån. Den kommer att levereras till respektive förbund senast den 15 januari 2016. Mer information om hur utvecklingsplanen ska utformas och vad den ska innehålla är också på gång. Enligt det beslut som fattades i juni 2015 ska samtliga förbund lämna in sina planer till RF senast den 1 september 2016. För att kunna synkronisera SF:s och distrikts arbete på bästa sätt har detta justerats. Den tidplan som numera gäller är följande: 15 april 2016 Distrikten lämnar in sin SWOT-analys 15 september 2016 SF lämnar in sina utvecklingsplaner 15 november 2016 Distrikten lämnar in sina planer 1 december 2016 RF ger SF återkoppling 15 december 2016 RF ger distrikten återkoppling I arbetet med kartläggning, analys och utvecklingsplan erbjuds samtliga SF individuellt anpassad processledning. En intresseanmälan om detta görs senast den 15 februari 2016 till Lena Björk. Kompetensutvecklingsinsatser Under Idrottslyftet 2016 och framåt kommer såväl SF som distrikt att få delta i ett kompetensutvecklingsprogram kring barn- och ungdomsidrott. Omfattningen av programmet och krav på deltagande kommer att variera beroende av förbundets storlek. Mer information om programmets innehåll och de differentierade kraven kommer inom kort. Vi ber dock redan nu samtliga förbund att notera att en träff kommer att genomföras den 16 17 mars 2016. Kontroller som ska genomföras innan medel beviljas Innan medel beviljas ska förbundet säkerställa att föreningen bedriver barn- och ungdomsverksamhet, genom att kontrollera att föreningen ansöker om LOK-stöd. (Handlar satsningen om att starta upp barn- och ungdomsverksamhet ska föreningen vid ett eventuellt beviljande göras uppmärksam på möjligheten att ansöka om LOK-stöd.) Visar det sig vid kontroll av LOK-stödet att föreningen har fått avslag på sin ansökan, ska inte heller Idrottslyftsmedel beviljas. För att underlätta förbundens kontroll av LOK-stödet framgår om föreningen sökt LOK-stöd eller inte i Idrottslyftsapplikationens ansökningsformulär. Tänk på att den information som visas hämtas i samband med att föreningen gör sin ansökan, vilket innebär att förändringar kan ha skett när det är dags för förbundet att fatta beslut. För aktuell status kan ni alltid kontakta LOK-stödsgruppen. Tänk på att alla föreningar måste ha registrerat organisationsnummer och ett föreningstecknat plus- eller bankgiro i IdrottOnline för att medel ska kunna beviljas. För att registrera aktuella uppgifter skickar föreningen ett meddelande till lok@rf.se. (Det är också viktigt att 7
föreningarna meddelar lok@rf.se om konton avslutas, så att RF kan plocka bort dessa ur systemet. På så sätt undviker vi att medel skickas fel och blir avvisade.) Kontroller som bör genomföras innan medel beviljas Innan medel beviljas bör förbundet ta reda på att ersättning för samma kostnad inte beviljats från annat håll. För satsningen som helhet är det OK att erhålla medel från olika aktörer, men dubbelfinansiering får inte förekomma. För att få reda på om föreningen förväntas få eller har fått medel från andra parter ställs en fråga om det i Idrottslyftsapplikationens ansökningsformulär. Via Idrottslyftsapplikationen har förbundet också möjlighet att se om föreningen sänt in ansökningar till andra förbund. (LOK-stöd får dock sökas även för aktiviteter som finansieras till 100 % med andra bidrag, under förutsättning att aktiviteten uppfyller LOK-stödsreglerna) Det kan ibland också finnas anledning att kontrollera föreningarnas ekonomiska stabilitet, framförallt om det är aktuellt att bevilja större belopp. En bild av föreningens ekonomiska stabilitet kan bl a fås genom att studera balansräkningen i föreningens årsredovisning. Vid tveksamheter bör ansökan avslås eller medel utbetalas undan för undan i anslutning till genomförd verksamhet. Nybildade föreningar Föreningar som precis bildats och blivit medlemmar i ett eller flera SF har tillgång till Idrottslyftsapplikationen under förutsättning att de öppnat sin hemsida i IdrottOnline och kan därmed ansöka om Idrottslyftsmedel. Restriktivitet bör dock råda vid beviljande av medel. Innan större belopp beviljas bör det finnas en viss stabilitet i föreningen. Det kan därför vara lämpligt att låta föreningen genomföra ett verksamhetsår innan medel beviljas. På så sätt har man möjlighet att få en bild av föreningens inriktning och utvecklingspotential. Många förbund tillämpar olika former av stöd för nybildade föreningar. Dessa bidrag uppgår i regel till mindre belopp och kan vara den stimulans som är nödvändig för att föreningen ska få fart på barn- och ungdomsverksamheten i inledningsskedet och kan således beviljas direkt. Processutvärdering I det beslut som fattats om Idrottslyftet anges att en processutvärdering av arbetet ska genomföras. RF har därför under hösten skickat ut en offertförfrågan till sju utvärderaraktörer och inväntar svar senast den 30 november. Målet är att en utvärderare ska vara utsedd senast 31 december, för att därefter påbörja sitt arbete i januari 2016. Redogörelse inför 2016 För att RF ska få en bild av hur förbunden har för avsikt att nyttja sina medel under 2016 fick SF i uppdrag att senast den 25 oktober 2015 lämna in en redogörelse, enligt bilaga 1 a. Distrikten fick förlängd svarstid till 15 november, då den sista informationsträffen för distrikten inte genomfördes förrän den 22 oktober. Distriktens mall återfinns i bilaga 1 b. RF:s ambition är att ge samtliga förbund återkoppling senast den 1 december 2015. 8
Referensgrupper Vid de träffar som genomförts om Idrottslyftet 2016-2019 under hösten har RF konstaterat att det är ett antal områden som behöver förtydligas ytterligare. Detta bör hanteras under övergångsåret 2016, så att vi inom alla led är väl förberedda för arbetet 2017 2019. RF behöver vägledning i detta arbete och kommer därför att tillsätta två referensgrupper, en med distriktsrepresentanter och en med SF-representanter. Grupperna kommer i vissa frågor att mötas och gemensamt diskutera sig fram till den bästa lösningen. Referensgrupperna är underställda Idrottsrådet och vid behov kommer frågor att föras vidare dit. Referensgrupperna är liksom Idrottsrådet inget beslutande organ, utan har endast en rådgivande funktion. Referensgrupperna kommer att bestå av 8 representanter vardera. Därutöver kommer de tjänstemän från distrikt och SF som ingår i idrottsrådet att bjudas in. Representanterna till SF-gruppen handplockas. En viktig parameter är att minst en förbundsrepresentant per kategori (Idrottslyftets differentiering) ska ingå. Distrikten utser själva inom respektive region två representanter till referensgruppen. I referensgruppen kommer såväl övergripande som mer detaljerade frågor att diskuteras, några exempel: Hur optimerar RF och distrikten sin roll som en gemensam stödorganisation? På vilket sätt ska kompetensutvecklingsprogrammet läggas upp? Hur ska de krav som ställs på SF skilja sig åt beroende på storlek och organisation? Hur ska Idrottslyftsapplikationen se ut i framtiden? Vad behöver dokumentet Idrottslyftets ABC innehålla? Första träffen för SF:s referensgrupp genomförs den 9 februari 2016. Distriktens referensgrupp träffas för första gången den 11 februari. Följande personer har utsetts att ingå i respektive referensgrupp: SF Veide Lingås, Castingförbundet Pia Josephson, Gymnastikförbundet Anders Wiiand, Handbollförbundet Emil Risberg, Innebandyförbundet Erik Vesterlund, Judoförbundet Dag Johansson, Kanotförbundet Kristin Frilund, Parasportförbundet Katta Sterner, Skateboardförbundet Representanter från Idrottsrådet Lena Sulkanen Bowling Eva Bjernudd, Korpen Distrikt Martin Edbladh, Skåne Petra Ericson, Värmland Michael Fleuron, Norrbotten Peter Gårdestedt, Halland Anders Nissar, Stockholm Bengt Palmér, Västergötland Henrik Persson, Gävleborg Marie Persson, Västmanland Representant från Idrottsrådet Ann-Gerd Bergdahl, Gävleborg 9
Skolsamverkan Skolsamverkan är inte längre ett prioriterat område i Idrottslyftet, men är förmodligen ändå ett tillvägagångssätt som kommer att användas av många förbund/föreningar för att utveckla verksamheten. Om stöd för skolsamverkan beviljas är det viktigt att följande är uppfyllt: Verksamheten är beslutad av idrottsförening och skolledning Verksamheten ersätter inte ämnet idrott och hälsa Verksamheten genomförs främst i skolans närområde Verksamheten erbjuds primärt samtliga elever i vald klass/skola. I begränsad omfattning kan insatser göras för särskilda målgrupper (dock ej idrottsprofil). Fortsatt verksamhet i föreningens regi erbjuds efter projekttidens slut. När det gäller hur aktiviteter på elevens val och friluftsdagar ska bedömas uppstår ofta funderingar Är det skolans ansvar att bekosta dessa aktiviteter eller är det möjligt att finansiera verksamheten med Idrottslyftsmedel? Om ni ser att aktiviteten bidrar till att föreningens verksamhet utvecklas och bidrar till att Idrottslyftets mål uppnås är det OK att bevilja medel, som helt eller delvis täcker föreningens kostnader. När det gäller elevens val bekostas aktiviteter av introduceringskaraktär, som genomförs vid enstaka tillfällen eller under en kortare period. (Om flera föreningar önskar göra detta innebär det att en längre period kan fyllas med Idrottslyftsaktiviteter, men varje enskild förening kan endast göra insatser under kortare tid). När det gäller skolsamverkan och möjligheten att ansöka om LOK-stöd är aktiviteter på lektionstid inte berättigade LOK-stöd, däremot kan det finnas möjlighet att få stöd på övrig tid (håltimmar och raster etc). För att stöd ska erhållas måste aktiviteten ha tillkommit på föreningens initiativ och den ska genomföras för att föreningen vill utveckla sin egen verksamhet (rekrytering). Därutöver måste verksamheten såklart uppfylla övriga villkor i LOK-stödsreglerna, t ex 60-minutersprincipen. Eftersom att det finns flera parametrar som måste vara uppfyllda för att föreningen ska vara berättigad till LOK-stöd bör förbunden kommunicera möjligheten med viss försiktighet, så att föreningen inte uppfattar att de blir lovad stöd. Mer information om LOK-stödet finns på Svensk Idrotts hemsida. Stödorganisationernas roll I Idrottslyftet 2016 2019 ska RF och SISU Idrottsutbildarna med sina respektive distrikt fokusera på att stötta SF:s och föreningarnas arbete baserat på identifierade behov. Hur detta ska ske framgår i viss utsträckning i det av RS antagna riktlinjedokumentet, men ytterligare förtydliganden behövs. För att komma fram till hur detta arbete ska fungera i praktiken kommer RF bland annat att ta sin utgångspunkt i de frågor som ställs och de diskussioner som förs på höstens träffar samt de önskemål/behov som framkommit under årets SF-dialoger. Området kommer också att 10
diskuteras i de referensgrupper som ska bildas (se avsnittet referensgrupper för mer information). Många SF har en önskan om att komma i kontakt med distriktet för att informera om sitt sätt att arbeta med Idrottslyftet samt också tydliggöra områden där deras föreningar behöver stöd av distriktet. För att förmedla denna information är det lämpligt att vända sig till distriktens utsedda idrottskontakter t ex via e-post eller videkonferensmöten. SF kontaktar Idrottslyftets koordinator Lena Björk för att få hjälp med att samordna detta. En skillnad jämfört med tidigare är att det utöver anläggningsstödet endast kommer att finnas en gemensam sökväg till DF och SISU-distriktet, vilket vi hoppas ska underlätta för föreningarna. Utbetalning av medel De utbetalningar som ett förbund registrerar i Idrottslyftsapplikationen under en vecka (måndag söndag) utbetalas av RF till föreningen tisdagen veckan därpå. Var noga med att kontrollera att de utbetalningar ni verkställer i applikationen är korrekta innan ni slutgiltigt godkänner dem. Utbetalningarna läses därefter automatiskt upp i en utbetalningsfil och där ska RF ur säkerhetssynpunkt inte göra några justeringar. Det betyder att medel som mot förmodan felaktigt betalas ut måste krävas tillbaka och återbetalas av föreningen, läs mer i avsnittet Återbetalning av medel nedan. Om en satsning beviljas 200 000 kr eller mer ska ett separat meddelande med kort information om satsningen skickas till Idrottslyftets koordinator. Detta görs i samband med att förbundet skapar utbetalningen i Idrottslyftsapplikationen. Rutinen är viktig för att säkerställa att stora belopp inte av misstag betalas ut till föreningarna. OBS! Denna rutin gäller inte för DF:s arbete med området Ökad tillgänglighet till anläggningar och idrottsmiljöer, som hanteras i annan ordning. RF ser gärna att flera föreningar tillsammans genomför aktiviteter/satsningar. Där det är möjligt önskar vi att respektive förening ansöker om sin del i satsningen, vilket också innebär att utbetalningen kommer att styras till respektive förening. Detta är ett krav i de fall där ni i förväg vet att flera föreningar kommer att ta emot medel. Det betyder att en ansvarig förening inte kan ta emot alla medel och därefter slussa dem vidare till övriga medverkande föreningar. Detta är nödvändigt för att RF ska få in bättre statistik och kunna göra en korrekt uppföljning. Det säkerställer också att eventuella oegentligheter i en förening inte ekonomiskt påverkar övriga. Utbetalningar för samtliga satsningar måste vara skapade i Idrottslyftsapplikationen senast den 31 december aktuellt år. De medel som därefter återstår går tillbaka till RF. OBS! För DF:s arbete med området Ökad tillgänglighet till anläggningar och idrottsmiljöer gäller att beslut ska vara fattade senast den 31 december. Första delbidraget ska därefter rekvireras senast ett år efter beslut. När det gäller utbetalning av förbundens utvecklingsstöd sker det i samband med att ordinarie verksamhetsstöd utbetalas. För SF och DF innebär det att pengarna skickas från RF 18 januari, 18 april, 18 juli och 18 oktober. Till SISU-distrikten sker utbetalningarna 25 februari, 26 april, 26 juli och 25 oktober. I samband med att redogörelse lämnas in för 2016 får distrikten uppge hur fördelningen av medel mellan DF respektive SISU-d ska se ut, se bilaga 1 b) 11
Viktiga datum I detta dokument presenteras ett antal datum, här följer en sammanställning av de viktigaste: 1 december 2015 RF ger återkoppling på inskickade redogörelser gällande IL 2016. 18 december 2015 Referensgrupperna ska vara utsedda. 15 februari 2016 Sista dag för SF att meddela önskemål om processledning i arbetet med kartläggning, analys och utvecklingsplan. 15 mars 2016 Sista dag för SF, DF och SISU-distrikt att lämna in rapport om IL 2015. 16 17 mars 2016 Gemensam kompetensutvecklingsträff för SF, DF och SISUdistrikt. 15 april 2016 Sista dag för distrikten att lämna in sin SWOT-analys 15 september 2016 Sista dag för SF att lämna in sina utvecklingsplaner för perioden 2017 2019. 15 november 2016 Sista dag för distrikten att lämna in sina planer för perioden 2017 2019. 1 december 2016 Sista dag för RF att ge SF återkoppling på utvecklingsplanerna. 15 december 2016 Sista dag för RF att ge distrikten återkoppling på planerna. 15 mars 2017 Sista dag för SF, DF och SISU-distrikt att lämna in rapport om IL 2016. Återbetalning av medel Om det uppmärksammas att en förening inte genomfört ett projekt enligt plan eller om föreningen av annan anledning erhållit för mycket medel ska DF/SF/SISU-d se till att bidraget återbetalas. Det är viktigt för idrottens trovärdighet. Felaktigt använda eller ej utnyttjade medel ska föreningen betala tillbaka direkt till RF på bg 411-4088. Vid inbetalning ska följande anges: Föreningsnamn, Idrottslyftet, ärendenummer samt vilket förbund som beviljat medlen. Återbetalda medel kommer respektive förbund till del och kan fördelas till nya föreningssatsningar. Kraven om återbetalning överensstämmer med förordning (1999:1177) om statsbidrag till idrottsverksamhet, där följande finns angivet: 11 Mottagaren av ett statsbidrag enligt denna förordning är återbetalningsskyldig om 1. mottagaren genom att lämna oriktiga uppgifter har förorsakat att bidraget har lämnats felaktigt, 2. bidraget inte används för det ändamål det har beviljats för, eller 3. mottagaren inte lämnar sådana handlingar och andra uppgifter som avses i 8 1. Förordning (2009:1589). Har ni frågor om utbetalningar/återbetalningar vänder ni er till Sara Didriksson på RF:s ekonomiavdelning via e-post sara.didriksson@rf.se eller telefon 08 699 61 38. 12
Återfakturering av föreningsstödet Det förekommer att förbund ibland beviljar medel till föreningar och sedan tar tillbaka dessa för att genomföra insatser för föreningens räkning. Det kan t ex handla om föreningsutveckling, läger och utbildningsverksamhet. I vissa fall innebär dessa aktiviteter att förbunden anställer personal som finansieras med hjälp av föreningsstödet. För att minimera behovet av återfakturering finns viss möjlighet att omvandla del av föreningsstödet till centrala utvecklingsmedel. Har förbundet en önskan om att kunna göra detta redan under 2016 ska en ansökan göras i den redogörelse, som ska vara RF tillhanda senast den 25 oktober/15 november 2015, se bilaga 1 a - b. RF återkommer därefter med ett beslut på ansökan senast den 1 december. Behöver återfakturering trots allt användas är det viktigt med tydlighet. Föreningarna bör själva aktivt bestämma sig för att vara en del i satsningen, t ex genom att de anmäler sig till en utbildning/läger eller sänder in en ansökan för att få hjälp med föreningsutveckling. Redan i samband med anmälan/ansökan ska föreningen vara införstådd med vilka krav/villkor som gäller. För att upprätthålla hög trovärdighet är det också viktigt att förbundet kan motivera nivån på de medel som återfaktureras. De medel som hämtas hem ska täcka faktiska kostnader med direkt koppling till genomförd aktivitet. För att förenkla återfaktureringen betalar vissa förbund ut medlen till en mottagande förening, trots att flera föreningar är involverade i satsningen. RF rekommenderar att utbetalning görs till alla deltagande föreningar, trots att det innebär en något utökad administration. Det tydliggör för den enskilda föreningen att de deltar i en verksamhet som är finansierad av Idrottslyftet samtidigt som det bidrar till att bättre synliggöra Idrottslyftets bredd. Öppenhet om beslut Föreningar, media och andra intresserade vänder sig med jämna mellanrum till såväl RF som SF, DF och SISU-distrikt med önskemål om att få tillgång till Idrottslyftsunderlag av olika slag. RF:s allmänna ståndpunkt är att eftersträva så stor öppenhet som är lämpligt och praktiskt möjligt. Vi vill så långt det går undvika att den som efterfrågar något får en känsla av att vi vill undanhålla information. Vid förfrågningar om beviljade medel kan med fördel de rapporter som kan skapas i Idrottslyftsapplikationen användas. Mer information än så anser inte RF att ni/vi bör/är skyldiga att lämna ut gällande beslut om föreningarnas tilldelade medel och projekt. Föreningarnas ansökningar och utvärderingar är våra arbetsunderlag och inte något vi behöver delge utomstående. Istället kan vi med fördel rekommendera att den som vill veta mer om något specifikt projekt tar kontakt med berörd förening. Frågor om Idrottslyftets ABC besvaras av: Lena Björk Koordinator för Idrottslyftet Riksidrottsförbundet 08-699 61 49 lena.bjork@rf.se 13
Bilaga 1 a SF Redogörelse inför 2016 I juni 2015 fattade Riksidrottsstyrelsen (RS) beslut om hur Idrottslyftet ska genomföras under perioden 2016 2019. 2016 kan delvis ses som ett övergångsår mellan det gamla och det nya Idrottslyftet. Specialidrottsförbundet (SF) har likt tidigare år rollen att utveckla sin idrott utifrån det övergripande syftet och målet (se nedan). Det handlar om att genomföra utvecklingsinsatser och destinera medel till föreningar enligt det övergripande regelverket och SF:s egna prioriteringar. Parallellt med 2016 års fördelning av medel ska SF med stöd av Riksidrottsförbundet (RF) och SISU Idrottsutbildarna kartlägga och analysera sin verksamhet för barn och unga. Arbetet ska mynna ut i en utvecklingsplan, som ligger till grund för hur medel nyttjas under perioden 2017 2019. Ta höjd för detta arbete när ni lägger er plan för 2016. För att komma fram till hur ni ska använda tilldelade resurser under 2016 är det viktigt att tänka på att de insatser som genomförs ska bidra till Idrottslyftets syfte och mål: Syfte Att utveckla verksamheten så att barn och unga i åldern 7 25 år väljer att idrotta i förening och stimuleras till ett livslångt idrottande i föreningsidrotten. Mål Att samtliga SF, utifrån sina unika behov, vid programperiodens slut har utvecklat sin verksamhet för barn och unga mellan 7 25 år. Utvecklingsinsatserna ska vara i linje med RF:s anvisningar för barn och ungdomsidrott och leda till att svensk idrott utvecklas, samverkar med andra aktörer och ger goda möjligheter att idrotta i förening Vidare är det viktigt att sätta in Idrottslyftet i ett helhetsperspektiv. Idrottslyftet ska vara ett medel för att utveckla föreningsidrotten i linje med den av svensk idrott beslutade strategiska inriktningen och de eventuella visions- och måldokument, som respektive SF arbetat fram. Som vägledning i arbetet med hur ni ska nyttja Idrottslyftets medel under 2016 kan ni också använda er av den skattning som gjordes i samband med utvecklingsdialogen under våren 2015. För att RF ska få en bild av hur respektive SF har för avsikt att nyttja sina medel under 2016 ska en redogörelse lämnas in senast den 25 oktober 2015. Redogörelsen ska lämnas in via ett särskilt svarsformulär, som RF skickar ut i mitten av september. De uppgifter vi kommer att efterfråga återfinns även sist i denna handling, vilket innebär att ni redan nu kan påbörja ert planeringsarbete. Läs igenom alla frågor innan ni påbörjar arbetet, så ni ser strukturen/upplägget i det vi efterfrågar. När ni besvarar frågorna kan ni utgå ifrån att ni kommer att ha ungefär lika mycket medel att nyttja 2016 som under 2015. Är ni osäkra på hur mycket medel ni haft tillgång till under 2015 hittar ni det här. 14
RF kommer att ge återkoppling till samtliga SF. Redogörelserna hanteras löpande när det gäller utvecklingsstödets och föreningsstödets inriktning. Utlysning av medel till föreningar kan inte ske förrän RF bekräftat ert upplägg. Har ni behov av att kunna utlysa medel under hösten, bör ni därför se till att skicka in er redogörelse tidigare än den 25 oktober. När det gäller eventuell omvandling av föreningsstöd till centrala utvecklingsmedel behöver RF skapa sig en helhetsbild innan beslut fattas. Det betyder att återkoppling kommer att ske senast den 1 december. Har ni några funderingar, hör av er! Lena Björk Anders Wahlström lena.bjork@rf.se anders.wahlstrom@rf.se 08-699 61 49 08-699 62 29 Frågor som ska besvaras av SF inför 2016 Hur planerar ni att använda förbundets utvecklingsstöd? Beskriv kortfattat enligt följande struktur: Område/insats (Flera områden/ insatser kan anges) Vilken är den huvudsakliga bakgrunden till att ni önskar prioritera området/insatsen Förväntad huvudsaklig effekt Ungefär hur stor procentuell andel av utvecklingsstödet planerar ni att avsätta till denna insats RF vet att många förbund ser behov av att utföra centrala stödinsatser för att föreningarnas barn- och ungdomsverksamhet ska kunna utvecklas på bästa sätt. Till dessa aktiviteter ska i första hand förbundets utvecklingsstöd användas. Då vi vet att det inte alltid är tillräckligt erbjuder vi SF att ansöka om att få omvandla delar av föreningsstödet till centrala utvecklingsmedel. Vill ert förbund ansöka om att omvandla medel? Ja Nej Om ja, beskriv kortfattat vad ni vill göra enligt nedanstående struktur. Besked om beviljande/avslag lämnas av RF senast den 1 december. Område/ Insats (Flera områden/ insatser kan anges) Vilken är den huvudsakliga bakgrunden till att ni önskar prioritera området/insatsen Förväntad huvudsaklig effekt Uppskattad total summa (i kr) Vilka är de största kostnadsposterna och hur stor procentuell andel av den totala summan planerar ni att nyttja till respektive post 15
Hur planerar ni att styra föreningsstödet? Beskriv kortfattat enligt nedanstående struktur. (Även om ni har ansökt om att få omvandla föreningsstöd till centrala utvecklingsmedel utgår ni från ert totala föreningsstöd, d v s motsvarande summa som under 2015, när ni besvarar denna fråga. Om ni beviljas omvandling av medel kommer RF att föra en dialog med er om hur det påverkar föreningsstödets prioriteringar) Prioriterad inriktning (Flera inriktningar kan anges) Vilken är den huvudsakliga bakgrunden till att ni önskar prioritera denna inriktning Förväntad huvudsaklig effekt Ungefär hur stor procentuell andel av föreningsstödet planerar ni att avsätta till denna inriktning Ansökningstider för era föreningar Förbundets kontaktperson (namn, e- post och telefon) 16
Bilaga 1 b Distrikt Redogörelse inför 2016 I juni 2015 fattade Riksidrottsstyrelsen (RS) beslut om hur Idrottslyftet ska genomföras under perioden 2016 2019. 2016 kan delvis ses som ett övergångsår mellan det gamla och det nya Idrottslyftet. RF och SISU Idrottsutbildarna kommer tillsammans med distrikten att i större utsträckning än tidigare följa SF:s arbete i Idrottslyftet och stödja dem i deras insatser. Distrikten får fortsatt fördela medel till föreningar. Under 2016 ska distrikten se till att en övergång görs från förra periodens syfte och mål till den nya periodens upplägg. Arbetet med anläggningar och idrottsmiljöer hanteras som tidigare, dock med en möjlighet att vid behov ansöka om att få använda vissa medel till förstudier etc. Parallellt med 2016 års fördelning av medel ska distrikten göra en SWOT-analys av barn- och ungdomsidrotten i distriktet. Utifrån denna analys och med hänsyn tagen till SF:s utvecklingsplaner görs sedan en plan för distriktens nyttjande av medlen för perioden 2017 2019. Ta höjd för detta arbete när ni lägger er plan för 2016. För att komma fram till hur ni ska använda tilldelade resurser under 2016 är det viktigt att se över vilken pågående verksamhet som behöver ett fortsatt stöd under 2016 för att kunna avslutas på ett bra sätt (helst genom att införlivas i ordinarie verksamhet eller genom att hitta andra finansieringskällor) samt att tänka på att resterande insatser som genomförs ska bidra till den nya programperiodens syfte och mål: Syfte Att utveckla verksamheten så att barn och unga i åldern 7 25 år väljer att idrotta i förening och stimuleras till ett livslångt idrottande i föreningsidrotten. Mål Att samtliga SF, utifrån sina unika behov, vid programperiodens slut har utvecklat sin verksamhet för barn och unga mellan 7 25 år. Utvecklingsinsatserna ska vara i linje med RF:s anvisningar för barn och ungdomsidrott och leda till att svensk idrott utvecklas, samverkar med andra aktörer och ger goda möjligheter att idrotta i förening Vidare är det viktigt att sätta in Idrottslyftet i ett helhetsperspektiv. Idrottslyftet ska vara ett medel för att utveckla föreningsidrotten i linje med den av svensk idrott beslutade strategiska inriktningen och de eventuella visions- och måldokument, som respektive SF arbetat fram. För att RF ska få en bild av hur respektive distrikt har för avsikt att nyttja sina medel under 2016 ska en redogörelse lämnas in senast den 25 oktober 2015. Redogörelsen ska lämnas in via ett särskilt svarsformulär, som RF skickar ut i mitten av september. De uppgifter vi kommer att efterfråga återfinns även sist i denna handling, vilket innebär att ni redan nu kan påbörja ert planeringsarbete. Läs igenom alla frågor innan ni påbörjar arbetet, så ni ser strukturen/upplägget i det vi efterfrågar. 17
När ni besvarar frågorna kan ni utgå ifrån att ni kommer att ha ungefär lika mycket medel att nyttja 2016 som under 2015. Är ni osäkra på hur mycket medel ni haft tillgång till under 2015 hittar ni det här. RF kommer att ge återkoppling till samtliga distrikt. Redogörelserna hanteras löpande när det gäller utvecklingsstödets och föreningsstödets inriktning. Utlysning av medel till föreningar kan inte ske förrän RF bekräftat ert upplägg. Har ni behov av att kunna utlysa medel under hösten, bör ni därför se till att skicka in er redogörelse tidigare än den 25 oktober. När det gäller eventuell omvandling av föreningsstöd till centrala utvecklingsmedel samt ansökan om förstudie etc inom anläggnings- och idrottsmiljöområdet behöver RF skapa sig en helhetsbild innan beslut fattas. Det betyder att återkoppling kommer att ske senast den 1 december. Har ni några funderingar, hör av er! Lena Björk Anders Wahlström Daniel Glimvert (anläggningar) lena.bjork@rf.se anders.wahlstrom@rf.se daniel.glimvert@rf.se 08-699 61 49 08-699 62 29 08-699 62 55 Frågor som ska besvaras av distrikt inför 2016 Hur planerar ni att använda distriktets utvecklingsstöd (tänk på att det omfattar såväl den del ni tidigare fick kopplat till DF Rekrytera som till SISU Idrotten vill)? Beskriv kortfattat enligt följande struktur: Område/insats (Flera områden/ insatser kan anges) Vilken är den huvudsakliga bakgrunden till att ni önskar prioritera området/insatsen Förväntad huvudsaklig effekt Ungefär hur stor procentuell andel av utvecklingsstödet planerar ni att avsätta till denna insats Hur stor procentuell andel av utvecklingsstödet för området/insatsen önskar ni ska utbetalas till DF respektive SISU-d? RF vet att flera distrikt ser behov av att samordna föreningarnas insatser för att barnoch ungdomsverksamheten i distriktet ska kunna utvecklas på bästa sätt. Till dessa aktiviteter ska i första hand distriktets utvecklingsstöd användas. Då vi vet att det inte alltid är tillräckligt erbjuder vi distrikten att ansöka om att få omvandla delar av föreningsstödet till centrala utvecklingsmedel. Vill ert distrikt ansöka om att omvandla medel? Ja Nej Om ja, beskriv kortfattat vad ni vill göra enligt nedanstående struktur. Besked om beviljande/avslag lämnas av RF senast den 1 december. 18
Område/ Insats (Flera områden/ insatser kan anges) Vilken är den huvudsakliga bakgrunden till att ni önskar prioritera området/insatsen Förväntad huvudsaklig effekt Uppskattad total summa (i kr) Vilka är de största kostnadsposterna och hur stor procentuell andel av den totala summan planerar ni att nyttja till respektive post Hur planerar ni att styra föreningsstödet (exkl. anläggning, se senare fråga)? Beskriv kortfattat enligt nedanstående struktur Tänk på att det kan vara bra att ha en viss fri pott för att kunna säkerställa flexibilitet i fördelningen av medel för att kunna möta behov från SF. Även om ni har ansökt om att få omvandla föreningsstöd till centrala utvecklingsmedel utgår ni från ert totala föreningsstöd, d v s motsvarande summa som ni totalt erhållit för DF Rekrytera och SISU Idrotten vill under 2015, när ni besvarar denna fråga. Om ni beviljas omvandling av medel kommer RF att föra en dialog med er om hur det påverkar föreningsstödets prioriteringar. Prioriterad inriktning (Flera inriktningar kan anges) Vilken är den huvud-sakliga bakgrunden till att ni önskar prioritera denna inriktning Förväntad huvudsaklig effekt Ungefär hur stor procentuell andel av föreningsstödet planerar ni att avsätta till denna inriktning Ansökningstider för era föreningar Distriktets kontaktperson (namn, e-post och telefon) Arbetet med anläggningar och idrottsmiljöer kommer att genomföras utifrån samma regelverk som tidigare. Kommer ni på något sätt ändra ert arbetssätt jämfört med innevarande år? Ja Nej Om ja, beskriv kortfattat vilka förändringar ni genomför och varför. Under 2016 är det möjligt att använda del av anläggningsstödet till andra insatser som gagnar anläggningsutvecklingen i distriktet, t ex förstudier och analyser i enlighet med den anläggnings- och idrottsmiljöpolitiska programmet för svensk idrott. Vill ert distrikt ansöka om att kunna genomföra särskilda insatser? 19
Ja Nej Om ja, beskriv kortfattat vad ni vill göra enligt nedanstående struktur. Besked om beviljande/avslag lämnas av RF senast den 1 december. Område/ Insats (Flera områden/insatser kan anges) Vilken är den huvudsakliga bakgrunden till att ni önskar prioritera området/insatsen Förväntad huvudsaklig effekt Uppskattad total summa (i kr) Vilka är de största kostnadsposterna och hur stor procentuell andel av den totala summan planerar ni att nyttja till respektive post 20