Städhandboken Skolfastigheter i Stockholm AB
Innehållsförteckning Förord 3 Städhandbok del 1 - Upphandling och uppföljning av städtjänster Upphandlingsprocessen 4-6 Städanvisningar-förfrågningsunderlag 7 Kvalitet och uppföljning beställarens engagemang 7 Städhandbok del 2 - Så städar vi Stockholms skolor Miljökrav 8 Golv 9 - Funktionsansvar - periodiskt underhåll 9 - Metoder 9 Utrustning 10 Städning av ytor ovan golv 11 Periodiskt underhåll 12 Städinstruktioner 12 Ramar för städfrekvens 13 Städhandboken del 3 - Golvens ABC 14-15 Sid 2
Vi vill skapa en sund inomhusmiljö i Stockholms skolor Att städningen påverkar hur vi trivs och hur vi mår i våra hem känner de flesta igen. Hur man städar skolorna och vilka kemikalier man använder påverkar både dem som vistas i lokalerna, fastighetens kondition och vår globala miljö. Med Städhandboken vill SISAB bidra till att skapa en sund inomhusmiljö i Stockholms skolor. Städhandboken ska ses som ett stöd till Er som upphandlar och direkt påverkar städningen i skolan. Städning är direkt avgörande för en bra inomhusmiljö och för att Stockholms skolor ska fungera över tiden. Med en korrekt, noggrann och periodiskt utförd städning av skolan bibehålls färger, glans och fräschhet, vilket ökar både trivseln och minskar behovet av underhåll. Vår erfarenhet är att när skolan upplevs som fräsch så minskar dessutom alla typer av skadegörelse, vilket i sin tur även det påverkar trivseln positivt. Städning utförd med rätt städmaterial och med rätt användning av kemikalier bidrar också till att minska slitaget på allas vår gemensamma miljö. Felaktig städning kan även bidra till direkta hälso- och miljöproblem. Det vanligaste felet är att man vid städning använder för mycket vatten på golven. Fukten ligger då kvar under golvsocklar och trösklar. Om golvet är belagt med linoleummatta kan till exempel för mycket vatten och felaktig städning leda till en nedbrytning av mattan. Fukten påskyndar då även nedbrytning av material i väggar och golv vilket bidrar till dålig luft som kan leda till olika hälsoproblem. Självklart får ingen bli sjuk av att vistas i våra skolor! Vi ser idag hur allergier hos barnen blir allt vanligare i vårt samhälle. Tyvärr kan forskarna inte exakt peka på vad som orsakar många av allergierna men man vet att bra städning är extra viktigt för barn med allergier. Genom att nivån av damm, partiklar och smuts hålls på en låg nivå minskar de allergiska reaktionerna. Vår förhoppning med Städhandboken är att Du som läser den får en hjälp på vägen till en riktigt bra städning av Stockholm skolor! Skolfastigheter i Stockholm AB 3
Del 1 Upphandling och uppföljning av städtjänster Det finns idag många olika aktörer som har krav och anvisningar på hur städningen ska utföras ur miljösynpunkt. Några exempel är Socialstyrelsens (SOSFS 1996:33). Därutöver har fastighetsägaren sina egna krav på en skonsam förvaltning och skolan har sina besparingskrav att ta hänsyn till. För att åstadkomma en bra städning krävs en genomtänkt styrning av städningen. Grunden för styrningen är att planera och genomföra en bra städupphandling och därefter ha en kontinuerlig kontroll av städningen under avtalstiden. Hörnstenarna i städkvalitet är: Lokalens fysiska status och utformning Vem som städar Vilka kemikalier och vilka metoder som används Avtalet och dess omfattning Städutrustningens kvalité - Service på maskiner - Rena moppar Städutrymmenas utformning - God ventilation - Tvättmöjligheter - Golvbrunn - Utslagsvask - Torkmöjligheter 4
UPPHANDLINGS- PROCESSEN Nedan följer en kortfattad översikt av stegen i upphandlingsprocessen. Varje steg beskrivs inte utan tyngden läggs på de faktorer som påverkar styrningen av städningen. Följande steg ingår i upphandlingsprocessen: 1. 2. 3. 4. 5. Behovsanalys analysen skall svara på följande frågor: Varför skall upphandling ske? Vad skall upphandlas (städning, fönsterputs, entrémattor, etc.)? Hur skall uppdraget beskrivas? Som funktion (INSTA 800 1 ) eller med traditionell beskrivning med städinstruktioner? Nulägesanalys av skolans lokaler (hur ser golven ut? finns det brister i städningen? etc.). Framtagande av ett komplett förfrågningsunderlag (gärna enligt AFF 2 ) som innehåller: PM - inbjudan Särskilda föreskrifter Städ- och serviceanvisningar (städinstruktioner, m.m.) Objektsbeskrivning Ritningar Anbudsformulär (speciellt formulär för anbudslämnande som underlättar jämförelser av anbud). Utvärdering av anbud. Denna bör göras med stöd av sakkunnig inom städområdet som kan avgöra om de olika anbuden svarar upp mot aktuellt förfrågningsunderlag, genom bl.a. jämförelse av nyckeltal. Tecknande av avtal mot framtaget förfrågningsunderlag. Avtalstiden bör vara minst 2 år. Kontinuerlig kontroll och uppföljning. 1 INSTA 800 är en nordisk standard för beskrivning och mätning av städkvalitet vilket möjliggör funktionsupphandling av städtjänster. 2 AFF, Avtal för fastighetsförvaltning har ett regelverk för upphandling av Städtjänster, Aff Städmall 4 a och b. Läs mer på www.aff.nu. 5
UPPHANDLINGS- PROCESSEN Särskilda föreskrifter Förfrågningsunderlaget Administrativa föreskrifter I förfrågningsunderlagets särskilda föreskrifter är det lämpligt att föreskriva ramar och krav för: - kvalitetsarbetet - personalens kompetens - miljöarbetet. Dessa ramar och krav skall omfatta hörnstenarna i begreppet städkvalitet. Kvalitetsuppföljning och reglering av kvalitetsavvikelser Här läggs grunden för det kvalitetsarbete som skall säkerställa att entreprenören levererar avtalad städkvalitet. Entreprenören skall visa hur det säkerställs att köparen alltid får den avtalade städkvaliteten levererad, vilket är en grundförutsättning. Köparen av städning bör kunna kontrollera städningens kvalitet vid behov. Kvalitetsuppföljningen bör omfatta: - städentreprenörens egenkontroll (det regelmässiga arbetet) - städentreprenörens eventuella kundenkät (1-2 ggr/år) - städmöten (4-12 ggr/år). Utöver detta är det lämpligt att anlita oberoende sakkunniga för att kontrollera att levererad städning följer avtalet. För att reglera återkommande kvalitetsavvikelser bör det i förfrågningsunderlaget/avtalet finnas angivet hur återkommande avvikelser kan kostnadsregleras. Det kan t.ex. anges att 30 % av månadsdebiteringen hålls inne tills städkvaliteten har uppnåtts. Kvalitet vid avtalets slut - slutbesiktning Städentreprenören ansvarar för städningen och städningens kvalitet till avtalets slut. Eventuella brister som framkommer i slutbesiktning skall åtgärdas av städentreprenören utan extra kostnad för köparen. Kvalitet - kunskapsverifiering Då städresultatet ytterst beror på den enskilde städarens kompetens är det lämpligt och en rekommendation att ställa krav på att driftansvarig, teamledare och städpersonalen skall ha personcertifikat enligt PRYL-96 3 alt SRY. Personcertifikat ger kunskapsverifiering. 3 PRYL-96 står för Projekt Yrkesbevis Lokalvårdare och är en kravspecifikation (jmf läroplan) för vad en lokalvårdare skall kunna. PRYL-96 är ett rikstäckande projekt där cirka 100 representanter från städbranschen har arbetat fram en kravspecifikation under perioden 1995-97. Den består av 12 områden (bl.a. kemiska begrepp, golvmaterial m.fl.) inom vilka en baskompetens skall finnas. 1998 fastslogs kravspecifikationen av Swedac (Styrelsen för kvalitet och teknisk kontroll). I och med detta är PRYL en svensk branschstandard. SRY Yrkesbevis är ett liknande kompetensbevis med lägre kunskapskrav och där kunskapstesten sker av utbildaren. 6
Städanvisningar förfrågningsunderlaget I städanvisningarna beskrivs omfattningen av alla städinsatser, annan service samt förutsättningar för städningen. Det kan bl.a. vara: - ordinarie städdagar - städutrymmen, städcentral med tvättmaskin. Avseende det städtekniska kan följande beskrivas: - funktionsansvar för underhåll av golv och golvvård - städinstruktioner - metoder - redskap och verktyg - entrémattor - fönsterputs - golvvård. Hur det kan beskrivas berörs i städhandbokens andra del Så städar vi Stockholms skolor. Det viktiga i förfrågan är att den upphandlande enheten begär att anbudsgivaren skall redovisa hur den skall städa med vilka kemikalier, med vilken utrustning, etc. Detta bidrar till saklig utvärdering av anbuden som inte enbart omfattar priset. Det som då granskas är anbudsgivarnas städtekniska ambitioner. Kvalitet och uppföljning När avtal har tecknats och avtalet börjat gälla skall entreprenören och kunden fastställa en kvalitetsplan för löpande uppföljning av städningen. Denna skall bidra till att skapa en dialog för att upprätthålla och utveckla en god städkvalitet. Kontinuerlig uppföljning är ett måste för en fungerande städning. Risken är annars stor att städkvaliteten sjunker. Ett bra verktyg för detta är driftmöten som har en stående dagordning baserat på begreppet städkvalitet. Detta medför att det förs en konstruktiv dialog under avtalstiden. Beställarens engagemang det skall skolan göra för att få städat En bra upphandling av en städentreprenad utgör ingen garanti för att beställarens intressenter, skolpersonal och elever, är nöjda med städningen. Är de inte nöjda kan det bero på att de inte fått information om vad städningen innefattar, vilka moment som ingår och hur ofta och när de skall utföras. En fungerande lokalvård i ett längre perspektiv kräver delaktighet och medvetande från alla på en skola, vilket förutsätter att alla får information om städningens omfattning och att alla får reda på deras rättigheter och skyldigheter. Detta kan innebära att elever och lärare ställer upp stolarna efter lektionen och själva torkar av bänkar m.m. 7
Del 2 Så städar vi Stockholms skolor De anvisningar som följer nedan är de rekommendationer som SISAB har avseende miljö, kemikalier, utrustning och metoder för underhåll och städning av skolorna i Stockholm. Eftersom den största delen av städtiden idag används för städning av golv är detta prioriterat. Det är även på golven som felaktig städning får störst konsekvenser för fastigheten och den inre miljön. Miljökrav Respektive fastighets totala livscykel och belastning på miljön skall utgöra grunden för metod- och kemval inom lokalvården. Detta är viktigare och går före eventuell miljömärkning av enskilda kemiska produkter. Hyresgäst och städentreprenör skall härvid samverka för att: - åstadkomma en så liten belastning som möjligt på den yttre miljön - åstadkomma en så god arbets- och inomhusmiljö som möjligt. Maskiner och kemikalier skall uppfylla miljökraven. 8
Golv Funktionsansvar regelmässig städning av golv/golvvård/periodiskt underhåll. Städentreprenören bör ansvara för att skolans golvytor regelbundet underhålls. Målet är att upprätthålla golvens status och därmed förlänga dess livslängd. Genom att skriva in att städentreprenören an svarar för golvens funktion så skall entreprenören kontinuerligt upprätthålla fina ytor genom regelmässig städning, periodiskt underhåll och omfattande golvvård. Metoder i den regelmässiga städningen av golv Idag används torra städmetoder som grundmetod vilka kompletteras med avfläckning och våta metoder om behov finns (dvs. nedsmutsning i t.ex. matsalar, m.m.). Detta resulterar i bättre städresultat, mindre fuktskador och mindre slitage av golvmaterial. Dessutom ger torra städmetoder mindre fysisk belastning på städpersonalen. Följande metoder skall utgöra grunden för insatserna vid den regelmässiga städningen. Vid samtliga metoder där fukt tillförs skall eventuell kemikalie harmonisera med de anvisningar som finns längre fram i texten METOD INNEBÖRD Torrmoppa Moppa: Avlägsna damm och smuts på hela golvytan i kombination med avfläckning, avlägsna lätt bunden smuts med fuktmopp. Fuktmoppa Fuktmoppa: Avlägsna damm och smuts på hela golvytan. Svabba/ Tvätta Svabba/Tvätta: Blötlägga och avtorka golvet med svabbgarn/skurduk. Eftertorkning krävs. Kombiskura Torrmoppa golv för att därefter skura med kombimaskin. Längs med kanter och på ytor som maskinen inte kommer åt fuktmoppas golvet. 9
Utrustning Maskiner På större fria ytor bör kombinationsmaskin användas. Vid det periodiska underhållet bör det användas golvvårdsmaskiner som harmoniserar med respektive behandlingsmetod. Moppsystem I den regelmässiga städningen bör det användas ett modernt moppsystem som omfattar såväl torr- som fuktmopp. Behandlingsmetoder och kemikalier På respektive golvmaterial bör följande kemikalier alt. metoder användas vid grundbehandling, periodiskt underhåll och regelmässig städning. Avseende kemikalier är det den kemikalie som skall användas när fukt tillförs i städningen. De nedan angivna behandlingarna är en ram som baseras på respektive golvleverantörs anvisning. För att skapa förutsättningar för en fungerande städning bör städentreprenören i anbudet föreslå ett lämpligt skötselsystem med utgångspunkt från guiden nedan. De kemikalier som används bör dokumenteras. GOLVMATERIAL GRUND- BEHANDLING PERIODISKT UNDERHÅLL DAGLIG STÄDNING Betong - lackat - målad Neutralt rengöringsmedel, typ allrent Keramiska Såpa, typ Steinfix natursåpa, Stentvål Special. Alt. Neutralt rengöringsmedel, typ allrent på glaserade och tätsintrade golv Linoleum/nya Vax enligt anvisningar från golvleverantör. (Forbo föreskriver I-vax) Linoleum/gamla På polishbehandlad linoleum där polishen är intakt bör den ligga kvar. Vid större skur ningar bör övergång till vax ske Polish alt vax Neutralt allrent på polishbehandlade golv Vaxbehandling golv enligt anvisning Plastmatta - befintlig - ny Torrpolering, polish, eller vax Torrpolering, spraypolering Neutralt rengöringsmedel, typ allrent på rena golv och på polish. På vaxbehandlade golv enligt anvisning från vaxleverantör 10
GOLVMATERIAL GRUND- BEHANDLING PERIODISKT UNDERHÅLL DAGLIG STÄDNING Terrazzo - befintlig - ny Impregneringsmedel som reagerar med kalken. Typ Terrazzorent, Stentvål Special eller dyl. I andra hand kan neutral såpa eller vax användas Natursten - Marmor, kalksten, granit, m.fl. Neutral såpa Laminat Neutralt rengöringsmedel, typ allrent Trägolv - lackat Neutralt rengöringsmedel, Trägolv - oljat Neutral såpa, typ Steinfix Natursåpa Textila Mattvätt < 2 gånger /år Gummimatta Enligt anvisning från leverantören. Undvik polish Torrpolering alternativt, se grundbehandling Allrent alternativt, se grundbehandling Städning av ytor ovan golv För att kunna bedriva en fungerande städning av ytor ovan golv krävs rätt kemikalier och utrustning. Dukar och annan städutrustning För att kunna städa på ett professionellt sätt krävs det bra städutrustning för dammning, avfläckning, städning av toaletter, m.m. Dessutom är det av vikt att städentreprenören hanterar materialen på ett professionellt sätt. Detta innebär bland annat att ett arbetspass alltid avslutas med att ta hand om sopor och rengöra smutsig städutrustning och städrum. Städning av hygienutrymmen Vid städning av toaletter är det viktigt att städpersonalen städar hygieniskt vilket bl.a. innebär att städdukar ej används på flera toaletter. 11
I duschrum i anslutning till omklädningsrum är det vanligt med smuts som bidrar till dålig lukt. Det är därför viktigt att: - städa både golv och väggar regelbundet - använda både sura och alkaliska medel (OBS! Sköljning måste ske mellan de olika medlen) - bearbeta golv och väggar med borste alt. skurnylon eller dylikt - rengöra golvbrunnar. Periodiskt underhåll övriga ytor Utöver de åtgärder som sker regelbundet i den regelmässiga städningen krävs följande underhåll. Fönsterputs Fönstrets samtliga sidor (2/4) bör tvättas minst en gång per år. Persienner, foder och eventuella tillbehör skall även rengöras. Andra ytor Ytor som inte berörs i den regelmässiga städningen skall underhållas minst en gång per år. Detta omfattar bland annat: - In- och utvändig rengöring av armaturer och andra ljuskällor - Rengöring av väggar - Avfläckning tak - Dammtorkning av hyllor o.dyl. Textil inredning Skolan ansvarar för textila material i inredning som t.ex. gardiner och klädda möbler. Eftersom dessa material påverkar inomhusmiljön är det viktigt att de rengörs minst en gång per år. Denna tjänst behöver dock inte köpas av städentreprenör. Entréer Entréer bör kompletteras med textila entrémattor för att skapa bra förutsättningar för städning. Städinstruktioner Städinstruktionerna skall beskriva vad som skall städas och hur ofta. Det är viktigt att specifika instruktioner tas fram för respektive rumstyp, klassrum, korridorer, toaletter, etc. Städinstruktioner skall omfatta alla ytor som städas och inte bara golven. Det är nödvändigt för att uppfylla samhällets krav på städningen och för att skapa hälsosamma studiemiljöer. I praktiken är det bättre att städa hela klassrummet regelbundet från golv till tak, med varierande frekvens från varannan dag till en gång per termin, än att endast städa golvet, krittavlan och tömma papperskorgen varje dag. Det senare är mycket vanligt idag vilket leder till att städningen ofta är undermålig. Många städföretag friskriver sig från att städa hela rummet från golv till tak. De anger att de endast städar till räckhöjd, vilket är anmärkningsvärt. Detta kan exempelvis innebära att hyllor över 180 cm inte torkas på ett helt år p.g.a. att det är en kort städerska! 12 Det är beställaren som ställer kraven. Vill beställaren ha städat hela rummet skall hela rummet städas. Det finns ingen lag eller kollektivavtal som motsätter sig det.
Städinstruktion - ett exempel KLASSRUM 3 dagar/vecka; Golvet rengörs, papperskorgen töms och krittavlan avtorkas. 1 ggr/vecka; Avtorkas fönsterbräda, bänkar, hyllor och andra fria ytor. 1 ggr/månad; Avborstas golvlister, lister, m.m. 1 ggr/termin; Avtorkas armaturer, ventilationsdon, m.m. Instruktionerna utgör ramen för städningen. Utifrån instruktionerna skall städinsatsen anpassas efter behovet. Ramar för städfrekvens Nedan angivna frekvenser är en mall för hur ofta olika lokaler bör städas. Angivna frekvenser bör inte understigas. Frekvenserna avser städning av golv. Städning av andra ytor bör ske regelbundet men i regel inte lika ofta. TYP AV VERKSAMHET FREKVENS Allmänna kommunikationsytor, korridorer, entréer, trappor Varje dag WC och hygienutrymmen Varje dag Kontor/lärarrum 1 gång/vecka Skolsalar och grupprum Varannan dag Gymnastiksalar - använda dagtid 1 gång/dag Gymnastiksalar - använda dagtid och kvällar 2 gånger/dag 13
Del 3 Golvens ABC Nedan följer en kort beskrivning av de vanligaste golvmaterialen. Linoleum Linoleum består i huvudsak av linolja, trämjöl, kalkstensmjöl, m.m. De flesta leverantörer av linoleumgolv i Sverige rekommenderar i dag vaxbehandling på nya golv. Det är framförallt mjuka vax som rekommenderas. Fördelen med vax är att starka alkaliska produkter, typ polishbort, aldrig behöver användas på golvet. Starka alkaliska produkter är mycket aggressiva mot fett vilket medför att de torkar ut linoleumgolv från linolja. I den regelmässiga städningen används torra metoder kombinerat med avfläckning. Vid fuktiga metoder, s.k. fuktmoppning, används vax eller ett neutralt rengöringsmedel. I vissa miljöer, exempelvis entréer, matsalar samt på gamla golv är polish en nödvändighet för att åstadkomma en lättstädad yta. Visste ni att det kan gå åt upp till 20 ggr mer polish per kvadratmeter jämfört med vax vid en installationsbehandling. Trots att du använder vax i den regelmässiga städningen kan du städa i många år utan att komma upp i den kemikaliemängden. Utbytesregeln! Plast Det finns olika typer av plastgolv. I Stockholms skolor används PVCmatta med polyuretanbehandlad yta (ger en lättstädad yta) avsedd för offentlig miljö. Många leverantörer av den sistnämnda typen rekommenderar att deras golv endast skall behandlas med torrpolering. Ibland krävs dock ytterligare ytskydd, allt beroende på slitaget där golven ligger. I den regelmässiga städningen används torra metoder kombinerat med avfläckning samt fuktmoppning. Då fukt tillförs används ett neutralt rengöringsmedel eller microfibermoppar preparerade med vatten. 14 Stengolv Terrazzo (betongmosaik) Leverantörerna av terrazzo rekommenderar impregneringsmedel vid såväl grundbehandling som i den regelmässiga städningen. Impregneringsmedlet reagerar med kalken i terrazzons cement och bildar kalktvål, som ger en smuts- och vattenavvisande yta. Andra alternativ är neutrala specialsåpor med hög fetthalt eller mjukt vax. De senare alternativet kan motiveras för att det skall fungera ihop med andra material inom städområdet.
Polish är direkt olämpligt och skall inte användas. Även starka alkaliska produkter, exempelvis många vanliga såpor, är olämpliga för terrazzo. Även sura medel skall undvikas eftersom de ger en etsning i golvet. Polerad och finslipad marmor, kalksten, granit, gnejs Stengolv som är polerade får en mycket tät yta. Används feta produkter typ såpa är risken stor att golvet blir överfettat - kladdigt. Därför skall det endast städas med ett neutralt rengöringsmedel, typ allrent. Slipade stengolv ger en porigare yta jämfört med polerad yta. Därför är det lämpligt att använda sig av neutrala specialsåpor med hög fetthalt. Dessa produkter fyller och impregnerar porerna, vilket ger en smutsoch vattenavvisande yta. Keramiska golv Detta är ett populärt golvmaterial och ofta mycket funktionellt. Dessa golv kan jämställas med våra stryktåligaste naturstenar, granit och gnejs. Kunskapen är dock ofta begränsad om hur golvet skall behandlas och underhållas. Det avgörande i detta fall är om golvet är ej tätsintrat, tätsintrat eller glaserat. Polish är direkt olämpligt på samtliga keramiska golv. I Stockholms skolor används granitkeramikplattor. Dessa är mycket hårt pressade vid tillverkning. Detta hindrar att plattorna absorberar vatten i samband med städning. Trägolv De vanligaste trägolven är lackade eller oljebehandlade. Det är viktigt att känna till den merkostnad som ett trägolv kan ge då det ofta kräver ett mer omfattande löpande underhåll. Gemensamt för trä är att det är känsligt för fukt och vatten. Oljade Skall periodiskt, 1-4 ggr/år, behandlas med underhållsolja. I den regelmässiga städningen skall det användas en återfettande produkt som hindrar uttorkning av golvet. Produkten skall vara anpassad till den underhållsolja som används. Lackade Skall städas med så torra metoder som möjligt. Då fuktiga metoder är aktuellt används ett neutralt rengöringsmedel. Periodiskt kan vissa golv behandlas med en produkt som skyddar lacken, se respektive golvleverantörs anvisningar. Gummimatta Gummi är ett slitstarkt material som tål kemiska produkter. Vatten skall användas i begränsad omfattning liksom starka lösningsmedel. Golvet skall städas med torra och fuktiga metoder. Golven kan torrpoleras och eventuellt behandlas med mjuka vax. Polish och liknande hårda ytskydd bör undvikas då de kan förorsaka krackelering, då materialet i sig är mjukt och sviktande. 15
Skolfastigheter i Stockholm AB Postadress: Box 13, 123 21 Farsta, Telefon 08-508 460 00.