Kommunstyrelsens arbetsutskott 24 oktober 1 (9) Plats och tid: Kommunstyrelsens sammanträdesrum kl 13.30-16.40 Ajournering kl. 15.40-16.00 Beslutande: Per Gruvberger, ordf Torbjörn Parling Britt-Marie Wall Christer Olsson Peter Johansson Övriga deltagande:torleif Rosvall, personalenheten 73, 75 Claes Hultgren, sekreterare Justerare Peter Johansson Justeringens plats och tid: Kommunstyrelsens kansli 27 oktober Underskrifter: Sekreterare Claes Hultgren Paragrafer 72-75 Ordförande Per Gruvberger Justerande Peter Johansson Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott 24 oktober ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Anslagsdatum: 28 oktober Datum för anslags nedtagande: 18 november Förvaringsplats Kommunstyrelsens kansli Underskrift Annika Jansson
Kommunstyrelsens arbetsutskott 24 oktober 2 Au 72 Dnr 70/11 Ej besvarade motioner Enligt av fullmäktige antagen arbetsordning skall kommunstyrelsen jämlikt 29 årligen till kommunfullmäktiges april/maj och oktober/november sammanträden redovisa de motioner vilkas behandling ännu ej slutförts. Den redovisning som skall presenteras för fullmäktige i november avges enligt följande: Michael Helmerssons motion ang. vänortsutbyten, har behandlats av Kommunfullmäktige 10 februari. Motionen är remitterad till Kommunledningen. Harry Johanssons motion ang. internrekrytering, har behandlats av Kommunfullmäktige 17 mars. Motionen är remitterad till Kommunchefen. Christer Olsson och Linda Knutsens motion ang. aktiviteter för motorintresserade ungdomar i Filipstads kommun, har behandlats av Kommunfullmäktige 14 april. Motionen är remitterad till Kultur- och föreningsutskottet. Benny Perssons motion ang. Skräpplockardag, har behandlats av Kommunfullmäktige 14 april. Motionen är remitterad till Kommunkansliet i samråd med berörda förvaltningar. Ulf Söhrmans motion ang. Filipstads slogan, har behandlats av Kommunfullmäktige 12 maj. Motionen är remitterad till Kommunkansliet. Marcos Ciscars motion ang. streamad webkamera i centrala Filipstad, har behandlats av Kommunkansliet 9 juni. Motionen är remitterad till Kommunkansliet. Bengt Sjöbergs motion om utökad källsortering, har behandlats av Kommunfullmäktige 29 september. Motionen är remitterad till tekniska förvaltningen. Michael Helmersson mfl motion ang. bolagisering av skogsinnehav, motionen har behandlats av kommunfullmäktige 29 september. Motionen är remitterad till kommunchefen i samråd med tekniska.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 24 oktober 3 Christer Olssons motion ang. valfrihet inom äldreomsorgen i Filipstads kommun i enlighet med lag (2008:962) om valfrihetssystem LOV, motionen har behandlats av kommunfullmäktige 29 september. Motionen är remitterad till socialförvaltningen Kommunfullmäktige har vid sammanträde 28 november 1999, 89, beslutat att respektive beredningsorgan skriftligt eller muntligt vid fullmäktigesammanträdet skall redovisa sin beredning av motionerna och ange beräknad tid för sitt yttrande. Arbetsutskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att lägga motionsredovisningen till handlingarna att delge densamma till de instanser och befattningshavare som ännu ej besvarat motionerna samt att notera att Kommunallagens stadgar att en motion ska beredas så att kommunfullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 24 oktober 4 Kommunstyrelsen 25 maj / 14 september 6/19 Kommunstyrelsens arbetsutskott 16 maj /29 augusti 7/9 Kommunstyrelsens arbetsutskott 14 mars 17 Au 43 Ks 102 Au 73 Ks 78 Au 31 Au 14 Dnr 91/11 Information om personalsamverkan Au 14 mars Kommunchef Claes Hultgren och personalchef Torleif Rosvall rapporterade om den pågående översynen av möjlighet till samverkan inom personalområdet, mellan kommunerna i Östra Värmland. En arbetsgrupp har erhållit uppdraget att ta fram förslag på hur en gemensam löneadministration kan förverkligas liksom ett gemensamt personaladministrationssystem. Detta arbete har medfört en djupgående processanalys där löneadministrativa flöden kartlagts och jämförts. För varje kommun har sedan en åtgärdslista upprättats, i syfte att förbereda eventuell samverkan. Nästa åtgärd är att upprätta en konsekvensanalys på en samverkande situation avseende både personaladministrativt system och gemensamt kontor. Arbetsgruppen kommer eventuellt föreslå att en gemensam nämnd bildas och att ett gemensamt kontor upprättas, med säte i Kristinehamn. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar lägga informationen till handlingarna. Personalchefen Torleif Rosvall och Kommunchefen Claes Hultgren lämnar vid mötet muntlig information om läget avseende samordnat lönekontor. Något färdigställt beslutsunderlag med beslutsförslag och konsekvensbeskrivning är ej klart vid dagens datum. Ambitionen är att färdigställa underlag för möjligt beslut före sommaren men beslut efter sommaren kan inte uteslutas. I samband med Kommunstyrelsens sammanträde den 25 maj kommer särskild information att lämnas av representant för arbetsgruppen. Beslutsexp: Pers. Au 16 maj Arbetsutskottet beslutar att lägga informationen till handlingarna. Personalchef Nicklas Friman och personalstrateg Charlotta Rolfsson från Kristinehamns kommun redovisar arbetsgruppens förslag om gemensam nämnd för löneadministration i Kristinehamn, Karlskoga, Degerfors, Storfors och Filipstads kommun. Beslutsunderlag är under färdigställande och kommer inom kort att skickas ut till samtliga kommuner.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 24 oktober Kommunstyrelsen 14 september 5 20 Kommunstyrelsens arbetsutskott 29 augusti 10 Kommunstyrelsen 25 maj 7 Forts. Au 16 maj Personalchef Torleif Rosvall meddelar även att konsekvensanalys kommer att kompletteras beslutsunderlaget. I anslutning till redovisningen ställdes frågor som besvarades. Önskvärt är att samtliga kommuner har lämnat besked innan sommaren för att Kristinehamns kommun ska kunna vidta vissa steg för att förbereda en start från och med 1 januari 2012. Med hänsyn till att det i dagsläget ej finns framtaget beslutsunderlag och konsekvensanalys kan ej besked ges för dagen. Kommunstyrelsen beslutar Beslutsexp: Pers. Au 29 aug. att lägga informationen till handlingarna. Kommunchef Claes Hultgren och personalchef Torleif Rosvall presenterar beslutsunderlag i skrivelse daterad -07-22. Skrivelsen belyser förutsättningarna för bildande av en gemensam nämnd och ett gemensamt kontor. Till denna skrivelse finns även budget för samverkan respektive eget kontor samt en konsekvensbeskrivning upprättad av personalchefen. Förslag till beslut att en gemensam administrativ nämnd mellan Degerfors, Filipstad, Karlskoga, Kristinehamn, Storfors kommuner och kommunalförbundet BRT bildas från och med den 1 januari 2012. Nämnden benämns administrativ nämnd att placeringen av det gemensamma lönekontoret ska vara Kristinehamn som då blir värdkommun för den administrativa nämnden att reglemente och avtal för den gemensamma administrativa nämnden fastställs under hösten att uppdra åt kommunstyrelsen att genomföra organisationsförändringen att rekrytering av projektledare initialt (chef efter uppstart) för lönekontoret påbörjas så att anställningen kan tillträdas snarast. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att överlämna ärendet till kommunstyrelsen utan eget beslutsförslag.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 24 oktober 6 Kommunstyrelsen 14 september 21 Ks 14 september Kommunchef Claes Hultgren informerar om föreliggande faktorer i ärendet. Den ekonomiska kalkylen ses över i tjänstemannagruppen. Dels kan olikheter mellan kommunernas sätt att räkna volymen av utbetalningar finnas. Vidare råder en oklarhet i åsikter från olika kommuner om utformning av avtal och reglemente för en eventuell gemensam nämnd Kommunstyrelsen beslutar Beslutsexp: Pers. Au 24 oktober att återremittera ärendet till förvaltningen för fortsatt utredning. Kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet till förvaltningen för fortsatt utredning, innebärande bl a att underlaget skulle kompletteras med avtal och reglementen för den nya gemensamma nämnden. Degerfors kommun har under tiden beslutat att inte ingå i den gemensamma nämnden. Enligt personalenhetens kostnadsjämförelse ökar kommunens kostnad initialt med 156 tkr. Någon hänsyn till framtida effekter av samordningen har inte värderats i utredningen, men följande framtida förändringar/effekter kan bl a noteras: Upphandling av gemensamt personal- och ekonomisystem. Möjlighet till framtida effektiviseringar Samordnad utbildning/konsultinsatser Säkerställande av systemansvar Riktat ledarskap ökar utvecklingsmöjligheterna för lönesidan samtidigt som resp. kommuns personalenhet avlastas. Minskad sårbarhet Sedan kommunstyrelsens möte den 14 september 102 har materialet kompletterats med: Avtal mellan kommunerna Karlskoga, Storfors, Kristinehamn och Filipstad om gemensam administrativ nämnd. Reglemente för gemensam administrativ nämnd för Kristinehamn, Karlskoga, Storfors och Filipstads kommuner.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 24 oktober 7 Au 24 oktober Justering har även gjorts i mtrl med hänsyn till att Degerfors inte ingår samt ny beräkning av fördelning av nämndens budget 2013, bilaga 3. Ändrad tidpunkt för bildande av gemensam administrativ nämnd. Bergslagens räddningstjänst utgår i förslaget och kommer att köpa tjänster från den gemensamma nämnden. Förslag till beslut Att en gemensam administrativ nämnd mellan, Filipstad, Karlskoga, Kristinehamn, Storfors kommuner bildas från och med den 1 september 2012. Nämnden benämns administrativ nämnd. Att placeringen av det gemensamma lönekontoret ska vara Kristinehamn som då blir Värdkommun för den administrativa nämnden. Att anta reglemente och avtal för den gemensamma administrativa nämnden. Att uppdra åt kommunstyrelsen att genomföra organisationsförändringen. Att rekrytering av projektledare initialt (chef efter uppstart) för lönekontoret påbörjas så att anställningen kan tillträdas snarast. Kommunchef Claes Hultgren och Personalchef Torleif Rosvall redogör för det nya beslutsunderlaget enligt skrivelse -10-20. I anslutning till detta besvaras ett antal frågor varefter Per Gruvberger begär ajournering. I samband med efterföljande diskussion yrkar Christer Olsson att volymunderlaget som ligger till grund för kostnadsfördelningen av kostnaderna i förbundet konkretiseras så att beräkningen sker på samma sätt i alla medverkande kommuner samt att i övrigt utan eget ställningstagande föra ärendet till kommunstyrelsen. Per Gruvberger yrkar bifall till Christer Olssons yrkande. Arbetsutskottet beslutar att utan eget ställningstagande föra ärendet vidare till kommunstyrelsen samt att volymunderlaget som ligger till grund för den slutliga kostnadsfördelningen av kostnaderna i förbundet konkretiseras så att beräkningen sker på samma sätt i alla medverkande kommuner.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 24 oktober 8 Au 74 Dnr 75/11 Ekonomisk plan KSAU 2012-2014 Ekonomienheten har sammanställt budgetunderlag för kommunstyrelsens arbetsutskotts verksamheter avseende budget 2012 och prognos 2013-2014. För 2012 uppgår verksamheternas samlade nettokostnader till 21 225 tkr fördelade på Kommunledningsstaben inklusive Fullmäktige, Näringslivskontoret, Personalenheten och Ekonomistöd. Förvaltningens budgetförslag inryms i given ram. Något behov av investeringsanslag föreligger ej. I materialet redovisas verksamhetsbeskrivning, mål och verksamhetsförändringar. Förvaltningens förslag till beslut att anta upprättat budgetförslag. Arbetsutskottet beslutar att godkänna Ekonomisk plan 2012-2014 för kommunstyrelsens arbetsutskotts verksamheter. Beslutsexp: EK
Kommunstyrelsens arbetsutskott 24 oktober 9 Au 75 Dnr 41/11 Lönerevision - Förvaltningschefer I förslag 24 oktober presenteras förslag till löneökningar för förvaltningschefer och kommunchef. Under överläggningarna då kommunchefens lön diskuterades, lämnade kommunchefen och personalchefen sammanträdeslokalen. Arbetsutskottet beslutar att bifalla förslagen till nya löner.