Gemensam nämnd för vård och omsorg och hjälpmedel FÖRSLAG H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R 2014-10-17 VOHJS14-037 23 Delårsrapport 2, 2014 för Hjälpmedelscentralen Gemensamma nämndens vård, omsorg och hjälpmedel beslut 1. Gemensamma nämnden beslutar att godkänna delårsrapport 2, 2014 för Hjälpmedelscentralen samt överlämna den för kännedom till landstingsstyrelsen och respektive kommunstyrelse Ärendebeskrivning Landstingsfullmäktige fastställde i april 2012, LF 29/12 nuvarande planerings- och uppföljningsprocess. Nämnderna ska med utgångspunkt från detta lämna delårsrapporter och verksamhetsberättelse. Bilaga 1. Delårsrapport 2, 2014 för Hjälpmedelscentralen Protokollsutdrag Landstingsstyrelsen Samtliga kommunstyrelser Ekonomienheten Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\vohjs\2014\vohjs nämnden\(4) 17 okt\ 23 Delårsrapport 2, 2014 för SID 1(1) Hjälpmedelscentralen.doc Utskriftsdatum: 2014-09-24 14:01

Diarienummer: VOHJS14-037 HU-HOH14-166 Delårsrapport 2 Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel Delår 2 2014 Hjälpmedelscentralen Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet

Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 2(15)

Inledning Sammanfattande analys Medborgarperspektivet Sörmlänningar med långvariga eller bestående funktionsnedsättningar erhåller hjälpmedel via förskrivare i landstinget och länets kommuner. Hjälpmedelscentralens roll är att vara länets expertfunktion avseende hjälpmedelsförsörjning och är således en servicefunktion gentemot befolkning och förskrivare. Antalet förskrivningar samt brukare som erhåller hjälpmedel fortsätter att öka. Brukare som haft personlig kontakt med verksamheten är nöjda med de tjänster som ges. Personalperspektivet Personalläget är fortsatt stabilt med en viss personalomsättning och låga sjuktal. Återbesättning av två sektionschefer samt IT-koordinator pågår. Utvecklingsarbete inom ramen för "Arbetsglädje och Stolthet" pågår med tyngdpunkt på konkreta mål för verksamheten och sektionerna samt att medarbetare ska se sin del i helheten. Process- och förnyelseperspektivet Lagerprojektet etapp 2 som inriktats på översyn av kundlager och förbättrad intern kontroll av dessa fortskrider enligt plan. Ny hantering av kundlager införs successivt under hösten 2014. Väntetiden till utprovning av hjälpmedel där personal från Hjälpmedelscentralen medverkar understiger med enstaka undantag två månader. Miljöperspektivet Miljömedvetenheten inom verksamheten är god. Samarbete sker med miljösamordnaren vid planering av verksamhet och aktiviteter inom miljöområdet. Ekonomiperspektivet Verksamheten redovisar ett underskott på 3,8 mkr efter andra tertialet 2014. Motsvarande period föregående år redovisades ett resultat på +3,3 mkr. Resultatförsämringen är hänförbar till resultatregleringen på 3,5 mkr, samt att den nya prismodellenen är införd från och med 1 januari 2014 vilket möjliggör en prissättning med ökad precision i syfte att styra verksamheten mot ett nollresultat. Fortsatt utvecklingsarbete pågår för att ytterligare stärka kvalitet och precision i den ekonomiska redovisningen med särskilt fokus på lagerhanteringen och då specifikt kundlager. Årsprognosen för helår beräknas till minus 5 mkr. Orsaken till underskottet är främst hänförbar till beslutad resultatreglering avseende 2013 års höga plusresultat som innebär en resultatpåverkan 2014 på 3,5 mkr. Orsaken är också hänförbar till beslutad övergångsregel beträffande rollatorer som innebär reducerade intäkter på ca 1,0 mkr, samt en extraordinär kostnad med anledning av ändrade redovisningsprinciper för "försvunna hjälpmedel". Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 3(15)

Medborgarperspektivet Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Medborgarna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta Åtagande: Våra tjänster utgår från brukarens behov och en professionell bedömning. En funktionsnedsättning, långvarig eller bestående, som uppstår till följd av skada eller sjukdom ökar risken för inaktivitet och begränsad delaktighet. En effektiv hjälpmedelsförsörjning som präglas av lyhördhet och respekt för brukaren och som utgår från brukarens behov bidrar till ökad aktivitet och delaktighet för individen. Hjälpmedelscentralen tillhandahåller hjälpmedel till sörmlänningarna genom förskrivare i kommunerna och landstinget. Vid behov deltar företrädare från Hjälpmedelscentralen i själva utprovningen. Brukares nöjdhet med Hjälpmedelscentralens service och bemötande mäts årligen via enkätundersökningar. Svarsfrekvensen i vårens enkät var 69 %. Av de svarande har 52 % angivit att de haft personlig kontakt med HMC under de senaste tre åren. De vanligast förekommande kontaktorsakerna är utlämning/hämtning av hjälpmedel, reparation/service eller utprovning. Av de som svarat var flertalet nöjda. Betyget 6 eller högre (på en 10- gradig skala) betraktas som nöjd. Ett brukarråd har genomförts hittills i år, vid vilken intresseföreningarna har givits tillfälle att lämna synpunkter, ställa frågor samt bli informerade om verksamheten. Indikator Andel brukare som är nöjda med den service som givits. Utfall Målvärde Kommentar 95,4% 95% Avser 435 av 456 brukare som svarat att de haft kontakt med HMC. Utfall motsvarande period 2013 93% Åtagande: I vår verksamhet bemöts brukaren med respekt. Hjälpmedelscentralen Brukares nöjdhet med Hjälpmedelscentralens bemötande är i princip oförändrad jämfört med 2013 års mätning. De som givit betyget sex eller högre (på en tio-gradig skala) betraktas som nöjda. Indikator Andel brukare som är nöjda med HMC:s bemötande. Utfall Målvärde Kommentar 96,2% 97 % Avser 435 av 452 brukare som svarat på enkät. Utfall motsvarande period 2013 96 % Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 4(15)

Åtagande: Våra betalande kunder är nöjda med våra insatser/tjänster utifrån de överenskommelser vi träffat. Verksamhetens målsättning är att efter bästa förmåga svara upp mot förskrivares önskemål och behov av verksamhetens tjänster. Vid den förskrivarenkät som genomfördes 2012 framkom önskemål om förbättrad tillgänglighet till verksamhetens konsulenter. För att möta detta behov görs nu ett försök med en gemensam e-post låda för hjälpmedelskonsulenter samt en konsulentbemannad telefon dagtid måndag till fredag inom området rörelseteknik. Faller detta väl ut kommer nämnda service att utökas till övriga produktgrupper. Årets förskrivarenkät kommer att genomföras under hösten och återrapporteras i samband med årsbokslut. Strategiskt mål: Landstingets verksamheter arbetar för att uppnå jämlikhet i hälsa för länets invånare Åtagande: Våra insatser/tjänster ökar förutsättningarna för livskvalitet och ett aktivt liv. I Hjälpmedelscentralens uppdrag ingår att regelbundet informera och utbilda förskrivare och övrig vårdpersonal om olika typer av hjälpmedel, deras användningsområden och möjlig anpassning. Till och med augusti har ett 50-tal utbildningstillfällen och studiebesök genomförts med närmare 350 deltagare. Så gott som samtliga deltagare som utvärderat informationstillfällena har varit nöjda med den information som givits. Indikator Andel nöjda kursdeltagare vid kunskapshöjande aktiviteter riktade till medarbetare inom andra verksamheter. Utfall Målvärde Kommentar 99,4% 95 % Avser 323 av de 325 som svarat på enkät under perioden jan-aug. Svarsfrekvens 95 % Utfall motsvarande period 2013 100 % (47/47) Åtagande: Brukare i länet ska erbjudas likvärdiga tjänster. Den kartläggning av resursfördelning utifrån geografi, kön och ålder som planeras har skjutits på framtiden med anledning av den resursåtgång som krävs för införande av ny prismodell och effektivisering av lagerhanteringen. Strategiskt mål: Landstingets verksamheter bedriver ett aktivt arbete i syfte att vara ett öppet landsting för alla oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller social tillhörighet Åtagande: Vi är medvetna om människors olikheter och förutsättningar. Därför arbetar vi aktivt för att ingen människa ska diskrimineras. Förvaltningens systematiska arbete med värdegrundsfrågor fortgår under 2014. Värdegrundsarbetet som utgår från människovärdesprincipen med värdeorden delaktighet, respekt och ansvar omfattar verksamheternas förhållningssätt till såväl brukare som Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 5(15)

personal. I de spelregler som slagits fast ska medarbetare; ha ett respektfullt förhållningssätt till brukare, skapa möjlighet för brukaren att vara aktiv och delaktig i sin utveckling, samt använda sin och andras kunskaper, erfarenheter och olikheter för ökad brukarnytta. Personalperspektivet Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare Åtagande: Förvaltningen ska arbeta utifrån en sammanhållen personalpolitik där de personalpolitiska grunderna ska vara väl kända. Förvaltningens arbete med "Arbetsglädje och stolthet" och de identifierade utvecklingsområdena (ledarskap, medarbetarskap, kommunikation, uppdrag och mål samt hälsofrämjande arbetsplats) fortsätter. Värdegrundsarbetet för alla medarbetare fortsätter och i juni genomgick förvaltningens samlade ledning ett ledarutvecklingsprogram. Nästa steg är att i december samla alla medarbetare i förvaltningen för att tillsammans summera "Arbetsglädje och Stolthet", engagera och diskutera förvaltningens värdeord Delaktighet, Respekt och Ansvar samt skapa förutsättningar för fortsatt gemensamt arbete för ökad arbetsglädje och stolthet. Hjälpmedelscentralen har under perioden återbesatt tjänst som IT-koordinator med intern sökande. Två av enhetscheferna (lager/logistik och hjälpmedelskonsulenter) kommer att sluta och rekrytering till dessa två tjänster pågår. Indikator Andelen utannonserade tjänster som avser heltid Utfall Målvärde Kommentar 100 % 100 % Utfall motsvarande period 2013 100 % Strategiskt mål: Landstingets personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje Åtagande: Förvaltningen arbetar med ständiga förbättringar av arbetsmiljön ur alla dess aspekter enligt författningen om systematiskt arbetsmiljöarbete med särskilt fokus på det hälsofrämjande perspektivet. Sjukfrånvaron är glädjande fortsatt låg på Hjälpmedelscentralen. I relation till det borde frisknärvaron (högst fem sjukdagar) vara högre och det behöver under hösten analyseras närmare. Hela förvaltningen kommer i november att få tillgång till ett systemstöd i Heroma för sjuktal och rehabilitering. I samband med det kommer även alla chefer erbjudas utbildning och stöd i rehabiliteringsprocessen. Det kommer förhoppningsvis att underlätta för chefer att ha bra kontroll över sjukfrånvaron. På Hjälpmedelscentralen har fyra medarbetare utsetts till hälsoinspiratörer. Tanken är att hälsoinspiratörerna skall ta initiativ och bjuda in till olika friskvårds- och kulturella aktiviteter. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 6(15)

Indikator Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid. Andel anställda som haft högst fem sjukdagar under de senaste 12 månaderna. Sparad arbetstid genom att video- och telefonkonferenser används. Utfall Målvärde Kommentar 2,8 % Max 3 % Utfall motsvarande period 2013 2,9 % 57 % Minst 90 % 409,2 timmar Ny indikator. Finns inget jämförelsetal från motsvarande period 2013. 250 h Ny indikator. Finns inget jämförelsetal från motsvarande period 2013. Strategiskt mål: Landstingets personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten Åtagande: Förvaltningen ska förankra landstingets vision, de strategiska målen och den gemensamma värdegrunden för personalfrågor till sina medarbetare. Som en del i förvaltningens värdegrundsarbete förs diskussioner och arbete bland annat utifrån de strategiska målen. Målsättningen är att detta ska resultera i konkreta mål för verksamheten och enheterna samt att alla medarbetare ska se sin del i helheten. På Hjälpmedelscentralen har detta skett vid dels stormöte när alla medarbetare har deltagit och dels via sektionsvisa "workshops" där målet har varit att prioritera aktiviteter som bidrar till att de strategiska målen nås. Åtagande: Förvaltningen karaktäriseras av engagemang, arbetsglädje och stolthet. Professionalism, delaktighet samt utvecklingsvilja kännetecknar förvaltningen där ett tydligt och engagerat ledarskap utgör en viktig förutsättning. I juni genomgick förvaltningens samlade ledning ett ledarutvecklingsprogram i form av "Klart ledarskap". Syftet med utvecklingsprogrammet är att ge ledningen verktyg och förhållningssätt som bidrar till förbättrad kommunikation och ökad arbetsglädje och stolthet i förvaltningen genom att: - Skapa ett gemensamt språk, gemensamma begrepp och ett gemensamt förhållningssätt. - Ge förutsättningar för förvaltningens ledare att utveckla sig själva och sina relationer till kollegor och medarbetare i organisationen. - Ge ledarna förutsättningar att använda verktyg och färdigheter från "Klart ledarskap" vid arbete med värdegrund, förändringsarbete och övrig medarbetarutveckling. Personalperspektivet - Övrig analys Anställda Antalet anställda uttryckt i heltider har ökat med tre stycken jämfört med samma period 2013. Ökningen beror dels på utökning av tjänster på logistikenheten under föregående år och dels på vakanser som ännu inte var tillsatta vid samma period förra året. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 7(15)

Arbetade timmar och frånvarotimmar Den sammantagna arbetade tiden har ökat mellan åren. Den totala frånvaron har minskat något och det beror helt på minskat uttag av föräldraledighet. Kostnaden för den arbetade tiden Den arbetade tiden har ökat med knappt 1000 timmar. Månadslönekostnaden har ökat med 4,8 % jämfört med samma period föregående år. Om avräkning sker för 2014 års löneavtal, en mycket måttfull löneglidning samt kostnad för personalomsättning, vilket tillsammans motsvarar ca 4,1 %, har månadslönekostnaden istället ökat med ca 0,6 %. Process- och förnyelseperspektivet Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet och tillgänglighet som ledord Åtagande: Förvaltningen arbetar aktivt med ständig förbättring som syftar till att ha kundorienterade, standardiserade och enkla processer Projektet "Ny Teknik" är avslutat och en slutrapport är framtagen. Redovisning av projektet kommer att ske i beredningsgruppen och i länsstyrgruppen för närvård i september. Nämnden ska fatta beslut vid sammanträdet i oktober om eventuellt utökat åtagande för Hjälpmedelscentralen. Hjälpmedelscentralen är en av fyra aktörer som deltar i projektet "Innovationslust i Sörmland", vilket drivs av FOU Sörmland med hjälp av extern finansiering. Syftet är dels att hjälpa medarbetare kanalisera sina idéer till nya lösningar och produkter och dels till att stimulera medarbetarna till att komma med förslag på förändringar och förbättringsförslag i verksamheten. Lagerprojektet etapp 2 som inriktats på översyn av kundlager och förbättrad intern kontroll av dessa fortskrider enligt plan. Ny hantering av kundlager införs successivt under hösten 2014. De flesta utprovningar där Hjälpmedelscentralens personal är involverad sker inom två månader. Ärendena där målet inte har nåtts har främst gällt eldrivna rullstolar och i flera av dessa fall har underlagen inkommit sent från förskrivare. Indikator Andel brukare som erbjuds utprovning inom två månader. Utfall Målvärde Kommentar 97,3 % 100 % Avser 958 brukare av totalt 985 brukare januari -augusti Delår 2 2013: 93 % Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 8(15)

Åtagande: Vår information och våra lokaler är tillgängliga och anpassade för våra målgrupper. Hjälpmedelscentralen har anpassade lokaler för människor med olika funktionsnedsättningar. Genom väntrumsenkäter inhämtas synpunkter på bland annat tillgängligheten och funktionaliteten i Hjälpmedelscentralens lokaler. Under året har ett fåtal enkäter inlämnats och det har inte inkommit några synpunkter på tillgängligheten. Åtagande: Vi arbetar systematiskt med kvalitet och utveckling utifrån evidens och beprövad erfarenhet Ett arbete med att få in alla hjälpmedel som är möjliga att få in i web-sesam är påbörjat under året. Syftet är att förskrivare ska kunna förskriva hjälpmedel webbaserat så mycket som möjligt. Åtagande: Vi styr och leder verksamheten för att möta framtidens krav och utmaningar. I januari 2015 träder nya Patientlagen i kraft. En viktig nyhet i lagen är en ökad valfrihet för brukaren att välja utförare av offentligt finansierad öppenvård. Informationsplikten gentemot brukaren utvidgas och förtydligas liksom kraven på möjlighet till delaktighet. Personer med funktionsnedsättning ska ges möjlighet att välja hjälpmedel när det finns alternativ som motsvarar behoven tillgängliga. Konsekvenserna för Hjälpmedelscentralen blir ökade krav på att utbilda förskrivare dels gällande olika alternativa hjälpmedel men också vad "Fritt val", som tidigare införts, innebär. Om den nya lagen fungerar som det är tänkt, förväntas andelen brukare som använder sig av "Fritt val" att öka. Strategiskt mål: Landstinget utgör en aktiv part i en regional utveckling som är ekonomiskt, ekologiskt och socialt långsiktigt hållbar Åtagande: Vi initierar och deltar aktivt i samverkan för utveckling på olika nivåer. Hjälpmedelscentralen samarbetar med övriga hjälpmedelsverksamheter inom regionen. Främst gäller samarbetet samordning och uppföljning av upphandlingar, diskussioner med leverantörer och diskussioner gällande verksamhetsutveckling. Åtagande: Vi arbetar aktivt för att marknadsföra och tydliggöra verksamhetens uppdrag. Hjälpmedelscentralen har påbörjat ett arbete för att tydliggöra uppdrag och mål för verksamheten tillsammans med alla medarbetare. Syftet är att förbättra leveranskvalitet, servicenivå och sänka kapitalet som är bundet i lager. Process- och förnyelseperspektivet - Övrig analys Verksamhet Avvikelsehantering Sammanställning av avvikelser i landstingets avvikelsehanteringssystem Synergi 500 januari till och med augusti 2014 visar 126 st rapporterade avvikelser som Hjälpmedelscentralen ansvarar för jämfört med 122 st rapporterade avvikelser under Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 9(15)

samma period 2013. Avvikelserna handlar till största delen om att hjälpmedel inte levererats enligt beställning, att något varit fel på själva hjälpmedlet eller att kontrollen av hjälpmedlet har brustit. Åtgärder har vidtagits, främst i form av informationsinsatser till egen eller inhyrd personal. Patientnämnden Hjälpmedelscentralen har inga inkommande ärenden från Patientnämnden till och med augusti 2014. Miljöperspektivet Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver ett hållbart och effektivt miljöarbete Åtagande: Förvaltningen bedriver ett effektivt miljöarbete genom att följa aktuellt miljöledningssystem Hjälpmedelscentralen samarbetar med förvaltningens miljösamordnare vid verksamhetsplanering och aktiviteter inom miljöområdet. Inga aktiviteter inom miljöområdet har hittills skett under året på HMC. Förvaltningens ledningsgrupp, där verksamhetschefen för HMC ingår, har haft en genomgång av lagar på miljöområdet tillsammans med miljösamordnaren. Strategiskt mål: Landstinget fokuserar på att minimera negativ klimatpåverkan Åtagande: Förvaltningen arbetar kontinuerligt och systematiskt med klimatpåverkande miljöaspekter Hjälpmedelsfilialernas personal i Nyköping och Katrineholm deltar på arbetsplatsträffar via video. Upphandlingsmöten och ledningsgruppsmöten med Sörmland och Västmanland sker också i möjligaste mån via video. Indikator Sparade mil vid genomförda telefon- och videokonferenser. Utfall Målvärde Kommentar 1 983 mil 2 000 mil Målvärdet avser helår Strategiskt mål: Landstinget säkerställer att de kemikalier och läkemedel som används ger minsta möjliga miljöpåverkan Åtagande: Förvaltningen arbetar kontinuerligt och systematiskt med att förebygga och minska miljöpåverkan vid användning av kemikalier och läkemedel Verksamheten har behov av kemikalier för bland annat service och rekonditionering av hjälpmedel. En genomgång av kemikalier är genomförd och miljöfarliga kemikalier, där det finns miljövänligare alternativ, har tagits bort. Inköp av kemikalier görs via varuförsörjningen vilket innebär produkter med minsta möjliga miljöpåverkan. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 10(15)

Ekonomiperspektivet Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget uppnår och behåller en ekonomi i balans som är långsiktigt ekonomiskt hållbar Åtagande: Nämnden har en stabil ekonomi med en ändamålsenlig användning av resurser. Indikator Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr Utfall Målvärde Kommentar -2 818 tkr -1 000 Resultatet är 6,8 mkr lägre jämfört med samma period föregående år. Orsaken är hänförbar till 3,5 mkr i resultatreglering avseende 2013 års resultat, samt resultatstyrning via ny prismodell. Ekonomiperspektivet - Övrig analys Resultatanalys Resultaträkning - tabell (delår) Perioden Helår Tkr Utfall 2014 Utfall 2013 Budget 2014 Verksamhetens intäkter Försäljning/uthyrning hjälpm Prognos 2014 Utfall 2013 99554 92418 145232 149400 139919 Övriga intäkter 1728 1651 2604 2604 2509 Summa verksamhetens intäkter 101282 94069 147836 152004 142428 Verksamhetens kostnader Personalkostnader -23014-21858 -35293-35500 -33725 Hjälpmedelskostnader -42416-33732 -59756-63289 -51132 Lokalkostnader -6217-5013 -9486-9350 -8530 Övriga kostnader -15617-11591 -17210-21900 -17183 Avskrivningar -17556-18251 -26091-26500 -27392 Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 11(15)

Summa verksamhetens kostnader Perioden Helår -104820-90445 -147836-156539 -137962 Finansiella intäkter 91 544 800 135 3 Finansiella kostnader -371-1165 -1800-600 -951 Årets resultat -3818 3003-1000 -5000 3518 Resultat och budgetavvikelse Efter andra tertialet redovisar verksamheten ett underskott på 3,8 mkr. Resultatet är sämre jämfört med samma period föregående år, men något bättre än budget. I samband med årsredovisning 2013 beslutade nämnden om en resultatreglering på 3,5 mkr avseende 2013 års resultat som med motsvarande belopp påverkar 2014 års resultat negativt. Utöver resultatregleringen har nämnden i verksamhetsplan 2014-2016 beslutat om en underbalansering av 2014 års budget med 1,0 mkr i syfte att mildra effekterna av förändrad debiteringsform avseende rollatorer. Under 2014 pågår också förändringsarbeten som medför extraordinära kostnader som inte bör vägas in och kompenseras för prissättning av hjälpmedel. Med extraordinära kostnader avses översyn av kundlager inom ramen för lagerprojektets etapp 2, översyn av redovisningsprinciper för "försvunna hjälpmedel", samt översyn av värderingsprinciper för lagervärdering. Mot bakgrund av ovanstående faktorer har årsprognosen beräknats till -5,0 mkr vilket är 0,5 mkr sämre än budget. Verksamhetens intäkter Verksamhetens intäkter har i jämförelse med samma period föregående år ökat med knappt 8 %. Den stora ökningen är hänförbar till ny redovisningsprincip avseende inkontinenshjälpmedel där länets kommuners kostnader för inkontinenshjälpmedel redovisas som intäkt inom ramen för Hjälpmedelscentralens resultaträkning från och med januari 2014. Ökningstakten för helår beräknas vara något lägre jämfört med de 8 första månaderna. Personalkostnader Personalkostnaderna har ökat med drygt 5 % jämfört med föregående år. Orsaken till ökningen är i första hand hänförbar till 2013 och 2014 års löneökningar. Personalkostnaderna utgör 22 % av omsättningen, en minskning ca 1,0 % jämfört med föregående år. Årsprognosen är beräknad enligt budget. Lokalhyror mm Lokalkostnaderna är i nivå med budget men något högre jämfört med samma period föregående år. Ökningen beror på att hyreskostnaden för motsvarande period föregående år var tillfälligt reducerad på grund av omfattande reparationsarbeten i den fastighet som filialen i Nyköping huserar i. Årsprognosen är beräknad enligt budget. Köp av verksamhet och tjänster Kostnaden har i jämförelse med samma period 2014 ökat med drygt 25 %. Ökningen beror Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 12(15)

i huvudsak på att länets kommuners andel av kostnader för inkontinenshjälpmedel nu redovisas inom ramen för Hjälpmedelscentralens resultaträkning. Inventeringsdifferenser i interna lager har minskat med 47 % jämfört med samma period föregående år. Däremot fortsätter differenserna sammantaget öka avseende externa kundlager. Ett förändringsarbete pågår i syfte att förbättra den interna kontrollen i kundlagren och samtidigt i balans med servicegrad optimera kapitalbindningen i kundlager. Förändringen sker successivt under hösten 2014 och kommer att vara fullt ut genomför vid årsskiftet 2014/2015. Årsprognosen har beräknats överstiga budget med 3,5 mkr vilket är en konsekvens av ovanstående faktorer i kombination med pågående översyn och förändring av redovisningsprinciper runt lagerhantering i övrigt. Övriga kostnader Övriga kostnader är bortsett från resultatregleringen på 3,5 mkr i jämförelse med samma period 2013 oförändrade. Årsprognosen är beräknad enligt budget. Avskrivningar Avskrivningskostnaden för kommunala hjälpmedel har som en följd av ny prismodell och den översyn av avskrivningstider som genomfördes i samband med införandet, minskat med 30 % jämfört med samma period föregående år. Avskrivningskostnaden för landstingshjälpmedel är något högre i jämförelse med föregående år. Investeringar Investeringar i hjälpmedel efter 8 månader uppgår till knappt 26 mkr, vilket är ca 6 mkr högre jämfört med samma period föregående år. Ökningen är i sin helhet hänförbar till investeringar i kommunala hjälpmedel och då främst beroende på den förändrade debiteringsformen av rollatorer som överförts från omsättningstillgång till anläggningstillgång från 1:a januari 2014. Anvisat totalt investeringsutrymme för 2014 beräknas inte vara tillräckligt. Årsprognosen är beräknad till 37,5 mkr inklusive utrustningsinvesteringar vilket är ca 3 mkr över anvisat utrymme. Under 2014 har en ersättningsinvestering i form av tvättmaskin för rekonditionering av hjälpmedel på 2,1 mkr skett inom ramen för anvisat utrymme. Intern kontroll Syftet med internkontroll är att säkerställa att det finns rutiner samt att kontrollera om rutinerna följs för respektive kontrollområde. Det ingår också att granska om rutinerna är relevanta. Det innebär att kontrollen inte syftar till att bedöma om målen uppnås, utan om systemet med rutiner fungerar för att mäta och nå målet. Internkontrollen utgör en del i Hjälpmedelscentralens kvalitetsarbete med ständiga förbättringar där åtaganden och indikatorer i verksamhetsplanen också ingår. Metod De övergripande perspektiven i landstingets budget ligger som bas och kontrollområdena har sorterats efter perspektiven. För miljöperspektivet sker kontrollarbetet i miljöledningssystemet med interna revisioner som ersätter internkontrollen. Förvaltningens chefer har deltagit i framtagande och formulering av kontrollområden. För Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 13(15)

att prioritera mellan tänkbara kontrollområden har en bedömning gjorts av vilka områden som är mest angelägna att ta med i planen. Bland annat har en riskanalys gjorts där sannolikhet respektive konsekvens av att rutiner inte följs har bedömts. För genomförandet av kontrollen har enhetscheferna engagerats i kontrollarbetet genom att de granskat varandras verksamheter, utanför sina ordinarie verksamhetsgränser. Detta är ett etablerat arbetssätt inom förvaltningen sedan flera år. Uppföljning Internkontroll 2014 Medborgarperspektivet 1. Vilken tillgänglighet per telefon säger vi oss ha, inklusive klämdagar och ledigheter? Lever vi upp till våra utfästelser? Resultat: Hjälpmedelscentralen har ett fullgott internkontrollsystem via dagliga uppföljningar med hjälp av systemstöd Åtgärd: Viss förbättringspotential finns hos Vesicacentralen för att särskilja inkommande samtal. 1. Är verksamhetens riktlinjer för hur dokumentation ska ske avseende brukare, samt signering av dessa kända? Följs dessa? Resultat: Verksamhetens riktlinjer är inte kända utifrån den rutin som finns i landstinget. Upplevelsen är att journalföring sker enligt gällande rutin, dock sker ingen uppföljning av om detta sker. Åtgärd: Kontinuerlig information till personalen om riktlinjen/rutinen för journalföring för att trygga att rutinen följs. Personalperspektivet 1. Vilken metodik används för att inventera och planera medarbetares och verksamhetens kompetensbehov? Hur används resultatet för ledning och styrning? Resultat: Etablerat arbetssätt för kompetensplanering finns. Åtgärd: Ingen åtgärd. 1. Följs justeringar av stämplingar, högt respektive lågt flextidssaldo, av närmaste chef? Vilka åtgärder vidtas vid avvikelser? Resultat: Flextidssaldo och stämpeljusteringar följs av sektionschef. Instruktion och överenskommelse med medarbetarna finns gällande justeringar. Vid avvikelse sker samtal mellan sektionschef och medarbetare. Åtgärd: Ingen åtgärd Process- och förnyelseperspektivet 1. Är den metodik som finns för att dokumentera, prioritera, kommunicera pågående utvecklingsarbete ändamålsenlig? Resultat: Rutin samt samlad dokumentation för planering och prioritering av utvecklingsområden saknas. Det finns risk för att utvecklingsområden tappas bort. Åtgärd: Utveckla en handlingsplan med prioritering för utvecklingsområden. Systemstöd behövs för att få det att fungera. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 14(15)

Ekonomiperspektivet 1. Hur säkerställs att vi tar ut avgifter från brukare i enlighet med LF-beslut? Resultat: Direktiv från LF följs, interna riktlinjer finns. Åtgärd: Om det är möjligt, förenkla hanteringen av avgifter via systemstöd, samt minska manuell hantering. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Delårsrapport 2 15(15)

Rapportering 2014 HJÄLPM EDELSCENTRALEN INVESTERINGSSPECIFIKATION Förvaltning: Period: Habilitering och Hjälpmedel Aug (tkr) Tom perioden Helår INVESTERINGAR Utfall Utfall Budget Prognos Bokslut 2014 2013 2014 2014 2013 Imateriella tillgångar Byggnader Mark och markanläggningar Pågående ny-, till- eller ombyggnad IT Landstingshjälpmedel (endast Hjälpm.nämnden) 16 460 16 219 23 000 25 000 25 724 - varav medicinteknisk utrustning Övriga maskiner och inventarier 2 102 118 3 000 2 500 193 - varav medicinteknisk utrustning Konst Delsumma 1 18 562 16 337 26 000 27 500 25 917 Hjälpmedel avseende kommun/annan huvudman 7 346 3 391 7 400 10 000 5 242 - varav medicinteknisk utrustning "Externa" byggnader Delsumma 2 7 346 3 391 7 400 10 000 5 242 SUMMA INVESTERINGAR 25 908 19 728 33 400 37 500 31 159 FÖRSÄLJNINGAR Byggnader Mark och markanläggningar IT Övriga maskiner och inventarier Hjm 407 214 450 1 000 515 SUMMA FÖRSÄLJNINGAR 407 214 450 1 000 515 UTRANGERING Omkodade/återvunna 976 424 650 1 500 730 Utrangering/kassationer 1 261 886 1 100 2 100 1 328 SUMMA UTRANGERING 2 237 1 310 1 750 3 600 2 058 NYLEASING Typ av anläggningstillgång: SUMMA NYLEASING 0 0 0 0 0

Gemensam nämnd för vård och omsorg och hjälpmedel FÖRSLAG H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R 2014-10-17 VOHJS14-031 24 Utredning av Soliditetsmåttet Gemensamma nämndens vård, omsorg och hjälpmedel beslut 1. Gemensamma nämnden beslutar att a. Bibehålla soliditetsmåttet som finansiellt mått för ekonomisk uppföljning. b. Genom att ianspråktaga del av eget kapital amortera av 10 mnkr på det långfristiga lånet. c. Som konsekvens av punkt b ovan fastställa ny målnivå för soliditet inom ramen för verksamhetsplan 2015-2017. d. I de fall soliditetsmålet är uppnått anta principen att eventuella överskott skall användas för fortsatt amortering av det långfristiga lånet. e. Bibehålla måttet resultatmarginal (bruttovinst) som sådant och på nuvarande målnivå. f. Uppdra till förvaltningschef att fortsätta arbetet med att utveckla relevanta styrmått för lagerhanteringen Ärendebeskrivning Den gemensamma nämnden beslutade i december 2013, 31/2013, att godkänna verksamhetsplan med budget 2014-2016 för Hjälpmedelscentralen. In ramen för detta beslut uppdrogs till förvaltningschefen för habilitering och hjälpmedel att med stöd av extern konsult pröva nedanstående frågeställningar runt finansiella och ekonomiska styrmått. a. Är soliditetsmåttet ett relevant mått att använda för långsiktig styrning av Hjälpmedelscentralen i Sörmland och i så fall vilken soliditet är relevant att styra mot? b. För och nackdelar för nämnden med att amortera av befintligt långfristigt lån. c. Är resultatmarginal (bruttovinst) ett relevant mått att använda för långsiktig styrning av Hjälpmedelsverksamheten i Sörmland och i så fall vilken resultatmarginal är relevant att styra mot? Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\vohjs\2014\vohjs nämnden\(4) 17 okt\ 24 Utredning av Soliditetsmåttet\(1) 24 Utredning av SID 1(2) Soliditetsmåttet.doc Utskriftsdatum: 2014-10-08 10:02

Gemensam nämnd för vård och omsorg och hjälpmedel H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R 2014-10-17 VOHJS14-031 Bilaga: 1. Tjänsteutlåtande 2. Slutrapport Genomlysning och benchmarking av nyckeltal på Hjälpmedelscentralen Protokollsutdrag Landstingsstyrelsen Samtliga kommunstyrelser Länsstyrgruppen HH förvaltningen Hjälpmedelscentralen Akten ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\vohjs\2014\vohjs nämnden\(4) 17 okt\ 24 Utredning av Soliditetsmåttet\(1) 24 Utredning av SID 2(2) Soliditetsmåttet.doc Utskriftsdatum: 2014-10-08 10:02

Gemensam nämnd för vård och omsorg och hjälpmedel FÖRSLAG H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R 2014-10-17 VOHJS14-039 25 Ny teknik på Hjälpmedelscentralen Gemensamma nämndens vård, omsorg och hjälpmedel beslut 1. Gemensamma nämnden ställer sig bakom förslaget och föreslår landstingsstyrelsen att fatta besluta i enlighet framlagt förslag; Ny teknik-produkt till exempel surfplatta eller smart telefon kan förskrivas inom kommunikationsområdet, för att ersätta och/eller komplettera röst, tal och språk Applikationer och styrsätt till en ny teknik-produkt till exempel surfplatta eller smart telefon kan förskrivas som ett alternativ till program och styrsätt till traditionella hjälpmedel Hjälpmedelscentralens hjälpmedelskonsulenter och hjälpmedelstekniker har uppdraget att erbjuda rådgivning och hjälp med anpassning av brukarens egna produkter. Betalning av rådgivning och anpassning sker genom tjänsteköp av huvudmannen vars förskrivare initierar och beställer tjänsten Brukare betalar applikationer själva upp till och med 300 kronor. Applikationer över 300 kronor ingår i Hjälpmedels-centralens sortiment och kan förskrivas. Ärendebeskrivning Teknikutvecklingen inom områdena information och kommunikationsteknik är snabb. Många tjänster i samhället bygger på ny teknik och tekniken öppnar nya möjligheter. Det finns produkter som lämpar sig bra för människor med funktionsnedsättning och produkterna bidrar till ett mer aktivt medverkande i samhället. Ett projekt har pågått på Hjälpmedelscentralen med syfte att ta reda på vad en utökning av sjukvårdshuvudmännens och Hjälpmedelscentralens uppdrag inom ny teknik skulle innebära avseende nyttan för brukaren samt konsekvenser för sjukvårdshuvudmännen och Hjälpmedelscentralen. Målgruppen för projektet har varit brukare i Sörmland med Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\vohjs\2014\vohjs nämnden\(4) 17 okt\ 25 Ny teknik på Hjälpmedelscentralen\(1) 25 Ny SID 1(2) teknik på Hjälpmedelscentralen.doc Utskriftsdatum: 2014-10-10 16:01

Gemensam nämnd för vård och omsorg och hjälpmedel H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R 2014-10-17 funktionsnedsättning inom områdena kognition, kommunikation och syn i behov av hjälpmedel. Produkterna som avses är smarta telefoner och surfplattor. Projektet har visat att brukare blir mer självständiga och användningen ökar om de får rådgivning och hjälp med att anpassa sina smarta telefoner eller surfplattor. Flera brukare har fått behov tillgodosedda med ny teknik vilka inte kan tillgodoses med traditionella hjälpmedel. Utbudet av produkter som alternativ till traditionella hjälpmedel medför en större valfrihet. Applikationer och inställningar i smarta telefoner och surfplattor är ett komplement till eller ett alternativ till traditionella hjälpmedel. Bilaga 1. Tjänsteutlåtande 2. Tjänsteskrivelse om Ny teknik 3. Slutrapport om Ny teknik Protokollsutdrag Landstingsstyrelsen Samtliga kommunstyrelser HH förvaltningen HMC Akten ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\vohjs\2014\vohjs nämnden\(4) 17 okt\ 25 Ny teknik på Hjälpmedelscentralen\(1) 25 Ny SID 2(2) teknik på Hjälpmedelscentralen.doc Utskriftsdatum: 2014-10-10 16:01

Tjänsteutlåtande H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Ing-Britt Johansson, utvecklingssamordnare 2014-10-01 HH-HOH13-002 VOHJS13-005 VOHJS14-039 Nämnden för vård, omsorg och hjälpmedel Ny teknik Uppdrag för Hjälpmedelscentralen Förslag till beslut Förvaltningen föreslår den gemensamma nämnden för vård, omsorg och hjälpmedel besluta enligt framskrivet förslag. 1. Utökning av Hjälpmedelscentralens uppdrag enligt följande: Ny teknik-produkt till exempel surfplatta eller smart telefon kan förskrivas inom kommunikationsområdet, för att ersätta och/eller komplettera röst, tal och språk Applikationer och styrsätt till en ny teknik-produkt till exempel surfplatta eller smart telefon kan förskrivas som ett alternativ till program och styrsätt till traditionella hjälpmedel Hjälpmedelscentralens hjälpmedelskonsulenter och hjälpmedelstekniker har uppdraget att erbjuda rådgivning och hjälp med anpassning av brukarens egna produkter. Betalning av rådgivning och anpassning sker genom tjänsteköp av huvudmannen vars förskrivare initierar och beställer tjänsten Brukare betalar applikationer själva upp till och med 300 kronor. Applikationer över 300 kronor ingår i Hjälpmedelscentralens sortiment och kan förskrivas. Bakgrund och ärendebeskrivning Teknikutvecklingen inom områdena information och kommunikationsteknik är snabb. Många tjänster i samhället bygger på ny teknik och tekniken öppnar nya möjligheter. Det finns produkter som lämpar sig bra för människor med funktionsnedsättning och produkterna bidrar till ett mer aktivt medverkande i samhället. Ett projekt har pågått på Hjälpmedelscentralen med syfte att ta reda på vad en utökning av sjukvårdshuvudmännens och Hjälpmedelscentralens uppdrag inom ny teknik skulle innebära avseende nyttan för brukaren samt konsekvenser för sjukvårdshuvudmännen och Hjälpmedelscentralen. Målgruppen för Landstinget Sörmland Habilitering & Hjälpmedel Ledningskansliet 611 85 Nyköping Fax 0155-28 57 36 Tfn 0155-24 57 83 E-post ing-britt.johansson@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\vohjs\2014\vohjs nämnden\(4) 17 okt\tjut Ny teknik.docx Utskriftsdatum: 2014-10-01 09:01 SID 1(2)

projektet har varit brukare i Sörmland med funktionsnedsättning inom områdena kognition, kommunikation och syn i behov av hjälpmedel. Produkterna som avses är smarta telefoner och surfplattor. Projektet har visat att brukare blir mer självständiga och användningen ökar om de får rådgivning och hjälp med att anpassa sina smarta telefoner eller surfplattor. Flera brukare har fått behov tillgodosedda med ny teknik vilka inte kan tillgodoses med traditionella hjälpmedel. Utbudet av produkter som alternativ till traditionella hjälpmedel medför en större valfrihet. Applikationer och inställningar i smarta telefoner och surfplattor är ett komplement till eller ett alternativ till traditionella hjälpmedel. Ärendets beredning Ärendet har beretts av beredningsgruppen för hjälpmedel och länsstyrgruppen för närvård samt av ledningskansliet Habilitering och Hjälpmedel i samverkan med projektledare och medarbetare i projektet Ny teknik. Brukarmedverkan har skett i projektet i form av en referensgrupp med representanter för brukarorganisationer. Förvaltningens ståndpunkt Tekniken utvecklas oerhört snabbt. Redan idag finns hjälpmedelsapplikationer att tillgå på marknaden. Den nya tekniken är redan här och ett oundvikligt framtida alternativ vid förskrivning av hjälpmedel. De applikationer som finns att tillgå för målgruppen är i de flesta fall gratis eller kostar under 300 kronor. Referensgruppen har framfört att brukarna själva kan bekosta vanliga applikationer som inte överstiger 300 kronor. Dator kan förskrivas inom kommunikationsområdet för att ersätta röst, tal och språk utifrån dagens regelverk. Dator skulle kunna ersättas med en smart telefon eller surfplatta i vissa fall, vilket medför en lägre kostnad för huvudmännen och en ökning av användbarheten hos brukare. Likaså bör styrsätt kunna provas ut och förskrivas till brukares egna surfplattor/smarta telefoner. Enligt nuvarande regelverk är detta endast möjligt till datorer. Konsekvenser Ny teknik-produkter är i de flesta fall billigare än traditionella hjälpmedel företrädesvis för att ny teknik-produkter är konsumentprodukter och att dessa är billigare än medicintekniska produkter vilket traditionella hjälpmedel klassas som. Ny teknik är ett utökat kompetensområde och detta innebär att kompetens/kunskap behöver inhämtas fortlöpande av hjälpmedelskonsulenter, hjälpmedelstekniker och förskrivare. Underlag Slutrapport Ny teknik 2014, Margareta Roos hjälpmedelskonsulent projektledare Tjänsteskrivelse 2014-07-23 ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\vohjs\2014\vohjs nämnden\(4) 17 okt\tjut Ny teknik.docx Utskriftsdatum: 2014-10-01 09:01 SID 2(2)

Tjänsteskrivelse H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Ing-Britt Johansson, utvecklingssamordnare 2014-09-24 VOHJS14-039 Gemensamma nämnden för vård, omsorg och hjälpmedel Redovisning av projektet Ny teknik på Hjälpmedelscentralen Sammanfattning Under de senaste åren har teknikutvecklingen inom områdena information och kommunikationsteknik varit snabb. Många tjänster i samhället bygger på ny teknik och tekniken öppnar nya möjligheter. Det finns produkter som lämpar sig bra för personer med olika funktionsnedsättningar och det är viktigt att personer med funktionsnedsättningar har möjlighet att använda den nya tekniken för att aktivt kunna medverka i samhället. Syftet med projektet har varit att ta reda på vad en utökning av sjukvårdshuvudmännens och Hjälpmedelscentralens (HMC) uppdrag inom ny teknik skulle innebära avseende nyttan för brukaren samt konsekvenser för hälso- och sjukvårdshuvudmännen och HMC. Målgruppen för projektet har varit brukare i Sörmland med funktionsnedsättning inom områdena kognition, kommunikation och syn i behov av hjälpmedel. Produkterna som avses är smarta telefoner (smartphones) och surfplattor. Projekttiden med brukarärenden har varit mars-november 2013. Arbetsgruppen i projektet har arbetat fram en arbetsmodell för ny teknik-ärenden. Under projekttiden har 29 ärenden inkommit varav 23 ärenden bedömdes vara aktuella för ny teknik. Projektet har visat att brukare blir mer självständiga och användningen ökar om de får hjälp att anpassa sina smartphones eller surfplattor. Flera brukare har fått behov tillgodosedda via ny teknik vilka inte kan tillgodoses med traditionella hjälpmedel. Utbudet av produkter som alternativ till traditionella hjälpmedel medför en större valfrihet för brukaren. Applikationer (appar) och inställningar i smartphones och surfplattor är ett alternativ till eller ett komplement till traditionella hjälpmedel. De nya teknik-produkterna är inte alltid medicintekniska produkter utan konsumentprodukter dvs produkter som säljs och marknadsförs mot privatpersoner. De är inte testade med tanke på funktionsnedsättning. I dessa fall bör riskanalyser genomföras på konsumentprodukter som ska förskrivas. Tidsåtgång för utprovning av ny teknik-produkter är ungefär densamma, som för traditionella hjälpmedel, för både förskrivare, hjälpmedelskonsulenter och hjälpmedelstekniker. Kostnadsbesparing kan ses för alla ny teknik-ärenden i projektet jämfört med utprovning av traditionella hjälpmedel, företrädesvis för att konsumentprodukter är billigare än medicintekniska produkter. Landstinget Sörmland Habilitering & Hjälpmedel Sjukreseenheten 611 85 Nyköping Fax 0155-28 57 36 Tfn 0155-24 57 83 E-post ing-britt.johansson@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\vohjs\2014\vohjs nämnden\(4) 17 okt\(2) Ny teknik tjänsteskrivelse 2014-07-23.docx SID 1(8) Utskriftsdatum: 2014-09-24 13:40

Antal sörmlänningar som kan bli aktuella för insatser från HMC beräknas till ca 40 brukare per år i nuläget men en ökning förväntas i framtiden eftersom ny teknik öppnar nya möjligheter. En eventuell framtida stor ökning kan skapa dilemman mellan vad som är möjliga lösningar med ny teknik och tillgängliga resurser. Förutom detta kommer förskrivare att kunna serva brukare med tips på appar samt installationer i brukarnas egna produkter. Detta kräver uppdaterad kunskap och kompetens inom området hos förskrivarna. En förutsättning är också att utrustning i form av smarta telefoner och surfplattor köps in till förskrivarnas arbetsplatser. Kompetens/kunskap behöver fortlöpande inhämtas av hjälpmedelskonsulenter, hjälpmedelstekniker och förskrivare inom ny teknik-området. Hjälpmedelscentralens hjälpmedelskonsulenter och hjälpmedelstekniker behöver uppdaterad fördjupad utbildning för att hålla sig à jour och kunna erbjuda utbildningstillfällen och konsultation till förskrivare. Bakgrund Under de senaste åren har teknikutvecklingen inom områdena information och kommunikationsteknik varit snabb. Många tjänster i samhället bygger på den nya tekniken och den nya tekniken öppnar nya möjligheter. Det finns produkter som lämpar sig bra för personer med olika funktionsnedsättningar och det är viktigt att personer med funktionsnedsättningar har möjlighet att använda den nya tekniken för att aktivt kunna medverka i samhället. Den nya tekniken är redan här och är ett oundvikligt alternativ vid utprovning av hjälpmedel. Enligt hälso-och sjukvårdslagen ansvarar landstingen och kommunerna för hjälpmedelsförsörjningen. De flesta hjälpmedel som förskrivs är medicintekniska produkter och omfattas av tillhörande regelverk. En medicinteknisk produkt ska användas för att bland annat kompensera ett funktionshinder. Krav som ställs på dessa produkter är t ex CE-märkning. Det finns inget lagstadgat om vad som är ett hjälpmedel, vilket innebär att även så kallade konsumentprodukter kan användas som hjälpmedel. Konsumentprodukter är produkter eller varor som säljs och marknadsförs till privatpersoner. Dessa är inte testade med tanke på funktionsnedsättning. Den tekniska utvecklingen har gjort att gränsen mellan hälso- och sjukvårdens och kommunernas hjälpmedelsansvar och den enskildes egenansvar förändrats. Förskrivare och personal inom hjälpmedelsområdet har fått rollen att ge råd och rekommendationer om produkter som inte förskrivs men som kan användas för att kompensera en funktionsnedsättning. Landsting och kommuner är skyldiga att erbjuda en god och säker vård. Detta gäller även när konsumentprodukter erbjuds som hjälpmedel. Det innebär att riskanalyser ska genomföras på dessa produkter av förskrivare och medarbetare från Hjälpmedelscentralen innan de används. Exempel på konsumentprodukter är smartphones, surfplattor och datorer. Datorer finns sedan tidigare i Hjälpmedelscentralens sortiment. ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\vohjs\2014\vohjs nämnden\(4) 17 okt\(2) Ny teknik tjänsteskrivelse 2014-07-23.docx SID 2(8) Utskriftsdatum: 2014-09-24 13:40

Projektbeskrivning Projektorganisationen har bestått av projektledare, styrgrupp, projektgrupp med förskrivare från kommun och landsting, referensgrupp med representanter från brukarorganisationer samt arbetsgrupp med medarbetare från Hjälpmedelscentralen. Styrgrupp och projektgrupp har haft möten varje månad. Två möten i referensgruppen har genomförts. Projekttiden med brukarärenden har omfattat mars-november 2013. Metod Arbetsgruppen har arbetat fram en arbetsmodell/metod för Ny teknik-ärenden på HMC. Den ordinarie förskrivningsprocessen har varit utgångspunkten och använts för alla brukarärenden som inkommit. Förutom detta har särskilt framtagna dokument; ansökningsblankett, checklista samt de validerade bedömningsinstrumenten COPM och QUEST använts. Arbetsgruppen införskaffade, på olika sätt, fördjupad kunskap inom området för att kunna vara en resurs till brukare och förskrivare. Flera utbildningsinsatser till förskrivarna har erbjudits och genomförts av arbetsgruppen. Ärendegång Ärenden inkom efter behovsbedömning av förskrivare. Brukarna var, enligt regelverket, berättigade till hjälpmedel och i behov av hjälp från Hjälpmedelscentralens personal med inställningar eller applikationer för att kunna använda sin smartphone/surfplatta i aktiviteter i vardagen. Förskrivarna skickade in ansökan, checklista och bedömningsutfall enligt bedömningsinstrumentet COPM. Arbetsgruppen diskuterade ärendena på möten där planeringen av insatser gjordes. En första utprovning genomfördes med brukare med nätverk, förskrivare och Hjälpmedelscentralens personal. Behov av appar och inställningar i produkten diskuterades. Brukaren fick därefter hjälp med inställningar, nedladdning och användning av appar. Uppföljningar, flera för varje brukare, har gjorts för att få produkten att fungera i vardagen. Resultat/ Måluppfyllelse Under projekttiden har totalt 29 ärenden inkommit varav 23 ärenden bedömdes vara aktuella för ny teknik. Fördelningen har varit 15 kvinnor och åtta män med spridd åldersfördelning sju-70 år. Merparten har varit kognitionsärenden 13 st, följt av kommunikationsärenden åtta st samt ett skrivärende och ett synärende. Projektet har visat att brukare blir mer självständiga och användandet ökar, om de får hjälp att anpassa sina smartphones eller surfplattor. Flera brukare har fått behov tillgodosedda via ny teknik vilka inte kan tillgodoses med traditionella hjälpmedel. Den nya tekniken innebär fler alternativ och flexiblare lösningar vilket leder till ökad valfrihet. Ny teknik-produkterna är ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\vohjs\2014\vohjs nämnden\(4) 17 okt\(2) Ny teknik tjänsteskrivelse 2014-07-23.docx SID 3(8) Utskriftsdatum: 2014-09-24 13:40