Telmiska nämnden 1 Plats och tid Beslutande Hoven, samipianträdesrum Tripp, Jönlcöping kl. 17.30-18.20 Anders Jörgensson (M) ordf. Thomas Candemar (M) Bengt Regné(M) Astrid Löfdahl (KD) l:e vice ordf. Astrid Johansson (KD) ers. för Bengt Marklund (KD) Per-Erik Ohlin (FP) ers. för Lars-Erik Zackrisson (FP) Tamara Lorentzon (M) ers. för Rikard Bunnvik (C) Claes Carisson (MP) Krister Johansson (S) 2:e vice ordf Lisa Maria Ek (S) Bo Enar Karlsson (S) Magnus Boman ers för Manige AM (S) higer Sjölander (S) Övriga närvarande Erik Hugander (MP) Thomas Bergholm telmisk dhektör Tomny Lindqvist (S) Maria Ossiansson, miljösamordnare Manige Ahl (S) kl 17.45-18.20 Utses att justera Inger Sjölander Paragraf 80 Justeringens plats och tid Tekniska kontrakt, Juneporten, Jönköpmg 2013-03-21 Underskrifter Sekreterare Justerande Inger Sjölmider ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Telmiska nämnden 80 Sanunanträdesdatum Datum for anslags uppsättande 2013-03-21 Datum for anslags nedtagande 2013-04-15 Förvaringsplats för protokollet Telcniska kontoje^, Juneporten, Jönköping Underski-ift
Telcniska nämnden 2 Innehåll Sida 80 Granskning av upphandlingsprocessen inom telcniska nämnden 3
JÖNICÖPINGS KOMMUN Telaiiska nämnden 3 80 Upphandlingsprocessen inom tekniska nämnden Tn/2013:253 007 Sammanfattning Kommunens revisorer har granskat upphandlingsprocessen inom telcniska nämnden i Jönlcöpings kommun. Anmärlcningar har rilctats mot telaiiska nämnden för bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Telmiska nämnden har besvarat motsvarande synpunlcter till kommumevisionen i tjänsteskrivelse med tillhörande bilaga via beslut i telcniska nänmden av 2013-03-12 74. Då Mgeställningama från kommunfiiumälctiges presidium är uppställda och formulerade på delvis annat sätt besvaras detta via ny tjänsteskrivelse och bilaga. Beslutsunderlag ICommum'evisionens skrivelse 2013-02-21 Deloittes rapport januari 2013 Telcniska kontorets tjänsteslcrivelse 2013-03-08 Bilaga till tjänsteslaivelse 2013-03-08 Tekniska nämndens beslut 2013-03-12 74 KommunfuUmälctiges presidiums brev 2013-03-14 Telcniska kontorets tjänsteskrivelse 2013-03-19 Bilaga till tjänsteslcrivelse 2013-03-19 Förslag till tekniska nämnden Förslag till kommunfullmäktige - Kommunfullmäktiges presidiums begäran om tekniska nämndens synpunlcter på granskning av upphandlingsprocessen inom tekmska nämnden besvaras i enlighet med tekniska kontorets tjänsteskrivelse 2012-03-19 med tillhörande bilaga. TEKNISKA NÄMNDENS BEHANDLING Yrkanden Ordföranden Anders Jörgensson (M) yrkar att följande tillägg görs till liggande förslag till beslut: - Ingen anmärkning sicall riktas mot telcniska nämnden med hänvisning till nedanstående redovisning. K.ommum'evisionens rapport innehåller en del viktiga möjligheter för tekniska nämnden att förbättra arbetet att innehålla LOU. Vid ett möte mellan telmiske direlctören och kommunens revisionsföretag framförde telmiske direlctören att det är viktigt att se om det finns några förbättringsåtgärder när det gäller upphandlingar. Revisionen blev med andra ord
Telmiska nämnden 4 uppmanad av förvaltningen att granska upphandlingarna. Detta visar förvaltningens målsättning att handla rätt. Tekniska nänmden har vidtagit ett flertal åtgärder/nämndsbeslut för att skärpa upphandlingarna och därmed följa LOU. DET SOM ÄR ANMÄRICNINGSVÄRTI RAPPORTEN ÄR ATT DEN DELVIS ÄR HELT FELAKTIG OCH RIKTAR SIG MOT FEL NÄMND. I rapporten anförs Mtik mot upphandlingen av moduler för Vapenvallen i Huskvarna. Vapenvallen brann den 2010-11-21 och nya moduler stod på plats några dagar senare. Nuvarande telcniska nämnden tillträdde 2011-01-01, alltså kan inte revisionen rikta anmärkning mot den idag ansvariga telcniska nämnden utan om så skall göras mot tidigare nämnd. Under många år har brister funnits i upphandlingarna, de synpunlcter på förbättringar revisionen pekar på är inget som har tillkommit in under de senaste två åren utan under många år tillbaka vuxit tram. Kritiken bör därför i första hand riktas mot tidigare nämnder. De fakturor som revisionen hänvisar till och delvis baserar sin kritik på kan inte tekniska Icontoret identifiera vilka företag det är som hör till respektive fakturor. Detta beroende på att revisionen döpt faktm-orna till XXX. Tekniska kontoret har därmed berövats möjligheten att besvara en del av revisionens kritik. En leverantör har identifierats utöver modulerna till Vapenvallen. I det fallet har telcniska handlat för 40 000 kronor av leverantören vidare har 2 740 000 inhandlats för internt verksamhets avfall. I detta fall har telcniska Icontoret efter överenskommelse med upphandlingsenheten använt sig av ramavtal som finns mellan Jönlcöpings Energi och leverantören. Telcniska Icontoret beställde en upphandling för ovanstående tjänst i juni 2012, en upphandling kommer att i bästa fall ske innan semestem 2013. I samband med informationsmötet 2013-02-04 anförde revisionen att det var märkligt att tekniska Icontoret köpte tjänsterfi'ån företag xx beroende på att de var misstänlcta för tveksamma affärer för 10-15 år sedan med Icommmen. Idag har kommunen ramavtal med företaget. Om kommunen inte sicall handla med ramavtalsleverantörer, vem skall kommunen handla av då? I revisionsrapporten firms ingen anmärkning mot telcniska kontoret när upphandlingar gjorts där ingen annan förvaltning varit inblandad! Förvaltningen och telmiska nämnden fick rapporten 2013-02-27 några timmar efter att media fått ta del av den. Den tid nämnden och förvaltningen fick att svara på rapporten var 13 dagar inldusive två helger medan revisionen påbörjade arbetet 2012-05-25! Normalt hanterar nämnden ärendena genom information på ett nämndsmöte och därefter beslut på nästa nämnd för att bästa beslut skall fattas. Här visar
Tekniska nämnden 5 revisionen ingen respelct för nänmdens arbete. Vi flertalet tillfällen har tekniska kontoret och tekniska nänmden påtalat ovanstående synpmdcter men revisionen har valt att ignorera synpunkterna. I de fall tekniska har brustit i upphandlingarna är det oftast beroende på att samarbetet mellan upphandlingsenheten och tekniska kontoret inte fungerat tillfredställande. Orsalcen till detta länmar nämnden utan kommentar men nämnden är övertygad att det koimner att flmgera i framtiden. Då tycker vi i telmiska nämnden att en granskning av den politiska styrningen av upphandlingsenheten bör genomföras. - På de punld:er som revisionen påpekat och det finns åtgärder att göra kommer tekniska kontoret upprätta en åtgärdsplan. Åtgärdsplanen koimner tekniska nämnden följa upp med rapportering från telmiska kontoret med tre månaders intervall till tekniska nämnden. - I beslut Mn tekniska nämnden 2013-03-12 74 redovisas nämndbeslut som också ingår i svar till kommunflillmäktiges presidium. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på eget tilläggsyrkande och finner att nämnden antar detsamma. Tekniska nämndens beslut Förslag till kommunfullmäktige - KommxmfuUmäktiges presidiums begäran om tekniska nämndens S}aipunkter på granskning av upphandlingsprocessen inom tekniska nämnden besvaras i enlighet med tekniska kontorets tjänsteskrivelse 2013-03-19 med tillhörande bilaga. - Ingen aimiärkning sicall riktas mot tekniska nämnden med hänvisning till nedanstående redovisning. Konmiunrevisionens rapport innehåller en del viktiga möjligheter för tekniska nänmden att förbättra arbetet att innehålla LOU. Vid ett möte mellan tekniske direktören och kommunens revisionsföretag framförde tekniske direktören att det är vilctigt att se om detfinnsnågra förbättringsåtgärder när det gäller upphandlingar. Revisionen blev med andra ord uppmanad av förvaltningen att granska upphandlingama. Detta visar förvaltningens målsättning att handla rätt. Tekniska nämnden har vidtagit ett flertal åtgärder/nämndsbeslut för att skärpa upphandlingarna och därmed följa LOU. Det som är anmärlcningsvärt i rapporten är att den delvis är helt felalctig och riktar sig mot fel nämnd. I rapporten anförs laitik mot upphandlingen av moduler för Vapenvallen i Huskvarna. Vapenvallen brann den 2010-11 -21 och nya moduler stod på plats
Telaiiska nämnden 6 några dagar senare. Nuvarande telcniska nämnden tillträdde 2011-01-01, alltså kan inte revisionen rilcta anmärkning mot den idag ansvariga tekniska nämnden utan om så sicall göras mot tidigare nämnd. Under många år har brister funnits i upphandlingarna, de synpunlcter på förbättringar revisionen pekar på är inget som har tillkommit in under de senaste två åren utan under många år tillbaka vuxit fram. Kritiken bör därför i första hand riktas mot tidigare nämnder. De faktm'or som revisionen hänvisar till och delvis baserar sin kritik på kan inte telcniska Icontoret identifiera vilka företag det är som hör till respelctive fakturor. Detta beroende på att revisionen döpt fakturorna till XXX. Tekniska Icontoret har därmed berövats möjligheten att besvara en del av revisionens laitik. En leverantör har identifierats utöver modulema till Vapenvallen. I det fallet har telcniska handlat för 40 000 Icronor av leverantören vidare har 2 740 000 inhandlats för internt verksamhets avfall. I detta fall har telcniska Icontoret efter överenskommelse med upphandlingsenheten använt sig av ramavtal som finns mellan Jönlcöpings Energi och leverantören. Telcniska kontoret beställde en upphandling för ovanstående tjänst i juni 2012, en upphandling kommer att i bästa fall ske innan semestern 2013. I samband med informationsmötet 2013-02-04 anförde revisionen att det var märkligt att telcniska kontoret köpte tjänster från företag xx beroende på att de var misstänlcta for tveksamma affärer för 10-15 år sedan med kommimen. Idag har kommunen ramavtal med företaget. Om kommunen inte skall handla med ramavtalsleverantörer, vem skall kommunen handla av då? I revisionsrapportenfinnsingen anmärkning mot telcniska kontoret när upphandlingar gjorts där ingen annan förvaltning varit inblandad! Förvaltningen och tekniska nämnden fick rapporten 2013-02-27 några timmar efter att media fått ta del av den. Den tid nämnden och förvaltningen fick att svara på rapporten var 13 dagar inklusive två helger medan revisionen påbörjade arbetet 2012-05-25! Normalt hanterar nämnden ärendena genom information på ett nämndsmöte och därefter beslut på nästa nämnd for att bästa beslut sicall fattas. Här visar revisionen ingen respekt för nänmdens arbete. Viflertalet tillfällen har tekniska kontoret och tekniska nämnden påtalat ovanstående synpunkter men revisionen har valt att ignorera synpunktema. I de fall telcniska har brustit i upphandlingarna är det oftast beroende på att samarbetet mellan upphandlingsenheten och tekniska Icontoret inte fimgerat tillfredställande. Orsalcen till detta lämnar nämnden utan kommentar men nämnden är övertygad att det kommer att fungera i framtiden. Då tycker vi i telcniska nämnden att en granskning av den politiska styrningen av upphandlingsenheten bör genomföras.
Telaiiska nämnden 7 - På de punlcter som revisionen påpekat och det fmns åtgärder att göra kommer tekniska kontoret upprätta en åtgärdsplan. Åtgäi-dsplanen kommer telcniska nämnden följa upp med rappoi-tering från tekniska kontoret med tre månaders intervall till tekniska nämnden. - I beslut från telcniska nämnden 2013-03-12 74 redovisas nänmdbeslut som också ingår i svar till kommunflillmäktiges presidium. Deima pai'agraf förklaras omedelbart justerad. Beslutet expedieras till: Kommunfldlmäktige Stadsjurist Anders Hansson Avdelningschef Daniel Håkansson Avdelningschef Andreas Brantgården Avdelningschef Stefan Rudin Ekonomichef Anna-Gun Grännö Verksamhetschef Erilc Gaude Miljösamordnare Maria Ossiansson Utdragsbestyrlcande