Habilitering & Hjälpmedel Karin Gidlöf Wuttke Planerings-/utredningssekreterare 044-309 41 03 el 0705-37 37 07 karin.wuttke@skane.se Datum 2014-01-20 Dnr 1400167 1 (6) Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden Intern kontrollplan 2014 Bakgrund Enligt Region Skånes reglemente för god hushållning och intern kontroll, och dess tillämpningsanvisningar, ska varje förvaltning upprätta en intern kontrollplan som ska fastställas av respektive nämnd. Habilitering & Hjälpmedel är sedan i maj 2013 en division inom förvaltningen Kryh. Nämnden ansvarar emellertid även fortsättningsvis för att upprätta en intern kontrollplan för sitt arbete, i enlighet med reglemente för regionstyrelse, nämnder och revisorer i Region Skåne. Beslutad plan ska redovisas till regionstyrelsen, som har det övergripande ansvaret för intern kontroll i Region Skåne. För division Habilitering & Hjälpmedel ska Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden besluta om plan för intern kontroll, och därefter översända denna till Regionstyrelsen. Den interna kontrollplanen ska avse såväl verksamhet som ekonomi. I planen ska anges vad som är föremål för prövning, vem som är ansvarig samt när resultatet ska rapporteras. Rapportering ska ske till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden. Regionstyrelsen beslutade 2011-12-12 om nio obligatoriska kontrollområden, vilka ska ingå i samtliga förvaltningars interna kontrollplaner. Kontrollområden finns inom samtliga perspektiv i Region Skånes strategikarta. Regionstyrelsen har också i samband med yttrande över granskningsrapport 7-2011 Granskning av oegentligheter inklusive bedrägerier, beslutat om ytterligare en obligatorisk punkt som handlar om anställdas kunskap om god moral och etik i tjänsteutövningen. Den interna kontrollen ska bygga på en helhetssyn avseende Region Skånes verksamhet och mål. Detta innebär att god hushållning och den interna kontrollen ska omfatta mål, strategier, styrning, uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden ska det finnas inbyggda kontroll- och uppfölj- Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: J A Hedlunds väg Telefon (växel): 0771-22 23 40 Fax: 044-309 41 10 Internet: www.skane.se
Datum Dnr 2 (6) ningssystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster. En god hushållning och intern kontroll ska med rimlig grad säkerställa att följande uppnås: Fastställda mål i budget och verksamhetsplan uppfylls För Habilitering & Hjälpmedel anges målen i divisionsuppdraget, Målfokus 2014 Habilitering & Hjälpmedel. Målen följs upp löpande under året. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer Detta avser såväl nationell som Regionnivå. Divisionen ska följa Region Skånes styrande dokument såsom budget, policys etc. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Divisionen ska ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställda mål och verksamhetsplaner. Rättvisande redovisning, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Divisionen ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Skydd mot förluster eller förstörelse av verksamheten Kontrollrutinerna ska vara tillräckliga kring de processer och rutiner där likvida medel, värdepapper och andra tillgångar hanteras. Eliminering eller upptäckt av allvarliga fel Förluster på grund av oavsiktliga eller avsiktliga fel ska förhindras. Ansvars- och befogenhetsfördelning ska vara väl strukturerad. Underlag för ständiga förbättringar Resultatet av uppföljning och intern kontroll ska dokumenteras och rapporteras. Det ska ligga till underlag för utvärdering och ständiga förbättringar av mål, riktlinjer, anvisningar, system och rutiner. Granskningsområden 2014 Nedan redovisas de granskningsområden som ingår i Habilitering & Hjälpmedels interna kontrollplan, samt divisionens process för intern kontroll. I enlighet med koncernkontorets anvisningar återfinns planen dessutom i tabellform i bilaga 1. Uppdelning av granskningsområden har gjorts utifrån de obligatoriska kontrollområden som beslutats av Regionstyrelsen, divisionsuppdraget Målfokus 2014 Habilitering & Hjälpmedel, vilket bygger på Region Skånes Budget och verksamhetsplan 2014, samt en övergripande riskanalys av divisionens verksamhet.
Datum Dnr 3 (6) I divisionsuppdraget, benämnt Målfokus 2014, åskådliggörs divisionens målarbete i en bild som anger vision, målområden samt divisionsövergripande mål. Bild 1. Målfokus 2014 Habilitering & Hjälpmedel I planen anges inledningsvis de obligatoriska kontrollområden som beslutats av Regionstyrelsen. Därefter anges kontrollområden som identifierats utifrån Målfokus 2014 Habilitering & Hjälpmedel. Sist anges kontrollområden som identifierats utifrån en övergripande riskanalys av divisionens verksamhet. Obligatoriska kontrollområden Regionstyrelsen har beslutat om följande obligatoriska kontrollområden 2014. Ekonomiperspektivet 1. Att projektmedel används enligt finansiärens anvisningar 2. Att registrerad beslutsattestbehörighet i ekonomisystemet följer beslutsunderlag. Beslutsunderlag ska utgå ifrån delegationsordning, chefsinstruktion och lokal beslutsordning 3. Kontroll av manuella fakturor, dvs. fakturor som inte finns i ekonomisystemets leverantörsfakturaportal 4. Att kontantkassor hanteras enligt Region Skånes anvisningar 5. Kontroll att skattelagstiftningens krav följs
Datum Dnr 4 (6) Medborgarperspektivet 6. Den upplevda tillgängligheten ska öka Verksamhetsperspektivet 7. Tillgängligheten ska öka 8. Patientsäkerheten ska öka Medarbetarperspektivet 9. Det dynamiska fokustalet i medarbetarundersökningen ska öka Oegentligheter inklusive bedrägerier 10. Anställdas kunskap och utbildning om beslutade policys rörande god moral och etik i tjänsteutövningen Målfokus 2014 Nedanstående kontrollområden har identifierats utifrån Målfokus 2014 för Habilitering & Hjälpmedel. Tillgänglighet 11. Vi uppfyller minst vårdgarantin Kvalitet 12. Vi använder metoder som ger god effekt 13. Vi möter brukaren med respekt och arbetar för att denne tar aktiv del i sin habilitering/rehabilitering Effektiva processer 14. Vi bedriver vår verksamhet på ett ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbart sätt. Övergripande riskanalys Utifrån en bedömning av övriga externa och interna risker av betydelse för verksamheten, har följande kontrollområde identifierats. 15. Hörselrehabiliteringar
Datum Dnr 5 (6) Process för intern kontroll Övergripande process för intern kontroll 2014 Processen för intern kontroll inom Habilitering & Hjälpmedel följer processen för budget och verksamhetsplan i Region Skåne. Processen inleds med budgetdirektiv för budget med verksamhetsplan, som ligger till grund för divisionsuppdraget för Habiliterings & Hjälpmedel. Utifrån divisionsuppdraget görs en risk- och väsentlighetsbedömning som sedan används för att identifiera vilka områden som ska ingå i den interna kontrollplanen. Utöver detta görs även en bedömning av övriga interna och externa risker av betydelse för verksamheten. Genomförande av kontrollmomenten sker under året i enlighet med vad som anges i planen (bilaga 1). Rapportering avseende den interna kontrollplanen sker till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden i tertialrapporter och årsredovisning. Risk och väsentlighetsbedömning Den interna kontrollplanen för 2014 har behandlats i förvaltningens ledningsgrupp i maj, augusti och december 2013, samt i januari 2014. I ledningsgruppen ingår chefer för samtliga verksamheter och stabsfunktioner. Ledningsgruppen har genomfört riskbedömning utifrån följande tre utgångspunkter. De obligatoriska kontrollområden som angivits av Regionstyrelsen Divisionsuppdraget, Målfokus 2014 Habilitering & Hjälpmedel Övergripande riskanalys, som avser risker som identifierats för områden utöver de som ingår i de obligatoriska kontrollområdena eller i divisionsuppdraget Riskbedömning av divisionsuppdraget har även gjorts i divisionens samverkansgrupp vid samverkansmöte i november 2013. Gruppen består av representanter från de fackliga organisationerna och från arbetsgivaren. Bedömning har gjorts i enlighet med den modell som anges i Tillämpningsanvisningar till Reglemente för god hushållning och intern kontroll. En övergripande riskinventering har också gjorts vid möte med Habiliterings- och hjälpmedelsnämndens presidium i december. De obligatoriska kontrollområdena under medborgar-, verksamhets- och medarbetarperspektivet motsvarar måltal under respektive perspektiv i Region Skånes budget och verksamhetsplan 2014, undantaget området moral och etik i tjänsteutövningen. Kontrollmoment har formulerats för samtliga kontrollområden. Inom granskningsområdet ekonomi finns fem fristående kontrollområden, vilka samtliga ingår i divisionsens interna kontrollplan. Riskbedömning har också gjorts med utgångspunkt i divisionsuppdraget, Målfokus 2014 Habilitering & Hjälpmedel. Den interna kontrollen ska säkerställa att mål i budget och verksamhetsplan uppfylls. För att tydliggöra kopplingen mellan Region Skånes budget och verksamhetsplan, divisions-
Datum Dnr 6 (6) uppdraget och den interna kontrollen, har risk- och väsentlighetsbedömning gjorts avseende samtliga måltal i divisionsuppdraget för 2014. I maj gjordes en första risk- och väsentlighetsbedömning av måltalen. Avsikten var att, innan divisionsuppdraget beslutas, få en kontroll av om måltalen formulerats på rätt sätt och om de måltal som ingick var de mest väsentliga. Riskoch väsentlighetsbedömningen bidrog på så sätt till att formulera relevanta mål för verksamheten. Risk- och väsentlighetsbedömning gjordes också av divisionens samverkansgrupp i november, och en avstämning gjordes i divisionens ledningsgrupp i december. Utifrån den samlade bedömningen har ett antal kontrollområden tillfogats den interna kontrollplanen. Som ett komplement till ovanstående riskanalys har ledningsgruppen även gjort en bedömning av övriga externa och interna risker av betydelser för verksamheten. För att få ett bredare perspektiv i riskanalysen har också en riskinventering gjorts tillsammans med Habiliterings- och hjälpmedelsnämndens presidium. Bedömningen av de identifierade riskerna har resulterat i ett kontrollområde som finns angivet i den interna kontrollplanen under Övergripande riskanalys. Resultatet av risk- och väsentlighetsbedömningen av samtliga ovanstående kontrollområden finns angivna i bilaga 1. Information om den interna kontrollplanen och dess kontrollmoment sker i linjeorganisationen. Samtliga chefer inom divisionen kommer att får information om planen vid chefsmöte under våren 2014. Genomförande av kontrollmomenten i den interna kontrollplanen sker under året i enlighet med vad som anges under kontrollmetod/frekvens i bilaga 1. Divisionschefen är ansvarig för samtliga kontrollområden utom de som anges under ekonomiperspektivet, där Divisionsekonom är ansvarig. Rapportering enligt planen sker till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden och divisionsledningen i tertialrapporter 20140430 och 20140831, samt i årsredovisning för 2014. I ärendet finns följande bilagor: 1. Plan för god hushållning och intern kontroll 2014 för Habilitering & Hjälpmedel 2. Intern kontrollplan Habilitering & Hjälpmedel 2014 Risk och väsentlighetsbedömning, sammanfattning 3. Övergripande process för Intern kontrollplan 2014 Douglas Roth Ordförande Karin Bengtsson Divisionschef
Kopia av 9 Intern kontrollplan 2014 bilagor 1-3 Plan för god hushållning och intern kontroll 2014 för Habilitering & Hjälpmedel Bilaga 1 Divisionschef är ansvarig för samtliga kontrollområden utom de som anges under ekonomiperspektivet där Divisionsekonom är ansvarig. Återrapportering till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden i anslutning till tertialrapporterna 20140430 och 20140831, samt i årsredovisning 2014, då samtliga kontrolloment återrapporteras. Process/rutin/ system Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ frekvens Risk- och väsentlighetsbedömning Konsekvens Sannolikhet Risk & Väsentlighet Obligatoriska kontrollområden Ekonomiperspektivet Medborgarperspektivet 1. Att projektmedel används enligt finansiärens anvisningar. Används externa projektmedel enligt finansiärens anvisningar? Sker slutredovisning enligt Region Skånes riktlinjer? 2. Att registrerad Kontroll av att beslutsattestbehörighet beslutsattestbehörighet i följer beslutsunderlag. ekonomisystemet följer beslutsunderlag. Beslutsunderlag ska utgå från delegationsordning, chefsinstruktion och lokal beslutsordning. 3. Kontroll av manuella fakturor, dvs. fakturor som inte finns i eknomisystemets leverantörsfakturaportal. 4. Att kontantkassor hanteras enligt Region Skånes anvisningar. 5. Kontroll att skattelagstiftningens krav följs. 6. Den upplevda tillgängligheten ska öka. Divisionsekonom Divisionsekonom Kontroll av manuella fakturor, dvs Divisionsekonom fakturor som inte är i elektroniskt system Hanteras kontantkassor enligt Region Skånes anvisningar? Divisionsekonom a. Följs skattelagstiftningens krav? Divisionsekonom b. Sker momsredovisning och finns momsunderlag på leverantörsfakturor på ett korrekt sätt avseende representation och arbetsmåltider? Frågor om upplevd tillgänglighet ställs vid brukarundersökning avseende upplevelsen av habiliterings- /rehabiliteringsplanering. Chef Fou Kontroll av redovisning och extern revision, årligen. Kontroll av register i ekonomisystemet Raindance, årligen. Information, utbildning och stickprov. Information, utbildning och stickprov. Kontroll av redovisning och stickprov. Brukarundersökning avseende upplevelsen av habiliterings- /rehabiliteringsplanering. Avrapportering efter genomförd undersökning. Oblligatoriskt kontrollområde. Är av intresse under 2014 pga. ev. gränsdragningsproblematik i förhållande till gemensam servicefunktion. 3 3 9 Obligatoriskt kontrollområde 3 2 6 Oblligatoriskt kontrollområde. 4 2 8 Oblligatoriskt kontrollområde. Är av intresse under 2014 pga. ev. gränsdragningsproblematik i förhållande till gemensam servicefunktion. Oblligatoriskt kontrollområde. Är av intresse under 2014 pga. ev. gränsdragningsproblematik i förhållande till gemensam servicefunktion. Obligatoriskt kontrollområde. Utifrån medborgarperspektivet är divisionens målgrupp de brukare som får insatser från Habilitering & Hjälpmedel. Under 2014 kommer brukarundersökning avseende upplevelsen av habiliterings- /rehabiliteringsplanering att genomföras. I undersökningen ingår frågor om tillgänglighet. R&V bedömningen har gjorts utifrån uppdraget att frågor ska ställas vid brukarundersökning enligt nationell modell (nedbrutet mål). 4 2 8 4 3 12 3 1 3 Sida 1 av 3
Kopia av 9 Intern kontrollplan 2014 bilagor 1-3 Process/rutin/ system Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ frekvens Risk- och väsentlighetsbedömning Konsekvens Sannolikhet Risk & Väsentlighet Verksamhetsperspektivet Medarbetarperspektivet Oegentligheter inklusive bedrägerier 7. Tillgängligheten ska öka 8. Patientsäkerheten ska öka. 9. Det dynamiska fokustalet i medarbetarundersökning ska öka. 10. Anställdas kunskap och utbildning om beslutade policys rörande god moral och etik i tjänsteutövningen. Försök med mer varierade öppettider är genomfört. Införande av arbetskläder vid patientnära arbete sker enligt plan. Divisionen arbetar systematiskt med frågor som påverkar det dynamiska fokustalet. Medarbetarna får information om Regionövergripande dokument rörande god moral och etik i tjänsteutövningen, när dessa är beslutade. Förvaltningsuppdrag, Målfokus 2012 Habilitering & hjälpmedel Tillgänglighet 11. Vi uppfyller minst vårdgarantin 70 % av brukarna har fått en första kontakt inom 60 dagar. Kvalitet 12. Vi använder metoder som ger god effekt. Nationella modellen för prioriteringar är implementerad och används i divisionens kvalitets- och utvecklingsarbete. Verksamhetschefer Bou, Vux, SHD Patientsäkerhetssamordnare Verksamhetschefer Stabschefer Verksamhetschefer Stabschefer Verksamhetschefer Verksamhetschefer Bou, Vux, SHD Försök med mer Obligatoriskt kontrollområde. Som ett varierade öppettider är led i arbetet med ökad tillgänglighet ska genomfört inom Barn- brukarna erbjudas mer varierade och ungdomshabiliteringen, genomföras inom tre av divisionens öppettider. Under 2013 ska försök Vuxenhabiliteringen samt verksamheter. Syn-, hörsel- och dövverksamheten. Avrapportering årligen. Mätning mot plan. Obligatoriskt kontrollområde. Införande av arbetskläder vid patientnära arbete är en viktig del i divisionens patientsäkerhetsarbete. En plan för införandet har tagits fram för 2014. Genomförda aktiviteter inom områdena delaktighet, målkvalitet och arbetsrelaterad utmattning. Avrapportering årligen. Information till chefer vid chefsdag. Därefter information till medarbetare vid APT. Avrapportering årligen. Uppföljning i PASiS, månadsvis. Uppföljning årligen Obligatoriskt kontrollområde. Aktiviteter ska genomföras inom de förbättringsområden som identifierats vid QWC-undersökning hösten 2012. R&V bedömningen har gjorts utifrån uppdraget att arbeta systematiskt med frågor som påverkar det dynamiska fokustalet (nedbrutet mål). Obligatoriskt kontrollområde. Risken för oegentligheter och bedrägerier ska minimeras. Region Skåne ska uppdatera policys inom området och anställda ska känna till dessa. Tillgängligheten inom vårdgarantin bedöms inom Region Skåne utifrån kravet på att garantera vård inom 60 dagar. Prioriteringsarbetet utgår från nationella modellen för öppna prioriteringar, som är en systematisk metod för att omsätta riksdagens riktlinjer för prioriteringar inom hälso- och sjukvård. Modellen är framtagen av Prioriteringscentrum och Social-styrelsen i samarbete med flertalet stora vårdaktörer inom svensk hälso- och sjukvård. Prioriteringsarbetet handlar om att säkerställa att befintliga resurser används på rätt sätt - att vi gör rätt saker med de resurser vi har. 2 2 4 3 2 6 3 1 3 1 3 3 3 3 9 3 3 9 Sida 2 av 3
Kopia av 9 Intern kontrollplan 2014 bilagor 1-3 Process/rutin/ system Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ frekvens Risk- och väsentlighetsbedömning Konsekvens Sannolikhet Risk & Väsentlighet Effektiva processer 13. Vi möter brukaren För brukare med habiliterande/- med respekt och arbetar för att denne tar aktiv del i sin habilitering/ rehabilitering. 14.Vi bedriver vår verksamhet på ett ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbart sätt. rehabiliterande insatser, och som fått sin första insats under 2013, används arbetssätttet habiliterings/rehabiliteringsplanering. Andelen i procent anges på verksamhetsnivå. Verksamhetschefer Bou, Vux, SHD Kontroll av förekomst av måltal på verksamhetsnivå, avrapportering tertial 1. Uppföljning av måltal, årligen. Sjukfrånvaron har minskat. Verksamhetschefer Mätning av sjukfrånvaron sker månadsvis. Djupanalyser av sjukfrånvaron utifrån ålder, kön och yrkeskatergori genomförs kontinuerligt. Åtgärder utifrån analys. Avrapportering tertial 1 och 2. Produktionsplanering sker enligt framtagen strategi. Övergripande riskanalys 15.Hörselrehabiliteringar Ekonomin är i balans för området hörselrehabiliteringar. Verksamhetschefer, Planerings- och utredningssekreterare Divisionsekonom Uppföljning årligen Rapportering av ekonomiskt utfall och utveckling av efterfrågan sker fortlöpande till Regionstyelsen. En översyn av regelverket för hörapparatutprovning är genomförd. Ett led i kvalitetsarbetet inom området "Effektiv hälso- och sjukvård" är att brukarna ska ha habiliterings- /rehabiliteringsplanering i enlighet med divisionsgemensamma riktlinjer. I planeringen ingår att brukaren ska mötas med respekt och vara delaktig i habiliterings-/rehabiliteringsprocessen. Det långsiktiga målet för sjukfrånvaro i Region Skåne är 14 dagar per medarbetare och år. För att nå målet måste sjukfrånvaron inom HoH minska. En viktig del i arbetet med effektiva processer är att planera produktionen så att medarbetarnas direkta brukartid maximeras. År 2014 förväntas antalet utprovningar av hörhjälpmedel öka med anledning av fyraårsintervallet och toppnoteringen 2009 vid införandet av det fria vårdvalet. Andelen brukare som väljer rekvisition hörapparat har ökat sedan införandet 2011, och under 2014 kommer en ny upphandling av hörapparater att göras med nya avtal och högre priser som följd. Verksamheten förväntas gå med underskott 2014. Divisionen har inga möjligheter att påverka inflödet av brukare och kan därmed inte styra kostnadutvecklingen. 3 3 9 3 4 12 3 3 9 4 4 16 Total genomsnittlig risk 3,3 2,7 8,4 Sida 3 av 3
Intern kontrollplan Habilitering & Hjälpmedel 2014 Bilaga 2 Risk- och väsentlighetsbedömning, sammanfattning Process/rutin/system Konsekvens Sannolikhet Risk o väsentlighet Kommentar 1.Projektmedel 3 3 9 Oblligatoriskt kontrollområde. Övergång till GSF 2.Beslutsattestbehörighet 3 2 6 Oblligatoriskt kontrollområde 3.Manuella fakturor 4 2 8 Oblligatoriskt kontrollområde. 4.Kontantkassor 4 2 8 Oblligatoriskt kontrollområde. Övergång till GSF 5.Skattelagstiftning 4 3 12 Oblligatoriskt kontrollområde. Övergång till GSF 6.Upplevd tillgänglighet 3 1 3 Obligatoriskt kontrollområde 7.Tillgänglighet 2 2 4 Obligatoriskt kontrollområde 8.Patientsäkerhet 3 2 6 Obligatorsikt kontrollområde 9.Dynamiskt fokustal 3 1 3 Obligatoriskt kontrollområde 10. God moral och etik i 1 3 3 Obligatoriskt kontrollområde tjänsteutövningen 11.Vårdgarantin 3 3 9 Uppföljning enligt Region Skånes mått 12. Metoder som ger god effekt 3 3 9 Prioriteringsarbetet 13. Möta brukaren med respekt, 3 3 9 Respektfullt bemötande och delaktighet brukaren tar aktiv del i habiliteringen/rehabiliteringen 14. Hållbarhet Sjukfrånvaron 3 4 12 Sjukfrånvaron ska minska Produktionsplanering 3 3 9 Effektiva processer 15. Hörselrehabiliteringar 4 4 16 Ekonomi i balans
Risk- och väsentlighetsbedömning Riskbedömning ska identifiera organisationens viktigaste processer, rutiner och system. I analysen ingår att identifiera potentiella risker och felkällor, bedöma konsekvenserna och i vilken grad riskerna kan kontrolleras. Utgångspunkter i kartläggningsprocessen kan vara att: Identifiera vilka processer/rutiner som inte får gå fel, erfarenheter av brister i verksamhetssystem, granskningsrapporter, omvärldsfaktorer, lagar, reglementen, policydokument, riktlinjer, rutinbeskrivningar, system. Kriterier som ligger till grund vid risk- och väsentlighetsbedömning kan vara: Ekonomisk betydelse, i vilken mån mål är definierade för verksamheten i mätbara termer avseende kvantitets- och kvalitetskrav och hur dessa följs upp, den omfattning i vilken verksamhetsområdet är föremål för löpande bedömningar, postens storlek i relation till omsättning/ omslutning, transaktionsvolym och storlek på enskilda transaktioner inom verksamhetsområdet, förtroendeskada, kompetens och erfarenhet i verksamheten etc. Riskbedömning innebär en kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/ konsekvenser och sannolikhet/ risk i processer, rutiner och system. I riskbedömning ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ger en beskrivning av risk och väsentlighet. Konsekvens 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens: 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Sannolikh et
1 Försumbar är obetydlig för intressenter och Region Skåne 2 Lindrig uppfattas som liten av intressenter och Region Skåne 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 4 Allvarlig är så stor att fel inte får inträffa Sannolikhet: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolikrisken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå Risk- och väsentlighetsbedömning: 1-3: Inget agerande kvi accepterar riskerna 4-8: Håll under uppsuppmärksamhet krävs 9-12: Reducera riskeråtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan. 13-16: Direkt åtgärd krminimera riskerna
Övergripande process för Intern kontrollplan 2014 Bilaga 3 Processen för intern kontroll följer processen för budget och verksamhetsplan i Region Skåne: Budgetdirektiv Divisionsuppdrag, Målfokus Habilitering & Hjälpmedel Fastställd budget och verksamhetsplan Intern kontrollplan, där riskanalysen utgår från de måltal som formulerats i Målfokus. Uppdragen bygger på budgetdirektivet (strategikartan). Aktivitet Tidpunkt Styrande dokument Förvaltningens dokument Framtagande av feb - sept 2013 Budgetdirektiv för budget med divisionsuppdrag 2014 verksamhetsplan 2014 med plan för Beslut om divisionsuppdrag i Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden 2015 och 2016 2013-09-26 Målfokus 2014, Divisionsuppdrag för Habilitering & Hjälpmedel Framtagande av intern kontrollplan jun 2013 - jan 2014 1. Reglemente för god hushållning och intern kontroll inom Region Skåne 2. Tillämpningsanvisningar till Reglemente för god hushållning och intern kontroll 3. Anvisning Region Skånes årsredovisning samt nämnders och förvaltningars verksamhetsberättelse 2013 (inkl. anvisning intern kontroll 2014) Beslut Region Skånes budget och verksamhetsplan 2014 Beslut om intern kontrollplan i Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden 30 sept - 1 okt 2013 Budget 2014 och verksamhetsplan för åren 2015-2016 4 feb 2014 Intern kontrollplan 2014 för Habilitering & Hjälpmedel
Information om divisionens interna kontrollplan vid möte med samtliga chefer inom Habilitering & Hjälpmedel Genomförande av kontrollmoment i den interna kontrollplanen Rapportering enligt plan för intern kontroll Uppföljning av uppdrag till divisionsledning Uppföljning av intern kontrollplan till divisionsledning och H&H nämnden våren 2014 under året 2014 Kontrollutförare redovisar till Divisionsekonom i samband med tertial- och årsredovisning. Ev. avvikelser ska omgående rapporteras till ansvarig för kontrollområdet, tillsammans med förslag till åtgärder. Tertial 1: 140430 Tertial 2: 140831 Årsredovisning 2014 Tertial 1: 140430 Tertial 2: 140831 Årsredovisning 2014 Anvisningar för månads-, tertial- och årsredovisning inklusive tidplaner för ekonomisk redovisning. Anvisningar för månads-, tertial- och årsredovisning inklusive tidplaner för ekonomisk redovisning. Anvisningar för månads-, tertial och årsredovisning, inklusive tidplaner för ekonomisk redovisning. Uppföjning av 2013 års plan och information om 2014 års plan Rapporteras av kontrollutförare enligt divisionens interna kontrollplan. Avvikelser rapporteras omgående vid upptäckt. Tertialrapport 1 Tertialrapport 2 Årsredovisning 2014 H&H Tertialrapport 1 Tertialrapport 2 Årsredovisning 2014 H&H Divisionschef är ansvarig för samtliga kontrollområden utom de som anges under ekonomiperspektivet, där Divisionsekonom är ansvarig.