Habo kommun Granskning av interna kontrollplaner i Habo kommun Februari 2014 Sofia Josefsson och Louise Abrahamsson
Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 2. Deloittes syn på intern kontroll 3 3. Intern kontroll i Habo kommun 4 4. Analys och bedömning 10
Sammanfattning Deloitte AB har av Habo kommuns förtroendevalda revisorer fått i uppdrag att granska de interna kontrollplanerna i Habo kommun. Revisionsfråga Hur säkerställer kommunstyrelsen i Habo kommun att kommunens nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll? Svar på revisionsfråga Vår bedömning är att kommunstyrelsen i Habo kommun endast till viss del säkerställer att kommunens nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Utifrån vad som framkommit i granskningen lämnas följande iakttagelser och rekommendationer: Iakttagelser Arbetet med intern kontroll är inte lika utvecklat i kommunens samtliga nämnder. Nivån på dokumentation och rapportering skiljer mellan nämnderna. Flera nämnder använder samma kontrollmoment årligen. Majoriteten av nämnderna genomför inte en utförlig riskanalys till grund för de interna kontrollplanerna. Nämndernas verksamhetsplaner är mer i linje med Visioner & Mål än vad de interna kontrollmålen är. Kännedomen varierar mellan nämnderna avseende det övergripande reglementet. Det övergripande reglementet för intern kontroll innehåller riktlinjer för nämnderna i arbetet med intern kontroll. Nämnderna uttrycker dock en önskan om tydligare riktlinjer och direktiv. Rekommendationer En möjlighet för Kommunstyrelsen är att utforma riktlinjer i linje med COSO-modellen. Skapa en mall för hur de interna kontrollerna ska/kan dokumenteras inom Habo kommun. Ett förslag är att mallen utformas i linje med COSO-modellens olika dimensioner och perspektiv. Kontrollmålen bör variera mellan åren. En riskanalys bör ligga till grund för de interna kontrollplanerna. Öka kunskapen hos nämnderna om intern kontroll och varför den bör testas. Jönköping den 6 februari 2014 DELOITTE AB Torbjörn Bengtsson Certifierad kommunal revisor Arbetet med intern kontroll prioriteras lågt hos majoriteten av nämnderna. Nämnderna efterfrågar ett större engagemang av kommunstyrelsen för att kunna förbättra sitt arbete med intern kontroll. Sofia Josefsson Revisor Louise Abrahamsson Revisor 1
1. Inledning 1.1 Bakgrund Deloitte AB har av Habo kommuns förtroendevalda revisorer fått i uppdrag att granska de interna kontrollplanerna i Habo kommun. Enligt Kommunallagen är det kommunstyrelsen som har det övergripande ansvaret att det finns en tillräcklig intern kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamheter. Nämndernas uppgift är enligt Kommunallagen 6 kap 7 att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. 1.2 Syfte och avgränsning Granskningens syfte är att bedöma hur kommunstyrelsen säkerställer att kommunens nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Granskningen omfattar samtliga nämnder i Habo kommun. 1.3 Revisionsfråga och revisionskriterier Hur säkerställer kommunstyrelsen i Habo kommun att kommunens nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll? Revisionskriterier mot vilka bedömningarna i granskningen ställs är Kommunallagen och kommunens interna regelverk. 1.4 Underliggande frågeställningar Är nämndernas interna kontrollplaner i linje med kommunfullmäktiges mål? Hur sker uppföljning av de interna kontrollmålen? Hur sker rapportering av uppföljningen av de interna kontrollmålen? 1.5 Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts genom dokumentanalys och intervjuer med förvaltningschefer samt kommunchef. 1.6 Faktakontroll Rapporten är faktakontrollerad av kommunens representanter. 2
Komponenter 2. Deloittes syn på intern kontroll Utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier presenteras i följande kapitel resultatet av genomförd granskning. 2.1 COSO-modellen Intern kontroll kan övergripande definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen samt övrig personal samverkar. I våra utvärderingar av intern kontroll använder vi COSO-ramverket. COSOmodellen är en etablerad modell och det globalt dominerande ramverket för intern kontroll. Utifrån denna modell granskas verksamheternas processer ur tre perspektiv: Ändamålsenlig verksamhet Finansiell rapportering Efterlevnad av lagar och förordningar Perspektiv COSO-modellen identifierar ett antal för den interna kontrollen väsentliga komponenter. Kontrollmiljön är den omgivning som den interna styrningen och kontrollen verkar i och påverkas av. Det är lagar, regler och policys, organisationens värdegrund och kultur, dess ledning och ledningens syn på etik, fördelningen av ansvar och befogenheter samt ledningens övriga agerande i olika sammanhang. Riskanalysen är de bedömningar och analyser av risker, möjligheter och framgångsfaktorer som ligger till grund för kontrollaktiviteterna. Kontrollaktiviteter är de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas. Åtgärderna kan även finnas inbyggda i såväl organisationsstruktur som rutiner. Information och kommunikation är grundläggande förutsättningar för att styrningen ska fungera. Kommunikation i form av utbyte av aktuell och relevant information mellan medarbetare och ledning är nödvändig. Kontrollmiljö Riskbedömning Kontrollaktiviteter Information och kommunikationsvägar Övergripande Inköpsprocessen Bokslutsprocessen HR-processen Intäktsproceccen Uppföljning innebär uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten. Detta måste ske regelbundet för att ledningen ska kunna anpassa styrningen till uppkomna aktuella risksituationer. Rutinerna siktar i detta sammanhang främst på att rapportera brister i den interna styrningen och kontrollen för att utan fördröjning kunna göra korrigeringar. Då COSO-modellen är en etablerad modell och det globalt dominerande ramverket anser vi att den interna kontrollen bör vara utformad i linje med COSO-modellen. Uppföljning 3
3. Intern kontroll i Habo kommun 3.1 Lagstiftning I Kommunallagens 6:e kapitel 1 regleras kommunstyrelsens uppsiktsplikt; Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. I Kommunallagens 4:e kapitel 7 regleras nämndernas ansvar; Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 3.2 Inledande resonemang Kommunstyrelsen i Habo kommun har upprättat ett övergripande reglemente för intern kontroll som beskriver ansvaret för den interna kontrollen och hur den interna kontrollen skall följas upp på olika nivåer. I reglementets 1 beskrivs kommunstyrelsens ansvar. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Olika rutiner innebär ett samspel mellan kommunstyrelsens och nämndernas förvaltningar. Därför skall kommunstyrelsen fastställa förvaltningsövergripande anvisningar och arbetsfördelning för kommunens interna kontroll. kommunövergripande reglementen, regler och policy följs inom sina verksamhetsområden. Nämnderna ska fortlöpande följa upp sina verksamheter. En del i uppföljningen är att i tillämpliga delar följa de förvaltningsövergripande anvisningar som kommunstyrelsen upprättat. Vidare har Kommunfullmäktige i Habo kommun antagit ett dokument vid namn Visioner och mål 2012-2015 där kommunens visioner och mål beskrivs. Nedan följer en presentation av nämndernas samt Kommunstyrelsens syn på intern kontroll, som framkommit vid intervjuerna. 3.3 Miljönämnden Under intervjun framkom att miljönämndens interna kontroll styrs främst av Miljöbalken och Livsmedelslagen. Miljönämndens verksamhet är lagstyrd, dels genom inspektionerna de utför och dels genom att nämnden ofta blir granskad av olika myndigheter. Intervjun visade att miljönämnden inte har specificerade mål i Visioner och mål 2012-2015, utan sätter upp mål utifrån lagstiftningen. I reglementets 3 beskrivs nämndernas ansvar; Nämnderna har ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Nämnderna har därför att tillse att 4
Tabell 1: Väsentlighets- och riskmatris miljönämnden KONSEKVENS Mycket allvarlig 3 4 5 6 7 Allvarlig 2 3 4 5 6 Kännbar 1 2 3 4 5 Lindrig 0 1 2 3 4 Försumbar 0 0 1 2 3 upprättas en tjänsteanteckning av den person som genomfört kontrollen, där kontrollen utvärderas. Uppföljning av den interna kontrollen sker på samverkansmöten inom miljöförvaltningen samt till nämnden i oktober eller november varje år. Uppföljning av den interna kontrollen tas även upp i miljönämndens bokslut. Vid intervjun framkom att miljönämnden skickar den interna kontrollplanen till kommunstyrelsen varje år. Dock erhåller de inte den feedback som de hade önskat. För att få inspiration till nya kontrollmoment deltar de i länsträffar där de träffar representanter från andra miljönämnder i länet. Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Mycket sannolik 3.3.1 Iakttagelser miljönämnden SANNOLIKHET Den riskanalys som ligger till grund för den interna kontrollen inom miljönämnden genomförs med hjälp av ovan väsentlighets- och riskmatris. I riskmatrisen bedöms först sannolikheten för att något fel uppstår. Sannolikheten graderas på en femgradig skala mellan osannolikt och mycket sannolikt. Som steg två bedöms vad konsekvensen blir om rutinen inte fungerar, även den på en femgradig skala från försumbar till mycket allvarlig. Om det är mycket sannolikt att ett fel uppstår och konsekvensen av felet är mycket allvarligt ger det en stor risk. Riskbedömningen graderas mellan 0 till 7. Varje ruta i matrisen svarar således mot en kombination av sannolikhet och konsekvens. Miljönämnden upprättar interna kontrollplaner i tvåårsperioder. Den interna kontrollplanen innehåller sex kontrollmoment där tre utförs under första året och tre under andra året. Under intervjun framkom att miljönämnden sätter upp nya kontrollmoment för varje tvåårsperiod. Representanten från miljöförvaltningen indikerade en önskan att kommunstyrelsen uttryckte vad de anser att miljönämnden ska kontrollera, då det ibland är svårt att komma fram till nya kontrollmoment. Finns en intern kontrollplan? Genomförs en riskanalys? Dokumenteras den interna kontrollen? Vidtas åtgärder efter vad som kommit fram? Rapportering till nämnd? Rapportering till kommunstyrelsen? 3.4 Socialnämnden Ja Ja Ja, varje kontrollmoment dokumenteras och utvärderas i tjänsteanteckningar Ja, uppföljning sker internt på samverkansmöten Socialnämnden bedriver en väldigt lagstyrd verksamhet. Förutom Kommunallagen och Förvaltningslagen styrs deras arbete bland annat av Socialtjänstlagen och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS.) En representant från socialförvaltningen beskriver att när en kontrollplan ska utformas förs en diskussion på förvaltningen om vad som ska kontrolleras. En utförlig riskanalys görs ej. Beslut om den interna kontrollplanen för nästkommande år fattas sedan i nämnden under hösten. För att miljönämnden inte ska granska sig själv har de låtit socialförvaltningen utföra uppsatta kontrollmoment. Efter utförd kontroll 5
Representanterna från socialförvaltningen uttrycker att de även har en intern kontroll utanför den interna kontrollplanen. De berättar att det finns en stor vana inom socialnämndens verksamhet att bli granskade och kontrollerade. Socialnämndens interna kontrollmål under 2013 har varit att granska social dokumentation och granskningen har vid vår intervju redan utförts. Då de interna kontrollmomenten utförts sammanställer förvaltningen en rapport med ett förslag till beslut. För de brister som identifierats i den interna kontrollen har socialnämnden gett förvaltningen i uppdrag att upprätta en handlingsplan. Respektive enhet upprättar en handlingsplan som de sedan redovisar på nämndsammanträdet i december. Vidare skickar nämnden dokumentationen till kommunstyrelsen en gång om året. Enligt socialförvaltningen fungerar kommunikationen mellan medarbetare och ledning tillfredsställande. Inför årets interna kontroll deltog representanter från förvaltningen på personalens arbetsplatsträffar och informerade om vad som skulle kontrolleras. Intervjun indikerar att socialnämndens interna kontroll styrs mycket av lagkraven, vilket gör att den interna kontrollplanen är i linje med lagstiftningen snarare än kommunfullmäktiges mål. 3.4.1 Iakttagelser socialnämnden Finns en intern kontrollplan? Genomförs en riskanalys? Dokumenteras den interna kontrollen? Vidtas åtgärder efter vad som kommit fram? Rapportering till nämnd? Rapportering till kommunstyrelsen? Ja Nej Ja, en tjänsteskrivelse upprättas med resultaten från årets interna kontroll Ja, respektive enhetschef får i uppdrag att upprätta handlingsplaner som sedan redovisas till nämnden 3.5 Fritids- och kulturnämnden Fritids- och kulturnämndens verksamhet är endast till en liten del en lagstyrd verksamhet. Den enda lagstyrda delen av verksamheten är utfärdandet av lotteritillstånd för föreningar i kommunen. Vid upprättandet av den interna kontrollplanen tar fritids- och kulturförvaltningen en öppen diskussion med politikerna i nämnden. Kontrollmomentens väsentlighet graderas sedan från 1 till 3, där 1 är relativt liten väsentlighet och 3 är hög väsentlighet. En utförlig riskanalys görs ej. Vid intervjun framkom att fritids- och kulturnämnden använder sig av samma kontrollmoment årligen, trots att de sällan stöter på avvikelser vid kontrollerna. Vid intervjun framkom även att intern kontroll inte är etablerat i verksamheten. Intervjun indikerar att engagemanget för den interna kontrollen är låg. Den interna kontrollplanen är sparsamt ifylld och det är svårt att utläsa resultaten av de interna kontrollerna. Uppföljning av den interna kontrollplanen sker årligen till fritids- och kulturnämnden som sedan skickar den vidare till kommunstyrelsen. Intervjun indikerar ett önskemål från fritids- och kulturnämnden om utökad delaktighet från kommunstyrelsen i arbetet med intern kontroll. 3.5.1 Iakttagelser fritids- och kulturnämnden Finns en intern kontrollplan? Genomförs en riskanalys? Dokumenteras den interna kontrollen? Vidtas åtgärder efter vad som kommit fram? Rapportering till nämnd? Rapportering till kommunstyrelsen? Ja Nej Ja, dock kan dokumentationen utvecklas och förtydligas Nej, då de oftast inte stöter på avvikelser pga. samma kontrollmoment årligen 6
3.6 Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden är en verksamhet som till stor del styrs av Skollagen. Nämnden gör månatliga uppföljningar av ekonomin. Förvaltningens ekonom har även uppföljning av ekonomin med rektorer och förskolechefer två gånger per år. Utöver detta görs även uppföljningar av elevernas betyg. En utförlig riskanalys för den interna kontrollplanen görs ej. Den interna kontrollplanen behandlar årligen samma ämnen så som ekonomi, elevers betyg och kränkande behandlingar. De olika kontrollmomenten är även de ofta samma årligen. Den person som är ansvarig för respektive kontrollmoment sammanställer och dokumenterar kontrollen. Sammanställningen rapporteras till nämnden i januari varje år, som sedan rapporterar vidare till kommunstyrelsen. Representanten från barn- och utbildningsförvaltningen indikerar ett önskemål om utvecklad kommunikation och feedback från kommunstyrelsen vad gäller intern kontroll. Vad gäller uppföljning ligger mycket fokus på elevers betyg och hälsa, och det genomförs kontinuerliga analyser kring kränkande behandlingar och elevers betyg. 3.7 Byggnadsnämnden Byggnadsnämnden är främst styrd av Miljöbalken, Plan- och bygglagen, Räddningstjänstlagen och Kommunallagen. Vid upprättandet av den interna kontrollplanen utgår nämnden från det övergripande reglementet som kommunstyrelsen upprättat och som reglerar nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Den riskanalys som ligger till grund för den interna kontrollplanen graderar kontrollerna från 1-3 där 1 är relativt liten risk och 3 är hög risk. Utformningen av den interna kontrollplanen sker i förvaltningen och presenteras sedan för nämnden som tar ett beslut. En utförlig riskanalys för den interna kontrollplanen görs ej. Intervjun visar att samma kontrollmoment används årligen, och har gjorts under en längre tid. Den interna kontrollen prioriteras lågt. Intervjun indikerar att en av anledningarna till det låga engagemanget är avsaknaden av direktiv från kommunstyrelsen. Byggnadsnämnden har ingen utvecklad rapportering och dokumentation av kontrollerna. Efter utförd kontroll bockas rutan genomfört ja/nej av i den interna kontrollplanen, vidare görs ingen dokumentation. Vid intervjun framkom att den interna kontrollen är en integrerad del i den löpande verksamheten. Vid avvikelser korrigeras avvikelserna direkt, vilket innebär att de inte utför rapportering av avvikelser i den interna kontrollplanen. 3.6.1 Iakttagelser barn- och utbildningsnämnden Finns en intern kontrollplan? Genomförs en riskanalys? Dokumenteras den interna kontrollen? Vidtas åtgärder efter vad som kommit fram? Rapportering till nämnd? Rapportering till kommunstyrelsen? Ja Nej Ja, den person som är ansvarig för respektive kontrollmoment sammanställer och dokumenterar kontrollen Delvis, fokus ligger på ekonomi samt elevers betyg och hälsa Rapportering av den interna kontrollplanen görs i samband med årsbokslut till byggnadsnämnden och sedan vidare till kommunstyrelsen. 3.7.1 Iakttagelser byggnadsnämnden Finns en intern kontrollplan? Genomförs en riskanalys? Dokumenteras den interna kontrollen? Vidtas åtgärder efter vad som kommit fram? Ja Nej Delvis, de bockar av rutan genomfört ja/nej i den interna kontrollplanen Nej, uppföljning sker i den löpande verksamheten och avvikelser korrigeras direkt 7
Rapportering till nämnd? Rapportering till kommunstyrelsen? utvecklats är enligt intervjuerna att de sällan hittar brister i den interna kontrollen. 3.8 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens krav avseende interna kontroll styrs av Kommunallagen. Tidigare låg en riskanalys till grund för den interna kontrollplanen där kommunstyrelsen värderade kontrollmomentens risk från 1 till 3. Kommunstyrelsen har valt att inte använda sig av denna riskanalys längre då de anser att alla kontrollmoment som utförs ska ha hög risk. Då de använder sig av samma kontrollmoment årligen har de plockat bort de kontrollmoment de ansåg hade en lägre risk samt antagit nya kontrollmoment där de bedömer att det finns en hög risk. Vid uppföljningen av kommunstyrelsens interna kontrollplan samlar kommunchefen in underlag och bilagor från de personer som utfört kontrollerna. Vid avvikelser begärs underlag in från respektive ansvarig person. Dessa underlag sammanställs och bifogas i uppföljningen av den interna kontrollplanen som redovisas för kommunstyrelsen en gång om året. 3.8.1 Iakttagelser kommunstyrelsen Finns en intern kontrollplan? Genomförs en riskanalys? Dokumenteras den interna kontrollen? Vidtas åtgärder efter vad som kommit fram? Rapportering till kommunstyrelsen? Ja Nej Ja, kontrollmomenten sammanställs och rapporteras Ja, underlag för avvikelserna begärs in 3.8.2 Kommunstyrelsens uppsiktplikt mot nämnderna Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar att säkerställa att nämnderna har en tillfredsställande intern kontroll. Det av kommunfullmäktige antagna övergripande reglementet för intern kontroll ska verka som riktlinjer för nämnderna i deras arbete med intern kontroll. Intervjuerna indikerar att detta dokument kan utvecklas ytterligare. Anledningen till att det ännu inte har En gång om året begär kommunchefen in kopior av nämndernas interna kontrollplaner som sedan kommunstyrelsen får ta del av. Månadsvis sker även en ekonomisk uppföljning av kommunstyrelsen och nämnderna vilken redovisas för kommunfullmäktige tertialsvis. Intervjun indikerar att engagemanget för intern kontroll överlag är litet. Kommunstyrelsen har främst kontakt med tjänstemännen i kommunen angående intern kontroll, kontakten med politikerna är endast genom överlämnandet av kopior på nämndernas interna kontrollplaner. 3.8.3 Kommunstyrelsens uppsiktplikt mot de kommunala bolagen Från och med 2014 skall kommunstyrelsen enligt Kommunallagen 6 kap. 1a i årliga beslut för de kommunala bolagen pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet samt utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Uppsiktsplikten kommer då, förutom att redovisas, att leda fram till beslut som kan överklagas. De nya kraven innebär även följande regler: Det införs krav på att det kommunala ändamålet förs in i bolagsordningen, De kommunala principer som utgör ram för verksamheten skall anges i bolagsordningen, Fullmäktiges sedan tidigare gällande möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas ska anges i bolagsordningen. De tre kommunala bolagen i Habo kommun har alla samma VD och styrelse. Intervjuerna indikerar att det har bidragit till att VD och styrelsen för de kommunala bolagen har bra kontakt med kommunstyrelsen. Vid intervjuerna framkom även att ägardirektiven och bolagsordningen har justerats utefter de nya lagändringarna. 8
Vidare efterfrågar inte kommunstyrelsen någon dokumenterad intern kontrollplan från de kommunala bolagen. 9
4. Analys och bedömning 4.1 Är nämndernas interna kontrollplaner i linje med kommunfullmäktiges mål? Det skiljer mellan nämnderna huruvida den interna kontrollplanen är i linje med kommunfullmäktiges mål. Majoriteten av representanterna i intervjuerna indikerar att nämndernas verksamhetsplaner är mer i linje med Visioner och mål 2012-2015 än vad de interna kontrollplanerna är. Miljönämnden uttryckte specifikt att de är så pass lagstyrda att de inte har några specifika mål i Visioner och mål 2012-2015. Utgångspunkten för miljönämndens interna kontrollplan är lagstiftningen. Även socialnämnden uttryckte att deras interna kontroll styrs mycket av lagkraven, vilket gör att den interna kontrollplanen är i linje med lagstiftningen. Flertalet nämnder uttryckte en kännedom om det övergripande reglementet för intern kontroll, dock skiljer det sig mellan nämnderna hur väl etablerat reglementet är i arbetet med den interna kontrollplanen. Någon nämnd hade en svag kännedom om dokumentet, medan en annan nämnd var väl förankrad i dess innehåll. Visioner och mål 2012-2015 bör vara i linje med nämndernas interna kontrollplaner. Granskningen visar att ingen av nämnderna upprättar den interna kontrollplanen utefter Visioner och mål 2012-2015. 4.2 Hur sker uppföljning och rapportering av de interna kontrollmålen? Utsträckningen av den uppföljning som görs av de interna kontrollmålen skiljer mellan nämnderna. Vissa nämnder har en väl utvecklad uppföljning med dokumentation av utförda kontroller samt analyser av avvikelser. Andra nämnders uppföljning sträcker sig till en anteckning på den interna kontrollplanen att kontrollen är genomförd. Intervjuerna visar att arbetet med intern kontroll överlag skiljer sig mycket mellan de olika nämnderna. Några nämnder lägger ner mycket engagemang i den interna kontrollen och kontrollerar olika risker årligen. Andra nämnder har samma kontroller årligen och lägger inte mycket engagemang i arbetet med intern kontroll. Intervjuerna indikerar att arbetet med intern kontroll ligger på varje nämnd, och är inte en diskussion längre upp i organisationen. Nämnderna har, enligt det övergripande reglementet, ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde och ska fortlöpande följa upp sina verksamheter. 4.3 Hur sker rapportering av uppföljningen av de interna kontrollmålen? Kommunstyrelsen har en tydlig uppföljning och dokumentation av de interna kontrollmålen vad gäller deras egen verksamhet. Vidare samlar kommunstyrelsen in alla nämnders interna kontrollplaner en gång om året. Efter detta görs inget ytterligare arbete vad gäller intern kontroll. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar att säkerställa att nämnderna har en tillfredsställande intern kontroll. Intervjuerna visar att majoriteten av nämnderna inte genomför en riskanalys, dokumentationen är i flera nämnder bristfällig och uppföljning av avvikelser rapporteras inte alternativt genomförs inte i några av nämnderna. Flertalet nämnder använder samma kontrollmoment årligen, trots att de sällan ser några avvikelser i de valda kontrollmomenten. Vi anser att Kommunstyrelsen bör påpeka för nämnderna att de bör utveckla och förnya kontrollmomenten. Representanter från samtliga nämnder uttryckte önskemål om tydligare rutiner och direktiv från kommunstyrelsen vad gäller intern kontroll för att få ett enhetligt arbete inom kommunen. Vidare uttrycktes önskemål om mer feedback och involvering av kommunstyrelsen i utvecklandet av de interna kontrollplanerna. Intern kontroll är mer än att ha ett legalt perspektiv och att utföra administrativa kontroller. I linje med tankarna i COSO-modellen bör den interna kontrollen även innehålla olika perspektiv och dimensioner. 10
Enligt det övergripande reglementet har kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll. Rutiner innebär ett samspel mellan kommunstyrelsens och nämndernas förvaltningar. Kommunstyrelsen ska fastställa förvaltningsövergripande anvisningar och arbetsfördelning för kommunens interna kontroll och vårt förslag är att ha COSO-modellen som utgångspunkt. 11
Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök www.deloitte.com/about. Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har 200 000 medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument. 2014 Deloitte AB 12