1(12) Plats och tid Fastighetskontoret i Gislaved, kl 8.00-10.00 Fastighetsnämnden Sammanträdesdatum 2016-02-04 Beslutande Lisbeth Åkestrand (M) ordförande Agne Sahlin (S) Lars Jäderström (S) Marina Josefsson (S) Marcus Ingelsbo (M) Ulf Poulsen (SD) ersätter Zuhidin Bahtanovic (M) Lars-Erik Nyström (C) Jäv 5 Charlotte Ström (KD) Pierre Svanström (SD) Övriga deltagande Mikael Fröler, fastighetschef Ewy Olsson, sekreterare Utses justera Charlotte Ström (KD) Justeringens plats och tid Fastighetskontoret måndagen den 8 februari 2016 kl 13.00 Underskrifter Sekreterare. Ewy Olsson Paragrafer 1-10 Ordförande Lisbeth Åkestrand (M) Justerande... Charlotte Ström (KD) Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Fastighetsnämnden Sammanträdesdatum 2016-02-04 Paragrafer 1-10 Datum för anslags uppsättande 2016-02-09 Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret, Gula Huset Datum för anslags nedtagande 2016-03-04 Underskrift. Ewy Olsson
2(12) Fa 1 Dnr: FA.2016.1 Staket vid förskolor/skolor 2016 Medelsanvisning På grund av ändringar i verksamheterna på Ölmestadskolan, Isabergskolan, Skkistan och Sörgårdens förskola behövs nya staketdragningar på dessa fastigheter. Detta är ett resultat av omorganisationen där bland annat Nyckelpigan i Reftele och Örerydskolan läggs ner. Åtgärderna är beställda av barn- och utbildningsförvaltningen. Kostnaden för dessa staket har beräknats till 154 600 kr. Arbetsutskottet föreslår medel anvisas från projekt 56003. Tjänsteskrivelse, staket vid förskolor/skolor, daterad 2016-01-12 Beställning staket 15-12-17.pdf Beställning staket 15-12-15.pdf Protokoll 2016-01-20 - Faau 1 från projekt 56003, fastighetsnämndens förfogande, anvisa 154 600 kr till nya staketdragningar vid skolor och förskolor i enlighet med fastighetskontorets förslag (projekt 56942). Barn- och utbildningsförvaltningen
3(12) Fa 2 Dnr: FA.2016.3 Moforsvillan, ombyggnad av kök Medelsanvisning Moforsvillan har gjorts om till boende för ensamkommande flyktingbarn. Maten till de boende skall lagas gemensamt av de boende och personalen. För klara detta har fastighetskontoret kopplat in en extra diskbänk med ven och avlopp och en extra spis med fläkt. Dessutom så har ett antal extra kylar och frysar köpts in. Kostnaden för ovanstående är ca 60 000 kr. Beräknad hyreshöjning är 7 000 kr/år. Åtgärderna är beställda av socialförvaltningen. Arbetsutskottet föreslår medel anvisas från projekt 56003. Tjänsteskrivelse till nämnd Beställning påskriven.pdf Protokoll 2016-01-20 - Faau 2 från projekt 56003, fastighetsnämndens förfogande, anvisa 60 000 kr till ombyggnad av köket på Moforsvillan (projekt 56945). Socialförvaltningen
4(12) Fa 3 Dnr: FA.2016.2 Sunnaryd, ombyggnad för turistverksamhet Medelsanvisning Kommunen har förvärvat mark i Sunnaryd vid Bolmen. Där finns även två byggnader som fastighetsnämnden ska förvalta, ett båthus och en gammal smedja. Turistorganisationerna i de fyra kommunerna runt Bolmen - Gislaved, Värnamo, Hyltebruk och Ljungby - vill satsa på en turistbyrå i Sunnaryd. Den kiosk som finns där är väldigt liten varför man ser smedjan som ett bra komplement. Lokalen är ca 40 kvm stor. De åtgärder som främst behöver göras är indragning av el, belysning, borttagning av en vägg och inläggning av golv. Fastighetskontoret har beräknat kostnaden till 85 000 kr, hyreskostnaden blir 5 700 kr/år. Arbetet är beställt av kommunens utvecklingsenhet. Sunnaryd, ombyggnad för turistverksamhet.docx Protokoll 2016-01-20 - Faau 3 Beställning Smedjan Sunnaryd 2016-01-28 från projekt 56003, fastighetsnämndens förfogande, anvisa 85 000 kr till ombyggnad av smedjan i Sunnaryd (projekt 56944). Utvecklingsenheten
5(12) Fa 4 Dnr: FA.2016.5 Mogatan/Brogatan i Hestra, ny primärkulvert Medelsanvisning Gislaveds kommun överlåter fastigheten Hestra Kyrkobol 1:97 till AB Gislavedshus med tillträde 2016-03-01. Fastigheten är ansluten till fjärrvärmen genom en internkulvert från Hestragården på andra sidan Brogatan. I köpekontraktet har kommunen förbundit sig Hestra Kyrkobol 1:97 får en egen anslutning till värmenätet. Gislaveds Energi beräknar kostnaden till ca 230 000 kr för en ny primärkulvert inklusive ny undercentral. Köpeskillingen är 4,5 mnkr vilket utöver det bokförda värdet även täcker kostnaden för kulverten. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden anvisar 250 000 kr till projektet. Ny primärkulvert inkl undercentral 2016-01-14 Köpekontrakt Brandstationen Hestra.pdf Protokoll 2016-01-20 - Faau 4 från projekt 56003, fastighetsnämndens förfogande, anvisa 250 000 kr till ny primärkulvert och undercentral till fastigheten Hestra Kyrkebol 1:97 (projekt 56943).
6(12) Fa 5 Dnr: FA.2015.10 Hyresärenden Tillägg till Hemvården, Smålandsstenar Sedan drygt ett år tillbaka hyr kommunen lokaler till Hemvården (tidigare KomHem) i Smålandsstenar av Opphem Fastigheter AB. Verksamheten har under hyrestiden märkt en del förändringar som behöver göras i lokalerna, bland annat flera laddstolpar till elbilar, fler data- och eluttag, separata elmätare, ombyggnad av labbrum och entré. Hyresvärden har specificerat åtgärder och kostnader i ett tillägg till hyresavtalet. Arbetsutskottet föreslår tillägget godkänns. Jäv På grund av jäv deltar inte Lars-Erik Nyström (C) i överläggningar och beslut. Tillägg till hyreskontrakt KomHem Smålandsstenar 2016-01-10.pdf Protokoll 2016-01-20 - Faau 5 godkänna tillägget till hyresavtalet med Opphem Fastigheter AB avseende lokaler till Hemvården i Smålandsstenar. Socialförvaltningen
7(12) Fa 6 Dnr: FA.2016.4 Hyresärenden 2016 Tillfällig förskola i Burseryd 1 Burseryd har behovet av förskoleplatser ökat. En del av behovet föranleds av nyanlända barn och asylsökande barn som har rätt till allmän förskola. Under våren 2016 önskar barn- och utbildningsförvaltningen därför hyra lokaler i församlingshemmet. Det är 15-timmarsverksamheten som planeras förläggas hit varför lokalerna endast kommer nyttjas under förmiddagar. Dessa lokaler har tidigare använts för förskoleverksamhet när det funnits tillfälligt behov av fler platser. Såväl förskolan som församlingen tycker samverkan om lokaler fungerat bra. Hyreskostnaden inklusive städning, uppvärmning m.m uppgår till 6 500 kr/månad. I enlighet med barn- och utbildningsförvaltningen s beställning föreslår arbetsutskottet fastighetsnämnden hyr lokaler i Burseryds församlingshem för förskoleverksamhet under våren 2016. Uppsägningstiden är en månad och förlängning kan ske med sex månader. Beställning Burseryds förshem 16-01-14.pdf Hyresavtal Sv Kyrkan 2016-01-08.pdf Protokoll 2016-01-20 - Faau 6 hyra lokaler för tillfällig förskola i Burseryd i enlighet med barn- och utbildningsförvaltningens beställning. Barn- och utbildningsförvaltningen
8(12) Fa 7 Dnr: FA.2016.4 Hyresärenden 2016 Språkförskola, Traststigen 4 B En mindre lägenhet i bostadsområdet Trasten i Gislaved har under en längre tid använts för mindre förskolegruppers språkträning. Behovet minskade för en tid sedan och lägenheten sas upp 2014. Nu har ett förnyat behov uppstått till följd av det ökade antal et nyinflyttade barn från andra länder. Barn- och utbildningsförvaltningen vill därför åter hyra denna lokal. I en beställningsskrivelse föreslår barn- och utbildningsförvaltningen fastighetsnämnden åter hyr lokalen på Traststigen 4 B för förskoleverksamhet under 2016. Fastighetskontoret har lämnat i ansökan om tillfälligt bygglov men ännu inte fått svar från bygg- och miljöförvaltningen. Beställning_Traststigen 4_160128.pdf Ritning över lokal.pdf Förslag till hyresavtal 20160121.pdf under förutsättning tillfälligt bygglov beviljas, hyra lokaler för tillfällig förskoleverksamhet på Traststigen 4 B i Gislaved i enlighet med barnoch utbildningsförvaltningens beställning. Barn- och utbildningsförvaltningen
9(12) Fa 8 Dnr: FA.2015.5 Ekonomisk rapport 2015 Bokslut 2015 Fastighetschef Mikael Fröler redogör för bokslutsarbetet. Det preliminära resultatet för fastighetsnämnden 2015 är överskott med 18 344 tkr. Enligt budget ska resultatet vara +/- 0 och enligt senaste prognos 3 800 tkr. Fastighetschefen räknar med kunna redogöra för det slutliga resultatet vid nämndens sammanträde 2016-03-02. Protokoll 2016-01-20 - Faau 8 Budgetuppföljning *Bokslut 2015-12-31 lägga informationen till handlingarna.
10(12) 2016-02-04 1(2) Fa 9 Dnr: FA.2016.7 Information från fastighetskontoret Fastighetschef Mikael Fröler redogör för aktuella frågor: Klimatklivet Klimatklivet är ett statsbidrag som naturvårdsverket betalar ut för sänkning av utsläpp. Ansökan sker till länsstyrelsen. Generellt kan man säga ju högre minskning av utsläppen per satsad krona desto större chans till bidrag. Vid information från länsstyrelsen i januari fick kommunen uppgift om ett privat bolag beviljats bidrag till fjärrvärme i Smålandsstenar. För kommunens del diskuteras söka för konvertering från olja till solvärme på Hörsjöbadet i Smålandstenar. Stationshuset Ombyggnaden av stationshuset är i huvudsak klar och statsbidraget är utbetalat. Kostnaden uppgår hittills till 2 752 tkr. Troligen tillkommer några hundra tusen kronor. Statbidraget uppgick till 911 tkr. Glashuset etapp 2 Stiftelsen Gisleparken kommer avveckla verksamheten i Glashuset och läggas vilande. Verksamheten kommer succesivt föras över till kommunal förvaltning under våren. Kulturnämnden kommer sannolikt få huvudansvaret för verksamheten i huset och fritidsnämnden kommer driva bowlingen från och med hösten. Vem som kommer ansvara för stugorna är ännu oklart. BSV arkitekter har utarbetat några alternativ till om- och tillbyggnad för tillgodose skolans och kulturens behov av lokaler för dans, som presenteras. Förslagen kommer skickas till berörda förvaltningar för synpunkter innan fastighetsnämnden tar ställning hur vi ska arbeta vidare med projektet. Simhallen Anderstorp Simhallen och hälsolyftet i Anderstorp kommer upplåtas till Föreningen Anderstorp Simhall från och med 2016-04-01. Föreningen övertar hallen i befintligt skick och ansvarar för drift av anläggningen samt allt underhåll. Fastighetsförvaltningen kommer stå för el-, värme- och VA-kostnader. Kostnaderna tillsammans med kapitalkostnader täcks av en hyra till föreningen. Föreningen får kompensation av hyran av ett bidrag från fritidsnämnden. Granatens förskola Fastighetsförvaltningen har haft överläggningar med bostadsrättsföreningen Granaten om avgiften till föreningen. Eftersom det framtida nyttjandet är osäkert är det för närvarande inte möjligt ta ställning om bostadsrätten ska behållas eller inte. I avvaktan på beslut om den ska byggas om till korttidsboende har föreningen gett kommunen en rab på avgiften om 25 %. Avveckling äldreboende Socialnämnden har i sin budget för 2016 räknat med avveckla Östergården samt avdelningar på Solbacka och Lugnet. Fastighetsförvaltningen har ännu inte fått någon uppsägning av lokalerna. Men socialförvaltningen diskuterar möjligheten av bygga om Östergården för hemvården och eventuellt ytterligare kontor. Beträffande Solbacka diskuterar Socialförvaltningen en ombyggnad till trygghetsboende/seniorboende är lämpligt.
11(12) 2016-02-04 2(2) Fa 9 (forts) OVK Bygg- och miljöförvaltningen har blivit aktivare på följa upp OVKbesiktningar. Fastighetsförvaltningen har några fastigheter med endast självdrag där det är tveksamt om de kommer godkännas. För undvika föreläggande kommer förvaltningen diskutera frågan med Bygg- och miljöförvaltningen. Befolkningsstatistik Kommunens befolkning hade ökat med 504 personer till och med november 2015 och uppgick till 29 241 personer. Fastighetskontorets organisation På grund av arbetsbelastningen ser fastighetskontoret över sin organisation. Det har dessutom visat sig delar av den organisationsförändring som genomfördes 2014 inte fallit ut som planerat. Nuvarande fastighetsingenjöre n blir förvaltare och en förvaltare blir projektledare. Det är också nödvändigt förstärka organisationen med en tekniker för ajourhålla förvaltningens ritningsarkiv och ytterligare en projektledare. Det innebär samtidigt förvaltarrollen förändras med större fokus på underhåll. Förvaltningen överväger också skapa en egen enhet av ingenjörsgruppen med en chefsbefning. lägga informationen till handlingarna.
12(12) Fa 10 Dnr: FA.2016.8 Meddelanden Fastighetsnämnden tar del av följande meddelanden: Klagomål, synpunkter och beröm som inkommit till fastighetskontoret till och med 2016-02-03 via systemet Tyck till på kommunens hemsida. Kf 2015-12-14 180 Tillämpning av statliga medel för flyktingmottagning Ks 2016-01-13 11 Arvoden till förtroendevalda 2016 Ks 2016-01-27 20 Jämställdhetsplan 2016-2018 Ks 2016-01-27 21 Open space 2015, fördelning av förslag till nämnderna