Samgående med SELMA-projektet vad innebär det för Kristinehamns bibliotek Bakgrund Samarbetet mellan biblioteken i Värmland sträcker sig tillbaka till 2003 då samverkansprojektet Bibliotek Värmland (BV) bildades. I samarbetet ingår alla kommunbibliotek, länsbiblioteket, sjukhusbiblioteken och universitetsbiblioteket. Detta samarbete fungerar än idag så att den värmländske låntagaren kan låna en bok på vilket bibliotek som helst och därefter lämna den på valfritt bibliotek i länet, biblioteken transporterar media mellan sig två gånger i veckan. Vårt motto är sätt brukaren i centrum. För låntagaren syntes inte det arbete som låg bakom detta. Eftersom alla bibliotek låg i egna bibliotekssystem kunde inte boken avregistreras om den lämnades på annat bibliotek än där den var lånad, det skedde först när boken kom tillbaka till det ägande biblioteket. När biblioteken lånade in en bok från annat bibliotek måste den registreras i det egna systemet innan den kunde lånas ut. För låntagarna innebar det att de inte kunde söka efter en bok i samtliga system samtidigt. Under 2008-2009 utvidgades samarbetet i SELMA-projektet som är ett gemensamt bibliotekssystem, gemensam katalog och gemensamt låntagarregister. Det innebär att låntagaren söker i alla bibliotekens (de tolv som är med i samarbetet) mediebestånd samtidigt. De kan reservera boken på vilket bibliotek som helst och få den levererad till det bibliotek de önskar. Det innebär också att boken blir avregistrerad direkt på det bibliotek där den lämnas oavsett ägare, personalen slipper också registrera en bok från annat bibliotek innan den kan lånas ut till låntagaren. Alla kostnader i SELMA-samarbetet fördelas enligt en föredelningsnyckel som bland annat tar hänsyn till antalet kommuninvånare. I SELMA-samarbetet fattas beslut i konsensus och är bindande, vilket i sig är en sund inställning så ingen kan köras över men det kan också leda till att man kan känna sig pressad att säga ja till något man inte är helt säker på för att inte hindra ett beslut flertalet anser är bra. Av olika anledningar gick inte Kristinehamns bibliotek med i SELMA-projetet, det var det rätta beslutet då, nu är det dags att utvärdera om det fortfarande är rätt beslut. Kristinehamns bibliotek lånar in en hel del böcker från Värmlandsbiblioteken på det gamla mer omständliga sättet och det fungerar bra. Våra låntagare kan dock inte se övriga biblioteks mediebestånd i vår katalog. Trots att vi har ett bra mediebestånd lånar vi bara ut en mindre mängd böcker till biblioteken i SELMA-samarbetet. Ett rimligt antagande är att det beror på att vårt bestånd inte syns i deras katalog, Webbkatalog Vi har idag en webbkatalog som våra låntagare använder på våra sökdatorer i biblioteket eller hemifrån via webben.
BV har en gemensam webb http://www.bibliotekvarmland.se/web/arena, där finns inte bara katalogen utan kontaktuppgifter till biblioteken, arrangemang på de olika biblioteken, databaser med mera. Arenan, som webben kallas, är interaktiv om du som låntagare blir medlem. Det är idag inte så många som utnyttjar den möjligheten, när jag idag (16/11) tittar på senaste boktipset är det inlagt 10 oktober, men det är något man kan jobba med i framtiden om man önskar att sidan ska vara mer interaktiv. För att hålla sidan igång har BV anställt en webbredaktör och biblioteken delar på kostnaden enligt fördelningsnyckeln. Vid samgående försvinner alltså kostnaden för egen webbkatalog men kostnad för gemensam webbkatalog + webbredaktör tillkommer. Det finns en ambition inom förvaltningen att ha en gemensam informationsansvarig som även jobbar med webben, om biblioteket inte har behov av denna service uppstår frågan om det blir minskad tid på den tjänsten? Biblioteken i samarbetet fasar ut sina kommunala hemsidor och lägger en länk till den gemensamma arenan från kommunens hemsida för att inte behöva arbeta dubbelt på webben. Bibliotekssystem Idag använder biblioteken i Värmland två olika system, LIBRA.SE (Kristinehamn, Hagfors, Storfors och Sunne)och BOOK-IT (SELMA-biblioteken). Det är Axiell som utvecklat båda systemen, på deras hemsida beskrivs systemen på följande sätt: LIBRA.SE LIBRA.SE är utvecklat direkt för andra generationens Internet. Det blir betydligt enklare att bygga ett mer tillgängligt bibliotek för kunden, både på nätet och i den fysiska mötesplatsen. LIBRA.SE ger förutsättningar för det gränslösa biblioteket. Överallt där kommuner, företag, föreningar, organisationer eller personer presenterar sig på ett nätverk, kan biblioteken via LIBRA.SE erbjuda sina resurser och tjänster. Låt biblioteket bli närvarande överallt: i en bok på parkbänken, i datorn på ett café, i bilstereon, i mp3-spelaren på tåget Bygg det gränslösa biblioteket! LIBRA.SE är från början skapat direkt för Internet. Systemet är helt igenom byggt i Microsoft.Net-teknologin, den snabbaste utvecklingsmiljön som existerar idag. LIBRA.SE är därmed ett framtidssäkrat system. Standardverktyget i Microsoft.Net gör det mycket lätt att integrera systemet i bibliotekets ITmiljö. Systemet underlättar för personalen och kunder på flera sätt. Det är enkelt att förändra och skapa nya publika gränssnitt. Byggstenar kan läggas till i systemet i takt med förändringar i bibliotekets verksamhet. LIBRA.SE är öppet och flexibelt, konstruerat för att integreras med andra system i Microsoft-miljön. För att nämna några fördelar. BOOK-IT BOOK-IT är ett skandinaviskt bibliotekssystem till stora bibliotek, från grunden nyutvecklat i samarbete med biblioteken. Det är ett tekniskt avancerat system anpassat till internationella standarder. Det grafiska gränssnittet gör att BOOK-IT är lättillgängligt för såväl bibliotekets personal som dess användare. Oracle databashanterare och BOOK-IT:s effektiva sökmotor innebär att det inte finns några storleksbegränsningar vad det gäller beståndet eller flödet, databasen är helt utbyggbar och öppen för tekniska innovationer. Många olika enheter kan använda samma system. Integrerade bibliotek med olika inriktning skall kunna utnyttja fördelarna av ett gemensamt bibliotekssystem och ändå behålla den egna profilen.
Det finns självklart både för-och nackdelar med båda systemen. Att BOOK-IT är utvecklat för större bibliotek är både en fördel och en nackdel. När man ingår i det större SELMAsamarbetet är det bra men vad händer om man av någon anledning skulle bryta samarbetet och bli ensamma igen? I övrigt har jag svårt att säga något om BOOK-IT eftersom vi inte använder det. Att LIBRA.SE är utvecklat direkt för nätet är en stor fördel då väldigt mycket av verksamheten ske på nätet, Axiell menar ju också själva att det är ett framtidssäkrat system. Personalen på biblioteket är också mycket nöjda med hur LIBRA.SE fungerar. Bibliografisk service Bibliografisk service är en tjänst som tillhandahålls av BTJ som innebär att biblioteket får hjälp att bygga upp och underhålla bibliotekskatalogen. Att ansluta sig till tjänsten innebär att biblioteket inte själva äger sina poster, det gör BTJ. I Kristinehamn har vi inte utnyttjat denna service på många år utan har valt att låta bibliotekarierna katalogisera våra medier. Det innebär att vi också äger hela vår katalog och utan problem skull kunna konvertera in den i LIBRIS som är den nationella katalogen. BV-biblioteken har utnyttjat den bibliografiska servicen fram till nu. Vad jag förstår har de nu sagt upp det abonnemanget och har just nu ett projekt som syftar till att de också ska kunna lägga in sitt bestånd i LIBRIS. Jag har dock ingen insyn i hur det ska lösas eller om det kommer att generera någon kostnad. Enligt de bibliotekarier som arbetar med katalogiseringen i Kristinehamn läggs ca 20 arbetstimmar per månad på detta (av dessa är ca 4 timmar på bokbussen). Biblioteken i SELMA-samarbetet räknar med att anställa en katalogisatör på heltid när bibliografisk service nu är uppsagt. För de biblioteken blir det en kostnadsminskning, eftersom den bibliografiska servicen är dyr, men för Kristinehamns bibliotek blir det en kostnadsökning eftersom det idag ingår i tjänsterna och med en besparing på 20 timmar i månaden kan vi inte spara in de pengarna på att minska antalet tjänster. En tanke är att erbjuda oss att bli katalogiseringsresurs för den gemensamma katalogen och ta in pengar på det vi redan gör idag och samtidigt få en kostnadslättnad.
Approximativ kostnad Omkostnader per år (Cirkakostnader) Idag Ungefärliga kostnader vid sammangående med BV (siffror från Arvika) Bibliografisk service 0 (180 000) 0 från 2013 BURK 14 700 (2011) 16 500 Libra-licenser Book-IT licenser + Oracle Libra-server Book-IT server 135 000 Ingår i totala dataavgiften idag. 180 000 12 500 Arena server + licenser 0 13 500 Syndetic Solutions 0 2 600 SPAR Har vi inte idag men är en tjänst vi funderar på. 10 440 Webbredaktör 0 29 000 idag, från 2014 ca 58 000 Systemförvaltare 0 29 000 Katalogisatör 0 0 idag, från 2014 ca 58 000 Summa 149 700 (2012) 293 540 (2013) 380 540 (2014) Ovanstående beräkningar är ungefärliga, jag har jämfört siffror med Arvika bibliotek eftersom kommunerna liknar varandra i storlek och alla kostnader fördelas enligt fördelningsnyckeln. Om Kristinehamn väljer att gå med minskar troligtvis kostnaderna något eftersom vi då blir en kommun till som är med och delar på kostnaderna utan att de av den anledningen blir dyrare. Antalet licenser är obegränsat så de behöver inte ökas på, kostnad för webbredaktör, systemförvaltare och katalogisatör bör heller inte öka.
Fördelar: Låntagaren ser nästan hela Värmlands bokbestånd och kan reservera boken direkt i systemet och få den levererad till det bibliotek de önskar. Låntagaren har troligtvis ingen åsikt om vilket bibliotekssystem som används. Snabbare hantering av böcker som kommer från andra bibliotek, de behandlas som våra egna böcker En bok som lånats på annat bibliotek blir återlämnad direkt om låntagaren väljer att lämna den på Kristinehamns bibliotek Det kommer troligtvis att gå åt mindre tid till katalogisering av böcker (ca 20 timmar/ månad) som kan användas till annan verksamhet. Vi skulle kunna lägga mer tid på att ha närmare kontakt med våra besökare på olika sätt, kunna ge dem bättre service. Vårt mediebestånd får fler låntagare. Nackdelar: Beslut fatts i konsensus och är bindande det innebär att vår möjlighet att själva kunna påverka vår katalog och kostnader knutna till den minskar. Vårt mediebestånd får fler låntagare. BOOK-IT är ett system som är utvecklat för större bibliotek. Vi får vara med och betala en katalogisatör men kan inte dra ner på antalet tjänster för att hämta hem den utgiften. Det är betydligt dyrare än dagens lösning, men kostnadsminskningen hos oss väger inte upp den, biblioteket skulle behöva en budgetförstärkning på ca 230 000/år. Det är främst personalkostnad i SELMA-samarbetet som fördyrar (webbredaktör, systemförvaltare och katalogisatör) övriga kostnader är jämförbara.