Protokoll SUGS årsmöte 2006 Bidrag från Administrator 2006-03-19 Protokoll SUGS årsmöte 2006 Mötet hölls i Peach Pit 2006-03-14. Protokoll SUGS årsmöte 2006-03-14 1: Mötets öppnande Andreas Granander öppnade mötet. 2: Fastställande av röstlängd Mötet beslutade att justera röstlängden löpande. Röstlängden bifogas i bilaga 1. 3: Fråga om mötets behörighet Mötet fanns behörigt utlyst. 4: Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. 5: Val av ordförande för mötet Andreas Granander utsågs till mötets ordförande. 6: Val av sekreterare för mötet Krister Sundelin utsågs till mötets sekreterare. 7: Val av två justeringsmän och rösträknade Roger Sjögren och Thérèse Novik valdes som justeringsmän och rösträknare. 8: Verksamhetsberättelse Första stycket, år 2006 rättades till 2005. Andra stycket, år 2005 rättades till 2006. Meningen "En betydande del försvann under juluppehållet 2005" lades till före meningen "Vinsten var egentligen tänkt att
finansiera föreningens spelinköp". Den rättade verksamhetsberättelsen lades till handlingarna och bifogas i bilaga 2. 9: Resultat- och balansräkning Hasse Lans föredrog resultat- och balansräkning. Resultat- och balansräkning lades till handlingarna. Hasse Lans föredrog också budget. Posten Bidrag sattes antingen till 0 kronor eller 2400 kronor, beroende på om föreningen skulle få bidrag eller inte. Budgeten antogs av mötet. 10: Revisionsberättelse Föreningen hade ingen revisor under 2005, så som förklaras i verksamhetsberättelsen. Det går att välja en revisor som går igenom i efterhand. 11: Fråga om ansvarsfrihet Andreas Granander förklarade vårdplikt och ansvarsfrihet. Hasse Lans reste frågan om det var möjligt att polisanmäla en potentiell stöld. Andreas Granander svarade att han hade gjort bedömningen att det var omöjligt att utreda eftersom det var en oövervakad kassa. Christian Hoel sade att styrelsen inte hade skyddat sig tillräckligt. Thérèse Novik påpekade att avsaknad av kassör hade bidragit till kafékassan. Jonatan Streith avstämde regelbundet läget i kafékassan. Johan Johansson frågade huruvida det var varor eller kontanter som hade försvunnit. Andreas Granander fann att det var osannolikt med att det var varor som försvann. Krister Sundelin ansåg att en försvunnen kassör egentligen skulle leda till omedelbart fyllnadsval. Andreas Granander sammanfattade det som att huvuddelen av ansvaret ligger på kassör och ordförande. Mötet avslog ansvarsfrihet. 12: Fastställande av medlemsavgift Christian Hoel ville ha en årsavgift på 100 kronor. Jonatan Streith ansåg att det kunde vara avskräckande med årsavgift eftersom SUGS är en högskoleförening. Christian Hoel sade att det hade varit praxis med prövotid och att den nu kunde förlängas. Andreas Granander sade att ur Sveroks synvinkel så är medlemskap alltid kalenderår. Kalenderår för föreningsmedlemsskap var enkelt av bidragsskäl. Det är möjligt att införa reducering av medlemsavgifter, eller att ha två system, ett med terminsavgift och ett med årsavgift. Jonatan Streith ansåg att två system är krångligt.
Christian Hoel ansåg att den nya styrelsen i så fall fick fixa till ett system. Christian yrkade på årsavgift med reduktion efter halvårsskiftet. Jonatan Streith frågade om andra än kassören kunde ta emot pengar. Krister Sundelin sade att stadgarna inte säger något om vem som kan ta emot pengar. Mötet beslutade att medlemsavgiften är 100 kronor per kalenderår. 13: Val av ordförande, styrelse och suppleanter Den tillförordnade valberedningen presenterade sitt förslag. Christian Hoel föreslogs som ordförande, Jonatan Streith som sekreterare och Hasse Lans som kassör. Thérèse Novik och Roger Sjögren tilläggsnominerades som ledamöter. Anders Andersson och Michael Pettersson tilläggsnominerades som suppleanter. Mötet valde Christian Hoel som ordförande, Jonatan Streith som sekreterare, Hasse Lans som kassör, Thérèse Novik och Roger Sjögren som ledamöter och Anders Andersson och Michael Petterson som suppleanter. 14: Val av revisor Karin Spångberg valdes som revisor. 15: Val av valberedare Krister Sundelin valdes som valberedare 16: Motioner Inga motioner hade inkommit till mötet. 17: Övriga frågor 17.1: Caféverksamhet Thérèse Novik ansåg att om någon skötte försäljningen så kunde det fungera. Christian Hoel ansåg att skåpen borde låsas och att cafét skulle vara öppet på tisdagar i styrelsens närvaro. Michael Pettersson sade att den som bokar lokalen blir ansvarig. Roger Sjögren tyckte att medlemmarna kunde handla på Hallonet. Andreas Granander var ledsen för att kaféet inte hade fungerat. Han ansåg att kaféet skulle vara stängt under bokade aktiviteter. Eventuella investeringar skulle förstås öka priserna. Andreas skulle hålla koll på auktionswebbplatser efter begagnade försäljningsmaskiner. 17.2: Spelförsäljning Roger Sjögren lyfte frågan att sälja ett eller flera av bookcase-spelen, då ett Republic of Rome kunde gå för 500 kronor. Krister Sundelin ansåg att det var styrelsens uppgift att sälja och köpa spel. Dessutom var GothCon på väg, om inte annat som möjlighet att köpa spel. Andreas Granander påpekade också att man kunde köpa och sälja spel till medlemmarna. Jonatan Streith tyckte att det inte var någon brådska. Roger Sjögren tyckte att GothCon var ett bra tillfälle att överlämna spel fraktfritt.
Krister Sundelin hade grossistkontakter, vilket skulle kunna leda till att föreningen skulle kunna köpa vissa spel till grossistpriser. 17.3: Nycklar till lokalen Nyckelfördelningen sågs vara den nya styrelsens uppgift. Andreas Granander behöll gärna en nyckel då han hade mest kontakt med Warhammer 40K-spelarna i föreningen. 17.4: Webbplats Krister Sundelin berättade om SUGS nya webbplats och uppmanade styrelsen att registrera sig. 18: Mötets avslutande Andreas Granander förklarade årsmötet avslutat. Vid protokollet Krister Sundelin, mötessekreterare Andreas Granader, mötesordförande Roger Sjögren, justeringsman Thérèse Novik, justeringsman Bilaga 1: Röstlängd Röstberättigade Hasse Lans Krister Sundelin Christian Hoel Jonatan Streith Andreas Granander Michael Pettersson Roger Sjögren Thérèse Novik Patrik Ohlsson Anders Andersson Johan Johansson
Adjungerade Mattias Larsson Bilaga 2: Verksamhetsberättelse År 2005 är verkligen inget vackert år i SUGS historia. Till att börja med så hade valberedningen inte nominerat en ny valberedning eller revisor under årsmötet år 2005. Årsmötet beslutade då att bordlägga frågan, och resa den igen på ett stormöte under sommaren. Så skedde inte. Under försommaren försvann kassören Lo Wallmo med föreningskassan och gick inte att få tag på. Först i mars 2006 kunde kassören spåras upp och kassan återbördas. Senare under sommaren så flyttade sekreteraren Ulf Lindblad till Trollhättan, och kunde därför inte utföra sitt uppdrag. Samtidigt så fick ordföranden Andreas Granander extremt mycket att göra i egenskap av kårhusgeneral, och var tvungen att prioritera detta framför arbete i styrelsen. För att lägga sten på börda så hade även resten av styrelsen stora problem att få någonting gjort. Styrelsearbetet havererade mer eller mindre under hösten 2005, och föreningen fortsatte helt på egen hand. Tisdagskvällarna och lokalen har fungerat hjälpligt under året, med två stora besvikelser. För det första så har städningen funger sämre och sämre under året som gått. Medlemmarna började att strunta i städlistorna och styrelsen såg inte till att städningsreglerna efterlevdes. För det andra, och mycket mer allvarligt, så började ett svinn uppträda under hösten 2005 från Café SUGS. Huruvida det beror på att någon eller några stal ur kassan eller tog stora mängder varor utan att betala är okänt för styrelsen, men resultatet är att Café SUGS gick ca 4000 kronor back under året, 2800 i ren förlust och ca 1200 i utebliven vinst. En betydande del försvann under juluppehållet 2005. Vinsten var egentligen tänkt att finansiera föreningens spelinköp, något som nu inte kunde genomföras. Ett av styrelsens sista beslut under verksamhetsåret var att lägga ner caféverksamheten för att begränsa förlusten.