Projektbedömning i Terrestra ekosystemgruppen

Projektbedömning i Terrestra ekosystemgruppen Terrestra ekosystemgruppen består av tolv representanter för de nordiska ländernas natur och kulturmiljömyndigheter. Varje nordiskt land har två representanter i arbetsgruppen, förutom Island som har en representant. Därtill har de självstyrande områdena, Grönland, Färöarna och Åland var sin representant. Varje land och självstyrande område utnämner ledamöter till gruppen. Ansöknings och beslutsförfarande Projektansökningar tas emot en gång per år. Ansökningsfristen löper från och med april till och med maj. Arbetsgruppen har en bidragsram på ca 3 miljoner DKK per år. Projektstödet varierar mellan 50.000 500.000 DKK. Beviljningen, liksom rapporteringen under projektets gång, sker i danska kronor. Det är möjligt att ansöka om stöd för ettåriga eller fleråriga (högst 3 åriga) projekt. Bidrag beviljas dock alltid för ett år i taget med anledning av att Nordiska ministerrådet endast har ettåriga budgetramar. Projektsökanden bör observeras att fleråriga stöd inte kan garanteras. Fleråriga projekt skall därför helst indelas i klara faser på ett år i taget. Projektets budget skall planeras enligt årliga milstolpar, vilket garanterar nytta även om projektet skulle avslutas tidigare än planerat. Arbetsgruppens medlemmar ansvarar för bedömningen av projektansökningarna och fattar beslut om vilka projekt som får finansiering i konsensus. Medlemmarna i gruppen representerar nationella synpunkter och kan om de så önskar konsultera experter på nationellt plan gällande en projektansökan. Arbetsgruppen fattar på sitt möte i början av september preliminära beslut om vilka projekt som beviljas finansiering. Koordinatorn har yttranderätt under mötet men deltar inte i bedömningen. Under perioden september december har de projekt av vilka TEG önskar tilläggsinformation möjlighet att svara på arbetsgruppens förfrågningar. TEG kan be de sökande om ytterligare detaljer, föreslå modifikationer eller förbättringar till den ursprungliga ansökan. Projekt kan också uppmanas exkludera vissa åtgärder och/eller minska projektbudgeten. Då arbetsgruppen ber om tilläggsinformation till en projektansökan eller föreslår ändringar till en projektuppsättning strävar man till att göra detta på ett förståeligt och tydligt sätt. Projektet har möjlighet att svara på TEGs förfrågningar till och med den 1.12. Att TEG bett om tilläggsinformation eller föreslagit ändringar till en ansökan är inte en garanti för att projektet slutgiltigt beviljas finansiering. Det slutgiltiga godkännandet av en ansökan görs på TEGs möte i slutet av januari. De preliminära beviljningarna justeras och anpassas i enlighet med den tilläggsinformation som inkommit samt enligt den budget som arbetsgruppen tilldelats av Nordiska ministerrådet för verksamhetsåret. TEG behåller rättigheterna att ändra eller helt och hållet återkalla ett preliminärt beviljningsbeslut. Arbetsgruppens beslut dokumenteras i mötesprotokollet som är offentligt. Protokollet finns tillgängligt på svenska och publiceras på www.norden.org/teg då det godkänts. Sökanden informeras per e post om TEGs slutsatser så fort som möjligt efter arbetsgruppens möte. De projekt som slutgiltigt godkänts på TEGs möte i januari kontaktas för att ingå projektkontrakt. De slutgiltigt godkända projekten registreras i Nordiska ministerrådets projektdatabas och skall för detta ändamål lämna in en kort projektbeskrivning på engelska och ett av de skandinaviska språken eller finska. De projekt som inte godkänts informeras om avvisandet. 1

Bedömningsförfarande Då en projektansökan lämnats in till TEG kontrollerar koordinatorn att ansökan uppfyller följande krav: Ansökan har lämnats in inom fristen, senast den 1.6.2011. Ansökan har lämnats in till koordinatorn per e post i word format på adressen jannica.pitkanenbrunnsberg@metsa.fi Ansökan är skriven på ett av de skandinaviska språken eller engelska. Ansökan är gjord i Nordiska ministerrådets projektansökningsblankett och är högst 6 sidor lång. Alla eventuella bilagor är inkluderade i ett och samma word dokument. Om projektet fyller alla dessa krav går ansökan vidare till behandling i TEG på arbetsgruppens septembermöte. Ansökningar som lämnats in efter fristen tas inte i beaktande. Projekt som helt klart inte faller inom TEGs verksamhetsområde så som det beskrivs i arbetsgruppens mandat och i Miljöhandlingsprogrammet, kan uteslutas ur behandlingsprocessen. Beslut att utesluta projektansökningar i detta skede fattas av gruppens koordinator i samråd med gruppens ordförande. Koordinatorn kan be en projektsökande om tilläggsinformation vid behov. Förvaltningsorganet har då fem arbetsdagar på sig att besvara eventuella frågor ställda av koordinatorn. Projektansökningar som har lämnats in enligt anvisningarna och som faller inom ramen för TEGs verksamhetsområde värderas av TEGs medlemmar enligt ett vägt poängsättningssystem. Alla ansökningar som går till behandling i arbetsgruppen distribueras till medlemmarna samtidigt, minst två veckor innan arbetsgruppens möte. För varje ansökan utses en ansvarsperson bland medlemmarna. TEG för en samfälld diskussion kring varje enskild ansökan och fattar ett enhälligt beslut om projektets slutliga bedömning. Poängsättning och kriterier TEG utgår i sin bedömning av projekten från nedan beskrivna uppsättning kriterier och poängsätter projekten på varje punkt på en skala mellan 1 5 där 1 är lika med oacceptabel och 5 är lika med mycket bra. Poängsättningen skall vara så objektiv och rättvis som möjligt. Poängsättningen är ett internt arbetsverktyg. Medlemmar i TEG skall i regel inte själva stå som ansökare i projekten. Alla ansökningar som lämnats in enligt anvisningarna och som faller inom TEGs verksamhetsområde behandlas jämlikt och enligt samma mönster. Nedan ges en bild av hur TEG granskar projektansökningar och vilka frågor arbetsgruppen fäster uppmärksamhet vid. 1.Typ av projekt och kvalificerade sökande Ett projekt kan innebära olika typer av aktivteter så som utredningar, utvärderingar, analyser, sammanställning av befintlig information, seminarium, presentationer, förberedande av nätverk, översättning, utarbetande av databas, handbok, nyhetsbrev eller liknande, som görs i form av samarbete mellan de nordiska länderna och finansieras med nordiska medel. Projekten bör i den grad det är naturligt, bygga vidare på rekommendationer och resultat från tidigare samarbete inom Nordiska ministerrådet. Drift av andra organisationer liksom retroaktiva företagsamheter finansieras ej. Stöd beviljas inte heller till forskning, forskningsliknande projekt eller genomförande av ren miljöövervakning. Stöd för upprätthållande av verksamhet godkänns inte och därför är det viktigt att de projekt, där t.ex. ett nätverk etableras eller en databas konstrueras, påvisar säkrad kontinuitet för verksamheten efter att projektet avslutas. Det finns inga begränsningar för vilka institutioner eller organisationer som kan söka medel men projekten bör ha någon slags förvaltningskoppling för att säkra att resultaten når förvaltningen. Nyttan för förvaltningarna ska dokumenteras i ansökan och det ses som en fördel om förvaltningarna själva deltar i 2

projekten så att man bygger upp och behåller kompetensen inom dessa. Projekt kan gärna utarbetas av eller i samarbete med NGO:er, så att den lokala nordiska förankringen säkras ytterligare. Projekt som innebär samarbete med andra miljöarbetsgrupper eller sektorer uppskattas. Projektet ges lägre poäng: om det enligt arbetsgruppens bedömning finns andra mer lämpliga finansieringsverktyg för projektet om projektet innebär upprepande av sådana åtgärder som redan genomförts eller håller på att genomföras på annat håll (d.v.s. inte innebär något nyskapande) om projektet kunde genomförs likaväl utan TEGs insats eller kommer att genomföras oberoende av TEGs insats. Projekttypen lämpar sig för finansiering av TEG Projektet visar på kännedom om tidigare genomförda initiativ och pågående processer nationellt och internationellt Projektet bygger på tidigare resultat Projektet har en förvaltningskoppling Projektet innebär tvärsektoriellt samarbete eller samarbete med andra miljöarbetsgrupper Projekt som innebär igångsättande av en verksamhet har en övertygande och realistisk plan för hur verksamheten skall upprätthållas efter att projektet är avslutat De nordiska länderna stöder projektet genom en finansiell insats 2. Politisk relevans, aktualitet, tillämpbarhet och kommunikationsvärde Ett avgörande kriterium gäller projektets kopplingar till de givna politiska prioriteringsramarna. Projektet måste ha en klar relation till Nordiska ministerrådets överordnade prioriteringar som konstateras fram för allt i det nordiska Mijöhandlingsprogrammet 2009 2012 (http://www.norden.org/no/publikasjoner/publikasjoner/2008 733) men också i den Nordiska strategin för hållbar utveckling (http://www.norden.org/no/publikasjoner/publikasjoner/2009 726), den Nordiska strategin för klimat och miljögifter i Arktis (http://www.norden.org/no/nordiskministerraad/ministerraad/nordisk ministerraad for miljoe mr m/strategi/nordisk strategi for klima ogmiljoegifter i arktis) och Nordiska ministerrådets Arktiska samarbetsprogram (http://www.norden.org/no/nordisk ministerraad/ministerraad/nordisk ministerraad for miljoe mrm/strategi/nordisk ministerraads arktiske samarbejdsprogram 2009 11/). Gruppens huvudsakliga arbetsområde är Tema 3 i miljöhandlingsprogrammet biologisk mångfald och ekosystemtjänster, som också omfattar landskap, kulturmiljö och friluftsliv. De föreslagna aktiviteterna skall syfta till att genomföra målsättningarna i dessa ramprogram. Projekten bör understödja de nordiska ländernas förvaltningar i genomförandet av de prioriterade temana som lyfts fram i programmen. TEG definierar även årliga, mer kortsiktiga prioriteringar där arbetsgruppen ger uttryck för var man önskar lägga tyngdpunkten för verksamheten under det kommande året. Prioriteringarna kan vara sammanlänkade till aktuella internationella processer och det ses som mycket positivt om projektets målsättningar bidrar till att genomföra eller på andra sätt stöder genomförandet av för TEG relevanta internationella avtal. TEGs specifika prioriteringar för verksamhetsåret har publiceras på www.norden.org/teg i samband med utlysningen av projektmedel i april. TEG har år 2010 tagit fram specifika prioriteringar för sitt arbete med friluftsliv. Projekt som är direkt kopplade till genomförandet a Miljöhandlingsprogrammet och/eller till TEGs årsspecifika prioriteringar får högre poäng. Det läggs vikt vid att projektet har långsiktig verkan. 3

Projektet innebär att Miljöhandlingsprogrammet, särskilt kapitel 3, genomförs Projektet är kopplat till Strategin för hållbar utveckling, Den nordiska strategin för klimat och miljögifter i Arktis eller det Arktiska samarbetsprogrammet Projektet stämmer överens med TEGs prioriteringar för 2012 Projektet stöder de nordiska länderna i uppfyllandet av nationella och internationella åtaganden Projektet är relevant för de nationella förvaltningarna och ger nytta för arbetet på nationellt plan Projektet behandlar ett politiskt aktuellt tema Projektet har ett kommunikationsvärde Projektet är kopplat till för TEG relevanta internationella processer och måslättningar så som CBD, Ramsar och den Europeiska landskapskonventionen 3. Nordisk nytta Till de viktigaste kriterierna i beviljandet av projektmedel hör att de projekt som finansieras med nordiska medel skall gagna de nordiska länderna och självstyrande områdena och tillföra nordiskt mervärde eller nordisk nytta. Detta innebär att projektet leder till påtagliga positiva effekter jämfört med om samma verksamhet skulle bedrivas nationellt, att projektet manifesterar och utvecklar nordisk samhörighet, att projektet ökar nordisk kompetens och konkurrenskraft och/eller att projektet stärker nordiskt inflytande internationellt. Projektet kan till exempel gärna bestå av ett utarbetande av nordiska samordnade ståndpunkter till internationella processer där detta är möjligt. Projektet kan också handla om att samarbeta nordiskt kring regionalt intressanta teman som aktivt förs fram i länderna där resultatet är önskat/behövs. Projekt som genererar en klar nordisk nytta har större chans att få höga poäng. För att projektet skall kunna klassas samnordiskt skall det vara aktivt förankrade i minst tre nordiska länder. I närområdesprojekt kan ett baltiskt land eller Ryssland ersätta ett nordiskt land. Helt bilaterala projekt får inte stöd. Projektet är förankrat i minst tre nordiska länder Den nordiska nyttan är värderad och påtaglig 4. Ansökans kvalitet TEG fäster stor vikt vid ansökans kvalitet och redighet. Ett projektförslag skall vara klart, sammanhängande, realistiskt och genomförbart vad gäller aktiviteter, tidtabell och budget. De föreslagna åtgärderna skall vara tydligt sammanlänkade med projektets målsättning och de förväntade resultaten. Alla planerade aktiviteter skall beskrivas så noggrant som möjligt och för dem skall anges en tidtabell. TEG kan utesluta sådana aktiviteter ur projektet som inte anses vara nödvändiga för genomförandet av projektets målsättningar. Det är viktigt att potentiella problem som kan förutses under projektets gång tas i hänsyn och beskrivs i projektansökan. Ur projektansökan skall klart framgå vad som skall göras, på vilket sätt, var och av vem. Projektet har ett klart mål. De förväntade resultaten är klara Klara och enkla framgångskriterier är definierade En plan för genomförandet beskrivs. Projektet är indelat i aktivteter samt en tidtabell för dessa anges (t.ex. enligt ett Gantt schema). Det framkommer tydligt vad som skall göras, när, hur och av vem Den finns en klar koppling mellan projektets målsättningar, de önskade resultaten och de beskrivna aktiviteterna 4

Projektet presenterar en realistisk tidsplan med klara milstolpar De planerade projektprodukterna stöder projektets målsättningar Projektet har gjort en riskanalys och har tagit potentiella problem i beaktande 5. Budget och projektkostnader Det är mycket viktigt att budgeten är tydlig och klar och att full finansiering av projektet indikeras. Den givna budgeten för projektet måste vara konsekvent, korrekt och i klar relation till de planerade åtgärderna. Budgeten skall vara transparent och lätt att förstå. Det är viktigt att visa hur projektet i sin helhet skall finansieras, där alla medfinansiärer och deras andelar i projektet redovisas. Det förutsätts att projektet planerats på ett kostnadseffektivt sätt och att det genererar maximalt värde för pengarna. Projektbudgeten måste anges i danska kronor. Då den ursprungliga budgeten är uppgjord i en annan valuta skall kursen för omräkning till danska kronor anges. I tillägg till en tabell över projektets totalbudget samt en tillhörande tabell över hur denna är fördelad mellan de olika finansiärerna, skall en tabell bifogas över hur man planerar använda de nordiska medlen fördelat på de olika budgetposterna. Egen finansiering är inte ett krav men uppfattas som ett uttryck för nationellt stöd och därmed nationell förankring av projektet. Särskilt i projekt vid de nationella nordiska förvaltningarna bör man sträva till en egenfinansieringsandel. Storleken på denna ska anges i ansökan. Arbetstid kan klassas som egenfinansiering. Det nordiska bidraget skall ses i första hand som ett kompletterande bidrag som tillför projektet nordisk nytta. Om ett av de baltiska länderna eller Ryssland deltar finns det ett krav på egenfinansiering från dessa länder vars storlek ska anges i ansökan. Denna egenfinansieringsandel kan dock vara in kind kontributioner. Nordiska ministerrådet förväntar sig att myndigheter inte fakturerar för några fasta utgifter (overhead). Projektmedlen skall i huvudsak täcka faktiska projektaktiviteter. Overheadkostnader kan dock vara max 15 % av den totala beviljningssumman eller högst 20 % av projektets lönekostnader. Då sökanden är en nordisk myndighet förväntas timtaxan inte stiga över 500 DKK. De sociala utgifterna skall ligga på 15 25 % av lönekostnaderna när sökanden är en nordisk myndighet. För externa konsulter skall de sociala kostnaderna ingå i timtaxan. Resekostnaderna täcker de utgifter som är förknippade med de resor som måste göras för att projektet skall kunna genomföras. Utgifter i anslutning till kontorskostnader kan inte täckas utan att separat avtal görs. Det skall framgå ur ansökan vad som avses med övriga kostnader. De förväntade resultaten står i rimlig proportion till de totala utgifterna. Det finns samstämmighet mellan mål, aktiviteter, budget och resultat Projektet är fullt finansierat. Andra finansiärers andel och den egna andelen framgår tydligt Utgifter och intäkter stämmer överens. Budgeten är i balans Budgeten innehåller inga större oklarheter Förväntningarna är i balans med projektpriset och kostnaderna är rimliga Lönekostnaderna är rimliga Resekostnaderna är rimliga 5

Projektet är kostnadseffektivt Eventuella overheadkostnader överskrider inte 15 % av beviljningen eller 20 % av lönekostnaderna Övriga kostnader förklaras 6. Projektets organisering Man fäster vikt vid god projektorganisering på så sätt att man kan förvänta sig att det beskrivna projektinnehållet uppnås. Projektgruppen skall vara tillfredsställande och relevant för genomförandet. Projektgruppen skall ha tillräckliga mänskliga resurser till sitt förfogande och nödvändig expertis skall garanteras och påvisas i ansökan. Jämställdhetsperspektivet skall beaktas inom alla nordiska samarbetsområden. Personen som anges som projektledare i ansökan kommer att fungera som kontaktperson för TEG i situationer där tilläggsinformation eller annan kontakt med projektet är nödvändig under behandlingsprocessen. Könsfördelningen i arbetsgruppen är jämn Alla relevanta intressentgrupper är involverade i projektet Projektgruppens sammansättning är relevant för genomförandet Det finns tillräcklig expertis i projektet för att det skall kunna genomföras 7. Kommunikation och förmedling Man fäster stor vikt vid att det framgår av ansökan hur man har tänkt förmedla resultaten till de aktuella målgrupperna och hur resultaten skall föras in i samhället och vardagen. En grundlig och genomtänkt kommunikationsplan skall bifogas ansökan där budskap, målgrupp, medel och tidpunkt för insatsen anges. Vid behov kan man budgetera för en målgruppsanalys. Nödvändiga medel skall i projektbudgeten avsättas för tryckning och resultatförmedling (minst 25.000 DKK). En acceptabel kommunikationsplan är bifogad Den planerade projektprodukten är optimal för att nå målgruppen 6