2016-07-04 ETISKA RIKTLINJER HSB Skåne HSB SKÅNE Postadress: Box 1712, 22101 Lund, Vxl: 046-2108400, http://www.hsb.se
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Några ord från vd:n... 3 2 HSB Skånes etiska Riktlinjer... 3 3 vad hsb skåne står för... 3 ETHOS som värdegrund... 3 De kooperativa principerna... 4 4 samspelet mellan hsb skåne och medarbetarna... 5 5 vikten av ordningsregler... 5 6 målet med vår verksamhet... 5 HSB Skånes mål... 6 HSB Skånes inriktningsmål... 6 HSB Skånes uppdrag... 6 HSB Skånes vision... 6 7 relationer... 6 Affärsrelationer i enighet med affärsetik... 6 Långsiktiga relationer... 7 Hur skapar vi goda relationer?... 7 Representation eller muta? - Vad är ok?... 7 8 Vårt sociala engagemang... 8 Sponsring... 9 9 Vårt miljöarbete... 9 10 implementering av etiska riktlinjer... 10 11 Fördjupning... 10
1 NÅGRA ORD FRÅN VD:N HSB Skåne är och ska vara ett företag med god etik och hög moral. Vi ska uppfattas som företaget som bygger relationer och förvaltar hus. Våra värderingsgrunder ETHOS tydliggörs genom våra aktiviteter och vårt engagemang i samhället och för den enskilda individen. Vi är ett företag som tänker med hjärtat vilket vi kombinerar med vårt uppdrag, att på affärsmässiga grunder driva en verksamhet som tillgodoser våra medlemmars behov och intressen. Den yttersta och viktigaste länken i vårt arbete och vår ambition att uppnå våra mål och leva våra värderingsgrunder är DU. Ditt arbete och dina kontakter med boende, styrelser, leverantörer m fl är HSB Skåne. Som du beter dig så uppfattas HSB Skåne. /Ann Irebo 2 HSB SKÅNES ETISKA RIKTLINJER HSB Skånes etiska riktlinjer ska sammanfatta hur vi bör agera i verksamheten, i samhället runt omkring oss och i våra affärer. HSB Skåne vill vara den bästa arbetsplatsen och den givna partnern i samhällsbyggandet. Vi på HSB Skåne är övertygade om att relationerna internt och med externa parter blir stärkta av transparens och en god affärsetik. Vi har därför höga ambitioner gällande vår affärsetik och våra etiska riktlinjer sträcker sig därför längre än vad som enligt lagstiftning krävs. Ytterligare information, rutiner och regler för hur vi inom HSB Skåne agerar i specifika ärenden finns i personalhandboken på intranätet under "Övergripande policys". 3 VAD HSB SKÅNE STÅR FÖR Vi på HSB Skåne är stolta över vår starka värdegrund och starka kooperativt baserade kärnvärderingar som är väl förankrade och tydligt synliga i alla led inom verksamheten. ETHOS som värdegrund Hela vår verksamhet genomsyras av ett antal grundläggande värderingar som ryms i begreppen engagemang, trygghet, hållbarhet, omtanke och samverkan. De inledande bokstäverna bildar tillsammans ordet ETHOS, som står för förtroende. Genom att vid varje beslutsfattande ställa oss frågan - Är detta bra för HSB Skåne? - med ETHOS som grund kan vi enklare skilja på vad som är positivt respektive negativt för vår verksamhet. Engagemang HSB engagerar sig i det som rör livet, både för den enskilda människan och för samhället. Via engagemang skapas rum för samverkan och medlemsinflytande. Trygghet det vilar en känsla av trygghet i HSB. Tillsammans skapar medlemmarna trygghet. HSB ger utrymme att leva livet på det sätt som passar var och en. Hållbarhet det finns ett långsiktigt tänkande i all verksamhet inom HSB.
Omtanke HSB gör mer än att bygga och förvalta bostäder. Vi har omtanke om livet i och mellan husen. Samverkan all verksamhet i HSB bygger på samverkan människor emellan. De kooperativa principerna HSB Skåne som kooperativt företag bygger på värderingarna självhjälp, personligt ansvar, demokrati, jämlikhet, rättvisa och solidaritet. Medlemmar i kooperativa föreningar tror på etiska värden som hederlighet, öppenhet, solidaritet, socialt ansvar och omsorg om andra. De kooperativa principerna är riktlinjer för hur kooperativa företag ska omsätta sina värderingar i handling. International co-operative alliance (ICA) förklaring av den kooperativa identiteten är följande: 1:a principen Frivilligt och öppet medlemskap Kooperativa föreningar är frivilliga organisationer öppna för alla som kan använda deras tjänster och ta på sig medlemskapets ansvar utan diskriminering avseende kön, social ställning, ras, politisk eller religiös övertygelse. 2:a principen Demokratisk medlemskontroll Kooperativa föreningar är demokratiska organisationer som styrs av medlemmarna, vilka aktivt deltar i fastställande av mål och riktlinjer och i beslutsfattande. Förtroendevalda män och kvinnor är ansvariga inför medlemmarna. Medlemmarna i primärkooperativ har lika rösträtt (en medlem, en röst). Kooperativa föreningar på andra nivåer organiseras också på ett demokratiskt sätt. 3:e principen Medlemmarnas ekonomiska deltagande Medlemmarna bidrar på ett rättvist sätt till den kooperativa föreningens kapital och utövar kontroll över det i demokratisk ordning. Åtminstone en del av detta kapital är vanligtvis den kooperativa föreningens gemensamma egendom. Räntan på det insatskapital som utgör villkor för medlemskapet är begränsad, om ränta över huvud taget utgår. 4:e principen Självständighet och oberoende Kooperativa föreningar är fristående organisationer för självhjälp som styrs av medlemmarna. Om de ingår avtal med andra organisationer, inklusive regeringar, eller skaffar externt kapital sker detta på villkor som säkerställer demokratisk medlemskontroll och som vidmakthåller den kooperativa självständigheten. 5:e principen Utbildning, praktik och information Kooperativa föreningar erbjuder utbildning och praktik till sina medlemmar, förtroendevalda, chefer och anställda så att de effektivt kan bidra till utvecklingen av sina kooperativa föreningar. De informerar allmänheten särskilt unga opinionsbildare om den kooperativa föreningens särart och fördelar. 6:e principen Samarbete mellan kooperativa föreningar Kooperativa föreningar tjänar sina medlemmar mest effektivt och stärker den kooperativa rörelsen genom att samarbeta på lokal, nationell samt regional och internationell nivå. 7:e principen Samhällshänsyn Kooperativa föreningar arbetar för en hållbar utveckling av sina lokalsamhällen enligt riktlinjer som godtagits av medlemmarna.
4 SAMSPELET MELLAN HSB SKÅNE OCH MEDARBETARNA HSB Skåne är en platt organisation och ser till att ha korta beslutsvägar. Vi uppmuntrar initiativ och våra medarbetare ska alltid kunna säga sin mening ärligt och öppet. Vår organisation bygger helt på den yrkesskicklighet som medarbetarna besitter och bidrar med. Det är därför väldigt viktigt för oss på HSB Skåne att ta hand om våra medarbetare och erbjuda utvecklande, stimulerande, säkra, icke-diskriminerande och ansvarfulla arbetsuppgifter som kan individanpassas i största möjliga mån. Vi ser gärna att våra medarbetare initierar sin egen utveckling och hjälper gärna till med resurser till att växa inom verksamheten. En hög kompetens hos våra medarbetare gynnar ju hela verksamheten! Därför satsar vi mycket på internutbildning, trivselaktiviteter och att miljön är så innovativ som möjligt. Vår målsättning är att alla ska kunna arbeta till 65 års ålder och vi försöker aktivt förhindra arbetsskador och uppmuntrar till friskvård, bland annat genom friskvårdsbidrag. Hos oss på HSB Skåne ges medarbetarna möjlighet att med stort engagemang utveckla sin kompetens. I gengäld gäller det för alla att följa HSB Skånes policys och riktlinjer. Som medarbetare ska man vara medskapande, respektfull mot kollegor och intressenter, agera professionellt, hålla vad man lovar och ta ansvar för sina ageranden. Det är förbjudet att som anställd bereda sig själv eller någon annan vinning genom utnyttjande av företagsinformation eller sin ställning inom HSB Skånes organisation. Man får inte heller använda våra tillgångar till otillåtna ändamål eller driva egen konkurrerande verksamhet till HSB Skåne. 5 VIKTEN AV ORDNINGSREGLER Arbetet i fastighetsbranschen innebär stundtals vissa risker. Därför är arbetsmiljöarbetet väldigt viktigt för oss på HSB Skåne. Det finns arbetsmiljösystem som har som syfte att medverka till en säker och trygg arbetsplats. Vi är rädda om våra medarbetare och uppmuntrar till att komma med förslag på förbättringar av arbetsmiljön. Vi måste alla hjälpas åt att ta hand om varandra och hjälpa till att förhindra skador på arbetsplatsen. Det är viktigt att våra medarbetare tänker på att alltid bära sin personliga skyddsutrustning när det behövs och att skydds- och ordningsregler samt säkerhetsföreskrifter följs. 6 MÅLET MED VÅR VERKSAMHET HSB Skåne satsar framåt och utvecklar hela tiden verksamheten för att på bästa sätt tillgodose kundernas behov. Verksamhetsidén är att utveckla attraktiva boendemiljöer genom nyproduktion av bostäder, genomföra ombyggnationer och reparationer samt tillhandahålla ett brett utbud av förvaltningstjänster för bostadsrättsföreningar. Vi arbetar ständigt med utveckling av vårt varumärke och i detta ingår att vi har en kompetent och motiverad personal som trivs på sin arbetsplats.
HSB Skånes mål 1. HSB Skåne ska erbjuda medlemmarna bra bostäder till rimlig kostnad. 2. HSB Skåne ska generera ett ekonomiskt resultat som säkerställer att verksamheten kan fortsätta att utvecklas för medlemmarnas bästa. 3. HSB Skåne ska erbjuda medlemmar och andra kunder medlems- och förvaltningstjänster av hög kvalitet. 4. HSB Skåne ska vara en arbetsplats som attraherar kompetenta medarbetare. 5. HSB Skåne ska aktivt bidra till en minskad miljöbelastning i samhället. HSB Skånes inriktningsmål Vi ska vara den bäst ansedda aktören när det gäller boendet. Detta medför exempelvis: HSB ska arbeta för en hållbar utveckling (ekologiskt, socialt och ekonomiskt) HSB ska verka för en god hushållning med sina resurser och vara konkurrenskraftig på marknaden HSB ska vara en arbetsplats som attraherar kompetenta medarbetare. Vi ska visa att vi lever efter den kooperativa idén, genom våra kärnvärderingar och de kooperativa principerna. HSB Skånes uppdrag Vårt uppdrag är att i samverkan med medlemmarna skapa det goda boendet. HSB Skånes vision Vi är den aktör som har det bästa anseendet när det gäller boendet. Våra kärnvärderingar Engagemang, Trygghet, Hållbarhet, Omtanke och Samverkan är tydliga. 7 RELATIONER HSB Skåne är beroende av goda relationer till våra olika intressegrupper såsom medarbetare, medlemmar, kunder och leverantörer. Vi engagerar oss för att följa upp och ständigt utveckla våra viktiga relationer. Affärsrelationer i enighet med affärsetik HSB Skåne vill tydligt lyfta fram att man endast engagerar sig i affärsverksamhet som stämmer med god affärsetik och nationella lagar. Utan undantag! Lagar, normer och bestämmelser ser vi dock endast som miniminivå och vi strävar efter att på många områden gå långt utöver dessa.
HSB Skåne har vuxit sig starkt i konkurrens och vi ser konkurrens som stimulerande och som en förutsättning för en fortsatt sund utveckling. Vi tillåter ingen som helst kartellbildning, prissamverkan eller missbruk av vår ställning på marknaden. Alla våra delar av verksamheten ska stå för sund och regelrätt konkurrens. Vi på HSB Skåne främjar en öppen och etisk företagskultur och utför arbetsuppgifterna med integritet, noggrannhet och ärlighet. Alla beslut som fattas på HSB Skåne ska vara etiskt hållbara och vi agerar professionellt och ansvarsfullt när vi representerar verksamheten. Vi behandlar såväl våra affärspartners som våra konkurrenter med respekt och rättvisa. Långsiktiga relationer HSB Skåne strävar efter förtroendefulla och långsiktiga relationer med våra intressenter liksom till samhället och allmänheten. Vi vill att alla som väljer att samarbeta med oss ska känna sig trygga i relationen. Vi tror på en verksamhet där våra intressenter ska kunna ha direktkontakt med oss medarbetare, utan formella överläggningar med en alltför anonym verksamhet. Hur skapar vi goda relationer? Innan HSB Skåne inleder ett samarbete kontrollerar vi att leverantören fullgör sina skyldigheter gentemot avtal och lagar genom att utföra en implementerad leverantörsbedömning. Våra etiska riktlinjer kommuniceras tydligt till våra leverantörer och vi följer löpande upp att våra samarbetspartners handlar lagenligt och i enlighet med våra etiska riktlinjer. Även våra övriga intressenter uppmuntras att följa liknande höga etiska krav. Innan HSB Skåne åtar oss ett uppdrag säkerställer vi alltid att vi har tillgång till de resurser som krävs för att vi ska kunna utföra arbetet till belåtenhet för kunden. Vi strävar alltid efter att effektivisera arbetsmetoder och projektmetoder till gagn för våra existerande och framtida kunder. Våra samarbeten och kontakter med våra intressenter ska alltid präglas av engagemang och professionalism. Representation eller muta? - Vad är ok? Vi på HSB Skåne uppmanar alla medarbetare att värna om relationerna externt och internt men att samtidigt vara försiktiga så att gränsen för mutor inte överskrids. Det är förbjudet att begära eller ge någon form av löften i samband med gåvor. HSB Skåne och dess medarbetare får aldrig utnyttja mutor, bestickning eller otillåten ersättning av någon form i relation med kunder, leverantörer, myndigheter eller andra beslutsfattare med till exempel syfte att skapa eller behålla affärer. Vår affärsetik innebär att vi utan undantag inte erbjuder eller tar emot mutor, liksom att vi inte bidrar till eller deltar i andra korrupta aktiviteter. Vi accepterar inte heller att någon av våra affärspartners tar emot eller erbjuder mutor för vår räkning eller på något annat sätt deltar i korrupta aktiviteter för att främja HSB Skåne-affärer. Vidare undviker vi att ge förmåner eller gåvor till personer som representerar eller arbetar för offentliga organisationer, såvida
omständigheterna inte kräver detta. I sådant fall ska dessa förmåner eller gåvor vara av måttligt värde som inte överstiger lokal sedvänja. Som exempel på otillbörliga förmåner som under inga förhållanden får accepteras eller erbjudas kan nämnas penninggåvor i kontanter eller i annan form, t.ex. värdepapper penninglån borgensåtaganden eller skuldtäckning eftergifter av köpeskilling eller fordran, amortering eller ränta inköpsrabatter provisions- eller bonusarrangemang samt kickbacks som inte godkänts av företagsledningen sidoleveranser av varor eller tjänster från företagets leverantör, t ex byggmaterial eller transport- och hantverkstjänster anlitande av företagets leverantörer för privata angelägenheter till icke marknadsmässiga ersättningar - förfogande över fordon, båt eller fritidsbostad för privat bruk helt eller delvis betalda nöjesresor eller semestervistelser Med representation avses sedvanlig gästfrihet i form av värdskap som har ett direkt samband med företagets verksamhet. Representation kan vara riktad både utåt mot externa intressenter (extern representation) och inåt mot medarbetarna (intern representation). Representationskostnad kan vara kostnad för exempelvis mat, dryck, hotellrum, resor, underhållning, personalfester eller gåvor till gäster eller anställda. Det primära kravet vid representation är att den har ett omedelbart samband med verksamheten. Allmänt gäller att all representation ska ske med måtta och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Försiktighet bör också iakttas beträffande ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. Vid tveksamhet kring vad som gäller i ett enskilt fall ska anställd vid HSB Skåne alltid kontakta närmaste chef för vägledning. Ytterligare riktlinjer för representation finns att läsa i personalhandboken under "Övergripande policys". 8 VÅRT SOCIALA ENGAGEMANG Vi på HSB Skåne arbetar mycket med de mjuka värdena och värnar om våra medarbetare, medlemmar och övriga intressenter. HSB Skåne arbetar alltid med socialt engagemang, CSR. Vi går utöver våra grundläggande skyldigheter för att förverkliga ytterligare och ännu mer varaktiga positiva effekter för det samhälla där vi är verksamma inom.
Vi arbetar hårt och med stort fokus på mångfaldsfrågorna utifrån synsättet att olikheter är berikande för oss själva och för affärsnyttan, men även för att mångfald förbättrar kompetensförsörjningen och innovationen på en arbetsplats. Människors resurser och erfarenheter bättre tas tillvara och varje person kan utvecklas till sitt bästa utifrån sina personliga förutsättningar. Det ger en mycket positiv effekt på arbetsmiljön i stort och för med sig en kvalitetsförbättring. Vi på HSB Skåne brinner för att skapa goda relationer och mötesplatser för människor. Vi bygger våra bostäder med sikte på möten som för människor närmare varandra, ger inspiration och nya insikter men vi nöjer oss inte där. I linje med vår vision att människan alltid ska stå i centrum anordnar vi aktiviteter som värnar om våra medlemmar och människorna i vårt samhälle. Som positiva insatser anordnar vi sommarkollo, i samarbete med Hässleholms kommun, för bland annat barn till HSB Skånes medlemmar. Vi arrangerar även Barngalan vart annat år, till förmån för barn. För våra lite äldre medlemmar och hyresgäster anordnas mogenkollo och "kaffe med dopp" för att bidra till en social gemenskap. HSB Skåne uppmuntrar medarbetarna att engagera sig i frågor som främjar både samhällsutvecklingen som vi är en del av och invånarna lokalt i synnerhet. Sponsring Socialt engagemang är av ytterst vikt för oss på HSB Skåne, och har varit det sedan vi startade. Vi har en lång tradition av att stödja samhället på olika sätt, och där är sponsring en given del. Vi vill med vår sponsring aktivt ta del av och stötta samhället till det bättre. Vi sponsrar noga utvalda program och organisationer med sociala och humanitära ändamål och inriktningar. Våra sponsringssamarbeten sker främst genom lokala och regionala engagemang som bidrar till det lokala samhällets utveckling, men vi har även centrala engagemang som lyfter fram viktiga frågor för en specifik målgrupp, exempelvis barn och ungdomar. Vi ger aldrig ekonomiska bidrag till politiska partier, enskilda politiker eller program som går emot våra kärnvärden eller etiska riktlinjer. 9 VÅRT MILJÖARBETE Vi på HSB Skåne strävar efter att miljöhänsyn tas och att god kvalitet upprätthålls i hela vår verksamhet. Vi ska i all vår verksamhet följa gällande lagar och förordningar i vårt miljöarbete men även ge "det lilla extra" och bedriva ett ständigt förbättringsarbete för miljön och förebygga föroreningar av luft, vatten och mark. Vi ska hushålla med resurser och använda sunda och kretsloppsanpassade metoder och material och uppmuntra medarbetarna till en engagerad delaktighet i HSB Skånes miljöarbete. HSB Skåne arbetar för att hitta miljösmarta lösningar som ska minska våra utsläpp samtidigt som de ska bidra till kostnadseffektivitet för både den egna verksamheten och våra medlemmar. I dagsläget satsar vi speciellt på att minska elförbrukningen då detta ger störst effekt på miljön. Praktiskt innebär detta i nuläget ett särskilt fokus på energisnåla ljusstyrningar och ljuskällor samt installation av nya energisnåla ventilationsaggregat. Vi arbetar mot klimatmål satta år 2008 av HSB Riksförbund.
10 IMPLEMENTERING AV ETISKA RIKTLINJER Det är av ytterst vikt att alla medarbetare på HSB Skåne tar ett personligt ansvar för hur vi handlar och uppträder, men det är ledningen som har det yttersta ansvaret för att våra etiska riktlinjer följs. Ledningen är ansvariga för att övervaka efterlevnaden av de etiska riktlinjer samt se till att vidareutveckling och uppföljning sker. HSB Skåne accepterar ingen avvikelse från de etiska riktlinjerna. Cheferna ska föregå med gott exempel och det är respektive chef som ska se till att varje medarbetare får ta del av, förstår, accepterar och efterföljer dessa riktlinjer. Medarbetarna kan alltid vända sig till sin chef, eller till sin chefs chef, om frågor finns gällande de etiska riktlinjerna. Vid kännedom om beslut, beteende eller aktiviteter som bryter mot de etiska riktlinjerna, ska detta rapporteras till närmaste chef. Det är inte alltid lätt att göra rätt, men vi ska aldrig medvetet göra fel i efterföljandet av de etiska riktlinjerna. Är man osäker inför beslut eller åtgärder ska man fråga sin närmaste chef om råd. Man kan även ställa vissa kontrollfrågor till sig själv: Stämmer beslutet/åtgärden med HSB Skånes etiska riktlinjer? Stämmer beslutet/åtgärden med lagar, förordningar och konventioner? Skulle det kännas bekvämt om beslutet/åtgärden blev uppmärksammat i media? Kan du stå för beslutet/åtgärden för chefen, arbetskamrater, familj och vänner? 11 FÖRDJUPNING Läs mer om vad som gäller inom HSB Skåne i: Alkohol- och drogpolicy Representationspolicy Jämlikhet- och mångfaldspolicy Miljö- och kvalitets - policy