Handläggare Datum Ärendebeteckning Victoria Schön Månsson 2016-04-13 2016-0491 Intern kontrollplan för 2016 Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden godkänner förslaget till intern kontrollplan för 2016 och överlämnar den till Kommunstyrelsen för kännedom. Bakgrund Kommunfullmäktige har 2015-11-30 fattat beslut om ett nytt reglemente för intern kontroll. Kommunstyrelsen har med anledning av detta 2015-11-03 antagit nya riktlinjer för den interna kontrollen. Varje nämnd har en skyldighet att följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska varje år anta en särskild kontrollplan för uppföljning och granskning av den interna kontrollen och resultatet ska rapporteras till Kommunstyrelsen. Det nya reglementet för intern kontroll gäller från och med 1 december 2015. Enligt övergångsbestämmelser gäller att den interna kontrollplan som respektive nämnd ska anta senast under november enligt 5 i reglementet istället ska antas senast under april 2016. Riskanalys Som ett led i att ta fram en intern kontrollplan för samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsområden har en riskanalys genomförts. Riskanalysen har omfattat följande riskkategorier; omvärldsrisker, verksamhetsrisker, legala risker, IT-risker samt risker i rapportering. De risker som har identifierats inom de respektive riskkategorierna har bedömts avseende hur stor sannolikheten är att skadan/påverkan inträffar samt utifrån konsekvensen om skadan/påverkan inträffar. Administrativa enheten Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Storgatan 35 A Tel 0480-45 00 00 Fax 0480-45 04 29 E-post: sam.byggnadskontoret@kalmar.se
2016-04-1313 2 (2) Intern kontrollplan Kontrollmoment Metod Ansvarig Frekvens/tidplan Omvärldsrisk Nya nationella krav Björn avseende Omvärldsanalys Strimfors bostadsbyggande Omvärldsrisk Nationell Kerstin Omvärldsanalys arbetskraftsbrist Parker 6 månader Verksamhetsrisk Omfattande Arbetsmiljö, Kerstin personalomsättning hälsoarbete Parker Verksamhetsrisk Omfattande Arbetsmiljö, Kerstin sjukfrånvaro, stress hälsoarbete Parker Konsekvens- och riskanalys Rebecka Persson Planerade uppföljningar Verksamhetsrisk Brister i prioritering, målarbete Uppföljning av mål i LG Rebecka Persson Legala risker Kompetensbrister Verksamhetsrisk Organisationsförädringar Kompetensutvecklingsplan uppföljning IT-risker Ärendehantering Backup-rutiner IT-risker Handläggarkartan Backup-rutiner Risker i rapportering Intern kontrollplan för SBK, 2015. (Bilaga) Intern kontrollplan för SBK, 2015. Kerstin Parker 2 gånger per år Utifrån intern kontrollplan för SBK, 2015. Uppföljning av intern kontrollplan Den interna kontrollplanen ska följas upp löpande och ska årligen rapporteras till Kommunstyrelsen. Rapporten till Kommunstyrelsen ska omfatta uppföljning av den interna kontrollplanen, utfall per riskkategori samt eventuella vidtagna åtgärder. Rapporten ska också vid behov innehålla förslag på förbättringar. Victoria Schön Månsson Administrativ chef
Sida 1(3) Attestrutiner Kontroll av att attestantförteckning är aktuell Enhetschef En gång per år Komplett Förvaltningschef Kontroll av att beslutsattest skett av rätt Ekonomiadministratör En gång per år Stickprov på Förvaltningschef person. Kostnader som berör beslutsattestanten kundfakturaunderlag själv ska beslutattesteras av överordnad och bokföringsorder Delegationer Kontroll av att delegationsbestämmelserna följs Enhetschef En gång per år Stickprov Förvaltningschef Sjukfrånvaro- Kontroll av att anmälningen fungerar och görs Personalredogörare En gång per år Stickprov Förvaltningschef och frisk- enligt rutin beslutad av kommunstyrelsen rapportering Avstämnings- Kontroll av att balanskonton löpande stäms av Enhetschef En gång per år Komplett Förvaltningschef rutiner redovisning Kontroll av att bruttoredovisning sker dvs intäkter Enhetschef En gång per år Stickprov Förvaltningschef får inte bokföras på kostnadskonto i kredit Motpartskontroll Ekonomiadministratör En gång per år Stickprov Enhetschef Leverantörs- Kontroll av att kvitton är bifogade för Ekonomiadministratör En gång per år Stickprov Förvaltningschef fakturor representationskontot Kontroll på kontering av fakturor Ekonomiadministratör En gång per år Stickprov Förvaltningschef
Sida 2(3) Bokförings- Kontroll av att orsak och innehåll tilll omföringen Enhetschef En gång per år Stickprov Förvaltningschef order framgår på bokföringsordern samt att den nya kodsträngen skrivs på den ursprungliga fakturan som en permanent anteckning i IoF Kontroll av innehåll på och till bokföringsordern Ekonomiadministratör En gång per år Stickprov Förvaltningschef Kundfakturor/ Kontroll av att fakturering sker snabbt efter det Ekonomiadministratör En gång per år Stickprov Förvaltningschef Internfakturor/ att tjänsten/varan levererats Debiteringsrapporter Kontroll av att debiterade fakturor är debiterade Respektive handläggare En gång per år Stickprov Enhetschef med korrekt belopp enligt gällande taxa Kontroll på kontering av fakturor Ekonomiadministratör En gång per år Stickprov Förvaltningschef Kundfakturor Kontroll av att registrerade bygglov/miljöärenden Bygglov/Miljöhandläggare Tertialvis Stickprov Enhetschef från Bygg/Miljö- är fakturerade reda Restlängd Kontroll av att debiterade fakturor är betalda och Ekonomiadministratör Tertialvis Komplett Enhetschef Avskrivningar eventuella avskrivningar görs Kontant- Redovisningskontroll av handkassor Ekonomiadministratör En gång per år Komplett Enhetschef hantering
Sida 3(3) Arkivering Kontroll av att räkenskapsmaterial arkiveras Arkivansvarig En gång per år Komplett Förvaltningschef enligt dokumenthanteringsplanen