Inköpshandbok Orsa kommun 2011-02-01
INLEDNING 3 Syfte 3 Målsättning 3 Omfattning 3 Begreppsförklaring/Definitioner 4 PROCESSORGANISATION 5 Förvaltningar 5 Brukare 5 Beställare 5 Inköpssamordnare 5 Beslutsattestant 5 Mora kommuns Inköpscentral 6 Upphandlingschef 6 Upphandlare 6 Forum 6 Referensgrupp 6 Beställare- och inköpssamordnareforum 6 GEMENSAMT FÖR ALLA 7 Hantering av leverantörsrepresentanter 7 Jäv 7 Mutor och bestickning 8 Dokumentation arkivering 8 Sekretess 8 Frågor 8 RUTINBESKRIVNING FÖR DIREKTUPPHANDLING 9 Utgångspunkter 9 Definition av direktupphandling vid lågt värde 9 Definition av direktupphandling av synnerliga skäl 9 Affärsmässighet 9 Vem får direktupphandla 10 Dokumentation 10 Arkivering 10 Offentlig handling sekretess 10 MALL DIREKTUPPHANDLING 11 2
Inledning Syfte Syftet med inköpshandbok är att på ett enkelt och överskådligt sätt beskriva vad som gäller vid inköp och direktupphandlingar i Orsa kommun. Målsättning Målet med inköpshandboken är att den skall vara ett stöd i det dagliga arbetet och styra alla inköpsaktiviteter för att skapa en effektiv och samordnad upphandling för att minska kommunens kostnader och bidra till att öka verksamhetsnyttan. Omfattning Inköpshandboken omfattar regler för att upprätthålla den process som skall säkra att inköp och direktupphandlingar genomförs utifrån kommunens riktlinjer och anvisningar samt gällande lagstiftning. Dessutom skall inköpshandboken tillgodose interna eller externa kunders kvalitetskrav på inköpsprocessen. Inköpshandboken omfattar inköpsprocessen från det att behov uppstår till leverans varefter processen för fakturahantering tar över. Bild 1: Inköpsprocess Genom att följa inköpshandbokens anvisningar får alla, och inte minst leverantörer, enhetlig information och det ställs likvärdiga krav på inköp och upphandlingar oavsett förvaltningstillhörighet. Alla som har ett delegerat ansvar att hantera inköpsfrågor ansvarar själva för att informera sig om och följa innehållet i denna inköpshandbok samt andra kommunövergripande och förvaltningsspecifika anvisningar. Upphandlingsenheten kommer att se till att alla ansvariga (de som har delegerat ansvar i inköpsfrågor) kommer att få kontinuerlig utbildning för att var och en kan kunna agera i sin roll i denna process. 3
Begreppsförklaring/Definitioner Anskaffningsbeslut Ett beslut om anskaffning dvs. att ett köp ska göras. Avropa Köpa eller beställa varor eller tjänster från ett ramavtal. Beställare Den som köper eller beställer varor eller tjänster. Direktupphandling Upphandlingsform utan krav på skriftlighet vilket innebär att upphandlingen kan göras utan formbundet förfarande. Får användas då lågt värde (<15% av tröskelvärdet som är ca 1,9 för varor och tjänster och ca 48 miljoner kronor för byggentreprenader). Förfrågningsunderlag Underlag för anbud, som en upphandlande enhet tillhandahåller en leverantör. Förfrågningsunderlaget innehåller en kravspecifikation som är upphandlarens krav på det som skall upphandlas. Underlaget innehåller även beställarens kommersiella villkor för affären samt de administrativa bestämmelser som gäller för att till exempel lämna anbud. Kravspecifikation De funktions-, utförande- och prestandakrav som ställs om upphandlingens föremål/objekt och som en anbudsgivare ska uppfylla senast vid leverans. Upphandlingsbeslut = tilldelningsbeslut Upphandlingssekretess Under en pågående upphandling råder s.k. upphandlingssekretess som innebär att allt rörande anbudsgirare och anbud är hemligt. Urvalsupphandling Upphandling under tröskelvärdena där leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud. Den upphandlande enheten bjuder sedan in vissa leverantörer att lämna anbud. Öppen upphandling Upphandling där alla leverantörer får lämna anbud. Ytterligare ordlista: http://www.upphandlingsstod.se/ordlista 4
Processorganisation Här beskrivs vilka forum och roller som finns i processen och vilket ansvar respektive roll och ledarskap i forum innebär. Förvaltningar Respektive förvaltning ansvarar för att föreslå sina representanter till processens olika forum och roller. Brukare När behov av vara eller tjänst uppstår skall den anställde vända sig till verksamhetens beställare som tar hand om behovet. Det är viktigt att man lämnar utförlig beskrivning om behovet. Beställare Beställaren har rätt att göra beställningar av varor och tjänster från ramavtal. Beställaren har även rätt att göra små beställningar (lunch, tårta, blommor och dyl.) då ramavtal saknas upp till ett värde av 5 000 kr. Vid högre belopp skall beställaren kontakta inköpssamordnaren. Inköpssamordnare Inköpssamordnaren ansvarar för, och samordnar respektive förvaltnings direktupphandlingar upp till 287 000 kr vilket är femton procent (15 %) av aktuella tröskelvärdet. Inköpssamordnaren är även ansvarig för att föreslå förvaltningens representanter till referensgrupper vid ramavtalsupphandlingar, stödja beställare samt följa upp förvaltningens inköp. Beslutsattestant Beslutsattestantens (budgetansvariga) uppgift är att godkänna eller avslå en beställning eller anskaffning. Godkänns beställningen attesteras denna och beställning genomförs. 5
Mora kommuns Inköpscentral Upphandlingschef Leder kommunens upphandlingsverksamhet enligt Inköps- och upphandlingsreglementet. Upphandlare Ansvarar för ramavtal, objektspecifika upphandlingar och för andra konkurrensutsättningar. Upphandlaren leder referensgruppers arbete och rapporterar till upphandlingschefen. Har mandat att fatta tilldelningsbeslut och underteckna avtal. Forum Referensgrupp Referensgrupperna genomför upphandlingar under ledning av en upphandlare. Grupperna bemannas med kompetens från förvaltningar enligt nedan figur och har mandat att besluta om bl.a. produktgrupper, standardiseringar och inriktningar, se vidare aktivitetsbeskrivning för referensgrupp. Bild 3: Bemanning av referensgrupper. Beställare- och inköpssamordnareforum Forum för träffar avseende utbildning, erfarenhetsutbyte, initiering av förbättringar, produktpresentationer och motsvarande. 6
Gemensamt för alla Alla som deltar i processarbeten har ett ansvar att agera enligt processens aktuella rollbeskrivningar. Ansvaret innebär också att all upphandling och inköp analyseras och planeras. Planering skall påbörjas i tid eftersom en eventuell upphandling är tidskrävande. Upphandlingsenheten involveras i detta arbete så tidigt som möjligt. I ansvaret ingår att avtalstrohet råder. Avtalstrohet innebär att man använder gällande ramavtal. Hantering av leverantörsrepresentanter Avtalsleverantör: Kommunens avtalsleverantörer har i huvudsak kontakt med upphandlingsenheten. Upphandlingsenheten ansvarar för avtal och prisjusteringar m.m. I respektive ramavtal anges leverantörens kontaktperson för beställning. Nya avtal och förändringar läggs ut i avtalsdatabasen (högerklicka ordet avtalsdatabasen ). Vid eventuella demonstrationer av varor eller tjänster kallas beställare m.fl. till ett gemensamt möte. Ambulerande visning hos respektive beställare rekommenderas inte. Ej avtalsleverantör: Leverantörer vilka kommunen inte har avtal med hänvisas utan undantag direkt till upphandlingsenheten. Beställare eller annan personal i kommun skall inte lägga tid på icke avtalsleverantörer. Förvaltningschef eller motsvarande kan vid behov fatta beslut om att bjuda in leverantörsrepresentanter för s.k. teknisk dialog även om avtal saknas. Försäljning via telefon, mail eller fax där säljaren vill att du skall bekräfta eller köpa skall inte förekomma. Vara/tjänst beställs när ett behov uppstår, inte när någon hör av sig. Det finns ingen anledning att leverantörsrepresentanter skall ta upp er tid med visning eller demonstrationer av sina varor/tjänster. Ingen är skyldig att vara med i undersökningar angående varor och tjänster. Jäv Jäv är en situation där en beslutsfattare kan tänkas vara partisk, eller en juridisk invändning mot en sådan situation. Den som invändningen riktas mot är jävig. Syftet är dubbelt: dels att hindra att sådant som inte hör till saken får bestämma utgången, dels att hindra att misstanke uppstår om att beslutet inte är fattat på saklig grund. Både tjänstemän och förtroendevalda kan vara jäviga. Den som anser sig jävig ska själv anmäla detta och får inte delta i handläggningen av ärendet, alltså inte heller i förberedelserna för beslut. Om en jävig deltar i handläggningen kan beslutet upphävas om någon överklagar. Undantag finns för brådskande ärenden och där frågan om jäv uppenbart är utan betydelse. 7
Mutor och bestickning Det är brottsligt att ta emot mutor eller begära en belöning. Detta kan ge böter eller fängelse i högst 2 år samt eventuell avsked från sin tjänst (brottsbalken). Tänk på att: Det du uppfattar som gästfrihet kan vara bestickning! Det du uppfattar som generositet kan vara bestickning! Det du uppfattar som hygglighet kan vara bestickning! Det du uppfattar som studie- eller PR-resa kan vara bestickning! När du låter dig bjudas kan det vara en muta! När du tar emot en present - kan det vara en muta! När du tar emot ett fördelaktigt lån eller rabatter kan det vara en muta! När du tackar ja till en resa - kan det vara en muta! Resor eller mässor som inte syftar till att ge eller få information om kommande eller en redan upphandlad vara eller tjänst och som bekostas av en tänkbar leverantör får inte förekomma. Inte heller verksamheter, där en övervägande del av innehållet kan betraktas som nöjen, exempelvis teater eller sportarrangemang, får förekomma. I de fall en leverantör avser att bekosta en gåva, resa eller liknande som inte strider mot reglerna, skall alltid information ges till överordnad chef innan gåvan tas emot eller resan genomförs. Dokumentation arkivering Alla handlingar rörande beställningar skall i original förvaras hos Orsa kommun i enlighet med de regler som gäller. Sekretess Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda. Under en pågående upphandling är alla upphandlingshandlingar sekretessbelagda. Efter tilldelningsmeddelandet blir de i regel offentliga men vid begäran av utelämnande skall alltid en sekretessprövning göras. Observera också att under en upphandling råder så kallad upphandlingssekretess som innebär att du inte får berätta om inkomna anbud eller om leverantörer som offererat. Vid förfrågan om utelämnande av en handling som har med inköp eller upphandling att skaffa kontakta en upphandlare. Frågor Om du inte har fått svar på dina frågor i denna Inköpshandbok, kan du gå till Mora kommuns intranät: http://moa/orsa/klk/upphandlingsenheten/sitepages/start.aspx Du kan också kontakta upphandlare, beställare, inköpssamordnare som har en roll i processen för att ställa frågor. Deras kontaktuppgifter hittar du också på Intranät. 8
Rutinbeskrivning för direktupphandling Utgångspunkter Lagen om offentlig upphandling LOU (2007:1091) Huvudregeln för upphandling i 1 kap 9 gäller även direktupphandling (portalparagrafen). Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om han inte uppfyller kraven i 15 kap 13 (LOU). Direktupphandling får användas om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Dålig planering utgör inte synnerliga skäl. Definition av direktupphandling vid lågt värde Direktupphandling på grund av lågt värde kan ske När ramavtal saknas. När ramavtal finns inom produktgruppen men inte exakt den efterfrågade produkten. När det sammanlagda värdet under ett år beräknas understiga femton procent (15% = 287.000 kr) av aktuellt tröskelvärdet (ca 1,9 milj kr) När kostnaderna för en mer formell upphandling inte står i rimlig proportion till upphandlingens värde. Definition av direktupphandling av synnerliga skäl Skall tillämpas vid synnerlig brådska som inte kunnat förutses och som inte beror på den upphandlande enheten. Bristande planering är inte en sådan situation. Oavsett värdet på upphandlingen kan direktupphandling på grund av synnerliga skäl tillämpas. I förekommande fall kan upphandlingsenheten kontaktas. Affärsmässighet I den mån det är lämpligt ska utnyttjande av konkurrens alltid ske vid direktupphandling. Vid konkurrensutsättningen ska skriftliga anbud tas in. Direktupphandlingen ska präglas av god affärsetik. 9
Vem får direktupphandla Direktupphandlingar får genomföras av upphandlingsenheten och förvaltningarnas inköpssamordnare eller andra som har fått utbildning för direktupphandlingar. Krav på leverantörer Om misstanke finns att det direktupphandlade företag inte sköter sina åtagande enligt 10 kap 1-2 ska kontroll göras av företaget av den som har gjort upphandlingen. Gör så här - Använd mall för direktupphandling (se nedan). - Vänd dig till minst tre leverantörer. - Dokumentera vilka som får förfrågan. - Kontrollera vinnande leverantör. - Meddela andra leverantörer om vem som har vunnit anbudet. - Dokumentera och diarieföra beslut. - Använd avtalsmall för tjänster/produkter. Dokumentation Allt väsentlig i direktupphandlingen ska dokumenteras, t ex: Köpare, avdelning, personnamn Tillfrågade leverantörer Redovisning av priser och villkor Vald leverantör med motivering Offert och beställningsskrivelse Arkivering Dokumentationen ska sparas på ett säkert ställe enligt de arkivregler som gäller i Orsa kommun. Offentlig handling sekretess Vid genomförandet av direktupphandlingen ska de sekretessbestämmelser (framför allt Offentlighets- och sekretesslagen, 2009:400, 19 kap 3 som gäller vid upphandling följas, t ex; att ingen anbudsgivare ges information om en planerad upphandling, att antal anbud och deras innehåll är sekretessbelagd information fram till tilldelningsbeslutet). Efter en avslutad upphandling är handlingar normalt offentliga. 10
Mall direktupphandling Inbjudan till direktupphandling av... kommun avser för att upphandla Upphandlingen genomförs som direktupphandling. För mer information om kommunen se www..se Uppdraget/leveranser omfattar: Beskriv kortfattat hur uppdraget/leveranser kommer att genomföras. Anbudsgivare skall ange tim-/styck-/tak-/fastpris (ange) för uppdraget/leveranser samt uppskattad tidsåtgång/leveranstid. Priset skall innehålla samtliga med uppdraget/leveranser förenade kostnader. Kostnader för ev. resor och logi skall specificeras separat i anbudet. Betalningsvillkor: (ange, 30-dagar netto från fakturans ankomst) För uppdraget/leveranser gäller i övrigt ALOS 05(varor)/ABK 09(tjänster)/AB 04(bygg)/MONTAGE 85 (varor inklusive installation) (lämna kvar det som är aktuellt) Anbudet skall vara. Kommunen tillhanda senast 20åå-mm-dd. Adress: (post- eller e- postadress) Värdering av anbuden kommer att ske utifrån pris, (ange övriga kriterier)... 20åå-mm-dd Med vänlig hälsning Namn- och namnförtydligande 11