www.pwc.se Revisionsrapport Annika Hansson Cert. Kommunal revisor Tilda Lindell November 2014 Granskning av hanteringen av statliga ersättningar för flykting-mottagandet Sollentuna kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 5 2.1. Bakgrund... 5 2.2. Revisionsfråga... 5 2.2.1. Kontrollmål... 5 2.3. Metod och avgränsning... 5 3. Iakttagelser... 7 3.1. Socialnämnden... 7 3.1.1. Organisation... 7 3.1.2. Relevanta statliga ersättningar... 7 3.1.2.1. Generella ersättningar... 7 3.1.2.2. Specifika ersättningar... 8 3.1.3. Redovisning av statliga ersättningar... 10 3.1.4. Intern kontroll... 11 3.2. Barn- och ungdomsnämnden... 11 3.2.1. Organisation... 11 3.2.2. Relevanta statliga ersättningar... 11 3.2.2.1. Generella ersättningar... 11 3.2.2.2. Specifika ersättningar... 12 3.2.3. Redovisning av statliga ersättningar... 12 3.2.4. Intern kontroll... 13 3.3. Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden... 13 3.3.1. Organisation... 13 3.3.2. Relevanta statliga ersättningar... 13 3.3.2.1. Generella ersättningar... 13 3.3.2.2. Specifika ersättningar... 14 3.3.3. Redovisning av statliga ersättningar... 14 3.3.4. Intern kontroll... 14 3.4. Vård- och omsorgsnämnden... 14 3.5. Överförmyndarnämnden... 14 3.5.1. Organisation... 14 3.5.2. Relevanta statliga ersättningar... 14 3.5.2.1. Generella ersättningar... 14 3.5.2.2. Specifika ersättningar... 15 3.5.3. Redovisning av statliga ersättningar... 15 3.5.4. Intern kontroll... 15 Sollentuna kommun 1 av 22
4. Revisionell bedömning... 16 4.1. Bedömningar mot kontrollmål... 16 4.2. Revisionell bedömning... 18 4.3. Rekommendationer... 18 5. Bilaga... 21 Sollentuna kommun 2 av 22
1. Sammanfattning Det kommunala flyktingmottagandet baseras på överenskommelser med Migrationsverket och finansieras av statsbidrag. Den statliga ersättning som kommunen har rätt till regleras i ett antal förordningar. Olika bestämmelser gäller för personer med uppehållstillstånd och asylsökande. Vissa ersättningar utbetalas per automatik enligt folkbokföringsuppgifter. Andra ersättningar behöver kommunen ansöka om särskilt. Frågan om statsbidrag berör flera nämnders verksamheter. Denna granskning omfattar Barn- och Ungdomsnämnden, Socialnämnden, Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, Vård- och omsorgsnämnden samt Överförmyndarnämnden. För att kommunen ska få ersättning krävs både kunskap och välfungerande rutiner. Annars finns en risk att ansökningar uteblir och att verksamheterna missar viktiga intäkter. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Har ansvariga nämnder en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till? Redovisas statliga ersättningar för flyktingmottagandet i enlighet med Rådet för kommunal redovisnings rekommendation 18 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar? Vi bedömer att den interna kontrollen i de granskade nämnderna inte är helt tillräcklig för att säkerställa att kommunen får del av de statliga ersättningarna inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till. Vi grundar detta på att ansökningar lämnas för flertalet av de statsbidrag som är möjliga att söka, men att Vårdoch omsorgsnämnden inte gör några återsökningar. Det finns bidrag att söka inom äldre- och funktionshinder under vissa förutsättningar. Rutinerna är inte dokumenterade i alla fall och det är endast Överförmyndarnämnden som har området med i internkontroll-planen. Vi bedömer att redovisningen i allt väsentlig sker enligt RKR 18.1. Periodiseringar görs i flertalet fall så att intäkten redovisas på rätt år, men översyn av bedömningen för periodiseringens storlek kan behöva göras. Schablonersättningen redovisas direkt vid utbetalning. Vi noterar att den i sin helhet tillfaller Socialnämnden och att övriga nämnder, som har kostnader kopplat till mottagandet inte direkt får del av detta bidrag utan istället får viss kostnadstäckning genom fakturering. Vår bedömning grundar sig på följande kontrollmål: Det finns en tydlig ansvarsfördelning samt rutiner för ansökning av statliga ersättningar inom berörda verksamheter. Bedöms som delvis uppfyllt. Sollentuna kommun 3 av 22
Statliga ersättningar inom flyktingmottagandet omfattas av nämndens interna kontroll. Bedöms som delvis uppfyllt. Redovisning sker enligt god redovisningssed. Bedöms som i allt väsentligt uppfyllt. Vi rekommenderar att Ansvarsfördelningen nämnderna emellan avseende statsbidrag för flyktingmottagandet tydliggörs. För att det ska finnas en kommungemensam bild av vilka ersättningar som förekommer, vilka verksamheter som berörs och vem som ansvarar för att ansöka är det av vikt att ansvarsfördelningen är tydlig och accepterad samt att det finns en övergripande funktion som ansvarar för att aktualisera och samordna arbetet. Som en del i en kommungemensam bild och en tydligare ansvarsfördelning är det av vikt att Vård- och omsorgsnämnden ser över sina rutiner för att utreda om nämnden har några fall där man har rätt till statsbidrag. Statsbidrag till flyktingverksamheten beaktas i underlagen till internkontrollplanerna. De rutiner som tillämpas dokumenteras. Detta avser såväl inom de enskilda nämnderna där rutiner kopplade till rapportering, ansökningar och uppföljning kan anses vara väsentliga att dokumentera, som de principer och rutiner som ska gälla för redovisning och periodisering av erhållna bidrag. Sollentuna kommun 4 av 22
2. Inledning 2.1. Bakgrund Det kommunala flyktingmottagandet baseras på överenskommelser med Migrationsverket och finansieras av statsbidrag. Den statliga ersättning som kommunen har rätt till regleras i ett antal förordningar. Olika bestämmelser gäller för personer med uppehållstillstånd och asylsökande. Vissa ersättningar utbetalas per automatik enligt folkbokföringsuppgifter. Andra ersättningar behöver kommunen ansöka om särskilt. Frågan om statsbidrag berör flera nämnders verksamheter, exempelvis flyktingmottagning, individ- och familjeomsorg, äldre- och funktionshinderomsorg, samt skola och barnomsorg. För att kommunen ska få ersättning krävs både kunskap och välfungerande rutiner. Annars finns en risk att ansökningar uteblir och att verksamheterna missar viktiga intäkter. 2.2. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Har ansvariga nämnder en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till? Redovisas statliga ersättningar för flyktingmottagandet i enlighet med Rådet för kommunal redovisnings rekommendation 18 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar? Revisionskriterier för granskningen utgörs av Förordningar om statliga ersättningar till kommuner för flyktingmottagande, dokumenterade rutiner inom Sollentuna kommun, lag om kommunal redovisning samt RKR rekommendation nr 18:1. 2.2.1. Kontrollmål Det finns en tydlig ansvarsfördelning samt rutiner för ansökning av statliga ersättningar inom berörda verksamheter. Statliga ersättningar inom flyktingmottagandet omfattas av nämndens interna kontroll. Redovisning sker enligt god redovisningssed. 2.3. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts via dokumentstudier och intervjuer. Granskningen avgränsas till granskningen Barn- och ungdomsnämnden, Socialnämnden, Utbild- Sollentuna kommun 5 av 22
nings- och arbetsmarknadsnämnden, Vård- och omsorgsnämnden och Överförmyndarnämnden. Rapporten har varit föremål för sakavstämning. Sollentuna kommun 6 av 22
3. Iakttagelser Kommunen kan erhålla ersättningar för mottagandet dels på en övergripande nivå (det vill säga att en generell ersättning tillfaller kommunen) och dels på en verksamhetsspecifik nivå (det vill säga för exempelvis skola och förskola eller äldre- och funktionshindradeomsorg). De kommunövergripande ersättningarna är i huvudsak schabloniserade, men de verksamhetsspecifika ersättningarna kan tillfalla kommunen både som en schablon och som en kompensation för faktiska nedlagda kostnader. I fråga om de verksamhetsspecifika ersättningarna måste kommunen inkomma med ansökningar. 3.1. Socialnämnden 3.1.1. Organisation Inom socialnämnden finns i dagsläget enheten för ensamkommande barn och enheten för ekonomiskt bistånd och integration. På socialkontoret finns också en controller och en redovisningsekonom som är involverade i hanteringen av de statliga ersättningarna. Enheten för ensamkommande barn arbetar med att tillgodose placeringar av ensamkommande barn och ansökan om tillförordnad vårdnadshavare när ensamkommande barn får uppehållstillstånd (under asyltiden företräds barnet av en god man). Inom enheten för ensamkommande barn finns det i dagsläget en enhetschef och en gruppchef samt fem socialsekreterare. Vid socialkontoret finns också en ekonomiassistent som hanterar de fakturor som har att göra med placeringarna och är involverad i de återsökningar av faktiska kostnader som görs. Enheten för ekonomiskt bistånd och integration ansvarar för att anordna med bostad och eventuellt ekonomiskt bistånd (i väntan på etableringsersättning från Försäkringskassan) samt kommunal service (barnomsorg, skola och äldreomsorg) samt svenska för invandrare och samhällsorientering för de som erhållit uppehållstillstånd och anvisats till Sollentuna kommun. 3.1.2. Relevanta statliga ersättningar 3.1.2.1. Generella ersättningar När kommunen upprättar en överenskommelse om mottagande med Migrationsverket erhåller kommunen en grundersättning om cirka 222 500 kronor per år (NyErsF 9) och en månatlig schablonersättning om cirka 82 900 kronor per person (51 900 kronor för personer över 65 år) som utbetalas kvartalsvis till den kommun där personen är skriven under de två år som etableringen pågår (NyErsF 10-14). Kommunen erhåller även en så kallad prestationsbaserad ersättning för extra anvisade flyktingar och kvotflyktingar om 15 000 kr per person (en engångssumma) och den så kallade glappersättningen som uppstår under den period då kommunen måste stödja med ekonomiskt bistånd i väntan på att Försäkringskassan ska börja betala ut etableringsersättningen. Samtliga av dessa ersättningar tillfaller socialnämnden och inkommer till socialkontoret. Grundersättningen delas mellan de två enheterna medan schablonersättningen tillfaller enheten för ekonomiskt bistånd Sollentuna kommun 7 av 22
och integration. Kommunen erhåller även den så kallade Majersättningen som uppgår till totalt 50 mnkr per år och fördelas av Migrationsverket. 3.1.2.2. Specifika ersättningar Sollentuna kommun har en överenskommelse med Migrationsverket om att tillhandahålla 30 platser för ensamkommande barn, för vilken kommunen erhåller 500 000 kronor i grundersättning. Kommunen får sedan en ersättning per plats som består av en fast del (1 600 kronor per dygn) och en rörlig del (300 kronor per dygn som platsen är belagd). Dessa ersättningar tillfaller enheten för ensamkommande barn. Om kommunen tar emot fler barn än platserna i överenskommelsen tillåter kan kommunen antingen erhålla en ersättning om 1 900 kronor per dygn för placering i HVB-hem enligt socialtjänstlagen (SoL) eller söka om ersättning utifrån faktiska kostnader. Kommunen kan även erhålla en schablonersättning för utredningar (39 000 kronor för utredning om placering i familjehem och 31 000 kronor för utredning om placering i HVB-hem) och en sådan återsökning gör enheten enligt uppgift direkt när barnen har utretts hos enheten. Kommunen erhåller också en engångsschablon om 30 000 kronor per barn avseende god man som tillfaller socialkontoret men som överförmyndarkansliet internfakturerar kontoret för. I de fall som kommunplacerade inte har rätt till full etableringsersättning återsöker enheten för ekonomiskt bistånd och integration också kostnader för ekonomiskt bistånd för de personerna (för detta ansökningsförfarande finns en rutin upprättad, se vidare under avsnitt 3.1.4 Intern kontroll). På nästa sida redovisas en översikt av de statliga ersättningar som kommunen har erhållit (som socialförvaltningen har hanterat) för år 2014 och 2015 tom 30 september, uppdelat på enheten för ensamkommande barn och enheten för ekonomiskt bistånd och integration. Sollentuna kommun 8 av 22
Ersättning Enheten ensamkommande barn och unga 2014 2015 t.o.m. 2015-09-30 Årlig ersättn ensamk flyktbarn -500 000,00-500 000,00 Grundersättn f nyanlända 2014, 2015-111 000,00-111 250,00 12-573085 Utredn kv 4-13 -31 000,00 Schablon överförmyndare -120 000,00 3 st utredningar (HVB-utredningar) -93 000,00 Utredningar 62 000,00-1 118 000,00 Annan kommun -99 480,00-120 340,00 Avtalsplatser kv4 2013-2 060 800,00 Platsers kvartal 1,2 2015-14 145 600,00 Platsers Asyl 1-14 okt 2014-4 369 600,00 300 kr/dygn kv 1-14, kv 2-303 300,00 Platsersättningar -9 713 600,00 BUV-F S18, kvartal 3 2013-78 363,00 Etableringsschablon (ETA) 2013 inkl annan -33 240,00 kommun Etableringsschablon (ETA) inkl annan kommun -276 590,00-398 100,00 Ersättning enl avtal 2 829 400,00 Kv 2-3 2013 Faktiska kostnader, S 18-584 533,00 Faktiska kostnader kv 3, 4 (först uppbokade) 507 965,00 Faktiska kostn PUT 2:a kv -14-548 872,00 Migrationsv, fakt kostn apr-maj -14-463 521,00 Migrationsv,HVB-ersättn apr-jun -14-381 900,00 Vård av barn kv 3 och 4 152 361,00 Årliga stödinsatser ens k SOL -111 383,97-136 974,99 Omföringar -200 090,00 Migrationsv, ensamk flykt barn, interimsbokning i bokslutet -9 525 754,00 Ers transportkostn -11 824,72 Bokade intäkter år 2014 9 525 754,00 Summa utbetalt -19 987 107,97-13 083 528,71 Summa utbetalt avser året före 1-3 026 733,00-5 763 893,00 Differens uppbokat 2014 och utbetalt 2015 som 3 761 861,00 avsåg 2014 1 Efter sammanställning av tabellen och granskningstillfälle har ytterligare 4,2 mnkr erhållits från Migrationsverket som avser 2014. Sollentuna kommun 9 av 22
Enheten Ekonomiskt bistånd och integration 2014 Ersättning t.o.m. 2015-09-01 Grundersättn f nyanlända -111 000,00-111 250,00 ETA annan kommun -139060-10 461 790,00 Flyktingintro annan k jan 2014-61 030,00 Flyktingintro ETA -10 254 430,00 SOC1 Ek bistånd 19.1 år 2012-339 633,00 Särsk kostn, ekonomiskt byst -54 903,00 Överföring Integration 2 838 817,00 Omföringar 200 090,00 Migrationsv anv/abo -315 000,00 5 ANV KVOT/ABO -75 000,00 Anvisade kvot 12 st dec -14-180 000,00 Prestb ersättning, anvisade -60 000,00 Särskilda kostn 2013-709 207,00 Överföring från 2014-2 838 817,00 Intäkter integration (interimsbokade) 6 197 000,00 Summa -7 921 149,00-8 554 064,00 3.1.3. Redovisning av statliga ersättningar Redovisningen av de statliga ersättningarna påverkas i hög utsträckning av att kommunen erhåller ersättning för antingen framtida eller historiska prestationer, exempelvis vid återsökning av faktiska kostnader för placering i HVB-hem. Avseende de generella ersättningarna (exempelvis grundersättningarna, generalschablonen och glappet) upplever respondenterna inte någon betydande fördröjning i utbetalningen av ersättningarna. För att kommunen ska erhålla den rörliga dygnsersättningen om 300 kronor per belagd plats måste en redovisning av antalet belagda platser ske till Migrationsverket. Målsättningen är att redovisningen ska ske kvartalsvis i efterskott men i dagsläget ligger kontoret efter med ansökan (i mitten av oktober 2015 hade redovisning av belagda platser kvartal 1 2015 precis lämnats). Enheten för ensamkommande barn återsöker främst kostnader för placering och återsökningen sker kvartalsvis. Socialkontoret gör normalt sett inga uppbokningar av förväntade intäkter baserat på de återsökningar som görs. Vid delårs- och årsbokslutet görs en uppskattning av förväntade intäkter, och i de fall man bedömer att det kommer inkomma betydande summor som hör till föregående period gör man en uppbokning. Sollentuna kommun 10 av 22
3.1.4. Intern kontroll I dagsläget sker ingen specifik uppföljning av att återsökning har skett för alla personer som det är möjlig för eller hur stor del av det som man återsöker som Migrationsverket beviljar ersättning för. Upplevelsen hos respondenterna är dock att man i god utsträckning fångar upp de individer som omfattas av ersättningarna samt att man i hög utsträckning får sina ansökningar beviljade. På enheten för ensamkommande barn noteras enhetens barn i en excelfil så att det går att följa kostnaderna per barn, men i dagsläget går det inte att matcha intäkterna per barn. Med anledning av det ökade mottagandet lyfter dock flertalet av respondenterna att det finns ett behov av att se över och utveckla organisationen för flyktingmottagandet, samt förbättra systemstödet för verksamheten i form av uppdaterade dokumenterade rutiner och IT-system. Migrationsverket arbetar för närvarande med att lansera den webbaserade tjänst för ansökningar som utvecklats och testats under lång tid (Melker) men det finns även en så kallad flyktingmodul i verksamhetssystemet ProCapita som förvaltningen just nu arbetar med att implementera. Med den nya modulen blir det möjligt att registrera och följa kostnader och intäkter per person. På enheten för ekonomiskt bistånd och integration finns en rutin upprättad för återsökning av ersättning för ekonomiskt bistånd samt stöd och hjälp i boendet. Rutinen beskriver vilka ärenden det är möjligt att återsöka för, när återsökningen måste ske samt hur underlag ska tas fram för de olika ansökningarna. För varje aktivitet finns det en ansvarig befattning angiven. Vi har tagit del av socialnämndens internkontrollplaner för år 2014 och 2015 och det finns inga specifika risker eller kontrollmoment i någon av planerna som avser de statliga ersättningarna för flyktingmottagandet. Vi har också i samband med sakgranskningen tagit del av bruttolistan för 2015 års internkontrollplan och där finns området med, men det är inte bedömt som ett högriskområde. Arbetet med intern kontroll har förändrats under 2015 inför arbetet med 2016 års plan då kommunen ska arbeta med intern kontroll utifrån COSO-modellen, och att arbetet ska planeras och följas via Stratsys. 3.2. Barn- och ungdomsnämnden 3.2.1. Organisation Vid Barn- och utbildningskontoret finns en controller som framöver kommer att ansvara för att samordna återsökningarna för skola och utbildning avseende statsbidrag för flyktingmottagandet. Förvaltningen har också en systemförvaltare som är involverad i att ta fram underlag till och skicka in ansökan till Migrationsverket. 3.2.2. Relevanta statliga ersättningar 3.2.2.1. Generella ersättningar Barn- och utbildningskontoret erhåller i dagsläget ingen del av grundersättningen (222 500 kronor per år) eller generalschablonen (82 900 kronor per person för barn och vuxna) som inkommer till socialkontoret. Sollentuna kommun 11 av 22
3.2.2.2. Specifika ersättningar I dagsläget återsöker Barn- och utbildningskontoret utbildningskostnader för asylsökande barn (AsylersF 5-6). Kommunen kan dels söka en schabloniserad ersättning som avser viss kompensation för undervisningskostnader, visst särskilt stöd och skolskjuts, och dels extraordinära kostnader (faktiska kostnader som kan återsökas då barn har rätt till stöd enligt skollagen som inte kan täckas av den schabloniserade ersättningen). Barn- och utbildningskontoret återsöker även den schabloniserade ersättningen för gymnasieskolan (som finns under utbildning- och arbetsmarknadsnämnden) då Migrationsverket vill ha en ansökan per huvudman. Nedan redovisas de återsökningar som Barn- och utbildningskontoret har gjort för vår- och höstterminen 2014 och vårterminen 2015: Verksamhet Sökt belopp Beviljat belopp Förskola 132 940 97 750 Förskoleklass 25 520 25 520 Grundskola 256 660 137 720 Gymnasieskola 284 400 170 640 Totalt 699 520 431 630 Tabell 1: Vårterminen 2014 Verksamhet Sökt belopp Beviljat belopp Förskola 195 500 113 390 Förskoleklass 44 660 22 330 Grundskola 356 851 306 740 Gymnasieskola 71 100 42 660 Totalt 668 111 485 120 Tabell 2: Höstterminen 2014 Verksamhet Sökt belopp Beviljat belopp 2 Förskola 238 800 135 230 Förskoleklass 19 500 26 000 Grundskola 657 410 625 240 Gymnasieskola 604 350 717 750 Totalt 1 520 060 1 504 220 Tabell 3: Vårterminen 2015 3.2.3. Redovisning av statliga ersättningar Barn- och utbildningskontoret återsöker schablonersättningen för utbildningskostnader i slutet av varje termin men gör generellt sett ingen uppbokning av förväntade intäkter. I bokslutet 2014 gjordes dock ett undantag då 384 462 kronor bokades upp i årsbokslutet och resterande 100 658 kronor bokades i maj 2015 (beviljat belopp var 485 120 kronor, kommunen erhöll beviljad ansökan för höstterminen 2014 den 20 april 2015). Då skolorna erhåller skolpeng för barn och elever när de 2 Har beviljats efter granskningstillfället Sollentuna kommun 12 av 22
registreras i Extens har eleversättning redan betalats ut till skolorna, och de ersättningar som erhålls tillfaller respektive skolform centralt. 3.2.4. Intern kontroll Resursfördelningen till kommunens skolverksamheter utgår från hur många elever som är registrerade på respektive skola i Extens varje månad, och det sker månatliga avstämningar av elevlistan gentemot faktiska elever på skolorna varje månad så att alla elever verkligen är registrerade och skolan erhåller skolpeng för dem. Avstämningarna görs av en administratör för respektive skola. Barn- och utbildningskontoret har även tillsatt skolekonomer som arbetar gentemot skolledarna, vilket enligt uppgift har påverkat skolornas intäktsbild i en positiv riktning generellt sett. De månatliga avstämningarna av elevantalet ger tillfälle och möjlighet att fånga upp de elever som ersättning kan sökas för, men av respondenterna poängteras att inrapporteringen från verksamheterna (det vill säga från rektorer och administratörer) måste fungera för att det ska vara möjligt att ha vetskap om vilka elever det gäller. I dokumentet Villkor och köregler för barnomsorg i Sollentuna kommun (2015-03- 05) finns ett avsnitt av vilket det framgår vilka barn som inte är folkbokförda i landet som har rätt till barnomsorg. I avsnittet framgår det vem som ansvarar för att efterfråga erforderliga intyg som styrker rätten till barnomsorg samt att uppgifterna kommer barn- och utbildningskontoret till kännedom för att ersättning ska kunna utbetalas. Vi har tagit del av barn- och ungdomsnämndens intern kontroll-plan för år 2015 och det finns inga specifika risker eller kontrollmoment i någon av planerna som avser de statliga ersättningarna för flyktingmottagandet. Arbetet med intern kontroll upplevs dock ha tagit lite av ett omtag i och med ett tydliggörande av att kommunen ska arbeta med intern kontroll utifrån COSO-modellen, och att arbetet ska planeras och följas via Stratsys. 3.3. Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden 3.3.1. Organisation Det är barn- och utbildningskontoret som sammanställer och skickar in ansökan för gymnasieskolan som finns under utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsområde, men inom utbildnings- och arbetsmarknadskontoret finns en gymnasiesamordnare och en ekonom som erhåller uppgifter till grund för ansökan från verksamheterna och tillser att uppgifterna förmedlas till barn- och utbildningskontoret. 3.3.2. Relevanta statliga ersättningar 3.3.2.1. Generella ersättningar En del av generalschablonen (82 900 kronor per barn och vuxen respektive 51 900 kronor per person 65 år och äldre) erhåller utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamheter från socialkontoret då kostnaderna för svenska för invandrare faktureras socialkontoret. Samhällsorientering sker i samverkan med Stockholms stad och staden fakturerar också socialkontoret för detta. Sollentuna kommun 13 av 22
3.3.2.2. Specifika ersättningar Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret återsöker den schabloniserade ersättningen för gymnasiestudier för asylsökande elever och motsvarande ersättning för papperslösa elever via Barn- och utbildningskontoret. Det är administratörerna på respektive gymnasieskola som ska rapportera till gymnasiesamordnaren och ekonomen vid utbildnings- och arbetsmarknadskontoret om de har asylsökande gymnasieelever i sina verksamheter, och kontoret sammanställer utifrån de uppgifterna ett underlag för ansökan som lämnas till systemförvaltaren som hanterar återsökningarna på Barn- och utbildningskontoret. Skolorna rapporterar även in en gång per termin antalet papperslösa elever de har till kontoret så att återsökning kan ske för dem också via barn- och utbildningskontoret. 3.3.3. Redovisning av statliga ersättningar Det sker ingen uppbokning av förväntade intäkter utifrån de ansökningar som lämnas in. Det belopp som beviljas för gymnasieskolan intäktsförs enligt uppgift direkt till den övergripande verksamheten gymnasieskola. 3.3.4. Intern kontroll Internkontrollplanen för år 2014 eller 2015 innehåller ingen punkt som avser statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Inför arbetet med internkontrollplanen för år 2015 upprättade förvaltningen en bruttolista i verksamhetssystemet Stratsys, och till listan kan potentiella risker adderas löpande för att sedan kunna beaktas och utvärderas när internkontrollplanen ska upprättas. På bruttolistan finns återsökning av statsbidrag angivet som en risk (värderad till ett riskindex på 3). 3.4. Vård- och omsorgsnämnden Vi har inte fått några uppgifter om att det finns några rutiner eller att några bidrag söks. Det finns bidrag som går att söka inom området, men vi har inte erhållit uppgifter om att nämnden har några rutiner för bevaka eller återsöka dessa ersättningar. 3.5. Överförmyndarnämnden 3.5.1. Organisation Sollentuna kommun har en gemensam överförmyndarnämnd med Upplands Väsby och Sigtuna kommun och i dagsläget har den gemensamma nämnden cirka 190 aktuella ärenden om god man för ensamkommande barn. 3.5.2. Relevanta statliga ersättningar 3.5.2.1. Generella ersättningar Överförmyndarnämnden får inte del av någon av de kommunövergripande ersättningarna för Sollentuna kommun som inkommer till socialkontoret (grundersättningen avseende överenskommelse om mottagande och schablonersättningen om cirka 82 900 respektive 51 900 kronor per individ). Sollentuna kommun 14 av 22
3.5.2.2. Specifika ersättningar Överförmyndarnämnden kan återsöka faktiska kostnader för gode män till ensamkommande barn, vilket inkluderar arvode, omkostnader och ytterligare kostnader för exempelvis tolk som god man har haft (ej övriga kostnader för överförmyndarnämnden såsom utbildning och administration). För god man till barn med permanent uppehållstillstånd får kommunen en engångsschablon om 30 000 kronor som avser kostnader för god man. Denna tillfaller i dagsläget socialkontoret och överförmyndarkansliet internfakturerar kontoret för att erhålla schablonersättningen. 3.5.3. Redovisning av statliga ersättningar De statliga ersättningarna som utbetalas direkt till överförmyndarnämnden bokförs som en intäkt på konto 35111 Bidrag från stat och statlig myndighet, och periodisering sker två gånger per år i samband med delårs- och årsbokslut. Uppskattningen av hur mycket som ska periodiseras sker utifrån en avstämning gentemot lönesystemet, se vidare under Intern kontroll. Överförmyndarnämnden söker för samtliga tre kommuner men det finns olika verksamhetskoder för de olika kommunerna så att det går att söka ut respektive kommuns kostnader. Däremot finns det ingen aktivitetskod för intäktskontot 35111 så det är inte möjligt att utifrån inbetalningen se hur mycket som avser respektive kommun. Under 2015 har 994 675 tkr erhållits t.o.m. juni för alla tre kommunerna. 3.5.4. Intern kontroll Gällande ersättning till god man för ensamkommande barn så skickar respektive god man in en ansökan till överförmyndarnämnden om ersättning för arvode och andra nedlagda kostnader. Ansökan beviljas av en handläggare och registreras för utbetalning. Inför de periodiseringar som görs varje år sker en avstämning av hur mycket i lönesystemet som har betalats ut avseende ersättningar till god man för ensamkommande barn och hur mycket som har erhållits i ersättning från Migrationsverket, och om det finns en positiv differens bokas det som en fordran på staten. Enligt uppgift stäms balanskontot ofta av månadsvis, men som minst vid delår och årsbokslut. Det finns även en dokumenterad rutin för återsökning av arvoden för ensamkommande barn under asyltiden (uppdaterad per 2015-08-21) som beskriver vilken redovisning god man ska lämna in, hur redovisningen ska hanteras av handläggaren och vilka kontroller som ska genomföras och hur administratörerna ska gå tillväga för att sammanställa och lämna in en ansökan till Migrationsverket. Vi har tagit del av överförmyndarnämndens intern kontroll-plan för år 2015 och det finns ett kontrollmoment som avser kontroll av statliga ersättningar för flyktingmottagandet. Enligt planen ska en kvartalsvis kontroll ske av samtliga arvodesbeslut så att arvoden har återsökts för gode män för ensamkommande barn, och ansvarig för kontrollen är förvaltningsekonomen. Sollentuna kommun 15 av 22
4. Revisionell bedömning 4.1. Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål Nämnd Kommentar Det finns en tydlig ansvarsfördelning samt rutiner för ansökningar av statliga ersättningar inom berörda verksamheter? Socialnämnden I huvudsak uppfyllt. Det finns en tydlig uppdelning mellan två verksamheter som också har controller och redovisningsekonom vid socialkontoret. Vi har dock inte sett någon dokumentation kring ansvarsfördelningen. Det finns rutin upprättad avseende återsökning av ekonomiskt bistånd. Det finns fler rutiner, men ingen ytterligare dokumentation av dessa Barn- och Ungdomsnämnden I huvudsak uppfyllt. Det finns rutiner för hur ansökningar ska ske, men vi har dock inte tagit del av dessa skriftligt. Det finns skriftliga regler för vilka barn som har rätt till barnomsorg. Ansökningar sker. Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden I huvudsak uppfyllt. Det finns rutiner för hur ansökningar ska ske. Ansökningar sker genom Barn- och ungdomsnämnden p.g.a Migrationsverkets regler. Vård- och Omsorgsnämnden Ej uppfyllt. Vi har inte erhållit några skriftliga rutiner eller uppgifter om att några ansökningar om statsbidrag sker. Statliga ersättningar inom flyktingmottagandet omfattas av nämndens kontroll? Överförmyndaren Samlad bedömning Socialnämnden Barn- och Ungdomsnämnden Uppfyllt. Ansökningar sker och rutinen finns beskriven bl.a. i samband med internkontrollplanen. Delvis uppfyllt. Det finns rutiner hos alla utom Vård- och omsorgsnämnden, men rutinerna är inte alltid dokumenterade. Bidrag söks och ansvarsfördelningen är i huvudsak tydlig inom respektive nämnds ansvarsområde. Uppfylls i allt väsentligt. Nämndernas internkontrollplaner för 2015 innehåller ingen punkt som avser statliga ersättningar inom flyktingmottagandet, men i underlaget till planen finns statsbidrag med som en verksamhet utan hög risk. Uppfylls inte. Nämndernas internkontrollplaner för 2015 innehåller ingen punkt som avser statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Det sker kontroller som inte Sollentuna kommun 16 av 22
Statliga ersättningar inom flyktingmottagandet omfattas av nämndens kontroll? Forts. Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden Vård- och Omsorgsnämnden framgår av internkontrollplanerna, utifrån bedömningarna under övriga kontrollmål. Uppfylls i allt väsentligt. Nämndens internkontrollplan för 2015 innehåller ingen punkt som avser statliga ersättningar inom flyktingmottagandet, men i underlaget till planen finns statsbidrag med som en risk värderad till riskindex 3. Uppfylls inte. Internkontrollplaner för nämnden har ej erhållits. Överförmyndaren Samlad bedömning Redovisningen sker enligt god redovisningssed? Socialnämnden Barn- och Ungdomsnämnden Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden Uppfylls. I internkontrollplanen för 2015 finns en punkt med som avser att kontroll görs att arvoden för gode män till ensamkommande barn återsöks. Kontroll genomförs. Kontrollmålet bedöms som delvis uppfyllt. Endast en nämnd har tagit upp området i sin internkontrollplan. Området finns i ytterligare två fall med underlag till internkontrollplan. Utifrån bedömningen inom andra områden kan vi se att de flesta nämnder söker olika typer av statsbidrag, och det finns vissa kontroller avseende detta i och med angivna rutiner. Undantag är Vårdoch omsorgsnämnden som inte söker några bidrag. I allt väsentligt uppfyllt. Uppbokning av medel för ansökta medel sker i samband med årsredovisning och delårsbokslut. Vi har noterat att uppbokning för 2014 var större än inbetalning t.o.m. 2015-09-30. Det är viktigt att kommunen inte är för optimistisk i sin bedömning av uppbokning av intäkter i de fall underlagen inte är helt klara eller beviljade. Efter granskningstillfället har kommunen erhållit ytterligare medel för 2014, vilket innebär att utbetalt belopp överstiger uppbokat. Den schablonintäkt som kommunen erhåller under de två första åren bokas upp direkt i resultaträkningen och skuldförs inte i balansräkningen. I allt väsentligt uppfyllt. Vi ser positivt på att en uppbokning av ansökta medel görs så att dessa hamnar på rätt år, med viss försiktighet då alla ansökningar inte beviljas. Uppfyllt till viss del. Någon periodisering sker inte av de ansökningar som har lämnats in, men som ännu inte har behandlats av Migrationsverket. Detta innebär viss eftersläpning och att intäkter kan komma på fel år. Sollentuna kommun 17 av 22
Redovisningen sker enligt god redovisningssed? forts Vård- och Omsorgsnämnden Överförmyndaren Samlad bedömning Ej tillämpligt. Uppfyllt. Periodisering sker vid årsredovisning och delår och uppbokning sker efter avstämning mot lönesystemet. I allt väsentligt uppfyllt. Periodiseringar görs i förekommande fall och bör i regel göras, men med viss försiktighet. Schablonersättningen bokförs direkt under de två år den utbetalas. 4.2. Revisionell bedömning Revisionsfrågorna i denna granskning är: Har ansvariga nämnder en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till? Redovisas statliga ersättningar för flyktingmottagandet i enlighet med Rådet för kommunal redovisnings rekommendation 18 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljning? Vi bedömer att den interna kontrollen i de granskade nämnderna inte är helt tillräcklig för att säkerställa att kommunen får del av de statliga ersättningarna inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till. Vi grundar detta på att ansökningar lämnas för flertalet av de statsbidrag som är möjliga att söka, men att Vårdoch omsorgsnämnden inte gör några återsökningar. Det finns bidrag att söka inom äldre- och funktionshinder under vissa förutsättningar. Rutinerna är inte dokumenterade i alla fall och det är endast Överförmyndarnämnden som har området med i internkontroll-planen. Vi bedömer att redovisningen i allt väsentlig sker enligt RKR 18.1. Periodiseringar görs i flertalet fall så att intäkten redovisas på rätt år, men översyn av bedömningen för periodiseringens storlek kan behöva göras. Schablonersättningen redovisas direkt vid utbetalning. Vi noterar att den i sin helhet tillfaller Socialnämnden och att övriga nämnder, som har kostnader för mottagandet inte direkt får del av detta bidrag. Till viss del fördelas genom fakturering från övriga nämnder. 4.3. Rekommendationer Vi rekommenderar att Ansvarsfördelningen nämnderna emellan avseende statsbidrag för flyktingmottagandet tydliggörs. För att det ska finnas en kommungemensam bild av vilka ersättningar som förekommer, vilka verksamheter som berörs och vem som ansvarar för att ansöka är det av vikt att ansvarsfördelningen är tydlig Sollentuna kommun 18 av 22
och accepterad samt att det finns en övergripande funktion som ansvarar för att aktualisera och samordna arbetet. Som en del i en kommungemensam bild och en tydligare ansvarsfördelning är det av vikt att Vård- och omsorgsnämnden ser över sina rutiner för att utreda om nämnden har några fall där man har rätt till statsbidrag. Statsbidrag till flyktingverksamheten beaktas i underlagen till internkontrollplanerna. De rutiner som tillämpas dokumenteras. Detta avser såväl inom de enskilda nämnderna där rutiner kopplade till rapportering, ansökningar och uppföljning kan anses vara väsentliga att dokumentera, som de principer och rutiner som ska gälla för redovisning och periodisering av erhållna bidrag. Sollentuna kommun 19 av 22
2015-12-01 Anders Haglund Uppdragsledare Annika Hansson Projektledare Sollentuna kommun 20 av 22
5. Bilaga Översikt över det statsbidrag respektive nämnd söker/erhåller direkt utan ansökan Enheten för ensamkommande barn 50 % av grundersättning Fast ersättning per plats Rörlig del för belagd plats Socialnämnden Enheten för flykting och integration Schablonersättning för samtliga flyktingar Kompletterande ekonomiskt bistånd till kommunplacerade som inte har rätt till full etableringsersättning Överförmyndarnämnden 50 % av grundersättning Engångsschablon per barn avseende god man (söks genom Socialnämnden) Faktiska kostnader gode män till ensamkommande barn, ex arvoden, omkostnader och ytterligare kostnader t.ex. tolk Barn- och Ungdomsnämnden Schabloniserad ersättning som avser viss kompensation för undervisningskostnader, visst särskilt stöd och skolskjuts Extraordinära kostnader Ersättning för utbildning för barn som vistas i landet utan tillstånd (söker även åt Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Utbildningsoch arbetsmarknadsnämnden Schabloniserad ersättning för gymnasieskolan (söks genom Barn- och Ungdomsnämnden) Ersättning för utbildning för barn som vistas i landet utan tillstånd (söks genom Barn- och Ungdomsnämnden) Ersättning om kommunen tar emot fler barn än överenskommet Söker schabloniserad ersättning för gymnasieskolan åt Utbildningsnämnden Sollentuna kommun 21 av 22
Schablonersättningar för utredningar om placering i familjehem respektive HVB-hem Erhåller engångsschablon avseende god man (fördelas vidare till överförmyndaren Sollentuna kommun 22 av 22