VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 1 Sammanträdets öppnande och andakt 17 Ordförande öppnade mötet kl. 18. Sammanträdet inleddes med psalm 553, textläsning ur 1 Moseboken 37 samt bön. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 18 Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört, 12/15. från Ungdomens kyrkodagar 2014 19 Helgen 23 26.1 samlades 158 röstberättigade ombud från 35 församlingar till Ungdomens kyrkodagar 2014 i Karis. Från Vasa svenska församling deltog församlingspastor Janne Hänninen tillsammans med delegaterna Zacharias Böckelman, Nicolina Grönroos, Alexander Store och Michaela Stürmer. Ett par av församlingens delegater redogör för UK:s beslut. en från Ungdomens kyrkodagar hittas genom följande länk: http://kcsa.fi/uk/plenum/tidigare-ars-beslut/beslut-uk2014/ I korta filmer berättar några ungdomar vad ärendet handlar om och vad beslutet gäller. Kajsa Karlsson (Borgå svensk domkyrkoförsamling) talar om församlingsvalet 2014 och att ungdomarna tillsammans med församlingen och valnämnden vill ordna jippon, t.ex. Tro på det goda torg, under förhandsrösningsveckan. Ditte Sandholm (Esbo svenska församling) berättar att de unga vill visa solidaritet med de som inte har lika bra som vi i Finland genom att UK ska ha en vegetarisk dag. Axel Vikström (Borgå svenska domkyrkoförsamling) säger att de unga önskar mer miljövänligt agerande i församlingarna och att man hoppas på att församlingarna i Borgå stift ska skaffa Kyrkans miljödiplom. Andreas Andersson (Matteus församling) talar om att gudstjänsterna ska utformas så att man kan ge uttryck för sin tro på olika kreativa sätt, inte bara genom att sjunga. Johanna Petterson (Mariehamns församling) berättar om att ungdomarna gärna engagerar sin i diakonala uppgifter, t.ex. besök av sjukhus och servicehem.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 2 Marco Harju (Åbo svenska församling) säger att församlingarna i Borgå stift ska engagera sig i Församlingarnas webbprojekt och aktivt jobba för att församlingarnas evenemang flexibelt ska kunna få synlighet i kalendermodulen. Församlingsrådet tog del av församlingspastor Janne Hänninens och UK-delegaten Alexander Stores presentation av UK:s beslut. Församlingsrådet diskuterade besluten. Val av två protokolljusterare 20 Förslag: Till protokolljusterare väljs John Åsvik och Daniel Djupsjöbacka. Till protokolljusterare valdes John Åsvik och Björn Björklund. Godkännande av föredragningslistan 21 Föredragningslistan godkändes. Protokoll från missionsdirektionen 22 Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 1/2014, 22.1.2014 läggs fram. Diskussion om hur framläggandet av protokoll från församlingens direktioner ska ske. Ska församlingsrådets representant i direktionen referera protokollet under församlingsrådets möte eller ska alla församlingsrådsmedlemmar få kopia av protokollet på förhand? Andra alternativ? sförslag: Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom. Framläggandet av protokoll från församlingens direktioner behandlas som ett ärende på församlingsrådets möte 19.3.2014.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 3 Protokoll från Mazimbugruppen 23 Protokoll från arbetsgruppens Mazimbugruppen sammanträde 1/2014, 4.2.2014 läggs fram. sförslag: Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 4 Församlingens representanter vid Finska missionssällskapets årsmöte i Vasa 7.6.2014 24 Missionsdirektionen föreslår för församlingsrådet att kaplan Gunnar Särs och missionsdirektionsmedlem Sabina Saramo representerar Vasa svenska församling vid Finska missionssällskapets årsmöte i Vasa 7.6.2014. Representanterna rapporterar från festen och årsmötet till missionsdirektionen. sförslag: Församlingsrådet utser Gunnar Särs och Sabina Saramo till församlingens representanter vid Finska missionssällskapets årsmöte i Vasa 7.6.2014. enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store tfn 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 5 Nominering av kandidat för val till medlemmar i Finska missionssällskapets styrelse 25 Val av medlemmar till Finska missionssällskapet (FMS) styrelse förrättas på årsmötet 7.6.2014 i Vasa. Alla församlingar inom Finlands evangelisk-lutherska kyrka är medlemmar i FMS och har möjlighet att förhandsnominera kandidater till valet. sförslag: Församlingsrådet i Vasa svenska församlingen nominerar hälsovårdare ersättare i missionsdirektionen Ann-Katrin Store till valet till medlem i Finska missionssällskapets styrelse. Tor-Erik Store anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. Vice ordförande fungerade som ordförande. Församlingsrådet förhandsnominerade Ann-Katrin Store till valet till medlem i Finska missionssällskapets styrelse. Paragrafen justerades genast. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av vice ordförande Christel Lax. Kontakt till vice ordförande fås genom sekreterare Anna-Karin Lärka tfn 044 4808301.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 6 Anhållan om att få delta i SAT-7 NETWORK IZMIR 26 29.3.2014 26 Vasa svenska församling understöder den kristna satellit-tv-kanalen SAT-7 genom ett missionsavtal via Finska missionssällskapet (FMS). SAT-7 inbjuder sina partners och andra intresserade understödjare till ett nätverksmöte i Izmir, Turkiet. Missionsdirektionen förespråkar vid sitt möte 22.1.2014 11 att missionssekreterare Martin Sandberg deltar i SAT-7 Network Conference i Turkiet 26 29.3.2014. Missionssekreterare Martin Sandberg anhåller om att få delta i konferensen. Han har organiserat det övriga arbetet så att det löper medan han är borta. Resan kan ske tillsammans med Evangeliska Frikyrkan i Sverige. Kostnaderna tas från Vasa svenska församlings utbildningsanslag 4390.227501.260 Missionsarbete. Kostnader Anmälningsavgift till EFK (390 SEK) 40,00 Tågbiljett (Vasa-Helsingfors-Vasa) 86,61 Flygbiljett (Helsingfors-Izmir-Helsingfors) 226,69 Hotell (246 +enkelrumstillägg 300SEK/natt) 255,00 Utflykt Efesos (390 SEK) 40,00 Dagtraktamente; Finland 39 /18 /Turkiet 54 - onsdag 7:31 24:00, kvällsmat ingår 39,00 - torsdag 00:00 24:00, mat ingår 27,00 - fredag 00:00 24:00, mat ingår 27,00 - lördag 00:00 19:08, morgonmål ingår 39,00 SUMMA 780,30 sförslag: Missionssekreterare Martin Sandberg beviljas deltagande i konferensen SAT-7 Network Izmir 26 29.3 2014 enligt anhållan. enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store tfn 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 7 Annonsering om understödsanslag 27 Gemensamma kyrkofullmäktige godkände 8.12.2005 36 kyrkofullmäktige Gustav Strömsholms klämförslag att principen för utdelningen av understöd till kyrkliga ändamål bör utredas. Enligt Strömsholm bör innovativa projekt prioriteras. Med anledning av den här klämmen framställs att understödsanslag i fortsättningen delasut så att - gemensamma kyrkofullmäktige beslutar om understöd till Kyrkans officiella missionsorganisationer samt till Sjömanskyrkan och Kyrkans Utlandshjälp samt till sådana samprojekt som påbörjas av kyrkan eller Lappo stift eller Borgå stift, där Vasa kyrkliga samfällighet är medlem (Kyrkans mediastiftelse, specialvårdsdistrikt, stiftens studiecenter eller dyl.) - församlingsrådet beslutar om beviljande av understöd till övriga kyrkliga instanser, såsom missionsorganisationernas lokala och regionala avdelningar samt till övriga som stöder församlingens arbete och fundamentala uppgifter. Församlingens budgetmedel är 8 060 (4880.220102). Direktiven uppgjorda 21.10.2007 för utdelning av verksamhetsmedel följs. sförslag: Församlingsrådet annonserar om understöden i Vasabladet 23.2.2014 och understöden söks hos församlingsrådet senast 14.3.2014 kl. 16.00. Församlingsrådet utser en arbetsgrupp som bereder ärendet. Verksamhetsbidragen utdelas enligt direktiven uppgjorda 21.10.2007. Arbetsgruppens förslag behandlas på församlingsrådets möte 9.4.2014. Församlingsrådet beslöt enligt beslutsförslaget och utsåg följande personer till arbetsgruppen: Marit Nilsson-Väre (sammankallare), Johanna Ulrika Söderholm och Sven Lindholm. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store tfn 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 8 John Åsviks initiativ 28 John Åsvik initierade vid församlingsrådets möte 22.1.2014 ( 14) att den vakanta byråsekreterartjänsten (91 %) omvandlas till en diakonitjänst (60 %) från och med 1.1.2015. Medel till diakoniassistenten tas nu från Famins fond, vilket är ohållbart med tanke på framtiden. Kyrkoherde Tor-Erik Store har presenterat initiativet för ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, som ännu inte gett direktiv för hur ärendet ska behandlas. Församlingsrådet diskuterade ärendet och preciserade tjänsten som en diakoniassistenttjänst på deltid.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 9 Anhållan om reseersättning 29 Kyrkoherde Tor-Erik Store har kallats till Kyrkans missionssamarbetsöverläggningar 31.3 3.4. i Träskända i egenskap av medlem i Kyrkans utrikesråd. Kyrkans centralfond står för kost och logi, men inte för resekostnaderna. Kyrkoherden anhåller om att få resorna a 150 ersatta. Inget dagtraktamente utbetalas. Kostnaderna tas från 4380.227501 Övrigt församlingsarbete. sförslag: Kyrkoherde Tor-Erik Store beviljas ersättning för resorna Vasa Träskända tur och retur. Tor-Erik Store anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. Vice ordförande fungerade som ordförande. Enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av vice ordförande Christel Lax. Kontakt till vice ordförande fås genom sekreterare Anna-Karin Lärka tfn 044 4808301.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 10 Missionsfesten 30 Information om förberedelserna inför Finska missionssällskapets missionsfest i Vasa 6-8.6.2014. Frivilliga Till den tvåspråkiga Missionsfesten behövs ungefär 700 frivilliga för att bygga upp festplatsen och för arbetsuppgifter under själva festen. Söndag 23.3 ordnas efter högmässan en rekryteringseftermiddag i Kryptan med möjlighet för frivilliga att anmäla sig. Arbetsuppgifter som bjuds ut är bland annat kansliuppgifter, uppgifter i samband med festrestaurangen, första hjälpen och uppgifter som förebedjare eller parkeringsvakt. Inga specialkunskaper behövs för att delta som frivillig. Via tjänsten Helhjärtat på adressen vaasa.suurellasydamella.fi kan man anmäla sig som frivillig. Ett pressmeddelande om detta har gått ut. Församlingsrådet tog del av Sven Lindholms information om behovet av frivilliga under Finska missionssällskapets missionsfest 6-8.6.2014
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 11 Församlingsvalet 2014 31 Församlingsvalet 2014 fokuserar på det goda och på att göra gott. Syftet med valkampanjen inför församlingsvalet är att göra kyrkans osynliga goda arbete synligt. Valdagen är söndagen den 9 november 2014, som också är Fars dag. Borgå domkapitel, Kyrkans central för det svenska arbetet och Församlingsförbundet r.f. ordnar torsdag 15.5 kl. 10-15 i Lilla församlingssalen i Vasa en valrådgivningsdag för alla som är engagerade i Församlingsvalet 2014. På programmet bl.a. tidtabeller, valkommunikation, förhandsrösning och resultaträkning. Rapport från Församlingsrådets aftonskola 12.2 och den del som berör församlingsvalet. Församlingsrådet tog del av information om församlingsvalet. Kyrkoherde Tor-Erik Store rapporterade från församlingsrådets aftonskola.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 12 Församlingsvalet 2014, valnämnd tillsätts 32 Enligt valordning för kyrkan (VOK 2 kap. 1) förrättas församlingsval av en valnämnd som skall utses av församlingsrådet senast i maj under det år då församlingsval skall förrättas. Valnämnden består av kyrkoherden på tjänstens vägnar samt minst fyra övriga medlemmar och åtta suppleanter (KL 8 kap. 6). Suppleanterna skall uppställas i den ordning de inträder för medlemmarna. Församlingsrådet utser en ordförande för nämnden. Valnämnden utser vid sitt första sammanträde en vice ordförande och en sekreterare. sförslag: Församlingsrådet utser valnämndsledamöter. Församlingsrådet utsåg följande personer till ordinarie medlemmar i valnämnden: Stefan Strang, Gunborg Sjöberg, John Åsvik och Olle Victorzon. Kyrkoherde Tor-Erik Store valdes till ordförande för nämnden. Suppleanterna uppställs i den ordning de inträder för medlemmarna. Följande personer utsågs till suppleanter enligt följande ordning: 1. Christel Lax 2. Folke Jungner 3. Sven Lindholm 4. Björn Björklund 5. Britha Antila 6. Birger Enges 7. Anders Lindberg 8. Marit Nilsson-Väre Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store tfn 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 13 Församlingsvalet, granskare av vallängden 33 Församlingsrådet väljer inom sig två personer som skall granska vallängden. Vallängden för församlingsval skall granskas senast den 1 september. (VOK 17 mom.1). De som utsetts att granska vallängden skall 1) i längden införa de röstberättigade församlingsmedlemmar som inte antecknats i längden, 2) avlägsna namnen på dem som avlidit och dem som oriktigt antecknats som röstberättigade, genom att överstrecka namnen utan att helt täcka den underliggande texten, samt anteckna orsaken till åtgärden, samt 3) rätta övriga i längden befunna fel. De som förrättat granskningen skall slutligen anteckna det justerade antalet röstberättigade samt datera längden och bestyrka densamma med sin underskrift. Sedan längden blivit bestyrkt får andra ändringar inte göras i densamma än de som föranleds av beslut i anledning av yrkanden på rättelse vilka framställts mot längden. sförslag: Församlingsrådet utser två ordinarie och två ersättande granskare av vallängden. Församlingsrådet utsåg Vivan Cederholm och Birger Enges till ordinarie granskare och Roger Nylund och Britha Antila till ersättande granskare av vallängden. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store tfn 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 14 Församlingsvalet, medier för kungörelser och kandidatlistor 34 Församlingsrådet bör välja medier i vilka kungörelser och meddelanden i anslutning till valet samt sammanställning av kandidatlistorna publiceras. Publiceringen av kungörelsen eller meddelandet om en kungörelse skall ske i en på orten allmänt utbredd dags- eller lokaltidning (KO 23: 2 2 mom.). Gäller kungörelsen flera församlingar, skall kungörelsen offentliggöras i samtliga församlingar. Kyrkoherdarna i Korsholms prosteri har kommit överens om att prosteriets församlingar annonserar gemensamt så långt som möjligt. En större annons ger större synlighet och sparar kostnader. sförslag: Officiella kungörelser och meddelanden publiceras i Vasabladet, Kyrkpressen och på församlingens hemsida. Enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store tfn 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 15 Församlingsvalet, informationsgrupp 35 Vid församlingsvalet 2006 var röstningsprocenten i Vasa svenska församling 10,8 %. Efter att församlingen vid församlingsvalet 2010 satsat mera på informationen steg röstningsprocenten till 12,5 %. Inför församlingsvalet 2014 har en Kommunikationsplan utarbetats av rikskyrkan. Målet för valkommunikationen är att svara på frågan vad församlingsmedlemmarna får för sina skattepengar och hur kyrkoskatten används. Man vill medvetandegöra församlingsmedlemmarna att det är val, sporra människor att kandidera samt synliggöra kyrkans och församlingens arbete. Ansvaret för valkommunikationen inför församlingsvalet har församlingens informatör Johanna Backholm. För att höja församlingens profil som påverkare i samhället är det befogat att en arbetsgrupp tillsätts med uppgift att tillsammans med informatören planera valkommunikationen. I gruppen kan ingå professionella inom media och församlingsanställda som representerar olika åldersgrupper. sförslag: Församlingsrådet tillsätter en arbetsgrupp för information och idésättning gällande publicitet för församlingsvalet. Informatör Johanna Backholm föreslås vara sammankallare. Församlingsrådet beslöt enligt beslutsförslaget och utsåg följande personer till arbetsgruppen: Johanna Backholm (sammankallare), Dick Jungerstam och Alexander Store. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store tfn 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 16 Församlingsrådet diskuterar nomineringsprocessen inför valet 2014 36 Kandidatuppställningen för valet avslutas 15.9.2014. Våren, sommaren och början av hösten 2014 är den tidpunkt då kandidatrekryteringen görs. Den gemensamma riksomfattande kandidatrekryteringskampanjen infaller på våren 31.3 20.4 och på hösten 1 15.9.2014. 14 medlemmar ska väljas till församlingsrådet och enligt nuvarande platsfördelning väljs 13 medlemmar till gemensamma kyrkofullmäktige. Församlingsrådet diskuterar nomineringsprocessen inför församlingsvalet 2014. Skall ett informationstillfälle om kandidatnomineringen utlysas, så att sådana personer som har intresse av att ställa upp som kandidater kan få information och en chans att meddela sitt intresse? Hur skall alla stadsdelar och alla åldersgrupper bli representerade bland kandidaterna? Församlingsrådet diskuterade nomineringsprocessen. I diskussionen framkom vikten av ett få en god geografisk spridning på kandidaterna.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 17 Synas Finnas! Öppet rådslag och förtroende forum 37 Fontana Media/Kyrkpressen, Församlingsförbundet r.f. arrangerar tillsammans med Kyrkans central för det svenska arbetet och biskopen i Borgå stift ett öppet rådslag och förtroendeforum för hela stiftet 22.3 kl. 11-15 i Tammerfors. Dagen riktar sig till förstroendevalda, kyrkoherdar, beslutsfattare, anställda och frivilliga. Temat är Hur ska vi vara kyrka i dag på svenska i Finland tillsammans? Forskare Kjell Herberts, chefredaktör May Wikström och biskop Björn Vikström medverkar. sförslag: Församlingsrådet utser kyrkoherde Tor-Erik Store och tre andra representanter för Vasa svenska församling. Församlingen står för resorna Vasa Tammerfors tur och retur samt ev. matkostnader. Kostnaderna tas från 4380.227501 för anställda och 4381.220101 för församlingsrådets medlemmar. Församlingsrådet beslöt enligt beslutsförslaget och utsåg följande representanter: John Åsvik, Christel Lax och Anna-Karin Lärka. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store tfn 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 18 Beställning av herdabrev 38 Biskop Björn Vikströms herdabrev utkommer 22.3.2014. Herdabrevet har titeln Mer än ord - Trovärdig efterföljelse i en kyrka på väg. Att leva som kristen är inte ett statiskt tillstånd, utan en hoppfull framåtriktad pilgrimsfärd genom världen, skriver biskop Björn Vikström. Hur orienterar kyrkan sig i en föränderlig terräng? Och är det möjligt att hitta förmedlande positioner och kompromisser mellan till synes oförenliga ståndpunkter? Herdabrevet kostar 24,90 och ges ut av Fontana Media. Församlingsrådet diskuterar om Herdabrevet skall beställas till församlingens anställda och/eller förtroendevalda. Församlingsrådet beslöt köpa 15 herdabrev. Kostnaderna tas från 4720.227501. Bokcirklar kan gärna bildas för att så många som möjligt kan ta del av herdabrevets innehåll. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Tor-Erik Store tfn 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 19 Anmälningsärenden 39 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 17-34/2014. Vice ordförande granskar kyrkoherdens beslutsförteckning. b) Domkapitlets beslut 16.01.2014 11: T.f. kaplanen i Sundom kapellförsamling Pär Lidén beviljas partiell tjänstledighet 1.2 30.4.2014, så att har arbetar 90 % och får 90 % av sin nuvarande lön. Församlingsrådet tog del av anmälningsärendena. Barnkonsekvensanalys av ärendena 40 Beredningsgruppen har prövat ärendena enligt barnkonsekvensanalysen. sförslag: Inga ärenden behöver barnkonsekvensanalyseras. enligt beslutsförslaget. Övriga ärenden 41 a) Protokoll från diakonidirektionen sammanträde 1/2014, 12.2.2014. Protokollet antecknades för kännedom och verksamhetsberättelsen för diakonin 2013 delades ut. b) Protokoll från sektorplaneringen 13.2.2014. Protokollet antecknades för kännedom. På mötet väckt ärende 42 Inget på mötet väckt ärende.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2014 20 Rättelseyrkande och besvärsanvisning 43 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 1 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 44 Sammanträdes avslutades kl. 20.35 med bön om Herrens välsignelse.