Manual för hantering av abonnemang från Natur & Kultur Uppdaterat 2016-06-03 1
Manual för hantering av abonnemang från Natur & Kultur... 1 Inledning... 3 Registrera dig... 3 Logga in... 5 Federerad inloggning... 6 Mina sidor... 7 Mina uppgifter... 7 Användare och grupper... 8 Skapa användare och grupper... 8 Ändra användare... 9 Lägg till flera användare (Excelimport)... 9 Aktivera koder... 12 Tilldela läromedel... 14 Överföra digitala läromedel till lärare... 17 Min översikt... 17 Skolöversikt - administratör... 18 2
Inledning När du köper digitala produkter som säljs med abonnemang från Natur & Kultur, hanteras dessa i Natur & Kulturs abonnemangssystem. Detta oberoende av var du köper produkterna. Produkter köpta hos andra återförsäljare än nok.se måste aktiveras på nok.se med hjälp av aktiveringskoden. Vid köp på nok.se behöver inte koden aktiveras utan knyts automatiskt till det konto som köpt produkten. Du som använder abonnemanget väljer dock när du ska starta abonnemanget. Abonnemangstiden gäller från det datum du startar produkten första gången. Abonnemangstidens längd framgår vid köpet av produkten. De flesta av Natur & Kulturs digitala produkter, som t.ex. digital och interaktiv bok, får du tillgång till genom att logga in på www.nok.se/login. OBS! Produkten Qnoddarnas värld har ett eget abonnemangssystem och åtkomsten till den hanteras i ett eget system. Natur & Kulturs abonnemangssystem möjliggör för skolor och andra användare, att enkelt administrera sina digitala produkter genom olika behörigheter. Systemet skapar också bättre möjlighet för användaren att ha kontroll på sina digitala produkter och för skolan att ha kontroll över skolans samtliga digitala produkter. Obs! Böcker som är aktiverade i det gamla systemet (före september 2014) kan inte i sin helhet fullt ut använda de nya funktionerna. Detta dokument är en manual om hur du enkelt kommer igång med att använda Natur & Kulturs digitala läromedel och hur du kan hantera dina eller skolans abonnemang. Registrera dig För att kunna logga in och därmed använda Natur & Kulturs digitala produkter eller handla i vår e- handel måste du ha ett användarkonto hos oss. Om du har tidigare använt våra digitala produkter eller handlat i vår e-handel har du förmodligen redan ett konto och kan direkt gå till nästa steg - Logga in. Om du inte har något konto, behöver du skapa ett genom att Registrera dig. Gå in på nok.se/login, klicka på Registrera dig och ange dina uppgifter enligt nedan. 3
När du registrerar dig väljer du Användartyp: Elev, Privatperson eller Lärare (se bild ovan). De olika användartyperna har följande behörighet: Om du är elev får du rättigheter att "Använda läromedel". Om du valt privatperson får du rättigheter att "Använda läromedel" utan skolanknytning. Om du är lärare och har valt en svensk skola i listan får du rättigheter att Använda, tilldela och köpa läromedel Om du är lärare och valt en skola i utlandet har du fått rättigheter att Använda och tilldela läromedel. Om du väljer Elev eller Lärare får du upp ett extra fält för att söka fram din skola/organisation (se bild nedan). Både lärare och elever ska välja sin skola. Det är viktigt för att läraren ska kunna tilldela läromedel till eleverna. Om en elev inte väljer skola kommer hen till Mina sidor utan 4
skolanknytning. Läraren måste då knyta eleven till skolan. Detta kan undvikas om läraren skapar elevernas konton (Excelimport). Om du inte hittar din skola, testa gärna först lite olika stavningar eller sök på postnummer. Om skolan inte finns i listan klickar du på registrera den här och fyller i ett formulär för att lägga till skolan i vårt register. Endast lärare kan lägga upp en ny skola i Sverige eller i utlandet. När du valt skola eller annan organisation, kontrollera att uppgifterna stämmer. Har uppgifterna förändrats, kontakta oss så ändrar vi uppgifterna. Kryssa i rutan om din skola ligger utanför Sverige. Databasen uppdateras och du kan då söka fram din skola i sökrutan. Tänk på att använda en riktig e-postadress så att vi kan skicka dig mejl med en länk där du kan välja nytt lösenord om du skulle glömma ditt lösenord. Välj också ett lösenord som är säkert och minst fem tecken långt. Efter att du fyllt i uppgifterna och klickat på "Spara och gå vidare" kommer du till "Mina sidor" som är din startsida i fortsättningen när du loggar in. Logga in Om du redan har ett konto hos oss, gå till www.nok.se/login. Fyll i din e-postadress och ditt lösenord och klicka på "Logga in med e-postadress". Har du glömt dina inloggningsuppgifter klickar du på "Glömt lösenord?". Då får du ett mejl med en återställningslänk så att du kan skriva in ett nytt lösenord. Mejlet med länken skickas till den e- postadress du angav när du registrerade dig. Natur & Kultur har inte åtkomst till ditt lösenord. Vi kan endast nollställa ditt lösenord och mejla dig länken där du kan skriva in ett nytt lösenord. 5
Federerad inloggning Natur & Kultur stödjer federerad inloggning via Facebook, Google och Skolfederation, d.v.s. du kan också logga in på ditt Natur & Kultur-konto med hjälp av ditt konto på Facebook, Google eller Skolfederation och därmed slipper komma ihåg ännu ett lösenord. Inloggningen sker via den vanliga inloggningssidan på www.nok.se/login. Om du till exempel har samma e-postadress knuten till ett Facebook-konto som det konto du skapat hos Natur & Kultur så kan du komma åt Natur & Kultur-kontot både genom att logga in med Facebook-kontot, eller det konto som är skapat hos Natur & Kultur. Kontakta oss för mer information gällande lösningar med Skolfederation. Har du glömt dina användaruppgifter till Facebook, Google eller Skolfederation, kontaktar du dem för hjälp. 6
Mina sidor Mina sidor är din startsida när du loggat in på ditt konto hos Natur & Kultur. När du loggar in första gången är Mina sidor tomt, men när du handlar eller provar digitala läromedel kommer dessa att listas här. Mina uppgifter Under Mina uppgifter i menyn (se bilden ovan) tar du del av de uppgifter vi har om dig (som elev/privatperson ser det lite annorlunda ut). Här kan du se och för det mesta även ändra: Vilken skola/organisation du är knuten till Din användartyp, t.ex. Elev, Lärare, Privatperson (detta kan du inte ändra själv, kontakta oss på teknisksupport@nok.se om den är fel) Lägga till ytterligare e-postadresser till kontot. Du loggar sedan in genom att använda någon av de e-postadresser du knutit till kontot tillsammans med ditt vanliga lösenord. För att förändringarna på denna sida ska gå igenom måste du av säkerhetsskäl ange ditt nuvarande lösenord och spara. Om du under Ändra organisation valt en annan skola eller organisation, kontrollera att uppgifterna stämmer och klicka på "Spara och gå vidare". Har uppgifterna för den valda skolan/organisationen förändrats, kontakta oss så ändrar vi uppgifterna. 7
Användare och grupper Om du har valt användartypen lärare har du på Mina sidor menyer till vänster som dina elever inte har eller ser, bl.a. Användare och grupper. Här lägger du till eller ändrar användare (exempelvis elever) och skapar grupper. Skapa användare och grupper Det finns två sätt att lägga till nya elever i systemet. Lägg antingen till dem enskilt om du har få elever eller använd Excelimport om du har många elever (vi rekommenderar Excelimport vid fler än fem elever). För att lägga till enskilda elever klicka på "Skapa användare" och fyll i uppgifterna. Om du inte redan har skapat en grupp kan du enkelt göra det på sidan genom att klicka på "Skapa ny grupp" 8
Ändra användare Du kan alltid ändra en användare genom att klicka på "Ändra användare" under "Användare och grupper" i menyn. Här kan du antingen söka på förnamn, efternamn eller grupp. Du kan också bara klicka på sök för att se alla elever som finns knutna till din skola. Klicka på den användare du vill ändra för att t.ex. lägga till eller plocka ur personen ur en grupp, tilldela eller ta bort en tilldelad digital produkt. Du kan också ta bort en användare här. Däremot kan du inte ändra namn eller e-postadress på användaren. Om du är administratör kan du dessutom ändra behörighet på en användare. Läs mer om administratör i sista avsnittet. Lägg till flera användare (Excelimport) Om du ska lägga till flera användare gör du detta enklast genom att använda vår excelimport. Gå till "Användare och grupper" i menyn och klicka på "Excelimport". Klicka sedan på "Ladda ner excelmallen här". 1 2 När du laddar ner mallen är den tom. 9
Fyll i uppgifterna och spara mallen (se exempel på ifylld excelmall nedan) Klicka sedan på Importera lista från Excel och välj Excel-dokumentet med elevlistan du har skapat. 10
Du får direkt en sammanställning över de uppgifter du har lagt in samt får göra dina sista val innan användarna importeras. Om användarna är nya i abonnemangssystemet är raden grön. Om användarna redan finns i systemet och ska ändras t.ex. genom att läggas till i en grupp, är raden blå. Om något gått snett i importen p.g.a. av något fel i importfilen är raderna röda. I exemplet nedan är de fyra översta användarna nya och den nedersta finns redan i systemet. Välj nu om du vill sätta ett gemensamt lösenord till alla nya användare genom att skriva in ett lösenord i lösenordsrutan. Observera att du inte kan ändra lösenordet på en användare som redan finns i systemet. Om du inte skriver in ett lösenord i rutan skickas ett mejl till alla nya användare med en länk där de själva kan skapa ett eget lösenord. Mejlet skickas till de registrerade e-postadresserna. 11
Välj sedan om användarna i din import ska läggas till i en grupp. Har du inte redan skapat en grupp kan du göra det genom att klicka på "Skapa ny grupp". När du skapar ny grupp vid importen läggs alla användare automatiskt till i denna grupp. Men du kan självklart undanta någon av raderna i importen genom att ta bort den i rullistan på den raden. Klicka sedan "Skapa/uppdatera användare" för att spara din import. Nu får du en bekräftelse på hur många rader som skapats respektive uppdaterats. Tips! Om du har 30 elever i Grupp A och 30 elever i Grupp B samt 15 elever ur både A och B i Grupp C. Importera först de 30 eleverna i grupp A samt sedan de 30 eleverna i grupp B. Skapa sedan en lista med de 30 elever som ska finnas i Grupp C (15 ur A och 15 ur B) och importera denna lista. Systemet känner av att dessa elever redan finns och du kan enkelt lägga dem i en ny grupp C. Aktivera koder När du köper digitala läromedel ska dessa som regel först aktiveras med en kod för att kunna användas. Men om du handlar direkt på www.nok.se läggs läromedlen automatiskt in på "Mina sidor" och du behöver inte aktivera koderna. Du kan istället direkt tilldela dem till elever, eller överföra till andra lärare. Om du köper via Läromedia och i vissa fall via GR Läromedel får du e-post med en unik länk som innehåller samtliga koder till dina digitala läromedel. Klicka på länken samt logga in på www.nok.se/login så läggs läromedlen automatiskt på "Mina sidor". Om du handlar från någon annan återförsäljare får du koderna separat på tryckta kodkort för varje läromedel. För att aktivera koder, logga in på www.nok.se/login och när du loggat in och kommit till Mina sidor, klicka på "Aktivera koder" i menyn. 12
Om du vill aktivera flera koder, fyll i antalet kodfält du vill generera samt klicka på "Skapa kodfält" så får du flera kodfält på en gång (se nedan). 13
Fyll i dina aktiveringskoder, godkänn användarvillkoren och klicka på "Aktivera" Om det är ett privat läromedel (ej knutet till en skola) måste du aktivera koderna en och en. De knyts då till dig och inte till skolan, detta innebär att de inte finns med i skolans översikt och inte heller kan överföras till annan lärare på skolan eller tilldelas en elev. Dina digitala läromedel har nu lagts till på "Mina sidor". Tilldela läromedel För att tilldela elever ett specifikt läromedel, klicka på "Hantera/tilldela abonnemang" vid det digitala läromedlet (se nedan). Då kommer du till en sida där du administrerar åtkomsten till läromedlet. 14
För att tilldela elever det digitala läromedlet klicka på fliken "Tilldela abonnemang". Klicka sedan på "Grupp" för att se samtliga grupper som finns på skolan. Välj den grupp du har dina elever i och klicka på "Sök". Nu ser du en lista över samtliga elever som finns med i gruppen, upp till tio åt gången. Om du har mer än tio elever i sökningen och vill se alla på en gång, klicka på Visa alla. Klicka på "Markera: Alla" och klicka på "Spara" för att tilldela läromedlet. Vill du inte tilldela alla i gruppen, markera istället bara de som ska få tillgång till läromedlet och klicka på Spara. 15
Nu lägger sig abonnemangen som "Ej startade" under fliken "Aktiva abonnemang" och även på elevens konto/mina sidor. När eleven startar boken för första gången startas abonnemangstiden och du kan se hur länge den är giltig. Hur lång abonnemangstiden är framkommer vid köpet av den digitala produkten. 16
Överföra digitala läromedel till lärare För att överföra abonnemang/licenser till en annan lärare logga in på Mina sidor och klicka på "Hantera/tilldela abonnemang" vid aktuellt läromedel. Välj fliken "Överför abonnemang" och klicka "Sök" för att se alla lärare på skolan. För att en person ska synas här måste den personen vara knuten till skolan samt ha behörigheten "Använda och tilldela läromedel" eller "Använda, tilldela och köpa läromedel". Välj i rullist hur många abonnemang du vill överföra och klicka på "Spara". Både du och den du överför till får e-post som bekräftar överföringen. Min översikt Alla som har behörighet "Använda och tilldela läromedel" eller "Använda, tilldela och köpa läromedel" har "Min översikt" i vänstermenyn. Översikten visar var de digitala läromedlen som du har aktiverat befinner sig just nu och om de är startade eller inte. Om du i rullisten väljer "Alla tilldelade läromedel" ser du alla dina tilldelade läromedel. Du kan också välja att se en översikt per grupp. När du väljer en grupp ser du alla i gruppen oavsett om de har något digitalt läromedel tilldelat eller inte. Exempel I gruppen "Delta" nedan har eleven Alfa Elevsson inte blivit tilldelad något digitalt läromedel. 17
Skolöversikt - administratör För skolor finns det också möjlighet att utse en administratör. En administratör får en skolöversikt och kan enkelt se samtliga digitala läromedel som finns på skolan. Om din skola är intresserad av att ha en administratör kontakta Natur & Kultur för att få veta mer. För administratörer tillkommer en "Skolöversikt" i vänstermenyn på "Mina sidor". Här kan administratören enkelt se vilka digitala läromedel skolan använder. Men också hur många av läromedlen som är tilldelade respektive inte tilldelade. Administratören ser också hur många av de tilldelade läromedlen som är startade respektive inte startade. 18
Administratören kan dessutom gå in på varje läromedel för att se vilken lärare på skolan som har dessa digitala läromedel. Exempel Läromedlet PULS/NO 1-3 Grundbok digital bok elev nedan: Läraren Johan Nilsson har totalt 30 abonnemang/licenser varav 25 tilldelade. Av de tilldelade är 2 startade och 23 ej startade. 19