1 (9) Protokoll nr 3 fört vid sammanträde med styrelsen i, 556832-1110, den 21 maj 2012 Beslutande: Peter Lilja, vice ordförande (m) Mikael Svanström (s) ersättare för Markus Lund (s) Jonny Andersson (kd) ersättare för Christina Davidson (c) Övriga närvarande: Jan Lagerqvist, vd Mats Arnér, sekreterare Jeanette Madeling, tillförordnad vd AB Nybro Brunn, 25-26 Håkan Dahlgren, vd energibolagen, 25-26, 34 Stefan Henrixon, vd Nybro Bostads AB, 25-26, 34 25 Val av justerare Jonny Andersson (kd) utses att jämte mötets ordförande justera dagens protokoll. 26 Rapport från koncernbolagen - framtidsfrågor Inför styrelsens möte har rapport skickats från respektive bolag. Vid mötet redovisar representanterna för bolagen dokument Framtiden för Nybro Vision 2030. Redovisningen utgår ifrån att det finns ett behov av gemensam satsning från bolag och kommun för att förverkliga vision 2030. Exempel lämnas på olika åtgärder som bolagen kan medverka med för att nå visionen. I redovisningen noteras även Regionförbundets regionala utvecklingsstrategi samt OECDrapport. Håkan Dahlgren redovisar ett antal frågeställningar som kan ligga till grund för fortsatt arbete med marknadsföring av Nybro kommun enligt följande: Vilka är målgruppen? Vem är marknadsansvarig? Vad kan vi göra tillsammans? Så här ser marknadsplanen ut? Styrelsen konstaterar att kommun och koncernbolag är i behov av konkreta åtgärder för att vi ska närma oss visionen.
2 (9) För det fortsatta arbetet konstateras att det är viktigt att vi tar reda på vilka attityder som finns om Nybro. Det är också bra att veta hur självbilden ser ut. Synpunkter framförs om behov av att tillsätta en processledare/projektledare för det fortsatta arbetet. att ge koncernchefen i uppdrag att till styrelsens nästa möte den 20 augusti 2012 redovisa förslag på hur marknadsföring av Nybro, kopplat till Vision 2030, kan bedrivas samt att notera informationen och bolagsrapporterna till protokollet. 27 Awes-tomterna, redovisning av projektekonomi och förslag på hur fastigheterna kan utvecklas Styrelsen för beslutade vid sitt möte den 12 mars 2012, 16: att ge projektgruppen i uppdrag att återkomma med projektekonomi och med förslag på hur fastigheten kan utvecklas. Vd Jan Lagerqvist redovisar att möte planeras att genomföras med möjlig intressent i slutet av maj 2012. Information från mötet kommer lämnas vid senare tillfälle. 28 Ägardialog i bolagskoncernen I samband med att ägardirektiv och bolagspolicy reviderades under 2010/2011 framkom betydelsen av en aktiv och utvecklande dialog mellan företrädare för ägaren och de olika bolagsstyrelserna. Enligt kommunens företagspolicy krävs såväl formell som informell styrning och dialog mellan ägare och bolagens styrelser (Bolagspolicy punkt 2:4). I bolagspolicyn finns också angivet hur kommunstyrelsen ska rapportera till kommunfullmäktige angående den så kallade uppsiktsplikten, där dialogen med mellan ägaren och styrelserna är ett viktigt inslag (Bolagspolicy punkt 4). Därutöver föreskrivs i de gemensamma ägardirektiven särskilt ansvar för moderbolaget vad avser dialogen för de koncernövergripande frågorna (Gemensamma ägardirektiv punkt 5).
3 (9) Följande huvudpunkter kan tas som utgångspunkt för en årlig ägardialog: Insyn I bolagspolicyn anges i punkt 2:1 allmänhetens intresse av insyn i bolagen. Visionsarbetet De gemensamma ägardirektiven anger i punkt 1:1 Bolagens verksamhet att bolagen ska t ex bidra till tillväxt, ökat inflyttarnetto... o s v. Utvärdering Ägardirektiven anger i punkt 3:1 behovet av utvärdering i olika former och omfattning. Särskilt anges kravet på en årligen upprättad plan för internkontroll. Kommunnytta I de gemensamma ägardirektiven föreskrivs ( punkt 1:5 D) en löpande dialog med moderbolaget som förmedlande länk till kommunstyrelsen. Förslag För att upprätta och vidmakthålla en levande dialog mellan bolagens styrelser och ägaren ska respektive styrelse utifrån bolagspolicy och ägardirektiv behandla aktuella frågeställningar under ovan angivna punkter och därefter inbjuda ägaren (moderbolagets presidium) till överläggningar och diskussion, det vill säga dialogmöten under perioden augusti-november 2012. att uppdra åt respektive bolagsstyrelse att inbjuda till så kallad ägardialog under perioden augusti/november 2012 samt att ägardialogen därefter genomförs årligen utifrån de huvudpunkter som moderbolagets styrelse meddelar. 29 Lönesättning/lönerevision och övriga förmåner för vd i de kommunala bolagen I kommunfullmäktiges beslut om Nybro kommuns bolagspolicy och ägardirektiv för direkt och indirekt ägda bolag anges i punkt 3:5 att Styrelsen fastställer. I moderbolagets ansvar ingår att ska utöva ägarstyrning av bolagen i koncernen på uppdrag av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen i syfte att optimalt resursutnyttjande i de kommunägda bolagen i samverkan med kommunen.
4 (9) att ändring görs i ägardirektiven punkt 3:5 så att det istället blir koncernchefen som fastställer lön och övriga förmåner för verkställande direktören samt att de nya förutsättningarna börja gälla från och med 2013 års lönerevision. 30 Tjänstebilspolicy för bolagskoncernen Vd Jan Lagerqvist redovisar förslag till tjänstebilpolicy för bolagskoncernen. Policyn föreslås gälla oavsett om bolaget köper fordonet eller leasar detta. 1) Tjänstebilen ska ha ett koldioxidutsläpp om max 65 g/km, det vill säga fordon som inte drivs med petroleumbaserade bränslen, t ex etanol och biogas. Miljöbil som enligt Trafikverket klassas som miljöbil, max 120 g/km, det vill säga lågförbrukande bensin- och dieselbilar kan också väljas. Reduktion av förmånsvärdet sker endast för - de miljöbilar som kan drivas med annat bränsle än petroleumbaserat. 2) Samtliga bilar ska vara utrustade med vinterhjul, ABS-bromsar, stereo och eller CD-spelare, alkolås, krockkudde på förarplats och passagerarplats, luftkonditionering, trepunktsbälte på alla platser, bältespåminnare och bältessträckare på framsätena. Fordonen ska ha minst 4 i EuroNCap. 3) Prisram för inköp av tjänstebil är sju prisbasbelopp (för år 2012: 7 x 44 000 kronor = 308 000 kronor) inklusive extrautrustning och moms. Egen betalning för att införskaffa dyrare bil medges inte. Eftermontering av utrustning utöver kostnadsramen är inte tillåten. Motorvärmare och alkolås utöver prisram är tillåtet. 4) Man kan välja billigare bil, men extrautrustning får inte överstiga 80 000 kronor. 5) När anställningen (befattning) upphör, upphör även tjänstebilsavtalet. 6) Efter avslutad leasingperiod kan medarbetaren köpa ut bilen under vissa förutsättningar och efter en oberoende värdering av fordonet. 7) Bilen får även användas privat av innehavaren och dennes familj. 8) Bilen får köras utanför Sverige utan speciellt tillstånd. 9) Körjournal ska föras över tjänstemil och rapporteras i månadstidrapport, varvid ersättning för drivmedel utbetalas. Resor till och från arbetsstället betalas privat. 10) Drivmedelskort tillhandahålls inte av företaget.
5 (9) 11) Alla normala löpande kostnader ska belasta företaget-/huvudmannen. Dit hör service/underhåll, reparationer, däck, fordonsskatt, försäkringar och biltvätt. 12) P-böter ska betalas av medarbetaren omedelbart, även om den överklagas. Om betalning inte sker i tid ska eventuell. inkasso- och administrationskostnader faktureras medarbetaren tillsammans med bötesbeloppet. Blir föraren dömd för rattfylleri eller rattonykterhet ska medarbetare ersatta företaget för åsamkad skada. 13) Byte av tjänstebil sker normalt efter cirka 36 månader eller vid 12 000 mil. att redovisad tjänstebilspolicy ska gälla för vd och anställda i bolagskoncernen från och med den 1 juni 2012 oavsett om företaget/huvudmannen äger eller leasar fordonet samt att tjänstebilspolicyn börjar gälla från och med när nytt fordon ska tas ut. 31 Uppdrag om fastställelse av sysselsättningsgrader för ordförande och vice ordförande i de kommunala bolagen Kommunfullmäktige beslutade den 2 maj 2012, 128, bland annat att uppdrag gavs till att lämna förslag på sysselsättningsgrader för presidierna i de kommunala bolagen för beslut i kommunfullmäktige den 24 september 2012. Nuvarande sysselsättningsgrader gäller sedan 2006. I förhållande till detta tillfälle har bolagskoncernen omstrukturerats och nya bolag har tillkommit. Ordförande och vice ordförande har för närvarande 25 procent respektive 15 procent i sysselsättningsgrad. att ge koncernchefen i uppdrag att inför styrelsens nästa möte den 20 augusti 2012 redovisa eventuellt förslag till justerade sysselsättningsgrader för ordförande och vice ordförande i de kommunala bolagen.
6 (9) 32 Förslag om övergång till arbetsgivarorganisation Pacta för kommunens energibolag Kommunfullmäktige har beslutat den 26 mars 2012, 86, att VA-verksamheten ska överföras till Nybro Energi AB. I samband med att personal i tidigare teknisk förvaltning flyttas över till bolaget föreslås att bolaget byter arbetsgivarorganisation till Pacta (Arbetsgivarförbundet för kommunalförbund och företag) och därmed lämnar KFS (Kommunala Företagens Samorganisation). Förslaget syftar bland annat till följande förbättringar: Ökar samsynen och förutsättningarna avtalsmässigt och personalpolitiskt. Underlättar samverkan/övergång mellan verksamheterna. Administrativt enklare och kostnadseffektivare. Övergången sker med kostnadsfritt stöd av SKL och kommunens PA-enhet. I bilaga redovisas och kommenteras förslaget. Vid mötet redovisar vd Jan Lagerqvist att förslaget kommer att presenteras och kommenteras för energibolagen styrelse den 25 maj 2012. att efter kommunfullmäktiges beslut om ändrade ägardirektiv ge styrelsen för energibolagen uppdrag att senast den 30 juni 2012 anmäla sitt utträde ur KFS, att ge styrelsen för energibolagen i uppdrag att säga upp kollektivavtal med centrala och lokala parter samt att ge styrelsen för energibolagen i uppdrag att söka medlemskap i Pacta från och med den 1 januari 2013. 33 Koncernsamverkan ekonomi tidplan för samverkansmöte 2012/2013 Förslag finns om att effektivisera ekonomiarbetet inom kommunkoncernen. Koncerncontrollern föreslår att följande datum avsätts för koncernsamverkan avseende ekonomi inom koncernen: 21 augusti 2012 27 november 2012 Därutöver föreslås att möte genomförs med revisorerna någon gång under september månad 2012.
7 (9) 34 Framtida energiförsörjning - lägesrapport Vid mötet redovisar vd för energibolagen Håkan Dahlgren bilaga Lägesrapport Framtida energiförsörjning. I rapporten redovisas studie av jämförelse av fjärrvärmeproduktion i Nybro och Kalmar i två scenarier: Separata system med nytt avfallskraftvärmeverk i Nybro. Sammankopplande system utan nya anläggningar. I rapporten redovisas två huvudalternativ: Samägt fjärrvärmebolag med Kalmar energi/e.on. Delägt produktionsbolag med lokala/regionala intressenter. 35 Förslag till koncernstruktur för de kommunala bolagen Styrelsen för beslutade vid sitt möte den 12 mars 2012, 19: att ge vd i uppdrag att inför kommande behandling av ärendet i bland annat kommunfullmäktige ta fram ett beslutsunderlag som klargör olika förhållanden och konsekvenser vid genomförande av omstruktureringen. I bilaga redovisas förslag till koncernstruktur för de kommunala bolagen. Vid mötet redovisar vice ordförande Peter Lilja motiv för föreslagna förändringar. Inför behandling av ärendet i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige föreslås att ytterligare genomgång görs av förslaget till finansiering av förvärven. att uppdra åt koncernchefen att genomföra omstrukturering av koncernen enligt att förvärvar aktierna i Nybro Bostads AB av AB Nybro Brunn till det bokförda värdet 2 800 000 kronor, att förvärvar aktierna i Fastigheter i Nybro AB av Nybro Värmecentral till det bokförda värdet 100 000 kronor, att förvärvar aktierna i Nybro Värmecentral AB av Nybro Elnät AB till det bokförda värdet 5 393 598 kronor,
8 (9) att förvärvar aktierna i Nybro Energi AB av Nybro Elnät AB till det bokförda värdet 5 500 000 kronor, att förvärvar aktierna i Nybro Elnät AB av AB Nybro Brunn till det bokförda värdet 57 200 000 kronor, att omstruktureringen ska genomföras per 1 januari 2013 med hänsyn till upprättande av bokslut och skalbolagsdeklaration i samband med förvärven samt tid för kvalitetssäkring/uppdatering av skatteaspekterna samt att inför behandling av ärendet i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige skall ytterligare genomgång göras av förslaget till finansiering av förvärven. 36 Tertialbokslut 1, 2012 Enligt arbetsordning för styrelsen ska styrelsen vid sitt möte under maj 2012 besluta om tertialbokslut 1 för år 2012. På grund av byte av affärssystem under våren är inte tertialbokslutet klart till styrelsens möte. Tertialbokslutet kommer att skickas till styrelsen så snart detta är klart. att godkänna att tertialbokslutet skickas separat till styrelsen och att detta kommenteras vid nästa styrelsemöte, den 20 augusti 2012 samt 37 Lägesrapport kombiterminal Vid mötet redovisas aktuell lägesrapport för bildande av kombiterminalbolag och tillhörande avtal. Inriktning på nuvarande arbete innebär att elektrifiering av järnvägsspåret ska påbörjas. Även grindar kommer troligen att sättas upp för att förhindra obehörigas tillträde till området. Upphandling kommer också att göras för drift av anläggningen. 38 Anmälda styrelsefrågor Inga särskilda styrelsefrågor finns att redovisa.
9 (9) 39 Rapporter från vd Vid mötet redovisas: Underlag för fastställelse av sammanträdesdagar 2012. Redovisning av uppdrag om fördelning av utredningskostnader för koncernen. 40 Övriga frågor Mikael Svanström (s) föreslår att eventuella utredningskostnader, med anledning av utredningar om framtida energiförsörjning, som ska belasta energibolagen bör direkt faktureras energibolagen för att dessa ska kunna göra momsavdrag. Peter Lilja Ordförande Jonny Andersson Justerare Mats Arnér Sekreterare