Psykiatrin Innehållsförteckning 1. GRANSKNINGENS OMFATTNING OCH INRIKTNING... 2 2. ÅRETS BOKSLUTSGRANSKNING... 2 2.1 ÅRSANALYS ENLIGT BALANSERAT STYRKORT... 2 Strategiska mål... 3 3. PERSPEKTIV... 4 3.1 SAMHÄLLSPERSPEKTIV... 4 Verksamhet... 4 Ekonomi... 4 3.2 PATIENT/KUNDPERSPEKTIV... 8 3.3 PROCESSPERSPEKTIV... 8 3.4 LÄRANDEPERSPEKTIV... 8 4. SAMMANFATTANDE KOMMENTARER ÅRSANALYS... 9 5. INTERN KONTROLL... 9 Bokslutsprocessen, budget och prognos... 10 1 (10)
Revisionsrapport 2003 avseende Psykiatrin, Landstinget Kronoberg 1. Granskningens omfattning och inriktning Revisionen av Psykiatrin verksamhet 2003 har utförts i enlighet med Kommunallag, Rådet för kommunal redovisning och landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed. Syftet är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna och rapportering är rättvisande, om den interna kontrollen är tillräcklig samt om lagar och förordningar följs. Revisionen har genomförts i enlighet med fastställd revisionsplan med utgångspunkt från väsentliga risker i verksamheten och den finansiella rapporteringen. Konkret innefattar granskningen bland annat: Kontroll av ansvar och befogenheter samt efterlevnad av god redovisningssed och interna principer Kartläggning och bedömning av väsentliga processer och rutiner såsom bokslutsprocess, inköpsprocess, utbetalningsrutin etc. Bedömning och test av systembaserade och systemorienterade kontroller såsom registervård, behörigheter etc. Bedömning av den löpande redovisningen med tyngdpunkt på rörelsetillhörighet, kontering samt hantering av sekretessbelagda uppgifter Granskning av upprättad årsanlys, årsbokslut och andra redovisningshandlingar som till exempel det balanserade styrkortet, budget och prognos Uppföljning av föregående års frågeställningar Granskningen har utförts i enlighet med god revisionssed med beaktande av väsentlighet och risk i verksamheten samt kontrollmålen existens, tillhörighet, fullständighet, värdering och presentation. Driftsenheten har inte varit föremål för något förvaltningsrevisionellt projekt under 2003. En särskild utredning med tanke på branden som kliniken drabbades av under året har genomförts. Rapporten heter Medicinsk revision / genomlysning av Regionpsykiatriska kliniken i Växjö och lämnades till Landstingets arbetsutskott den 2 december 2003. 2. Årets bokslutsgranskning I denna rapport redovisas väsentliga förändringar, synpunkter och brister. För en allmän beskrivning av Psykiatrins verksamhet hänvisas läsaren till Psykiatrins årsanalys. 2.1 Årsanalys enligt Balanserat styrkort Under de två föregående årens rapportering har vi påpekat ett antal förbättringsmöjligheter vad gäller Psykiatrins styrning i enlighet med det balanserade styrkortet. 2 (10)
Det finns dock fortfarande vissa förbättringsmöjligheter som vi kommenterar i avsnitt 3. Strategiska mål Perspektiven har under året bytt namn och heter nu enligt nedan: Samhällsstrategi (tidigare Ekonomistrategi) Patient/Kundstrategi (tidigare Medborgar- och kundstrategi) Processtrategi (oförändrat) Lärandestrategi (tidigare Medarbetar- och utvecklingsstrategi) Innehållet i respektive strategi har inte förändrats i väsentlig omfattning. Följande beskriver i korthet vilka mål som är uppsatta: - Ekonomi i balans - Tillgänglighet, väntetider, information - Process, utveckling vårdprocesser, kvalitet, miljö. Mer fokus på tillgänglighet. - Lärande, personalförsörjning, kompetensutveckling, arbetsmiljö 3 (10)
3. Perspektiv 3.1 Samhällsperspektiv Verksamhet Under året har Psykiatrins verksamhet i stor grad påverkats av branden som inträffade i augusti 2003. Antalet vårdplatser har minskat på grund av densamma. Ekonomi Resultaträkning (Mkr) Resultaträkning (Mkr) Utfall 2003 Utfall 2002 Förändring Utfall Avvikelse Budget 2003 Avvikelse Prognos 2003 Landstingsersättning 240,9 227,4 13,5 0,0 3,0 Patientavgifter 6,6 6,6 0,0-0,3 0,0 Såld vård 119,9 121,0-1,1 6,8-0,7 Bidrag läkemedelsförm 18,2 14,7 3,5 0,0 7,0 Övriga bidrag o intäkter 12,7 19,8-7,1 11,3 1,6 Intäkter 398,3 389,5 8,8 17,8 10,9 Personalkostnader -291,9-281,4 10,5-9,8-4,3 Läkemedel -22,8-19,0 3,8-0,8-7,4 Köpt vård -15,5-16,5-1,0-6,3-1,9 Övr exkl lokal o& -43,4-41,9 1,5-10,8-1,4 kapital Lokal o kapital kostn -36,1-32,4 3,7-1,5-1,2 Kostnader -409,7-391,2 18,5-29,2-16,2 Projekt 0,4 0,7-0,3 0,4 Resultat -11,0-1,0-10,0-11,0-5,3 Kommentarer till ekonomiska utfallet Budgetavvikelsen består av flera olika delar. Kostnadsökningar som relateras till branden är 1,8 Mkr. Ökade personalkostnader på avdelning 67/68 uppgår till 0,5 Mkr. Minskade intäkter på Regionpsyk har konstaterats vara 1,0 Mkr. Övriga kostnader i samband med branden uppgår till 0,3 Mkr. Till detta kommer 4,4 Mkr avseende intäktsbortfall i samband med branden. Det baseras på att Regionpsyk hade ett budgetöverskott per 2003-08-31 uppgående till 3,0 Mkr. Beräkningen är utförd efter minskat antal vårdplatser, sju st, som multiplicerats med antal dagar och det inflationsjusterade pris på 4 170 kr som en vårddag betingar. 4 (10)
Psykiatrin har ett antal vakanser som gett upphov till ett budgetöverskott på 6,0 Mkr. Detta budgetöverskott kan ställas i relation till ökade kostnader för hyrläkare (1,6 Mkr) och hyrsjuksköterskor (3,9 Mkr). Det kvarstår effekter från tidigare lönerörelse uppgående till 2,9 Mkr. Ökade kostnader för jour och beredskap uppgår till 1,8 Mkr och kostnader för övertidsuttag uppgår till 4,6 Mkr. Vidare har kostnaderna i samband med sjukfrånvaro ökat med 2,3 Mkr. I årsanalysen beskrivs att 7,7 Mkr av ovan beskrivna kostnadsökningar som oväntade. Det avser ökningen för köpt vård, ökningen för fria läkemedel samt kostnader för handledning. Övriga personalkostnader överstiger budgeterade kostnader med 3,3 Mkr. Här finns kostnader för utbildning och rekrytering. Till följd av att Psykiatrin haft hög andel såld vård utöver budget har personalkostnaderna i form av bland annat extravak ökat och extra tolkinssatser har fått köpas in, vilka utgör 1,0 Mkr. Ökningen för köpt vård utgör 6,3 Mkr (dock att kostnaden är 1 Mkr lägre jämfört med 2002) och beror på det fria vårdsökandet. Inköpen är föredömligt redovisade i bilaga 1 till årsanalysen. I avvikelsen ingår FlyktingPsykiatri med 2,1 Mkr. FlyktingPsykiatri Kronoberg AB är en privat entreprenör (tidigare landstingsanställda) som under 2003 förvärvat en fastighet på Sigfridsområdet från Landstinget Kronoberg. Av samtliga enheter är det Ekbacka sjukhem som inte förbrukat mer köpt vård än budgeterat. Till detta kommer ökade kostnader för förluster av patientavgifter med 0,6 Mkr. På intäktssidan finns redovisade budgetöverskott främst avseende asylsökanden. Intäktsökningarna uppgår till 13,8 Mkr. Intäkterna kommer i sin helhet från Migrationsoch Integrationsverket. Intäkterna finns inte med i budgeten och har inte varit så historiskt. Kostnader för inhyrd personal ger upphov till ökade kostnader. Från april 2003 har det varit stopp för så kallade hyrläkare. Behovet av sjuksköterskor är ännu större vilket föranlett att kostnaderna för dessa är större än hyrläkarna räknat i kronor. Det förefaller ologiskt att hyra en kategori medarbetare (sjuksköterskor) och utesluta en annan (läkare). Kostnaden för en hyrläkare är cirka 35 Tkr per vecka. En hyrläkares kostnad jämfört med en hyrsjuksköterskas utgör en faktor på 2. I likhet med föregående år har vi med stöd av registeranalyser genomfört en analytisk granskning av lönetransaktionerna i bokslutet. Inom driftsenheten strukturerades lönetransaktionerna per basenhet så att kostnader kunde jämföras dels mot föregående års utfall och dels mot övriga enheter i driftsenheten. De nyckeltal som togs fram per klinik var OB, övertid, jour, sjuklön och inhyrd personal i förhållande till månadslön samt enhetens totala personalkostnadsutveckling. Uppföljning gjordes också av andra större personalkostnader såsom semesterlön, pension, personalavveckling etc. De variationer som vi kunnat konstatera mellan enheterna har vi fått tillfredsställande förklaringar till. Analyserna har dock visat att felkontering har skett av kostnader hänförliga till årsarbetstider. Denna felkontering har inte haft någon resultateffekt. I övrigt drar vi slutsatsen att personalkostnaderna i allt väsentligt är korrekt redovisade. 5 (10)
Kostnader för personalavveckling har uppkommit i december med 400 Tkr. Detta avser en överenskommelse med en medarbetare som fått avgångsvederlag i december månad. Det avser en utbetalning av ett engångsbelopp uppgående till 24 månadslöner. Total kostnad torde uppgå till 625 Tkr. Vi väntar i skrivande stund på besked huruvida detta är i linje med Landstingets normer. Något reserveringsbehov föreligger inte i bokslutet. Personalrelaterade kostnader överstiger budget med väsentliga belopp. Under 2003 har Vuxenpsyk i Växjö omorganiserat genom att en ny akut- och remissenhet och beroendeenhet tillskapats. Denna omorganisation har kostat mer pengar än budgeterat. Budgetöverdraget belöpande på Vuxenpsyk är 7,7 Mkr. Det har tidigare tagits beslut om att lägga ned behandlingshemmet Viljan. Denna åtgärd är genomförd först 2004 och ger effekt på resultatet 2004. Regionpsyks så kallade skalskydd kostar ca 1,5 Mkr vilket tagits från driftsresultatet och lagts till kapitalbudgeten. Branden Efter branden i augusti 2003 togs Psykiatrins ledning ur tjänst. Det har skapat turbulens i organisationen. Till följd av att antalet vårdplatser minskade har intäkterna minskat. Detta har också märkts av att andra intressenter varit mindre benägna att skicka patienter till Regionpsyk. I samband med att lokaliteterna försämrades miste kvinnoavdelningen inom Regionpsyk sin häktesstatus. Det har också medfört att intäkterna blivit mindre. Under januari 2004 har avdelning 62 och 67 bytt lokaler, vilket återställt häktesstatusen. Beslut om ny byggnad kommer att tas i maj 2004. Till följd av organisationsförändringarna kommer Psykiatrin att kompenseras med budgetmedel under 2004 med 8 Mkr och 2005 med 4 Mkr. Budgetförfarande Psykiatrins resultaträkning kan liknas vid ett dragspel. Den består av höga intäkter utöver budget och samtidigt stora överdrag på kostnadssidan. Av hävd (?) har Psykiatrin inte budgeterat vissa externa intäkter som uppgår till de nivåer som förekommit under senare år. Det betyder att intäkterna väsentligt överstiger budgeterade belopp samtidigt som kostnaderna tillåts överskrida budgeterade belopp. Detta har skett med ledningens goda minne. De förhållandevis stora svängningarna avseende externa intäkter gör verksamheten svårare att budgetera. Budgeteringsförfarandet innebär att budgeterade kostnader till viss del inte är korrekta budgeterade kostnader. Vi anser att det inte är svårare att budgetera externa intäkter för Psykiatrin än för någon annan organisation som bedriver verksamhet med ett tämligen frekvent återkommande patientantal. Sett ur ett annat perspektiv kan tyckas att det är andra faktorer som påverkar budgetförfarandet. Det är exempelvis en risk att myndigheterna ändrar regelverket som därmed minskar antalet hjälpsökande flyktingar. Detta med tanke på att 13,8 Mkr av intäktsöverskottets 15,5 Mkr avser asylärenden. Därmed kan det vara svårt att fastställa en budgetnivå avseende nya intäkter. Att myndigheterna skulle påverka flyktingantalet 6 (10)
på kort sikt verkar dock vara mindre troligt. Det borde därför föreligga goda möjligheter att budgetera även denna typ av intäkter. Prognosavvikelse Psykiatrin redovisar en negativ prognosavvikelse på 5,3 Mkr jämfört med lämnad prognos i augusti. Budgetunderskottet beräknades i augusti bli 6,1 Mkr. Avvikelsen beror på ökade personalkostnader i samband med branden, uppgående till 0,5 Mkr samt övriga kostnader uppgående till 0,3 Mkr. Till följd av branden uteblev intäkter och resulterade i en negativ budgetavvikelse. Sammantaget utgör detta negativa poster på cirka 4,8 Mkr. Rensat från dessa poster har prognosen infriats väl. Intäkter Södra regionvårdsnämnden har fastställt ett så kallat vårddagspris för behandling av patienter vid Regionpsyk. Priset är gjort efter en självkostnadsberäkning. Utgångspunkten i beräkningen har varit ett totalkostnadsbokslut. Kalkylen har historiskt tagits fram av Psykiatrins ekonomiavdelning som lämnat den vidare till central-förvaltningen som kommunicerat med Södra regionvårdsnämnden. Avgångsvederlag Vi har nämnt ovan att Psykiatrin köpt ut medarbetare från sin tjänst. Delegeringsreglerna har följts. En större mått av öppenhet i samband med denna typ av ärenden skulle kunna iakttagas. Balansräkningen I årsanalysen anges att förhandling pågår med försäkringsbolaget om försäkringsersättning. Landstinget har ingen så kallad avbrottsförsäkring. Med hänsyn till att fordringsbeloppet inte är känt per balansdagen har inga fordringar bokförts avseende branden. Kundfordringar uppgår netto till 16 972 Tkr. Fordringar uppgående till 1,5 Mkr är inkassoärenden. Nedskrivning (kostnadsföring) har skett av fordringar med 1,2 mkr, varav 0,6 Mkr avser 2003. Av interima fordringar, 5 426 Tkr, avser 4 273 Tkr asylsökningar, det vill säga fordringar på Migrations- och Integrationsverken. Periodisering har skett av intäkterna på tillfredsställande sätt. Interima skulder, 1 624 Tkr, avser projektkostnader. Föregående år fanns redovisat en interimsskuld avseende medel som var avsatta för klinisk forskning. Posten finns i år redovisad i FoU Centrums bokföring. Överföringen har skett för att Landstinget ska få en bättre överblick över vad som ansöks om. Del av fakturerade intäkter skuldförs med 50 kr. Hanteringssättet gör att intäkterna blir redovisade med för små belopp. Ett mer korrekt sätt är att kostnadsföra 50 kr som forskningskostnad och redovisa hela intäkten brutto. Följande matris visar personalrelaterade skulder. 7 (10)
Tkr 2003-12-31 2002-12-31 Semesterlöneskuld 20 050 17 626 Övertidsskuld 2 251 2 141 Jourskuld 2 148 1 520 Skulderna har bedömts vara korrekta. Utöver dessa skulder finns upplupna löneskulder avseende flextid som inte bokförs. Skulden uppgick vid bokslutstillfället till 1 443 Tkr (1 215 Tkr, 2002) Synpunkter med utgångspunkt från lämnad rapport angående medicinsk revision I rapport som Ernst & Young lämnat under 2003 framgår att kostnader inte fördelats på ett korrekt sätt mellan Länspsykiatrin och Regionpsykiatrin. Hantering av kostnader för behandlingshem och baspaket avseende städning har ändrats så att de blir förda på ett mer rättvisande sätt. Den kritiserade kostnadsfördelningen i rapporten kan till vissa delar vara befogad. Sett från ett helhetsperspektiv för Psykiatrin kan dock sägas att kritiserade delar inte utgör några väsentliga avsteg från vad driftsenheten är tänkt att leverera. 3.2 Patient/Kundperspektiv Psykiatrins framgångsfaktorer är kösituationen, bemötande och kvalitet samt informationsgivande till berörda intressenter. Det framgår av årsanalysen att utfallen på samtliga nivåer inte når upp till måltalen. Driftsenheten har vidtagit förbättringsåtgärder, exempelvis omorganisationen av Vuxenpsyk. Åtgärderna har ännu inte gett sådana resultat att driftsenheten kunnat dra några slutsatser av dem. 3.3 Processperspektiv I årsanalysen beskrivs Psykiatrins framgångsfaktorer avseende processperspektivet. Precis som under patient/kundperspektivet anges tillgängligheten som den viktigaste framgångsfaktorn. Totalt sett är vårdprocessen komplex. Psykiatrins processperspektiv är beskrivna i sin helhet från vårdprocessens olika delar. Om processperspektivet är synonymt med vårdprocessperspektivet är beskrivningen i årsanalysen tillfredställande. Det torde dock finnas fler väsentliga processer att omnämna i en organisation av Psykiatrins karaktär. 3.4 Lärandeperspektiv Psykiatrin är, i likhet med andra driftsenheter inom Landstinget Kronoberg, en kunskapsorganisation. En sådan organisation ställer krav på effektivt lärande. Årsanalysens matris som visar lärandeperspektivets framgångsfaktorer är ledarskapsutveckling, arbetsmiljö och kompetensutveckling. Styrtal och måltal är vagt 8 (10)
beskrivna och kan utvecklas betydligt mer. Framförallt vad gäller rekrytering av personal. 4. Sammanfattande kommentarer årsanalys Vi konstaterar att Psykiatrin följer den uppställning som kommunicerats med landstingsledningen. Det finns dock områden där vi anser att informationen kan förbättras. Driftsenheten bör kontinuerligt ställa frågan om måltalen är realistiska och om styrtalen är tillräckligt informativa. Den dominerande framgångsfaktorn för Psykiatrin är tillgängligheten och denna hänger intimt ihop med personaltillgången. I årsanalysen beskrivs, på ett positivt självkritiskt sätt, att det behövs ett kreativt rekryteringsarbete och att metoder för tillvaratagande och uppmärksammande av enskilda medarbetare bör utvecklas. Den ekonomiska analysen visar tydligt det ekonomiska utfallet och budgetavvikelserna för 2003. Vi har synpunkter på hur budgeten används. Vi anser att budgeterade kostnader inte är i tillräcklig omfattning överensstämmande med vad de budgeterade kostnaderna borde vara. Vi anser också att budgeterade intäkter kan fastställas med större noggrannhet, se ovan under punkt 3. 5. Intern kontroll Genomförd granskning av den interna kontrollen inom Landstinget Kronoberg redovisas i en separat rapport. Vi har valt att bifoga denna rapport som en bilaga till respektive driftsenhets bokslutsrapportering. I bilagan återfinns iakttagelser och rekommendationer för att förbättra den interna kontrollen. För Psykiatrin har följande brister konstaterats; Lönerutin bristande attestförfarande Redovisning av leverantörsfakturor ej tillfredsställande kontroll i hantering av leverantörsfakturor och utanordningar Löpande redovisning o Avsaknad av uppdaterat register för stöldbegärlig egendom 9 (10)
Bokslutsprocessen, budget och prognos Vi anser att bokslutsarbetet genomförts på ett tillfredsställande sätt. Tidsplanen har följts och dokumentationen har överlämnats för revision i tid. Landstingsstyrelsens direktiv och god redovisningssed har i allt väsentligt följts. Vid vår granskning har inget indikerat att gällande anvisningar frångåtts. Goda avstämningsrutiner finns. Årsbokslutet är väl dokumenterat och strukturerat. Personalen har god kompetens att klara av sin uppgift i bokslutsarbetet. Budget och prognos diskuteras ovan. Växjö 27 april 2004 Rickard Löf Granskningsansvarig Peter Bjureberg Kundansvarig, LT Kronoberg Bilaga: Intern kontroll år 2003 10 (10)