Förvaltningen har även varit föremål för ett speciellt förvaltningsrevisionellt projekt.

Transkript

1 Sammanfattning Revisionen av Primärvårdens verksamhet år 2001 har genomförts i enlighet med den av de förtroendevalda revisorerna fastställda revisionsplanen för Landstinget Kronoberg. Revisionen har utförts i enlighet med bestämmelser i Kommunallag, Rådet för kommunal redovisning och landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed. Syftet med revisionen har varit att pröva om förvaltningens verksamhet under det gångna verksamhetsåret sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna och rapporteringen är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig samt säkerställa att lagar och förordningar följs. I och med införandet av det balanserade styrkortet i Landstinget Kronoberg har också revisionens rapportering förändrats. Inom ramen för vår skyldighet att pröva hur ändamålsenligt verksamheten skötts under året har vi i denna revisionsrapport inlett vårt arbete med att försöka ge en konstruktiv kritik och återkoppling till det arbete förvaltningen inlett med att styra sin verksamhet utifrån ett antal lika viktiga perspektiv. Perspektiven man valt inom landstinget är Medborgar- och kundperspektivet; Processperspektivet; Medarbetar- och utvecklingsperspektivet samt Ekonomiperspektivet. Efter genomförd revision bedömer vi att de kritiska framgångsfaktorer som förvaltningsledningen har tagit fram och som styrelsen har beslutat hänger väl ihop med de strategiska målen samt förvaltningens vision. Årsanalysens disposition följer väl perspektiv och framgångsfaktorer. Det råder obalans mellan perspektiven så till vida att förvaltningen på flera punkter inte når upp till uppställda måltal. Beaktat dessa iakttagelser (och avgivna rekommendationer) är det vår uppfattning att förvaltningens verksamhet under det gångna verksamhetsåret i allt väsentligt skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att räkenskaperna och rapporteringen i allt väsentligt är rättvisande Vår granskning av den interna kontrollen inklusive efterlevandet av lagar och förordningar samt landstingets egna centrala riktlinjer har föranlett ett antal för Landstinget Kronoberg generella påpekanden och rekommendationer. Dessa har sammanfattats i en särskild rapport benämnd Rapport över intern kontroll år Ingen av de gjorda påpekanden i denna rapport, enskilt eller samtagna, är av en sådan art och omfattning att den interna kontrollen som helhet bedömts vara otillfredsställande. Den interna kontrollen och tillämpningen av lagar och förordningar inom förvaltningen har härvid bedömts som tillfredsställande. Förvaltningen har även varit föremål för ett speciellt förvaltningsrevisionellt projekt. Primärvården utveckling och tillgänglighet överlämnades till landstingsstyrelsen och påpekade behovet av en bättre koppling mellan uppdrag och resurser samt behovet av en bättre måluppfyllelse av tillgänglighetsmål, (10)

2 Primärvården Kronoberg Innehållsförteckning 1. GRANSKNINGENS OMFATTNING OCH INRIKTNING ÅRETS BOKSLUTSGRANSKNING ÅRSANLYS ENLIGT BALANSERADE STYRKORT... 4 Vision... 4 Strategiska mål PERSPEKTIV MEDBORGAR- OCH KUNDPERSPEKTIV PROCESSPERSPEKTIV MEDARBETAR- OCH UTVECKLINGSPERSPEKTIV EKONOMIPERSPEKTIV... 8 Resultaträkning (Mkr)... 8 Balansräkning SAMMANFATTANDE KOMMENTARER AVSEENDE PERSPEKTIV INTERN KONTROLL Bokslutsprocessen, budget och prognos (10)

3 Revisionsrapport 2001 avseende Primärvården Landstinget Kronoberg 1. Granskningens omfattning och inriktning Revisionen av Primärvårdens verksamhet 2001 har utförts i enlighet med Kommunallag, Rådet för kommunal redovisning och landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed. Syftet är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna och rapportering är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig samt säkerställa att lagar och förordningar följs. Revisionen har genomförts i enlighet med fastställd revisionsplan med utgångspunkt från väsentliga risker i verksamheten och den finansiella rapporteringen. Konkret innefattar granskningen bland annat Ansvar och befogenheter behandlar efterlevnad av inköpspolicy samt uppföljning av attestreglemente, ansvar och befogenheter. Anläggningsregister behandlar rutiner för avskrivningar samt efterlevnad av landstingets regler och rutiner för aktivering. Leverantörsreskontra behandlar hanteringen av i leverantörsregistret förekommande transaktioner. Löpande redovisning - med tyngdpunkt på rörelsetillhörighet, kontering samt hantering av sekretessbelagda uppgifter. Styrelseuppdrag genomgång av omfattning av transaktioner med närstående bolag. Möte med nyckelpersoner bedömning av bokslutsprocessen Fastställa efterlevnaden av god redovisningssed Uppföljning av föregående års frågeställningar Granskning av upprättad årsanalys Granskning av hur de strategiska målen i det balanserade styrkortet överensstämmer med de av Landstinget Kronoberg uppsatta målen samt att undersöka hur relevanta de identifierade kritiska framgångsfaktorerna är. Uppföljning och analys av uppsatta mål och styrtal. Analys av resultaträkning med fokusering på avvikelser mellan utfall, budget, prognoser och föregående år Granskning av väsentliga balansposter Granskningen har vidare utförts i enlighet med god revisionssed med beaktande av väsentlighet och risk i verksamheten samt kontrollmålen existens, tillhörighet, fullständighet, värdering och presentation (10)

4 2. Årets bokslutsgranskning 2.1 Årsanlys enligt Balanserade styrkort Planeringsförutsättningarna för 2001 är skrivna med utgångspunkt i det balanserade styrkortet, vilket kan ses som en form av utvecklad målstyrning där samstämmighet ska finnas mellan Vision-Strategier-Framgångsfaktorer och Styrtal, uppdelat i olika perspektiv. Primärvårdens styrkort är utvecklat av en s k perspektivgrupp som är gemensam med ReHab Centrum och består av representanter från båda förvaltningarna. Guppens sammansättning har förändrats under arbetets gång. I budgetarbetet för 2002 har även respektive basenhet arbetat fram ett eget styrkort som sedan ligger till grund för förvaltningens totala budget/verksamhetsplan. Arbetet med att utveckla och följa upp måltalen för respektive perspektiv och framgångsfaktor är städigt pågående. Perspektivgruppen utvecklar ständigt måltalen samt uppföljningen av desamma. Vision Primärvårdenss vision definieras enligt nedan: Primärvården skall, med bred kompetens, kontinuitet och tillgänglighet, vara den självklara första instansen och basen i hälso- och sjukvården.. Strategiska mål Inom respektive perspektiv har Primärvården formulerat strategiska mål enligt nedan: Perspektiv Medborgar- och kundperspektiv Process- och produktionsperspektiv Medarbetar-/utvecklingsperspektiv Ekonomiskt perspektiv Strategiskt mål Tillgodose vårdtagarnas behov av vård utifrån primärvårdens uppdrag i hälso- och sjukvårdslagen. Ett optimalt utnytt-jande av tilldelade resurser i effektiv samverkan med andra aktörer i hälso- och sjukvården Erbjuda en attraktiv arbetsplats Vara en lärande och kreativ organisation. Ekonomi i balans Effektiv hushållning av tilldelade finansiella resurser på såväl kort som lång sikt. Kommentarer och förslag till förändringar De strategiska målen överensstämmer väl med förvaltningens vision. Vi ser det som positivt att förvaltningen har decentraliserat utvecklingen av det balanserade styrkortet, då detta torde ge ett större engagemang i verksamheten (10)

5 3. Perspektiv 3.1 Medborgar- och kundperspektiv De kritiska framgångsfaktorer och styrtal som Primärvården arbetar med är enligt årsanalysen följande: Framgångsfaktor Styrtal Utfall 2001 Måltal Tillgänglighet Planerade läkarbesök inom 8 dgr, % av önskade besök Information till patient Kvalitet i vårdinsatsen Bemötande Kontinuitet Träff med samma läkare vid minst 2 av de 3 senaste besöken Patientenkät (Kupp) Mottagning BVC Sjukgymnastik Patientenkät (Kupp) Mottagning BVC Sjukgymnastik Patientenkät (Kupp) Mottagning BVC Sjukgymnastik Verksamheten når inte upp till de uppsatta måltalen vad gäller tillgänglighet. Endast 69 % av önskade besök fick tid hos läkare och endast 70 % av fick träffa samma läkare vid minst 2 av de 3 senaste besöken. Även om det rör sig om stickprov är detta ett oroväckande utfall och i dagsläget ser det inte ut att bli bättre under Mot bakgrund av att förvaltningen avviker negativt mot budget torde det vara en svår uppgift att uppnå uppställda måltal. Uppföljningen av övriga framgångsfaktorer inom perspektivet bygger på en patientenkät som genomfördes under septermber Generellt sett uppnår förvaltningen inte uppställda måltal, även om avvikelserna är relativt små. Kommentarer och förslag till förändringar - Styrkort Utfallet vad gäller tillgänglighet är oroväckande. Sett till enskilda basenheter kan situationen vara än värre och om inte förvaltningen anlitat hyrläkare hade t o m någon vårdcentral varit utan läkare (10)

6 3.2 Processperspektiv De kritiska framgångsfaktorer och styrtal som Primärvården arbetar med är enligt årsanalysen följande: Verksamhetsmått Utfall 2001 Måltal Utfall 2000 Läkarbesök mottagn Sjuksk/usk besök Distriktssk inom BVC Distriktssjukgymnast Psykiatrisjukbesök Övriga besök Antalet läkarbesök är betydligt färre än målet för verksamheten. Framförallt beror detta på läkarbristen på förvaltningens kliniker. Däremot har antalet sjuksköterske- /undersköterskebesök ökat jämfört med i fjol och är betydligt högre än uppsatt måltal. Under 2001 har ett talsvarsystem införts på ett antal vårdcentraler. Syftet är att effektivisera sjuksköterskornas telefonrådgivning. Utfallet har varit positivt och patienterna upplever en förbättrad service. Läkemedelsreformen innebär ett successivt övertagande av läkemedelskostnaderna. I syfte att minska läkemedelskostnaderna genomförs läkemedelsgenomgångar på 14 särskilda boenden. Kommentarer och förslag till förändringar - Styrkort De kritiska framgångsfaktorerna avseende processperspektivet innehåller bara kvantitativa besöksmått. Möjligtvis kunde de kvantitativa framgångsfaktorerna kompletteras med t ex genomgång av miljöarbetet, processkvalité, mm (10)

7 3.3 Medarbetar- och utvecklingsperspektiv De kritiska framgångsfaktorer och styrtal som Primärvården arbetar med är enligt årsanalysen följande: Framgångsfaktor Styrtal Utfall 2001 Måltal Utfall 2000 Personalstruktur mm Antal anställda Vakanta tjänster totalt Därav läkare Medelantal anställda Antal anställda 31/12 Budg ant tjänster 31/12 Antal tjänster 31/12 Antal tjänster 31/ Tillsatta ST-tjänster Tjänstgöringsgrad Genomsnittsålder Kompetensutveckling Utbildning Utveckl samtal Arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö - 14 Trevligt att gå till arbetet - 18 Sjukfrånvaro Totalt Långtidssjukfrånv Antal tjänster 31/12 Sys sättningsgrad År Kostn % av lön/soc % andel genomf. Enkät - Andel positiva Enkät - Andel positiva Dgr / anst Dgr / anst , ,0 18, , <17,7 <13, , ,7 13,6 Det saknas måltal för de flesta framgångsfaktorer avseende personalstruktur. Vi årsskiftet hade förvaltningen 15 vakanta läkartjänster, vilket innebär att läkarsituationen är kritisk på några vårdcentraler. Målsättningen var att 32 ST-läkartjänster skulle varit tillsatta, men förvaltningen har bara kunnat besätta 23 av dessa. Dock har förvaltningen lyckats rekrytera ST-läkare under slutet av 2001 vilket kommer att ge full effekt under Åldersstrukturen är fortsatt otillfredsställande och en stor andel av personalen är över 45 år. I en alltmer konkurrensutsatt efterfrågan på personal är rekrytering av yngre personal en mycket viktig framgångsfaktor. Medarbetarna har varit frånvarande 5,0 (5,8) dagar p g a utbildning. Kostnaden för utbildning har dock inte kommit upp till uppsatt mål. Utfallet (som redovisas i en graf) av genomförd personalenkät visar på brister på ett flertal punkter. Mest oroväckande är det mindre bra utfallet gällande utvecklingssamtal och fysisk arbetsmiljö som har ansetts vara kritiska framgångsfaktorer. Arbetsmiljön är ansträngd på några vårdcentraler, vilket har visat sig vid genomförda arbetsmiljöinspektioner. Utvecklingen av sjukfrånvaron är oroväckande och för 2001 var den genomsnittliga sjukfrånvaron 22,0 (17,7)dagar. Det är framförallt sjuksköterskor som har många sjukdagar, vilket kan vara ett utryck för det ökade vårdtrycket. Början till ett nytt resursfördelningssystem kommer att införas under Detta i kombination med styrkort och VIS torde ge en bättre bild av uppdrag och resurser. Kommentarer och förslag till förändringar - Styrkort (10)

8 Förvaltningen bör utveckla framgångsfaktorer och måltal för personalstruktur. Det är en brist att det inte finns framtagna måltal för samtliga framgångsfaktorer och det kan även ifrågasättas huruvida antal tjänster är en framgångsfaktor. Vi ser det som positivt att förvaltningen kommer att införa ett nytt resursfördelningssystem. I dagsläget torde förvaltningen ha svårt att uppnå framtagna måltal med befintlig ekonomisk ram. 3.4 Ekonomiperspektiv De kritiska framgångsfaktorer och styrtal som Primärvården arbetar med är enligt årsanalysen följande: Framgångsfaktor Styrtal Utfall 2001 Måltal Utfall 2000 Ekonomi i balans Avvikelse driftbudget exkl -10,1 0,0-4,2 projekt - Hyrläkare externa -10,0-5,5 - Köpt vård andra landsting -1,6-1,8 - Patientintäkter -1,3-0,8 - Personalkostnader mm*) +2,8 +3,9 Avvikelse procent av nettokostnad 4,1 -- 1,9 Resultaträkning (Mkr) (Mkr) Utfall 2001 Budget 2001 Avvikelse 2001 Prognos 8 Avvikelse Utfall 2000 Ersättn. från patienter 34,0 35,3-1,3-0,2 34,5 Försäljning av vård m.m. 4,8 3,4 1,4 0,2 4,2 Övriga förs., Erh. bidr. 141,8 138,5 3,3 0,8 4,7 Summa intäkter 180,6 177,2 3,4 0,8 43,4 Personalkostnader -218,9-219,7 0,8-3,7-198,9 Materialkostnader -148,2-148,5 0,3-1,2-11,5 Hyra och övriga tjänster -51,5-38,9-12,6-1,9-34,9 Köpt vård -5,5-3,9-1,6 0,5-11,2 Övriga kostnader -1,1-0,8-0,3 - -1,1 Avskrivningar -3,4-3,4 - -0,3-2,9 Summa kostnader -428,6 415,2-13,4-6,6-260,5 Netto -248,0-238,0 10,0-5,8-217,1 Projekt -2,5-4,5 2,0-2,3 Netto inklusive projekt -250,5-242,5-8,0-219, (10)

9 Förvaltningens nettokostnader (exkl projekt) uppgår till 248 Mkr vilket är 31 Mkr mer än föregående år. Den största orsaken till nettokostnadsökningen är ökade personalkostnader. På intäktssidan avser det positiva utfallet avser framförallt internfakturering där kostnadsbudgeten överskrids i motsvarande utstäckning.. Den enskilt största avvikelsen avser personalkostnader (inkluderat kostnader för hyrläkare), vilket avviker negativt mot budget med 7,2 Mkr. Av detta belopp avser 10,0 Mkr kostnader för hyrläkare, vilket innebär att normala personalkostnader avviker positivt mot budget med 2,8 Mkr. I årsanalysen ges en komplex bild av personalsituationen och vad som har påverkat avvikelsen mot budget. Primärvårdsförvaltningen har under året erhållit extra ram (ca 10 Mkr) avseende de s k kanonpengarna. Budgetramen var kopplad till specifika åtgärder, såsom t ex anställning av läkare på vissa vårdcentraler. P g a rekryteringssvårigheter har samtliga åtgärder enlig planen inte kunnat genomföras och en grov uppskattning är att förvaltningen erhållit kostnadsökningar uppgående till ca 5 Mkr. Kommentarer och förslag till förändringar - Styrkort Resonemanget kring budgetavvikelser är väl strukturerade och ger en god överblick (framförallt analysen av budgetavvikelser av personalkostnader). Resonemanget kunde med fördel även inkluderat orsaker till förändringar jämfört med föregående år. Det hade varit bra om hanteringen av kanonpengarna beskrivits i årsanalysen. Utan kanonpengarna torde avvikelsen mot budget varit ytterligare 5 Mkr sämre. Under en skatterevision har anlitandet av hyrläkare kritiserats och det finns risk för att förvaltningen kommer att drabbas av merkostnader på 2-3 Mkr. Frågan avser huruvida Primärvården innehar arbetsgivaransvar för några av de anlitade hyrläkarna. Reservering för denna merkostnad har inte skett i bokslutet, då det råder osäkerhet kring utgången. Balansräkning Den enskilt största investeringen under året är i talsvarsystemet TeleQ (1,8 Mkr). Det kvarstår inga väsentliga frågetecken efter genomförd granskning. 3.5 Sammanfattande kommentarer avseende perspektiv De kritiska framgångsfaktorer som förvaltningsledningen har tagit fram och som styrelsen har beslutat, bedöms hänga väl ihop med de strategiska målen samt förvaltningens vision. Årsanalysens disposition följer väl perspektiv och framgångsfaktorer. Det råder obalans mellan perspektiven så till vida att förvaltningen på flera punkter inte når upp till uppställda måltal. Detta är i sig inget oroväckande, men då utfallet avseende tillgänglighet och ekonomi visar på stora brister torde förvaltningen ha svårt att klara nuvarande mål. Ett resonemang kring konsekvensen av ovanstående hade varit positivt (10)

10 4. Intern kontroll Revisionsrapport, Bokslut Primärvården 2001 För allmänna noteringar gällande den interna kontrollen inom Landstinget Kronoberg hänvisas till separat rapport. Granskningen har föranlett ett antal påpekanden och rekommendationer som är mer eller mindre generella för hela Landstinget Kronoberg. Granskningen av den löpande redovisningen har inte föranlett någon anmärkning. En allmänt god ordning och reda föreligger inom landstingets redovisningsenheter. Bokslutsprocessen, budget och prognos Allmänt ser vi en väl fungerande bokslutsprocess bland annat vad gäller enhetlig tillämpning av beloppsgränser vid periodisering av ankomna leverantörsfakturor. Vår bedömning av bokslutsarbetet är att det har utförts på ett tillfredsställande sätt. Personalen har var och en, enligt vår bedömning, god kompetens för att kunna klara av sin uppgift i bokslutsarbetet. Träffsäkerheten gällande lämnad prognos är tillfredsställande och förklaringar har lämnats till avvikelser. Den faktiska nettokostnadsförändringen mellan basrapport 8 och utfallet uppgår till 5,8 Mkr, medan skillnaden i budgetavvikelsen mellan basrapport 8 och utfallet endast uppgår till 1,9 Mkr (och det är denna avvikelse som kommenteras i årsanalysen). Anledningen härtill är att prognosen inte tar hänsyn till kostnader (i och för sig kända) som förvaltningen kommer att få, men ännu ej erhållit, budgetram för. Lars Mattsson Granskningsansvarig Peter Bjureberg Kundansvarig, LT Kronoberg (10)