Fastställd den 18 februari av revisorsgrupp 1 Dnr 3.1.1-115/2015
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Revisionsplan 2015 Hemsida: www.stockholm.se/revision
Innehåll Stadsrevisionen i Stockholms stad 1 Revisionens uppdrag 1 Revisionens organisation 2 Stadsrevisionens granskning 2 Revisionsberättelse och granskningsrapport 3 Inriktning enligt strategi 3 Årlig granskning 4 Grundläggande nämndgranskning 4 Fördjupad granskning 4 Uppföljning 4 Avrapportering 5 Planeringsprocessen 5 Förslag till granskning 2015 6 Bevakningsområde 6 Förstudie 7 Projekt 8 Uppföljningar 12 Kommunikation 1
1 (12) Stadsrevisionen i Stockholms stad Revisionens uppdrag På fullmäktiges uppdrag granskar revisorerna all verksamhet som bedrivs av stadens nämnder, bolag och stiftelser i den omfattning som följer av god revisionssed. Revisorerna ska varje år pröva om verksamheten inom kommunstyrelsen och nämnder sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. Revisorernas granskning av intern kontroll inriktas på om nämndens/styrelsens egen interna kontroll (styrning, uppföljning och kontroll) av verksamheten är tillräcklig. Vidare ingår som en väsentlig del att bedöma hur kommunstyrelsen leder och samordnar den kommunala verksamheten samt utövar sin uppsikt över nämnder och de kommunala företagen. När det gäller bolagen utser fullmäktige en lekmannarevisor och en suppleant för granskning av varje enskilt bolag. I varje bolag utses även en auktoriserad revisor. Lekmannarevisorn och den auktoriserade revisorn har olika uppdrag. Lekmannarevisorns uppdrag är främst att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorns uppdrag är främst att granska räkenskaperna och årsredovisningen. I stadens organisation ingår kommunstyrelsen inklusive finansverksamheten, 30 nämnder samt Stockholms Stadshus AB med 16 dotterbolag och ett antal dotterdotterbolag. Det finns även två delägda bolag. Dessutom finns tre stiftelser där staden är stiftelsebildare (Stiftelsen Äldrecentrum, Stiftelsen Barnens Dag och Stiftelsen Hotellhem i Stockholm). Revisorerna bedriver en oberoende och objektiv granskning av stadens verksamhet. Opartiskhet och saklighet genomsyrar revisorernas agerande, bedömningar och uttalanden. Varje revisor är oberoende i förhållande till såväl granskade nämnder och styrelser som till uppdragsgivaren kommunfullmäktige.
2 (12) Revisorerna eftersträvar största möjliga öppenhet och tillgänglighet i sin granskning och kommunikation med fullmäktige, de granskade, medborgare och media. Revisionens organisation De förtroendevalda revisorerna i Stockholms stad är indelade i tre revisorsgrupper med ansvar för olika revisionsområden. Samtliga 20 förtroendevalda revisorer ingår i revisorsgrupp 1 och dessutom i någon av grupp 2 eller grupp 3. Revisorsgrupp 1 granskar kommunstyrelsen, servicenämnden, skönhetsrådet och valnämnden. Dessutom svarar gruppen för övergripande planering och samordning av revisionen samt samordning av koncernoch bolagsgranskning. Revisorsgrupp 2 granskar exploateringsnämnden, fastighetsnämnden, idrottsnämnden, kulturnämnden, kyrkogårdsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, stadsbyggnadsnämnden, trafiknämnden samt utbildningsnämnden. Revisorsgrupp 3 granskar samtliga stadsdelsnämnder, socialnämnden, arbetsmarknadsnämnden, äldrenämnden och överförmyndarnämnden. Vid sidan av de tre revisorsgrupperna finns också ett revisorskollegium vars uppgift är att ansvara för den förvaltning som har samband med revisionsverksamheten. Staden har ett eget revisionskontor med sakkunniga som biträder de förtroendevalda revisorerna. Externa revisorer och specialister anlitas i vissa fall. Stadsrevisionen är den samlade benämningen för de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. Stadsrevisionens granskning Revisorernas uppdrag enligt lag och reglemente är omfattande och måste avgränsas med hänsyn till de resurser som revisionen förfogar över. Den årliga granskningen måste dock vara tillräcklig för att revisorerna ska kunna uttala sig om hur styrelse och nämnder uppfyller sina åtaganden. I revisionsplanen redovisas granskningens innehåll och omfattning. Granskningsarbetet avseende år 2015 genomförs under tiden 1 april
3 (12) år 2015 t.o.m. 31 mars år 2016. Revisionsplanen bygger på en riskanalys. Granskningen delas upp i grundläggande nämnd- och bolagsgranskning, fördjupad granskning samt större revisionsprojekt. Revisionsberättelse och granskningsrapport Revisionens granskningar i form av större projekt redovisas i projektrapporter. Dessa publiceras löpande under året. Det gångna årets granskningar sammanfattas i årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för bolagsstyrelser. En för staden samlad bild av årets granskningar redovisas i årsredogörelsen. Den årliga granskningen redovisas till fullmäktige i de förtroendevalda revisorernas revisionsberättelse för respektive nämnd. Revisionsberättelserna innehåller ett uttalande om ansvarsfrihet tillstyrks eller inte som underlag för fullmäktiges ansvarsprövning. Lekmannarevisorernas granskningsrapport för respektive bolag överlämnas till bolagsstyrelsen/bolagsstämman och fullmäktige. Inriktning enligt strategi I februari 2015 fastställde revisorsgrupp 1 en revisionsstrategi för 2015-2018. I strategin lyfts följande områden för granskning fram: Fortsatt fokus på nämndernas styrning, uppföljning och kontroll av både den verksamhet som genomförs av externa utförare och den verksamhet som bedrivs i kommunens egen regi. Det förtroendekänsliga området är prioriterat, bl.a. när det gäller upphandling, stora bygg- och investeringsprojekt samt fastighetsområdet. Den årliga granskningen har fortsatt inriktning på kontroll av ekonomin, administrativ ordning och redovisning samt uppföljning och analys vad gäller verksamhetsmålen. Revisorerna eftersträvar största möjliga öppenhet och tillgänglighet i sin granskning och kommunikation med fullmäktige, de granskade, medborgare och media. I bilaga 1 redovisas på vilket sätt stadsrevisionen kommunicerar under revisionsprocessen.
4 (12) Årlig granskning Grundläggande nämndgranskning Den grundläggande granskningen genomförs varje år vid alla nämnder. Inriktningen för granskningen är att för varje nämnd granska och bedöma om: styrelsen/nämnden har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten, samt om verksamheterna klarar att genomföra sina uppdrag med tillgängliga resurser styrelsens/nämndens system för styrning, uppföljning och kontroll säkerställer en ändamålsenlig och ekonomiskt effektiv verksamhet liksom en tillräcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet styrelsens/nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed och att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning Fördjupad granskning Den grundläggande granskningen kompletteras med fördjupad granskning i den omfattning och med den inriktning som behövs för att säkerställa att revisorerna har tillräckligt underlag för sitt uttalande i revisionsberättelsen. Granskningen kan inriktas på om verksamheten lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt föreskrifter som gäller för verksamheten. Den fördjupade granskningen kan också avse intern kontroll inom områden som personal, ekonomi och redovisning. Den fördjupade granskningen avrapporteras i årsrapporten. Behovet av fördjupad granskning grundas på en riskanalys för respektive nämnd. Planeringen per nämnd dokumenteras i ett granskningsplanerings-pm. Uppföljning I den årliga granskningen ingår att följa upp tidigare års iakttagelser och rekommendationer. Detta gäller både det som framkommit inom ramen för den grundläggande granskningen per nämnd/styrelse och de granskningar som genomförs i form av projekt.
5 (12) Avrapportering Den årliga granskningen behandlas vid minst tre tillfällen av revisorsgrupperna: Granskning av intern kontroll och löpande redovisning (september - februari) Granskning av delårsrapporten (oktober/november) Årsrapport (mars) Planeringsprocessen Planeringen, inklusive riskanalys, är en grundläggande del i revisionsprocessen med syfte att säkerställa att granskningsinsatserna ger tillräckligt underlag för att revisorerna ska kunna göra väl grundade uttalanden i revisionsberättelserna som underlag för fullmäktiges ansvarsprövning av respektive nämnd/styrelse. Syftet med riskanalysen är att ringa in och avgränsa granskningens omfattning och inriktning. Granskningen ska inriktas på för staden/nämnden/bolaget väsentliga områden där det finns risker för att kommunstyrelsen/nämnder/styrelser inte har: en ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet rättvisande räkenskaper tillräcklig intern kontroll I begreppet ändamålsenlig verksamhet ligger att kommunstyrelsen- /nämnder/styrelser uppfyller: fullmäktiges mål och direktiv lag, förordning, avtal och andra föreskrifter I revisorernas uppdrag ingår även att bedöma kommunstyrelsens sätt att utöva sin uppsiktsplikt över nämnder/styrelser.
6 (12) Riskanalys och planering avseende revisionsåret 2015 har genomförts enligt följande steg. Steg 1 november/december 2014 Risker/riskområden har identifierats. Steg 2 januari 2015 Diskussionsunderlag har tagits fram till planeringskonferensen. Steg 3 februari 2015 Revisionsplanen fastställs. Förslag till granskning 2015 De granskningsområden gällande projekt som framkommit ur riskanalysen redovisas nedan. Utöver de projekt som sedan fastställs i revisionsplanen planeras också ett antal fördjupade granskningar inom ramen för den årliga revisionen per nämnd. Den årliga granskningen per nämnd, inkl. de fördjupade granskningarna, dokumenteras i ett planerings-pm som redovisas i respektive revisorsgrupp. Utöver granskningsprojekt föreslås också bevakningsområde och förstudier enligt nedan. Nedan redovisas också uppföljning av tidigare genomförda revisionsprojekt. Bevakningsområde Inom Stockholm stad finns projekt som pågår under flera år. Under 2015 föreslås en bevakning av projekt i anslutning till IT-investeringar som nytt ekonomisystem, m.m. Nytt ekonomisystem I april 2012 fattade kommunfullmäktige beslut om att upphandla och implementera ett koncerngemensamt ekonomisystem. Upphandlingen är nu genomförd och enligt planeringen ska implemen-
7 (12) tering av systemet vara klar i slutet av 2017 då också projektet avslutas. Förstudie Hemlöshet EU-medborgare EU- och EES-medborgare som arbetar och söker arbete i Sverige har samma rätt till socialt bistånd som svenska medborgare. Personer som bedöms sakna uppehållsrätt i Sverige, t.ex. personer som måste tigga för sin försörjning, har endast rätt till nödvändig hjälp för att avvärja en akut nödsituation. Detta måste socialtjänsten bedöma utifrån varje enskilt fall. I praktiken innebär det ofta enstaka bistånd till mat, logi och resa tillbaka till det land som EU-medborgaren kommer från. När det är barn inblandade har kommunen det yttersta ansvaret för stöd och hjälp. Om socialtjänstens utredning visar att det finns behov av skydd och stöd måste socialtjänstens erbjuda insatser, vilka insatser avgörs från fall till fall. Socialtjänsten kan även behöva kontakta sociala myndigheter i barnets hemland. Förstudiens syfte är att kartlägga stadens handläggning av EU-medborgarnas och deras barns rätt till bistånd samt vilka risker och gränsdragningsproblem som finns inom området. Ersättningssystem/tidsregistrering inom hemtjänsten Inom hemtjänsten tillämpas från och med år 2014 ett nytt ersättningssystem. I enlighet med kommunfullmäktiges beslut ersätts utföraren numera per utförd timme under dag och kväll samt per utförd insats under nattetid. Parallellt och successivt under 2014 har också ett system för tidsregistrering via mobiltelefoner introducerats inom verksamheten. I samband med redovisningen av delårsrapporten för 2014 har flera stadsdelsnämnder uppmärksammat skillnader mellan utförare i kommunal och extern regi vad beträffar debiteringsgraden och ökade kostnader jämfört med tidigare ersättningssystem inom hemtjänsten. Förstudiens syfte är att kartlägga hur uppföljning och kontroll fungerar samt vilka risker som finns inom området. Dialog och samverkan för fortsatt trafikutveckling Samarbetet med trafiknämnden i Stockholms läns landsting, Trafikverket och övriga aktörer i regionen inom infrastrukturområdet ska fördjupas ytterligare. Ett effektivt transportsystem med god framkomlighet och tillgänglighet är också viktigt i arbetet för en
8 (12) minskad miljöbelastning. Staden ska, så långt det är möjligt, uppnå full kostnadstäckning för nedlagt arbete i stora infrastrukturprojekt. De nya bostäder som planeras kräver insatser i både ny och gammal infrastruktur. Det kräver i sin tur god trafikplanering och ett nära samarbete mellan trafiknämnden, stadsbyggnadsnämnden, exploateringsnämnden och miljö- och hälsoskyddsnämnden. Syftet med förstudien är att kartlägga former för samverkan samt risker vad gäller samarbetet inom stadens organisation och med olika externa aktörer vad gäller stora infrastrukturprojekt. Projekt Måluppfyllelsen avseende kommunfullmäktiges mål För varje verksamhetsområde har kommunfullmäktige fastställt mål och indikatorer samt angivit aktiviteter. För att analysera och bedöma måluppfyllelsen kommer kommunstyrelsen att följa upp målen genom de utvalda indikatorerna och aktiviteterna. Uppföljning av indikatorer ska ske i samband med tertial-rapporter och årsredovisning. Enligt stadens budget 2015-2017 ska nämnderna i sin planering fokusera på att målen är uppföljningsbara och mätbara samt i uppföljningen förstärka resultatredovisning, analys och utvärdering av den egna verksamheten. Revisionen har tidigare noterat att brukarundersökningar används för mätning av måluppfyllelse på flera områden men att de bl.a. ligger fel i tiden för att kunna utgöra ett ändamålsenligt underlag för bedömning av måluppfyllelse vid delårsrapport och årsredovisning. En granskning genomförs, bl.a. avseende nämndernas underlag till analys och bedömning vad gäller måluppfyllelse. Slussen Slussen ska byggas om, och en ny bussterminal för trafiken till och från Nacka och Värmdö ska anläggas. Planeringen av arbetet, som har letts av exploateringsnämnden, har pågått under flera år. Projektet har i massmedia kritiserats för bl.a. brister i säkerhet och i ekonomiska beräkningar. En lägesrapport som presenterades under hösten 2014 visar att projektet kommer att fördyras och försenas. Kommunstyrelsen har därför tillsatt en oberoende expertgrupp för att genomlysa ekonomi och funktionalitet i projektet samt se över vilka förbättringar som kan göras inom gällande detaljplan. Expertgruppens bedömning är att besluten om projekt Nya Slussen i huvudsak vilar på rättvisande underlag och rimliga bedömningar samt att beslut tagits på relevanta grunder. Gruppen anser dock att det
9 (12) finns områden som kräver fortsatt utredning och ytterligare uppmärksamhet. En granskning genomförs avseende om nämndens styrning och uppföljning av projektet säkerställer att projektet bedrivs i enlighet med lagar, regler och kommunfullmäktiges beslut. Idrott/kultur och mångfald Såväl idrottsnämnden som kulturnämnden ska arbeta aktivt för att utveckla utbudet av verksamhet för barn och ungdomar med funktionsnedsättning. Samarbete ska ske med berörda nämnder. Idrottsnämnden ska även samverka med andra aktörer för att nå personer med funktionsnedsättning, flickor med utländsk bakgrund samt barn och ungdomar som idag inte idrottar. Resurser ska särskilt prioriteras till föreningar som verkar i områden och bland grupper där den fysiska aktiviteten är låg. Idrottsföreningar som får stöd av staden ska aktivt arbeta för att motverka all form av diskriminering, mobbning och kränkande behandling. En granskning genomförs för att belysa och bedöma i vilken utsträckning nämndernas verksamhet följer kommunfullmäktiges intentioner och mål. Stora investeringsprojekt Kommunfullmäktige beslutade i september 2012 att trafiknämnden får genomföra tätskiktsbyte och förstärkningsarbete i Sergels Torgs bro- och däckskonstruktioner till en investeringsutgift om 1 650 mnkr och en investeringsinkomst om 167 mnkr. Samtidigt godkändes förslag till samverkansavtal med SL gällande Spårväg City. Gatustråket Klarabergsgatan-Sergels torg-hamngatan ligger på olika bro- och däckskonstruktioner som är mellan 40-65 år. Undersökningar som genomförts visar att förstärkningar är nödvändiga för spårvägen och för den övriga trafiken samt för underliggande verksamheter. En granskning genomförs vad gäller om samordning och samverkan med SL sker enligt upprättat samordningsavtal samt om trafiknämndens styrning och kontroll av projektet är tillräcklig. Bostadsbyggandet Kommunfullmäktige avsätter sammanlagt 16 miljoner i en ökatakten-satsning för arbete med att utveckla styrning och samordning av stadens bostadsbyggande. För att klara av takten behövs effektiva och transparenta processer. Nya metoder för dialog och
10 (12) samråd ska testas i syfte att öka inflytandet och inkludera fler i planprocessen. En granskning genomförs av hur exploateringsnämnden och stadsbyggnadsnämnden, i samråd med övriga berörda nämnder och bolagsstyrelser, utvecklar och genomför stadens samlade arbete med bostadsbyggandet. Studentlägenheter, samverkan mellan bolag och nämnder I budget 2015 anges att bostadsbolagen aktivt ska verka för fler hyresbostäder som unga, studenter och andra grupper med svag ställning på bostadsmarknaden har råd att efterfråga. Vidare att studentbostäder, små bostäder och hyresrätter ska prioriteras i planprocessen. Exploateringsnämnden ska ge bostadsbolagen markanvisningar motsvarande minst 2 500 hyresrätter per år. Exploateringsnämnden och stadsbyggnadsnämnden ska i samråd med trafiknämnden och andra berörda nämnder och bolagsstyrelser utveckla sin samlade produktionsplanering med utgångspunkt från kommunfullmäktiges mål för bostadsbyggandet. En granskning genomförs avseende hur berörda nämnder och bolag arbetar för att fler studentlägenheter ska kunna byggas. Planering och byggande av boende med särskild service I budget 2015 anges att utbyggnadstakten av bostäder för personer med fysiska och psykiska funktionsnedsättningar ska öka. Det är ett stadsgemensamt ansvar och stadsdelsnämnderna ska säkerställa att årsmålet klaras, bland annat i samverkan med bostadsbolagen, stadsbyggnadsnämnden och fastighetsnämnden. Det råder brist på boendeplatser inom Stockholms stad. Bristen på bostäder för personer med funktionsnedsättning kan få både ekonomiska konsekvenser och konsekvenser för den enskilde. Exempelvis upphandlar stadsdelarna externa utförare som inte är anslutna till LOV (lagen om valfrihetssystem) för att kunna verkställa boendebeslut i skälig tid. Risk finns för högre kostnader gällande dessa platser, likaså att staden inte kan tillgodose individens önskemål. En granskning genomförs avseende hur staden arbetar för att uppfylla kommunfullmäktiges mål vad gäller boende med särskild service.
11 (12) Samverkan stadsdelar och serviceförvaltningen vid gemensam upphandling Servicenämnden genomför kommungemensamma upphandlingar på uppdrag av nämnderna. I staden är varje nämnd en egen upphandlande myndighet, vilket innebär att respektive nämnd har det yttersta ansvaret för sina upphandlingar. I nämndens ansvar ligger bland annat att genomföra behovsanalys inför upphandling. Under 2014 har stadsrevisionen genomfört en granskning av stadens upphandlingsverksamhet. Där framkom bland annat att upphandlingspolicyn inte har följts i två av tre granskade upphandlingar vad avser genomförande av behovsanalys. En granskning genomförs av stadsdelsnämnders samverkan med servicenämnden vid gemensamma upphandlingar samt hur samverkan sker mellan stadsdelsnämnder i dessa upphandlingar. Barnrättsperspektivet i socialtjänstens handläggning En förutsättning för att socialtjänsten ska kunna ingripa till barns stöd och skydd och utreda deras behov är att socialtjänsten får vetskap om förhållanden som kan innebära en risk för ogynnsam utveckling. Kännedom om missförhållanden erhålls främst genom anmälningar som kommer från andra myndigheter och organisationer och från enskilda. Antalet anmälningar enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen (SoL) har ökat under de senaste åren i Stockholms stad. Drygt hälften av anmälningarna ledde till en utredning. Det ska råda ett barnrättsperspektiv i socialtjänstens handläggning, d.v.s. barn och unga ska ges möjlighet att framföra sina åsikter i frågor som rör dem. Att beakta barns bästa innebär bland annat att nämnderna i sin handläggning genomför bedömningar vad gäller beslutens inverkan på barns och ungas situation samt på vilka sätt besluten gynnar barns utveckling. En granskning genomförs avseende om det finns en tillfredställande hantering av inkomna anmälningar samt om handläggningen har ett barnrättsperspektiv. Förebyggande och hälsofrämjande insatser för personer över 75 år Enligt stadens budget 2015 ska staden öka antalet och utveckla befintliga sociala mötesplatser. Syftet är att fler personer ska klara sig själva en längre tid med ökat välbefinnande. Mötesplatserna ska främja social gemenskap, goda matvanor, fysisk träning och frisk-
12 (12) vård. Verksamheten ska bygga på ett hälsofrämjande förhållningssätt. Utöver kostnadsfri vaktmästarservice för vardagssysslor som kan innebära skaderisker för den äldre finns exempel på stadsdelsnämnder som även erbjuder sociala och fysiska aktiviteter som seniorgympa, dagsutflykter och caféverksamhet i nära samarbete med frivilligorganisationer, syn- och hörselinstruktör och anhörigkonsulent. En granskning genomförs avseende om det sker en uppföljning av om det förebyggande och hälsofrämjande insatserna ger avsedd effekt samt om det inom staden finns likvärdiga möjligheter till insatser för personer över 75 år och hur tillgängliga insatser kommuniceras. Miljökonsekvensbeskrivningar En miljökonsekvensbeskrivning kan krävas både vid upprättande av planer och program och vid prövning av tillstånd till verksamheter. Miljökonsekvensbeskrivningen är ett viktigt underlag för uppföljning och övervakning av den miljöpåverkan som planen, programmet eller tillståndet medför. En bristfällig miljökonsekvensbeskrivning kan medföra att negativ miljöpåverkan inte kan undvikas. En granskning genomförs av om det finns ändamålsenliga former för att tidigt beakta miljöfrågorna i stadens planer, program och i efterföljande processer, t.ex. bygglov, bygganmälan. Uppföljningar Granskning av persontransporter och skolskjutsar (Rapport 2011:7) Grundskolans arbete med elever som riskerar att inte nå målen (Rapport 2013:9) Samverkan kring barn som far illa eller riskerar att fara illa (Rapport 2011:9) kompletterat med skolgång för barn i skyddat boende Ensamkommande flyktingbarn (Rapport 2013:10)
1 (2) Bilaga 1 Kommunikation I revisionsstrategin 2015-2018 anges revisionens mål och strategi. Utifrån revisionens uppdrag har följande mål formulerats: Relevanta och väl underbyggda bedömningar och uttalanden som underlag för ansvarsprövningen En främjande och stödjande revision som bidrar till stadens utveckling avseende verksamhet och ekonomi En aktiv dialog och kommunikation med uppdragsgivare och granskade nämnder och styrelser Revisorerna eftersträvar största möjliga öppenhet och tillgänglighet i sin granskning och kommunikation med fullmäktige, de granskade, medborgare och media. Nedan redovisas på vilket sätt stadsrevisionen kommunicerar under revisionsprocessen. Mål - Relevanta och väl underbyggda bedömningar och uttalanden avseende ansvarsprövningen Årligen genomförs en revisionsplanering som anger en inriktning för granskningen på för staden väsentliga områden där revisionen identifierat risker. Under planeringsprocessen sker kommunikation genom: Avstämningsmöten med förvaltningsledning i samband med riskanalysen Revisionsplanen skickas till samtliga nämnder/styrelser Granskningsplanerings-PM redovisas muntligt vid planeringsmöten med förvaltningsledningen. Informationsbrev skickas till berörda förvaltningar vid uppstart av revisionsprojekt När en granskning är genomförd faktakontrolleras granskningsiakttagelserna, bland annat genom att rapportutkast skickas till förvaltningsledning, mfl. för faktakontroll och eventuella synpunkter. Muntlig återkoppling till de som granskas sker också i samband med granskningen. Mål - En främjande och stödjande revision som bidrar till stadens utveckling avseende verksamhet och ekonomi Efter genomförd granskning lämnar stadsrevisionen rekommendationer, muntligt och i revisionsrapporter, om vad som bör åtgärdas/utvecklas. Revisionen medverkar också vid olika nätverksträffar, exempelvis upphandling och redovisning.
2 (2) Mål En aktiv dialog med uppdragsgivare och granskade nämnder och styrelser Revisorsgruppernas ordförande träffar fullmäktiges presidium minst 2 ggr/år. Årets revision avseende respektive nämnd och kommunstyrelsen redovisas i fullmäktige i samband med behandlingen av revisionsberättelserna. I samband med behandlingen av revisionsberättelserna överlämnas också en årsredogörelse till fullmäktige. Årsredogörelsen skickas också till samtliga nämnder och bolag samt läggs ut på stadens hemsida. När det gäller den årliga revisionen av kommunstyrelsen och nämnderna så träffar kommunstyrelsens samt respektive nämnds bevakningsrevisorer kommunstyrelsens presidium/nämndens presidium i samband med slutrevision. Varje revisionsrapport (årsrapport och projektrapport) skickas av revisorerna till granskad styrelse/nämnd med eventuell begäran om yttrande. Varje projektrapport skickas till borgarråd och stadsledning för kännedom i samband med att rapporten publiceras. Samtliga revisionsrapporter publiceras på stadens hemsida i form av en kort sammanfattning och hela revisionsrapporten. Utsedda bevakningsrevisorer ansvarar för kommunikationen med media när det gäller projektrapporter. Kontakten med medborgarna sker framför allt genom till revisionen inkomna skrivelser/synpunkter. Dessa besvaras/hanteras sedan av stadsrevisionen. Utvecklingsområde under 2015-2018 För en bra kommunikation med granskade nämnder och styrelser samt medborgare är det viktigt att revisorerna och dess verksamhet är synlig, vilket bl.a. görs via stadens hemsida. Under 2015-2018 avser revisorerna att göra stadsrevisionen ännu synligare genom att påverka utformningen av stadens hemsida.