SIGNERAD 2014-10-26 Malmö stad Stadskontoret 1 (2) Datum 2014-10-23 Vår referens Lovisa Hansson Stadsjurist Tjänsteskrivelse Lovisa.Hansson@malmo.se Nya köregler för Boplats Syd STK-2013-1108 Sammanfattning Stadbyggnadsnämnden har till kommunstyrelsen inkommit med förslag till nya köregler för Boplats Syd. Nämnden har anfört att det finns ett behov av att revidera och uppdatera gällande köregler och föreslagit att kommunfullmäktige beslutar att anta nya köregler enligt förslaget. Stadskontoret förordar att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta om nya köregler för Boplats Syd enligt framlagt förslag. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att anta framlagt förslag till köregler för Boplats Syd att gälla från och med den 1 januari 2015. Beslutsunderlag Stadsbyggnadsnämndens beslut angående nya köregler för Boplats Syd Nuvarande köregler för Boplats Syd Förslag till nya köregler för Boplats Syd G-Tjänsteskrivelse KS AU 27/10 Nya köregler Boplats Syd Beslutsplanering KS Fördelningsmöte 2013-12-09 KS Fördelningsmöte 2014-10-20 KS Arbetsutskott 2014-11-03 Kommunstyrelsen 2014-11-05 Kommunfullmäktige 2014-11-27 Ärendet Stadsbyggnadsnämndens förslag till nya köregler för Boplats Syd Stadbyggnadsnämnden har till kommunstyrelsen inkommit med förslag till nya köregler för Boplats Syd. Nämnden har föreslagit att kommunfullmäktige beslutar anta nya köregler enligt förslaget att gälla från och med den 1 januari 2015.
Boplats Syd inrättades av kommunfullmäktige år 2009. Då fattades även beslut om nu gällande köregler för bostadsförmedlingen. Efter några års erfarenhet av verksamheten finns, enligt stadsbyggnadsnämnden, ett behov av att uppdatera och revidera köreglerna. Nämnden har anfört att några regler inte längre är relevanta och att andra behöver anpassas bättre till verksamheten samt att det också finns behov av nya regler. 2 (2) Stadsbyggnadsnämnden föreslår att det införs regler om att det kan finnas en särskild kö för sådana bostadssökanden som kan erbjuda en byteslägenhet inom nuvarande fastighetsägares bestånd och om att det också kan finnas särskilda köer för bostadssökande med kötid från någon av de köer som Boplats Syd har övertagit. Förslaget innehåller även bl.a. en ändrad betalningsrutin för köavgiften och ändrade sanktionsbestämmelser. Bedömning Stadskontoret förordar att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta framlagt förslag till köregler för Boplats Syd att gälla från och med den 1 januari 2015. Ansvariga Tomas Bärring Chefsjurist Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör
1 Köregler Boplats Syd 1.1 Grundregler Anmälan till bostadskön får göras från den dag man fyller 17 år. Man måste dock vara 18 år för att teckna hyreskontrakt. Saknar en bostadssökande personnummer eller samordningsnummer ska födelsedatum anges. All kommunikation med bostadssökanden sker i första hand via den bostadssökandes egen söksida Min sida. Genom att logga in på den kan den bostadssökande se aktuell betalningsstatus, göra intresseanmälningar, svara på visningserbjudanden, bevaka utbudet och läsa meddelanden. 1.2 Anmälan till bostadskön Alla uppgifter som finns i registreringsformuläret är obligatoriska. Om två personer söker tillsammans kan bara en person anges som bostadssökande. Den andra personen anges som medsökande (om medsökande se vidare 1.7) utan eget köärende. Alla som registrerar sig ska samtycka till att uppgifterna tillsvidare får lagras, sparas och bearbetas i Boplats Syds databas (enligt personuppgiftslagen). Den bostadssökande ansvarar för att de registrerade uppgifterna alltid är aktuella och att alla uppgifter som lämnats är sanningsenliga. Om en medsökande vill stå som bostadssökande med ett eget ärende och med egen kötid måste en separat anmälan till bostadskön göras. 1.3 Aktualisering av köärende Ett köärende aktualiseras en gång per år genom att den bostadssökande betalar en köavgift med ett belopp som kommunfullmäktige beslutar. Se vidare under avsnittet Köavgift. 1.4 Vilande köärende Ett köärende blir vilande om köavgiften inte är betald vid förfallodagen. Ärendet aktiveras åter med bibehållen kötid, om avgiften betalas inom sex månader från det att köavgiften förfallit till betalning. 1.5 Avregistrering av köärende Ett köärende avregistreras när bostadssökanden inte har betalt sin köavgift inom sex (6) månader från det att köavgiften förfallit till betalning. på bostadssökandens egen begäran när bostadssökande har avlidit, och detta har kommit till Boplats Syds kännedom Efter avregistering sparas handlingarna i två år innan de tas bort. Sida 1 av 7
1.6 Återupptagande av avregistrerat köärende Ett köärende återupptas igen när den bostadssökande på nytt registrerar sig på webbplatsen. Vid återupptagande får ärendet ny kötid från den dag den nya anmälan till bostadskön samt betalning av köavgift inkommit till Boplats Syd. Köärendet kan återupptas med den tidigare kötiden om bostadssökande betalar in köavgiften inom sex (6) månader räknat från det datum som köavgiften förfallit till betalning. 1.7 Medsökande Medsökande har inte i egenskap av medsökande någon egen kötid. Medsökande kan dock ha ett eget ärende med egen kötid, men är då själv bostadssökande och betalar egen köavgift. Medsökande är den som bostadssökande anger ska bo tillsammans med honom/henne. Uppgiften om medsökande är således endast en upplysning till fastighetsägaren om att två personer kan komma att vilja stå på hyreskontraktet (se även 3.1 Grundregler). En medsökande tas bort från den bostadssökandes ärende om bostadssökande eller medsökande meddelar detta till förmedlingen. Bostadssökande kan också själv via sin egen söksida Min sida på www.boplatssyd.se lägga till eller ta bort medsökande i sitt eget ärende. Medsökande kan inte överta bostadssökandes kötid. Undantag från detta gäller dock för medsökande som varit gift eller sambo enligt sambolagen (2003:376) med den bostadssökande och om denne avlider. Medsökande kan inte vara medsökande åt mer än en bostadssökande. 1.8 Kötider Kötiden räknas från den dag anmälan samt betalning av köavgift inkommit till Boplats Syd. Kötiden är personlig och kan inte överföras på någon annan, förutom vid dödsfall enligt vad som anges under avsnitt 1.7 Medsökande. 1.9 Kötider i vissa fall Boplats Syd kan komma att träffa avtal om att de bostadssökande som har kötid från annan bostadskö kan få tillgodoräkna sig denna kötid när Boplats Syd övertar deras verksamhet. I dessa speciella fall regleras överenskommelserna i särskilda avtal. 1.10 Erhållit lägenhet När en bostadssökande erhållit lägenhet genom bostadskön, tas en förmedlingsavgift ut med ett belopp som kommunfullmäktige beslutar. Har lägenheten förmedlats genom bostadskön står den bostadssökande kvar i bostadskön men kötiden nollställs från den dag då hyreskontraktet undertecknas. Skulle den bostadssökande ha överförd kötid från annan bostadskö nollställs även kötiden för denna. Om en bostadssökande inte önskar stå kvar i Sida 2 av 7
bostadskön när nästa betalningsperiod ska påbörjas, avstår bostadssökanden från att betala köavgift och ärendet avregistreras. 1.11 Lägenhet utan fullständigt hyresavtal Bostadssökande som erhållit lägenhet utan fullständigt hyresavtal har rätt att behålla kötiden i bostadskön. Detta gäller till exempel korttidskontrakt och studentlägenheter. 2 Köavgift 2.1 Grundregel Samtliga bostadssökande betalar en köavgift som tas ut årligen med ett belopp som kommunfullmäktige beslutar. Boplats Syd skickar årligen en påminnelse om betalning av ny köavgift till den bostadssökandes egens söksida Min sida. Har bostadssökanden registrerat en epostadress skickas en påminnelse med betalningsavi även till denna. Har bostadssökanden inte registrerat en epostadress skickas en påminnelse och en betalningsavi istället till registrerad postadress. Det är dock alltid den bostadssökandes ansvar att köärendet förnyas. Om Boplats Syds uppmaning om betalning inte kommer fram eller på annat sätt inte når bostadssökande är detta inte skäl för att den bostadssökande ska få tillbaka sin kötid. Avgiften gäller från förfallodagen och 12 månader framåt (betalningsperioden). Ett köärende blir vilande om köavgiften inte är betald vid förfallodagen. Betalning anses ha skett när betalningen kommit in på Boplats Syds konto. Några inkassoåtgärder vidtas ej. Samtliga aktuella intresseanmälningar blir ogiltiga och kan inte återfås efter förfallodagen. Eventuella hyresgästförslag översända till fastighetsägare kvarstår. Ärendet aktiveras åter med bibehållen kötid om avgiften betalas inom sex månader från det att köavgiften förfallit till betalning. Betalas köavgiften in efter det att sista dag för återupptagande har passerats (dvs. sex månader efter förfallodagen) är köärendet avregistrerat. Bostadssökanden informeras om att han/hon kan anmäla sig på nytt till bostadskön. Om så är fallet förs den för sent inbetalda köavgiften över till det nya ärendet och bostadssökanden får ny kötid från den dag som den nya anmälan till bostadskön kommer in. Den för sent inbetalda köavgiften återbetalas i annat fall. 2.2 Återbetalning av köavgift Bostadssökande som betalt köavgift har rätt att få tillbaka denna om den bostadssökande framför detta till förmedlingen senast 14 dagar efter att aktuell betalningsperiod påbörjats, d.v.s. den tid för vilken betalningen gäller, samt att inga intresseanmälningar gjorts under den aktuella perioden. När begäran om återbetalning kommit in avregistreras den bostadssökandes ärende. Sida 3 av 7
3 Förmedlingsregler 3.1 Grundregler Boplats Syd har en rak kö. Det innebär att alla lägenheter förmedlas efter kötid och kan sökas av alla som registrerat sig hos och betalat köavgift till Boplats Syd. Lägenhet ska som huvudregel annonseras på webben under en vecka. Boplats Syd får ha flera köer för olika kategorier av lägenheter och olika kategorier av bostadsökande. Lägenheterna kan kategoriseras efter t.ex. studentlägenhet, seniorlägenhet etc och det kan till exempel finnas en särskild kö för sådana bostadssökanden som kan erbjuda en byteslägenhet inom nuvarande fastighetsägares bestånd. Maximalt en tredjedel av en fastighetsägares lägenheter kan förmedlas i en sådan särskild kö för byteslägenheter. Det kan också finnas särskilda köer för bostadssökande med kötid från någon av de köer som Boplats Syd har övertagit enligt 1.9. Det är fastighetsägaren som beslutar om vilka krav som ställs på en bostadssökande för att denna ska bli godkänd som ny hyresgäst. Det kan gälla typ av inkomst, inkomst av viss storlek, om den bostadssökande är student, antal personer i hushållet, ålder m.m. Fastighetsägarens krav kan innebära att bostadssökande förbigås i samband med uttag till visningskallelser. Fastighetsägarens krav ska vara förenliga med diskrimineringslagen. Den grundläggande principen är därför att den bostadssökande som har den längsta kötiden och som klarar fastighetsägarens krav för godkännande också ska få erhålla den lägenhet som den bostadssökande visat intresse för. Om en bostadssökande endast klarar fastighetsägarens krav på inkomststorlek tillsammans med sin medsökande ska även den medsökande uppfylla fastighetsägarens krav avseende inkomsttyp, betalningsanmärkningar och skulder. De bostadssökande som erbjuds visning av en lägenhet ska svara förmedlingen om de är intresserade av den erbjudna lägenheten inom angiven tid. I de fall två eller flera bostadssökanden med samma kötid söker en viss lägenhet kommer den bostadssökanden som anmälde sig på den aktuella lägenheten först att översändas som förslag till hyresgäst. Ett grundläggande krav för att få lägenhet via Boplats Syd är att såväl den bostadssökande som anmält intresse för lägenheten som eventuell medsökande avser att bo stadigvarande i den förmedlade lägenheten. En bostadssökande, som på grund av felaktig handläggning av fastighetsägaren eller av Boplats Syd inte erhållit en lägenhet i enlighet med dessa köregler, ska kompenseras med erbjudande om en så likvärdig lägenhet som möjligt avseende hyra, storlek och område. Maximalt två sådana erbjudanden kan lämnas. Sida 4 av 7
3.2 Förbigående, krav m.m. Det är bostadssökandens ansvar att se till att alla relevanta uppgifter avseende bostadssökanden stämmer. I samband med att en bostadssökande svarar ja till fortsatt intresse efter visning ska bostadssökanden granska och godkänna registrerade uppgifter i sitt köärende. Det gäller särskilt de uppgifter som är viktiga för förmedlingsprocessen som aktuella kontaktuppgifter, nuvarande inkomst, nuvarande fastighetsägare och arbetsgivare samt eventuell medsökande. Om bostadssökande inte har angivit korrekta kontaktuppgifter eller inte svarar eller hör av sig till Boplats Syd eller fastighetsägaren inom angiven tidsram är det skäl att förbigå bostadssökande för den aktuella lägenheten. Om det står klart att bostadssökande inte uppfyller de krav som fastighetsägaren ställt upp är det skäl att förbigå den bostadssökande inför visningen. Vid tveksamma fall ska den bostadssökande dock få visningskallelse. Bostadssökande som har för Boplats Syd kända, oreglerade hyresskulder ska inte erbjudas lägenhet. Samtliga aktuella intresseanmälningar och lägenhetserbjudanden avbryts om köavgiften inte är betald på förfallodagen. Dessa kan inte återfås om köavgiften senare betalas. 3.3 Spärr mot intresseanmälan Boplats Syd ska spärra ett köärende för intresseanmälan av lägenheter när: Den bostadssökande samtidigt har fem visningskallelser Spärren sätts automatiskt. Spärren tas bort när den bostadssökande tackar nej till lägenheten eller om lägenheten erhålls av annan bostadssökande. Något i köärendet är felaktigt eller uppgifter är ofullständiga Spärren kan sättas automatiskt eller manuellt. Spärren tas bort när orsaken är utredd och de ofullständiga uppgifterna är kompletterade. Den bostadssökande samtidigt har fem aktuella intresseanmälningar Spärren sätts automatiskt. Spärren gäller sammantaget fem intresseanmälningar utöver de som avser nyproducerade lägenheter. Spärren tas bort vid avanmälan eller när lägenheten erhålls av annan bostadssökande. Sida 5 av 7
Den bostadssökande inte blivit godkänd som hyresgäst av fastighetsägare p.g.a. oreglerade hyresskulder Spärren sätts manuellt. Bostadssökanden ska underrättas om att han/hon inte godkänts av fastighetsägaren. Om den bostadssökande visar att uppgifterna om hyresskuld är fel eller inaktuella tas spärren bort. Den bostadssökande lämnat uppenbart oriktiga uppgifter för att kunna bli översänd som hyresgästförslag till fastighetsägare Spärren sätts manuellt till sex (6) månader. Eventuell pågående förmedling avbryts. Om handlingen bedöms som brottslig kan polisanmälan komma att göras. I de fall något av följande inträffar sammanlagt tre (3) gånger under de senaste 12 månaderna spärras den bostadssökande från att söka lägenhet under sex (6) månader. Varje sådan händelse kan endast ligga till grund för en spärrad period. Efter varje sådan händelse skickas en skriftlig varning till den bostadssökandes egen söksida "Min sida". I de fall fastighetsägaren bjuder in till personlig visning och bostadssökande tackat ja till erbjudandet om visning och därefter uteblir vid visningstillfället. Om bostadssökande tackat ja till fortsatt intresse efter genomförd visning och därefter avbryter sin intresseanmälan. 3.4 Delning av köärende under pågående erbjudande Om en medsökande ska tas bort från ett köärende eller en medsökande ska föras på anmälan under pågående förmedlingsförfarande ska fastighetsägaren underrättas i de fall hyresgästförslag redan översänts till fastighetsägaren. Om ändringen innebär att bostadssökande inte längre svarar mot fastighetsägarens krav, t ex därför att hushållets inkomster efter ändringen inte uppgår till den nivå som fastighetsägaren begärt, är detta skäl att förbigå bostadssökanden. 3.5 Förmedlingsavgift En förmedlingsavgift tas ut av den bostadssökande på de förmedlingar till bostadskön som Boplats Syd medverkar i. Förmedlingsavgiften fastställs av kommunfullmäktige och följer förordningen Taxa för yrkesmässig förmedling. Faktura på förmedlingsavgift sänds ut sedan fastighetsägaren återrapporterat att föreslagen bostadssökande godkänts som hyresgäst. Kan det visas att den bostadssökande inte fått teckna kontrakt på den erbjudna lägenheten återtas kravet på förmedlingsavgift och bostadssökanden får behålla sin tidigare kötid. Förmedlingsavgiften förfaller till betalning 30 dagar efter det att fakturan utsänts. Har betalning inte erlagts senast på förfallodagen vidtar sedvanligt inkassoförfarande. Bostadssökande som har obetalda förmedlingsavgifter inklusive ränta och inkassoavgifter och som anmäler sig på nytt till bostadskön får inte tillgodoräkna sig kötid förrän betalning för hela skulden erlagts. Sida 6 av 7
Vid nyproduktion eller ombyggnation kan det förekomma att lägenhet erbjuds bostadssökande utan att det omedelbart föranleder att hyresavtal träffas. Istället kan t ex ett samarbetsavtal angående tillval etc. ingås som syftar till att senare träffa hyresavtal. Förmedlingsavgift tas i sådant fall ut redan när fastighetsägaren och den bostadssökande träffar samarbetsavtal. Den bostadssökande äger dock rätt att återfå förmedlingsavgiften om hyresavtal sedermera aldrig kommer till stånd. Detta gäller även om det beror på en bostadssökande att hyresavtal inte träffas. 3.6 Senior- och trygghetsbostäder Förmedling av senior- och trygghetsbostäder utmärks bl. a av att bostadssökande eller medsökande ska ha uppnått en viss ålder för att komma ifråga. Lägenheterna förmedlas efter kötid under förutsättning att bostadssökande eller medsökande uppnått bl. a den av fastighetsägaren fastställda åldern. Har sökande eller medsökande inte uppnått åldersgränsen kommer bostadssökande inte att föreslås för fastighetsägaren. 3.7 Personalärenden Innan någon anställd vid Boplats Syd eller nära anhörig till sådan person föreslås som hyresgäst till en lägenhet måste förslaget godkännas av ansvarig chef. Anställda vid Boplats Syd ska inte handlägga förmedling av ärenden som rör det egna köärendet. Detta gäller även nära anhörigas köärenden. Med nära anhörig avses make/maka, sambo, barn och föräldrar. Även den som är gift eller sambo med förälder eller barn räknas som anhörig. 4 Avgifter 4.1 Köavgift Köavgift: 300 kr/år (enligt kommunfullmäktiges beslut). 4.2 Förmedlingsavgift Förmedlingsavgift: 0 kr/år (enligt kommunfullmäktiges beslut). Sida 7 av 7
1 Köregler Boplats Syd, gäller fom 090915 1.1 Grundregler Den som har ett svenskt personnummer eller ett s.k. samordningsnummer kan anmäla sig till bostadskön. Anmälan till bostadskön får göras först den månad man fyller 17 år. Man måste vara 18 år för att kunna skriva kontrakt på en lägenhet. Saknar en sökande personnummer eller samordningsnummer ska födelsedatum anges. 1.2 Anmälan till bostadskön Alla uppgifter som finns i registreringsformuläret är obligatoriska (inklusive personnummer/samordningsnummer, namn och adress ). Om två personer söker tillsammans anges detta genom att ange en person som sökande och den andre som medsökande. Anmälningar sker uteslutande i systemet. På anmälan som görs via webbplatsen ska respektive person som anmäler sig samtycka till att uppgifterna tillsvidare får lagras, sparas och bearbetas i bostadsförmedlingens databas (enligt personuppgiftslagen PUL). En fastighetsägare ska ha möjligheten att ange som krav att information om eventuella barns ålder och antalet barn. Den sökande ansvarar för att alla uppgifter som lämnats till bfm är sanningsenliga. Om en medsökande vill stå som sökande med ett eget ärende och med egen kötid måste en separat anmälan till bostadskön göras via Internet där personen godkänner att uppgifterna tillsvidare lagras, sparas och bearbetas i databasen (enligt PUL som ovan). 1.3 Adressändring All kommunikation med sökanden skickas ut till de adresser som den sökande uppgivit. Den sökande ansvarar för att bostadsförmedlingen alltid underrättas om aktuella adresser. (postadress och e-postadress) 1.4 Aktualisering av köärende Ett köärende aktualiseras en gång per år genom att den sökande betalar en köavgift med ett belopp som kommunfullmäktige beslutar. Se vidare under avsnittet Köavgift. 1.5 Vilande köärende Ett köärende blir vilande om köavgiften inte är betald vid förfallodagen. Ärendet aktiveras åter med bibehållen kötid, om avgiften betalas inom två månader från det att köavgiften förfallit till betalning. 1.6 Avregistrering av köärende Ett köärende avregistreras när sökanden inte har betalt sin köavgift inom två (2) månader från förfallodagen på sökandens egen begäran när sökande har avlidit Genom avregistrering tas alla handlingar bort Sida 1 av 6
1.7 Återupptagande av avregistrerat köärende Ett köärende återupptas igen när den bostadssökande på nytt registrerar sig på webbplatsen. Vid återupptagande får ärendet ny kötid från den dag den nya anmälan till bostadskön samt betalning av köavgift inkommit till bostadsförmedlingen. Om köärendet avregistrerats på den sökandes egen begäran kan ärendet återupptas med den tidigare kötiden om sökande betalar in köavgiften inom två (2) månader räknat från det datum som köavgiften förfallit till betalning. 1.8 Medsökande Varje sökande har en egen anmälan till bostadskön. Medsökande har inte i egenskap som medsökande någon egen kötid. Medsökande kan dock ha ett eget ärende med egen kötid, men är då själv sökande och betalar egen köavgift. Medsökande är den eller de som sökande anger ska bo tillsammans med honom/henne. Uppgiften om medsökande är således endast en upplysning till värden om att två personer kan komma att vilja stå på hyreskontraktet. En medsökande tas bort från den sökandes ärende om sökande eller medsökande meddelar detta till förmedlingen. Sökande kan också själv via Internet lägga till eller ta bort medsökande i sitt eget ärende. Medsökande kan med ett undantag aldrig överta sökandes kötid. Undantaget gäller för medsökande som varit gift eller sambo (enligt lagen om sambors gemensamma hem 1987:232) med den sökande och om denne avlider. Medsökande kan inte överta kötid för längre tid än han/hon varit medsökande till den sökande i bostadsförmedlingens kö. En person kan bara vara medsökande i ett köärende. 1.9 Kötider Kötiden räknas från den dagen anmälan samt betalning av köavgift inkommit till bfm. Kötiden är personlig och kan inte överföras på någon annan, förutom vid dödsfall enligt vad som anges under avsnitt Medsökande. 1.10 Erhållit lägenhet När en sökande erhållit lägenhet genom bostadskön, tas en förmedlingsavgift ut med ett belopp som kommunfullmäktige beslutar. Har lägenheten förmedlats genom bostadskön står den sökande kvar i bostadskön, men med ny kötid fram till betalningsperiodens slut. Om en sökande inte önskar stå kvar i bostadskön när nästa betalningsperiod ska påbörjas, avstår sökanden från att betala köavgift och ärendet avregistreras. 1.11 Kötider i vissa fall Bostadsförmedlingen kan komma att träffa avtal om att de sökande som har kötid från annan bostadskö (kommunala) kan få tillgodoräkna sig denna kötid om bostadsförmedlingen övertar deras verksamhet. I dessa speciella fall regleras överenskommelserna i särskilda avtal. Sida 2 av 6
2 Köavgift 2.1 Grundregel Samtliga bostadssökanden betalar en köavgift som tas ut årligen med ett belopp som kommunfullmäktige beslutar. Bostadsförmedlingen skickar årligen en uppmaning om betalning av ny köavgift till den adress som den sökande uppgett. Det är dock alltid den sökandes ansvar att köärendet förnyas. Om bostadsförmedlingens uppmaning om betalning inte kommer fram eller på annat sätt inte når sökande är detta inte skäl för att den sökande ska få tillbaka sin kötid. Köavgift förfaller till betalning 30 dagar efter utskicket av uppmaningen om betalning. Avgiften gäller från förfallodagen och 12 månader framåt (betalningsperioden). Ett köärende blir vilande om köavgiften inte är betald vid fakturans förfallodag. Betalning anses ha skett när betalningen kommit in på bostadsförmedlingens konto. Några inkassoåtgärder vidtas ej. Samtliga aktuella intresseanmälningar blir ogiltiga och kan inte återfås efter förfallodag. Eventuella hyresgästförslag översända till hyresvärd kvarstår. Ärendet aktiveras åter med bibehållen kötid om avgiften betalas inom två månader från det att köavgiften förfallit till betalning. Betalas köavgiften in efter det att sista dag för återupptag har passerats (dvs. två månader efter förfallodagen) är ärendet avregistrerat och kunden underrättas. Kunden informeras om att han/hon kan anmäla sig på nytt till bostadskön. Om så är fallet förs den för sent inbetalda köavgiften över till det nya ärendet och kunden får ny kötid från den dag som den nya anmälan till bostadskön kommer in. Den för sent inbetalda köavgiften återbetalas i annat fall. 2.2 Återbetalning av köavgift Sökande som betalt köavgift har rätt att få tillbaka denna om den sökande framför detta till förmedlingen innan aktuell betalningsperiod påbörjats d v s den tid för vilken betalningen gäller. När begäran om återbetalning kommit in avregistreras den sökandes ärende. 3 Förmedlingsregler 3.1 Grundregler Bostadsförmedlingen har en rak kö. Det innebär att alla lägenheter uteslutande förmedlas efter kötid. Bostadskön är inte indelad i olika grupper. Lägenheterna kan kategoriseras efter t.ex. studentlägenhet, seniorlägenhet etc. Det är fastighetsägaren som beslutar om vilka krav som ställs på en bostadssökande för att denna ska bli godkänd som ny hyresgäst. Det kan gälla typ av inkomst, inkomst av viss storlek, om den sökande är student, antal personer i hushållet, ålder m.m. Hyresvärdens krav kan innebära att sökande förbigås i samband med uttag till visningskallelser. Villkoren ska uppfylla kraven enligt diskrimineringslagen. Den grundläggande principen är därför denna: Den sökande som har den längsta kötiden och som klarar hyresvärdens krav för godkännande ska också få erhålla den lägenhet som den Sida 3 av 6
sökande visat intresse för. Bostadsförmedlingen deltar aktivt i förmedlingsarbetet. De sökande som erbjuds visning av en lägenhet ska svara förmedlingen om de är intresserade av den erbjudna lägenheten inom angiven tid. Lägenhet ska i normalfallet annonseras på webben under en vecka. 3.2 Förbigående, krav mm Om det står klart att sökande inte uppfyller de krav som fastighetsägaren ställt upp är det skäl att förbigå den sökande inför visningen. Vid tveksamma fall ska den bostadssökande dock få visningskallelse. Bostadssökande som har för bostadsförmedlingen kända, oreglerade hyresskulder ska inte erbjudas lägenhet. Sökande som av en fastighetsägare prövats och inte godkänts som ny hyresgäst ska inte erbjudas den fastighetsägarens lägenheter utan dennes medgivande. Samtliga aktuella intresseanmälningar och lägenhetserbjudanden avbryts om köavgiften inte är betald på förfallodagen. Dessa kan inte återfås om köavgiften senare betalas. 3.3 Spärr mot intresseanmälan Bostadsförmedlingen ska spärra ett köärende för intresseanmälan av lägenheter när: Den bostadssökande samtidigt har fem visningskallelser Spärren sätts automatiskt. Spärren tas bort när den sökande tackar nej till lägenheten eller om lägenheten erhålles av annan köande. Den bostadssökande är förste spekulant efter ja-svar efter visning Spärren sätts automatiskt och motiveras av att den som bostadsförmedlingen i första hand översänder som hyresgäst inte ska avvakta andra erbjudanden när kontrakt ska tecknas. Om den bostadssökande samtidigt har fler aktuella erbjudanden måste denne välja bort övriga erbjudanden om han/hon ska kvarstå som förste spekulant. Något i köärendet är felaktigt eller uppgifter är ofullständiga Spärren kan sättas automatiskt eller manuellt. Spärren tas bort när orsaken är utredd och de ofullständiga uppgifterna är kompletterade. Den bostadssökande samtidigt har fem aktuella intresseanmälningar Spärren sätts automatiskt. Spärren gäller sammantaget fem intresseanmälningar utöver dem, som avser nyproducerade lägenheter. Spärren tas bort vid avanmälan eller om intresseanmälan inte leder till visningserbjudande. Den bostadssökande inte blivit godkänd som hyresgäst av fastighetsägare p.g.a. oreglerade hyresskulder Spärren sätts automatiskt. Det gäller framför allt oreglerade hyresskulder. Sökanden ska underrättas om att han/hon inte godkänts av fastighetsägaren. Om den bostadssökande meddelar att uppgifterna om hyresskuld är fel eller inaktuella tas spärren bort. Sida 4 av 6
3.4 Nollställning av kötid I de fall fastighetsägaren erbjuder personlig visning och följande inträffar sammanlagt fem gånger nollställs den sökandes sammanlagda kötid. I de fall fastighetsägaren bjuder in till personlig visning och kunden tackat ja till erbjudandet om visning och därefter uteblir vid visningstillfället. Om kunden tackat ja till fortsatt intresse efter genomförd visning och därefter avbryter sin Intresseanmälan. 3.5 Delning av köärende under pågående erbjudande Om en medsökande ska tas bort från ett köärende eller en medsökande ska föras på anmälan under pågående förmedlingsförfarande ska hyresvärden underrättas i de fall hyresgästförslag redan översänts till värden. Om ändringen innebär att sökande inte längre svarar mot värdens krav, t ex därför att hushållets inkomster efter ändringen inte uppgår till den nivå som värden begärt, är detta skäl att förbigå köanden. 3.6 Förmedlingsavgift En förmedlingsavgift tas ut av den bostadssökande på de förmedlingar till bostadskön som bostadsförmedlingen medverkar i. Förmedlingsavgiften fastställs av kommunfullmäktige och följer förordningen Taxa för yrkesmässig förmedling. Faktura på förmedlingsavgift sänds ut sedan fastighetsägaren återrapporterat att föreslagen bostadssökande godkänts som hyresgäst. Kan det visas att den bostadssökande inte fått teckna kontrakt på den erbjudna lägenheten återtas kravet på förmedlingsavgift och sökanden får behålla sin tidigare kötid. Förmedlingsavgiften förfaller till betalning 30 dagar efter det att fakturan utsänts. Har betalning inte erlagts senast på förfallodagen vidtar sedvanligt inkassoförfarande. Sökande som har obetalda förmedlingsavgifter inkl ränta och inkassoavgifter och som anmäler sig på nytt till bostadskön får inte tillgodoräkna sig kötid förrän betalning för hela skulden erlagts. Vid nyproduktion eller ombyggnad kan det förekomma att lägenhet erbjuds sökande utan att det omedelbart föranleder att hyresavtal träffas. Istället kan t ex ett samarbetsavtal angående tillval etc. ingås som syftar till att senare träffa hyresavtal. Förmedlingsavgift tas i sådant fall ut redan när värden och den bostadssökande träffar samarbetsavtal. Den bostadssökande äger dock rätt att återfå förmedlingsavgiften om hyresavtal sedermera aldrig kommer till stånd. Detta gäller även om det beror på en sökande att hyresavtal inte träffas. 3.7 Seniorbostäder Seniorbostäder utmärks bl. a av att sökande ska ha uppnått en viss ålder för att komma ifråga. Lägenheterna förmedlas efter kötid under förutsättning att sökande uppnått bl. a den av fastighetsägaren fastställda åldern. Sökande som inte uppnått åldersgränsen kommer inte att föreslås för hyresvärden. Lägenheterna anses särskilt lämpade för äldre p.g.a. åldersstrukturen i fastigheten, lägenhetens utformning samt vård och tillsynsmöjligheter. Sida 5 av 6
3.8 Personalärenden Innan någon anställd vid bostadsförmedlingen eller nära anhörig till sådan person föreslås som hyresgäst till en lägenhet måste förslaget godkännas av avdelningschefen. Anställda vid bostadsförmedlingen ska inte handlägga förmedling av ärenden som rör det egna köärendet. Detta gäller även nära anhörigas köärenden. Med nära anhörig avses make/maka, sambo, barn och föräldrar. Även den som är gift eller sambo med förälder eller barn räknas som anhörig. 4 Avgifter Köavgift: 300 kr/år (enligt kommunfullmäktiges beslut). Förmedlingsavgift: 0 kr/år (enligt kommunfullmäktiges beslut). 5 Öppet- och telefontider Öppettider: Måndag 10.00 18.00 Tisdag-torsdag 10.00 16.00 Fredag 10.00 12.00 Telefontider: Måndag-fredag 09.00 12.00 Sida 6 av 6
Nr 363/2014 Kommunfullmäktige Stadsbyggnadsnämnden 2014-10-16 (Carina Svensson/Lisa Holmdahl Pedersen) Stadsbyggnadsnämnden har 2014-10-16, 363, beslutat att godkänna ett förslag till för nya köregler för BoPlats Syd samt att föreslå kommunfullmäktige besluta att anta förslaget till nya köregler för BoPlats Syd samt att de nya köreglerna ska börja gälla den 1 januari 2015. ÄRENDET Boplats Syd inrättades av kommunfullmäktige år 2009. Då fattades även beslut om nu gällande köregler för bostadsförmedlingen. Köreglerna har i huvudsak fungerat bra men efter några års erfarenhet av verksamheten finns ett behov av att uppdatera och revidera reglerna. Några regler är inte längre relevanta, några behöver anpassas bättre till verksamheten och det finns också ett behov av nya regler. De förändringar som föreslås sammanfattas nedan. UTLÅTANDE Allmänt Reglerna föreslås numreras för att öka läsbarheten. Det förtydligas att det är via den bostadssökandes egens söksida Min sida på Boplats syd (www.boplatssyd.se) som Boplats Syd förbinder sig att uppdatera den bostadssökande. Vad gäller seniorbostäder föreslås en regel som anger att antingen bostadssökande (huvudsökande) eller medsökande ska ha uppnått rätt ålder för att kunna söka senior- eller trygghetsbostäder. Information om öppettider föreslås utgå. 1
Nr 363/2014 Sedan Boplats Syds start har många bostadssökanden framfört att betalningsrutinen var besvärlig och att Boplats Syd inte påminde om inbetalning av köavgiften. Detta har fört med sig att många missat att betala fastän de önskat att stå kvar i kön. Därför föreslås att betalningsrutinen ändras samtidigt som förfallotiden för inbetalning ökas från två till sex månader. Det förtydligas att den bostadssökande som betalt köavgift har rätt att få tillbaka denna om den bostadssökande framför detta till förmedlingen senast 14 dagar efter att aktuell betalningsperiod påbörjats, d v s den tid för vilken betalningen gäller, om inga intresseanmälningar gjorts under den aktuella perioden. Enligt nu gällande skulle den bostadssökande ha framfört denna begäran innan aktuell betalningsperiod påbörjats. Ändringen är en anpassning till den praxis som utvecklats och har ingen negativ påverkan för övriga sökande. Köer m.m. Boplats Syd har under de senaste åren utvidgat förmedlingsområdet och övertagit andra bostadsköer. Med anledning av övertagandena finns behov av en ny regel om övergångsbestämmelser som tydliggör att en särskild kö kan finns under en övergångsperiod där lägenheter i första hand får förmedlas till sökande från någon av de köer som tagits över av Boplats Syd. De som tidigare stått i någon av de köer som tagits över av Boplats syd får på så sätt dels ett ködatum i Boplats Syds kö, dels ett särskilt ködatum från den kö som slagits samman med Boplats Syd. Det ködatum som slagits samman med Boplats Syd kan bostadssökande under övergångsperioden använda för att söka lägenheter hos en specifik fastighetsägare eller i en specifik kommun. Inom ramen för förmedling i turordning efter kötid är det möjligt att ha en särskild kö för sådana sökande som kan erbjuda en byteslägenhet. En del av de fastighetsägare, bland annat MKB Fastighets AB, som anlitar Boplats Syd för förmedling av sina lägenheter tycker att det är viktigt att fortsatt kunna erbjuda boende i sitt eget bestånd möjlighet att byta lägenhet inom det egna beståndet. Det kan därför finnas särskilda köer för bostadssökanden som kan erbjuda en byteslägenhet inom nuvarande fastighetsägares bestånd. Maximalt en tredjedel av en fastighetsägares lägenheter kan förmedlas i en sådan särskild kö för sökande med en byteslägenhet. Lägenheterna i de särskilda bytesköerna kan sökas av alla med kötid hos Boplats Syd men förmedlas i första hand till bostadssökande med boendetid hos fastighetsägaren och som lämnar sin lägenhet för byte. Förfarandet har tillämpats sedan Boplats Syds start för de fastighetsägare som har avtalat om detta. Det innebär ingen nackdel för övriga bostadssökande eftersom någon merkostnad inte tillkommer samtidigt som fler lägenheter förmedlas via Boplats Syd. Förfarandet föreslås nu göras tydligare i köreglerna. Det föreslås också att kötiden nollställs från den dag då hyreskontrakt undertecknas för alla bostadssökande som får en lägenhet förmedlad genom Boplats Syd. 2
Nr 363/2014 Det behövs också regler om att även en medsökande ska uppfylla fastighetsägarens krav avseende inkomsttyp, betalningsanmärkningar och skulder i de fall den bostadssökande (huvudsökande) inte klarar kravet på inkomstens storlek utan hjälp av sin medsökande. För det fall att en bostadssökande felaktigt förbigåtts föreslås regler om att denne ska kompenseras med erbjudande om en likvärdig lägenhet. Sanktioner Det är viktigt att förmedlingsprocessen löper så effektivt som möjligt. Därför finns regler om sanktioner för bostadssökanden. Enligt gällande regler kan en bostadssökande efter fem varningar få sin kötid nollställd. Åtgärden bedöms vara för ingripande och dessutom komma i ett för sent skede. Istället föreslås att varningar precis som nu ges till en bostadssökande som tackat ja till en visning men inte kommer, eller tackat ja till fortsatt intresse efter visning men sedan hoppar av. Sanktionen föreslås dock ändras så att en bostadssökande efter tre varningar inom de 12 senaste månadera spärras från att söka lägenheter i sex månader. Har den bostadssökande lämnat uppenbart oriktiga uppgifter för att kunna uppfylla kraven som hyresgäst förslås att sökanden spärras från att söka lägenhet i sex månader. Regeln om att den som är första spekulant efter att ha anmält fortsatt intresse efter en visning ska spärras utgår eftersom det inte är rimligt att inte kunna fullfölja övriga intresseanmälningar innan personupplysning, referenskontroll och intygskontroll har godkänts av fastighetsägaren. Nämnden beslutade att godkänna förslaget samt att föreslå kommunfullmäktige besluta att anta förslaget till nya köregler för BoPlats Syd samt att de nya köreglerna ska börja gälla den 1 januari 2015. Malmö 2014-10-16 På stadsbyggnadsnämndens vägnar Carina Svensson / Lisa Holmdahl Pedersen Bilagor: Förslag till nya köregler för BoPlats Syd, bilaga 1 Gällande köregler för BoPlats Syd, bilaga 2 3