Revisionsrapport Lysekils kommun Håkan Olsson, Certifierad kommunal yrkesrevisor Henrik Bergh Gunvor Johansson Granskning av årsredovisning 2014 Mars 2015
Innehåll 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga och metod...2 3. Granskningsresultat...3 3.1. Förvaltningsberättelse...3 3.1.1. Övergripande målavstämning och finansiell analys...3 3.1.2. Investeringsredovisning...3 3.1.3. Driftredovisning...4 3.1.4. Balanskrav...4 3.2. Resultaträkning...5 3.3. Balansräkning...5 3.4. Finansieringsanalys...7 3.5. Sammanställd redovisning...7 3.6. Nämndernas redovisning av sitt uppdrag...8 3.7. Övrigt...8
1. Sammanfattning Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt är upprättad enligt god redovisningssed och uppfyller kravet på rättvisande räkenskaper. Men det finns också avvikelser och brister som sammanfattas nedan. Kommunen har avsatt 10,5 mkr för återställande av deponi vid Sivik vilket är oförändrat jämfört med föregående år. Avsatt belopp har inte uppräknats med ränta enligt nuvärdesmetoden eller specificerats i enlighet med rekommendation från RKR. Specifikationerna till balansräkning har förbättrats men för vissa balanskonton saknas det fortfarande underlag som tydligt styrker det uppbokade beloppet. Det gäller t ex balanskonto 1471 Exploateringsfastigheter, 1711 Förutbetalda kostnader, 2821 Förmedlingsmedel, 2822 Reglering löner IFO och KPAI, 2961 Upplupen pensionskostnad. Vi hänvisar vidare till RKR råd och praktiska anvisningar/exempel på uppställning av tilläggsinformation i övrigt som kan förbättras i noter och tilläggsinformation avseende pensionsredovisning, leasing, exploateringsredovisning och avsättningar. Redovisningen av kommunkoncernen sker separat och inte i en gemensam förvaltningsberättelse. Noterna till resultat och balansräkning är felaktigt uppställda utifrån härkomst (vilket bolag) och inte summan av gemensamma poster såsom sker på korrekt sätt för kommunen. Kommunen har inte tagit med Kooperativa hyresrättsföreningen Lysekils omsorgsbostäder i den sammanställda redovisningen eller lämnat en verksamhetsbeskrivning för denna organisation såsom sker för övriga kommunala företag. Vi rekommenderar att kommunen kompletterar driftredovisningen med kolumner som redovisar de under året gjorda prognoserna på budgetavvikelserna i syfte att förbättra ekonomistyrningen samt att uppställningsform och specificeringsgrad är lika för att underlätta jämförelse och analys. Det saknas också en jämförelse med föregående år, även om dessa finns med under respektive nämnds redovisning. Vi bedömer att förvaltningsberättelsens avsnitt Vision 2015 Mål och kvalitetsarbete inte har utvecklats från föregående år. Rapporteringen av måltalen med kommentarer är kortfattad, övergripande och strukturerad. Men måluppfyllelsen är mycket låg och t o m sämre än 2013 då knappt hälften av målen uppnåddes. Några av målen saknar fortfarande mätning/utvärdering. Till kommande år bör detta avsnitt utvecklas med en tydligare sammanfattande bedömning av måluppfyllelsen. Vi anser att det råder viss oklarhet om hur måluppfyllelsen skall bedömas eftersom det finns äldre långsiktiga finansiella och nya men kortsiktiga mål för 2014. Dessa är inte helt samordnade med varandra. Vår granskning visar att kommunen i allt väsentligt klarar de finansiella målen för 2014, men resultatnivån understiger det mer långsiktiga målen. Vi delar kommunstyrelsens bedömning att kommunen på längre sikt måste stärka den ekonomiska ställningen. Vi anser att det också gäller resultatet som måste förbättras. Det saknas en redovisning av ekonomiskt utfall, budgetavvikelser och måluppfyllelse för de gemensamma nämnderna - miljönämnden, lönenämnden samt IT- nämnden. Vi rekommenderar kommunen att mer noggrant och konsekvent särredovisa dessa nämnder på samma sätt som övriga nämnder. Vi rekommenderar avslutningsvis att avsnittet om intern kontroll utvecklas med en sammanfattande bedömning av utfallet för 2013 och inte bara hänvisar till att den utförts. 1 av 8
2. Inledning 2.1. Bakgrund Den kommunala redovisningslagen (KRL) gäller fr o m 1998 och reglerar externredovisningen. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Kommunstyrelsen ansvarar enligt kommunallagen för årsredovisningen. När det gäller nämndernas redovisning, skall den enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. 2.2. Revisionsfråga och metod Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift är syftet med granskningen av årsredovisningen att bedöma om den är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning och i enlighet med normgivning, främst från Rådet för kommunal redovisning. Granskningen som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv skall besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande. Granskningen av årsredovisningen omfattar: förvaltningsberättelse (inkl drift- och investeringsredovisning) resultaträkning finansieringsanalys balansräkning sammanställd redovisning Bilagor och specifikationer till årsredovisningens olika delar har granskats. Vi har även bedömt kommunens ekonomiska ställning och utveckling, efterlevnaden av balanskravet och om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Vidare har vi också inom ramen för granskningen av årsredovisningen bedömt nämndernas redovisningar av hur de fullgjort sitt uppdrag från fullmäktige. Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv och med hänsyn till materialitetsgränser, för att i rimlig grad kunna bedöma om årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i årsredovisningen. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 2 av 8
3. Granskningsresultat 3.1. Förvaltningsberättelse I KRL kap 4 framgår det att kommunen skall upprätta en förvaltningsberättelse. Förvaltningsberättelsen skall innehålla: - en översikt över utvecklingen av kommunens verksamhet (KRL 4:1) - särskilda upplysningar om de anställdas sjukfrånvaro (KRL 4:1 a) - samlad redovisning av kommunens investeringsverksamhet (KRL 4:2) - en redovisning av hur utfallet förhåller sig till den budget som fastställts för den löpande verksamheten (KRL 4:3) - en redovisning av hur det negativa resultatet skall regleras (KRL 4:4) - en utvärdering av mål för god ekonomisk hushållning (KRL 4:5) - sådana upplysningar som avses i KRL 4:1 skall också omfatta sådan kommunal verksamhet som bedrivs genom andra juridiska personer (KRL 8:1). 3.1.1. Övergripande målavstämning och finansiell analys Vi bedömer att förvaltningsberättelsens avsnitt Vision 2015 Mål och kvalitetsarbete inte har utvecklats från föregående år. Rapporteringen av måltalen med kommentarer är kortfattad, övergripande och strukturerad. Men måluppfyllelsen är mycket låg och t o m sämre än 2013 då knappt hälften av målen uppnåddes. Några av målen saknar fortfarande mätning/utvärdering. Till kommande år bör detta avsnitt utvecklas med en tydligare sammanfattande bedömning av måluppfyllelsen. Fullmäktige har antagit finansiella mål för 2014; Resultatet skall vara minst 1,3 % av skatter och generella bidrag. Utfallet blev 1,8 % (13,5 mkr). Kommunen klarar målet. Investeringsutgifter skall inte överstiga avskrivningar. Utfallet blev 25,1 mkr vilket är 0,8 mkr lägre än avskrivningar. Målet uppnås. Vi anser att det råder viss oklarhet om hur måluppfyllelsen skall bedömas eftersom det finns äldre långsiktiga finansiella och nya men kortsiktiga mål för 2014. Dessa är inte helt samordnade med varandra. Vår granskning visar att kommunen i allt väsentligt klarar de finansiella målen för 2014, men resultatnivån understiger de mer långsiktiga målen. Vi delar kommunstyrelsens bedömning att kommunen på längre sikt måste stärka den ekonomiska ställningen. Vi anser att det också gäller resultatet som måste förbättras. 3.1.2. Investeringsredovisning investeringsredovisningen visar kommunens totala investeringsverksamhet investeringsredovisningen är uppställd enligt god redovisningssed 3 av 8
beloppen i investeringsredovisningen överensstämmer med årets bokföring posterna i investeringsredovisningen är överförda till balansräkningen och finansieringsanalysen jämförelse med tidigare år görs. Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av årets investeringar, men det sker ingen jämförelse med föregående år. 3.1.3. Driftredovisning budgeterade och redovisade kostnader och intäkter redovisas i sammanfattning redovisade intäkter och kostnader överförts riktigt från den systematiska bokföringen samma periodiseringsprinciper gäller för både budget och redovisning jämförelse med tidigare år görs driftredovisningen är analyserad i förhållande till ekonomi och fastställda mål. Vi bedömer att driftredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. Fördjupad information och analyser finns under resp nämnds redovisning. De prognoser som gjordes i delårsrapporten tertial 1 och tertial 2 avs avvikelser mot budget för nämndernas verksamheter och enskilda poster såsom skatter, pensionskostnader, finansiella poster m fl fanns i allt väsentligt prognostiserade vid både tertial 1 och 2. Vi rekommenderar att kommunen kompletterar driftredovisningen med kolumner som redovisar de under året gjorda prognoserna på budgetavvikelserna i syfte att förbättra ekonomistyrningen samt att uppställningsform och specificeringsgrad är lika för att underlätta jämförelse och analys. Det saknas också en jämförelse med föregående år, även om dessa finns med under respektive nämnds redovisning. 3.1.4. Balanskrav Enligt KRL 4:3 a skall förvaltningsberättelsen innehålla upplysningar om dels årets resultat efter balanskravsjusteringar, dels detta resultat med justering för förändring av resultatutjämningsreserven (balanskravsresultat). Balanskravsjusteringar görs genom att följande uppgifter inte beaktas vid beräkningen av årets resultat: 1. realisationsvinster som inte står i överensstämmelse med god ekonomisk hushållning, 2. realisationsförluster till följd av försäljning som står i överensstämmelse med god ekonomisk hushållning, 3. orealiserade förluster i värdepapper, och 4. återföring av orealiserade förluster i värdepapper. Lag (2012:799). 4 av 8
Paragrafen innebär att det nu är obligatoriskt att upprätta en balanskravsutredning i förvaltningsberättelsen. Det finns en balanskravsutredning i årsredovisningen. Denna visar att kommunen uppnådde för 2014 ett positivt resultat om 13,5 mkr. 3.2. Resultaträkning Resultaträkningen skall redovisa samtliga intäkter och kostnader och hur det egna kapitalet har förändrats under året (KRL 5:1). resultaträkningen är uppställd enligt KRL resultaträkningen i allt väsentligt redovisar årets samtliga externa intäkter och kostnader noter finns i tillräcklig omfattning och utgör specifikationer av resultaträkningens poster samt möjliggör avstämning mot balanskravet resultaträkningens innehåll är rätt periodiserat. Vi bedömer att resultaträkningen ger en i allt väsentligt rättvisande bild över årets resultat och konstaterar att kommunen i huvudsak följer gällande principer, råd och anvisningar som gäller för den kommunala redovisningen. Resultatpåverkande avvikelser redovisas under balansräkning nedan. 3.3. Balansräkning Balansräkningen skall i sammandrag redovisa kommunens samtliga tillgångar, avsättningar och skulder samt eget kapital på dagen för räkenskapsårets utgång (balansdagen). Ställda panter och ansvarsförbindelser skall tas upp inom linjen. (KRL 5:2) balansräkningen är uppställd enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning upptagna tillgångar, avsättningar och skulder existerar, tillhör kommunen och är fullständigt redovisade och rätt periodiserade tillgångar, avsättningar och skulder har värderats enligt principerna i KRL föregående års utgående balanser har överförts rätt som årets ingående balanser specifikationer till utgående balanser finns i tillräcklig omfattning årets resultat överensstämmer med resultaträkningen. 5 av 8
Kommunen har avsatt 10,5 mkr för återställande av deponi vid Sivik vilket är oförändrat jämfört med föregående år. Avsatta belopp är inte uppräknat med nuvärdesmetoden eller specificerad i enlighet med rekommendation från RKR. Specifikationerna till balansräkning har förbättrats men för vissa balanskonton saknas det fortfarande underlag som tydligt styrker det uppbokade beloppet. Det gäller t ex balanskonto 1471 Exploateringsfastigheter, 1711 Förutbetalda kostnader, 2821 Förmedlingsmedel, 2822 Reglering löner IFO och KPAI, 2961 Upplupen pensionskostnad. Som underlag för ovanstående synpunkter bifogas nedanstående underlag. Konto 1471 Exploateringsfastigheter UB = 3 389 185 kr. Stämmer med uppgifter på bokslutsbilaga fördelat på 10 olika områden men det saknas specifikation eller hänvisning till underlag som styrker beloppen som är upptagna på bokslutsbilagan. Konto 1711 Förutbetalda kostnader UB= 8 188 287 kr. Stämmer med förteckning på bokslutsbilaga men det saknas specifikationer eller hänvisning till underlag som styrker beloppen som är upptagna på bokslutsbilagan. Konto 2821 Förmedlingsmedel UB = 325 042 kr. Saknar specifikation i form av bifogad lista från Magna Cura som visar att saldot stämmer. Konto 2822 Reglering löner IFO och KPAI UB= 1 213 039 kr. Saknas specifikation eller hänvisning till underlag som styrker beloppet som är upptaget i bokslutsbilagan. Konto 2961 Upplupen pensionskostnad UB = 19 451 926 kr. Saldot stämmer inte med det bilagda underlaget från Skandia som anger ett belopp på 19 800 000 kr. Vid granskningstillfället så fanns det ingen specifikation eller hänvisning till den beräkning som gjorts av ekonomikontoret för det aktuella saldot. Övriga synpunkter Konto 2921 Upplupna semesterlöner UB = 34 041 295 kr. Stämmer med specifikation som baseras på utdrag ur HEROMAFIL per respektive semestergrupp. Därefter har avdrag gjorts med 2 600 408 kr för utbetalda semesterlöner under januari år 2015 som beräknats av ekonomikontoret utifrån en lönelista över decembers löner utbetalda i januari så fanns det bara en hänvisning till en verifikation 600022). I dagsläget krävs det således att man gör en särskild beräkning med avdrag för utbetalda semesterlöner i januari för att få en korrekt summa över semesterlöneskuld för bokslutsåret. Det hade varit önskvärt att man kunnat få ut en färdig lista från HEROMA över aktuell semesterlöneskuld per varje bokslut, Konto 2812 Övriga skulder staten, parkeringsmoms UB = 225 809 kr. Enligt bifogad specifikation. Samma skuldsaldo har varit uppbokat sedan år 2009 och avser i efterhand skuldbokfört belopp för moms på parkeringsavgifter som inte togs ut under aktuellt år men som då skuldbokfördes med anledning av en kammarättsdom som fastställde att moms skall tas ut på intäkter avseende gatuparkering. Det skuldbokförda beloppet bör väl nu rimligen vara klart för reglering. 6 av 8
3.4. Finansieringsanalys I finansieringsanalysen skall kommunens finansiering och investeringar under räkenskapsåret redovisas (KRL 7:1). finansieringsanalysen uppfyller kraven enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning finansieringsanalysens innehåll överensstämmer med motsvarande uppgifter i övriga delar av årsredovisningen. Vi bedömer att finansieringsanalysen redovisar kommunens finansiering och investeringar. Av analysen framgår kommunens kassaflöden uppdelat på verksamheterna: löpande verksamhet, investeringar och finansiering. Analysen utmynnar i årets kassaflöde. 3.5. Sammanställd redovisning Den sammanställda redovisningens syfte är att ge en helhetsbild av kommunens ekonomiska åtaganden oberoende av i vilken juridisk form verksamheten bedrivs.(rådets rekommendation) Den sammanställda redovisningen skall innehålla en resultaträkning och en balansräkning som utgör en sammanställning av kommunens och de juridiska personernas resultat- och balansräkning. (KRL 8:2) Det är god redovisningssed att inkludera en finansieringsanalys. (Rådets rekommendation) den sammanställda redovisningen är uppställd enligt KRL och även innehåller en finansieringsanalys noter finns i tillräcklig omfattning och utgör specifikationer till resultat- och balansräkningsposter. Det innebär att delposterna i noterna ska vara rensade från interna poster (upplysning om interna poster ska därför inte anges). den sammanställda redovisningen omfattar samtliga kommunens företag konsolideringen omfattar de företag i vilka kommunen har ett betydande inflytande proportionell konsolideringsmetod och förvärvsmetod tillämpas vid konsolideringen beloppen överensstämmer mellan den sammanställda redovisningen och de ingående företagens redovisningar interna poster har eliminerats i allt väsentligt även i notapparaten. Vi har inte granskat och kan inte bedöma om den sammanställda redovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av koncernens resultat och ställning. Redovisningen sker separat och inte i en gemensam förvaltningsberättelse. 7 av 8
Noterna till resultat och balansräkning är felaktigt uppställda utifrån härkomst (vilket bolag) och inte summan av gemensamma poster såsom sker på korrekt sätt för kommunen. Kommunen har inte tagit med Kooperativa hyresrättsföreningen Lysekils omsorgsbostäder i den sammanställda redovisningen eller lämnat en verksamhetsbeskrivning för denna organisation såsom sker för övriga kommunala företag. 3.6. Nämndernas redovisning av sitt uppdrag Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. Vi har övergripande granskat att redovisningarna ger en rättvisande bild av verksamhetens utfall i förhållande till fullmäktiges uppdrag. I ekonomikontorets anvisningar framgår att nämnderna skall redogöra för årets verksamhet med analys och målavstämning, jämförelsetal för nämndens verksamhet, resultaträkning mm. Vi bedömer att nämndernas redogörelser överlag är väl strukturerade och rubrikmässigt följer de anvisningar som ekonomikontoret lämnat inför bokslutsarbetet. Nämndernas redogörelser beskriver bl a deras verksamhet, ekonomi och målsättningar. Men eftersom fullmäktige inte beslutat om mål och målvärde för 2013 saknas en bedömning av uppfyllelsen och ändamålsenligheten ur detta perspektiv. Det saknas också i allt väsentligt en uppföljning och redovisning av verksamheternas produktivitet och effektivitet, vilket också vore önskvärt. Det saknas en redovisning av ekonomiskt utfall, budgetavvikelser och måluppfyllelse för de gemensamma nämnderna, miljönämnden, lönenämnden samt IT- nämnden. 3.7. Övrigt Årsredovisningen innehåller en mycket kortfattad redovisning av det interna kontrollarbetet som uppges genomföras på ett relevant och enhetligt sätt. Kommunen har antagit ett nytt reglemente och tillämpningsanvisningar för 2014. Men det framgår ingen sammanfattande bedömning av utfallet i den interna kontrollen, vilket vi rekommenderar. 2015-04-08 Håkan Olsson Uppdragsledare 8 av 8