Skriv och publicera begripligt

Dokumentation Skriv och publicera begripligt Sala den 22 januari 2009 Karin Forsell 08 555 770 73 0763 38 28 63 karin.forsell@funkanu.se

2 Innehåll Inledning 4 Bakgrund 4 Utbildningens innehåll 5 Varför skriver vi? 5 Målgrupper 5 Bilder och grafiska element 6 Komplettera bilder och andra grafiska element med alternativ text 6 Bilder av dekorkaraktär 6 Innehållsrika bildobjekt 6 Bildkartor (image maps) 6 Ikoner 6 Textbilder 7 Icke meningsbärande grafiska objekt 7 Varför är det här viktigt? 7 Länkar 7 Formulera tydliga länkar 7 Kompletterande beskrivningar av länkar 7 Bildobjekt som även är länkar 7 Länkar som leder till alternativa format 8 Länkar som öppnar interna sidor i nytt fönster 8 Länkar som öppnar externa webbplatser i nytt fönster 8 Varför är det här viktigt? 8 Tabeller 9 Använd inte layouttabeller 9 Tekniska riktlinjer 9 Varför är det här viktigt? 9 Text 9 Typografiska råd 9 Rubriker 10 Löpande text 10 Punklistor/numrerade listor 10 Färger och kontraster 11 Användarens färguppfattningsförmåga 11 Kontraster 11 Varför är det här viktigt? 11 Web Accessibility Toolbar 11

3 Så här läser vi 12 Läsprocessen 12 Detta påverkar vår läsförmåga 12 Hur gör vi när vi läser? 12 Konkreta skrivråd 13 Läsarens perspektiv 13 Man 13 Använd rak ordföljd 13 Skriv aktivt 14 Stavfel och grammatiska fel 14 Struktur 14 Rubriker 15 Ingress 15 Styckeindelning 15 Varning för bildspråk! 15 Skrivprocessen 16 Funkas checklista 16 Komplement till text 17 Övningar 17 Övning 1. 17 Övning 2. 18 Övning 3. 18 Övning 4. 18 Övning 5. 19 Slutord 19 Funka Nu AB 19

4 Hej, Tack för senast! Jag fick en väldigt inspirerande och givande utbildningsdag hos er i Sala. Jag hoppas att du också fick något ut av utbildningen. Om inte annat lärde du kanske dig något om grodor? Skämt åsido, jag hoppas verkligen att utbildningen gav ett bra stöd i ditt fortsatta arbete med att göra offentlig information tillgänglig för så många människor som möjligt. Glada hälsningar! /Karin Forsell Inledning Utbildningen Skriv och publicera begripligt på webben handlar om hur du som skribent tar ansvar för innehåll, språk, tilltal och struktur när du skriver offentlig information. Att språket är enkelt och trevligt är en grundläggande faktor för att information ska nå ut till så många som möjligt. När informationen dessutom publiceras på webben handlar det också om hur du kan göra din text tillgänglig för att innehållet på webbplatsen ska bli läsbart och strukturerat för hjälpmedelsanvändare och användare med avvikande förmåga. Bakgrund I Sverige bor det många människor som har svårt att läsa och skriva. Forskare har kommit fram till att en fjärdedel av Sveriges befolkning har så stora problem med läsförståelse att de inte klarar att läsa och förstå en dagstidning eller att begripa information från exempelvis myndigheter. Den grupp många spontant tänker på är förstås dyslektiker, men det finns många som har problem med läsförståelsen utan att räknas som dyslektiker, exempelvis invandrare, döva, personer med utvecklingsstörning och ovana läsare. För att hjälpa dessa läsare krävs en ren, pedagogisk och anpassningsbar struktur, och att texterna bör vara sammanfattande, hållas korta samt skrivas med ett enkelt språk. När du skriver text som också publiceras på webben krävs det ännu lite mer av dig. Många som har läs- och skrivproblem kan använda hjälpmedel som läser upp texten. Det finns även hjälpmedel som gör det möjligt att ändra visningen av texten eller underlättar läsningen på annat sätt. Det är dock inte bara personer med läs- och skrivproblem som ställer krav på språklig tillgänglighet på för att kunna läsa. Även gruppen synskadade är hjälpta av välskrivna, strukturerade texter. Dessa användare har många olika typer av hjälpmedel, till exempel skärmläsare som förmedlar det som visas på skärmen via en talsyntes och/eller en punktskriftsdisplay vilket gör att användaren kan lyssna eller känna på webbplatsen.

5 Utbildningens innehåll Utbildningen Skriv och publicera begripligt innehöll följande huvudpunkter: Varför skriver vi? Enkla råd för att publicera tillgänglig Hur läser och förstår vi information? Vilka skriver vi för? Skriv tillgängligt Vilket perspektiv använder vi? Hur strukturerar vi våra texter? Konkreta skrivråd Korta tankeväckande övningar Varför skriver vi? Varför skriver du? För att det är ditt jobb, ditt intresse, för att tjäna pengar eller för att informera om något? Det viktigaste är att komma ihåg, om du inte skriver enbart för byrålådan förstås, att din text har en mottagare. Vad vill du att din mottagare ska tycka, tänka, kunna, känna, förstå eller göra när han eller hon har läst din text? Vems perspektiv är viktigt? Ditt eget perspektiv eller din läsares? Din arbetsgivares? Målgrupper För att en offentlig text ska bli begriplig för alla är det viktigt att känna till vilka som kan ha problem med läsningen. Målgrupper med ett särskilt behov av ett tillgängligt språk är framför allt dessa: Personer med funktionshinder Läsovana Personer med svenska som andraspråk Personer med koncentrationssvårigheter Äldre Barn I Sverige bor ungefär 1 miljon dyslektiker 1,5 miljoner invandrare 400 000 personer med utvecklingsstörning

6 Bilder och grafiska element Komplettera bilder och andra grafiska element med alternativ text Grafiska element fotografier, illustrationer, kartor, text som sparats som bild och liknande ska kompletteras med en kort alternativ beskrivning. Detta kallas alternativ text. Om du vill kontrollera hur de alternativa texterna blir på din webbplats så syns de som gula rutor om du pekar på bilderna (om du använder Internet Explorer som webbläsare). Den alternativa texten ska beskriva bilden och bildens funktion. Det betyder att olika typer av bilder kan behöva mer eller mindre omfattande beskrivningar. Se nedan vad som gäller för några olika typer av grafiska objekt. Observera att samma bild kan behöva beskrivas på olika sätt beroende på i viket sammanhang den publiceras. Undvik därför att arbeta med fasta alternativa bildbeskrivningar. Bilder av dekorkaraktär Bilder som mest används för att lätta upp sidan har ingen djupare funktion och ska därför beskrivas kortfattat. OBS! Du behöver inte skriva Bild. Däremot kan det vara bra att skriva om bilden är ett fotografi eller en illustration. Den alternativa texten: Glada barn som leker i sandlådan. Fotografi är en bra alternativ text för en bild som används på en sida för att lätta upp en text om förskoleverksamhet. Innehållsrika bildobjekt Vissa bilder innehåller information som är mycket viktig för användarens förståelse. Det kan till exempel vara diagram, ritningar, sprängskisser eller nyhetsbilder. För dessa krävs en mer noggrann och omfattande beskrivning. Försök ändå att begränsa beskrivningen till max 150 tecken. Behöver bilden förklaras mer än så kan du behöva beskriva bilden i en separat text. Ibland finns en sådan beskrivning i den text som omger bilden. Då kan den alternativa texten referera till denna text. Bildkartor (image maps) Bildkartor är en bild där delar av bilden är klickbara med länkar till andra sidor. Elementen, de olika delarna av bildkartan, består då både av bilder och länkar samtidigt. För att en bildkarta ska fungera ska bilden vara beskriven med en alternativ text. Varje länk ska dessutom vara beskriven med en kompletterande text, en så kallad länktitel. Dessutom kan det vara bra om du har vanliga textlänkar bredvid bildobjektet. Om du tänker dig en länskarta där varje kommun ska vara klickbar så beskriver du länskartan med hjälp av alternativ text och länken till varje kommun med en länktitel. Ikoner Ikoner används för att markera vissa speciella funktioner och ska tydliggöra den aktuella funktionen. Ikoner bör användas sparsamt och använd standardikoner så långt det är möjligt. Undvik ikoner i löpande text.

7 Ikoner ska beskrivas med alternativ text. Om ikonen är klickbar ska den både beskrivas med alternativ text och med en länktitel. Textbilder Undvik att använda bilder för att endast presentera text. I de flesta fall går det att ersätta textbilder med riktig text. I vissa fall kan det krävas en utveckling av er webbplats så kallade stilmall (CSS) för att det ska fungera. Om du ändå använder textbilder så måste du skriva in samma text som en alternativ text. Icke meningsbärande grafiska objekt Om bildens funktion inte är meningsbärande ska du inte ange någon alternativ text. Exempel på icke meningsbärande objekt är typografiska linjer, prickar och liknande, som används för att tydliggöra den visuella presentationen på sidan. Varför är det här viktigt? Det är inte säkert att den utrustning som användarna av din webbplats använder kan presentera bilder. Till exempel har personer med funktionshinder ibland hjälpmedel som inte kan tolka vad en bild föreställer. Istället använder dessa hjälpmedel bildens alternativa text. Ett sådant exempel är att användaren kan ha ett program som läser upp innehållet på sidan. Sådana program kan inte tolka vad som finns i en bild men de är bra på att hitta och läsa upp de alternativa texterna. Länkar Formulera tydliga länkar Grundregeln är att det ska gå att begripa en länk även om länken läses utlyft ur det sammanhang där den presenteras. Länktexten ska innehålla tillräcklig information i sig själv. Det betyder att en länktext ska tydliggöra vad som kommer att hända om man väljer att klicka på länken. Tänk dig in i en situation där du bara ser länktexten. Skulle du förstå vart länken då leder? I så fall har du en tillräckligt bra länktext. Om inte, då måste du komplettera länken med ytterligare information. Eller skriva om länken. Kompletterande beskrivningar av länkar Ibland blir en länk inte tillräckligt tydlig i sig själv ändå. Då ska du komplettera länktexten med en så kallad länktitel. Läs mer är ett exempel på en länk som inte är tydlig i sig själv. Sådana länkar antingen bytas ut eller kompletteras med en länktitel. En läs mer -länk som leder till en text om att importen av bananer slår nya rekord kan då ha länktiteln Importen av bananer slår rekord. Bildobjekt som även är länkar Om en bild är klickbar ska du beskriva både bilden och länken. Enligt det du lärt dig ovan ska bilden beskrivas med en alternativ text och länken med en länktitel. För att vara helt säker på

8 att det ska fungera för en person med hjälpmedel bör du dock använda samma beskrivning för både alternativ text och länktitel.. Ett vanligt exempel är verksamhetens logotyp som oftast klickbar och leder tillbaka till startsidan. Den är både en bild och en länk samtidigt. Då fungerar det bäst om du skriver till exempel: Logotyp för Bolaget AB, till startsidan för Bolaget AB både som alternativ text och som länktitel. Länkar som leder till alternativa format Om den länk du skapar leder till dokument som inte är webbsidor (till exempel PDF, Word, PowerPoint etc.) så ska du ange filformatet i länken. Även filens storlek kan behöva anges, särskilt om det är fråga om ett stort dokument. OBS! Vissa webbplatser är gjorda så att filformat och filstorlek automatiskt tillfogas länken. Om din webbplats fungerar på det sättet behöver du inte ange dessa uppgifter manuellt. Länkar som öppnar interna sidor i nytt fönster Användaren ska förvarnas om att sidan öppnas i nytt fönster. Du kan göra det på tre sätt: 1. Skriv det i klartext i länken 2. Skriv det i länktiteln 3. Använd en ikon som signalerar nytt fönster Generellt gäller att du bör använda nya fönster sparsamt och när det är väl motiverat. Länkar som öppnar externa webbplatser i nytt fönster Användaren ska förvarnas om a) att länken leder till en annan webbplats b) att länken öppnas i ett nytt fönster Du kan göra det på tre sätt: 1. Skriv det i klartext i länken 2. Skriv det i länktiteln 3. Använd en ikon som signalerar extern webbplats och nytt fönster Varför är det här viktigt? Länkar är bland det viktigaste som finns på en webbplats. En användare som inte förstår dina länkar kommer att hamna fel eller får leta onödigt länge. Genom att ha tydliga länkar och genom att hjälpa användaren att förstå skillnader mellan olika typer av länkar så blir det enklare att använda din webbplats. Vissa användare har hjälpmedel som läser alla länkar för sig, som i en lång lista. Därför måste länken vara tydlig i sig själv.

9 Tabeller När information presenteras i tabellform är det viktigt att försöka förtydliga tabellen genom den visuella presentationen. Rad- och kolumnrubriker bör därför grafiskt avvika från själva innehållet i tabellen. Om det är många rader eller kolumner kan dessa behöva separeras med hjälp av färger eller tonplattor eller annan grafisk formgivning. Om tabellen innehåller komplex information kan det vara bra att komplettera med samma information i diagramform. Använd inte layouttabeller Skapa inte layout med hjälp av tabeller. Det ger otillgängliga sidor. För en användare med ett hjälpmedel som läser upp sidorna kan det vara omöjligt eller mycket svårt att få uppläsningen att fungera. Hjälpmedlet försöker tolka informationen som tabelldata (data uppställd i spalter och kolumner) medan du har styrt utformningen av sidan med hjälp av tabeller. Hjälpmedlet kan därför missa information helt eller läsa upp information i helt fel ordning. Tabeller ska därför bara användas för data uppställd i spalter och kolumner. Tekniska riktlinjer Om du är ovan vid att skapa tabeller så kan du behöva ta hjälp av någon som satt sig in i hur den tekniska konstruktionen ska gå till. För komplexa tabeller finns det ett tekniskt regelverk som är relativt omfattande. För enkla tabeller och som ett minimum för att göra tabeller tillgängliga gäller att: 1. Ange vilka tabellceller som är rubrikceller 2. I datatabeller med mer än en logisk nivå ska tabellrubriker associeras med tabellceller Varför är det här viktigt? Många tycker att tabeller är svåra att förstå. Det gäller att vara så tydlig i presentationen som möjligt. För de användare som har olika hjälpmedel gäller att de är beroende av att tabellen är konstruerad på ett tekniskt korrekt sätt. Annars kan de inte få ut någon vettig information ur tabellen. Text Typografiska råd För en användare är det viktigt att snabbt kunna orientera sig på en sida och i ett textmaterial. För att hjälpa användaren är det viktigt att använda en tydlig och konsekvent typografi. Det ska vara lätt att skilja menyer och länkar från rubriker och löpande text. Det ska också vara lätt att skilja olika typer av länkar från varandra. Den löpande texten ska vara tillräckligt stor för att de flesta inte ska få problem med att läsa på skärmen. Raderna ska inte vara för långa eller ligga för tätt. Det mesta av detta sköts redan av de sidmallar och stilmallar som används på er webbplats, så det är normalt ingenting som du som redaktör behöver tänka på.

10 Rubriker Använd rubriker för att strukturera sidorna på ett tydligt sätt. För kortare texter kan det räcka med att texten har en huvudrubrik. Mer omfattande texter kan behöva både huvudrubriker och underrubriker. Tänk på att rubriker och underrubriker skapar en hierarki i texten. För att kunna använda en underrubrik måste det finnas en huvudrubrik. För att det ska bli snyggt kan du ibland behöva olika typer av huvudrubriker, till exempel huvudrubriker med olika storlek. Det är viktigt att de rubriker du behöver finns som rubrik-klasser. Undvik att skapa egna rubriker de blir inte tillgängliga som rubriker för användare med hjälpmedel. Tydliga och bra formulerade rubriker gör dina sidor lättare att läsa. Det är särskilt viktigt för personer med lässvårigheter. Det blir också lättare för läsaren att snabbt bilda sig en uppfattning om texten. Dessutom kan din sökmotor ha lättare att indexera sidor på ett bra sätt om det finns rubriker. För att rubriker ska kunna tolkas som rubriker av ett uppläsande hjälpmedel så räcker det inte med att de ser ut som rubriker. För hjälpmedlet måste det skapas en liten rubrikkod. Den kallas H, vilket betyder Heading. En huvudrubrik blir då H1 och en underrubrik H2. Om det inte blir sådana H-taggar i koden på din webbplats, så kan vissa användare inte skilja rubriker från löpande text. Och då tappar dessa användare den struktur som skapas av dina rubriker. Löpande text Längre texter bör indelas i korta och tydliga stycken. Styckemellanrum är att föredra framför indrag. Använd rubriker och gärna också ingresser för att underlätta läsning av långa texter. Om läsaren har lässvårigheter kan en välstrukturerad text underlätta läsningen. Webbplatsens mallar och stilmallar kan avgöra hur presentationen blir och de kan ibland behöva justeras så att läsbarheten blir bättre. Som redaktör kan du undvika att skriva långa stycken och du kan arbeta med rubriker och underrubriker för hjälpa läsaren igenom texten. Sidor blir ofta mer lättlästa om det finns bilder som hjälper texterna att förmedla informationen. Detta hjälper de flesta användare och speciellt användare med lässvårigheter. Självklart ska alla bilder beskrivas med hjälp av en alternativ text. Punklistor/numrerade listor Listor är bra när du radar upp information. Använd listfunktionen i editorn. Då skapas korrekta listor. Använd inte listor för att skapa layout. Gör inte egna utseenden på listor genom att lägga bildobjekt och texter i en tabellstruktur. Om du tycker att de listor du skapar via editorn inte ser bra ut så kan det ändras via de stilmallar som anger hur olika typer av text ska presenteras.

11 Rent tekniskt blir det inga listor om du gör listor av vanliga streck eller punkter och radbrytningar. Då kan en användare med ett hjälpmedel inte förstå att det är en lista, vilket ofta gör informationen svårbegriplig. Färger och kontraster Användarens färguppfattningsförmåga Om du bara använder färg för att förmedla information kan användare med försämrad färguppfattningsförmåga inte ta del av information på det sätt det är tänkt. Ett exempel är om du gör viss text röd för att markera något viktigt. Används färger för att förmedla information är det extra viktigt att informationen också förmedlas på annat sätt. Röd färg tillsammans med fet stil är därför bättre än enbart röd färg i exemplet ovan. För att vara säker på att sidor fungerar även om användaren inte kan uppfatta färgen kan du testa sidan genom att titta på den på en svartvit bildskärm eller genom att skriva ut den på en svartvit skrivare. Kontraster När förgrunds- och bakgrundfärger ligger för nära varandra i färgskalor och ljushet får vissa användare problem med läsbarheten. Välj färger som ger god kontrast och därmed bättre läsbarhet för alla människor. Läshastighet och möjlighet till avståndsläsning hänger starkt samman med kontraster. Bra kontrast ger till exempel: svart text på vit bakgrund, grönt på vitt, blått på vitt och svart på gult. Använd endast förgrunds- och bakgrundsfärger som tillsammans ger tillräcklig kontrastverkan. Ett sätt att testa om skillnaderna mellan färger är tillräcklig är att mäta skillnaden i ljushet mellan de två färgerna. Skillnaden mellan färgerna ska ligga på minst 50 enheter på en 100 gradig skala. Om du har tillgång till Photoshop så kan du mäta skillnaden i färgvärden enligt ovan. Varför är det här viktigt? Alla uppfattar inte färg likadant. Viss utrustning återger färg på ett felaktigt sätt och många har svårt att läsa text där kontrasten är för liten. Web Accessibility Toolbar Web Accessibility Toolbar är ett verktyg som du kan ladda ner gratis för att kolla vissa delar av tillgängligheten på din webbplats, bland annat hur färger och kontraster fungerar och att se hur webbplatsen ser ut utan bilder. WAT, Web Accessibility Toolbar

12 Så här läser vi Läsprocessen Två parallella processer pågår när vi läser en text: avkodning och förståelse. Avkodning innebär att sätta ihop bokstäverna till ord (boll= b+o+l+l) och att sedan hitta informationen om ordet i minnet, så att man förstår att boll är något runt. Förståelse innebär att tolka ordet i dess sammanhang och kräver bland annat att man förstår hur satser och meningar är uppbyggda. Det innebär också att förstå avsändarens avsikt med texten och tillämpa texten på sin egen situation. Avkodningen och förståelsen sker med hjälp av hjärnans korttidsminne. En person med läs- och skrivproblem har problem med att avkoda orden och får lägga det mesta av korttidsminnets kapacitet på att avkoda. Eftersom korttidsminnet är begränsat leder det till att det finns mindre kapacitet över till att förstå orden och textens innebörd. En mindre god läsare skumläser dessutom inte, det vill säga hoppar inte över oviktig information, så läsandet tar även av denna anledning mera tid och energi. Detta påverkar vår läsförmåga Stor mängd text Dålig kunskap om ämnet Svårt att följa med i texten om den inte är kronologisk Svårt att läsa skiljetecken Motivationen Svårt att skumläsa Koncentrationssvårigheter Hur gör vi när vi läser? Vi läser det som står Vi använder egna erfarenheter Har vi förtroende för skribent/avsändare? Vi tolkar utifrån vad vi själva vill Läsning = abstrakt kommunikation!

13 Konkreta skrivråd Läsning är alltså en komplicerad process som kräver mycket hjärnkapacitet. Vill du att din läsare ska förstå vad du skriver krävs stor omsorg när du väljer dina ord och ditt innehåll. Använd korta, vardagliga ord och beskriv det viktigaste i texten först. Låt bli att skriva inskjutna bisatser och hjälp läsaren med att vara tydlig om du syftar tillbaka till någon eller någonting. Undvik bildspråk och metaforer och var konkret. Ett vanligt problem är dubbla negationer, exempelvis det är inte omöjligt. Eller den härliga formuleringen: Det är inte uppenbart att felet saknar betydelse. Några fler viktiga saker att tänka på: Läsarens perspektiv Både för att hitta och för att förstå information är textens perspektiv mycket viktig. Ibland är perspektivet helt avgörande för läsarens förståelse. Texter ska vara skrivna ur användarens perspektiv. Förr skrev Skattemyndigheten överskjutande belopp i våra deklarationer. Men ur vems perspektiv uppstod detta överskjutande belopp. Svaret på den frågan avgjorde om man skulle få tillbaka pengar eller betala in pengar. Om en kommun på sin webbplats lägger in uppgifter om vilken skolmat som serveras under menyformuleringen Måltidsverksamhet så är det ett exempel på ett internt perspektiv. Inom en kommun kan ganska många personer vara inblandade i måltidsverksamheten. Det vill säga all typ av aktivitet som leder fram till att skolbarnen har något att äta på lunchen. För en förälder som vill kontrollera vilken mat som serveras är det naturligt att leta efter skolmat, skollunch, lunch eller liknande. Risken med att använda Måltidsverksamhet är att besökaren på webbplatsen inte hittar informationen. Det beror på att formuleringen fungerar internt men inte externt. Man Om du undviker det vaga ordet man ger du läsaren en ansvarig, en avsändare. Det är oerhört viktigt för att begripa innehållet. De som läser vill veta vem som gör vad. Ta ansvar för din text! Använd rak ordföljd Det är lättare att förstå text som du skriver med rak ordföljd, både för människor med läs- och skrivproblem och vana och läskunniga läsare. I en rak ordföljd står subjektet före predikatet. Rak ordföljd: Sverige väljer ny regering vart fjärde år. I en omvänd ordföljd står subjektet efter predikatet. Omvänd ordföljd: Vart fjärde år väljer Sverige ny regering.

14 Skriv aktivt När du skriver en text i aktiv form blir texten både enklare, trevligare och tryggare för läsaren. En aktiv form innebär att texten har aktiva verb. Den aktiva formen hjälper till att hålla läsaren intresserad genom att något händer. I en aktiv textform finns det också ett pronomen, alltså någon som gör något. Motsatsen till aktiva verb är passiva verb. Passiva verb kännetecknas av att de slutar på s, och de saknar subjekt. En passiv form gör texten otydlig och tråkig. Läsaren tvingas undra vem som är ansvarig för handlingen eftersom det inte står skrivet i texten. Genom att använda ett pronomen eller namn behöver ingen feltolka eller gissa. Det är att respektera sin läsare! Exempel: Passiv form: Fler satsningar ska göras på äldrevården Aktiv form: Kommunen/Vi/Enheten xx ska satsa mer på äldrevården. Passiva former behövs naturligtvis ibland. Exempelvis när det inte går att säga vem som utför en särskild handling eller när man beskriver en automatisk process. Stavfel och grammatiska fel Många läsare fastnar i detaljer såsom grammatiska fel och stavfel. Det gör att läsaren riskerar att missa budskapet och retar sig på formen istället för att läsa innehållet. Dessutom minskar ofta trovärdigheten när läsaren upptäcker fel. Personer med lässvårigheter fastnar lätt på felstavade ord. Och hjälpmedel som läser upp felstavade ord kan uttala dessa mycket underligt och obegripligt. Struktur Det viktigaste först! Det bästa sättet att strukturera en text är att skriva det viktigaste först. Gärna en text som helst sammanfattar innehållet. Därefter kan det komma avsnitt som fördjupar och förklarar och sist någon form av summering eller avslut. På så sätt hjälper vi läsaren att snabbare värdera om texten är intressant eller inte. Det blir på sätt och vis ännu viktigare med en god struktur i texter som publiceras på webben. Det är känt att många som läser på bildskärm bara läser den text som syns på skärmen. Även om det är möjligt att scrolla i texten så finns det en relativt stor grupp som sällan gör det. Det enklaste sättet att hjälpa din läsare i denna process är att konsekvent skriva det viktigaste först. När det viktigaste väl är på plats först i texten gäller det att du fortsätter med en god struktur. En bra och informativ rubrik och vägledande mellanrubriker är ett gott stöd för din läsare. En god styckeindelning med lagom mycket luft mellan varje stycke hjälper också till att göra innehållet mer begripligt för många läsare.

15 Rubriker Rubriken eller ärendemeningen är det första som din läsare läser. Det kan också bli det enda som din läsare läser, om rubriken inte beskriver eller leder till rätt innehåll. Det är därför särskilt viktigt att rubrikerna talar om vad som står i texten och att rubrikerna skrivs på ett inbjudande sätt så att de lockar läsaren att läsa mer. Rubriken ska inte vara för kort med bara ett ord, men heller inte för lång så att den blir svårläst. Den bör inledas med ett nyckelord och ska gärna innehålla verb. Ingress En texts första stycke kallas ingress. Ingressen ska kortfattat beskriva textens innehåll. Ingressen ska också locka till läsning genom att skapa ett intresse för det som kommer efter. Om du tänker presentera en längre text är det extra bra om du ger läsaren en möjlighet att läsa en kortare sammanfattning. Det kan göras som antingen som ingress eller som separat sammanfattning. På så sätt kan användaren snabbare orientera sig i materialet. Styckeindelning En text med bra styckeindelning blir tydlig och vilsam för läsaren. Ett stycke behöver sällan innehålla mer än tre meningar och ofta håller principen att en tanke är lika med ett stycke. Det betyder att ett stycke inte ska innehålla information om mer än en händelse. Varning för bildspråk! Många läsare, särskilt invandrade svenskar samt personer med utvecklingsstörning, har svårt att tyda bildspråk och metaforer. Det kan vara frestande att krydda sin text, eller hur? Men det skapar mest osäkerhet och förvirring för många. För vad innebär dessa uttryck exempelvis: Ge någon en dunk i ryggen Han är en stor skådespelare Hon slog på radion Att skjuta upp någonting Lägga rabarber på en fönsterplats Ligga ute med pengar Ge någon en dunk i ryggen Margot Wallström grillas i Bryssel

16 Skrivprocessen Det ideala är att få obegränsat med tid för varje text vi ska skriva. Nu går ju inte det, men det är bra att ha ett mål med sitt skrivande och att lägga in tid för att låta någon annan läsa texten för att undvika ett alltför internt perspektiv. Så här kan en skrivprocess se ut: Fundera över vad och varför ska jag skriva Fundera över vem som ska läsa Skriv Vila från texten Läs igenom igen, granska kritiskt Skriv om Låt någon annan läsa och granska Skriv om igen Klar! Funkas checklista Funka har arbetat fram följande tio regler som kan göra en text mer begriplig. Reglerna är kortfattade och i form av en checklista så att du enkelt kan kolla om din text är språkligt tillgänglig. Det viktigaste i texten kommer först Min text är kort Jag har försökt förstå den som ska läsa min text Jag har förklarat svåra ord och komplexa begrepp Jag undviker förkortningar och intern jargong Jag har skapat struktur i texten genom rubrik, ingress och bra styckeindelning Min text är fri från grammatiska fel eller stavfel Jag gör listor istället för långa uppradningar i texten Jag använder aktiv form när jag skriver Jag har rak ordföljd när jag skriver

17 Komplement till text Text är inte det enda sättet att informera. Många som har läs- och skrivproblem skulle vara mycket mer hjälpta av att informationen är i form av tydliga bilder, ljud, film eller teckenspråk. Funka har arbetat fram en modell för hur vi kan arbeta med texter för att skapa begriplig samhällsinformation. Den bygger på en kort och enkel begriplig sammanfattning som kompletteras med diagram/statistik, filmer, ljud, bilder och illustrationer, teckenspråk eller annan anpassad information som också sätter ursprungstexten i ett sammanhang så att den blir mer begriplig, samt olika nivåer av fördjupning i ämnet. Så här ser Funkas modell ut: Övningar Övning 1. Vet jag vad de ord jag dagligen använder betyder egentligen? Betyder de samma sak för någon annan? Kan de betyda olika saker i olika sammanhang? Vad betyder de här orden? Strategiskt Myndighetsutövning Verka för Hållbarhetsperspektiv Verksamhetsutövare Resursåtgång Kontinuitet Övergripande

18 Övning 2. Skriv 5 10 saker du har hittills lärt dig i dag men vänd på det du lärt dig. Exempelvis: Jag ska aldrig använda formatmallar, för då kan personer som använder skärmläsare läsa det jag skriver. Övning 3. LSS - Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade Den 1 januari 1994 trädde en ny lag i kraft, Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade. Den ger personer med svåra funktionshinder laglig rätt till bl a personlig assistans och andra former av stöd och service. Syftet med lagen är att främja den funktionshindrades rätt till jämlikhet, stärka förmågan att leva ett självständigt liv och kunna delta i samhället på lika villkor som alla andra. Enligt de förarbeten som finns till lagen ska den funktionshindrade i största möjliga utsträckning ges inflytande och medbestämmande över insatser som beviljas enligt LSS. Det är de individuella behoven som ska styra insatsernas utformning. Övning 4. Grodor, släktet Rana Som vattenlevande larver (yngel) äter de alger, växtdelar och smådjur, varför de fungerar som filtrerande renhållare. När de förvandlats och påbörjat sitt landliv äter de maskar, sniglar, spindlar och andra småkryp. De är dessutom själva omtyckta bytesdjur för en rad andra organismer i vatten blir de ofta föda åt större insektslarver och på land äts de till exempel av olika smådäggdjur och fåglar. Groddjurens levnadssätt och fortplantning har anpassats efter en hög dödlighet i de lägre åldersklasserna. Under den årliga lekperioden producerar exempelvis en åkergrodehona en äggsamling med cirka 15 ägg. Av dessa överlever mellan fem och tio fram till vuxen ålder då de själva kan delta i fortplantningen. Resten av honans fortplantningsansträngning det året kommer ekosystemet till del i form av näring och föda. Två av de fem svenska arterna, långbensgroda och gölgroda, är rödlistade, det vill säga löper risk att försvinna. Orsakerna är dels att småvatten och våtmarker dikats ut, fyllts igen och blivit igenväxta i stor omfattning under de senaste 200 åren, dels, för långbensgrodan, även övergången från bokskog till planterad granskog. Många grodor dödas i trafiken när de försöker korsa de vägar som utgör vandringshinder mellan reproduktionsområdena och levnadsområdena.

19 Övning 5. Skriv en kort fortsättning på meningen: I morgon är en bra dag Ljug gärna! Slutord Tack igen för en trevlig och bra kursdag! Lycka till med det fortsatta arbetet att göra allmän information bra och tillgänglig för alla människor. Ett avslutande råd från en klok författare: 1. Ha något att säga. 2. Säg det. 3. Säg inget mer. Vilhelm Moberg Funka Nu AB Funka startade som ett projekt inom handikapprörelsen. I dag är Funka marknadsledande inom området tillgänglighet med 80 procent av Sveriges myndigheter som kunder. Sedan år 2000 är vi ett privatägt bolag och vår nära relation till handikapprörelsen innebär en unik kvalitetskontroll. Funkas arbete sätter normer för utveckling och analys samt utformar krav vad gäller tillgänglighet. Vi finns med i de flesta internationella arbetsgrupper av betydelse och genomför regelbundet egna undersökningar. Funka driver därmed tillgänglighetsfrågan aktivt både i Sverige och EU. Funkas konsulter har varit med och tagit fram Handikappombudsmannens riktlinjer för en tillgänglig statsförvaltning och Vervas Vägledning för 24-timmarswebben. I Vägledningen har vi inarbetat Funkas metodik i avsnittet om tillgänglighet. Funka har dessutom drivit fram rekommendationer kring snabbkommandon och ikoner. Funka är EPiServer Solution Partner, Microsoft Partner och Adobe Certified Training Provider. Vi står bakom Funkaportalen, en mötesplats för funktionshinderfrågor. Bolagsfakta Styrelsens säte: Stockholm Styrelsen består av: Jan Friedman (ordförande), Mats Wennberg, Lennart Engelhardt och Johan Jakobsson. Antal anställda: 12 Omsättning 2007: 11,3 MSEK www.funkanu.se