Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning

PROGRAM FÖR SAMVERKAN STOCKHOLMSREGIONEN U T V E C K L I N G A V S A M V E R K A N I S Y F T E A T T Ö K A S A M O R D N I N G E N A V S A M H Ä L L E T S R E S U R S E R F Ö R A T T F Ö R H I N D R A O C H L I N D R A S T Ö R N I N G A R I S A M H Ä L L E T Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning Ett utvecklingsprojekt inom ramen för Program för samverkan Stockholmsregionen. Rapport nr: (remissutgåva 2012-02-04) - Länsstyrelsen i Stockholms län - Polismyndigheten Stockholms län - Trafikverket - SOS Alarm - Stockholms läns landsting - Storstockhoms brandförsvar - Södertörns brandförsvarsförbund - Brandkåren Attunda - Räddningstjänsten Norrtälje - Trafikkontoret i Stockholm Stad - Stockholms Hamn - Storstockholms Lokaltrafik - Kommuner i Stockholms län

PROGRAM FÖR SAMVERKAN STOCKHOLMSREGIONEN U T V E C K L I N G A V S A M V E R K A N I S Y F T E A T T Ö K A S A M O R D N I N G E N A V S A M H Ä L L E T S R E S U R S E R F Ö R A T T F Ö R H I N D R A O C H L I N D R A S T Ö R N I N G A R I S A M H Ä L L E T Programledningens kommentarer Projekt Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning kan ses som uppstarten på en serie av kopplade projekt inom ramen för Program för samverkan Stockholmsregionen. Projekten delar ett mer långsiktigt perspektiv och fokuserar på att stärka den samlade krishanteringsförmågan utifrån regionens behov i stort. Diskussionerna inom dessa projekt kan förväntas glida in i varandra och det är av särskild vikt att de utvecklingsförslag som gradvis kommer fram kontinuerligt förfinas ytterligare i de följande projekten. Bilden nedan visar de projekt som avses. Programledningen ser på kedjan av projekt ovan som ett schematiskt sätt att illustrera hanteringen av en händelse utifrån ambitionen att gemensamt förhindra och lindra störningar i regionen. Utifrån att en händelse inträffar samlas information in, delvis genom omvärldsbevakning, vilken delas mellan parterna. Detta utgör grunden för en gemensam lägesbild och analys av informationen som finns tillgänglig. Hanteringen av detta ska ske koordinerat, vilket även i ett senare skede omfattar information och vid behov kriskommunikation. Detta projekt har lyft fram ett antal konkreta förslag, både av typen som kan implementeras direkt och utvecklingsförslag som behöver bearbetas vidare. I efterhand kan programledningen konstatera att projektets resultat till större del består i en ökad samsyn mellan aktörerna än utmanande utvecklingsförslag. Detta ligger väl i linje med ett av programmets huvudsakliga utvecklingsområden, att utveckla kunskap, samsyn och gemensam förståelse för parternas verksamheter. Den fortsatta hanteringen av projektets resultat och förslag kommer vara avgörande för att nå effekt ute hos parterna och det gemensamma arbetet med att hantera händelser i regionen. Beredningsgruppen har ett särskilt ansvar i implementeringen av utvecklingsförslagen. Vissa åtgärdsförslag bedöms vara möjliga att omgående implementera, andra kommer bedömas som fortsatta utvecklingsområden alt. föras in som förutsättningar i nästkommande projekt, närmast tillhands projekt Gemensam analys och lägesbild. Ola Slettenmark Programledare - Länsstyrelsen i Stockholms län - Polismyndigheten Stockholms län - Trafikverket - SOS Alarm - Stockholms läns landsting - Storstockhoms brandförsvar - Södertörns brandförsvarsförbund - Brandkåren Attunda - Räddningstjänsten Norrtälje - Trafikkontoret i Stockholm Stad - Stockholms Hamn - Storstockholms Lokaltrafik - Kommuner i Stockholms län 3

Februari 2012 Program för Samverkan - Stockholmsregionen Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning

Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Bakgrund och syfte... 3 3. Projektets genomförande... 7 4. Projektets resultat... 9 5. Slutsatser och utvecklingsförslag... 14 6. Källförteckning... 19 Appendix 1 Deltagande parter... 20 Apendix 2 Lagstadgade uppdrag... 21 Appendix 3 Exempel på omvärldsbevakning i nuläget... 24

1. Sammanfattning Projekt Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning är ett projekt inom Program för Samverkan Stockholmsregionen som syftar till att kartlägga nuläget och arbeta fram ett förslag till önskat läge avseende de ingående parternas omvärldsbevakning och informationsdelning. Projektet har identifierat hur parterna arbetar med omvärldsbevakning idag samt hur denna information fördelas till externa parter. Utifrån denna nulägesbild har parterna tillsammans utvecklat en gemensam bild av hur parterna vill att omvärldsbevakning och informationsdelning ska ske, med utgångspunkt i det arbete som sker inom Samverkansfunktionen. Ett antal konkreta förbättringsförslag har identifierats. Dessa kan sammanfattas till att: Ett mer strategiskt perspektiv ska anläggas såväl i aktörernas enskilda omvärldsbevakning som i informationsdelningen Den informationsdelning som genomförs inom ramen för Samverkansfunktionen behöver få ett dokumenterat arbetssätt struktur för att stödja och kvalitetssäkra informationen som fördelas. Ett SMS-verktyg för snabb initiering och informationsdelning inom ramen för samverkansfunktionen behöver komma på plats Skapa en kvartalskalender som ger parterna en överblick över förutsedda händelser, events med mera under det kommande kvartalet Detta projekt har nära kopplingar med ett antal andra projekt inom ramen för programmet. Utvecklingsförslagen och förda diskussioner inom detta projekt utvecklas vidare inom ramen för dessa projekt, där Gemensam lägesbild och analys samt Koordinerat beslutsfattande är de som ligger närmast i tid och har starkast koppling till detta projekt.

2. Bakgrund och syfte Det här kapitlet beskriver projektets koppling till Program för Samverkan, bakgrund och syfte. 2.1 Bakgrund till projektet Stockholmsregionen växer allt snabbare och har genom sin växande komplexitet en sårbarhet där störningar kan orsaka stora samhällsekonomiska konsekvenser. Slutsatser från tidigare genomförda övningar och utvärderingar efter inträffade händelser visar på ett behov av att utveckla och stärka samverkan mellan berörda aktörer, i syfte att gemensamt hantera situationer ur ett helhetsperspektiv vid mer ansträngande situationer. Med anledning av detta drivs Program för Samverkan Stockholmsregionen, i syfte att utveckla och stärka samverkan mellan utvalda delar av regionens aktörer. Utifrån det behovet har det här projektet initierats som en del av Program för Samverkan. Med utgångspunkt från utvecklingsarbetet med Samverkansfunktion Stockholmsregionen, Snabba Resultat, Förstudie Sekretess och forskning om samverkan har ett antal nya och tidigare förbättringsförslag förädlats avseende gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning Figur 1 - Program för Samverkan - Stockholmsregionen 3

2.2 Behovet av omvärldsbevakning och informationsdelning Omvärldsbevakningen är ett viktigt strategiskt ledningsverktyg som ger möjligheter att tolka trender och signaler i omvärlden för att vidta preventiva åtgärder och förberedelser samt agera i ett tidigare skede vid en händelse. Då omvärldsbevakningen också delas mellan berörda aktörer skapas bättre gemensamma förutsättningar för att hantera en situation. Bilden nedan illustrerar hur intensiteten i krishantering samt kriskommunikation, ledning och samverkan varierar efter en inträffad händelse. Med bra omvärldsbevakning och informationsdelning kan kriskommunikation, ledning och samverkan komma igång tidigare och informations- och aktionsvakuumet minskas eller elimineras. Figur 2 - Eliminering av informations- och aktionsvakuumet Omvärldsbevakning och informationsdelning skapar också möjligheter till preventivt arbete som kan minska omfattningen på händelser eller förhindra dem helt. Figur 3 - Omvärldsbevakning och informationsdelning för preventivt arbete 4

2.3 Projektets syfte och mål Projekt omvärldsbevakning och informationsdelning syftar till att utveckla samverkansförmåga mellan berörda aktörer i Stockholmsregionen, avseende gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning. Projektets övergripande mål: Utveckla struktur, principer för samt förmåga till gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning Detta kommer att göras genom att Skapa ett gemensamt synsätt för omvärldsbevakning och informationsdelning där information från respektive aktörs omvärldsbevakning delas på ett strukturerat sätt. Detta kommer att göras utifrån den befintliga struktur som finns i Samverkansfunktion Stockholmsregionen. Skapa förståelse för varandras arbete och ett gemensamt synsätt för att arbeta med omvärldsbevakning utifrån eget ansvar för att tidigt identifiera trender, tolka signaler och följa händelseutveckling som kan ha påverkan på egen och andras verksamhet i vår region. 2.4 Projektberoenden inom Programmet Program för Samverkan - Stockholmsregionen består bland annat av ett antal utvecklingsprojekt som kommer att genomföras under perioden 2011 2014. Figur 4 - Utvecklingsprojekt inom Program för Samverkan Utvecklingsprojekten syftar till att utveckla samverkan inom ett antal fokusområden men tydliga kopplingar finns mellan projekten varför det är av stor betydelse att synergier mellan projekten tas till vara. Det här projektet har flera beröringspunkter med andra projekt inom Program för Samverkan Stockholmsregionen. 5

2.4.1 Projektberoenden till tidigare projekt inom programmet Projekt och arbeten som varit underlag till Gemensam Omvärldsbevakning och Lägesbild är: Samverkansfunktion Stockholmsregionen (SfSr), arbetet med utvecklingen av SfSr har gett en grundstruktur för Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning att arbeta vidare med. Målbild för Samverkanscentralen, behovet av en förbättrad informationsdelning har Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning arbetat vidare med. Snabba resultat, idéer som lyftes under projektet har kunnat utvecklas vidare inom ramen för Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning Förstudie Sekretess, sekretessen har belyst möjligheterna och utmaningarna med informationsdelning. Figur 4 - Projektberoenden inom programmet 2.4.2 Projektberoenden till kommande projekt inom programmet Resultaten från Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning kommer att utgöra underlag för en rad viktiga utvecklingsprojekt inom programmet framöver, projekt vars syfte är att utveckla samverkan inom olika områden på längre sikt. Det är därför viktigt att resultaten kommuniceras inom programmet. Särskilt projekten Gemensam lägesbild och analys, Koordinerat beslutsfattande och Information och kriskommunikations anses ha starka kopplingar avseende projektens fokus på den längre tidsskalan och de krav som ställs utöver vardagens behov Figur 5 - Utvecklingsprojekt med fokus på krishanteringssystemet Utöver dessa finns även kopplingar till Teknik och ledningsstöd samt det övergripande implementeringsarbetet i programmet, inklusive implementeringen av Snabba Resultat. 6

3. Projektets genomförande Kapitlet beskriver projektets tillvägagångssätt, avgränsningar samt organisation. 3.1 Tillvägagångssätt Projekt omvärldsbevakning och informationsdelning utgår ifrån de grundläggande uppdrag som finns för samverkan från regering och riksdag, såväl generellt riktade som specifikt för Länsstyrelserna. Detta finns utförligare beskrivet i appendix 2. Projektet har genomförts genom fyra stycken workshops under hösten 2011. Varje workshop har haft ett tema, kopplat till projektets syfte och mål, som diskuterats av deltagarna. Efter varje workshop har projektledningen sammanställt slutsatserna som sedan validerats vid nästkommande workshop. Forum Workshop 1 23 september Workshop 2 21 oktober Workshop 3 25 november Föreläsning 29 november Workshop 4 16 december Tema Tabell 1 - Tema för workshops 3.1.1 Projektets fasindelning Omvärldsbevakning idag och diskussioner om hur omvärldsbevakningen ska fungera i framtiden Informationsdelning idag och diskussioner om hur informationsdelningen ska fungera i framtiden Fortsättning av arbetet från Workshop 2 och diskussioner om fortsatt arbete. Föreläsning Mikael Tofvesson, MSB Jonas Landgren, Chalmers, Omvärldsbevakning, informationsdelning, skeendetolkning samverkan och lägesbild Presentation av projektet och planering inför projekt Analys och gemensam lägesbild Projektet har indelats i nedanstående faser och har resulterat i en handlingsplan med konkreta förbättringsförslag som arbetats fram och förankrats hos deltagande parter. Figur 6 Projektets fasindelning 7

3.1.2 Avgränsningar Projektet har inte behandlat olika tekniska system och andra stöd för omvärldsbevakning och informationsdelning. 3.2 Organisation Projektet har drivits av Länsstyrelsen där Thomas Sjödin varit projektledare. Till sin hjälp har han haft en projektgrupp med representanter från de deltagande parterna och stöd av kollegorna Kerstin Jarlsdotter Hägg och Johan Beckman med att driva workshops och att sammanställa dokumentation. Figur 7 Projektorganisation Projektet har drivits i med fokus på de två områdena, omvärldsbevakning och informationsdelning. Se appendix 1 för redogörelse av de deltagande parterna och deras representation. 8

4. Projektets resultat Kapitlet redogör för den nulägesbild och önskat läge som arbetats fram under workshops med parterna. 4.1 Nuläge för omvärldsbevakning och informationsdelning Det här avsnittet beskriver omvärldsbevakning och informationsdelning inom Samverkansfunktion Stockholmsregionen som den fungerar i nuläget. Det nuläget utgjorde under projektets workshopar utgångspunkten för diskussionerna om hur omvärldsbevakning och informationsdelning kan utvecklas och vad deltagarna vill uppnå. 4.1.1 Omvärldsbevakning Aktörerna genomför idag individuell omvärldsbevakning utifrån sina egna behov och ansvar. Vad som är viktigt att framhålla är att syftet med en kontinuerlig omvärldsbevakning är att tidigt upptäcka signaler på kommande händelser, se trender som kan utveckla sig till mönster. Under workshop 1 togs en lista fram över de källor deltagarna i nuläget använder sig av för omvärldsbevakning, den redovisas i appendix 3. Exempel på omvärldsfaktorer som projektets parter bevakar är: Media ( tryckt-, eter- och socialamedia) Ekonomi Andra myndigheter och organisationer Social oro och mönster Miljö och hälsa Nya lagar, förordningar och direktiv Det som bedöms vara av intresse för Samverkansfunktionen tas upp under de regelbundna avstämningarna med Samverkansfunktionen. 4.1.2 Informationsdelning Samverkansfunktionen är ett av samverkansforumen för informationsdelning mellan samhällsaktörer inom Stockholmsregionen. Informationsdelningen sker idag både vid regelbundna möten och vid möten som sammankallas vid behov i samband med en inträffad händelse eller liknande. De regelbundna 9

mötena sammankallas av Länsstyrelsen men det finns idag ingen separat organisation för Samverkansfunktion Stockholmsregionen. Informationsdelningen inom Samverkansfunktionen har idag primärt ett operativt fokus på händelser som har inträffat eller kommer inträffa i närtid. Detta kommer vidare att beröras i det kommande utvecklingsarbetet inom Gemensam planering. 4.1.3 Samverkansfunktionens regelbundna möten Vid Samverkansfunktionens möten delger det deltagande parterna kortfattat information om inträffade händelser föregående vecka, kommande veckas aktiviteter och hot i kort såväl som långt perspektiv. Utöver den informationen tas också behov av samverkan upp, ytterligare aktörer som behöver informeras identifieras. Gemensamt diskuteras också behov av gemensam analys och utvärdering. Gemensam informationsdelning för att dela aktörernas omvärldsbevakning sker varje torsdag kl 16:00. Vid 3 av 5 tillfällen genomförs mötet som en telefonkonferens Vid 1 av 5 tillfällen genomför mötet via Rakel Vid 1 av 5 tillfällen sker mötet fysiskt Metoden för mötena utvecklas efterhand Målsättningen är att våra möten ska ta max 30 min, helst 15-20 min. 4.2 Önskat läge för omvärldsbevakning och informationsdelning 4.2.1 Omvärldsbevakning En grundläggande princip, ansvarsprincipen, för det svenska krishanteringssystemet innebär att den myndighet som normalt ansvarar för en verksamhet har ansvaret även i en krissituation. Såväl före som under och efter en krissituation samarbetar expertmyndigheter och organisationer för den svenska beredskapen. Flera myndigheter har viktiga roller för att säkra de svenska samhällsfunktionerna. Funktionen omvärldsbevakning syftar till att stödja myndighetens/organisationens operativa och strategiska uppdrag med snabb, relevant, sakriktig och bearbetad information både i det arbetet och i vardagen. Omvärldsbevakning är ett viktigt arbete som måste genomsyra varje aktörs arbete både ur ett strategiskt och operativt perspektiv. Målet med parternas omvärldsbevakning är att upptäcka händelser i ett tidigt skede samt att minska ledtiderna till insikt och lämplig åtgärd. Målet är också att få underlag att kunna göra en bättre analys av händelsen och behov av samverkan och åtgärder. 10

Ett exempel på verktyg för omvärldsbevakning som har diskuterats under projektet är sökmotorer som efter sökord levererar sökresultat efter scanning av media såsom tidningar, nyhetsbyråer och social media med flera. Varje myndighet och organisation sköter sin omvärldsbevakning enligt egen roll och ansvar och har egna rutiner för det arbetet. 4.2.2 Informationsdelning Under projektet diskuterade deltagarna ett antal olika områden inom vilka informationsdelningen bör utvecklas. De regelbundna mötena behöver få en mer strategisk inriktning än vad de har i nuläget för att anlägga ett mer strategiskt perspektiv på de kommande eller förutsedda händelser som lyfts upp. För att det ska kunna uppnås krävs att alla deltagande aktörer ser nyttan av samverkan ur ett strategiskt perspektiv. Projektets parter har alla förväntningar på varandra. Att vara väl förberedda inför informationsdelningsmötena är nödvändigt dels för att själv kunna varsebli trender och uppfatta tidiga signaler på eventuell händelse och dels för att bidra med strategiskt relevant information till de andra deltagarna. Utifrån det har ett behov av en enkel mall identifierats som kan stödja deltagarnas förberedande arbete. Sociala medier eller liknande verktyg för snabb, enkel och kontinuerlig informationsdelning mellan de regelbundna mötena togs upp som förslag. Utöver metodfrågor och olika typer av stöd har projektet också gått ett steg längre i att definiera den information som bör delas genom Samverkansfunktionen: Information som man vet kommer att medföra konsekvenser både för egen del och som eventuellt kan komma att påverka andra. Information som skulle kunna ge konsekvenser för egen del och andra. Information som kan ge ett medialt tryck och man kommer att behöva ta fram ett gemensamt budskap. Utbyta information om resurser som är tillgängliga inför och under en händelse. Känslig information som bör hanteras i särskild ordning, kan komma att tas upp senare bilateralt. 11

4.2.3 Gemensam överblick För att på ett effektivt och tydligt sätt kunna redovisa den information som delas inom Samverkansfunktionen behöver en mall för att presentera resultatet av mötena utvecklas. En geografisk överblick av informationen är önskvärd för att förenkla för enskilda aktörer att sortera fram den information som är relevant för dem med avseende på till exempel geografiskt områdesansvar. Arbetet med att göra gemensamma analyser och koordinera beslutsfattandet och agerande kommer ligga inom ramen för utvecklingsarbetet i projekt Gemensam lägesbild och analys samt Koordinerat beslutsfattande. Se exempel i bilden nedan. Figur 11 Exempel på geografisk överblick 12

4.2.4 Sammankallande av Samverkansfunktionen vid behov För att kunna sammankalla Samverkansfunktionen på ett snabbt och enkelt sätt finns ett behov av att hitta ett bra tillvägagångssätt. Detta skulle kunna genomföras genom att arbeta vidare med det utvecklingsförslag som identifierades kring detta i arbetet med projekt Snabba Resultat. 13

5. Slutsatser och utvecklingsförslag Varje myndighet och organisation genomför omvärldsbevakning enligt eget ansvar. Det sker även idag men informationsdelningen genom Samverkansfunktionen skulle kunna omfatta den omvärldsbevakningen i större utsträckning. Omvärldsbevakning är ett viktigt arbete som måste genomsyra varje aktörs arbete både ur ett strategiskt och operativt perspektiv. Det strategiska perspektivet behöver utvecklas också med tanke på informationsdelningen för att ge parterna förutsättningar för att kunna samverka effektivare och minska konsekvenserna av inträffade eller kommande händelser. 5.1 Plattform för informationsdelning Som plattform för informationsdelning kommer de informationsdelningsmöten som genomförs inom ramen för Samverkansfunktion Stockholmsregionen. Den utvecklade modellen som arbetat fram inom projektet kommer att se ut enligt förslagen nedan, där Länsstyrelsen står som sammankallande och har ordföranderollen. 5.1.1 Årsvisa avstämningar Årsvisa avstämningar görs med den normativa nivån för att ange inriktning för det fortsatta arbetet samt för att informera om kända och potentiella händelser som bedöms av vikt för övriga deltagande parter. 5.1.2 Kvartalsavstämningar En gång per kvartal samlas den strategiska nivån för att göra en tremånadersutblick och reflektion, utifrån den egna omvärldsbevakningen och delar den information som bedöms vara av intresse för övriga deltagande parter. Förslaget är att den utökade kretsen innefattar enskilda handläggare och analytiker som har intresse av informationen eller bedöms vara lämpliga att vara delaktiga i tolkningen av den. Denna information utgör grunden för den tertialvisa geografiska överblicken som kommer diskuteras fortsatt i projekt Gemensam lägesbild och analys. 14

5.1.3 Veckovisa avstämningar Gemensam informationsdelning sker veckovis för att dela aktörernas omvärldsbevakning varje torsdag kl 16:00. Vid 3 av 5 tillfällen genomförs mötet som en telefonkonferens Vid 1 av 5 tillfällen genomförs mötet via Rakel Vid 1 av 5 tillfällen sker mötet fysiskt Metoden för mötena utvecklas efterhand Målsättningen är att våra möten ska ta max 30 min, helst 15-20 min Figur 13 Föreslagen mötesstruktur 5.2 Mall för förberedelser innan möte En mall har tagits fram av under arbetet med projekt Omvärldsbevakning och informationsdelning för att stödja deltagarna i förberedelsearbetet och ge vägledning om vilken information och vilka perspektiv som är viktiga att ta hänsyn till vid informationsdelningsmötena. Figur 13 - Förberedelsemall 15

5.3 Utvecklingsförslag för omgående implementering Under projektet identifierades även ett antal konkreta åtgärder för att stödja utvecklingen av omvärldsbevakning och informationsdelning. De beskrivs här nedan. Nedtecknat arbetssätt för Samverkansfunktionen Kort beskrivning Dokumentera Samverkansfunktionens arbetssätt med avseende på kallelseförfarande, tillvägagångssätt, innehåll, deltagare med mera. Syfte Skapa ett gemensamt, konsekvent och välkänt arbetssätt samt referensmaterial för nya deltagare Aktiviteter Sammanställ dokument Sprid dokument till samtliga berörda aktörer Tydliggör funktionens arbete och roll i regionen. Tabell 2 - Arbetssätt för Samverkansfunktionen Kvartalschema Kort beskrivning Ett schema över det kommande kvartalet där större planerade händelser av intresse finns dokumenterade Syfte Skapa en uppdaterad översikt över större planerade händelser Aktiviteter Fastställ format och omfattning på schemat Skapa rutin för insamling och uppdatering av informationen Sammanställ och sprid kvartalsschemat till Samverkansfunktionens parter Tabell 3 Kvartalsschema 16

SMS-initiering av Samverkansfunktionen Kort beskrivning Storstockholms brandförsvar har erbjudit sig att fungera som aktiveringsfunktion genom att göra SMS-utskick till berörda funktioner med kortfattad information om händelse samt tidpunkt och form för möte Syfte Snabb och enkel initiering av samverkansfunktionens parter för fortsatt samordning. Aktiviteter Skapa rutin för SMS-utskick från SSRC. Fastställ omfattning och detaljeringsgrad på utskick. Sammanställ sändlistor för utskick Sammanställ information om processen och sprid informationen samt kontaktnummer till Samverkansfunktionens parter Tabell 4 SMS-initiering av Samverkansfunktionen Presentationsmall för resultat informationsdelningsmöten Kort beskrivning Syfte Implementera mall för redovisning och presentation av resultat från veckovisa informationsdelningsmöten Att på ett överskådligt och pedagogiskt sätt presentera relevant information Aktiviteter påbörja implementering av framtagen mall Tabell 5 Presentationsmall för resultat från informationdelningsmöten 17

Plattform för informationsdelning Kort beskrivning Syfte Aktiviteter Struktur för hur olika informationsdelningsmöten med samverkande parter ska genomföras på års-, kvartals- och veckobasis Att i god tid få kännedom om planerade och kända händelser som kan påverka aktörernas möjlighet att genomföra sin verksamhet eller i övrigt Besluta föreslagen struktur Ta fram ramar för resp mötesserie Kommunicera till berörda aktörer Tabell 6 Plattform för informationsdelning 5.4 Områden för vidareutveckling Förslag som diskuterats under projektet och som behöver utvecklas vidare för att kunna realiseras är: Enkel och snabb informationsdelning i vardagen via sociala medier eller liknande verktyg. Arbetet och diskussionerna under projektet har kommit fram till att det inte är aktuellt i nuläget på grund av säkerhetsskäl. För att kunna gå vidare med förslaget i framtiden behöver ett antal aspekter belysas ytterligare: o Lösenordsskydd o Kort och snabbt (max 140 tecken per meddelande) o Offentlighetsprincipen o Parternas medie-policys 18

6. Källförteckning Förordning om krisberedskap i fredstid och höjd beredskap 2006:942 Msb:s rapporter (be Msb hjälpa till i detta) Komplettera med relevanta rapporter inom området Komplettera med nyttjade rapporter inom området Jonas Landgrens föreläsning, datum Mikael Tofvessons föreläsning, datum Övriga källor? Elektroniska källor? 19

Appendix 1 Deltagande parter Projektgruppen har bestått av representanter för de deltagande parterna i Samverkansfunktion Stockholmsregionen. Figur 14 - Projektdeltagare Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap har också följt projektets utveckling samt agerat rådgivare. Lena Johansson har representerat myndigheten vid workshops. 20

Apendix 2 Lagstadgade uppdrag Projekt omvärldsbevakning och informationsdelning utgår ifrån de grundläggande uppdrag som finns för samverkan från regering och riksdag, såväl generellt riktade som specifikt för Länsstyrelserna. Uppdrag från regering och riksdag Generella mål för samhällets säkerhet som gäller alla projektets parter har formulerats av riksdag och regering. De målen är viktiga att beakta i utvecklingen av samverkan för att säkerställa att utvecklingen av omvärldsbevakning och informationsdelning på ett strategiskt sätt stödjer inriktningar som beslutats på nationell nivå. Målen innefattar att: Värna befolkningens liv och hälsa Värna samhällets funktionalitet Värna vår förmåga att upprätthålla våra grundläggande värden som demokrati, rättssäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter Strategiska målinriktningar att använda i arbetet med samordning och inriktning: o Rädda och skydda liv och hälsa o Få kontroll över och eventuellt eliminera vållandefenomen o Säkra och skapa gynnsamma villkor för människan som individ och hennes sociala sammanhang o Säkra och åstadkomma kontroll över hotade eller drabbade samhälleliga funktioner o Säkra demokrati, rättssäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter o Beakta direktiv och/eller vägledning från regeringen och/eller sektorsansvarig central myndighet 21

Förordning (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap Statliga myndigheter har enligt förordningen(2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap ett särskilt ansvar i krisberedskapen att planera och vidta förberedelser och skapa en förmåga att hantera en kris. 11 Myndigheterna som anges i bilagan till denna förordning, länsstyrelserna samt i övrigt de andra myndigheter som regeringen meddelar föreskrifter om eller beslutar efter förslag från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap har ett särskilt ansvar för att planera och vidta förberedelser för att skapa förmåga att hantera en kris och för att förebygga sårbarheter och motstå hot och risker. Myndigheterna ska särskilt 1. samverka med länsstyrelserna i deras roll som områdesansvarig myndighet, 2. samverka med övriga statliga myndigheter, kommuner, landsting, sammanslutningar och näringsidkare som är berörda, 3. beakta det samarbete som sker inom Europeiska Unionen och internationella forum i frågor som rör samhällets krisberedskap, 4. beakta behovet av forsknings- och utvecklingsinsatser och annan kunskapsinhämtning såsom erfarenhetsåterföring av inträffade händelser, 5. beakta behovet av säkerhet och kompatibilitet i de tekniska system som är nödvändiga för att myndigheterna ska kunna utföra sitt arbete, 6. beakta behovet av deltagande i det samhällsgemensamma radiokommunikationssystemet för skydd och säkerhet (Rakel) som förvaltas av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, och 7. informera Myndigheten för samhällsskydd och beredskap om sin övningsverksamhet för att den ska kunna samordnas med den övningsverksamhet som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap planerar. Myndigheterna ska vidare delta i den övningsverksamhet som berör deras ansvarsområde. Förordning (2008:1003). Länsstyrelsens uppdrag Länsstyrelsen har från gällande förordningar uppdraget att agera regional samordnare, det uppdraget beskrivs i Förordning om krisberedskap i fredstid och höjd beredskap 2006:942 7 Länsstyrelsen skall inom sitt geografiska område i fråga om sådana situationer som avses i 9 vara en sammanhållande funktion mellan lokala aktörer, som exempelvis kommuner, landsting och näringsliv, och den nationella nivån, samt verka för att: - regionala risk- och sårbarhetsanalyser sammanställs, - nödvändig samverkan inom länet och med närliggande län sker kontinuerligt, - under en kris samordna verksamhet mellan kommuner, landsting 22