Dokumenthanteringsplan 2014

Dokumenthanteringsplan 2014 Byggnadsnämnden Fastställd av Byggnadsnämnden 2014-01-22 1

Innehållsförteckning Inledning 3 Historik byggnadsnämnden 3 Byggnadsnämndens verksamhet 4 Organisationsschema 4 Allmänhetens sökvägar 5 av allmänna handlingar 6 Gallring 6 Diarieföring 7 Förvaltningens IT-system 8 Beskrivning enligt OSL 9 Dokumenthanteringsplanens kolumner 10 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 11 Arkivansvariga och arkivredogörare 12 Dokumenthanteringsplan 13 2

Inledning En dokumenthanteringsplan redovisar de handlingstyper som finns i verksamheten och beskriver hur de hanteras. I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om diarieföring, förvaring, sortering och sökvägar. Här finns också instruktioner för leveranser till förvaltningens arkiv samt för den slutliga leveransen till kommunarkivet. Dokumenthanteringsplanen är dessutom nämndens gallringsbeslut. Detta innebär att den reglerar vilka handlingar som ska bevaras, vilka som ska förstöras och i så fall när. Tanken är att den ska vara ett verktyg såväl för dem som hanterar informationen i verksamheten som för allmänheten som vill ta del av förvaltningens allmänna handlingar. Dokumenthanteringsplanen ger överblick över informationsflödet samt vilka processer informationen skapas i vilket gör det lättare att planera administrativa rutiner, svara på frågor (interna och externa) och sammanställa information. Informationen eller handlingarna som redovisas i dokumenthanteringsplanen är oberoende av media, det kan alltså handla om allt från papper till en post i en databas. Historik Byggnadsnämnden Den kraftiga urbaniseringen i slutet av 1800-talet och de vanligt förekommande bränderna ledde till att en byggnadsstadga för rikets städer inrättades 1874. Landskommuner som Lindome, Kållered och Fässberg omfattades dock inte av lagstiftningen. För tätbebyggda delar av en landskommun, s.k. municipalsamhällen, kunde emellertid lagstiftningen användas och efter det att Mölndals municipalsamhälle bildades 1912 tillkom det också en byggnadsnämnd som var verksam 1913 till 1921. En oönskad effekt var att nyproduktion av fastigheter förlades utanför municipalsamhällets gränser för att komma undan de detaljerade bestämmelserna och det var också en av anledningarna till att hela Fässberg 1922 bildade Mölndals stad. Byggnadsnämnden i Mölndals stad verkade 1922-1970 då den vid kommunsammanslagningen lades samman med byggnadsnämnderna i Kållered och Lindome kommuner som båda varit verksamma sedan 1939. Dokumenthanteringsplanen ska vidmakthållas och vara lättillgänglig för alla. Den ska även kontinuerligt revideras. Har du frågor/synpunkter eller tycker att något handlingsslag saknas eller borde tas bort kontaktar du förvaltningens arkivansvarige (). Det är sedan byggnadsnämnden som fattar beslut om eventuella ändringar och tillägg, efter samråd med arkivmyndigheten (kommunstyrelsen). Föreliggande dokumenthanteringsplan antogs av byggnadsnämnden 2014-01-22 och har diarienummer BN 0005/2014 3

Byggnadsnämndens verksamhet Byggnadsnämnden är den myndighet som ansvarar för tillsynen av byggnadsverksamheten i staden. Nämnden arbetar för en god byggnadskultur samt en god och estetiskt tilltalande stads- och landskapsmiljö. Byggnadsnämnden svarar för bygglov, marklov, rivningslov, byggtillsyn, bostadsanpassning, detaljplaner med enkelt förfarande samt mät-och kartverksamhet. Inom nämnden finns även den kommunala lantmäterimyndigheten. Nämnden består av nio ordinarie ledamöter och nio ersättare. För beredning av nämndens ärenden finns ett arbetsutskott bestående av tre ledamöter och tre ersättare. savdelningen (BBB) BBB (bygglov, byggtillsyn och bostadsanpassning) ansvarar för bygglov, byggtillsyn och gestaltningsfrågor i staden. Avdelningen hanterar också anmälningar om så kallade olovliga åtgärder, tillstånd för brandfarliga varor och braskaminer samt bostadsanpassningsärenden för funktionshindrade. Stadsingenjörsavdelning (Sting) Sting ansvarar för kart- och mätverksamhet och stadens geografiska information. Här finns även den kommunala lantmäterimyndigheten (KLM), som lyder under byggnadsnämnden organisatoriskt och budgetmässigt, men ej beslutsmässigt. KLM har en separat dokumenthanteringsplan. Organisation Stadsbyggnadsförvaltningen har två huvudmän. Förutom byggnadsnämnden, som styr över nedanstående tre avdelningar, finns här också planeringsutskottet, som styr över planavdelningen samt mark och exploatering. Denna dokumenthanteringsplan rör endast byggnadsnämnden. Administrativa avdelningen Den administrativa avdelningen sorterar under både planeringsutskottet och byggnadsnämnden. Avdelningens uppgift är bland annat att upprätta budget, ekonomisk planering och bokslut för förvaltningen. Man sköter också nämndadministrationen och ansvarar för nämndens arkiv. 4

Allmänhetens sökvägar till byggnadsnämndens handlingar Byggnadsnämnden rekommenderar följande sökvägar till förvaltningens allmänna handlingar. Många sökmedel är tillgängliga på internet. Stadshusets informationscentral har en dator tillgänglig för allmänheten. 1. Diarium Här kan man söka förvaltningens alla registrerade handlingar och ärenden. Byggnadsnämndens diarium kan inte nås via internet. Allmänheten kan kontakta förvaltningens expedition för sökningar i diariet. 4. Nämndens protokoll http://molndal.se/medborgare/kommunochpolitik/organisation/namnder/by ggnadsnamnden/protokoll Protokollen finns tillgängliga i fulltext med hänvisning till registrerade ärenden, men rensade från känsliga personuppgifter. För närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter kontakta registrator 031-315 14 00. Sekretess förekommer i verksamheten. 2. Dokumenthanteringsplanen Här listas samtliga handlingsslag som finns i verksamheten med regler för bland annat bevarande, gallring och förvaring. 3. Arkivförteckningen http://www.visualarkiv.se/xtf/view?docid=se/o005/ka41/1.ead.xml&doc.view=entire_text Arkivhandlingar förtecknas systematiskt efter sin funktion (ex. protokoll eller register) och inte efter ämne som böckerna i ett bibliotek. I arkivförteckningen finns dels en historik över organisationen som bildat arkivet och dels en systematisk förteckning. I förteckningen finns uppgifter om vilka volymer (ex. arkivlådor, inbundna volymer) som finns i arkivet. Enskilda handlingar kan sökas i särskilda register, till exempel diarier. 5

av allmänna handlingar Arkivlagen säger att det är myndighetens skyldighet att skydda sina handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. I Mölndal gäller Riksarkivets krav på arkivlokaler (RA-FS 1997:3). Det innebär bland annat att arkivlokalen ska stå emot brand i två timmar, inga vattenbärande rör får finnas i lokalen och låset ska vara i minst skyddsklass 2. Om nya arkivlokaler ska uppföras bör kommunarkivet kontaktas. Har man mindre mängder handlingar kan man förvara dessa i dokumentskåp, men de ska då klara samma krav som arkivlokaler (t ex en brandklassning enligt EJ 120). Digital förvaring av allmänna handlingar Arkivreglerna gäller givetvis även information som förvaras digitalt. Det är tillåtet att förvara handlingar digitalt, men det måste ske på ett betryggande vis och det är nämnden (inte IT-avdelningen) som ansvarar för att informationen överlever och är sökbar. IT-avdelningen driftar systemen och tar t ex back-up, men ansvarar inte för att informationen konverteras till aktuella format och att handlingarna därmed är läsbara. Nämnden svarar också för de kostnader som uppstår om/när handlingarna ska tas om hand för digital arkivering (t ex konvertering till godkända format eller migrering av data ur det leverantörsberoende systemet till kommunarkivet). När nya verksamhetssystem ska upphandlas finns det en checklista rörande arkivfrågorna på kommunarkivets sida på intranätet. Där finns även en lista över de filformat som är godkända för långtidslagring. Vad gäller säkerhetsnivåer och förvaring av digital information gäller i övrigt Mölndals stads IT-säkerhetspolicy som finns på intranätet. Gallring Att gallra innebär att informationen förstörs. Allmänna handlingar ska bevaras och gallring får endast ske i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Vid osäkerhet kontaktas förvaltningens arkivansvarige. Notera att det i en del speciallagar (t ex bokföringslagen) finns regler för bevarande under en viss tid. Detta innebär emellertid inte att man får lov att gallra handlingarna när tiden löpt ut. Arkivlagens bestämmelser tar då över och det är alltid förvaltningens dokumenthanteringsplan som reglerar gallringen. Om handlingstypen inte finns med i dokumenthanteringsplanen ska handlingarna bevaras till dess nämnden fattat ett gallringsbeslut. Gallring ska ske även i den digitala miljön. Detta är inget som ITavdelningen ansvarar för utan det är förvaltningens systemansvarige som ansvarar för att gallringen verkställs. Vid upphandlingen av nya system ska man förvissa sig om att det också är tekniskt möjligt att gallra (förstöra) information i systemet. När gallringsfristen för en handlingstyp har löpt ut bör gallringen också verkställas. Det är kostsamt och ineffektivt att lagra mer information är nödvändigt och det finns också risk att handlingar som ska bevaras försvinner in bland det som ska gallras. Tänk dock på att om någon begär att få ta del av en handling som enligt dokumenthanteringsplanen skulle ha varit gallrad, men som av någon anledning undgått gallring, ska gallringen inte verkställas innan eventuellt utlämnande. Hur gallrar man? Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Det är den som står som arkivredogörare för verksamheten i dokumenthanteringsplanen som också ansvarar för att handlingarna gallras. Det händer att informationen som ska gallras finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska 6

givetvis gallringen ske av såväl pappersburen som digital information. Stäm av med systemansvarig angående den digitala gallringen. Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga ska alltid brännas eller tuggas. Finns det ingen dokumentförstörare som kan tugga sönder handlingarna på plats kan man slänga dem i de behållare för sekretesshandlingar som finns i stadshusets källare. Diarieföring I dokumenthanteringsplanen står det vilka handlingsslag som bör registreras i diariet. Det är dock aldrig fel att diarieföra i fall av osäkerhet. Tänk på att det är originalet som ska diarieföras. Vid utsänd handling diarieförs kopian. Allmänna handlingar ska registreras så snart de kommit in till eller upprättats hos en myndighet... (kap 5 1 OSL 2009:400). Denna regel är till för att allmänheten ska ha möjlighet att få insyn i och också kunna granska verksamheten. Det finns dock undantag från registreringskravet: 1. Om handlingen är av uppenbart ringa värde för verksamheten behöver man varken registrera eller hålla den ordnad. (kan vara t ex reklam, inbjudningar till konferenser, cirkulär) Det spelar ingen roll hur informationen inkommer till verksamheten. Några exempel på hur man går tillväga: Är det ett meddelande på din telefonsvarare eller ett SMS gör du en tjänsteanteckning som registreras i diariet. Inkommer informationen via en webbtjänst i något av förvaltningens verksamhetssystem tas den ut på papper och diarieförs. Vid hot eller liknande situationer kan det vara av värde att bevara den ursprungliga informationsbäraren, kontakta då IT-enheten för mail och verksamhetssystem eller telefonenheten för röstmeddelanden och SMS. Minnesanteckningar Minnesanteckningar är endast handlingar som tillkommit som ett stöd i handläggningen av ett ärende och som inte tillför ärendet något nytt, exempelvis en sammanställning av diarieförd information. Minnesanteckningar är inte allmänna handlingar och rensas ut innan ärendet avslutas. En minnesanteckning blir dock allmän handling om den expedieras eller tas om hand för arkivering. Tänk på att interna handlingar som man ibland betraktar som arbetsmaterial eller minnesanteckningar (kan t ex vara lathundar och mötesanteckningar) i regel är allmänna handlingar. Leverans till kommunarkivet 2. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att man utan svårighet kan fastställa om de kommit in eller upprättats. Det gäller t ex. fakturor och protokoll. Observera att alla handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i diariet. För alla handlingar som ska bevaras, med undantag för bygglovsarkivet som används i den dagliga verksamheten, gäller att leverans till kommunarkivet sker efter tio kalenderår utöver det år då ärendet initierades. Ärenden som startats 2002 levereras 2013, och så vidare. 7

Förvaltningens IT-system Elektroniskt ärendehanteringssystem Under senare år har bygglovsavdelningen använt sig av flera diariesystem. Från år 1995 till den 31 mars 2008 är handlingar inskrivna i diariesystemet BAS. Tidigare år troligtvis i Bers och under en period parallellt med BAS. Handlingar som betecknas "Bers" är inte sökbara i BAS utan verkar ha förkommit i BAS-databasen. Fr.o.m. 1996 finns bara ett diariesystem, BAS. Diarienumret i BAS skrivs med nio tecken, till exempel "1996.0001". I förteckningen och på aktomslagen förkortas diarienumret till tre siffror. Den 1 april 2008 infördes Platina som diarie- och ärendehanteringssystem för bygglovsavdelningen. Det digitala diariet i BAS och mikrofilmsförteckning konverterades till Platina. Diarienumret i Platina skrivs "BN 27/08". I arkivförteckningen skrivs ärendenumren "2008.0027" Sedan mars 2011 använder bygglovsavdelningen sig av ärendehanteringssystemet ByggReda. Diarienummer skrivs fortsatt enligt modellen BN 255/08. Bostadsanpassningsfunktionen använder sig av BAB för Windows. Övriga IT-system De verksamhetssystem som för närvarande är i drift i verksamheten. Agresso Kommunen har ett gemensamt ekonomisystem som stadsledningsförvaltningens ekonomiavdelning ansvarar för. Byggnadsnämndens ekonomiredovisning sker i Agresso. Den information som hanteras i systemet är t ex fakturor, budget, internbudget, månadsrapporter, delårs- och helårsbokslut. Det finns inga offentliga sökvägar till systemet. Allmänheten kan kontakta förvaltningens ekonom för sökningar i Agresso. ByggReda Förvaltningens diarieföring sker i ByggReda och delar av nämndadministrationen hanteras i systemet. Det finns inga offentliga sökvägar till systemet. Allmänheten kan kontakta förvaltningens expedition för sökningar i ByggReda. Se även punkten Diarieföring, ovan. Marshplus Kommunens gemensamma incidentrapporteringssystem. Här registreras alla tillbud och skador. Det finns inga offentliga sökvägar till systemet. Allmänheten kan kontakta förvaltningens säkerhetsansvarige för sökningar i Marshplus. Personec Kommunens gemensamma personal- och löneadministrativa system. Stadsledningsförvaltningens personalavdelning ansvarar för bevarande och gallring. Information som förvaltningen hanterar i systemet är tidrapportering, semester och frånvaro. Det finns inga offentliga sökvägar till systemet. Allmänheten kan kontakta förvaltningens löneadministratör för sökningar i Personec. 8

Proceedo Kommungemensamt elektroniskt beställningssystem som stadsledningsförvaltningens upphandlingsavdelning ansvarar för. Här registreras alla ramavtal tillsammans med inskannade avtalshandlingar. Tjänstemännen använder systemet för att skriva ut rekvisitioner eller göra elektroniska beställningar av varor och tjänster. Systemet tar även emot fakturor, men vidare fakturahantering sker genom koppling till ekonomisystemet Agresso. Det finns inga offentliga sökvägar till systemet. Allmänheten kan kontakta förvaltningens ekonom för sökningar i Proceedo eller Agresso. Visual arkiv Kommunens gemensamma arkivförteckningssystem. Kommunarkivet ansvarar för bevarande och gallring. Här registreras alla handlingar som tas omhand för arkivering. Allmänheten kan söka i förteckningarna online: http://www.visualarkiv.se/xtf/view?docid=se/o005/ka41/1.ead.xml& doc.view=entire_text Beskrivning enligt 4 kap. 2 Offentlighets och Sekretesslagen 2009:400 (OSL) 1. Myndighetens organisation och verksamhet: Se beskrivning ovan. 2. Sökmedel till myndighetens allmänna handlingar: Se beskrivningar ovan. 3. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: I stadshusets reception finns dator för allmänheten. För sökningar i IT-system eller pappershandlingar som inte är tillgängliga för allmänheten kontakta byggnadsnämndens expedition 031-315 14 00. 4. Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter: Kontakta byggnadsnämndens expedition 031-315 14 00. 5. Bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar: Sekretess förekommer i verksamheten, jämför OSL, 8 kap. om sekretess mot enskilda och mot andra myndigheter, 15 kap. om försvarssekretess, 18 kap. om sekretess till skydd främst för intresset av att förebygga eller beivra brott och 21 kap. om förföljda personer, m.m. 6. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker: Byggnadsnämnden lämnar ut uppgifter till Statistiska centralbyrån. 7. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter: Byggnadsnämnden lämnar ut dokument som innehåller personuppgifter med stöd av tryckfrihetsförordningen och tar betalt för kopior enligt byggnadsnämndens taxa. 9

Dokumenthanteringsplanens kolumner Kategori av handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. /gallras Bevara innebär att handlingen bevaras för all framtid. Leverans till kommunarkivet sker tio år efter ursprungsåret för bevarande för all framtid. Gallra innebär att man förstör handlingen oavsett om det är digital eller pappersinformation. innebär att ansvarige själv gör bedömningen när handlingen ska förstöras. I många fall finns kommentar till detta i anmärkningsfältet. Gallring efter tio år innebär att handlingen kan gallras tidigast tio kalenderår utöver det år handlingen inkom/upprättades. Gallringen bör ske under kontrollerade former, genom att handlingarna bränns eller tuggas. Digital information ska förstöras så att den inte går att återskapa. förvaring Här anges huruvida handlingen behöver registreras och var den förvaras. I förekommande fall redogörs för sökingångar. Handlingen kan antingen förvaras i arkivskåp, arkivlokal eller på tjänsterum. Sorteringsordningen kan vara alfabetisk eller numerisk. Viktigt är att handlingar med sekretessbelagda uppgifter förvaras inlåsta. Detta gäller även kopior. Kopior behöver dock inte förvaras i brandsäkra arkivskåp. En handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband, ett papper med mera. Den kan ofta förekomma i verksamheten i flera olika exemplar. I denna kolumn anges i vilket format handlingen arkiveras. Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Se Sveriges Provnings- och Forskningsinstituts (SP) förteckning över certifierad skrivmateriel samt Riksarkivets föreskrifter, råd och rekommendationer beträffande digitala medier. Arkivbeständigt papper ( Arkiv 80 ) har förmåga att under lång tid motstå åldring och inverkan av slitage eller nötning vid användning. Det måste därför användas till handlingar som ska bevaras och där man kan förvänta sig ett stort slitage, t ex protokoll och register. Där papper anges ska istället åldringsbeständigt papper ses som ett minimikrav. Åldringsbeständligt papper har inte har samma motståndskraft mot mekaniskt slitage. Vanligt kopieringspapper är i regel åldringsbeständigt. Arkivsignum Kombination av bokstäver och siffror som används för att beteckna serier och volymer i en arkivförteckning. Alla volymer med handlingar som ska bevaras förses vid arkivläggning av en unik kod. Detta görs av förvaltningens centrala arkivfunktion inför leverans till kommunarkivet. 10

Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Definition av handlingar som kan gallras vid (KS 278/12). Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse 1. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 2. Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 3. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprättahålla samband inom arkivet. 6. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. 7. Loggar för e-post, mobiltelefoni och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen, och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 8. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. 9. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, kommentarer och meddelanden i sociala medier. 10. Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande. 11. Webbmöten och videokonferenser under förutsättning att innehållet är av tillfällig och ringa betydelse. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar 1. Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, t.ex. genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, t.ex. genom 11

elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. 3. Handling som inkommit till myndigheten i icke autentiserad form om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Arkivansvariga och arkivredogörare Arkivansvarig för byggnadsnämnden är (). Arkivredogörare för byggnadsnämnden är Annie Berglund (031-315 14 29). Arkivansvarig för KLM är Peter Holmström (031-3151411) Arkivredogörare för KLM är Johny Hörlind (031-315 14 12). 4. Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts handlingarna i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i digitala upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. 6. Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, samt digitala upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar. 7. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, kommentarer och meddelanden i sociala medier som tillfört ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet tillförts handlingarna i ärendet. 12

Sida 1 av 15 / ADMINISTRATION Allmänt Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Allmänt Projekthandlingar Allmänt Verksamhetsberättelser BN Förvaras hos respektive handläggare. Registreras och förvaras i akten med ärendet. Registreras och förvaras i akten med ärendet. Se kommunarkivets hanteringsrutiner för projekt, sist i detta dokument. Arkivredovisning Arkivförteckning med arkivbeskrivning Finns i kommungemensamma Visual Arkiv. Arkivansvarige förtecknar löpande. Kommunarkivet ansvarar för bevarande. Digitalt Arkivredovisning Dokumenthanteringsplan Arkivredovisning Förteckning över mikrofilmskort, bygglovsarkivet Registreras i ByggReda. Föreliggande dokument. Utgör styrdokument och nämndens gallringsbeslut. Uppdateras senast vartannat år. Pärmar i fastighetsordning Förekommer i tre format. Röda pärmar i arkivet, nummer konverterade samt till det diarieförda ärendet i från tidigare ärendehanteringssystem BAS till ByggReda samt ByggReda. excelblad som bifogas ärendet som arbetsmaterial i ByggReda. Arkiv 80 Digitalt D1 Arkivredovisning Mikrofilmskort sarkivet på stadsbyggnadsförvaltningen. arkivet mikrofilmas för ärenden startade fram till och med 2008. Originalet är säkerhetsfilmen som befinner sig i kommunarkivets klimatarkiv. Sökingångar är mikrofilmsförteckningarna som finns på papper i anslutning till korten, samt i dokumenthanteringssystemet ByggReda. Digitaliseringsarbete pågår. Mikrofilm F3 Arkivredovisning Reversaler I pärm hos arkivarien. Är ett kvitto på leverans till kommunarkivet. Diarium Bekräftelsekort (fd. diariekort) Registreras och förvaras i akten med ärendet. Avser den handling byggnadsnämnden skickar ut för att bekräfta att ett inskickade handlingar tagits emot och att ett nytt ärende initierats. Kopior förvaras i pärm på expeditionen (gallras vid ). Tidigare serie C1A.

Sida 2 av 15 / Diarium Diarieförda handlingar Diarium Diarium Diarium Handlingar som handlingsregistreras utan att ges ärendestatus Kronologiskt i närarkiv eller hos handläggare När ärenden avslutas rensas de av handläggare från ovidkommande papper och arkiveras i någon av serierna F1A Allmän serie, F1B Ej filmbara handlingar, F3A Mikrofilmade beviljade bygglov eller Allmän serie 2009-). Utgör register. Byggnadsnämnden använder dokument- och ärendehanteringssystemet ByggReda. Bostadsanpassningen använder BAB för Windows. Årslistor skrivs ut för båda. Arkivering sker i samråd med kommunarkivet. 2 år Registreras och förvaras kronologiskt i pärm på expeditionen Avser handlingar av mindre betydelse, exempelvis enklare förfrågningar, som registreras i diariet men som inte sorterar under något ärende. Digitalt Se anm. Diarium "Tillhör-beslut"-fil Tillförs ärendet i ByggReda Alla handlingar som tillhör ett beslut skannas vid ärendets avslut till en separat pdf-fil som bifogas ärendet som arbetshandling i ByggReda. Digitalt Diarium Årslistor Diarium Ärendekort med handlingsförteckning Skrivs ut från ByggReda och BAB Skrivs ut årligen och redovisar samtliga ärenden sorterade efter ärendenummer och efter initierare (BAB endast ärendenummer). C1C Tillförs akten med det diarieförda ärendet Skrivs ut när ärendet har avslutats. Ekonomi Allmänt: Förvaltningens ekonomiska redovisning sker kommuncentralt i Agresso. Gallring inom Agresso sker centralt. För handlingar rörande ekonomi följer, om inte annat anges nedan, byggnadsnämnden kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan för ekonomiska handlingar. Eventuellt inkommande fakturor skickas vidare till kommunens ekonomikontor för hantering i Agresso. Rekvisitioner och beställningar av varor eller tjänster hanteras och förvaras i Proceedo eller hos avdelningschef. Ekonomi Avtal Ekonomi Bokföringsorder, rättelser 2 år efter avtalstidens utgång. Registreras och förvaras alfabetiskt i pärm i närarkiv. 10 år Förvaras kronologiskt i närarkiv. Avser avtal som inte är av tillfällig betydelse eller utgör ett eget ärende.

Sida 3 av 15 / Ekonomi Bokslutshandlingar (arbetsmaterial och underlag Ekonomi Meddelanden, rapporter och anvisningar från ekonomiavdelningen Förvaras hos ekonom. Hos ekonomiansvarig. Ekonomi Reversaler, kvitton handkassa Ekonomi Underlag för utgående fakturor Ekonomi Verifikationer 2 år Förvaras i pärm i närarkivet. Kvitton från försäljning av utskrifter. 10 år Förvaras kronologiskt hos ekonomiansvarig, delvis i källararkiv. Ekonomiansvarig ansvarar för arkivering och gallring. 10 år Hanteras i de flesta fall centralt på kommunens ekonomikontor. Annars gäller 10 år. Information Bilddokumentation över verksamheten i urval Förvaras kronologiskt. Registreras ej. Digitala bilder förvaras under G:\SBF\Verksamhetsspecifikt\Bildarkiv. Digitalt F11A Information Egenproducerat informationsmaterial i urval Förvaras kronologiskt. Registreras ej. Foldrar, broschyrer och liknande. B1 Information Byggnadsnämndens informationsmaterial på Mölndal.se samt intranät Information Underlag för ändringar på intranät eller webbplats Dokumentation av webbsidor och intranät vid större förändringar sköts av kommunens kommunikationsenhet. Nämndsadministration Bevis om protokollsjustering Nämndsadministration Delegeringsbeslut Placeras på kommunens anslagstavla Registreras och samlas kronologiskt i pärm hos registrator. Kopia i akten till det diarieförda ärendet. Inaktualitet = när överklagandetiden löpt ut. av stadshusets informationscentral. Kopia biläggs det diarieförda ärendet. Arkiv 80 A3A

Sida 4 av 15 / Nämndsadministration Kallelser, föredragningslistor byggnadsnämnden och dess arbetsutskott. Nämndsadministration Protokoll, byggnadsnämnden Nämndsadministration Protokoll, byggnadsnämndens arbetsutskott 2 år Finns i pärm på expeditionen. Digital version publiceras på Molndal.se i pdf-format samt placeras under G:\Sbf\Gemensam\BN och PU\Byggnadsnämnd. Kronologiskt i pärm på expeditionen. Lämnas till registrator efter justering. Digital version publiceras på Molndal.se i pdf-format samt placeras under I:\Protokoll\BN. Arkivexemplaret är dock alltid den justerade pappersversionen. Kronologiskt i pärm på expeditionen. Lämnas till registrator efter justering. Digital version publiceras på Molndal.se i pdf-format samt placeras under I:\Protokoll\BN. Arkivexemplaret är dock alltid den justerade pappersversionen. Arkiv 80 Arkiv 80 A1A A1B Personalfrågor Allmänt: Kommunens personalfunktioner centraliserades 2010. Handlingar gallras enligt kommunstyrelsens personal- och organisationsutskotts dokumenthanteringsplan. Personalfrågor Anteckningar från arbetsplatsträffar (APT) Personalfrågor Anteckningar från medarbetarsamtal Personalfrågor Protokoll förvaltningsrådet 2 år Förvaras kronologiskt i pärm hos avdelningschef. Registreras ej. 2 år Förvaras hos avdelningschef. Registreras ej. Förvaras kronologiskt hos byråassistent. Registreras ej. Ansökningsförfaranden sköts i regel helt digitalt via "Offentliga jobb". Vid tillsättning av tjänst skapas ett ärende med ansökningshandlingar och anställningskontrakt för den anställde, samt en sammanställning över övriga sökande. Övriga handlingar gallras. Nås även på G:\Sbf\Administrationavdelningen\Avdmöten\Mötesanteckningar. A4