KURS FÖR VALBEREDARE SÄKRA STYRELSENS ÅTERVÄXT

KURS FÖR VALBEREDARE SÄKRA STYRELSENS ÅTERVÄXT 1

VALBEREDARE SÄKRAR STYRELSENS ÅTERVÄXT På följande sidor beskriver vi hur en valberedning i en HSB-bostadsrättsförening bör arbeta för att säkra styrelsens återväxt. Detta kommer bland annat ske i form av praktiska tips. DEMOKRATI I BOSTADSRÄTTSFÖRENINGEN Vi vill slå fast att i en HSB-bostadsrättsförening fattas beslut i demokratisk ordning. I en styrelse kan flera olika förslag presenteras och man kommer fram till ett beslut genom röstning. På en föreningsstämma är det majoritetsbeslut som gäller, en röst fler än hälften av närvarande, är den huvudregel som gäller. Det finns i särskilda fall speciella majoritetsregler. Vi återkommer till dessa längre fram i materialet. I bostadsrättsföreningen tillämpas direktdemokrati, i och med att alla medlemmar kallas till föreningsstämman och kan utöva sitt inflytande. Det finns inte angivet i någon lagtext hur en valberedning ska arbeta under året fram till föreningsstämman. Däremot finns en del information i stadgarna. I FÖRENINGENS STADGAR Vid ordinarie föreningsstämma utses valberedning (tre ledamöter) för tiden fram till nästa ordinarie föreningsstämma. En ledamot utses till sammankallande i valberedningen Valberedningen föreslår kandidater till de förtroendeuppdrag till vilka val ska förrättas I mönsterstadgarna 22 regleras valberedningens arbete, men här står ingenting om hur arbetet ska bedrivas. Det finns inget hinder att välja in någon som icke är medlem i bostadsrättsföreningen, dock ska man vara make, sambo eller annan. Representativ demokrati tillämpas t ex när föreningen utser representanter till distriktsstämman. Representativ demokrati tillämpas oftast av medlemsorganisationer, d v s varje organisation utser ombud till exempelvis årsmötet efter hur många medlemmar som organisationen har. 2

BOSTADSRÄTTSFÖRENINGEN OCH VALBEREDNINGEN på vilka som ska utgöra valberedning. Förslag på ledamöter till valberedningen ska komma från medlemmarna på föreningsstämman. Valberedningen utgör en viktig del av den demokratiska processen. De som föreslås och utses ska vara väl insatta i vad uppdraget går ut på. En valberedning som inte fullföljer sitt uppdrag vid föreningsstämman kan bidra till en katastrof. Valberedningens arbete bör starta direkt efter stämman. Valberedningen bör upprätta en arbetsplan (se sid 7) fram till nästkommande föreningsstämma. Valberedningen bör eftersträva att ha bra kontakt med samtliga medlemmar och styrelsen samt ta reda på vilka olika intresseinriktningar som bör tillgodoses i styrelsearbetet för kommande år. JÄV Det är viktigt att det inte förekommer jäv i en styrelse. Det finns olika typer av jäv. Jäv vid röstning på föreningsstämma Person som är jävig i en fråga får inte vara med och rösta i den frågan. En jävig person är en person som kan antas ha egna intressen att bevaka. Man inte är jävig vid personval, d v s man kan rösta på sig själv eller någon närstående vid ett personval. Att rösta på sig själv ligger inte i konflikt med bostadsrättsintresse. ANTAL LEDAMÖTER Det finns dock speciella jävsituationer då man inte får rösta själv eller genom ombud. om föreningen ska föra talan mot en medlem, t ex beträffande skadeståndskrav vid befrielse från skadeståndsansvar eller annan förpliktelse gentemot föreningen om föreningen ska föra talan mot en person där en medlem har ett väsentligt intresse i frågan som kan strida mot föreningens intressen vid befrielse från skadeståndsansvar eller annan förpliktelse mot en person där en medlem har ett väsentligt intresse i frågan som kan strida mot föreningens intressen. När fråga om ansvarsfrihet tas upp på föreningsstämman anses en styrelseledamot vara jävig när stämman behandlar och beslutar i frågan. Tre ledamöter ska utses till valberedningen, men man kan utse fem eller sju om det är en stor förening. Det viktiga är att antalet ledamöter är ojämnt. VALBEREDNINGENS LEDAMÖTER Valberedningen ska spegla föreningens intressen samt tillvarata medlemmarnas intressen. Valet av valberedning är inget som ska ske slumpmässigt. Valberedningens arbete inför föreningsstämman återspeglas under nästkommande verksamhetsår. Valberedningen lägger grunden för kommande arbete i styrelsen. Valberedningen bör föreslå ett lag som ska kunna arbeta ihop. Valberedningen måste fritt kunna föreslå olika kandidater, och det ska inte finnas några personrelationer mellan valberedningen och de som föreslås. Jäv vid styrelsesammanträde Behandlas avtal mellan styrelseledamot och förening får man som styrelseledamot ej delta i beslutet. Man bör heller inte vara närvarande. Notera! Ibland föreslår valberedningen sig själva att utgöra valberdning. Detta är i grunden fel. Valberedningen ska inte ha några synpunkter 3

Man är även jävig om det kommer upp frågor för någon annans räkning som har intressegemenskap i föreningen t ex en närstående eller deras företag. När det gäller jäv som kan uppstå i styrelsearbetet är det likhetsprincipen som ska gälla, d v s styrelsen får inte fatta beslut som är ägnade att bereda otillbörlig fördel åt en medlem (eller någon annan) och som är till nackdel för föreningen eller någon annan medlem. fektivisera styrelsens arbete. Styrelsearbetet blir, om det uppstår motsättningar, inriktat på helt andra saker än att förvalta bostadsrättsföreningen på bästa sätt. Styrelsen ska eftersträva att arbeta utifrån en långsiktig planering, och inte behöva ägna tid åt interna stridigheter. Blir motsättningarna inom styrelsen för stora kan det leda till att delar av styrelsen avgår och man kanske behöver utlysa en extra föreningsstämma. En viktig uppgift för valberedningen är därför att ta reda på hur samarbetet i styrelsen har varit under året. Revisorer och jäv Revisorn får inte vara styrelseledamot i föreningen. Revisorn får inte hjälpa till med föreningens redovisning annat än genom att ge allmänna råd. Han får inte heller vara anställd av någon som yrkesmässigt hjälper bostadsrättsföreningen med bokföringen. Revisorn får inte ha hand om bostadsrättsföreningens pengar, eller ha anställning av någon som yrkesmässigt hjälper föreningen med detta. Revisorn får inte vara i beroendeställning till föreningen eller någon styrelseledamot. Revisorn får inte ha följande relation till styrelseledamot: Make, sambo, syskon, svåger eller släkt i rätt upp- eller nedstigande led. Revisorn får inte ha skulder till föreningen. Notera! Avgående styrelseledamot är icke valbar till revisor vid den föreningsstämma där man avgår. Man kommer i ett sådant fall revidera sina egna beslut. PLANERING AV ARBETET Att valberedningen planerar sitt arbete och upprättar en tidtabell (se sid 7) är viktigt. Planera hur ni ska gå tillväga för att personvalen ska ske så bra som möjligt. Ert arbete påverkar hela föreningsstämman och bostadsrättsföreningens framtid. Några saker som bör göras/planeras in är: Träff med styrelsen Information om hur arbetet gått i styrelsen Information om närvaro Vilka ledamöter som står i tur att avgå Vilka som vill avgå Tidplan för information till medlemmar som bör innefatta; - period för nomineringar - när handlingar ska delas ut till medlemmar inför föreningsstämman VALBEREDNINGENS OPARTISKHET Fundera över vad som kan hända om det uppstår personrelationsproblem i styrelsen. Det kan inef4

VALBEREDNINGENS KUNSKAP Det är framför allt viktigt om valberedningen behöver gå ut och försöka finna en person med speciella egenskaper som kan berika styrelsearbetet. Valberedningens främsta uppgift är att vara rådgivare åt föreningsstämman. Du som ingår i valberedningen har att föreslå kandidater. Valberedningen måste ha goda kunskaper om vad styrelsen har för uppgifter, vad som planeras inom föreningen, samt vilka poster som blir vakanta. Notera! Stämmans uppgift är att utse samt att fritt förslå andra än de som valberedningen föreslår. Några huvudregler man bör tänka på är: Tillfråga styrelsen om vilka som kvarstår, detta bör göras skriftligt och svaret bör också vara skriftligt Tydlig information till medlemmarna om vilka som kvarstår och vilka som avgår. Tänk på att även om man är vald för två år kan man avgå när som helst Tala om vad styrelsen har för uppgifter, rättigheter och skyldigheter (styrelsens ansvar) Glöm ej att det tydligt ska framgå senaste datum för nomineringar till valberedningen. INFORMATION TILL KANDIDATER Valberedningen bör informera samtliga som man föreslår om vad uppdraget innebär och vad som förväntas i rollen. De som sitter i en kommande styrelse måste känna till bostadsrättsföreningens mål. Det är önskvärt att kommande förtroendevalda har kännedom om vad HSB står för och delar våra värderingar. Notera! HSB Stockholm har en omfattande kursverksamhet för förtroendevalda. Det är bra om valberedningen uppmanar/informerar nyvalda ledamöter och suppleanter om att gå introduktionskursen. Där får man en bra kunskapsbas och förståelse för det fortsatta styrelsearbetet. Valberedningen bör ta reda på vad som planeras i föreningen för kommande år för att kandidaterna ska ha den kompetens eller intresseinriktning som styrelsen efterfrågar. Det kan handla om frågor som berör föreningens: sociala liv ekonomi fastighetsförvaltning information etc. Styrelsen leder föreningen mellan föreningsstämmorna. När många olika intressen finns representerade i styrelsen har valberedningen lyckats väl med sitt uppdrag. NOMINERINGSPROCESSEN Hur man lägger upp nomineringsprocessen är en viktig del av valberednings arbete. Nomineringsprocessen utgår ifrån att samtliga medlemmar har möjlighet att nominera. 5

En angenäm situation är när t ex två kandidater får kämpa om en plats. Valberedningen ska inte bevaka särintressen åt någon i styrelsen, utan själv göra en bedömning av vilka resurser som behövs. Det är inte alltid de som har flest idéer eller pratar mest och högst som är bäst lämpade att föreslå. SISTA DATUM ATT NOMINERA Valberedningen sätter ut ett sista datum för nomineringar. Detta görs för att valberedningen ska hinna bearbeta de namn som nomineras, samt leta kandidater om inga nomineringar inkommer. En bra regel är att titta i stadgarna för den egna föreningen för att se vilken månad motioner senast ska vara styrelsen tillhanda. På föreningsstämman har varje medlem rätt att lägga fram förslag på nya kandidater. Det har man ända fram till dess att stämmoordförande frågar om det är nog med förslag. Notera! Valberedningens förslag är just förslag. Er uppgift är att förbereda valen. FLER FÖRESLAGNA ÄN ANTALET PLATSER Ett angenämt problem fler föreslagna än vad som ska väljas. Hur gör man då? På dagordningen finns en punkt som heter fastställande av antalet ledamöter. Under denna punkt kan valberedningen föreslå att öka eller minska antalet ledamöter. Föreslås en utökning av antalet ledamöter med en person och valberedningen har en till som man vill ha in i styrelsen, då är det inga problem. Är det däremot fem personer föreslagna och det är tre platser som ska tillsättas och stämman har beslutat om oförändrat antal ledamöter, får valberedningen plädera ( prata ) för sina kandidater och de som föreslår andra får plädera för dessa. Mötesordföranden räknar upp de föreslagna och frågar stämman namn för namn om stämman kan välja kandidaterna. Man lyssnar och avgör vilka kandidater som fått flest ja-röster. Skulle någon begära votering efter att mötesordföranden talat om vilka som uppfattats som valda, så blir det försöksvotering. Vid lika röstetal blir det lottning som avgör. VALBEREDNINGEN INFÖR STÄMMAN Tumregler för valberedningen dela alltid ut valberedningens förslag skriftligt tillsammans med övriga handlingar inför föreningsstämman förbered sakliga motiv till varför ni föreslår en person fråga kandidater vad vill du göra i styrelsen vad kan du bidra med? VALBEREDNINGEN PÅ STÄMMAN Valberedningen har haft uppdraget under ett år att föreslå kandidater till uppdrag i föreningen. Er uppgift är nu att lägga fram och plädera för de kandidater som ni föreslår. Tänk på att inte prata negativt om någon som ni inte föreslår, men som kommer upp som föreslagen person på stämman. Nästa år kanske valberedningen behöver personen. 6

Valberedningen lägger fram sitt förslag på kandidater till föreningsstämman. Valberedningens ordförande är föredragande och får därför ordet först. Mötesordföranden ska efter valberedningens genomgång, alltid fråga mötet om det utöver valberednings förslag finns ytterligare namn att föreslå. Mötesordförande frågar föreningsstämman om nomineringen är avslutat, d v s att det inte finns att fler att föreslå. Om stämman svarar ja på den frågan och stämmans mening klubbas får inte fler personer föreslås. Val av styrelseledamöter kan ske med enkel majoritet, se sid 2. Om någon yrkar på sluten votering måste detta ske med valsedel. REGLER VID SLUTEN VOTERING PERSONVAL Röstlängden ska justeras före valet. Endast de som är nominerade är valbara. Det är inte tillåtet att skriva fler namn än det antal platser valet gäller. Fler namn gör valsedeln ogiltig. Det är inte tillåtet att skriva samma namn flera gånger på en och samma sedel. Däremot är det tillåtet att skriva färre namn än det antal namn valet gäller. Likaså att rösta blankt. Inga anteckningar utöver namnen får förekomma på valsedeln. Alla sedlar ska vikas på samma sätt. När sedlarna samlats in ska de kontrollräknas. Är antalet avgivna sedlar för många, måste valet göras om. Vanligtvis sker val utan omröstning, med acklamation (alla stämmodeltagare eniga). KRAV PÅ LEDAMÖTER OCH SUPPLEANTER Det ställs vissa formella krav på de personer som är styrelseledamöter eller suppleanter i en bostadsrättsförening. De måste vara minst 18 år och inte ha förvaltare enligt föräldrabalken De får inte vara försatta i konkurs Minst halva antalet styrelseledamöter ska vara bosatta i EES-området (man kan få dispens, vilken söks hos Bolagsverket) De får inte ha näringsförbud (kontrolleras av Bolagsverket). De ska vara medlemmar i föreningen. Maka/ make eller sambo med medlem behöver ej själv vara medlemmar. PLANERINGSMODELL FÖR VALBEREDNINGEN Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti Sept. Oktober Nov. Dec. 6 6 6 Brev till styrelsen om ev. avsägelser. Träffar styrelsen och går igenom förändringar. Tillfråga om närvaro vid styrelsemöten, intresse, projekt i brf etc. Sista datum att nominera till valberedningen. Genomgång med nominerade, om styrelseuppdraget. Rekrytering av kandidater. 6 Start 6 Utskick av valberedningens förslag tillsammans med övriga stämmohandlingar. Föreningsstämma, val av styrelseledamöter samt övriga val. Konstituering. Valberedningen gör en tidplan för arbetet, och delger styrelsen. Information till medlemmar om vilka som är valberedare samt tidplan. 7

STYRELSENS ANSVAR Medlemmar - in och utträde - utbildning - information - sociala frågor - fritidsverksamhet Ekonomi - bokföring - attestkontroll - lagerhantering (i förekommande fall) - budget - bokslut - utbetalningar (t ex arvoden, fakturor) - deklaration, skatter - avgifts- och hyresredovisning - medelsförvaltning och kapitalbildning - lån Fastigheten - inköp - driftskontroll - kalkyler för drift - inre- och yttre skötsel - underhåll enligt underhållsplan - förebygga skador - upphandlingar - besiktningar Administration - avtal - aviseringar (avgifter och hyror) - överlåtelser - panthantering - personalansvar för egen anställd personal - försäkringsskydd - medlems- och lägenhetsförteckning - uppgifter till myndigheter - registrering av styrelsen STYRELSENS ARBETSUPPGIFTER Ordförande - ansvarar för organisationen i föreningen - ansvarig för att leda styrelsearbetet - ansvarig för dagordningen - ansvarig för ekonomiuppföljning - ansvarig för sammankallande av styrelsen Vice ordförande - samarbetet med ordföranden - biträda ordföranden - vara insatt i föreningens verksamhet - ansvariga för olika kontakter utanför brf Sekreterare - ansvarig för protokollet - ansvarig för att beslut följs upp - medlemsinformation - förvaltningsberättelse Studieorganisatör - informerar om studieinbjudningar - ta initiativ till att styrelsens ledamöter förkovrar sig Arbetsgrupper Många bostadsrättsföreningar utser personer till olika arbetsgrupper. Det behöver inte enbart vara styrelseledamöter som ingår i arbetsgrupper. Det kan mycket väl enbart vara medlemmar som är intresserade av någon speciell fråga. Skräddarsy styrelsearbetet Tänk på att styrelsen ska organisera arbetet efter de lokala förutsättningar som gäller i er bostadsrättsförening. FEBRUARI 2013 TA GÄRNA DEL AV VÅRT ÖVRIGA KURSUTBUD ELLER TIPSA NÅGON DU KÄNNER! uu GRUNDKURS I STYRELSEARBETE FÖRVALTNING ORDFÖRANDE SEKRETERARE STUDIEANSVARIG REVISOR VICEVÄRD FÖRJUPNING SPECIALKURSER FÖRELÄSNINGAR uu LÄS MER PÅ WWW.HSB.SE/STOCKHOLM/KURSER2013 HSB Stockholm 112 84 Stockholm HSB.SE/stockholm kursanmalan@stockholm.hsb.se 010-442 10 00 8