Gemensamt biblioteksdatasystem i Värmland? Bibliotek Värmland i praktiken

Gemensamt biblioteksdatasystem i Värmland? Bibliotek Värmland i praktiken - en förstudie 2006-03-30 Britt-Inger Fisk, Länsbiblioteket i Värmland

Innehållsförteckning 1. Uppdraget 3 2. Bakgrund och syfte 3 2.1 Vision för Bibliotek Värmland 3 2.2 Bakgrund 3 2.3 Syfte 4 3. Metod och genomförande 4 4. Vad är en gemensam kontoorganisation? 4 4.1 Vad är en samarbetsmodell typ Kôrven? 4 5. Hur ser det ut idag? 5 5.1 Inom länet 5 5.2 Utanför länet 6 6. Resultat av enkät och intervjuer 7 6.1 Uppgraderingsplaner 7 6.2 Ny systemlösning? 7 6.3 Gemensam kontoorganisation? 7 7. Diskussion och Analys 8 7.1 Gemensamma systemlösningar 8 7.2 Låntagarservice 9 7.3. Sammanfattning 12 8. Förslag till fortsatt arbete 13 Referenslista 14 Bilaga 1 Enkätfrågor till Book-it bibliotek 15 Bilaga 2 Enkätfrågor Libra bibliotek 17 Bilaga 3 Kommunikationskostnader gemensamt biblioteksdatasystem 19 2

1. Uppdraget Bibliotekscheferna i Värmland har gett Länsbiblioteket i uppdrag att göra en förstudie för att undersöka vad ett gemensamt datasystem och en gemensam kontoorganisation innebär för biblioteken i Värmland. 2. Bakgrund och syfte 2.1 Vision för Bibliotek Värmland Visionen för Bibliotek Värmland är Brukaren i centrum och ökad kvalitet på biblioteksservicen i Värmland genom att vi i ett gränsöverskridande Bibliotek Värmland samordnar resurserna för användarnas bästa. Ledstjärnor är Generositet, Delaktighet och Integritet. 2.2 Bakgrund Frågan om samarbete kring biblioteksdatasystem har växt fram under det senaste året. Bakgrunden är att när vi i den samverkan som bedrivits inom Bibliotek Värmland har stött på problem har de ofta berott på att biblioteken inte kan nå varandra på grund av väggarna mellan de olika bibliotekens datasystem. Under chefsmötet i maj 2005 tog sex kommuner upp frågan om att de med stöd av länsbiblioteket ville få till ett samarbete kring nästa uppgradering av BOOK-IT och de sex bibliotekscheferna bildade en grupp med länsbiblioteket som samordnare. I september 2005 under chefsmötet hade gruppen ett möte med några andra bibliotekschefer närvarande som då påminde om att det är viktigt att se frågan i perspektivet gemensamt datasystem i hela länet så att även LIBRA-bibliotek ska kunna delta i samarbetet. Under hösten 2005 har Region Värmlands kommunikationsstrateg kopplats in på frågan och en IT-chef har fått mandat av sina kollegor i länet att ansvara för den tekniska sidan av samarbetet. Länsbiblioteket tycker att denna utveckling är mycket intressant. På två ställen i Sverige är man i färd med att gå samman i gemensam server. Det är Gävleborg och Västerbotten och i båda fallen har man gjort en förstudie och kommit fram till att en gemensam kontoorganisation är att föredra framför att lägga sig i separata enheter. I januari 2006 deltog 15 av 16 bibliotekschefer, några systemansvariga och några tekniker tillsammans med länsbiblioteket i ett möte med Axiell BOOK-IT som svarade på frågor kring olika typer av samarbete kring datasystem. Under mötet pratades om fyra möjliga scenarier gemensam server, egna instanser, gemensam organisation eller en virtuell lösning. I februari 2006 kom frågan upp på bibliotekschefsmötet och det beslutades att länsbiblioteket under mars månad gör en förstudie dvs. samla ihop frågor som efter fördjupning ska utmynna i ett dokument. 3

2.3 Syfte Med denna förstudie vill vi ta fram ett underlag där vi pekar på fördelar och nackdelar med ett gemensamt biblioteksdatasystem och en gemensam kontoorganisation. Vi kommer att redovisa bibliotekens syn på följande frågor: Hur stort är intresset hos biblioteken i länet? Finns det andra lösningar som biblioteken är mer intresserade av? Hur ska vi möta framtidens biblioteksbesökare? 3. Metod och genomförande Förstudien bygger på intervjuer med bibliotekschefer och systemansvariga på de 16 kommunbiblioteken i länet, systemförvaltaren för Kôrven-samarbetet och Karlskogasamarbetet (dessa samarbeten beskrivs nedan, under punkt 5.1) samt företrädare för Axiell. En enkät har också besvarats av kommunbiblioteken. Dessutom har olika projekt från andra delar i Sverige studerats. 4. Vad är en gemensam kontoorganisation? I en gemensam kontoorganisation slås databaser (låntagarregister och katalog) ihop och de medverkande kommunerna läggs upp som en kontoorganisation. Det kan liknas vid en kommun med huvudbibliotek och filialer. I Värmland finns 42 bibliotek varav 16 huvudbibliotek och 26 filialer. Dessutom finns 7 bokbussar. Skolbibliotek finns vid 25 grundskolor och 13 gymnasieskolor (2002 års siffror) Som en jämförelse kan nämnas att Stockholms stadsbibliotek med sina 44 bibliotek har 450 användare (1044 personer anställda) och Biblioteken i Karlstad har 50 (191 anställda). Vid kontakt med Axiell har vi fått följande information om hur det kan se ut: Ett bibliotek får vara utgångspunkt för sammanslagningen. Därefter konverteras de övriga bibliotekens kataloger. Katalog, exemplar och låntagarregister konverteras. Statistik konverteras däremot inte. Lokala poster konverteras inte. Det är det bibliotek som man konverterar mot, dess variant på poster som kommer att gälla. 4.1 Vad är en samarbetsmodell typ Kôrven? De medverkande biblioteken har en gemensam bibliotekskatalog med gemensamma poster. Man delar servrar men varje bibliotek är egen kontoorganisation. Biblioteken har egna KIF, Fjärrlån, Periodika, BarnOPAC. Låntagaren måste aktivera sitt bibliotekskort på resp bibliotek. Se vidare under punkt 5.1 om Kôrven-samarbetet. 4

5. Hur ser det ut idag? 5.1 Inom länet Av länets 16 Folkbibliotek har fyra bibliotek LIBRA och åtta bibliotek har BOOK-IT som biblioteksdatasystem. Kôrven-samarbetet Karlstad och de fyra kranskommunerna Forshaga, Grums, Hammarö och Kil har ett BOOK- IT-samarbete sedan 1992, den s.k. Kôrven. Varje bibliotek i Kôrven är en egen kontoorganisation med de regler och det antal licenser som respektive organisation önskar Så här samarbetar dessa bibliotek idag: Gemensamma servrar, OPAC och BOOK-IT Gemensam katalog med gemensamma poster Gemensamt låntagarregister på allmän, låntagarid, nivå. Inga transaktioner är synliga i annan kontoorganisation. Genom att aktivera samma låntagarkonto i alla sex kontoorganisationerna blir samtliga lån som låntagaren gjort synliga för låntagaren i OPAC Moduler varje bibliotek har egen KIF, Fjärrlån, Periodika, BarnOPAC, Transit (Kld) och delar SMS, OPAC-statistik och AXL Varje bibliotek har egna OPACar men låntagaren kan enkelt ställa in sökningar till andra enheter. Biblioteken delar menypunkter och hjälptexter i OPACarna samt vissa inställningar, t.ex. adressen bakom ikonen Brev. Biblioteken har egen bibliografisk service men man har förhandlat om avtalet och på så sätt sänkt kostnaderna med 15 % Varje bibliotek presenteras som egen enhet i Burksök Samarbetet regleras i avtal: - kommunerna emellan när det gäller drift och skötsel - Axiell och Kôrven ett avtal. Varje kontoorganisation har det antal licenser den önskar. Systemförvaltning helpdesk Axiell, Biblioteken har gemensamma möten, uppgraderingar och viss utbildning Kranskommunerna betalar en driftskostnad till Kultur- och Fritidsförvaltningen i Karlstad och en kostnad för att trafikera Karlstad kommuns nät. För att kunna reservera eller låna en bok måste låntagaren som tillhör ett bibliotek i Kôrven och som vill låna från ett annat Kôrvenbiblioteks samling göra ett lån över disk eller be sitt bibliotek att göra ett fjärrlån. Wermsök Wermsök är en samsöksfunktion där man samtidigt kan söka i länets olika bibliotekskataloger. Via träfflistan i Wermsök kommer man till bibliotekets OPAC och kan där reservera en bok. För att kunna göra det måsta man vara registrerad som låntagare och kunna hämta boken vid det biblioteket. 5

Sjukhusbiblioteken i Värmland De tre sjukhusbiblioteken i Värmland har en gemensam katalog och är en kontoorganisation. Låntagaren kan själv reservera och låna från något av de tre biblioteken och kan hämta på valfritt bibliotek. Storfors-Karlskoga-Degerfors Storfors ingår som en del i en gemensam kontoorganisation tillsammans med Karlskoga och Degerfors, samtliga LIBRA-bibliotek. Biblioteken har olika regler men låntagaren skriver en förbindelse att följa de regler som finns på respektive bibliotek. Avgifter kan skilja sig åt. Men man eftersträvar att ha så enhetliga regler som möjligt. Karlskoga bibliotek sköter driften. Låntagaren kan själv reservera en bok från något av de tre biblioteken. 5.2 Utanför länet Blekinge Blekinge är det enda län som helt kör BOOK-IT. Biblioteken är egna kontoorganisationer med egen parametersättning i samma server som driftas av landstinget. Varje bibliotek har sin egen webserver. Biblioteksdatasamverkan i norra Bohuslän Munkedal, Sotenäs, Strömstad och Tanums kommun har en gemensam bibliotekskatalog och en gemensam kontoorganisation. De fyra kommunernas bestånd är införlivat i bibliotekskatalogen. Två gånger per vecka transporteras medier mellan de fyra kommunerna. Låntagaren kan själv reservera en bok och bestämma var hon/han vill hämta den beställda boken. Gävleborg 6 bibliotek är planerade att ingå i sammanslagningen och bli en kontoorganisation. Söderhamns bibliotekskatalog föreslås som utgångspunkt och övriga kataloger konverteras dit. Katalog, exemplar och låntgarregister föreslås konverteras för att få bästa resultat Söderhamns variant på katalogposter kommer att gälla. Vid konverteringen görs en uppgradering till BOOK-IT 4.0. Biblioteken har en gemensam server. Däremot behåller resp bibliotek sin server för fjärrlån och Inköp. Söderhamns Teknikpark ska handha driften. Start för sammanslagningen väntas bli september/oktober 2006. Låntagaren ska själv kunna reservera och hämta boken på valfritt bibliotek inom kontoorganisationen. Umeåregionen Sammanslagning av sex biblioteksdatasystem i Umeå regionen, samtliga LIBRA bibliotek. Biblioteken har ett omfattande samarbete. De har gemensam katalog, gemensamma cirkulationsrutiner och låntagaren har ett lånekort för hela regionen. Drift- och supportorganisation är gemensam och sköts av Servicekontoret IT, lokalt generellt stöd ges av resp kommuns tekniker, teknikstöd för biblioteksdatasystemet ges av Umeå kulturförvaltnings tekniker och användarstöd ges av en jour bemannad av bibliotekspersonal från regionen. Biblioteken har enats om en katalogstandard och gemensamma låneregler. Låntagaren kan låna böcker och lämnas tillbaka i vilket bibliotek som helst i regionen. 6

6. Resultat av enkät och intervjuer Vi har delat in länet i fyra delar och projektledaren för Bibliotek Värmland Ingalill Walander Olsson och jag har träffat företrädare från varje bibliotek. En enkät har besvarats av bibliotekschefer tillsammans med systemansvariga på de 16 biblioteken i länet. Nedan redovisas svaren på ett urval av enkätfrågorna. 6.1 Uppgraderingsplaner Tre bibliotek står inför en uppgradering av BOOK-IT och eventuellt ett bibliotek av LIBRA under 2006. Därmed kan samtliga bibliotek klara ett par år till i nuvarande systemmiljö. 6.2 Ny systemlösning? Hälften av biblioteken (8 st) anser att det är angeläget med en ny systemlösning inom två år, två bibliotek inom 3-5 år och något mindre än hälften (5 st) anser det inte vara angeläget. Ett bibliotek har inte svarat. 6.3 Gemensam kontoorganisation? 12 bibliotek anser att det är angeläget med en gemensam katalog och gemensam kontoorganisation varav sex anser att det är angeläget med en sådan lösning inom två år. Fem bibliotek anser att det kan dröja några år, två anser att det inte är intressant och 1 är tveksamma. Ett bibliotek har inte svarat. Biblioteken har fått svara på vad som skulle få dem att välja en gemensam kontoorganisation Detta är svaren: Ett väl genomarbetat beslutsunderlag Verksamhetsmässiga fördelar Ekonomiska fördelar, billigare driftskostnader Fördel för låntagare och ökad service Att man kan se var boken befinner sig om den är återlämnad på en enhet men hör till en annan, den s.k. på väg funktionen Kompetenshöjande när fler samarbetar Att det är ett användarvänligt system Att inget eller ett fåtal bibliotek väljer att stå utanför Låntagaren kan reservera en bok direkt utan att först söka i Wermsök, sedan gå in i resp. biblioteks katalog och därefter att be om ett fjärrlån Inget Låntagaren behöver ej registrera lånekortet på resp. bibliotek På frågan vilka nackdelar man ser med en gemensam kontoorganisation har biblioteken svarat: Stor arbetsinsats ( 2 st), stor arbetsinsats i början (2 st) Högre kostnad ( 3 st) Många förändringar i katalogen Mindre möjligheter att påverka Krångligare för personalen 7

Rörigt för låntagaren när man visar hela beståndsredovisningen Inga nackdelar (3 st) Övriga synpunkter som framkommit i enkätsvaren och vid intervjuerna: Viktigt att kommunikationen är god och att det inte blir långa svarstider! Att vi får en synlig personalkostnad för systemförvaltning Netloan måste fungera i en gemensam lösning Att vi får vinster vid systemunderhåll och utveckling av OPACen Finns det någon annan lösning än BOOK-IT eller LIBRA? Kan man bygga en BOOK-IT gemensam och en LIBRA gemensam katalog i ett gränssnitt med brygga över? Intressant att samarbeta mellan två-tre kommuner som ligger nära varandra geografiskt för att nå fördelar för låntagaren men krav har i något fall kommit från IT-avdelningarna Lättare att få pengar om vi kan visa på gemensamma lösningar Wermsök är intressant, den kanske kan byggas ut? Sesim-portalen intressant att se en nationell lösning Mer intressant med en nationell lösning Bättre med direktbeställningar genom att ha ett formulär på hemsidan Intressant att göra statistik på OPAC-användandet och se antalet reservationer från låntagarna Intressant att jämföra biblioteken med andra branscher Viktigt att diskutera medieplanen och ha en samsyn på vad som ska lånas och vad som ska köpas av biblioteken Att vi får ett bra transportsystem Det är bättre att lägga pengar på inköp av böcker än att lägga pengar på transporter Målet på sikt är att få ner fjärrlånen. Inte någon fördel när låntagaren hittar böcker som inte finns i kommunen Kan vi redan vid uppgradering av LIBRA använda oss av allmängiltiga poster för att senare kunna ingå ett samarbete? Att vi kan ha vissa lokala regler i katalogen Större intresse för serverlösning där några bibliotek går ihop om en gemensam server. Det är ett mellansteg att dela server, man får inte de stora fördelarna för låntagaren Inte särskilt intressant att utveckla OPACen Bra om Region Värmland eller någon utomstående ansvarar för driften I framtiden kanske behovet av att skicka runt böcker är så stort fler digitala medier, biblioteken kanske blir centraler för Print on demand osv. 7. Diskussion och Analys 7.1 Gemensamma systemlösningar Alltfler bibliotek ingår i konsortier, man samverkar med ett eller flera bibliotek för att vinna fördelar. Det finns flera modeller som beskrivs i Libris-utredningen (Libris som lokalt system en förstudie om möjligheterna till en central lösning för landets forskningsbibliotek, s. 21) Ett gemensamt system är ett biblioteksdatasystem som delas av flera bibliotek. Installationen av maskinvara delas och maskinpark och drift kan vara gemensam. Men med flera olika, 8

individuella biblioteksdatasystem som delar maskinpark och drift är inte stordriftsfördelarna så stora. Librisutredningen beskriver tre modeller: 1. Program och databaser delas både fysiskt och virtuellt. Varje bibliotek har en egen kopia som biblioteket bestämmer över. (Modell skilda p, skilda d) 2. Alla kör samma program men databaserna är skilda (Modell gemensamt p, skilda d) Dessa båda modeller kan kompletteras med databaser med gemensamma data (bibliografiska poster och ev. låntagarposter) som alla kommer åt dvs en gemensam centralkatalog. 3. En tredje modell är att alla delar samma program och att databaserna är gemensamma, men att varje bibliotek bara kommer åt sina data i den utsträckning de är biblioteksspecifika (låntagarposter, exemplarposter, lånetransaktioner, parametersättningar) Gemensamma data är åtkomliga för alla (bibliografiska poster) (Modell gemensamt p, gemensamma d) Ur teknisk synpunkt kan alltså den gemensamma hanteringen vara olika djup, från helt gemensamma databaser som används med lika rättigheter, gemensamma databaser där man bestämmer vilka rättigheter som ska styra samarbetet, till helt skilda databaser. Dessa tre modeller kan jämföras med de samarbetsmodeller vi har i Värmland. Gemensam server, men egen katalog och kontoorganisation Gemensam server och katalog, men egen kontoorganisation (KarlstadKôrven) Gemensam server, katalog och kontoorganisation (Sjukhusbiblioteken, Storfors del i Karlskoga-Degerfors) Modern databasteknik ger en mängd möjligheter och varianter beträffande själva systemlösningen. Istället för att på ett tidigt stadium gå djupare in i de alternativa tekniska lösningarna, är det bättre att först reda ut hur en gemensam kontoorganisation rent organisatoriskt och praktiskt bör se ut. Detta bör sedan ligga till grund för en kravspecifikation. 7.2 Låntagarservice Mellan biblioteken i länet har sedan länge funnits en generös attityd till lån mellan kommunerna och detta lånesamarbete har växt fram efter hand genom åren. Den bärande tanken har varit den att det är lättare att låna in om man är generös när man lånar ut. Sökfunktionen Wermsök där man samtidigt kan söka i länets olika bibliotekskataloger gör det möjligt att snabbt få en överblick över titlar som finns på länets bibliotek. Denna funktion finns på portalen för Bibliotek Värmland och är för allmänheten. Sedan några år tillbaka finns ett utökat lånesamarbete mellan biblioteken och låntagare ges möjlighet att lämna tillbaka lånade medier där det passar låntagaren bäst. Det har gång på gång framkommit att låntagarna tar för givet att de också kan beställa böcker själva och hämta dem på det bibliotek man vill. Därmed stod det klart att denna möjlighet som vi kallar direktbeställning måste erbjudas men frågan var bara hur vi skulle kunna åstadkomma en praktisk lösning. 9

Med ett Kôrven-samarbete, med gemensam katalog, kan inte låntagaren själv reservera en bok och hämta den på valfritt bibliotek. Den möjligheten finns däremot om biblioteken ingår i en gemensam kontoorganisation. Utvecklingen går mot att fler och fler möjligheter till låntagarservice ges i systemen och det är troligt att OPAC är bibliotekens framtida viktigaste serviceredskap och inte bara en bibliotekskatalog. Därför är frågan om ett gemensamt datasystem en viktig strategisk fråga för de värmländska biblioteken. Vad får vi om vi är en kontoorganisation? För låntagaren Låntagaren kan låna på alla bibliotek som ingår i samarbetet via en och samma OPAC Låntagaren får kvitto på böcker även när de lämnas tillbaka på annat bibliotek än där de är lånade. Låntagaren kan se sina lån hos alla bibliotek som ingår i samarbetet via en OPAC Låntagaren kan få hjälp vid ett enda bibliotek eftersom alla ser vad som gäller för den låntagaren För biblioteken Katalog, exemplar och låntagarregister konverteras så att de blir gemensamma Det är lätt att se om en bok är återlämnad på en enhet men hör till en annan ( funktionen På väg i katalogen) Det blir en troligen lägre kostnader för Bibliografisk service och SPAR-registret eftersom alla delar på kostnaden Kompetenshöjning. Genom att fler samarbetar kan man dela med sig av sina kunskaper Färre fjärrlån i.o.m. att det inte blir några fjärrlån inom länet Flera av de bibliotekssamarbeten som finns idag har olika kravrutiner. Låntagaren förbinder sig att följa de regler som finns på respektive bibliotek. Men det blir snart tydligt att det är en fördel att ha lika avgifter anser några av de bibliotek som idag samarbetar. Men också Mindre frihet att påverka hur t.ex. katalogen ska se ut Vad måste vi enas om? Reservationsregler. Hur dessa regler ska se ut måste biblioteken komma överens om t.ex. enligt modell Tanum 1. Eget bibliotek 2.Vidare 2-3 bibliotek 3.Övriga bibliotek Parametrar Utlåningsregler Systemförvaltarrollen Katalogisering Låntagarkategorier Det finns fler detaljer att enas om men det får diskuteras vidare av de bibliotek som ev. kommer att ingå i ett samarbete. 10

Systemförvaltarens roll Systemförvaltaren i Kôrven-samarbetet som arbetar halvtid med systemförvaltning för Kôrven-biblioteken har specificerat vilka arbetsuppgifter det kan röra sig om. Operativt ansvara för systemets säkerhet och behörigheter. Kontakt med It-tekniker, Itenhet och Axiell för att få säkra kommunikationsvägar, säker backup-körningar osv. Kontrollera och följa upp applikationernas funktioner. Tillse att brister åtgärdas och initiera nödvändiga förändringar. Tillse att användardokumentation finns och är aktuell. Tillse att systemanvändarna har rätt utbildning. Vid nyanställningar och nyheter i systemet tipsa om utbildning och även hålla sådan. Testa och driftsätta nya versioner t.ex. driftsättning tillsammans med It-tekniker de nya versioner som kommer, se till att alla ha rätt programvara och installera den.. Ha kontakt med tekniskt driftansvariga, systemleverantör, applikationsleverantör. Ha kontakt med Axiell som är både systemleverantör och applikationsleverantör. Initiera kontinuerliga träffar med systemanvändarna. Aktivt påverka utvecklingen av systemet genom användarnätverk/användarförening. Kostnadsbilden Pengar kan sparas på att köpa hårdvaran tillsammans. Axiell har presenterat en översiktlig kostnadsberäkning för ett samarbete i Värmland som grundar sig på erfarenheter från Blekinge. Den sammanställningen har delats ut till bibliotekscheferna och presenteras inte vidare här. Att köra på ett gemensamt system ger mycket lägre licenskostnader och lägre underhållskostnader. (Librisutredningen s. 33) Att ha ett driftställe innebär också en besparing i form av delade utvecklingskostnader och att utbildningskostnaden för personal blir billigare. Däremot blir omställningskostnaderna dyra. Vägen till framtiden är dyr konstaterar man i utredningen. Det kostar en del med konvertering men Axiell säger att biblioteken på sikt kommer att tjäna på att ha en kontoorganisation. Redan idag kan vi se fördelar genom att man delar på kostnaderna för en modul när man köper den. Kommunikationsfrågan i Värmland (se scenariebeskrivningar bilaga 3) är löst genom det s.k. Värmlandsnätet som är kommunsammanbindande. Där kan kommuner hyra in sig och betala efter den kapacitet man behöver, t.ex. 10 mb eller 100 mb. Man kan alltså uppgradera efter hand som man vill ha in flera system. 11

Organisationsstrukturen i BOOK-IT Det är viktigt att tänka igenom organisationsstrukturen i en gemensam kontoorganisation. Det är också viktigt att tänka igenom hur det ser ut vid redigeringen dvs. det som syns i sökresultatet. Strukturen i BOOK-IT ser ut så här: Kontoorganisation Flera kontoorganisationer kan vid behov dela på samma installation. Det kan t.ex. gälla bibliotek som ligger i samma kommun men som har olika huvudmän. Skilda kontoorganisationer gör det möjligt att arbeta i samma system utan att all information är gemensam. En installation består naturligtvis ofta av enbart en kontoorganisation. Enhet till en kontoorganisation hör en eller flera enheter. Huvudbiblioteket är ett exempel på enhet, en filial är en annan enhet. Cirkulationsställe på en enhet kan det i sin tur finnas ett eller flera cirkulationsställen. Ett cirkulationsställe är den plats där boken lånas ut och återlämnas, t.ex. en lånedisk eller en utlånings- eller återlämningsautomat. Avdelning På varje enhet finns vanligen flera avdelningar. Mediebeståndet knyts till respektive avdelning i samband med lokaliering/registrering. Vuxenavdelning, Barnavdelning eller Lokalsamling är exempel. Placering Man kan lägga upp så många placeringsalternativ som man behöver. Dessa ger en möjlighet att lyfta ut speciellt material oberoende av klassifikation. Placeringarna kopplas till avdelningarna på ett enkelt sätt. Exempel på placering är Öppen hylla, Deckare. Huvudprincipen är att man har få avdelningar och fler placeringar. Det innebär att biblioteken utifrån en gemensam lista kan välja de placeringsalternativ man behöver. Libra-biblioteken har en annan organisationsstruktur. Där har man Enheter och Avvikande placering. 7.3. Sammanfattning De flesta bibliotek (12 st) anser att den bästa lösningen är en gemensam katalog och gemensam kontoorganisation. Av de som är positiva till gemensam kontoorganisation anser sex bibliotek att de önskar en förändring inom två år. Fem bibliotek anser att det kan dröja några år. Två bibliotek anser att det inte är intressant och på ett bibliotek är man är tveksamma. Ett bibliotek har inte svarat. Det är framförallt ekonomiska fördelar och fördelar för låntagarna som biblioteken anger. Som nackdel nämns mindre möjlighet att påverka. Kommunikationskostnaden är beroende av flera faktorer och svåra att sammanfatta. Det är färre som förespråkar ett samarbete med enbart gemensam server än för ett år sedan. Några bibliotek gör uppgradering själva och avvaktar ett ev. samarbete. Intervjuerna med Bibliotekschefer och systemansvariga har varit informella och vi har fått många synpunkter som kan diskuteras vidare i arbetsgrupper. Vi har stött på farhågor men 12

också fått många positiva reaktioner. Kostnaderna för ett samarbete har diskuterat mycket och flera anser att det är lättare att få pengar om biblioteken kan visa på gemensamma lösningar. Ska vi samverka i ett gemensamt biblioteksdatasystem med en kontoorganisation för att kunna sätta brukaren i centrum, fullt ut? I så fall är gemensam kontoorganisation Bibliotek Värmland fullt ut! Slutligen vill jag citera vad någon representant sagt om Kôrven-samarbetet: Det är roligt att samarbeta, vi får utbyte av varandra, får kunskap och har kurser ihop! 8. Förslag till fortsatt arbete 1. Följa arbetet med en gemensam kontoorganisation i Gävleborg. 2. De bibliotek som är intresserade av att ingå i en samarbetslösning redan 2008 gör en intresseanmälan senast juni 2006.. 3. Tillsätta en arbetsgrupp. Om biblioteken vill ha en gemensam kontoorganisation ska man enas om organisationssturktur, parametrar m.m. I förstudien presenteras många synpunkter från biblioteken som är en bra utgångspunkt för dessa diskussioner. Om biblioteken vill samarbeta om enbart en gemensam katalog kan Kôrven-biblioteken utgöra referensgrupp. 4. Utarbeta en kravspecifikation som underlag för upphandling, ett underlag för vidare diskussion betr. lösning samt en mer detaljerad kostnadsbild. En kostnadskalkyl måste vara klar i början av 2007 för att kommunerna ska kunna beakta detta i sitt budgetarbete. 5. Kommunikationskostnaden måste utredas mer 6. Utreda vem som ska ansvara för systemförvaltning och hur detta ska lösas. 7. Accept från de bibliotek som vill delta. Möjlighet för fler att hoppa på bör finnas 8. Upphandling 13

Referenslista Libris som lokalt system en förstudie om möjligheterna till en central lösning för landets forskningsbibliotek. Remissupplagar 19 januari 2006 http://www.kb.se/bibsam/utredn/libris_lok/rapport_remissuppl_2006_01_19.pdf Bilagor till Libris som lokalt system http://www.kb.se/bibsam/utredn/libris_lok/rapportbilagor2006_01_19.pdf Bibliotekssamverkan i norra Bohuslän http://www.tanum.se/vanstermenybibliotek/samverkan.4.1a8e53c103843893718000121.html Umeåregionens bibliotek http://www.umearegionen.se/samverkanumearegionen/bibliotek.4.d2f5f1101a6b3e70c800022 593.html Muntliga källor: Intervjuer med Bibliotekschefer och systemansvariga på biblioteken i Värmland Intervju med Åsa Hansen, Karlstad stadsbiblitoek, systemförvaltare för kôrven-biblioteken Intervju med Synnöve Hansen, systemförvaltare Karlskoga bibliotek Kontakt med Ola Nilsson, IT-chef Arvika kommun Kontakt med Claes Brissman och Elvi Granström, Axiell 14

Bilaga 1 Enkätfrågor till Book-it bibliotek 1. Har ni uppgraderat till Book-it 4.0? Om inte när är det dags? 2. Har ni några tillvalsfunktioner i Book-it? Fjärrlån.. Periodika Förvärv ZenIT.. SMS SPAR online. Mobil 3. Har ni några tilläggsmoduler i Book-it? AXL. BarnOPAC... Karta 4. Hur många titlar har ni i ert bestånd?. 5. Hur angeläget är det att finna en ny systemlösning? När i tid? De närmaste åren eller längre fram?..... 6. Hur angeläget är det att få en gemensam katalog och gemensam kontoorganisation? När i tid? De närmaste åren eller längre fram?...... 7. Vad ser ni för nackdel med en gemensam katalog och gemensam kontoorganisation?.. 15

.. 8. Vad ska få er att välja en gemensam katalog och gemensam kontoorganisation? 9. Vad har ni för kostnad för kommunikation (nätkostnad) idag? Extern resp intern.. 10. Anser ni att det är intressant med ett biblioteksantikvariat dit samtliga bibliotek kan lokalisera sina gallrade böcker? 11. Har ni ytterligare synpunkter på denna undersökning och dess frågor så skriv dem gärna här eller på separat papper.. 16

Bilaga 2 Enkätfrågor Libra bibliotek 1. Vilken version har ni? När måste ni uppgradera? 2. Har ni några tilläggsfunktioner i Libra? Medialink Spar Libra 111 Bokbuss WebbOPAC Karta WebbOPAC Statistik BarnOPAC.. 3. Hur många titlar har ni i ert bestånd?. 4. Hur angeläget är det att finna en ny systemlösning? När i tid? De närmaste åren eller längre fram?..... 5. Hur angeläget är det att få en gemensam katalog och gemensam kontoorganisation? När i tid? De närmaste åren eller längre fram?...... 6. Vad ser ni för nackdel med en gemensam katalog och gemensam kontoorganisation?.... 7. Vad ska få er att välja en gemensam katalog och gemensam kontoorganisation? 17

8. Vad har ni för kostnad för kommunikation (nätkostnad) idag? Extern resp intern.. 9. Anser ni att det är intressant med ett biblioteksantikvariat dit samtliga bibliotek kan lokalisera sina gallrade böcker? 10. Har ni ytterligare synpunkter på denna undersökning och dess frågor så skriv dem gärna här eller på separat papper.. 18

Bilaga 3 Kommunikationskostnader gemensamt biblioteksdatasystem Att få fram siffror på kommunikationskostnader visade sig inte vara helt lätt. Jag försöker nedan beskriva ett par scenarion och prislapp på dessa. Hoppas det kan vara till någon hjälp. Det som komplicerar det hela är att lösningen med kommunikation i Värmlandsnätet inte är tänkt för enstaka förbindelser utan är ett sätt att samla kommunens totala kommunikationsbehov och det är därför svårt att få fram en peng på den del av kommunikationen som är tänkt för exempel BOOKIT. ************************************************************** Kostnaderna för kommunikation inom det sk. Värmlandsnätet bygger på principen att respektive kommun köper en centralaccess som motsvarar samtliga förbindelser de egna förbindelserna inom nätet (både inom kommunen och mellan kommuner). Om man exempelvis har 10 förbindelser på vardera 2 Mbit/s inom den egna kommunen och en 10 Mbit/s förbindelse till en annan kommun bör centralaccessen inte ha lägre kapacitet än 30 Mbit/s. Vid ett exempel där kommunen endast nyttjar Värmlandsnätet för en förbindelse till annan kommun och bandbredden är 10Mbit/s blir kostnaden: * Centralaccess engångsavgift 40 000 kr * Kapacitet 10 Mbit/s centralaccess 4 960 kr/mån * Accesstjänst mellan kommuner engångsavgift 35 000 kr * Kapacitet 10 Mbit/s Accesstjänst mellan kommuner 5 420 kr/mån Totalkostnad per månad över 3 år (avtalstid) blir då ca. 12 460 kr Denna lösning är dock inte tänkt för enstaka förbindelser utan är istället ett sätt att samla kommunens totala kommunikationsbehov. Om vi antar att kommunen redan använder Värmlandsnätet till exempelvis kommunintern kommunikation (accesspunkten finns redan på plats) skulle vi kunna anta att kostnaden istället blir: * Utökning av kapacitet för centralaccess (över 3 år) till 100 Mbit/s 10 440 kr * Accesstjänst mellan kommuner engångsavgift 35 000 kr * Kapacitet 10 Mbit/s Accesstjänst mellan kommuner 5 420 kr/mån Totalkostnad per månad över 3 år (avtalstid) blir då ca. 6 680 kr Vad som ytterligare komplicerar kostnadsuppskattningen är att om kommunen äger egen fiber till centralaccessen får man ett bättre pris. Kostnaderna för biblioteken handlar mycket om hur kommunerna hanterar kommunikationskostnaderna internt och det kommer sannolikt att finnas många olika bud från ITavdelningarna till biblioteken. Det enda som kan sägas med säkerhet är att priset förmodligen kommer att ligga någonstans mellan 5 420 och 12 460 kr/mån. IT Ansvarig Ola Nilsson 19