Anvisning om inrikes resor Gäller fr o m 2006-02-01 Ändrad fr o m 2013-01-01, 2014-03-01 Denna anvisning grundar sig på: De centrala avtalen Villkorsavtal/Villkorsavtal-T Inkomstskattelagen (IL) Riktlinje för KTH:s möten och resor KTH:s lokala kollektivavtal om lönetillägg vid tjänsteresor, Förhandlingsprotokoll dnr V-2013-0155 Innehållsförteckning Inledning Skolchefens ansvar Allmänt Reseorder Beskattning av ersättningar Tremånadersgräns Uppehåll i löpande förrättning Bilersättning Inrikes resa Kostförmån Se styrdokument om kostförmån i regelverket Riktlinje och anvisningar för KTH:s möten och resor Se riktlinje och anvisningar för KTH:s möten och resor i regelverket Resebyråtjänster Tjänsteresor vid KTH Bilersättning Se under rubriken "Bilersättning". Inledning
Reseräkningar registreras av resenären/reseadministratören i KTH-RES En resenär ska lämna in reseräkning till KTH snarast och senast ett år efter det att resan eller förrättningen har avslutats. Reseförskott registreras och utbetalas i KTH-RES av skolan. En kreditering av förskottet sker i samband med redovisning av reseräkning. Skolchefens ansvar Ansvaret för reseräkningarna har skolchefen. Skolchefen kan delegera granskningen av reseräkningarna. att tjänsteresan är ändamålsenlig, motiverad och finansiering är ordnad att upprättad reseräkning är i överensstämmelse med gällande avtal och förordningar att behörig tjänsteman attesterat reseorder/reseförskott/reseräkning att bifogade kvitton mm är i original Allmänt Reseräkningar blir föremål för internrevision, d v s stickprovskontroller enligt olika urvalsmetoder. Eventuella anmärkningar riktas i första hand till skolchefen. Det är alltså väsentligt att skolchefen ser till att såväl reseräkningarnas innehåll som form är korrekt. Skolchefens egna resor attesteras av prodekan eller rektors kansli, eftersom skolchefen inte kan beordra utbetalning av egen kostnadsersättning. Reseorder En tjänsteresa ska alltid vara beordrad av skolchefen. Skolchefen kan delegera beslutsrätten. I Resehanteringssystemet KTH-RES fylls reseordern i och attesteras av behörig. Utskrift av reseorder ska alltid göras: om resenären ska ha reseförskott om förrättningen förenas med semester eller annan ledighet En beordrad resa kan även bestå av en dokumenterad resebudget eller reseplan. Skolchefen attesterar reseräkningen. Reseordern styrker att resenären är på tjänsteresa samt styrker arbetsgivarens ansvar vid eventuell skada under resan. Beskattning av ersättningar Förrättningstillägg vid endagsförrättning, bilersättningstillägg för kostnader med egen bil i tjänsten, trängselavgift, traktamentstillägg till flerdygnsförrättningar vid inrikes resa betraktas som löneförmåner, vilket innebär att arbetsgivaren är skyldig att göra preliminärskatteavdrag och LKP påförs. Skatt beräknas på kostförmånsbeloppet och skattebeloppet räknas av mot annan ersättning som tas upp i samma verifikation och LKP påförs. Tremånadersgräns När arbete utom den vanliga verksamhetsorten varit förlagt till en och samma ort under en längre tid än tre månader i en följd bedöms rätten till avdrag och beräknas detta enligt bestämmelserna i IL, dvs. såsom vid tillfälligt arbete m.m. eller dubbel bosättning.
Detta innebär att det för avdragsrätten efter tremånadersperiodens utgång inte är tillräckligt att konstatera att det alltjämt är en tjänsteresa. De förutsättningar som gäller för avdragsrätt vid tillfälligt arbete m.m. eller dubbel bosättning måste vara uppfyllda. Schablonbeloppet för dag är lägre efter tremånadersperiodens utgång. Schablonbeloppet är 70% av helt normalbelopp för aktuellt land per dag. Uppehåll i löpande förrättning En löpande förrättning anses bruten endast av uppehåll som beror på att arbetet förläggs till annan ort under minst fyra veckor. Vid kortare uppehåll än fyra veckor samt semester- och sjukdomsperioder ska tremånadersperioden förlängas i motsvarande mån under förutsättning att traktamente inte utbetalats under uppehållet. Exempel Tre veckors semester eller sjukdom utan traktamente = Tremånadersperioden förlängs med tre veckor Fem veckors semester eller sjukdom utan traktamente = Tremånadersperioden förlängs med fem veckor Två veckors tjänstgöring på hemorten utan traktamente = Tremånadersperioden förlängs med två veckor Fem veckors tjänstgöring på hemorten eller på annan ort = Ny tremånadersperiod påbörjas vid återkomsten Inrikesmil 2015 2015 2014 Skattefri ersättning 18,50 kr/mil 18,50 kr/mil Skattepliktig ersättning 14 kr/mil 14 kr/mil Inrikes resa Ersättning vid tjänsteresa och förrättning. 1 Vissa definitioner Flerdygnsförrättning: Förrättning som medför övernattning utom bostaden. Förrättning: Tjänstgöring som en arbetstagare - utan att få en annan anställning - fullgör på annat ställe i Sverige än tjänstestället. Förrättningsställe: Arbetsplats där förrättning fullgörs. IL:
Inkomstskattelagen Tjänsteresa: Resa som föranleds av förrättning i Sverige. Traktamente: Ersättning för ökade levnadskostnader (logi, måltider och småutgifter) som KTH betalar till anställd som företar tjänsteresa förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. Vanliga verksamhetsorten: Med vanliga verksamhetsorten avses ett område inom ett avstånd av 50 km från arbetstagarens tjänsteställe. Med vanliga verksamhetsorten likställs ett område inom ett avstånd av 50 km från arbetstagarens bostad. Se anvisningarna till Inkomstskattelagagen (IL). 2 Grundläggande bestämmelser Vid tjänsteresa och förrättning har en arbetstagare rätt till resekostnadsersättning och traktamente m m enligt bestämmelserna i 4-8 nedan. Resekostnadsersättningen och traktamentet beräknas med hänsyn till det faktiska färdsättet och den faktiska bortovaron från tjänstestället eller bostaden eller annan plats där en tjänsteresa börjar eller slutar. Förmånerna får dock inte beräknas för längre färdväg eller bortovaro än som föranleds av förrättningen. Upplysningar 1. Tjänsteresor och förrättningar bör planläggas i samråd mellan arbetstagare och närmaste chef. 2. Parterna förutsätter att tjänsteresa och förrättning planläggs så att tid mellan klockan 23 och 06 inte annat än undantagsvis behöver tas i anspråk för själva resan, om inte sovplats på tåg kan disponeras under hela den tiden. 3. Om bortovaro i samband med förrättning förlängs på grund av omständighet som arbetstagaren inte kan råda över, anses denna längre bortovaro vara föranledd av förrättningen. 3 Rabatter och förmåner Rabatt eller liknande förmån som kan utfalla vid en tjänsteresa är KTHs egendom och får endast användas vid andra tjänsteresor. 4 Förrättningstillägg Vid endagsförrättning utanför vanliga verksamhetsorten utbetalas förrättningstillägg om bortovaron uppgår till mer än 6 timmar i en följd. Förrättningstillägg: Bortovaro mer än 6 timmar - 90 kr/dag Bortovaro mer än 12 timmar - 190 kr/dag Har måltid tillhandahållits utan kostnad reduceras förrättningstillägget enligt följande: Frukost - 20 % avdrag
Lunch - 35 % avdrag Middag - 35 % avdrag 5 Resekostnadsersättning Vid tjänsteresa utbetalas resekostnadsersättning (inklusive ersättning för bagagetransport) motsvarande gjorda utlägg för resa med färdmedel som bestämts när resan beordrades eller har godkänts i efterhand i förekommande fall inom den beloppsram som anges i anvisningarna till IL. Om skolchef/motsv bedömer att bil är lämpligaste färdmedel betalas bilersättningstillägg med 14 kr per mil. Upplysning: De vid varje tillfälle gällande högsta beloppen som anges i IL:s anvisningar ska tillämpas. 6 Traktamente m m Vid flerdygnsförrättning utanför den vanliga verksamhetsorten utbetalas ersättning för logikostnad och traktamente enligt de bestämmelser och med de belopp som anges i anvisningarna i IL för att ersättningen ska vara avdragsgill. Efter 30:e dygnet betalas dock logikostnad endast om arbetstagaren på grund av särskilda skäl måste hyra nattlogi till en kostnad som inte täcks av nattraktamentet. 7 Traktamentstillägg Utöver traktamente utbetalas traktamentstillägg för hel dag med följande belopp: Dag 1-15 - 145 kr/dag Dag 16-90 - 40 kr/dag Fr o m den 91:a dagen - 85 kr/dag För del av dag - 70 kr/dag Avrese- och hemkostdag Har måltid tillhandahållits utan kostnad reduceras traktamentstillägget enligt följande: Frukost - 20 % avdrag Lunch - 35 % avdrag Middag - 35 % avdrag Om arbetstagaren själv ordnar nattlogi betalas traktamentstillägg för de första 15 nätterna med 300 kr per natt utöver de belopp som anges i anvisningarna i IL. När arbetstagaren vid kurser och konferenser eller i andra fall erhåller alla måltider utan kostnad utbetalas inte traktamentstillägg. Upplysning: De vid varje tillfälle gällande högsta beloppen som anges i IL:s anvisningar ska tillämpas. 8 Tillämpning vid arbetskonflikt
Ersättning för logikostnad eller traktamente betalas inte för natt eller dag, om arbetstagaren strejkar eller är lockoutad under någon del av natten respektive dagen. Vid tillämpning av det som nu sagts ska logikostnad anses belöpa på nattid. Resekostnadsersättning inklusive ersättning för kostnader för bagagetransport betalas inte för resa som helt eller delvis görs under tid då arbetstagaren strejkar eller är lockoutad. Om en lockoutad arbetstagare i samband med att lockouten träder i kraft återvänder till tjänstestället eller bostaden med första lämpliga lägenhet, betalas dock resekostnadsersättning samt ersättning för logikostnad och traktamente intill den tidpunkt då han kommer tillbaka dit, även om annat skulle följa av första och andra styckena. 9 Förskott Arbetstagaren har rätt att efter framställning få förskott på förmåner enligt 4-6, dock högst för en månad i taget. Om ett förskott är större än den summa arbetstagaren har rätt till för den tid förskottet avser, ska han betala tillbaka det överskjutande beloppet inom en månad efter anmodan. Om ett förskott har betalats ut för en viss månad och reseräkning inte getts in inom tre månader efter den månadens utgång, ska arbetstagaren betala tillbaka hela förskottet inom en månad efter anmodan. Om arbetstagaren inte betalar tillbaka förskottsbelopp i tid får beloppet kvittas mot hans fordran på lön eller annan ersättning på grund av anställningen. 13 Ersättning för hemresa under långtidsförrättning Arbetstagare som fullgör förrättning inom landet, har för varje tvåveckorsperiod av förrättningen rätt till ersättning för en tur- och returresa till arbetsorten eller en annan ort där arbetstagaren har sin fasta bostad eller där familjen vistas. En resa till en annan ort än bostadsorten ersätts högst med samma belopp som en resa till arbetsorten. Resan ska företas med färdmedel som skolchef/motsvarande godkänner. Arbetstagaren får byta ut sin resa mot en resa till förrättningsorten för en familjemedlem. Ersätter Intern föreskrift nr 5/01