Avstämningsrapport efter genomförd mobiliseringsfas

Sid 1 (37) Projektnamn KUB Avstämningsrapport efter genomförd mobiliseringsfas Rapportering av mobiliseringsfasen Vilken verksamhet har bedrivits under projektets mobiliseringsfas? Länsbiblioteken beslöt med stöd av kommun- och sjukhusbiblioteken, att skriva en ESFansökan under vintern 2011. Projektdeltagarna består av bibliotekschefer och medarbetare vid samtliga 49 kommuners bibliotek och sjukhusbibliotek i Värmlands, Dalarnas, Uppsala och Gävleborgs län. Projektteamet arbetade fram en ansökan tillsammans med biblioteken, och den lämnades in i slutet av februari. Under våren 2011 arbetade de med förberedelser, och att förankra projektet ytterligare. Projektansökan fick avslag, men en uppmuntran att återkomma. Länsbibliotekens personal träffades i maj 2011 för problemanalys och projektförberedelser. Inför mobiliseringsfasen studerade gruppen vad som fanns skrivet om nya behov på för personal på biblioteken, om generationsväxlings-problematiken och om den växande konkurrenssituationen. Under hösten gjordes en ny ansökan som godkändes. Då intensifierade vi arbetet och rekryterade en projektledare. RCRPT v.1 [1346342041452] d.rcrpt v.1 Vår mobiliseringsfas blev sex månader längre än planerat. Den tiden har vi behövt för att diskutera och förankra projektet, svetsa samman projektteamet och finna arbetsmetoder, bl a utbildades de tolv deltagarna i projektteamet i att handleda arbetet med SWOTanalyser. Aktiviteter: Projektorganisation. Projektledaren anställdes från den 1 februari. Då hade vi upprättat en styrgrupp med deltagare från deltagande bibliotek och länsbibliotek, en referensgrupp och ett projektteam Projektplan bil 1.1 Projektet har gjort en kommunikationsplan, bil 1.2 Projektet genomförde en kick-off för bibliotekschefer, projektteam och projektledning i februari. Målet var att öka kunskapen om projektet. Därför innehöll det, förutom information från projektägare och projektledare, även information om SWOT-metoden samt information om hur kompetenskarläggningen ute på biblioteken skulle genomföras. Dessutom fick deltagarna utbildning i tillgänglighet av processtödet Fredrik Lindgren. Uppslutningen var god 65 av totalt 75 identifierade nyckelpersoner reste till Stockholm. Med nyckelpersoner menas projektledning, projektteam och bibliotekschefer. Så gott som varje kommun var representerad på dagen, och en utvärdering gav den mycket gott betyg. Program och utvärdering, se bil 1.3, Processtöd från Serus genomförde en genomlysning av projektet i mars. Kartläggning och SWOT-analyser. Inför analyserna tog projektteamet fram ett schema

Sid 2 (37) för hur de skulle genomföras. Projektteamet har genomfört kartläggning och SWOT-analyser på samtliga deltagande arbetsplatser. Varje tillfälle har tagit en hel dag, och två personer från projektteamet har varit aktiva tillsammans med personalen från resp bibliotek. Stora bibliotek har haft flera dagar analysarbete i mindre grupper. Cheferna har varit med vid samtliga tillfällen. Kompetensbehovet har kopplats samman med framtida krav på omställning. Projektteamet har sedan sammanställt och analyserat materialet, samt identifierat sju kompetensutvecklingsområden. Dessa har sedan ytterligare reducerats till fyra områden, för att motsvara projektets mål. Resultatet är en beskrivning av hur verksamheten behöver utvecklas och vilka krav som kommer att ställas chefer och anställda. Körschema för kompetenskartläggning se bil 1.4 Tillgänglighetsarbete. Projektledaren har träffat processtödet Fredrik Lindgren för genomgång av tillgänglighetsplanen. Den har godkänts av styrgruppen. Handlingsplan för tillgänglighet se bil 1.5 Jämställdhetsarbete. Processtödet Katarina Jacobsson har deltagit i ledningsgruppens möte samt projektteamets möte. Projektledaren har träffat processtödet för genomgång av handlingsplan. Styrgruppen har godkänt handlingsplanen för projektet. Handlingsplan för jämställdhet se bil 1.6 Projektledaren har deltagit på bibliotekschefsmöte i de fyra länen. Han har också haft samtal med samtliga bibliotekschefer per telefon. Webbkonferensverktyg har upphandlats, och därefter har många projektteamsmöten genomförts virtuellt. Avtal webbverktyg Adobe Connect Hosted service bil 1.7 Enkät för tillgänglighet. Under april genomfördes och sammanställdes en enkät om tillgänglighet. Det gällde personalens behov av anpassning. Enkäten, samt utvalda enkätsvar, se bil 1.8 Individuella kompetensutvecklingsplaner. Under maj har varje deltagare gjort en individuell kompetensutvecklingsplan. De har sammanställts i diagramform och redovisas, se bil. 1.9 När denna sammanställning gjordes var det sju kompetensområden. Styrgruppen har därefter komprimerat till fyra huvudområden, Lärande organisation, Bemötande, Marknadsföring och kommunikation och IT på bibliotek. Bibliotekschefer och medarbetare har med stöd av projektledning och projektteam tagit fram en lokal plan för kompetensutveckling, både inför kommande nyrekryteringar och för den personal som finns på plats. Planen sträcker sig över den närmaste femårsperioden. På kort sikt, dvs under genomförandefasen, är den mer konkret. Bibliotekschefen har prioriterat utvecklingsbehovet inom varje område. Transnationella aktiviteter. Projektteamet har arbetat med att samla in och sammanställa de idéer om transnationella utbyten som finns bland deltagarna. Spetskompetenser och intern kompetensbank. Projektteamet har arbetat med att ta fram vilka interna spetskompetenser som kan utnyttjas inom projektets ram. Vi ser dessa interna kompetenser som en viktig framgångsfaktor i ett arbetsplatslärande under genomförandefasen. En aktuell sammanställning se bil 1.11 Extern utvärderare. Upphandling av extern utvärderare har gjorts och annonserats på e-avrop. Underlag för upphandlingen se bil 1.12

Sid 3 (37) Möten med minnesanteckningar. Styrgruppen har haft sex möten varav ett internat, referensgruppen har haft ett möte och projektteamet har haft tio arbetsmöten, varav ett internat under januari till augusti 2012. ESFs ägarskapsseminarium. Projektledaren och representant för styrgruppen har deltagit i ägarskapsseminarium. Serus arbetsseminarium. Projektledaren och projektekonomen har deltagit i ett arbetsseminarium för budgetgenomgång. Styrgruppsutbildning. Styrgruppen har haft en utbildning med hjälp av processtödet Fredrik Jönsson, SPeL. Granskning. Projektet blev granskat av ESF-handläggaren Annette Saväng i juni. Projektet har beställt och erhållit ESF-dekaler för synliggörande av projektet. Samtliga arbetsplatser kommer att ha ESF-dekal. Projektet har en blogg, där projektteamet och framför allt projektledaren skriver tankar och händelser i projektet. Gästbloggare är välkomna. Här finns en kalendarium för aktiviteter och här läggs kontinuerligt viktiga dokument http://kubprojektet.wordpress.com/2011/12/05/ projektbloggen/ Nyhetsbrev. Projektet har ett nyhetsbrev, som går till alla deltagare. Brevet skrivs av projektledaren. Nyhetsbrevet skickas till 785 adresser, och går också att läsa på webben Logotype. Projektet har en egen logotype, som används tillsammans med EUlogotypen, och de fyra länens logotyper. Projektteamet har en Facebooksida för intern kommunikation. Deltagarregister. Ett register över 751 deltagare har upprättats Lärseminarium. Ett tvådagars lärseminarium kommer att hållas under mobiliseringsfasens sista vecka (första veckan i september). Målgrupp är bibliotekschefer och personal vid länsbiblioteken, cirka 70 personer. Dag 1 ska vara visionerande och engagerande, med bl a H Kock, dag 2 ska handla om själva genomförandet Program se bil 1.13 Projektet har anmält sitt deltagande till en programpunkt på Bok och Biblioteksmässan i Göteborg den 27 september. Där kommer projektledaren att presentera projektet för mässbesökarna. Lokala kompetensplaner har upprättats av samtliga deltagande bibliotekschefer. Se bil 1.14 Kurslistor över aktuella utbildningar har upprättats, se bil 1.15 Projektet har upprättat detaljerad tids- och aktivitetsplan, samt budgetrevidering för genomförandefasen

Sid 4 (37) Omvärldsanalys Har ytterligare fakta som har bäring på ert projektsammanhang tillkommit under mobiliseringsfasen och vad har den betytt för projektet? Bibliotek ens roll i samhället och biblioteken som arbetsplats har förändrats mycket de senaste åren. Förändringarna går snabbt. Arbetstillfällen med låga kompetenskrav minskar. Samtidigt ökar behoven av arbete med nya kompetenser, särskilt inom digitala biblioteket. Det finns en teknisk och en strategisk sida av IT-frågorna. Bibliotekens strategiska utveckling är i mycket beroende av den tekniska utvecklingen och digitaliseringen av bibliotekens medier, och trycket utifrån att behärska tekniken blir allt större. Det betyder att omvandlingstrycket på personalen ökar, och både chefer och personal prioriterar i stor omfattning kompetensbehovet inom IKT-området. Bibliotekens personal förväntas vara omvärldsorienterad, duktig på att förmedla, informationskompetent och kunnig i digitala och sociala medier. Den ska dessutom ha en väl utvecklad kompetens att på rätt sätt bemöta nya situationer, framförallt krav som den tekniken framkallar, som t ex att hjälpa låntagare att ladda ner e-böcker till en rad olika surfplattor, datorer och telefoner med olika operativsystem och tillvägagångssätt. Man ska kunna möta medborgare, med sinsemellan olika behov av stöd och tillgång till sverksamhet. Det kan vara personer som inte förstår svenska, och personer med en synlig eller osynlig funktionsnedsättning. Bemötande på bibliotek av Karin Sundström gavs ut 2008. Författaren skriver utifrån annan litteratur och enkäter att bemötandet är det viktigaste. Hon menar att bemötandet kan ses på tre sätt 1. den tröskel som alla besökare måste ta sig förbi för att kunna ta del av bibliotekets resurser 2. en kvalitetsfaktor när man utfärdar tjänstegarantier för biblioteket 3. en etisk fråga om organisationens och medarbetarnas värdegrund Författaren menar att fyra faktorer är viktiga att se på när det gäller tillgängligheten på bibliotek 1. personalens tillgänglighet/tid 2. personalens agerande/attityd 3. personalens sakkunskaper/kompetens 4. bibliotekslokalen/miljön Biblioteksföreningen gav 2011 ut skriften Olika syn på saken. Där jämförs bibliotekspersonalens synpunkter med användarnas. Användarna i undersökningen placerar kunnig personal och bra bemötande högst upp på listan över vad man tycker är viktigt. Bara drygt 50% av användarna instämmer helt i att personalen vid det bibliotek man oftast använder är kunnig och att man blir bemött på ett bra sätt. Personalen har i kartläggningen för KUB-projektet visat ett stort behov av kompetensutveckling. Personal och användare är alltså överens om att ett kompetenslyft är nödvändigt. Bibliotekschefer och medarbetare står inför en strukturell omställning där biblioteken ska utvecklas som mötesplats, dra fördel av teknisk utveckling på sitt område, finna och möta nya målgrupper. Bokutlåningen går ner och andelen medborgare som använder biblioteken minskar.

Sid 5 (37) Barns och ungdomars allt sämre läsförmåga vilken betydelse har det för biblioteksmedarbetarna, dels i minskat utnyttjande av biblioteken, dels i behov av omställning av arbetsinsatserna. E-bokslånen ökar kraftigt. Människor vill läsa böcker oavsett format. Verksamheten försvåras av höga kostnader, och avtalsfrågor som inte parterna är eniga kring. Tillgänglighet. De filmer som Fredrik Lindgren visade från Handisam (se vidare under Tillgänglighet) gav nya perspektiv och tankar. Jämställdhet. De exempel som processtödet Katarina Jakobsson gav, ledde till att deltagarna styrgruppen reflekterade utifrån sin egen situation. Flera konkreta problem i biblioteksmiljön identifierades, tack vare inspiration från processtödets omvärldsberättelse. Det finns flera magisteruppsatser som behandlar bibliotekspersonal, genus och jämställdhet. Ämnena är spridda, alltifrån genus och klassifikationssystem till jämställdhetsintegrering i användarverksamheten. I en av dem, Av kvinnor för kvinnor. Fy fan! (2009) visar resultaten av studien att personalen på biblioteken de undersökt inte ser några jämställdhetsrelaterade problem och att de är omedvetna om hur genussystemet påverkar deras verksamhet. Arbetsplatslärande. Förståelsen för hur viktigt det är att integrera arbetsplatslärande med det formella lärandet har projektet successivt ökat genom att läsa på de hjälpsidor som ESF och SPeL har. Vi har sökt oss vidare i litteraturen, och ledningsgrupp och projektteam har studerat och diskuterat boken Arbetsplatslärande, att leda och organisera kunskapsutveckling. På ett seminarium i början av september (ingår i mobiliseringsfasen) kommer Henrik Kock, som skrivit delar av boken, att delta. Till seminariet inbjuds samtliga bibliotekschefer, projektteam och ledningsgrupp. Andra projekt. Vi följer andra ESF-projekt, särskilt de med biblioteksinriktning, som Kompobib och Besök. Vi har fått inspiration att gå vidare, vi har fått idéer att reflektera kring. Det gäller t ex SWOT-analysernas genomförande och idéer till seminarier. Digidelkampanjen. Tillgången till information är ojämlikt fördelad i samhället. Det finns en digital klyfta. Att minska denna klyfta är viktigt för sammanhållningen i samhället. I detta perspektiv, som ytterst handlar om demokrati och yttrandefrihet, har biblioteken en fundamental och unik funktion. Den pågående nationella kampanjen för att minska den digitala klyftan har visat hur viktiga biblioteken är i sammanhanget och hur viktig personalens digitala kunskap är. SOM-institutets undersökningar om bibliotek, Svensk Biblioteksförenings skrifter och DIKförbundets (fackets) skrift om Bibliotekariens framtida yrkeskompetens är exempel på litteratur som gav mycket information i frågan. Problemanalys Hur ser projektets problemanalys ut? Problemanalys genom deltagande från projektets målgrupp och andra intressenter ger svar på: a) Vems/vilkas problem ska lösas genom projektet? Finns det könsmässiga skillnader i situationen hos projektets målgrupper? 3 a. Vems problem ska lösas genom projektet? Finns det könsmässiga skillnader i situationen

Sid 6 (37) hos projektets målgrupper? 1. Biblioteksassistenter. På biblioteken arbetar främst bibliotekarier och assistenter. Bibliotekarier har högskoleutbildning, vilket assistenter ofta saknar. De senaste åren har assistenternas arbetssituation förändrats radikalt genom rationaliseringar och nedläggningar av biblioteksfilialer. Det har i hög grad drabbat assistentgruppen som har kortare utbildning än bibliotekarier. Assistenternas arbetsuppgifter har också rationaliserats bort genom utlåningsautomater och förenklade fjärrlånerutiner. Det är arbetsmoment som låntagarna själva i stor grad tagit över. Både bibliotekarier och biblioteksassistenter oroar sig för att den ökade användningen av IT kommer att leda till förlorade arbetstillfällen. Mest oroade är assistenterna som oftare har tidsbegränsade anställningar och/eller arbetar deltid. Idag förväntar sig allmänheten kompetent och professionell service från de biblioteksanställda. Man kan sköta många uppgifter själva hemifrån, men då man misslyckas förväntar man sig en professionell kundtjänst som kan lösa problemen. Där brister ofta biblioteken då det gäller tillgänglighet till service via telefon eller webb, och kompetens inom virtuella området. I landet som helhet finns drygt tretusen bibliotekarier och knappt tvåtusen övrig personal på folkbiblioteken. I tre av våra fyra län är förhållandet det omvända, personal med kort utbildning dominerar personalgrupperna. OBS att detta material inte inkluderar samtliga deltagande bibliotek. Det omfattar folk- och sjukhusbibliotek, men inte länsbibliotek. Tabell över bibliotekarier och övrig personal i folkbiblioteken. Källa SOU 2012. Folkbibliotek Bibliotekarier kvinnor Bibliotekarier män Övrig personal kvinnor Övrig personal män Uppsala län 83 15 56 21 Värmlands län 61 10 76 10 Dalarnas län 59 15 96 13 Gävleborgs län 61 13 78 14 Summa 264 53 304 58 Hela landet 2567 498 2022 466 Sjukhusbibliotek Bibliotekarier kvinnor Bibliotekarier män Övrig personal kvinnor Övrig personal män Uppsala län Deltar ej Värmlands län 11 1 7 0 Dalarnas län Deltar ej Gävleborgs län 2 2 0 0 Summa 13 3 7 0 Hela landet 132 44 41 4,5 2. Bibliotekarier. Även bibliotekariernas arbetsuppgifter har förändrats. Digitaliseringen medför i grunden andra kompetenser och förändrat arbetssätt. Konkurrens från andra aktörer som bokhandlare, informationsspecialister och tjänster på webben, kräver ett professionellt kunnande inom områden som inte var aktuella när en stor del av bibliotekarierna fick sin

Sid 7 (37) utbildning för tjugo, trettio eller fyrtio år sedan. Då byggde den professionella kompetensen mer på tradition och rutin än på problematisering och kritiskt tänkande. Behovet av kunskaper inom IT i vid mening, marknadsföring, pedagogik och handledning samt hur man kan bidra till förbättrad läsförmåga hos barn och ungdom har lyfts fram på många arbetsplatser i projektet. 3. Bibliotekschefer. Bibliotekscheferna har identifierats som nyckelpersoner för att leda kompetensutvecklingen framåt. Deras roll har ändrats genom att de oförändrade resurserna ska räcka till en betydligt bredare verksamhet. Prioriteringar och personalutveckling får en allt större betydelse för arbetsplatsen och de anställda. 4. Bokbusschaufförer och vaktmästare. Bokbusschaufförer och vaktmästare är män till nästan hundra procent. Bokbussar har varit och är fortfarande en nedläggningshotad verksamhet. 5. Länsbiblioteken består till hundra procent av kvinnor på i deltagande länen. De tre länsbibliotekarierna är kvinnor. Samtliga sexton deltagare i projektteamet är kvinnor. Några av dem har vikarierat och försvunnit. Den ende manlige deltagaren i projektledningen var den förste projektledaren. Han slutade under mobiliseringsfasen. Nu är projektledaren också en kvinna. 6. På senare tid anställs också personer med annan akademisk utbildning än bibliotekarieutbildning. Exempel på sådana är systemvetare och journalist. De är fortfarande få och är inte specialidentifierade i mobiliseringsfasen. I SCB-statistiken ingår samtliga under rubriken övriga. Könsmässiga skillnader Det är få kvinnor som arbetar på de tjänster som traditionellt anses som manliga, som t ex IT-tekniker och vaktmästare. Det är få män som arbetar som biblioteksassistenter. Bokbusschaufförerna är män. Assistenter och bibliotekarier är till största delen kvinnor. Bland bibliotekschefer finns relativt sett fler män, men kvinnorna dominerar. b) Vilket är det huvudproblem som ni avser att lösa med projektet? Analyserna på arbetsplatserna har resulterat i följande: De anställda har inte tillräcklig kompetens för att kunna arbeta i framtidens bibliotek, och inte heller en stark ställning på arbetsmarknaden om nedskärningar blir aktuella. Kompetensutvecklingsbehoven är stora och biblioteken saknar en modell för kontinuerlig kompetensutveckling som en naturlig del av arbetet. c) Vilka är orsakerna till huvudproblemet samt vilka effekter ger det upphov till? Resursbrist är det som framhävs överallt. Det dagliga arbetet upptar mycket tid och incitament att förändra rutiner och arbetsmoment är inte så stora eftersom det temporärt tar mycket tid att förändra. Bibliotekspersonal upplever mycket stress i den nuvarande situationen. Effekten blir att biblioteken inte förmår leva upp till alla nya krav som samhället ställer. Biblioteken är i behov av ökad kompetens om bemötande. På senare år har kunskapen och förståelsen för funktionshinder i samhället ökat. Kunskapen hos bibliotekschefer och medarbetare om hur man bemöter olika grupper behöver förstärkas. T ex har användare med dolda funktionshinder som ADHD och Aspergers syndrom inte uppmärksammats tillräckligt. På ett seminarium i maj 2012 (utanför projektets regi) lyssnade ett 80-tal bibliotekschefer och

Sid 8 (37) medarbetare till en föreläsare med just dessa funktionshinder. Han berättade hur han ville bli bemött, och varför, och han var inte så nöjd med dagens kompetens hos bibliotekschefer och medarbetare i denna fråga. Biblioteken har många besökare från andra länder både inom och utom Europa. De kommer till biblioteket och frågar efter lånekort eller ställer frågor i informationsdiskarna. Kommunikationsspråket är oftast engelska och personalens kunskaper i biblioteksengelska har ofta brister. Bibliotekschefer och medarbetare brister också i kunskap om de miljöer och den kultur i t ex Afrika, som många av besökarna kommer ifrån. Många bibliotek har en hög medelålder på personalen vilket ofta innebär att man saknar kunskaper om ungdomskulturer. Teknikutvecklingen har varit av största betydelse för personalen på biblioteken, och förändringsbehov som den framkallar har tagits upp på samtliga arbetsplatser. Det digitala konkurrerar allt mer med det tryckta. Användarnas efterfrågemönster har förändrats radikalt de senaste åren. De efterfrågar t ex möjlighet att själva beställa och omsätta lån att via webben. De vill ha hjälp med nedladdningar av e-böcker från bibliotekens webbplats, och har en rad frågor att ställa kring e-tjänster i allmänhet. Önskemålen om digital kundtjänst på biblioteken är många, men få bibliotek tillhandahåller en sådan. Problemet är att den personal som friställs från arbete i utlåningsdisken eller på filialen som lagts ner, inte utan kompetenshöjning kan arbeta i den digitala kundtjänsten. Det är ett problem att kunskap om hur metadata kan användas och bearbetas i olika system saknas. Även om systemutveckling outsourcas krävs kompetens hos bibliotekspersonalen för att förstå och delta i tekniska utvecklingsprojekt. Här kommer också avtal och licenser att betyda mycket. Det visar den nu pågående e-boksdiskussionen. Behovet att bibliotekspersonalen ska marknadsföra biblioteken framhålls ofta i swotanalyserna. Deltagarna menar att biblioteken måste synas mer för att allmänheten ska förstå bredden i utbudet och att politikerna måste förstå vikten av att satsa resurser på biblioteket. Personalen framhåller också vikten av att biblioteksrummet är anpassat till dagens behov. Behov av marknadsförings- och IT-kompetens framkommer ofta även i uppsatser och forskningsprojekt inom bibliotekssektorn. Gapet mellan användarnas behov och personalens kompetens har en tendens att öka. Orsaker: Biblioteksledning och personal tycker sig sakna tid och resurser för kompetensutveckling Bibliotekschefer har inte kunskap om arbetsplatslärande och kompetens att leda en lärande organisation Medarbetare friställs för att biblioteken måste rationalisera Biblioteksledning och personal saknar en beredskap att snabbt möta de krav som omgivningen ställer Biblioteksledning och personal saknar helhetsperspektiv på kompetensutveckling Personalen saknar nätverk för att lära av varandra Medarbetarnas utveckling går inte hand i hand med organisationens utveckling Biblioteksanställda ser inte biblioteken ur användarnas perspektiv Bibliotekspersonalen har inte tillräcklig förståelse för behov av metadata och IT Individuellt förhållningssätt i bemötandet kan leda till generaliseringar och fördomar Personalen arbetar ofta i stuprör och saknar helhetsperspektiv

Sid 9 (37) Medarbetarna är inte delaktiga i helheten och deras kunskap om bibliotekets strategiska plan är svag Medarbetarna saknar tillräckliga IT-kunskaper Det digitala konkurrerar allt mer med det tryckta Medarbetarnas kompetens är inte tillräckligt anpassad till användarnas efterfrågemönster, som har förändrats radikalt de senaste åren mycket pga den digitala förvandlingen Personalens upplevelse av att användarna får ett bra bemötande är högre än användarnas enligt landsomfattande undersökning av Biblioteksföreningen Biblioteksledning och medarbetare saknar i stor utsträckning kunskap om fri metadata och dess betydelse och hantering Biblioteken samverkar inte tillräckligt för att kunna utvärdera och lära av varandras rutiner Svårt för ledning och personal att se utvecklingspotential för användning av metadata Biblioteken har inte tillräcklig kompetens att marknadsföra biblioteken och den verksamhet som bedrivs. Biblioteksrummets utformning har inte förändrats sedan många år Biblioteken saknar strategier för effektiv och systematisk omvärldsbevakning Biblioteken saknar tillräcklig kunskap om upphovsrätt och lagar, något som inte minst aktualiserats i den pågående e-boksdebatten Biblioteken saknar kunskap om biblioteksfrågor på nationell, strategisk nivå t ex frågor om en gemensam, nationell katalog Effekter Stress, dålig hälsa och arbetslöshet Medarbetarnas fulla kapacitet används inte Medarbetarnas lärande är inte kopplat till organisationens lärande Medarbetarnas ställning på arbetsplatsen är svag när nedläggningar av filialer och effektivisering av utlåning mm genomförs Resursbrist leder till brist på tid för reflekterande och i förlängningen en brist på strategisk kompetens och en oförmåga att formulera problem. Kollegors kunskaper försvinner och används inte Avsaknad av initiativ för att lära saker som man tror inte har betydelse för verksamheten vilket kan ge stora vita fläckar i kompetens hos den samlade personalen Diskriminering och utanförskap hos medarbetare Personalen kan inte hjälpa användarna med nedladdningar och andra tjänster som framtidens bibliotek ska tillhandahålla Personalen kan inte utveckla bibliotekens metadatatjänster och därför måste man omstrukturera och köpa tjänsterna externt vilket leder till personalminskning Personalen måste minskas om allmänheten inte känner till och inte använder bibliotekens utbud av tjänster Brist på samsyn om bibliotekets roll i samhället Biblioteksrummets utformning stämmer inte överens med medborgarnas och samhällets behov Bibliotekets utformning är inte inbjudande för personer med särskilda behov Bibliotekspersonalen använder inte nya metoder för att berätta om böcker. Allmänheten får inte tillräckligt bra service och bemötande De små biblioteken kan inte erbjuda en lika bred och bra service Biblioteksutbudet är inte anpassat efter användarnas behov Biblioteken kan inte tillräckligt snabbt ställa om och möta nya behov hos användare Biblioteken har svårt att bli en drivande aktör i t ex e-boksdebatten

Sid 10 (37) Förändringarna i omvärlden har gått fort. Kraft och medel att omprioritera verksamheten har saknats, eftersom det krävts en stor kompetensinsats för att komma dit. Det är svårt att ifrågasätta metoder och arbetsrutiner som man tillämpat i många år. Kunskap om lösningar på problemen finns hos dem som arbetat länge, men det är tyst kunskap och den finns inte dokumenterad. Det är en utmaning att ta tillvara den mångåriga erfarenheten och samtidigt göra sig av med traditionen så här har vi alltid gjort. d) Hur har problemanalysen genomförts inför och under mobiliseringsfasen? Tidigt i mobiliseringsfasen inbjöds samtliga bibliotekschefer och andra nyckelpersoner i projektet till ett seminarium där en konsult förmedlade analysmetoden, så att de skulle ha en större förståelse för SWOT-dagen. Det skulle också ge bibliotekscheferna en möjlighet att förbereda dagen och själv fundera över de behov som det aktuella biblioteket hade. Bibliotekscheferna var ytterst ansvariga för processen på sitt bibliotek. Under mobiliseringsfasen har sedan bibliotekskonsulenter varit ute och gjort kompetenskartläggning på samtliga bibliotek. Man har arbetat två och två och nogsamt dokumenterat och sammanställt analys och åtgärdslista för varje bibliotek tillsammans med bibliotekschefer och medarbetare. Samtliga har genomgående prioriterat dessa dagar. All personal + chefer har deltagit i dagarna. Ofta har biblioteken haft stängt under denna dag (en åtgärd som ytterst sällan används). Men man har också tagit in vikarier. Alla bibliotekschefer har intervjuats av projektledaren. En detaljerad beskrivning av kartläggningsdagen finns i bilaga 1.4 En enkät om tillgänglighetsfrågor bland personal har skickats ut och sammanställts. Projektteamet har gjort en inventering av spetskompetenser som finns på biblioteken. Bibliotekscheferna har utifrån problemanalyserna och medarbetarnas önskemål sammanställt lokala kompetensutvecklingsplaner. Projektteamet har sammanställt. Styrgruppen har analyserat, prioriterat och satt mål och delmål. Projektets intressenter a) Vilka är projektets målgrupp, samverkanspartner och andra intressenter? Målgruppen består av bibliotekschefer och medarbetare på läns- folk- och sjukhusbiblioteken i Värmlands, Dalarnas, Uppsala och Gävleborgs läns bibliotek. Det är fyra län och 49 kommuner. Inför mobiliseringsfasen uppskattade vi antalet deltagare till 750. Nu har 751 anmält sitt intresse. Övriga intressenter ESF, Politiska uppdragsgivare Förvaltningar/enheter som biblioteken hör till Användarna Kungliga biblioteket, genom Expertgruppen för kompetensutveckling och forskningsanknytning SKL Bibliotekshögskolorna

Sid 11 (37) Högskolebiblioteken i norra mellansverige Länsbiblioteken i Sörmland, Västmanland, Örebro och Östergötland b) Hur har de varit delaktiga i arbetet under mobiliseringsfasen? Målgruppen: Bibliotekscheferna och personalen har jobbat mycket aktivt med kartläggning under perioden. Samtliga har genomfört en heldags SWOT-analys med omvärldsbevakning och åtgärdslista, svarat på en enkät, och skrivit en individuell kompetensutvecklingsplan. Samtliga har fått nyhetsbrev och kunnat läsa projektets blogg. Bibliotekscheferna har varit på kick-off med beskrivning av projektet och särskilt mobiliseringsfasens arbete. Samtliga bibliotekschefsmöten i de olika länen har tagit upp arbetet med projektet, och under ett av mötena i varje län har projektledaren deltagit. Projektledaren har också kontaktat varje bibliotekschef per telefon. Länsbibliotekens chefer som ingår i referensgruppen har förmedlar kunskap om projektet till politiska uppdragsgivare och förvaltningarna. Övriga intressenter: Kontakt med ESF genom rapporter och informationsdagar. Kontakt med Kungliga Bibliotekets Expertgrupp för kompetensutveckling och forskningsanknytning genom att ordförande för gruppen deltar i projektets styrgrupp. Politiska uppdragsgivare genom information/diskussion om ansökan. Högskolebiblioteken i norra mellansverige deltar med representant i vår styrgrupp och vi drar många lärdomar från deras kompetensutvecklingsprojekt med stöd av ESF. Vi har kontinuerlig kontakt med länsbiblioteken och biblioteken i Sörmland, Västmanland, Örebro och Östergötland. De har de pågående kompetensutvecklingsprojekten Kompobib och Besök med stöd av ESF. c) Hur av ser de att involvera sig i styrningen av projektet? Företrädare för Region Värmland tar ansvar för att styra projektet genom sitt ägarskap. Man ser till att projektledningen fungerar och ersätter vid behov personer där. Man ser till att styrgruppen för strategiska diskussioner och inte blir en grupp som endast diskuterar aktiviteter. En ständig återkoppling mellan projektets ledning och Region Värmlands ledning ska säkra detta. De politiska beslutsfattarna finns i förlängningen av detta. Bibliotekscheferna tar ansvar för att deras personals behov av kompetenshöjning motsvaras av projektets inriktning. De har en nära kontakt med respektive länsbibliotek och kan enkelt kommunicera med representanter för styrgruppen för att påverka. Bibliotekscheferna tar också upp projektets inriktning på samtliga chefsmöten i länen. Där deltar representanter för styrgruppen från både bibliotek och länsbibliotek. Bibliotekshögskolan följer och påverkar projektet genom sin roll som utvärderare. Följeforskningen ska påverka projektet successivt.

Sid 12 (37) Kungliga Biblioteken med Expertgruppen för kompetensutveckling och forskningsanknytning, kan påverka projektets styrning via sin ordförande, som är ordinarie ledamot i styrgruppen. ESF kan påverka genom synpunkter på innehåll och budget. Jämställdhet och tillgänglighet Projektets arbete med jämställdhetsintegrering respektive tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning. a) Belys hur ni i projektet hittills arbetat med dessa perspektiv i mobiliseringsfasen, dels vad gäller analysarbetet, dels hur målgruppen och annan kompetens inom dessa områdena varit delaktiga. Jämställdhet: Bibliotekschefer och anställda har diskuterat och synliggjort problem inom jämställdhetsområdet under SWOTdagarna. De har genomförts med stöd av länskonsulenterna. SWOT-analyserna har sedan sammanställts på varje bibliotek. Projektet har tagit hjälp av processtödet för jämställdhet, Katarina Jakobsson. Hon har deltagit i ett styrgruppsmöte och ett projektteamsmöte. Projektledaren har träffat processtödet för genomgång av handlingsplan. Projektledare och projektekonom har deltagit i en orienteringsutbildning i jämställdhet med processtödet. Styrgruppen har godkänt handlingsplanen för projektet En handlingsplan för jämställdhet har upprättats utifrån vad som kommit från i analyserna och utifrån den kunskap och de råd vi fått av processtödet. se bil 1 Tillgänglighet: Bibliotekschefer och anställda har diskuterat och synliggjort problem inom tillgänglighetsområdet under SWOTdagarna. De har genomförts med stöd av länskonsulenterna. SWOT-analyserna har sedan sammanställts på varje bibliotek. Projektet har gjort en enkät med syfte att kartlägga behovet av tillgänglighetsanpassning för alla deltagare i projektet. Den besvarades av 551 personer och den skickades ut till 779 personer. Det betyder att den besvarades av 76 % av deltagarna i projektet. Av dessa har 16,2% angett att de har behov av någon typ av anpassning. 5,2 % har angett att de har nedsatt hörsel-, rörelse-, syn-, läs- eller skrivförmåga. 15 % har angett att de är överkänsliga mot parfym, växter/blommor eller pälsdjur. Eftersom 24 % inte svarade på enkäten kan behoven vara större än så. Vid alla aktiviteter kommer vi att beakta så att vi kan tillgänglighetsanpassa utifrån detta resultat. Sammanställning i diagramform, se bil 1.8 Projektet har tagit hjälp av processtödet Fredrik Lindgren. Under kickoff-dagen i februari för chefer och andra nyckelpersoner visade han bland annat filmer från Handisam: Anställningen, Delaktighet, Tillgänglighet och Se kompetensen. Cheferna uppmanades att visa filmerna på arbetsplatsmöten för att diskutera tillgänglighet med samtlig personal under mobiliseringsfasen. I samband med det kan man se på sin egen arbetsplats ur ett annat perspektiv, t ex genom att sitta i rullstol under en dag. Det är också viktigt att ta vara på personalens erfarenheter. All skriftlig information bör vara lättläst, det underlättar för alla menade processtödet.

Sid 13 (37) Fredrik Lindgren visade också på några checklistor och riktlinjer, som finns tillgängliga för alla. Han uppmanade bibliotekscheferna att titta på sina nuvarande tillgänglighetsplaner och aktualisera dem i förekommande fall. Uppslutningen var god, 65 av totalt 75 identifierade nyckelpersoner reste till Stockholm. Med nyckelpersoner menas projektledning, projektteam och bibliotekschefer. Så gott som varje kommun var representerad på dagen, och en utvärdering gav den mycket gott betyg. Den visade att 83 % av deltagarna ansåg sig ha fått ny kunskap i liten, stor eller mycket stor grad. 87 %, 65 personer, av projektledning och nyckelpersoner (bibliotekschefer) deltog. Program och utvärdering, se bil 1.3, All skriftlig information som projektet tar fram tillgängliggörs på Region Värmlands hemsida www.lansbiblioteket.se och på projektets blogg http://kubprojektet.wordpress.com/ På Region Värmlands hemsida finns även en talsyntes tillgänglig. Ett krav på den externa utredaren är att följa hur projektet arbetar med tillgänglighet. Krav finns att utvärderaren bör ha kompetens inom tillgänglighetsområdet. En handlingsplan för tillgänglighet har tagits fram och godkänts av styrgruppen. b) Belys vad ni kommit fram till i analysen och hur ni ska arbeta vidare med jämställdhetsintegrering och tillgänglighet. Vilka mål finns för arbetet, hur ska det genomföras och följas upp, och vad är förväntade resultat? Infoga med fördel era svar inom ramen för projektets målanalys och aktivitetsplan. Jämställdhet Swotanalyserna belyste att det finns en jämställdhetsproblematik inom personalen: Orsaker: Mycket skev fördelning mellan könen på de biblioteksanställda Det finns en rekryteringsproblematik Ledning och medarbetare tar inte jämställdhetsarbete på allvar Dålig kunskap om konsekvenser av svag jämställdhet exempelvis påverkan på mediebeståndet Dålig kunskap om hur bibliotekschefer och medarbetare bemöter kvinnor respektive män i ens informationsdiskar Relativt fler deltidsanställda kvinnor än män Effekter för individer och arbetsplatser: Kvinnodominerade arbetsplatser attraherar för få män och den skeva fördelningen förstärks Dålig kunskap om innehållet i organisationens jämställdhetsplaner och policydokument bland ledning och personal Resurser till män och kvinnor fördelas olika Deltidsarbetande kvinnliga biblioteksmedarbetare kan inte leva på sin lön Skillnader i lön, beroende på kön För att kunna mäta könsfördelningen har all statistik och deltagarlistor mm varit könsuppdelade under mobiliseringsfasen.

Sid 14 (37) Projektet har genomfört en kartläggning över könsfördelningen i projektet. Det är delmål 3.1 i handlingsplanen. Totalt för hela projektet visar redovisningen att det är 85 % kvinnor och 15% män som deltar. Dalarna och Värmland har 88 % kvinnor och 12% män, medan Uppsala har nästan 10% fler män än Värmland och Dalarna. Det finns brister inom området jämställdhet. Inom biblioteken är majoriteten av de anställda kvinnor. Medelåldern är förhållandevis hög. Bland chefer är det jämnare fördelning mellan män och kvinnor än vad det är i personalgrupperna i stort. Kvinnodominansen är dock tydlig både bland chefer och medarbetare. Omställningen till det digitala biblioteket och ett digitalt arbetssätt är grunden för mycket av det nya biblioteksarbetet. Procentuellt väljer inte lika många kvinnor som män att arbeta med teknik. Under genomförandefasen kommer projektet att arbeta med 4R-metoden för att belysa och synliggöra jämställdhetsintegreringen. Projektet har i samverkan med processtödet beslutat att kartlägga hur resursfördelning i tid ser ut för biblioteksbesökare vid informationsdisken. Undersökningen ska genomföras vid en handfull bibliotek genom interaktion med besökarna. Några undersökningar ska göras inom områden där kunskap om resursfördelning saknas. Det gäller hur mycket resurser man lägger på medier för kvinnor resp för män. Likaså för program och andra aktiviteter. De är också osäkra på hur könsfördelningen ser ut när det gäller vilka det är som ställer frågor i informationsdiskarna, och hur tidsåtgången är för svar till resp kön. Vårt processtöd gav exempel på hur skev tidsfördelningen var i andra professioner när man gjort undersökningar kring just detta. Övergripande mål är att jämställdhetsperspektivet kommer att genomsyra allt biblioteksarbete. Mål under projekttiden är att - deltagarna ska få en ökad kunskap om jämställdhet - samtliga utbildningar har ett jämställdhetsperspektiv - projektet kartlägger resursfördelning, både internt och externt, och försöker fördela dem rättvist Mål efter projekttiden - deltagarna har fått en ökad kunskap om jämställdhet och förutsättningar att jobba vidare med efter projektets slut, såväl internt som ute i verksamheterna. - En strävan på samtliga arbetsplatser att skapa likvärdiga anställningsförhållanden för kvinnor och män, samt sträva efter att attrahera fler män I samtliga upphandlingar ska finnas krav på att jämställdhetsperspektivet beaktas. Ett krav på den externa utredaren är att följa hur projektet arbetar med jämställdhetsintegrering och hur samverkan mellan berörda organisationer fungerar med avseende på jämlika relationer, lärande erfarenhetsutbyte och engagemang. Krav finns att utvärderaren bör ha kompetens inom jämställdhetsområdet Tillgänglighet Swotanalyserna belyste att det finns ett problem med kunskaper och konsekvent införande av tillgänglighet på biblioteken.

Sid 15 (37) Orsaker: Biblioteksledning och personal saknar tillräckliga kunskaper inom tillgänglighetsområdet Kunskap om behov av tillgänglighetsanpassning av lokaler är ofullständig Kunskap att formulera lättlästa texter saknas Kunskap om tillgänglighetsbehov på virtuella platser saknas Effekter: Många medborgare har av tillgänglighetsskäl svårt att besöka biblioteken Alla känner sig inte välkomna på biblioteken Personal med funktionsnedsättning kan inte delta i projektets alla delar Många lokaler är inte tillgänglighetsanpassade fullt ut. Det gäller både på biblioteken och konferenslokaler som hyrs av biblioteken för speciella tillfällen. I konferenslokaler saknas t ex ofta hörselslinga som gör det omöjligt för hörselskadade att delta Många medborgare kan inte ta del av bibliotekens information Många medborgare och personal kan inte ta del av webbsidornas innehåll Projektet kommer att ställa krav på kursanordnare om tillgänglig undervisning, och krav på tillgängliga lokaler så att de är anpassade för samtliga deltagare. Kraven baseras på enkätundersökningen, se ovan. Projektet ska under genomförandefasen sprida kunskap om det stora tillgänglighetsarbete som gjorts vid svenska bibliotek via det transnationella erfarenhetsutbytet. I genomförandefasen avser vi att vrida och vända på begreppet tillgänglighet så att deltagarna i projektet på olika sätt får ny kunskap om funktionsnedsättningar som inte är så enkla att se och upptäcka. Samtliga utvecklingsprocesser ska ha ett tillgänglighetsperspektiv. Målanalys Att rummet är tillgängligt är ett grundkrav för all biblioteksverksamhet och till detta kommer behov av tekniska hjälpmedel för personal med hörsel- och synnedsättningar eller andra osynliga funktionsnedsättningar. De som har svårt att resa kommer att erbjudas mötesteknik via webben. Projektet har upphandlat ett verktyg för att kunna genomföra möten på webben. Verktyget möjliggör en enkel kommunikation i projektets stora geografiska område och skapar därigenom större tillgänglighet. Samtliga nyckelpersoner utbildas under början av genomförandefasen. Mål kan formuleras på tre nivåer: Vad är projektets övergripande mål (vad ska uppnås på lång sikt? Koppla till effekterna i problemanalysen.) Det övergripande målet är en starkare ställning för individen på arbetsmarknaden genom att ha rätt kompetens för att arbeta i framtidens bibliotek, mindre stress och ökad hälsa på arbetsplatserna och en högre kvalitet i den biblioteksservice som erbjuds medborgarna. Biblioteken och deras personal är mer anpassade efter medborgarnas/omvärldens behov.

Sid 16 (37) Målet om bättre service till medborgarna är ett resultat av att medarbetarna har fått ökad kompetens. På biblioteken tas individens kapacitet och kunskap tillvara Medarbetarnas lärande är kopplat till organisationens lärande Medarbetarnas ställning på arbetsplatsen är stark och deras fulla kapacitet används Medarbetarna får ständig utveckling så att deras kompetens motsvarar arbetsplatsens behov Biblioteksledning och medarbetare har funnit metoder att finna tid för reflektion som skapar initiativ och förståelse att lära saker som på kort och lång sikt påverkar organisationens utveckling Medarbetarna känner delaktighet och inkludering i arbetsteamet Medarbetarna har en kunskap som motsvarar användarnas behov i olika frågor, t ex de aktuella önskemålen om hjälp med nedladdning av e-resurser till olika typer av utrustning vilket leder till att medborgarna får tillgång till virtuella bibliotekstjänster Medarbetarna kan hantera bibliotekens metadata och med hjälp av dem utveckla nya virtuella tjänster Biblioteksledning och medarbetare kan marknadsföra sina tjänster så att det finns en kunskap och ett behov av dem hos allmänheten och många känner väl till bibliotekens breda serviceutbud Personalens kompetens utvecklas till en resurs för andra arbetsplatser och andra arbetsuppgifter vilket leder till ökad anställningsbarhet. Det finns metoder för kunskapsöverföring när medarbetare går i pension Biblioteksledning och medarbetare har förståelse för olika behov hos allmänheten, vilka påverkar bibliotekens inredning Små bibliotek kan ge lika god service som stora genom samverkan och nätverk Bibliotekens personal har ett bemötande och en kompetens som motsvarar allmänhetens förväntningar b) Vad är projektmålet (vad ska uppnås på medellång sikt, det vill säga vad ska projektet ha uppnått när det avslutas? Koppla till huvudproblemet i problemanalysen.) Syftet under genomförandefasen är att säkerställa att personalen får tillgång till den kompetensutveckling, i form av arbetsplatsbaserat lärande, utbildningar, studiebesök eller föreläsningar, som krävs för att möta de utmaningar omvärlden och medborgarna kan komma att ställa på morgondagens bibliotek i vår region. Projektmålet är att de anställda har tillräcklig kompetens för att arbeta i framtidens bibliotek och att möjligheterna för dem att byta arbetsområde har ökat, internt och externt. Biblioteksledningar och medarbetare har funnit en modell för kontinuerligt lärande i vardagen med effektiv omvärldsbevakning och tid för reflektion Biblioteken och varje enskild medarbetare arbetar regelbundet med systematisk kompetensutveckling, vidareutbildning och utveckling av processer. Biblioteken utvecklas som lärande organisationer. Ledning och personal har en modell för hur kompetensutveckling kan genomföras kontinuerligt, som en naturlig del av arbetet. En modell för en lärande organisation som samspelar både med bibliotekens och omvärldens behov. Biblioteken vill tillämpa arbetsplatslärande och har ett redskap för att få ett flyt i utbildningarna. Personalens utbildning anpassas till individens eller organisationens egentliga problem. Bibliotekens måldokument är förankrade hos samtliga medarbetare. Personalen ser hur de egna arbetsuppgifterna hör ihop med helheten och att man är ett team med ett gemensamt uppdrag. Kunskap om omvärlden har förbättrats och biblioteken har rutiner för en kontinuerlig bevakning vad som händer inom för biblioteken strategiska områden. Redskap för att finna

Sid 17 (37) nya lösningar för kreativt och nyskapande arbete finns. Medarbetarnas samlade kompetens har medfört förnyelse, man har arbetat med att lära av varandra, samt stärkt medarbetarnas position på arbetsplatsen. De strategiska utvecklingsområdena på biblioteken ingår i processer där medarbetarnas kompetens är i centrum. Projektet är början på en långsiktig kompetenshöjning, där genomförandet blir ett första steg på vägen, och där den samverkan som utvecklas kring kompetensutveckling, fortsätter och fördjupas efter projektets avslutning. Individernas nätverk över kommun och regiongränser har stärkts. Samverkan mellan olika bibliotek stärks under hela projektet för att bidra till regionens/regionernas utveckling. Samverkan utvecklas både mellan de olika lokala arbetsplatserna i de fyra länen och inom och mellan de olika regionerna. Biblioteken skapar sina tjänster i samverkan. All personal har fått möjlighet att delta i ett interregionalt utvecklingsarbete. De flesta medarbetare upplever att de har utvecklat sin kompetens och/eller etablerat nya nätverkskontakter. Kompetensutvecklingsinsatser och rekryteringsprocesser har fått högre kvalitet genom att kompetensbehovet för de deltagande organisationerna har kartlagts och analyserats noggrant inför genomförandet. Minst 30% av medarbetarna har givits förutsättningar att ta sig an fördjupade arbetsuppgifter eller bredda sitt arbetsområde. c) Vilka är projektets delmål (vad uppnås på kort sikt? Delmål utformas utifrån orsakerna i problemanalysen, se steg 3.) Bibliotekschefer och medarbetare har med utgångspunkt i problemanalysen kommit fram till några huvudområden med underavdelningar, där kompetensen behöver stärkas för att de strategiska områdena ska utvecklas. Lärandeprocesserna ska ske genom föreläsningar, men också i stor utsträckning genom att lära av varandra. Lärande i nätverk över kommun- och länsgränser ska uppmuntras. Projektets grundtanke är att kompetensutvecklingen sker genom olika processer kombinerade med lärande. Det ska vara input i form av föreläsningar, men tyngdpunkten ska ligga på att starta upp processer ute på biblioteken, där kompetensen för den enskilde medarbetaren utvecklas genom kunskapsdelning i nätverk, workshops och studiecirklar. Genomförande kommer att ske i såväl grupper för att utveckla det lokala arbetet, som kring färdigheter för att identifiera och forma nödvändig spetskompetens inom de tre perspektiven: - nya utmaningar, kopplat till samhällets förändring - nya och gamla målgrupper - nya möjligheter i metoder, teknikutveckling och biblioteksrummet Personalgrupperna ska efter projektets slut ha ökad kompetens för att ge service till alla medborgare, oberoende av etnicitet, funktionsnedsättning, klass, kön eller annat som kan utestänga dem. Delmålen är 1. Kunskaper om en lärande organisation kompetens att skapa en sådan Bibliotekscheferna har kunskap att se hur den egna organisationen behöver förändras för att fungera som en lärande organisation. Bibliotekscheferna reflekterar över hur man kan möta omgivningens krav på förändringar Bibliotekscheferna uppmuntrar nätverk mellan personal på olika bibliotek Bibliotekscheferna ser medarbetarnas utveckling som en viktig del av sitt chefsuppdrag

Sid 18 (37) Medarbetarna har kunskap som möjliggör att se helheten i bibliotekets uppdrag Det ska skapa nya möjligheter till kompetensutveckling för deltagande arbetsplatser, och för var och en som deltar. Insatserna ska motsvara - bibliotekspersonalens behov av kompetens - medborgarnas behov av service och tjänster, nu och i framtiden - ökad kunskap och kompetens hos personalen o bemötande, service, IKT, nya medietyper och om utveckling av det framtida biblioteksrummet. - Biblioteksledning och personal har internationella partners och samarbeten. 2. Kunskaper om bemötande kompetens att bemöta - Bibliotekens ledning och personal har en gemensam syn på bemötande, och vikten av ett bra bemötande - Bibliotekens ledning och personal känner till förutsättningar för att alla ska känna sig välkomna - Bibliotekens ledning och personal har kunskap om bemötande av särskilda grupper i samhället, t ex funktionshindrade och människor från andra kulturer. - Bibliotekens ledning och personal har kunskap om referenssamtalet som en central punkt i bemötande på bibliotek. - Bibliotekets ledning och personal är medvetna om att synen på bibliotek är kopplad till det bemötande som användarna upplever från bibliotekspersonalen. Det gäller i allmänhet, men särskilt för personer med funktionshinder. - Bibliotekens ledning och personal kan tala engelska med dem som har behov av det - Bibliotekens ledning och personal har kunskap om vilken betydelse lokalens utformning har och hur man bör anpassa den för olika grupper 3. IT-kunskaper - Bibliotekschefernas och medarbetarnas IT-kunskaper har höjts och personalen kan ta andra, mer kvalificerade uppgifter, inom detta område. - Personalen kan hjälpa användarna med nedladdningar och andra tjänster som framtidens bibliotek ska tillhandahålla - Bibliotekens ledning och personal känner till och kan använda sociala medier - Bibliotekens ledning och personal kan skriva lättläst för webben - Bibliotekens ledning kan säkra att bibliotekets webbplats är tillgänglig - Bibliotekens ledning och personal har kunskap om fri metadata och att bygga tjänster med hjälp av det 4. Kunskaper om marknadsföring och strategisk kommunikation - Bibliotekschefernas och medarbetarnas kunskaper om marknadsföring och strategisk kommunikation har höjts. - Bibliotekens ledning och personal förstår vikten av strategisk kommunikation - Bibliotekens ledning och personal kan genomföra effektiva användarundersökningar - Bibliotekens ledning och personal har fått kunskap och inspiration att förändra bibliotekens inredning och utforma en lokal som motsvarar förväntningarna i omvärlden. - Biblioteken har kunskap om deltagarkulturen och nya former för att förmedla böcker, där användaren har en aktiv roll. d) Vilken betydelse har projektet ur ett jämställdhetsperspektiv? Ur ett tillgänglighetsperspektiv? På sikt: Alla användare, oavsett kön och funktionshinder får ett bemötande utifrån sina behov. Deltagarna har högre medvetenhet om jämställdhets- och tillgänglighets-frågor/problem.

Sid 19 (37) Genom att arbeta med kompetensutveckling i ett kvinnodominerat yrke bidrar projektet till att kartlägga och rätta till effekter av den sneda könsfördelningen. På sikt ska det leda till en jämnare könsfördelning inom yrket, samt att resurser fördelas lika mellan könen. Ur ett tillgänglighetsperspektiv får projektet betydelse genom att medarbetarna får en djupare kunskap om människors skiftande behov av bemötande utifrån funktionsnedsättning. De får även en större kunskap om tekniska hjälpmedel för olika ändamål. Mervärden Vilka är projektets förväntade mervärden? Projektet förväntas skapa mervärden i form av att nå ut till och ge service till alla medborgare, oberoende av etnicitet, funktonsnedsättningar, klass kön etc. Det har inte minst varit en lärprocess för projektteam och projektledning genom alla aktiviteter och analyser, och har därmed stärkt länsbibliotekens kunskap om de enskilda biblioteken och deras behov. Det ställs ökande krav på olika specialistkompetenser inom biblioteksområdet. Personalen får möjlighet att bredda sin kompetens och därmed behålla sin attraktionskraft på arbetsmarknaden. Genom att utveckla arbetsinnehållet ska attraktionskraften inom området öka. Betydligt fler kvinnor än män arbetar på de svenska biblioteken. Biblioteken bör undersöka hur man kan attrahera män i större utsträckning. Projektteamet har inventerat spetskompetenser inom de utpekade områdena i den totala personalgruppen. Möjligheten att öka kunskaperna inom dessa områden under genomförandefasen här därigenom ökat. Metoden lära av varandra tillämpas. Medarbetare med spetskompetens har möjlighet att öka sina kunskaper ytterligare genom att samverka med dem i andra län och möjligheten att överföra kunskaper till kollegor i fyra län kan göras effektivt. Att träffas över kommun- och länsgränser leder till nya möten, tankar och idéer. Kanalerna och metoderna för samarbete i den stora regionen som KUB-projektet deltar i har utvecklats och fördjupats under mobiliseringsfasen. SWOT-analyserna och de kompetensutvecklingsplaner som blivit resultatet har givit legitimitet åt insatserna bland deltagarna. De ingår i ett större sammanhang, ett gemensamt kunskapslyft, som stärker känslan av betydelse av kompetensutveckling hos den enskilde medarbetaren. I projektet sker möten över generationsgränser och det ska leda till större förståelse över åldersgränser, samt kunskapsöverföring från dem som snart ska gå i pension. I styrgruppen ingår en representant för det tidigare projektet Kunskapande Nätverk. Projektet drevs på högskolebiblioteken i vårt område och bibliotekschefen vid Högskolebiblioteket i Gävle bidrar med kunskaper från ESF-projektet som avslutades 2011. Genom transnationella kontakter kan erfarenheterna spridas inom EU, och deltagarna får en större förståelse för internationellt utvecklingsarbete. Jämställdhets- och tillgänglighetsarbetet blir en naturlig del av det vardagliga arbetet.

Sid 20 (37) Projektet kommer att bidra till en bestående förändrad syn på kompetensutveckling och hur den integreras i vardagsarbetet. Arbete med att uppnå mervärden i projektet med utgångspunkt i programkriterierna lärande miljöer, samverkan, innovativ verksamhet eller strategisk påverkan. Belys hur projektet avser att uppnå förväntade mervärden. Vad kännetecknar upplägg, förhållningssätt, metodik etc. sett utifrån det aktuella programkriteriet? Ta gärna stöd i de beskrivningar av programkriterierna som finns på www.esf.se. Lärande miljö Cheferna ska tillsammans med medarbetarna skapa en miljö där lärandet sker i vardagen. Medarbetarnas lärande ska kopplas ihop med arbetsplatsens lärande som helhet. Arbetsplatsens verksamhetsutveckling kopplas ihop med individens kompetensutveckling. Formella och icke-formella utbildningar kombineras. Genom SWOT-analyserna har personal och ledning på de deltagande biblioteken reflekterat över sin situation i ett helhetsperspektiv. Hela arbetsplatsens behov har identifierats utifrån samtliga deltagares behov. Det gör att möjligheterna för arbetsplatsbaserat lärande har ökat eftersom det har blivit tydligare vilka kompetenser som finns inom personalgruppen och att man behöver metoder för att sprida dem till övriga medarbetare som behöver dem. Det är processen att hitta en långsiktigt hållbar metod för vardagslärande som står i fokus. Där utgår man från konkreta frågor. Det ger synliga resultat som kan inspirera till fortsatt lärande. Projektet avsätter mycket resurser på lära av varandra. Varje bibliotek har en bestämd summa per år att använda för ändamålet. Här kan bibliotekschefer fritt välja bland en rad listade medarbetare inom de fyra länen, och anknyta till sina processer när det passar medarbetare och organisation i tiden. Medarbetare utbildas löpande till studiehandledare och processledare. Respektive länsbibliotek följer hela tiden upp att chefer och medarbetare använder resurserna, gärna i nätverk med andra bibliotek, till de ändamål och i den takt som projektet föreskriver. Enligt de gjorda analyserna vet vi att mycket av lära av varandra - resurserna kommer att användas till avsnitt om hur man skapar IT-biblioteket, hur man laddar ner elektroniska resurser, hur man skapar en (gemensam) webb, hur man skriver på webben, hur man skapar fri metadata, hur man använder sociala medier. Samtliga 751 medarbetare på biblioteken kommer i största möjliga utsträckning att vara delaktiga i planering och genomförande av aktiviteter. Kontinuerlig, samtidig och tydlig information till alla om hur projektet utvecklas. Webbverktyget Adobe Connect ska underlätta deltagande över länsgränserna, och nyckelpersoner lär sig i ett inledande skede. Därefter överförs kunskapen på dem som behöver genom lära-av-varandra-metoden. Det medför att projektet kan ha virtuella konferenser. På många bibliotek finns medarbetare som kan förmedla kunskaper till andra inom sitt specialområde. I den första fasen kommer ytterligare medarbetare att utbildas för att utbilda andra. Alla kommer också att delta i seminarier kring handledande pedagogik. Biblioteksledning och medarbetare skapar ett antal processer som stödjer inlärningen. Det kan t ex vara en process för att skapa en digital kundtjänst. I den processen är bemötande och ITkunskaper centrala kompetenser. Biblioteksledningen väljer om de vill ha stöd av projektteamet i arbetet. De deltagande utformar aktivt sin plan för lärande i processen, och bokar in de lära-av-varandra-resurser som finns att tillgå. Biblioteksledningen ansvarar för att den lokala kompetensutvecklingsplanen är kopplad till de

Sid 21 (37) individuella kompetensutvecklingsplanerna. Biblioteksledningen har ett ansvar för att stödja processen och att deltagarna ska kunna tillämpa sina kunskaper under och efter projektet är genomfört. Processerna skapas inom eller över kommun- och länsgränser. Målgruppen utbyter erfarenheter med personal på andra bibliotek. I varje process startar man med att fördjupa sig inom området och göra en omvärldsanalys, specifikt för uppgiften. Processen kompletteras med föreläsare. Processerna kan ha formen av studiecirkel kombinerad med verksamhetsförsök, studiebesök eller läggas upp på annat sätt som passar medarbetarna och deras lärbehov. Det ska också motsvara ett utvecklingsbehov. Projektdeltagarna ska genom hela processen involveras och ges ett inflytande över hur problemen ställs och vilka lösningar som kan vara möjliga. Studiebesök kan läggas upp på olika sätt hitta bibliotek som kan studeras ur en eller flera aspekter. Förslagsvis innehåller de mer jobbstudiebesök (skuggning) än en vanlig visning. Genom att dokumentera besöket och sedan berätta förstärks lärandet. Projektteamet erbjuder processtöd till cheferna individuellt eller i grupp i frågor som rör Den enskilda organisationens förutsättningar för att bli en lärande organisation? Delaktighet. Individ och helhet - lokalt och hela projektet Återkoppling och reflektion. Är vi på väg mot målet? Biblioteksledningen på resp bibliotek ansvarar för: Kontinuerlig, samtidig och tydlig information till alla om hur projektet utvecklas Att den lokala kompetensutvecklingsplanen är kopplad till vars och ens individuella kompetenshöjning. Processen att hitta en långsiktigt hållbar metod för vardagslärande som står i fokus. I den processen utgår man från konkreta frågor på arbetsplatsen. Detta ger synliga resultat i vardagen som kan inspirera till fortsatt lärande. En lärprocess bör innehålla en blandning av formellt och informellt lärande, dvs en gemensam inspirerande start, följt av arbete i mindre grupper och nätverk. Uppföljningsträff för alla grupperna med diskussion och reflektion som kanske följs av ytterligare grupparbete. Lärandet sker i team, inom eller utom det egna biblioteket. Nätverksbyggande. Kunskapsdelning och workshops Återkoppling och reflektion ska alltid ske i teamet och rapporteras på arbetsplatsen. Vad har vi kommit fram till? Hur kan vi dra nytta av detta? Projektdeltagarna dokumenterar sina processer. Man reflekterar över arbetet. Utvärderaren involveras. Formellt och informellt lärande ska kombineras. Föreläsningar av professionella kommer att varvas med medarbetarnas interna kunskapsprocesser Lära av varandra Problem under processen ska identifieras och åtgärdas. En diskussion om olika perspektiv och ifrågasättande av varför projektet ser ut som det gör, skall uppmuntras. I lärprocessen ska projektägare, styrgrupp, projektteam och projektets mottagare delta. Samtliga ska lära sig mer om en lärande organisation. Lärseminarierna ska fokusera på just lärandet kring dessa frågor. Bibliotekschefer och medarbetare ska gemensamt arbeta för att det finns beredskap på arbetsplatsen att ta emot ny kunskap. Det leder till att medarbetarna kan praktisera den kunskap de får genom utbildningsinsatserna. Målet är att finna en metod för lärandeprocessen, där medarbetarnas lärande blir en del av bibliotekens utveckling.

Sid 22 (37) Långsiktiga insatser ska prioriteras framför akuta behov. Projektteamet ska vara stöd för bibliotekscheferna. De studerar inledningsvis pedagogiska metoder som hur man kan medverka till lärande miljöer, reflekterande ledarskap och reflekterande handledning. Styrgruppen blir en lärande miljö genom att följa, leda och utvärdera projektet. Samverkan KUB-projektet ger personalen en möjlighet att genom samverkan över kommun- och länsgränser förnya och effektivisera sin verksamhet. Projektet har redan skapat starkare nätverk mellan de ingående länsbiblioteken. De många kontakterna har skapat en god grund för samverkan kring verksamhetsutveckling. Projektet förväntas främja en utvidgning i samverkan. Med en större grupp av arbetsplatser kan fler samverkansområden kunna identifieras, där gemensamt arbete kan utveckla verksamheten. Det behövs en mer genomgripande kompetenshöjning än vad varje aktör kan genomföra var för sig. Genom att i samverkan höja kompetensen i personalgrupperna möjliggörs en bred verksamhetsutveckling och möjlighet att påverka de strukturer som styr arbetet. I mötet med nya kollegor uppstår en dynamik, som gör att utvecklingsfrågor blir belysta ur nya perspektiv, samtidigt som deltagarna blir varse att de utmaningar och frågeställningar som de själva har, är liknande som andra står inför. Vi vill utveckla modeller som passar små och stora arbetsplatser. Specialutbildningar blir mer kostnadseffektiva, gemensamma upphandlingar likaså. Transnationell verksamhet Ej aktuellt Vilken transnationell verksamhet avser ni att genomföra i projektet och hur är den kopplad till problem- och målanalys? Vilka är involverade? Vad är det förväntade mervärdet? Redovisa också vilka kontakter ni haft med projekt och aktörer i andra medlemsstater; i förekommande fall bifoga avsiktsförklaringar eller andra dokument från potentiella partner. Kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Vi ska besöka bibliotek, för att få erfarenhetsutbyte och studera metoder i biblioteksarbete och för kompetensutveckling. Vi kommer att arbeta både med kontakt via internet, tex videomöten via Adobe Connect och genom fysiska möten. Hur är kompetensutvecklingen kopplad till organisationen hur arbetar man med bemötandefrågor hur integreras jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor i verksamheten hur förmedlar man bibliotekets tjänster via biblioteksrummet Genom de transnationella kontakterna kan vi få en bredare och nytänkande syn på vår egen kompetensutveckling. På motsvarande vis hoppas vi kunna bidra till våra kollegors utveckling. Danmark Vi planerar att besöka Randers bibliotek och bokbuss där personalen arbetar med medborgarservice i bokbussen. Vi vill studera hur personalen arbetar med Boka en bokbuss. Bemötande och tillgänglighetsfrågor är de centrala områdena vi inriktar oss på i Randers.

Sid 23 (37) Tårnby bibliotek har gjort en omgestaltning av biblioteket för att möta nya framtida behov. Man vill inte se sig som en utlämningsstation av böcker och andra media. Personalens ökade kompetens har lett till att verksamheten nu är vänd mot användarna och deras behov istället för mot samlingarna vilket lett till en bättre service till allmänheten. Ett identifierat problem är att biblioteken saknar beredskap att snabbt möta de krav som omgivningen ställer. Många arbetsmoment som tidigare utfördes i stor utsträckning på biblioteken har låntagarna nu själva tagit över. Vi tror att vi får se andra metoder för ett kundanpassat och situationsanpassat bemötande än de som tillämpas på svenska bibliotek. Vi tror också att vi kan bidra till våra kollegors utveckling genom kunskapöverföring. Målet är också att biblioteken får internationella partners och samarbeten. I Tårnby har både personal och medborgare varit delaktiga processen att utveckla biblioteket från materialsamling till förmedlingscentral och dessa idéer kan synas kontroversiella för de som värnar om bibliotekets gamla traditioner. Kunskap om processen och hur arbetet gått till kan vid återkomsten delges andra och i förlängningen bidra till ett nytt sätt att tänka för personalen när det gäller organisation av biblioteksverksamheten i förhållande till kunderna. Ett besök på Tårnby bibliotek med fortsatt erfarenhetsutbyte kan ge nya tankar och ge bränsle till att starta en förändring av gamla strukturer. Resan avser 10 Bibliotekschefer, 10 Bibliotekarier, 10 Biblioteksassistenter,10 bokbusschaufförer Kontakter Randers bibliotek Lena Koldsö Tårnby bibliotek Bibliotekschef Jens Lauridsen Finland Bibliotek i och runt Helsingfors samt Palokka och Jyväskylä, Finland I och runt Helsingfors finns av bibliotek som arbetar aktivt och framgångsrikt med att utveckla modern biblioteksverksamhet. Sello Library i Esbo (bibliotek i köpcentrum, öppet, transparent tillgängligt i alla möjliga bemärkelser) Bibliotek 10 i centrala Helsingfors(biblioteket som performativt rum, aktiv deltagarkultur merparten av evenemang, aktiviteter etc är användargenererat ), Meetingpoint Laasipalatsi i centrala Helsingfors (utveckling av funktionella och tillgängliga lärandemiljöer ett bibliotek utan fysiska medier) 2012 invigdes ett nytt bibliotek i Palokka, norra Jyväskylä, där man arbetar med arbetsplatsbaserat lärande. Genom att besöka Palokka och huvudbiblioteket i Jyväskylä kan vi få nya insikter i hur man kan organisera det arbetsplatsbaserade lärandet. Det finns också ett etablerat samarbete mellan folk-skol och universitetsbibliotek i regionen som samarbetar kring fortbildning, arbetsrotation (frivillig) samt information literary skills (gemensamt policydokument finns). Det är unikt att det finns ett så uttalat samarbete mellan olika bibliotekskategorier. Bibliotekschefer, bibliotekarier, IT-bibliotekarier, assistenter

Sid 24 (37) 30 totalt Personalen skulle dessutom kunna få ett bestående nytt nätverk. I t ex Gävleborg har chefer sedan tidigare uttryckt intresse för att besöka just små bibliotek (Palokka!) och det finns ett samarbete mellan kommunbiblioteken (HelGe) som i förlängningen skulle kunna omfatta även Högskolebiblioteket i Gävle (Jyväskylä!). Kontakter Seija Laitinen, seija.laitinen@kuisma@jkl.fi (Palokka) Sunniva Drake, föreståndare, Sello Library i Esbo Ann Östman, Länsbibliotek Gävleborg och Uppsala För att lära mer och komma vidare i vår gemensamma utveckling till Ovansiljans bibliotek önskar vi genomföra ett erfarenhetsutbyte med bibliotek i Finland som genomfört mycket av det vi vill göra. Det bibliotekssamarbete vi fastnat för är Blanka-biblioteken (http://www. blanka.fi/) som vi ser som en inspirerande förebild. Blankabibliotekens verksamhetsidé stämmer nästan till punkt och pricka med det bibliotekssamarbete vi ser framför oss i Ovansiljan. I samband med att Blanka-samarbetet inleddes övergick biblioteken även till Dewey-systemet från SAB-systemet. Många svenska folkbibliotek är intresserade att följa universitetsbiblioteken i en övergång till Dewey, så även våra bibliotek. Vi vill speciellt studera hur personalen på biblioteken i Finland har resonerat kring Dewey som grund för hylluppställning med tanke på användarvänligheten. För att lära oss mer om hur bibliotek kan arbeta med musiken som konstform vill vi studera hur musikbiblioteket Library 10 i Helsingfors arbetar. Mora, Orsa och Älvdalens kommuner har ett bibliotekssamarbete där önskemål finns om bland annat gemensam webb, katalogsamarbete/samgående och en gemensam standard för bemötande. Stora avstånd utgör en utmaning. Genom att besöka de finska biblioteken vill vi se hur personalen arbetar med bemötandefrågor och hur de arbetar med att utveckla biblioteksverksamheten. 20 personer, bibliotekschefer, bibliotekarier, assistenter Tiina Viik, Pargas stadsbibliotek England Utgångspunkten för besöket blir hos projektorganisationen för att därefter besöka ett antal bibliotek. I projektet Opening the Book har man strategiskt arbetat med användarundersökningar, inredning/skyltning, mediahantering och kompetensutveckling på arbetsplatsen med hjälp av ny teknik, läsecirklar - fysiska och virtuella samt utvärdering. Assistenternas svaga ställning och ändrade arbetsuppgifter kan stärkas genom att ingå i ett transnationellt nätverk. Bibliotekspersonalen ser inte biblioteken ur användarnas perspektiv och saknar tillräcklig kompetens att marknadsföra biblioteken och den verksamhet som den beskrivs. Personalen använder heller inte nya metoder att berätta om böcker. 4 Bibliotekschefer, 4 Bibliotekarier, 8 Assistenter Vi tror att personalen får en stärkt självbild och bekräftelse på det viktiga arbete som bl a biblioteksassistenterna utför på olika platser i biblioteket genom att se och informera sig om goda exempel. Vikten av att se ett långsiktigt och strategiskt arbete inom biblioteksområdet för förmedling av litteratur kan inte underskattas. Vi hoppas kunna fortsätta kontakten med projektet efter hemkomst som ett erfarenhetsutbyte.

Sid 25 (37) Kontakter Rachel van Riel Holland Biblioteket i Delft är sevärt för att studera delvis bibliotekets rum, möblering, förvaring m.m. Vi vill även besöka OBA-biblioteket i Amsterdam som är öppet veckans alla dagar 10-22. Deras ambition är att det ska fungera som ett andra hem för besökaren. Personalen arbetar nära besökaren och arbetar också mycket med "rummet" Genom kontakt med personalen kan vi få en ökad kunskap om biblioteket som rum och tillgängligheten i biblioteket. 5 Bibliotekschefer 5 Bibliotekarier 5 Biblioteksassister Yvonne van Laan Openbare Bibliotheek Amsterdam Mark Borneman, Delft Mervärden för det transnationella: - sprida erfarenheter av tillgänglighetsarbete och bemötandearbete från svenska bibliotek - sammansvetsa den grupp som reser tillsammans, vilket ökar möjligheterna för god samverkan och stärkta nätverk när man kommer hem igen Regionalfondsinsatser i projektet X Ej aktuellt Vilka insatser av regionalfondskaraktär avser ni att genomföra och hur är dessa kopplade till problemanalys och målanalys? Vad är det förväntade mervärdet av insatserna? Lärande, uppföljning och utvärdering För att eftersträva lärande och ge kunskap av värde för en god styrning av projektet, samt möjligheter att uttala sig om projektets måluppfyllelse: a) Hur avser ni att arbeta med en lärandeansats för att höja kvaliteten i projektet: Hur kommer utvärderingen att utformas? På vilket sätt kommer den att bidra till att projektet får bättre genomslagskraft för de resultat som uppnås? Vilken process förväntar ni er för att ta till vara framkomna iakttagelser och resultat. För att eftersträva lärande och ge kunskap av värde för en god styrning av projektet, samt möjligheter att uttala sig om projektets måluppfyllelse: Hur avser ni att arbeta med en lärandeansats för att höja kvaliteten i projektet: Hur kommer utvärderingen att utformas? På vilket sätt kommer den att bidra till att projektet får bättre genomslagskraft för de resultat som uppnås? Vilken process förväntar ni er för att ta till vara framkomna iakttagelser och resultat. Hur kommer utvärderingen att utformas? Utvärderingen utformas utifrån en lärande, framåtsyftande och utvecklingsstödjande ansats där utvärderaren följer projektdeltagarna från nära håll och stödjer dem att kontinuerligt utveckla och uppnå projektmålen. På det sättet blir utvärderingen ett tillfälle för lärande i

Sid 26 (37) praktiken, där deltagarna och utvärderaren tillsammans pendlar mellan närhet och distans. Utvärderingen utformas vidare som en blandning av en processutvärdering och effektmålutvärdering, mot en gedigen forskningsbakgrund. Det vill säga att en extern forskare är med från början av processen och regelbundet stödjer ledningsgrupp och deltagare i utvecklingen och revideringen av projektets mål och delmål, samtidigt som hon/han följer upp projektets process och sammanställer information om resultat och effekter. För att analysera och utveckla frågeställningarna knyter forskarna an till flera olika forskningsområden, såsom forskning om biblioteksutveckling, biblioteken som lärande miljöer, organisations- och projektteori, kompetensutveckling, arbetsmetoder i biblioteksmiljö, utvärderingsteori och användarstudier. Detta teoretiska ramverk knyts till metoder, dokumentation och spridning av resultat. Kontinuerlig kommunikation mellan projektdeltagare och utvärderare. Lärtillfällen under utvärderingen kan vara föredrag på länsbiblioteken, en gemensam konferens och workshops. Genom att information och kunskap om projektet sprids till ett bredare professionellt fält gagnas projektets möjligheter till långsiktiga effekter. b) Hur avser ni att följa upp projektet? Vi kommer att följa upp projektet med en kombination av kvantitativ och kvalitativ utvärdering. Vi kommer att kvantitativ följa och analysera resultat genom att granska hur projektet arbetar med målsättningar, kontinuerligt se hur många som deltar i projektets aktiviteter, och hur de värderar dem. Vi kommer att följa hur resursfördelningen sker mellan könen, samt mäta tillfällen då jämlikhet och tillgänglighet är huvudtema. Vi kommer att ha en följeforskning som succesivt återkopplar och styr upp projektets aktiviteter mot målen. För att återkoppla till deltagarna kommer biblioteksledningarna att samlas till lärseminarier där resultaten processas. Presentationer av pågående forskning och resultat om projektet kommer att ske kontinuerligt under utvärderingen. Det kommer att ske genom skriftliga och muntliga delrapporter. Vidare blir det ett avslutningsseminarium samt en utvärderingsrapport. Under utvärderingen kommer forskarna att kontinuerligt dokumentera arbetet. För att arbeta med utvärderingen och besvara frågeställningarna kopplade till målen kommer en kombination av kvalitativa och kvantitativa metoder användas. Intervjuer, elektroniska enkäter, dokumentanalys och observation/fältstudier kommer att användas under utvärderingen. Presentationer av pågående forskning och resultat kommer också att ske kontinuerligt under utvärderingen. Det kommer att ske genom skriftliga och muntliga delrapporter. (Se även tabellen i beskrivningen för mer detaljer.) c) Vilka är projektets indikatorer för att mäta måluppfyllelse? Indikatorerna formuleras i relation till delmålen och projektmålet och är mätpunkter som berättar något om projektets utveckling och resultat. Ange vad som är verifikationskällan till varje indikator, det vill säga hur hittar man måttet/ indikatorn (genom exempelvis intervjuer, enkäter?). Vi vill diskutera indikatorerna med utvärderarna som tyvärr är på semester ännu. Vi vill också ta upp indikatorerna till diskussion på lärseminariet där bibliotekscheferna medverkar under mobiliseringsfasens sista dagar 3-4 september. Utvärderarna och styrgruppen kommer att diskutera och fastställa indikatorer i på styrgruppsmöte i september. Förslag:

Sid 27 (37) 75% av deltagarna i projektet ska efter projektets genomförande svara att de genom projektets verksamheter aktivt deltagit i arbetet för att nå projektets målsättningar i minst liten grad. 75% av dem som deltagit i kompetenshöjande verksamheter ska efter projektets slut via självskattning uppleva att de utvecklats i sin roll på arbetsplatsen i minst liten grad. 75% av deltagande chefer ska efter projektet uppleva att kompetensutvecklingsinsatserna i projektet bidragit till att verksamheten på arbetsplatsen utvecklats i minst liten grad. Verifikationskälla: enkät samtliga frågor Delmål 1 Bibliotekschefer och medarbetare har kunskap om en lärande organisation Indikator delmål 1: Chefer och medarbetare har börjat arbeta med ett strukturerat arbetsplatslärande Verifikationskälla: enkät, intervjuer 30 % av cheferna har en plan för att arbeta vidare med modellen för lärande i vardagen Verifikationskälla: enkät bland chefer 50% av medarbetarna ingår i nätverk för lärande Verifikationskälla: enkät bland personalen Personal på 5 bibliotek har fått fördjupad relation till internationella partners Verifikationskälla: intervjuer bland personalen på deltagande bibliotek Delmål 2 Bibliotekschefer och medarbetare har fördjupade kunskaper om bemötande Indikator delmål 2: Grupper med särskilda behov märker skillnad Verifikationskälla: intervjuer bland användare med särskilda behov via intresseorganisationer vid start och avslut av projektet 30 bibliotek har skapat kontakt i lokalsamhället med två organisationer för funktionsnedsättning Verifikationskälla: enkät bland personalen 30 bibliotek har skapat en rutin för förbättrat bemötande och service via det virtuella biblioteket Verifikationskälla: enkät bland personalen och intervjuer med användare 20 bibliotek har ökat antalet användare med funktionsnedsättning Verifikationskälla: intervju personalen Delmål 3 Bibliotekschefer och medarbetare har fördjupade IT-kunskaper Indikator delmål 3: Personalen känner ökad trygghet i användningen av IT Verifikationskälla: enkät bland personalen 40% av samtliga medarbetare kan tekniken att ladda ner talböcker för synskadade Verifikationskälla: enkät bland personalen 40% av samtliga medarbetare kan hjälpa till med lån av e-böcker till olika surfplattor Verifikationskälla: enkät bland personalen 15% av biblioteken har gått över till fri metadata till bibliotekens medier Verifikationskälla: enkät till biblioteken vid projektets start och slut 50% av biblioteken har talsyntes kopplad till sin hemsida Delmål 4 Bibliotekschefer och medarbetare har fördjupade kunskaper om marknadsföring och

Sid 28 (37) strategisk kommunikation Indikator: Medarbetarna tydliggör bibliotekets samtliga tjänster inom och utom biblioteksrummet Verifikationskälla: enkäter med medarbetare och användare På 50% av biblioteken finns kompetens om hur man gör en användarundersökning Verifikationskälla: enkät bland personalen På 50% av biblioteken finns kompetens om hur man utvärderar en undersökning Verifikationskälla: enkät bland personalen Följande resultat- och effektindikatorer enl ESF 1. Antal deltagare som upplever att kompetensutvecklingsinsatsen resulterat i att: antal kvinnor och män som givits förutsättningar att ta sig an fördjupade arbetsuppgifter och/eller bredda sitt arbetsområde har fått fördjupade eller breddade arbetsuppgifter 2. Antal deltagande bibliotek som upplever att kompetensutvecklingsinsatsen resulterat i att biblioteket: Präglas av fördjupade kunskaper inom nuvarande arbetsområden Har breddat sin verksamhet vilket kommer att leda/har lett till ett behov av att få nya eller förändrade uppgifter utförda 3. Antal deltagande bibliotek som upplever efter avslutat projekt att de står bättre rustade för att förhindra långtidssjukskrivningar 4. Antal deltagande bibliotek som efter avslutat projekt upplever att arbetsplatsen har fått en ökad kunskap om hur diskriminering motverkas och likabehandling främjas d) Beskriv vilka kompetenser som kommer att finnas med i arbetet med uppföljning och utvärdering. Vem eller vilka är utsedda som utvärderare? Forskarna har goda erfarenheter av denna typ av samverkan mellan forskning och praktiskt förändringsarbete. De har erfarenhet av att utvärdera biblioteksprojekt, dokumentera och presentera forskning, liksom att organisera lärtillfällen. Undervisningen på högskolan, liksom konferenspresentationer och olika föredrag, har gjort att forskarna är mycket vana att genomföra presentationer inför små och stora grupper. De är också mycket vana att skriva olika texter som artiklar, rapporter, utredningar och uppsatser. Institutionen Biblioteks- och informationsvetenskap/bibliotekshögskolan, Högskolan i Borås: Cecilia Gärdén, universitetslektor Karen Nowé Hedvall, universitetslektor Roger Blomgren, universitetslektor Claes Lennartsson, universitetsadjunkt Se också bilaga 1.12, Upphandling av extern utvärdering av KUB Riskanalys och riskhantering a) Vilka faktorer bedömer ni kan påverka projektets måluppfyllelse negativt? Bristande delaktighet KUB är ett fleraktörsprojekt som samlar 49 kommuner, tre landsting, över 150 deltagande arbetsplatser och cirka 751 deltagande personer. Ytan är stor och sträcker sig över fyra län. Biblioteken är organiserade på olika sätt, antingen i kommunala eller landstingskommunala strukturer. Samverkan ställer stora krav på tydlig gemensam målbild, och gemensamma

Sid 29 (37) ramar för genomförandet. Brist på förankring och engagemang Risk för ett ovanifrånperspektiv och att deltagarna inte prioriterar insatser i projektet. Förankring är en färskvara och behöver underhållas. Projektledare eller annan medarbetare i projektorganisationen slutar sin anställning Svårt att hinna erbjuda alla aktiviteter inom planerad tid Resursbrist Ekonomin i projektet räcker inte till alla önskade aktiviteter och ekonomin på biblioteken räcker inte till för att kunna prioritera deltagande i projektet. Gemensam syn på roller i organisationen Det är risk för missförstånd om vilka roller som projektägare, projektledare, styrgrupp, referensgrupp, projektteam, utvärderare och bibliotekschefer har. Förväntningar som inte kommer att infrias. b) Om en risk blir verklighet, vilka åtgärder blir angelägna att vidta för att undvika att måluppfyllelse påverkas negativt? Genom tydlig kommunikation med målgruppen kan flera risker elimineras. Deltagarna i projektets ledning måste hela tiden vara lyhörda för målgruppens synpunkter och agerande. Kommunikationen ska säkra intresset för projektet och medföra att arbetet prioriteras tidsoch resursmässigt på chefsnivå. Tydlighet i vilka förväntningar deltagarna kan ställa på projektet och vilka krav som ställs på dem. Även internt måste kommunikationen fungera mellan projektledare, projektteam och styrgrupp. Lägga mycket resurser på att skapa vi-känsla. Det finns gemensamma utmaningar och frågeställningar i projektet som alla kan vara med och finna svaren på, oavsett hur arbetsplatsen ser ut. Tydligt ledarskap Tydlighet från början om vilka insatser som krävs från deltagarna. Överenskommelser med närmaste chef. Kontinuerlig uppföljning med organisationernas ledning och interna projektstruktur, aktiviteter som uppmanar till engagemang. Flexibilitet och beredskap inför eventuella avhopp från projektledare, styrgrupp och projektteam måste finnas. Gemensam, väl strukturerad dokumentation är nödvändig. KUBprojektet använder en gemensam dokumentbank som alla berörda har tillgång och åtkomst till. Här läggs alla projekt rörande projektet. Det finns också en informationsbank på webben. Det medför att nya personer kan följa och snabbt komma in i projektet.

Sid 30 (37) Projektteamet erbjuder bibliotekscheferna processtöd under hela projektet. Resursplanering Ansvarsfördelning återges lämpligen i aktivitets- och tidplanen, medan resurser i form av budget beskrivs längre fram i rapporten. a) Beskriv projektorganisationens uppbyggnad och funktion, vilken kompetens som finns och behövs? Vilka externa tjänster avser projektet att köpa? KUB är ett gemensamt projekt för kompetensutveckling inom region Norra Mellansverige för de kommunala och landstingskommunala biblioteken i Dalarnas, Gävleborgs, Uppsala och Värmlands län. Projektägare Region Värmland är projektägare. Projektet placeras organisatoriskt och fysiskt vid enheten Länsbiblioteket i Värmland. Ansvar: Region Värmland bär därmed det övergripande juridiska och ekonomiska ansvaret för projektet. Anställer projektledare, projektassistent, ekonom och utvärderare Strategisk påverkan Styrgrupp Styrgruppen för KUB består av åtta personer, tre länsbibliotekarier representerar de fyra länen och fyra bibliotekschefer från folkbibliotek. Dessutom deltar en bibliotekschef från ett högskolebibliotek och representerar det avslutade esf-projektet Kunskapande Nätverk som Pentaplusbiblioteken i området har genomfört. Ansvar: Har övergripande kontroll på att projektet styr i rätt riktning, mot mål Fastställer projektplan Ekonomin, tilldelar resurser Arbetar operativt tillsammans med projektteam och projektledare Mål, effektmål och projektmål Godkänner projektets leveranser Bedömer resultat Referensgrupp Respektive kulturchef på regional nivå i de fyra länen och projektledaren Ansvar: Informerar, marknadsför och kommunicerar projektet Ger synpunkter på hur projektet fortskrider Projektledare, 100 % Ansvar: Ser till att projektet bedrivs i enlighet med ansökan Leder och driver projektet Kontakt med ESF-rådet och processtöden Ser till att projektmålen uppnås Planerar och organiserar projektet Delegerar och följer upp aktiviteter Sammanställer kompetensplanerna Löser problem och konflikter Sammankallar och leder möten med referensgrupp, styrgrupp och projektteam

Sid 31 (37) Kommunicerar med och stöder nyckelpersoner, dvs bibliotekscheferna Enkät till individuella och lokala kompetensutvecklingsplaner Upphandlar externa tjänster Skriver rapporter Skriver ansökan inför genomförandefasen Dokumenterar Information och kommunikation på hemsida, blogg och i nyhetsbrev Projektekonom/assistent, 50% Ansvar: Fakturahantering Ekonomiska sammanställningar Ekonomisk rapportering till ESF Deltagarrapportering till SCB Utföra diverse administrativa uppgifter för projektledningen Projektteam Bibliotekskonsulenterna vid de fyra länsbiblioteken Ansvar: Är projektstöd åt biblioteken i de olika processerna Sammanställer analyserna till rapporter Stöd för cheferna Utför delegerade uppgifter Hjälper till i planering av utbildningsinsatser, seminarier etc Deltar i projektmöten Samarbetar om dokumentation, enkäter och mallar Skriver på hemsidan och bloggen Nyckelpersoner, beställarna, bibliotekscheferna Ansvar: Kommunicerar projektet med beslutsfattare och överordnade i kommunerna Ansvarar för resultatet av SWOT-analyserna Sammanställer kompetensplan för biblioteksorganisationen Sammanställer kompetensplaner för arbetsplatserna Individuella kompetensplaner för projektdeltagarna (endast godkännandet) Listar transnationella kontakter under mobiliseringsfasen Tar beslut om kompetensutvecklingsinsatser för sin organisation Redovisar alla projektdeltagare med namn och personnummer inför genomförandefasen Avsätter resurser för kringkostnader under kompetensinsatserna Utvärderare En extern utvärderare är upphandlad under mobiliseringsperioden. Den externa utvärderaren ska arbeta tillsammans med interna resurser för utvärdering. Utbildare Vi håller på att upphandla externa utbildningstjänster inom följande områden: ledarskap, bemötande, omvärldsbevakning, marknadsföring, IT och teknik, förmedlingskunskap och verksamhetsutveckling i en lärande organisation. Produktion av trycksaker

Sid 32 (37) Inköp av trycksaker kommer att göras via avtal som tecknats av Region Värmland b) Utrustning och lokaler. Vilka tillgänglighetsaspekter är identifierade? Lokaler: Kraven ska uppfyllas enligt Handisams checklista för tillgängliga lokaler. Kraven baseras på resultatet av enkäten där deltagarnas behov av hjälpmedel kartlades. Många av lokalerna där personalens kompetensutveckling kommer att ske är deras egna, och där gäller det att se till att lokalerna uppfyller de lagstadgade kraven på anpassning till funktionshinder. Tekniska hjälpmedel: Talsyntes finns till Region Värmlands hemsida. Webbkonferensverktyg används för att tillgängliggöra möten via webben. c) Beskriv hur företrädare för målgruppen och samverkanspartner ska engageras i projektets styreller arbetsgrupper. Styrgruppen har fyra personer som representerar målgruppen, en som representerar samverkanspartner, två som representerar länsbibliotek och en som representerar projektägaren. Tids- och aktivitetsplan Åskådliggör det ni beskrivit hittills i avsnitten ovan i en tids- och aktivitetsplan. Aktiviteterna beskriver hur ni planerar att uppnå era mål - de utgör medel att uppnå målen. Därför blir helheten tydlig om ni kopplar aktiviteterna till respektive delmål i aktivitetsplanen. Ange beräknad tidpunkt för genomförande av de mer omfattande aktiviteterna. Om möjligt redan i detta läge ange även vilka som är ansvariga för respektive aktivitet. Ert projekts tids- och aktivitetsplan är ett levande dokument och kan revideras! Två Excelbilagor finns till tidsplanen, en översiktlig och en kostnadsberäknad Styrgruppsmöten Förslag: 2012: 3 sept, 10 okt, 12 dec 2013: 12 febr, 18 april, 13 juni, 20 aug, 16 okt, 5 dec 2014: 4 febr, 23 april, 19 juni Ansvar: styrgruppsordförande Projektteamsmöten Förslag: 2012: 20 sept, 17 okt, 19 dec 2013: 19 febr, 25 april, 20 juni, 27 aug, 23 okt, 12 dec 2014: 11 febr, 24 april, 19 juni Ansvar: projektledare Lägesrapporter till ESF skickas en gång per kvartal Ansvar: projektledare och projektekonom Möten med referensgrupp 2012: nov 2013: maj, nov

Sid 33 (37) 2014: april Ansvar: projektledare Avstämningsmöten med varje bibliotekschef Hela projekttiden kontinuerligt Avstämningsmöten gäller i första hand den kommunspecifika lära av varandra-utbildningen men också projektet i stort 1 gång per halvår under hela projekttiden ansvar: länsbibliotekarier Kommunspecifik lära av varandra-utbildning Hela projekttiden kontinuerligt Ansvar: resp bibliotekschef Lärseminarium mobilisering Delmål 1 2012-09-03-2012-09-04 ansvar: styrgrupp Marknadsföring projektstart 2012-09-01 2012-10-31 ansvar: projektledare Utbildning webbverktyg Adobe Connect (underlätta möten) Delmål 1 2012-09-01 2012-10-31 Planeringsmöte Transnationellt 2012-10-01 2012-12-31 Utbildning process- studiecirkel- nätverksledare Delmål 1 2012-10-01 2012-12-31 Utbildning framtidens IT och metadata Delmål 3 2012-11-01 2012-12-31 Jämställdhets- och tillgänglighetsseminarium Delmål 2 2012-11-01 2012-12-31 Utbildning Marknadsföring 1 Delmål 4 2012-11-01 2012-12-31

Sid 34 (37) Lärseminarium 1 Delmål 1 2012-12-01 2012-12-31 ansvar: styrgrupp Utbildning process- studiecirkel- nätverksledare Delmål 1 2013-01-01 2013-03-31 Utbildning Lärande organisation 1 Delmål 1 2013-01-01 2013-03-31 ansvar: styrgrupp Utbildning Bemötande 1 Delmål 2 2013-02-01 2013-03-31 Studieresa till Finland Transnationellt 2013-03-01 2013-03-31 Utbildning IT - framtidsspaning Delmål 3 2013-03-01 2013-04-30 Lättläst presentation skriftligt webb/muntligt Delmål 2, 3 och 4 2013-04-01 2013-06-30 Utbildning Lärande organisation 2 Delmål 1 2013-04-01 2013-06-30 ansvar: styrgrupp Utbildning Marknadsföring 2 biblioteksrummet Delmål 4 2013-05-01 2013-06-30 Utbildning Bemötande 2 Delmål 2 2013-05-01 2013-06-30 Lärseminarium 2 Delmål 1

Sid 35 (37) 2013-06-01 2013-06-30 ansvar: styrgrupp Studieresa till Holland Transnationellt 2013-06-01 2013-06-30 Studieresa till Danmark Transnationellt 2013-10-01 2013-10-31 Utbildning framtidens IT och metadata Delmål 3 2013-11-01 2013-11-30 Utbildning Lärande organisation 3 Delmål 1 2013-09-01 2013-10-31 ansvar: styrgrupp Studieresa till England Transnationellt 2013-11-01 2013-11-30 Utbildning Marknadsföring 3 biblioteksrummet Delmål 4 2013-11-01 2013-12-31 Lärseminarium 3 Delmål 1 2013-11-01 2013-12-31 ansvar: styrgrupp Utbildning Lärande organisation 4 Delmål 1 2014-01-01 2014-02-28 ansvar: styrgrupp Utbildning Bemötande 3 Delmål 2 2014-02-01 2014-02-28 Utbildning Marknadsföring 4 Delmål 4 2014-02-01 2014-03-31

Sid 36 (37) Utbildning IT - framtidsspaning Delmål 3 2014-03-01 2014-04-30 Lärseminarium 4 Delmål 1 2014-04-01 2014-04-30 ansvar: styrgrupp Avslutningsseminarium 2014-05-01 2014-05-31 ansvar: styrgrupp Reviderad budget för genomförandeprojektet I det fall ert projekt lämnat in en reviderad budget inför genomförandefasen, gör gärna eventuella kommenterarer till denna här. Vi har reviderat budgeten enligt följande: Vi har minskat lönekostnader, och minskat materialkostnader på projektadministration. Inom aktiviteter för målgruppen har vi ökat kompetensutvecklingsmedlen, och minskat material. Vi har minskat det transnationella. Vi har lagt upp en budget för indirekta kostnaer. Budgeten bifogas som bilaga. Medfinansiering - avser projekt i programområde 2: Redogörelse för hur medfinansiering av genomförandefasen beräknats och säkrats. Gör en tydlig beskrivning av all medfinansiering i projektet: a) Vem som medfinansierar och med vad b) På vilket sätt medfinansieringen rapporteras till projektägaren c) I de fall som deltagarersättning utgör medfinansiering - beräkningsgrund för deltagarersättningen samt hur projektet säkerställer en korrekt hantering av närvarorapportering d) Vilka åtgärder som vidtas i det fall planerad medfinansiering uteblir. Utlysningsspecifika krav Vänligen redogör för hur projektet ska genomföras med hänvisning till andra krav som framgår av utlysningstexten och som inte berörts tidigare i rapporten. Inget ytterligare finns att rapportera

Sid 37 (37) Underskrift behörig företrädare för projektet Datum Namnteckning Namnförtydligande