Krisplan - Checklistor och rekommendationer

Krisplan - Checklistor och rekommendationer Beslutad av rektor 2012-05-16 Dnr HIG 2012/705 1

Innehåll Checklistor - Kriskommunikation 3 - Åtgärder vid dödsfall student 4 - Åtgärder vid dödsfall medarbetare 6 - Hot och våld 9 Rekommendationer för minnesstund 10 2

Checklista för intern/extern kriskommunikation 1. Bestäm krisnivå och informera snabbt centrala funktioner/personer internt - Kommunikationsansvarig - för råd och stöd i informationsinsatser - Krishanteringsgrupp - Krisledningsgrupp - Chefer, kåren, högskoleledning 2. Gör en snabb bedömning av informationsbehovet. Upprätta enkla rutiner för informationen till olika målgrupper - internt och externt. - Medarbetare, studenter, högskolans hyresgäster, räddningstjänst, vaktbolag, studenthälsa, sjuk-/ företagshälsovård? - Kontakta gärna kommunikationsansvarig/högskoleledningens kansli - kommunikation för råd och stöd 3. Information till anställda och studenter vid det arbetsställe som är drabbat har högsta prioritet bland informationsinsatserna - Vilka ska ha information och varför? (informationsmottagare) - Vem informerar när? (informationsansvar) - Var och hur ska informationen ske? (informationskanal) 4. Finns ett informationsbehov till anhöriga? - Polisen informerar anhöriga vid exempelvis olycka - inte Högskolan! 5. Behov av massmedieinformation - eller om massmedierna kontaktar oss? - Kontakta kommunikationsansvarig (pressansvarig) för stöd och råd - Informera växeln/receptionen om det inträffade och vem de ska hänvisa till - Behövs ett förberett uttalande - ett så kallat holding statement (sammanfattning av läget och vad vi vet just nu)? Om ja - formulera! - Utse en talesperson - Ta och behåll initiativet - förekom frågor - Ge service och var vänlig, var bestämd och rättvis - Var tydlig - ge snabb/frekvent och säker information. Endast fakta! - Var öppen - visa empati och förståelse - Använd ett enkelt språk - uttryck dig kort och tydligt - Kom ihåg - du är alltid on the record, vilket innebär att även det som sägs när bandet/kameran inte går också kan komma att citeras 6. Ge samstämmig information - innehållsligt och tidsmässigt - till alla målgrupper Låt dig inte stressas! Gissa inte! Bli inte upprörd! Svara bara på frågor som du kan svara på men säg aldrig ingen kommentar! Se även Krisplanen sidan 7. 3

Åtgärder vid dödsfall (student) 1 Inledning Ett dödsfall kan komma överrumplande. Det är då inte lätt att tänka klart och rationellt på allt som måste ordnas. Till din hjälp har vi tagit fram en checklista över sådant som är värdefullt att tänka på, den kan behöva anpassas till den aktuella situationen. Då vi lever i ett mångkulturellt och mångreligiöst sammanhang behöver hänsyn tas till den avlidnes kultur och troshemvist, detta särskilt i utformandet av minnesceremonier och i kontakt med anhöriga. Se gärna boken Respekt och hänsyn, olika trossamfunds syn på ceremonier kring dödsfallet. (kan lånas i receptionen) 2 Ansvar Då student avlider är det Akademin där studenten är inskriven (ytterst akademichefen) som är ansvarig för de åtgärder som vidtas. Studenthälsan och präst/pastor har en stödfunktion. Berörd akademi ansvarar för blommor till begravningen. Lokal och service ansvarar för: att flaggning sker, att minnesbord ställs fram, att det finns en lämplig lokal för minnesstund. 3 Åtgärder vid dödsfall För inskriven student bör nedanstående åtgärder vidtas oavsett om dödsfallet inträffar under pågående termin eller under ett terminsuppehåll, en generös attityd bör gälla. 3. 1 Information och eventuell kontakt med anhöriga Anteckning Åtgärdat Då students död kommer till känna kontaktas akademin där studenten är inskriven och studentkåren. 3.2 Krisstöd Information ges så snart det är möjligt, efter att dödsfallet är bekräftat, till studiekamrater på programmet/kursen, samt till berörd personal. Detta sker muntligt vid första tillfället kursen träffas eller vid påkallad samling. Tänk också på att informera distansstudenter. Om det är möjligt tas kontakt med anhörig/anhöriga för att från högskolans sida visa sitt deltagande, eventuellt svara på frågor samt för att informera om högskolans rutiner vid dödsfall. Har dödsfallet inträffat i undervisningssituation eller på väg till eller från högskolan informeras om att studenten omfattas av Kammarkollegiets studentförsäkring, http://www.kammarkollegiet.se/. Vid behov av samtalsstöd kontakta Studenthälsan eller präst. 4

3.3 Flaggning, minnesbord, minnesstund Flaggning på halv stång sker i samband med att minnesbordet står framme. Minnesbord iordningställs i huvudentrén med ett tänt ljus, en dikt, eventuellt en blombukett (bekostas av akademin) och om möjligt med en bild på den som avlidit. Minnesbordet får förslagsvis, stå framme i tre dagar. Avdelningen för Lokal och service ansvarar för detta i samarbete med berörd akademi. Minnesstund kan ordnas av lärare, studiekamrat eventuellt i samråd med präst/studenthälsan. 1 Anhöriga informeras om att minnesstunden kommer att äga rum, och inbjuds att närvara. För lämplig lokal kontakta avdelningen för lokal och service. CD-musik finns att låna i receptionen 3.4 Andra åtgärder Kontakta IT- avdelningen angående studentens konto samt avregistrera studenten på akademin I Receptionen finns en kasse att låna med: 2 st CD med musikfinns). Litteratur. Respekt och hänsyn, olika trossamfunds syn på ceremonier kring dödsfallet. (Fonus) 3.5 Inför och under begravning Blommor eller krans från berörd akademi skickas till begravningen 1 Minnesstundens utformning med musik- och diktförslag se särskilt avsnitt i detta dokument. 5

Åtgärder vid dödsfall (medarbetare) 1 Inledning Ett dödsfall kan komma överrumplande. Det är då inte lätt att tänka klart och rationellt på allt som måste ordnas. Till din hjälp har vi tagit fram en checklista över sådant som är värdefullt att tänka på, den kan behöva anpassas till den aktuella situationen. I några av punkterna krävs de anhörigas godkännande för att de ska vara tillämpliga. Tänk på att ha en dialog med anhöriga. Om det kommer till högskolans kännedom att en tidigare anställd medarbetare har avlidit avgör berörd akademi/avdelning hur man vill hedra den avlidnes minne. Ingen flaggning och inget minnesbord vid entrén i dessa fall. 2 Ansvar Det är den närmaste chefens ansvar att se till att åtgärderna nedan initieras. 3 Åtgärder vid dödsfall, anställd medarbetare Nedanstående checklista är aktuell då en medarbetare har avlidit under pågående anställning och dödsfallet har skett utanför arbetstid. 3.1 Information och kontakt med anhöriga Anteckning Åtgärdat Närmaste chef, eller annan lämplig person, lämnar information till berörda personer/arbetsgrupper. Tänk också på att informera arbetskamrater som är bortresta, sjukfrånvarande eller tjänstlediga. Stöd från krisstödsgruppen och/eller företagshälsovården kan ges i samband med detta. Informera växeln/receptionen, och serviceenheten. Informera personalavdelningen. Närmaste chef planerar eventuellt möte med anhöriga. En fråga om de anhöriga önskar besöka den avlidnes arbetsplats/arbetsrum bör ställas. Chef/personalavdelningen kontaktar anhöriga för information om försäkringar m.m. Utse en fortsatt kontaktperson för anhöriga vid arbetsplatsen. Vanligtvis är det närmaste chef. 3.2 Krisstöd Anteckning Åtgärdat Vid behov av samtalsstöd kontakta företagshälsovården eller präst. 6

3.3 Flaggning, minnesbord, minnesstund Anteckning Åtgärdat Flaggning på halv stång sker i regel vid följande tillfällen: - Den dag då dödsfallet inträffat eller dagen då arbetsplatsen får information om dödsfallet. - Då begravningen äger rum. Avdelningen för lokal och service ansvarar för flaggning. Minnesbord iordningsställs vid huvudentrén med ett tänt ljus, en dikt, eventuellt en blombukett och om möjligt en bild på den som avlidit. Minnesbordet står framme i tre dagar. Avdelningen för lokal och service ansvarar för detta i samarbete med berörd akademi/avdelning/enhet. Akademien/avdelningen/enheten bör skicka en kondoleansbukett till de anhöriga. Minnesstund bör lämpligen äga rum på arbetsplatsen inom några dagar efter dödsfallet 1). De anhöriga informeras om att minnesstunden kommer att äga rum och inbjuds att närvara. Minnesstunden kan ledas av närmaste chef, någon kollega eller en präst. För lämplig lokal kontakta avdelningen för lokal och service. Musik-cd finns att låna i receptionen. 3.4 Arbetsrum och andra åtgärder Anteckning Åtgärdat Låt arbetsrummet stå inför familjens eventuella besök. De anhöriga vill kanske gå igenom de personliga tillhörigheterna. Informera IT-support om dödsfallet. Avsluta eventuellt mobilabonnemang. I receptionen finns att låna: 2 st CD-skivor med musik Litteratur Respekt och hänsyn, olika trossamfunds syn på ceremonier kring dödsfallet (Fonus). 3.5 Inför och under begravning Anteckning Åtgärdat Blommor eller krans från högskolan skickas till begravningen. Fakturan sänds till berörd avdelning. Dödsannons bör sättas in i lokal press dagen efter familjens annons, se bilaga 2. Fakturan sänds till berörd avdelning. Vid begravningen bör högskolan representeras av närmaste chef om de anhöriga inte avböjt detta. 1) Minnesstundens utformning med musik- och diktförslag se särskilt avsnitt i detta dokument. 7

4 Dödsfall under arbetstid Nedanstående text är aktuell då en medarbetare avlider under arbetstid. Vid övriga åtgärder, exempelvis minnesstund, flaggning och begravning, använd checklistan ovan i tillämpliga delar. Åtgärder Anteckning Åtgärdat Hur ett överlämnande av dödsbud till anhöriga ska genomföras bör alltid ske i samråd med polis, företagshälsovård/sjukhus. Om det efter samråd blir aktuellt för en chef/arbetskamrat (eventuellt tillsammans med en präst) att lämna dödsbudet till de anhöriga, tänk då på följande: - Ta personlig kontakt, inte telefonsamtal. - Medverka till kort tidsintervall från dödsfallets inträffande till dess besked lämnas. Närmaste chef, eller annan lämplig person, samlar arbetsgruppen och lämnar information. Tänk också på att informera arbetskamrater som är bortresta, sjukfrånvarande eller tjänstlediga. Kontakta krisstödsgruppen eller studentpräst vid behov. Det är viktigt att anhöriga har informerats om dödsfallet innan minnesbord ställs i ordning/flaggning sker. Vid arbetsplatsolycka kontakta alltid personalavdelningen efter larm till 112. 8

Checklista för hot- och våldsituationer Bemötande vid risk för hot eller våld - Försök behålla lugnet. Angreppet gäller oftast inte dig personligen utan du råkar befinna dig i den aggressives väg eller företräder någon som väckt hans/hennes ilska. - Försök att förstå vad den andre egentligen vill. Lyssna aktivt. Att bli bemött med intresse kan ha en positiv inverkan då personen i fråga känner att han/hon blir tagen på allvar. - Håll dig på behörigt avstånd. Den aggressive behöver ett större revir. Gå inte för nära och avvakta med frågor som kan uppfattas personliga. - Ta hotet på allvar. Visa respekt för känsloyttringar. - Skapa andrum för att vinna tid - Hota inte själv - Håll dig till sakfrågan. Avstå från personliga anmärkningar. - Undvik vinnare-/förloraresituation där den hotande kan känna sig som förlorare Agerande - Försök uppmärksamma kollegorna på situationen. - Om situationen upptrappas försök fly och påkalla hjälp. - Om och när den hotfulle avvikit kontakta chef och säkerhetsansvarig och gå igenom vad som hänt. Säkerhetsansvarig ansvarar för att polisanmälan görs. - Alla hot som berör verksamheten skall omedelbart anmälas till säkerhetsansvarig. Omhändertagande En person som blivit utsatt för en hot- eller våldsituation kan hamna i kris. Om detta inträffar är det viktigt att den närmaste arbetsgruppen kan hjälpa till och ge stöd. Chefen ansvarar för beredskapen vid hot- och våldsituationer, men även för att stöd och hjälp snarast sätts in för den drabbade. Förebyggande - Rutiner. När du tar emot besök på din arbetsplats efter kontorstid avtala med kollega/ kollegor att stanna kvar så att ni om möjligt alltid är minst två på arbetsplatsen. Vid känsliga samtal förebygg risker genom att inte stängas inne på arbetsrummet. Förvara nycklar och passerkort på ett säkert sätt. Se till att det förs återkommande diskussion om hot och våld vid avdelnings- och enhetsmöten (minst en gång per termin). - Arbetsplatsens utformning. Möblera så att det vid en ev. hot-/våldsituation är lätt att ta sig ut ur rummet. Larmfunktion ska finnas där detta kan vara befogat. - Handledning. Öka förståelsen för olika situationer som kan uppkomma, möjliggör erfarenhetsutbyte och öka tryggheten. - Säkerhet utanför arbetsplatsen men inom högskoleområdet. Belysning bör finnas vid alla entréer och vid undanskymda platser på väg till byggnader och parkeringsplatser. Kontakt Säkerhetsfunktionen nås på, telefon nummer 648952 eller mobilnummer 070 574 8952. (Se även http://intranet.hig.se/aa/it/sakerhet/larmhot.html) Se även Krisplanen sidan 8. 9

Rekommendationer för minnesstund Att utforma en minnesstund För att hedra den avlidne kan man ha en minnesstund. Om det finns arbets- /studie -kamrater som vill hjälpa till är det utmärkt. Den/de vet kanske vilken musik den avlidne tyckte om att lyssna till. Minnesstunden kan vara mellan femton till trettio minuter och behöver inte vara i anslutning till begravning. Planera minnesstunden konfessionslöst Boka eventuellt lokal genom Lokal o Service Placera ett tänt ljus och eventuellt blommor. Eventuellt kan några ark som de närvarnade kan skriva sina namn på, finnas till hands. Dessa kan sedan överlämnas till familjen Den som vill säga något har möjlighet att göra det Diktläsning Hålla en tyst minut Om det finns frågor var tydlig med att säga endast det som man med säkerhet vet Förslag på musik vid minnesstunden Alvengren, Susanne Hootenanny Singers Linnet, Anne Dahlgren, Eva Fauré Gabriel Clapton, Eric Tidens hjul Omkring tiggarn från Luossa Tusind Stykker Vem tänder stjärnorna Cantique de Jean Racine Tears in heaven Instrumentalt Andersson Benny Rachmaninov Sergei Grieg, Edvard J:son Lindh, Björn Paulsson, Anders Schaffer Janne Fristorp Göran J:son Lindh Tröstevisa Vocalise Morgonstämning Song for a guy Amazing grace Så skimrande var aldrig havet Cavatina Härifrån till evigheten 10

Förslag till dikt vid minnesstunden Det gick en gammal odalman och sjöng på åkerjorden Han bar en frökorg i sin hand och strödde mellan orden för livets början och livets slut sin nya fröskörd ut Han gick från soluppgång till soluppgång Det var den sista dagens morgon Jag stod som harens unge när han kom Hur ångestfull jag var inför hans vackra sång Då tog han mig och satte mig i korgen och när jag somnat började han gå Döden tänkte jag mig så Bo Setterlind Låt inte mörkret hindra dig att söka ljuset och när du funnit det låt andra se, pröva, övertyga dig Vill du att ljus ska leva tänd då hos andra samma längtan Tänd frimodighetens ljus i rädslans mörker tänd rättens ljus i korruptionens mörker tänd frihetens ljus i ofrihetens mörker tänd trons ljus i förnekelsens mörker tänd hoppets ljus i förtvivlans mörker tänd Kärlekens ljus i dödens mörker Tänd ljus Bo Setterlind 11

Det finns ett hav som ingen ser det finns en grav där ingen dör det finns en sol som ej går ner det finns en strand i varje själ Och om du vill ditt väl förstå och vara fri när molnen gå så bygg en värld att leva i nu gäller det ditt liv ditt eget liv Det finns en värld som ej förgår det finns ett brev som ingen läst det finns en vind som allt förstår det finns en frihet utan sår Bo Setterlind DET NAMNLÖSA Mycket gör ont, som inte har namn. Bäst är att tiga och ta det i famn. Mycket är hemligt och dunkelt och farligt. Bäst att bära det vördsamt och varligt. Bäst är att tryggt på det hemliga tro utan att peta på frön som gro. Här gick aldrig tanken på spaning. Allmoder, led mig med säker maning! Gott är att lyss till sin Moders röst - ordlöst bekymmer får ordlös tröst. Karin Boye Varje kärlek äger en smärta varje möte ett avsked och varje födelse en död Men hösten bär sommarens doft i sina kläder det multnande lövet ögonblicket och varje grav bakom sin gråa yta ett liv. Lars Björklund 12

Vi behöver ord för att mötas broar mellan outforskade världar Tungan och läpparnas ord kroppens ord och ögonens Vävda till ett gemensamt språk där också tystnaden hörs fästen mellan bottenlösa tankar Lars Björklund INTE ENS Inte ens en grå liten fågel som sjunger på grönan kvist det finns på den andra sidan och det tycker jag nog blir trist Inte ens en grå liten fågel och aldrig en björk som står vit Men den vackraste dagen som sommaren ger har det hänt att jag längtat dit. Nils Ferlin DE DÖDA SOVA De döda sova under sommargräsen Må döden sova. Och må livet vaka. Må livet vaka med dess blinda väsen som intet veta eller se tillbaka. Hör, syrsan nöjs med sina korta timmar. - Vad mente mänskan då för stort och mera att pråligt pränt från hennes gravar glimmar i rop till vindarna att utradera? En sommar blommar. Och en humla sjunger. Må döden sova - under torv och glitter, och livet vaka - ej i hets och hunger, men som det vakar i ett fågelkvitter. Nils Ferlin 13

Det finns en smärta i all beröring Den brer ut sig till de yttersta stjärnorna och likväl är den bara vår instängd i en kropp bristfärdig av ensamhet Det finns en sorg i all glädje när vi kastar vår ensamma längtan in i en annans sinne och faller ut ur alla famntag förvisade till våra liv som alltmer liknar oss Det finns en vanmakt i all ömhet som om de ser igenom tiden hur vi brer ut oss i varandra in i det sista I ett igenkännande som spränger oss I all beröring öppnas världens smärta I en svindlande livslinje från födelse till död glöder evigheten genom våra sinnen nästan inte till att bära Sten Mehren 14