Att byta själva journalsystemet var den enkla delen!
Vi som pratar Bengt Malmqvist Chefsläkare Landstinget Dalarna Marie Häggström Projektledare B3IT Healthcare AB Jens Bergqvist IT-direktör Landstinget Dalarna
Fakta och utgångsläge Ca 277 000 invånare 2 akutsjukhus Falun och Mora 2 närsjukhus 31 vårdcentraler 3 journalsystem ca 60 unika databaser Översyn landstingets IS-strategi 2009 Upphandling av nytt gemensamt VIS 2010
Ökad patientsäkerhet Effektmål Ökad service och tillgänglighet Bättre stöd i vårdprocesser Bättre förutsättningar att följa upp och kvalitetssäkra vård och ekonomi Förbättra för användarna/vårdpersonalen Minska den vårdadministrativa tiden och öka tiden för vård Bidra till att effektivisera vården
Krav i upphandlingen Systemet skall vara ett (1) gemensamt system för primärvård och specialiserad vård Systemet skall vara etablerat på den svenska marknaden och beprövat både inom primärvård och specialiserad vård
Förutsättningar Inte bara ett nytt IT-stöd Nationellt fackspråk e-tjänstekort Landstingsgemensamma rutiner Nyttoanalys Arkivering
Projektmål 1. Avtal med utvald leverantör senast 2010-12-31 2. Breddinförande av TakeCare i Landstinget Dalarna skall genomföras så snabbt och effektivt som möjligt, det skall dock vara slutfört senast 2013-12- 31 (utfall: 2 maj 2013)
Utmaning #1 Införandemodell Fas 1 Meliors funktioner Specialiserade vården Fas 2 Elvis funktioner Specialiserade vården Fas 3 Journal III Primärvården
Tidsplan 2011 Förberedelser Februari 2012 Pilot fas 1 Maj 2012 Breddinförande fas 1 Maj 2012 Pilot fas 2 Oktober 2012 Pilot fas 3 November 2012 Breddinförande fas 2 April/maj 2013 Breddinförande fas 3 1 införandeprojekt = 12 veckor
Utmaning #2 Projektorganisation
QA Styrgrupp MBA Information DELPROJEKT Huvudprojektledare LOKALA INFÖRANDEPROJEKT Projekt- Ledningsgrupp Projekt- Ledningsgrupp Utbildningsplanering Teknik o integration Pilot och införande Geriatrik, MOH BUP o Hab PAS Läkemedel Medicin Infektion Statistik o utdata Org/konfiguration Ögonsjukvård Paramedicin Akutjournal Kvalitet o test Kardiologi Barn o ungdom Kommuner/SVPL Kvalitetsregister Hud Skönvik Termer o begrepp Arkivering Akuten Kirurgi Remiss o svar TakeCare Miljöer Op/anestesi/IVA Psykiatri (APK) Kataloghantering Migrering BHV Ortopedi Pilot fas 2 Avesta Öron/Käk Avesta VC Kvinnosjukvård Långshyttans VC
De lokala projekten Central projektledare Lokal PL Lokal PL grupp Centralt projekt Lokalt projekt per Verksamhetsområde/ klinik Ev delprojekt/ ort Ev delprojekt/ ort Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontaktpersoner
Utmaning #3 Gå i takt!? Handbok! Mallar och verktyg Mobila utbildningssalar Gemensamma rutiner!
Utmaning #4 Delaktighet och förankring Höga förväntningar från verksamheten Användare delaktiva i krav, utvärdering, test och införande Kommunikationsplan! Mellanchefer som ambassadörer Förmedla målbild och entusiasmera
Fallgropar # 1 Kommunikation med läkargruppen - vad som gick fel och hur det vändes till något positivt # 2 Socialstyrelsen # 3 Tid vs Resurser
Framgångsfaktor #1 Fantastiska medarbetare! Ett verksamhetsutvecklingsprojekt med betoning på VERKSAMHET och UTVECKLING!
Fler framgångsfaktorer #2 Stöd från landstingsledningen #3 Beslutsmässig styrgrupp som kompletteras under resans gång #4 En projektledning som kan vården och kan styra
Fler fallgropar #4 Naiva kring nyttorealisering Intäkter XX tkr X tkr Utveckling & införande Nyttoperiod (förändring av verksamheten) Nytta 0 - X tkr Utvecklingskostnad 1 2 3 Förvaltning 4 5 Tid - XX tkr Kostnader
En fallgrop till #5 Samverkan med leverantören
Å en sista #6 Tid för utvärdering av pilotdrift
Summering lessons learned Hög prio och offensiv tidsplan => bra förutsättningar Mer fokus på just FÖRÄNDRINGSLEDNING Nyttorealisering den röda tråden i förändringsarbete! Indata/ utdata Ta hand om guldkornen!
Avslutningsvis Alla har inte gjort vågen, det har varit jobbigt för många, framförallt för de som arbetar i verksamheten. Men det finns flera fördelar med att rycka bort plåstret fort!
Tack för er uppmärksamhet! Bengt.malmqvist@ltdalarna.se Jens.bergqvist@ltdalarna.se Marie.haggstrom@b3it.se Vinnaren har alltid en handlingsplan, förloraren har en ursäkt. (Gunde Svan)