1 Att avveckla e-arkiv - utmaningar att förvalta digital information över tid Regionarkivet
2 Vi som pratar... Anders Söderlind och Martin Olsson
3 Regionarkivet Mitt i Stockholm South Business District där kunskap och kreativitet möts
2019 4
2019 5 Region Stockholm ansvarar för gemensamma funktioner: hälsooch sjuk- och tandvård, kollektivtrafik och regional utveckling. Bidrar även till forskning och kultur. Region Stockholm är en av Sveriges största myndigheter med en budget på 99 miljarder. En bra vård Vi har tillgång till 200 husläkarmottagningar och sex akutsjukhus. 2,2 miljoner invånare Vi är 2,2 miljoner personer och i genomsnitt är vi cirka 39 år gamla Lokaltrafik Cirka 800 000 av oss reser varje dag kollektivt.
6 Dagens tema Historik e-arkiv i regionen Förvaltningsmodell Vad vi gör nu; vision, program och leverans Iakttagelser och summering utifrån Regionarkivet i Stockholms perspektiv
Klonad Migrerad Migreras 7 Historik e-arkiv 2001 2003 2005 2007 2009 2011 2013 2015 2016 2017 2019 2020 E-arkiv 3.0 (slutarkiv) E-arkiv 2.1 (slutarkiv) Avvecklas E-arkiv 2.0 (mellanarkiv) Överlämnad E-arkiv 1.0 (slutarkiv) Avvecklad
8 Lärdom: cykel på 10-15 år Införa Avveckla E-arkiv Använda Migrera
9 Lärdom: Förvalta cykeln Behov Förvaltningsverksamhet Objektverksamhet Leverans IT-verksamhet Arkivvård Svar IT-leverans Verksamhetskomponent Förvaltningsprodukt = + IT-komponent
10 Lärdom: Behov ändras över tid Behov Införa Behov Behov Avveckla E-arkiv Använda Migrera Behov
11 Vad vi gör nu
E-arkiv som koncept
13 Vision Konsolidera!
14 SLL Miljö för bevarande Programmet ska fram till 2020 leverera en långsiktig och hållbar miljö för bevarande av regionens information. Enkelt att leverera Användarvänlighet Kostnadskontroll Samverkan Effektivt och modernt systemstöd med helhetsperspektiv
SLL Miljö för bevarande 2016 2017 2018 2019 2020 Q2,3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 TEKNIK Nytt e-arkiv, System för bevarande Migrering och avveckling e-arkiv 2.1 Målark. Nytt Handläggarstöd Nytt Beståndsregister MM-arkiv Digitalt utlämnande Generell Begrepp INFORMATIK Ny info-struktur Beståndregister Ärende Journal Ek HR Andra typer, multi media mfl LINJE BG-planer (Tillsyn) Organisation/Arkivbildare/Arkivschema & VIR (LIF och Tillsyn) Bevarandestrategi och plan. Arkivvårdsplan (LIF) Informationsklassificering och kontinuitetsplan (LIF)
SLL Miljö för bevarande 2019 2020 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Förstudie Vårdspec Genomförande Vårdspec, BG-planer IT-ark Digitalt utlämnande Analys Beståndsregister, åtgärder Migrering, 2.1->3.0
17 Påverkansfaktorer Framtidens vårdmiljö Masterdata Centrum för hälsodata Avvecklingar Nya plattformar Nya organisationer
18 Konsolidering utifrån en gemensam nämnare Leveransspecifikation Administrativa system 2.1 Framtidens vårdinformationsmiljö Förberedande aktiviteter 3.0 Div Etc Etc Regelverk
19 Lösningar System Biosis Cambio Galactic Cross1 Dolly_HTML Dollyweb Eye) Filsystem synundersökningar/ögon triska klinik Infomedix Journal3 KOVIS SÖS Serafen Medidoc MeliorDS Obstetrix2 a Sendia envårdspsyksendia al Swedestar 3 Swedestar ner i SverigeSYSteamCross kiv 1.0) VAS VAS2 Weblabb Weblabb
20 Flera iterationer av lösningarna System Namn System2 Namn2 System3 Namn3 System4 Namn4 Biosis Bagarmossen VC Journal3 Nynäshamn/Ösmo vårdcentral MeliorDS_Ane Nationellt respirationscentrum MeliorSOS_Ort Ortopedi Biosis Rågsveds gyn Journal3 Krismottagning Kista db4 MeliorDS_Hud Hudkliniken MeliorSOS_Sac/Melbios Sachsska Barnsjukhuset Biosis Nya Kvinnohälsan Journal3 Gullmarsplans BVC db4 MeliorDS_Inf Infektion 4 MeliorSOS_Uro Urologisk klinik Biosis Farsta VC Journal3 Liljeholmens psykiatriska mott db4 MeliorDS_Kir/Kvk/Uro/Med/Ort Akutkliniken MeliorSOS_Vph Psykhälsan Biosis Hornstulls VC Journal3 Brottby BVC db4 MeliorDS_Kir/Uro Kirurg- och Urologkliniken Obstetrix2 Södertälje Sjukhus Biosis Kvinnohälsan Journal3 Coor Service Management AB MeliorDS_Kvk Kvinnosjukvård och förlossning Sendia Verksamhet för hemlösa Biosis Rågsveds VC Journal3 Hökarängens hälsocentral MeliorDS_Med Njurmedicin avd 71 Sendia Kista-Spånga-Järva öppenvårdspsykiatri Biosis Åsö VC KOVIS SÖS Internmedicin MeliorDS_Med Hjärtkliniken Swedestar Kallhälls Nya Vårdcentral Biosis Rosenlunds VC KOVIS SÖS Internmedicin MeliorDS_Med Medicinkliniken Swedestar Capio Vårdcentral Väsby Biosis Dalen VC KOVIS SÖS Hudmottagning MeliorDS_Med Lungmottagning Swedestar Huvudsta vårdcentral Biosis Hagsätra VC KOVIS SÖS Infektionsenhet MeliorDS_Med Endokrinologi avd 93 Swedestar Capio Vårdcentral Viksjö Biosis Stureby VC KOVIS SÖS Ögonklinik MeliorDS_Med Gastroenterologi avd 92 Swedestar Bro vårdcentral db3 Biosis Björkhagen VC KOVIS SÖS Sachsska Barnsjukhuset MeliorDS_Med/Neu Neurologmottagning Swedestar Kronans vårdcentral db3 Biosis Ekens VC KOVIS SÖS Kirurgkliniken MeliorDS_Med/Reu Reumatologkliniken SYSteamCross Läkare Intyg vaccinationer i Sverige AB Biosis Högdalens VC KOVIS SÖS Kvinnosjukvård och förlossning MeliorDS_Ort Ortopedkliniken VAS S:t Görans sjukhus (earkiv 1.0) Biosis Årsta vårdcentral KOVIS SÖS Kvinnosjukvård och förlossning MeliorDS_Reh Rehabiliteringsmedicinska Universitetskliniken VAS2 Brommageriatriken Biosis Ringens VC KOVIS SÖS Ortopedi MeliorDS_Tal Talkliniken Weblabb Internmedicin Cambio Galactic Södertälje Sjukhus KOVIS SÖS Hörsel och Balanskliniken MeliorDSSLSO Psykiatri/Beroendevård nordöst Weblabb Hudmottagning Cambio Galactic Psykiatricentrum Södertälje KOVIS SÖS Hjärtsjukvård MeliorDSSLSO Psykiatri Nordöst Weblabb Infektionsenhet Cambio Galactic Avdelning 38 Spec enhet KOVIS SÖS Käkkirurgiska kliniken MeliorSLSO HandenGeriatriken Weblabb Ögonklinik Cross1 Fem Husläkare SLL KOVIS SÖS Handkirurgi MeliorSOS_Ane Anestesi IVA Weblabb Urologisk klinik Dolly_HTML S:t Eriks ögonsjukhus KOVIS SÖS Smärtmottagning MeliorSOS_Hrc Arbetsterapiavdelning Weblabb Arbetsterapiavdelning Dollyweb S:t Eriks ögonsjukhus KOVIS SÖS Öronklinik MeliorSOS_Hrc Sjukgymnastik Weblabb Anestesi IVA Filsystem synundersökningar/ögonbott enbilder Ögonläkarna Täby (EyeEye) KOVIS SÖS Neorologkliniken MeliorSOS_Hud Hudmottagning Weblabb Sachsska Barnsjukhuset Infomedix Södra Stockholms geriatriska klini KOVIS SÖS Urologisk klinik MeliorSOS_Hudv Venerologiska mottagningen Weblabb Kirurgkliniken Infomedix Södra Stockholms geriatriska klini KOVIS SÖS Venhälsan MeliorSOS_Inf Infektionsenhet Weblabb Kvinnosjukvård och förlossning Infomedix Södra Stockholms geriatriska klini Medidoc Husläkarmottagningen Serafen MeliorSOS_Kir Kirurgkliniken Weblabb Ortopedi Journal3 Vallentuna Doktorn Medidoc Järna VC MeliorSOS_Ksf Kvinnosjukvård och förlossning Weblabb Hörsel och Balanskliniken Journal3 Vaxholms vårdcentral Medidoc Nykvarns vårdcentral MeliorSOS_Med Internmedicin Weblabb Hjärtsjukvård Journal3 Stuvsta vårdcentral MeliorDS Psykiatri Nordöst MeliorSOS_Ogn Ögonklinik Weblabb Käkkirurgiska kliniken
21 Ett steg på vägen Mellanlagringslösning Exportfunktion E-arkiv System Namn System2 Namn2 System3 Namn3 System4 Namn4 Biosis Bagarmossen Nynäshamn/Ösmo vårdcentral MeliorDS_Ane respirationscentrum MeliorSOS_Ort VC Journal3 Nationellt Ortopedi Biosis Rågsveds gyn Journal3 Krismottagning Kista db4 MeliorDS_Hud Hudkliniken MeliorSOS_Sac/Melbios Sachsska Barnsjukhuset Biosis Nya Kvinnohälsan Journal3 Gullmarsplans BVC db4 MeliorDS_Inf Infektion 4 MeliorSOS_Uro Urologisk klinik Biosis Farsta VC Journal3 Liljeholmens psykiatriska MeliorDS_Kir/Kvk/Uro/Med/Ort Akutkliniken MeliorSOS_Vph Psykhälsan mott db4 Biosis Hornstulls Journal3 Brottby BVC db4 MeliorDS_Kir/Uro Kirurg- och Urologkliniken Obstetrix2 Södertälje Sjukhus VC Biosis Kvinnohälsan Journal3 Coor Service Management AB MeliorDS_Kvk Kvinnosjukvård och förlossning Sendia Verksamhet för hemlösa Biosis Rågsveds VC Journal3 Hökarängens hälsocentral MeliorDS_Med Njurmedicin avd 71 Sendia Kista-Spånga-Järva öppenvårdspsykiatri Biosis Åsö VC KOVIS SÖS Internmedicin MeliorDS_Med Hjärtkliniken Swedestar Kallhälls Nya Vårdcentral Biosis Rosenlunds VC KOVIS SÖS Internmedicin MeliorDS_Med Medicinkliniken Swedestar Capio Vårdcentral Väsby Biosis Dalen VC KOVIS SÖS Hudmottagning MeliorDS_Med Lungmottagning Swedestar Huvudsta vårdcentral Biosis Hagsätra VC KOVIS SÖS Infektionsenhet MeliorDS_Med Endokrinologi avd 93 Swedestar Capio Vårdcentral Viksjö Biosis Stureby VC KOVIS SÖS Ögonklinik MeliorDS_Med Gastroenterologi avd 92 Swedestar Bro vårdcentral db3 Biosis Björkhagen VC KOVIS SÖS Sachsska Barnsjukhuset MeliorDS_Med/Neu Neurologmottagning Swedestar Kronans vårdcentral db3 Biosis Ekens VC KOVIS SÖS Kirurgkliniken MeliorDS_Med/Reu Reumatologkliniken SYSteamCross Läkare Intyg vaccinationer i Sverige AB Biosis Högdalens VC KOVIS SÖS Kvinnosjukvård och förlossning MeliorDS_Ort Ortopedkliniken VAS S:t Görans sjukhus (earkiv 1.0) Biosis Årsta vårdcentral KOVIS SÖS Kvinnosjukvård och förlossning MeliorDS_Reh Rehabiliteringsmedicinska Universitetskliniken VAS2 Brommageriatriken Biosis Ringens VC KOVIS SÖS Ortopedi MeliorDS_Tal Talkliniken Weblabb Internmedicin Cambio Galactic Södertälje Sjukhus KOVIS SÖS Hörsel och Balanskliniken MeliorDSSLSO Psykiatri/Beroendevård nordöst Weblabb Hudmottagning Cambio Galactic Psykiatricentrum Södertälje KOVIS SÖS Hjärtsjukvård MeliorDSSLSO Psykiatri Nordöst Weblabb Infektionsenhet Cambio Galactic Avdelning 38 Spec enhet KOVIS SÖS Käkkirurgiska kliniken MeliorSLSO HandenGeriatriken Weblabb Ögonklinik Cross1 Fem Husläkare SLL KOVIS SÖS Handkirurgi MeliorSOS_Ane Anestesi IVA Weblabb Urologisk klinik Dolly_HTML S:t Eriks ögonsjukhus KOVIS SÖS Smärtmottagning MeliorSOS_Hrc Arbetsterapiavdelning Weblabb Arbetsterapiavdelning Dollyweb S:t Eriks ögonsjukhus KOVIS SÖS Öronklinik MeliorSOS_Hrc Sjukgymnastik Weblabb Anestesi IVA Filsystem synundersökningar/ögonbott enbilder Ögonläkarna Täby (EyeEye) KOVIS SÖS Neorologkliniken MeliorSOS_Hud Hudmottagning Weblabb Sachsska Barnsjukhuset Infomedix Södra Stockholms geriatriska KOVIS SÖS Urologisk klinik MeliorSOS_Hudv Venerologiska mottagningen Weblabb Kirurgkliniken klini Infomedix Södra Stockholms geriatriska klini KOVIS SÖS Venhälsan MeliorSOS_Inf Infektionsenhet Weblabb Kvinnosjukvård och förlossning Infomedix Södra Stockholms geriatriska klini Medidoc Husläkarmottagningen Serafen MeliorSOS_Kir Kirurgkliniken Weblabb Ortopedi Journal3 Vallentuna Doktorn Medidoc Järna VC MeliorSOS_Ksf Kvinnosjukvård och förlossning Weblabb Hörsel och Balanskliniken Journal3 Vaxholms vårdcentral Medidoc Nykvarns vårdcentral MeliorSOS_Med Internmedicin Weblabb Hjärtsjukvård Journal3 Stuvsta vårdcentral MeliorDS Psykiatri Nordöst MeliorSOS_Ogn Ögonklinik Weblabb Käkkirurgiska kliniken 3.0
22 Framåt 3.0
23 ETL-Verktyg för digital arkivering Färdig modell WWW System X System Y
24 Byta e-arkiv, en lång resa Förbereda & kravställa Avropa Införa Migrera tidigare e-arkiv
25 Med ett nytt e-arkiv på plats så var det bara att flytta över informationen?
26 Migreringsprojekt 2.1 3.0 Anpassning ska så långt det går ske i e-arkiv 3.0 för att arbeta med sökfunktionaliteten istället för med leveransfilerna. Anpassning till generell specifikation för metadata genom specifikation 2.5 Enkelhet och kostnadskontroll är styrande. Leveransformat kontra lagringsformat
27 Summering och iakttagelser
28 Tankar om framtidens behov av digital arkivering Planering Specifikationer Leverans Format Arkivkrav för verksamhetssystem Förankrad process Förståeligt regelverk Utbildning Samverkan Lagringsplanering Funktionella e-tjänster för arkivering
29 Summa summarum Skapa en vision att sträva efter Definiera din roll i informationens livscykel Genomför lärprojekt för att öka kunskap Mängden data påverkar projekt Konsolidering i flera dimensioner Sträva mot enhetligare möjligheter för systemexporter Dela med oss av våra äpplen Inte göra om samma misstag som på 1990-talet, kravställ idag. Ta hänsyn till omvärlden i arkivkraven. Mellanlagringslösningar kan fungera som dragkraft och fungera konsoliderande Enhetlighet i lagring, åtkomst, informationsstruktur mm. Lagringskapacitetsplan Förvalta cykeln
30 Tack för oss!? anders.soderlind@sll.se Läs mer på www.regionarkivet.sll.se