1------------+--------+-------+---------1 1 Länsstyrelsen i 1 300000 kr 1 300000 kr 1

Sara Inga Ämne: VB: Finansiering Kulturarvsportal Västmanland SALA KOMMUN KuItUf & FrItid Till VKL:s kulturberedning samt det kommunala chefsnätverket. Kulturarvsportal Västmanland. Vid kulturberedningens senaste sammanträde den 11 maj diskuterades frågan om Kulturarvsportal Västmanland. Vi har nu fått besked från VKL:s presidium att detta är en angelägen fråga men att den får lösas av kulturberedningen själva inom den diskussionsram som framkom vid beredningsmötet. Beredningen beslöt vid ovannämnda möte att rekommendera länets kommuner och landstinget att frågan löses utifrån nedanstående kostnadsfördelning. Kulturarvsportal Västmanland - finansiering. Förslag till fördelning av kostnader mellan landstinget, länsstyrelsen samt fördelning av kostnaden mellan kommunerna efter invånarantal per 31 december 2011: --------+-----------+-------~---------I 1 12013 1 2014 1 2015 1 1-----------+-----------+---------+-----------1 1 Landstinget 1 250000 kr 1 250000 kr 1 250000 kr 1 Västmanland 1 1 1 1 1----------+--------+-------+------1 1 Kommunerna i 1 250 000 kr 1 250000 kr 1 250000 kr 1 Västmanland 1 1 1 1 1------------+--------+-------+---------1 1 Länsstyrelsen i 1 300000 kr 1 300000 kr 1 1 Västmanland 1 1 1 1 1--------------+---------+---------+------------1 1 1 800 000 kr 1 800 0000 kr 1 500 000 kr 1-----------------+----------+-----------+-------1 Förslag till fördelning av kostnad mellan kommuner efter invånarantal per 31 december 2011. Beroende på slutligt ställningstagande kan budgeten behöva revideras. 1---------------+--------+-------+------1 1 Kommun 1 Invånarantal 1 Andel I Belopp 1 1 1 2011-12-31 1 1 1 1------------------+---------+-------+----1 1 Arboga 1 13 3021 0,0521 130791 1-----------------+------------+------+----1 1 Fagersta 1 12 5531 0,0491 123431 1----------------+------------+---------+------1 1 Hallstahammar 1 15 2241 0,0601 149691 1------------------+-----------+--------+--------1 1 Kungsör 1 8 0861 0,0321 79511 1------------------+------------+-------+-----1 1 Köping 1 24 8071 0,0981 243921 1------------------+----------+---------+-------1 1 Norberg 1 5 7251 0,0231 56291 1------------------+----------+--------+------1 1

I Sala I 21 5681 0,0851 212071 1----------------+-----------+--------+------1 I Skinnskatteberg I 44121 0,0171 43381 1----------------+------------+------+-------1 I Surahammar I 98711 0,0391 97061 1--------------+-----------+-------+-------1 I Västerås I 138 7091 0,5461 1363871 1---------------+----------+---------+-----1 I I I I I 1-----------------+-----------+---------+-----1 I Summa I 254 2571 11 250000 I 1------------+--------+--------+-------1 Beskedet från VKL:s presidium innebär att varje kommun bör behandla frågan utifrån föreslagen kostnadsfördelning. Landstinget och länsstyrelsen har redan fattat ett positivt beslut. Kulturberedningens nästa sammanträde äger rum den 7 september och då skall frågan återrapporteras från varje kommun, samt slutligt beslut fattas. För övrigt kan vi meddela att styrelsen för VKL lyfter frågan om Enskild regional arkiwerksamhet på styrelsemötet den 13 juni enligt kulturberedningens rekommendation. Med vänlig hälsning Hans Jansson Lena Karlström Christer Olsson 2

Utredare: Anastasia Pettersson Utredning angående kulturarvsportal i Västmanland

l. Sammanfattning/förslag 20 Bakgrund 3. Tillvägagångssätt 40 ABM-projekt i Västmanland 5. ARM-projekt i Sverige Östergötland) 6. Exempel på internationella och nationella webbportaler inom ABM 70 Analys 80 Förslag 2

'1 Sammanfattning/förslag I böljan av är 2011 beställdes en utredning av Västmanland s kommuner och landsting VKL), vilken skulle ge en bild av de enskilda arkiven i länet samt ge förslag på åtgärder för att få en väl fungerande arkivsituation. Som fortsättning på denna utredning beställde, Landstinget Västmanland och Västerås stad, i april 2011 en utredning angående en kulturarvsportal webbportal) i Västmanland. För att konkret komma igång med tankarna kring kulturarvsportalen, som har diskuterats tidigare i regionen, föreslår utredaren att man initialt skapar en enkel webbportal som fungerar som en inkörsport till andra webbplatser. Portalen skall vara ett skyltfönster soni skall göra människor intresserade av Västmanlands historia. Från portalen länkar man sedan till de olika kulturarvsaktörema i regionen. Förutom den tekniska driften bygger webbportalen på nätverkande och kontakter med kulturarvsaktörema i regionen. Utredningen föreslår att man skapar en styrgrupp bestående av representanter från ABMsektorn i Västmanland samt inrättar en ny tjänst som skall ansvara både för administration av kulturarvsportalen samt vara en kontaktperson/samordnare mot alla involverade kulturarvsinstitutioner och -organisationer i Västmanland. Förutom själva driften och förvaltningen av webbportalen skall den nyinrättade tjänsten även ansvara för nätverkandet. Tjänsten som ansvarig för webbportalen med tillhörande verksamhet kan placeras hos någon av de länstäckande ABM-institutionerna - Arkiv Västmanland AV), Länsbiblioteket eller,!,ästmanlands läns museum. Av de tre aktuella ABM-institutionerna föreslår utredningen att ansvaret för webbportalen med tillhörande verksamhet förläggs till AV, vm's verksamhet bygger på nät\rerkande och då den största delen av förvaltningen av webbportalen handlar just om nätverkande och kontakter med kulturarvsaktörer i regionen blir AV den mest lämpade organisationen mr ändamålet. Dessutom tillhör inte AV den offentliga sektorn vilket kan vara en mrdel om man vill skapa delaktighet i hela regionen och få alla kulturarvsaktörema i Västmanland offentliga som enskilda) att känna sig delaktiga i frågor kring det gemensamma västmanländska kulturarvet. AV har sedan tidigare ett länsövergripande ansvar för de enskilda arkiven och omfattande samarbete med ABM-institutionernalorganisationema och hembygdsmreningmna i regionen samt en god kännedom om kultursituationen i Västmanland. Styrgruppens uppgift skall vara att verka föl' en samsyn j frågor kring värdering och urval av information som skall finnas på webbplatsen samt webbplatsens framtida utveckling t ex funktionaiitet, kopplingar till andra databaser och/eller tekniska lösningar mm. Arbetet kring digitalisering, flirmedling av information till webbplatsen mm skall skötas inom institutionernas ordinarie arbete. Kostnaden flir anskaffande t av webbportalen uppskattas till 558 000 kr under föl'sta året inkl resul'sen mr uppstarten av portalprojektet) samt til1453 000 kr under andra året också inkl resursen föl' uppstarten av portalprojektet). Kostnaden får den långsiktiga driften ink resursen for nätverkande, mrvaltning och löpande uppdatering av webbpol'talen) uppskattas till 249 000 kr/år. 3

Kostnaden for auskaffandet av webbp011alen mreslås delas mellan Landstinget Västmanland och Västerås stad. För att snabbt komma igång föreslås att Länsstyrelsen Västmanland bekostar en extra halvtid för den gemensamma resursen/samordnaren under 2 års tid dvs under tiden för uppstarten av portalprojektet. Kostnaden mr den långsiktiga driften samt för den gemensamma resursen/samordnaren på minst 50% finansieras av VKL:s ingående parter genom en inom VKL överenskommen modell. Integration med Europas kulturarvsportal Europeana anses inte behövas initialt, men däremot. som en framtida vision. I nuläget bedöms det också vara ffir dyrt och mr svårt att genomföra detta utan att ha en ordentlig översikt över alla kulturarvsaktörer som finns i länet inld databaser och digitaliserat material). 2 Bakgrund I januari 2011 beställdes en utredning av Västmanlands kommuner och landsting VKL), vilken skulle beskriva situationen mr de enskilda arkiven i länet samt ge mrslag på åtgärder för att få en väl fungerande arkivsituation. Utredningen blev klar och överlämnades till VKL 2011-05-31. Som fortsättning på detta arbete beställdes i april 20 11 en utredning angående kulturarvsportal i Västmanland. Anastasia Pettersson engagerades som extern utred81'e och projektledare. Till sin hjälp har hon haft en arbetsgrupp bestående av representanter frän Landstinget Västmanland, Västerås Stad, Västmanlands läns museum, Arkiv Västmanland och Länsbiblioteket. Utredningens syfte var att utreda frågan om möjligheterna att skapa en webbportal mr att tillgängliggöra och lyfta fram Västmanlands historia som en del av förarbetet med den regionala kulturplanen. Detta för att belysa vad det kan innebära för kostnader att starta upp och driva en portal. Utredningen skall utmynna i ett, två eller flera tydligt utformade ffirslag till planer för hul' man stegvis bygger upp en väl fungerande drift och administration aven dylik webbplats. Förslaget/förslagen skulle innehålla: " Organisationsform för webbplatsens drift och administration och dess nätverkande funktion. o Fysisk lokalisering av webbplatsens drift och administration och dess nätverkande funktion. o Redogörelse för kostnader för och finansiering av de initiala investeringarna, för skapandet av webbplatsen och dess kontinuerliga och långsiktiga drift och administration. o Redogörelse för tänkbara lösningar till hur webbplatsen skall kunna kommunicera med andra regionala, nationella och internationella databaser. 4

Utredaren inledde uppdraget med en inventering av de projekt och samarbeten i Västerås och Västmanland som redan har berört frågan om kulturarvsportalen. Utredaren analyserade även materialet som uppstod genom enkätundersökningen.ffir arkivutredningen om de enskilda arkiven i Västmanland. För att kunna redogöra för tänkbara lösningar till hur kulturarvspol'talen skulle kunna kommunicera med andra främst nationella och internationella databaser) har utredaren sökt information om nationella och internationella databaser. 4 ABM~projekt i Västmanland 4.1 Nätverk i Västerås Lokalhistoriskt nätverk i Västerås är en mötesplats för kulturarvsaktörer som bildades 2004, Dessa tog initiativ till att utreda om det var möjligt att utveckla en kulturarvsportal och tjänster i anknytning till denna, bland annat en kunskapsdatabas. Någon kulturarvsportal fick man inget gehör mr att utveckla vid detta tillfiule. I början av 2000-taIet samarbetade Länsbibliotek Västmanland, Västerås stadsbibliotek och Västmanlands läns museum om att.ffirsöka hitta en databaslösning för Västmanlandsbibliografln. Libris avdelningen på Kungliga biblioteket hjälpte till att lägga bibliografin som en deldatabas i den nationella bibliotekskatalogen Libris. Västerås stadsbibliotek ansvarar nu for att kontinuerligt lägga in nya poster i Västmanlandsbibliografin. Inom Västerås stad pågår sedan flera år ett samarbete mellan arkiv, bibliotek och museer i Västerås med syfte att genom samarbete tillgängliggöra den lokala histolien. I nätverket ingår representanter från Västerås stadsbibliotek, Arkiv Västmanland, Västerås stadsarkiv, Västmanlands läns museum och Västerås konstmuseum. I denna ABM-grupp har ii'ågan väckts om en portal där allt lokalhistoliskt material kan samlas. I gruppen har samsyn rått om att inte bara matel'ial från ABM-institutionema skall finnas där utan t ex material från hembygdsftjreningar och enskilda lokalhistoriket, Gruppen är också enig om att en sådan portal skall vara länsövel'gripande. 4.2 Projekt "Skokartongen" I projektet Skokartongen har Länsbiblioteket kartlagt behovet och intresset för en kulturarvsportal i länet. En enkätundersökning som gjordes våren 2009 visar att institutioner/f6reningar är villiga att bidra med material till en västmanländsk portal. Det finns också ett tydligt behov hos institutionema/.ffireningarna att få hjälp att digitalisera samlingarna och att nå fler användare. 5

4.3 Arkivutredning "Enskilda arkiv i Västmanland: Hur? Var? Vem? Varför?" Som input till arkivutredningen "Enskilda arkiv i Västmanland: Hm? Var? Vem? Varför?" gjordes en enkätundersökning våren 2011 for att kartlägga vilka fisreningar, organisationer, hembygdsforeningar rnfl i Västmanland som ställer sig positiva till en kulturarvsportal. Den "ism.' att aua tillfrågade institutioner, foreningar, beslutsfattare mm) gärna vill samarbeta kring en sådan västmanländsk webbportal och bidra med arkivhandlingar, bilder och föl'ernål till den. ABM-projekt i Sverige Ett antal ABM-projekt inkl portalft:ågor) i Sverige finns beskrivna i rapporten "Skokartongen". I denna utredning beskrivs exemplet med Kultmarv Östergötland mer ingående. Även om Östergötlands län uppvisar stora skillnader mot Västmanland beträffande kulturarvsinstitutioner och -organisationer skulle denna portal kunna utgöra modell fisr hur en västmanländsk portal skall byggas upp.. Kulturarv Östergötland Kulturarv Östergötland är en portal fisr hela det östgötska kulturarvet och är ett väl etablerat och organiserat samarbete mellan länets kulturarvsaktörer. Sedan 2008 är Östergötlands länsmuseum ansvarig för verksamheten och nätverket är där en integrerad del av övrig verksamhet. Till verksamheten finns en ledningsgrupp och en referensgrupp knuten. Syftet med verksamheten är att på ett spännande och modernt sätt tillgängliggöra den östgötska historien. Medel till verksamheten kommer från regionforbundet Östsam. Kulturarv Östergötlands styrka består i att samla de viktiga resurserna, kunskap, erfarenhet och nya ideer i ett levande nätverk. I möten, olika projekt och arbeten försöker man skapa en gemensam yta i regionen, där alla är välkomna att delta. Tillsammans arbetar man för att utveckla tillgängligheten till det gemensamma kulturarvet. Verksamheten i Kulturarv Östergötland är inriktad mot att tillgängliggöra det östgötska kulturarvet lljät1at i verksamheten är hernsidanlwebbportalen som fungerar som en virtuell mötesplats med samsökfunktion på webben. Från p0l1alen länkar man till de olika kulturarvsaktörelna i regionen. På Kulturarv Östergötlands webbportal placeras databaser samt ett stort antal kulturhistoriska länkar. Man arbetar fisr att hålla sidan uppdaterad och välkomnande inför nya kulturarvs aktörer och projekt Man arbetar också for att så. mycket som möjligt av det östgötska kulturarvet digitaliseras och görs sökbart via exempelvis databaser, samsökningar och Internet. Man försöker också. anpassa arbetet efter de signaler som kommer från nationellt) men även lokalt håll. Genom att skapa mötesplatser för länets kulturarvsarbete verkar man :Rir att skapa samsyn i kulturarvsarbetet. Privatpersoner, föreningar, tillfälliga sammanslutningar hittar nya vägar för att tillgängliggöra Östergötlands kulturarv. Här verkar Kulturarv Östergötland för att denna del av arbetet knyts ihop med det arbete som sker på länets kulturarvsinstitutioner. 6

Exempel på Intewll1aticnelUa och nationena webbportaler inom AIBM Generellt En webbportal kan enklast förklaras med att vara en digital samiings- eller mötesplats. Oftast finns det någon form av tema eller inriktning för portalen, t ex en bransch eller någon form av särintresse. ' Termen portalen har historiskt använts för att hänvisa till en öppning i väggarna, byggnad eller annan struktur. I detta sammanhang anses en portal vara en imponerande entre till en viktig byggnad. Defmitionen aven portal har utvecklats avsevärt i modem tid. Nu hänvisas det oftast till en webbplats som fungerar som en inkörsport till andra webbplatser. Med andra ord, portaler är Internet-baserade webbplatser som presenterar infolmation från flera källor på ett enhetligt sätt och som ger Internet-användare tillgång till andra webbplatsel. En bra portal skapar ordning och struktur i omfattande informationsmängder, något som blir allt viktigare i dagens komplexa värld. Länkar, sökfunktioner, dialoger, mallar och åtkomst till system är exempel på funktioner som brukar finnas i portaler. Det finns databaser och tekniska lösningar som hämtar/skördar information från anslutna databaser. Detta innebär att informationen inte primärt lagras i den tekniska lösningen utan i källans databas på t ex arkiv, bibliotek eller museum). Informationen i den tekniska lösningen ändras automatiskt när den ändras i källan. Exempel på databaser är LIBRIS, SOFIE och Visual Arkiv medan Europeana, K-samsök, Nationella ArkivDatabasen, Svensk mediedatabas och Sondera är exempel på tekniska lösningar som hämtar infonnation från anslutna databaser. 6.1 Databaser 6.1.1 LIBRIS Kungliga bibliotekets målsättning är att utveckla LIBRIS till en nationell katalog. En plan fbr hur arbetet skall bedrivas tas fram våren 2011. Avdelningen för Nationell samverkanllibris-enheten ansvarar för drift och utveckling av nationella bibliotekssystem: den nationella sanlkatalogen för forskningsbibliotek, fjärrlån lån mellan bibliotek), publika söktjänster och andra kringliggande system och tjänster. Verksamheten bygger på samverkan mellan de deltagande biblioteken. LIBRIS webbsök är de svenska forskningsbibliotekens gemensamma katalog och innehåller 6,5 miljoner titlar från cirka 170 bibliotek.. 7, l' ; I I I : II, I i I I : il

6.1.2 SOFIE SOFIE är ett databasprogram som utvecklats vid, och tillhandahålls av, Västerbottens museum. Programmet kan hantera föremålssamlingar, fotografiska bilder, in- och utlåning av föremål samt fornlämningar, arkiv och en webbapplikation. I SOFIE används i dagsläget av mer än 400 användare - på museer, i hemslöjdsftb'eningar och studieförbund. Programmet passar främst f6r små och medelstora enheter. Det kräver endast vanliga persondatorer, Macintosh eller Windows. 6.1.3 Vlsual Arkiv Visual Arkiv är ett av de större arkivföl'teckningssystemen i Sverige. Programmet används till allt från registrering av den f6rsta leveransen till att skriva.in förteckningar, göra utskrifter och designa etiketter. Och inte minst for att söka bland arkivförteckningarna. Det finns också en möjlighet till gemensam publicering på Internet. Forskare och andra som vill söka i arkivförteckningama kan med en enda sökfråga leta igenom ett stort antal forteckningar registrerade av Visual Arkiv-användare i hela landet. Det finns också ett samarbete med Riksarkivet kring länkningar från NAD till Visual Arkivs gemensamma Internet-publikation. 6.2 Tekniska lösningar 6.2.1 Europeana Europeana är en portal till det digitaliserade europeiska kulturarvet. Inom ramen for "The Digital Libraries" har man utvecklat webbplatsen www.europeana.eu där man kan fä tillgång till miljoner med resurser från arkiv, bibliotek, museer och samlingar for ljud och bild från hela Europa. En prototyp av tjänsten lanserades i november 2008. Kungliga biblioteket är nationell samordnare f6r Sverige. I Europeana kan man fä tillgång till bilder, f6remål, böcker, film mm från Europas museer, bibliotek, arkiv och audiovisuella samlingar. Dessutom kan man som användare engagera sig och lämna egna bidrag. Det finns mer än 15 miljoner foremål. på Europeana. Bland annat: o bilder - målningar, teckningar, kartor, foton och bilder på museiforemål, o texter - böcker, tidningar, brev, dagböcker och arkivdokument, o ljud - musik och tal från rullar, band, skivor och radiosändningar, o l'örlig bild ~ filmer, joumalftlmer och tv-sändningar. Omkring 1500 institutioner har lämnat bidrag till Europeana. Bland dessa flnns kända namn som British Library i London, Rijksmuseum i Amsterdam och Louvren i Paris tillsammans med mindre europeiska organisationer. Informationen som publiceras i Europeana skall vara korrekt. Oberoende om det handlar om ett välkänt eller mindre känt objekt finns det alltid en länk till den ursprungliga källan. 8

,, ' I 'I : ' I I ' I ~! i I! Europeana har inget speciellt system som man kan koppla upp sig mot, utan är en ren sökportal mr kultural'vsmaterial. Europeanas söksystem bygger just nu på Apache Solr med vissa tillägg. Det är inte tänkt att alla som har digitalt kulturarvsmaterial skall leverera direkt till Europeana, utan man använder sig av nationella uppsamlare t ex NAD och K-samsök i Svedge se kap 6.5). Både Europeana och K-samsök använder OAI-PMH ett sätt att hämta data).mr att samla in data, vilket gör att det är bra om databasen man använder har stöd för detta. Tyvärr använder Europeana och K-sarnsök olika metadata-modellel', men levererar man data enligt K-samsöks modell, står dem mr översättningen av datat till Europeanas modell. 6.2.2 K-samsök K-samsök är en webbtjänst som gör det möjligt mr vem som helst att lägga till ett sökformulär på sin webbplats där man kan hitta foton, mremål, arkivhandlingar ur kultursamlingar och så småningom även böcker vid en och samma sölming. Poster i K samsök kan också levereras Europeana. Det hela började 2008 med att Riksantikvarieämbetet, Statens historiska museer och Västarvet satte igång att utveckla en gemensam söktjänst. Många andra aktörer, b1.a. Riksarkivet och Kungliga biblioteket har visat intresse för att ansluta sig till tjänsten. Under 2009 har Kalmar läns museum, Tekniska museet, Arkitekturmuseet, Nordiska museet mfllagt in sina föremål och bilder i sökfunktionen. K-sarnsök förvaltas av Riksantikvarieämbetet. 6.2.3 NAD NAD står.mr den Nationella ArkivDatabasen. NAD är en databas som tillhandahåller ett nationellt arkivbildarregister med arkivhänvisningar. register över arkivinstitutioner med kontaktuppgifter samt hjälpdatabaser för topografisk indelning och mrvaltningshistorik. I NAD på Internet finns arkivförteckningar från Riksarkivets arkivinstitutioner Riksarkivet, Krigsarkivet och landsarkiven). I dagsläget tas inte arkivfol'teckningar in i systemet från andra institutioner. Däremot kan de visas genom länk till arkivets titel på egen hemsida eller allllan portal. NAD på Internet är under uppbyggnad. 6.2.4 SNIDa Svensk mediedatabas. SMDB, är söktjänsten mr Kungliga bibliotekets audiovisuella samlingar. Här hittar du uppgifter om tv, radio, video, biovisad film, skivor och multimedier. SMDB täcker de flesta svenska sändningar och utgåvor sedan 1979, men innehåller även äldre matet ial. Bland annat finns en nästan fullständig föl teckning över svenska skivor från slutet av i800-talet och framåt. Kungliga biblioteket arbetar löpande med att komplettera databasen både med historiskt och dagsaktuellt innehåll. I dag finns infolmation om närmare åtta miljoner timmar audiovisuellt material i SMDB. 9

[ SMDB finns uppgifter om följande från 1979 och framåt:. o tv- och radioprogram sända av Sveriges Radio, Sveriges Television, Utbildningsradion och TV4, o tv-program som sänts via det svenska digitala marknätet eller via satellitsändningar som utgår från Sverige, 8 urval av vissa lokala tv- och radiosändningar närradio, privat lokalradio, kabel-tv och radiotidningar), 8 filmer som visats på biografer i Sverige, o video som distribuerats i Sverige, o svenska fonogram, dvs utgivna och outgivna ljudinspelningar, o svenska interaktiva multimedier med ljud eller rörlig bild. 6.2.6 Sondera För två år sedan lanserades Sondera, ett gemensamt sökfonster på webben för tre av landets viktigaste nationella databaser inom arkiv, bibliotek och audiovisuella medier. Sondera omfattar Nationella arkivdatabasen NAD från Riksarkivet, biblioteksdatabasen LIBRIS och Svensk mediedatabas S:MDB från Kungliga biblioteket. Databaserna innehållet' infonnation om material från offentliga arkiv, samlingar och enskilda pet'soners handlingar, allt från manuskript, vetenskapliga artiklar, böcker, tidningar till radio- och teveprogram, filmer och musik. 7 Analys Generellt System som är helt kompatibla med Europeana är dyra. Dessutom är det svårt att hitta ett system som är bra for både fotografier, tryck, fdremål och arkivhandlingar. T ex Sveriges och Norges nationella portaler http://www.digitaltmuseum.se/och http://www.digitaltmusewn.nol) används främst till fotografier och ffil'emål. Man kan ju givetvis använda det till dokument också, men det är inte anpassat ffir det. Om man vill komma med i Europeana behövs en databashantenng som är kompatibel. Många museer i Sverige har jobbat med SOFIE, men än så länge är det programmet inte kompatibelt. När det gäller arkivsystem är program som Visual Arkiv anpassade ffir export till NAD som i sin tur är kopplade till Europeana. Visual Arkiv har ju också möjlighet till webbpublicering, men det är ju då bara fråga om förteckningar. Östel'götlands modell bör användas som förebild för en västmanländsk kulturarvsportal. Från portalen länkar man sedan enkelt till de olika arkiven, biblioteken och museerna. Östergötlands modell ffir webbportalen ffireslås främst pga modellens enkla uppbyggnad, detta mr att snabbt komma igång med arbetet kring den västmanländska webbportalen. Det är viktigt här att understryka att den största delen av portalprojektet inte handlar om tekniska lösningar utan mer om att få ett antal människor att aktivt samarbeta för att portalen 10

skall bli verklighet, något som i sig kan vara tidskrävande och kostsamt. Det är därför viktigt att man från början har en sammanhållen målbild. 8 Förslag Generellt Vision: en databas som är integrerad med Buropeana. Det skall vara en gemensam databas både för kulturarvsaktörerna i regionen, men också ett verktyg flir medborgarna att dela med sig av sina bilder, tryck, :ffiremål och arkivhandlingar som är av intresse :ffir regionen. Man bör också samordna de kulturarvsdatabaser som finns i Västmanland, detta för att synliggöra och tillgängliggöra det västmanländska kulturarvet samt för att skapa delaktighet i regionen kring länets viktiga kulturarv. Portalen skall även vara ett viktigt verktyg i undervisningssyfte och ett pedagogiskt stöd. Länets skolor skall på ett enkelt och samordnat sätt kunna komma åt det västmanländska kulturarvet med hjälp aven sådan webbportal. Skolorna skall kunna ta del av informationen på webbportalen, t ex till skolarbete, men också skapa egen information som kan publiceras på webbportalen, t ex egna utställningar, uppsatser mm. Det finns idag ingen sammanhållen bild över alla västmanländska kulturarvs aktörer och vad de har att bidra med till en framtida webbportal. Dessutom finns det inget system anpassat för både arkivhandlingar, föremål och bilder som är kompatibel till Buropeana. Arkivsystemen och bibliotekssystemen är som regel anpassade för export till NAD som i sin tur är kopplade till Europeana, men inte museisystemen. Därför rekommenderar utredningen att man börjar med att inventera for att skapa en gemensam och heltäckande bild av alla som arbetar med ABM-frågor i Västmanland, deras material och eventuella tekniska lösningar genom att beskriva dessa organisationer, institutioner mfl och länka till de webbplatser som finns. Man bör därför börja med en enkel webbportal som fungerar som en inkörsport till andra webbplatser. På webbportalen bör man samla länkar till kulturarvs aktörerna i regionen likt Kulturarv Östergötland, Portalen måste kontinuerligt uppdateras och uppfattas som "levande", annars är risken stor att den snabbt blir inaktuell och ointressant. 8.1 Organisationsform för webbplatsens drift och administration och desg nätverkande funktion Utredningen föreslår att man skapar en styrgrupp bestående av representanter från ABMsektorn i Västmanland samt inrättar en ny tjänst som skall ansvara for både administration av kulturarvsportalen samt vara en kontaktperson/samordnare mot alla involverade kulturarvsinstitutioner och -organisationer i Västmanland, Förutom själva driftep. och forvaltningen av webbportalen skall den nyinrättade tjänsten även ansvara for nätverkandet. Tjänsten som ansvarig ft)l' webbportalen med tillhörande verksamhet kan placeras hos någon av de länstäckande ABM-institutionema - Arkiv Västmanland AV), Länsbiblioteket eller VästmanIands läns museum. Styrgluppens uppgift skall vara att verka för en samsyn i fl'ågorkring värdering och urval av information som skall finnas på webbplatsen samt webbplatsens framtida utveckling t ex funktionalitet, kopplingar till andra databaser och/eller tekniska lösningar mm. 11

Arbetet kring digitalisering, förmedling av infonnation till webbplatsen mm skall skötas inom instittitionemas ordinarie arbete. - 8.2 Fysisk lokalisering av webbplatsens drift och administration och dess nätverkande funktion. Av de tre aktuella ABM-institutionerna llireslår utredningen att ansvaret for webbportalen med tillhörande verksamhet förläggs till AV. vars verksamhet bygger på nätverkande och då den största delen av förvaltningen av webbportalen handlar just om nätverkande och kontakter med kulturarvsaktörer i regionen blir AV den mest lämpade organisationen för ändamålet. Dessutom tillhör inte AV den offentliga sektorn vilket kan vara en fördel om man vill skapa delaktighet i hela regionen och få alla kulturarvsaktörema i Västmanland offentliga som enskilda) att känna sig delaktiga i frågor kring det gemensamma västmanländska kulturarvet. AV har sedan tidigare ett länsövergripande ansv81' för de enskilda arkiven och omfattande samarbete med ABM-institutionema/organisationerna och hembygdsföreningarna i regionen samt en god kännedom om kultursituationen i Västmanland. Uppstart, samordning, projektledning, förvaltning och löpande uppdatering av webbportalen och kontakter med informationslämnama sköts av AV:s nya resurs på heltid de llirsta två åren för att komma igång med projektet, sedan på halvtid. Man bör satsa på en teknisk lösning där webbsystem, grundläggande webbdesign och webbhotell drift) upphandlas av utomstående leverantörer. 12

-. "-'" ~--:"\. 8.3 Redogörelse för kostnader för och finansuerirng av die initdaua investeringarna föll" skapandet av webbplatsen och dess kontinuerliga och ~ångsöktiga drift och administration Utredningen foreslår att ett prototypprojekt sätts upp i samarbete med en utvald webbyrålwebbdesigner for att visa på hur en övergripande funktionalitetlstruktur kan komma att se ut. Därefter fastställs en forsta version som färdigställs. Prototypprojektet bör inte kosta mer än 50 000 SEK, en summa som också stämts av med en leverantör. Uppskattade kostnader för anskaffande och drift av webbportal per åt Hårdvara WebbponaJ/ Löpande Prototyp- SRlltlig Löpande Intern resurs Meden för Totalt befintlig Uppstartsavgift drift! projekt design ändringar i för kring. bårdvara engådgsav~ webbhoterl Iwebbdesigml. beroende design via förvaltning av kostnader används) ungefärligt på hm- web bdesigmt- webbportalen vid pris) "färdig" byrå/svårare natverkalmdle aktivlitetell' prototypen ändringar anses vara) Arl O 25 000 kr 5 000 kr 50 000 kr 50 000 kr O 50%+50% 20 000 kr 558000 kr beräknat på 34 000 kr/mån ink! sociala avg för heltid = 408 000 kr Ar2 O O 5 000 kr O O 20 000 kr 50%+50% 20 000 kr 453000 kr beräknat på 34 000 kr/mån ink! sociala avg för heltid = 408 000 kr Ar3 - O O 5 000 kr O O 20 000 kr 50% 20 000 kr 249 000 kr -- -- ---- ------'--.. 204000 kr - ---- -- ------ Kostnaderna ovan tar inte hänsyn till framtida integration med Europena eller andra nationella och internationella databaser. 13

8.3.1 AktivitetslIsta och tidsplan Aktivitet Skapa en styrgrupp Tidsplan Arl Anställa en samordnare AT 1 Samordnaren inventerar vad det finns för Ar 1 digitaliserat material, databaser och webbplatser som skall ingå i portalen Samordnaren i samråd med styrgruppen fastställer webbportalens struktur och övrig funktionalitet samt registrerar URL-adress Val av leverantör för programvara och design samt val av webbhotell bra om man kan hitta synergier med de befintliga systemen i regionen) Prototypprojekt Beslut om slutlig design och funktionalitet Utveckling av slutlig design samt test Produktionssättning Ar2 Ar2 Ar2 Ar2 Ar2 Ar2 Löpande förändringar, förvaltning och Ar3 - utveckling av nätverkande 8.3.2 finansiering Kostnaden för anskaffandet av webbportalen foresläs delas mellan Landstinget Västmanland och Västerås stad. Länsstyrelsen i Västmanlands län bekostar den halvtid av samordnarens tjänst som behövs under de två första åren för att komma igång med p0l1alprojektet utöver den halvtiden som behövs för den långsiktiga driften). Kostnaden för den långsiktiga driften samt rur den halvtid av samordnarens tjänst som behövs för den långsiktiga förvaltningen av webbportalen samt nätverkandet med regionens kulturarvsaktörer finansieras 'av VKL:s ingående parter genom en inom VKL överenskommen modell. 14

8.4 Redogörelse för tänkbara lösningar till hur webbplatsen skall kunna kommunicera med andra regionala, nationella o~h internationella databaser Initialt är inte kommunikationen med regionala, nationella och internationella databaser det primära att ta hänsyn till. Dessutom är det kostsamt, varför utredaren föreslår att se det som en fhuntida vision. Däremot är det viktigt att satsa på rätt teknik: öppna format och systemoberoende lösningar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter. 9 Avslutning Utredningen överlämnas härmed 2011-06-17 till beställarna - Landstinget Västmanland och Västerås stad - för de åtgärder som befinns lämpliga. Anastasia Pettersson 15