Riktlinjer för kommunens penninghantering 076:1 Riktlinjer för kommunens penninghantering Fastställd av Kommunfullmäktige 2005-12-15, ändrad 2007-12-13 Gäller fr o m 2007-12-13 Tidigare har följande utgångspunkter formulerats för kommunens övergripande finansiella strategi - genom en kontrollerad tillväxt och hög effektivitet i resursanvändningen skall det kapital som används i verksamheten minimeras - en balanserad finansiell utveckling förutsätter en viss relation mellan intern och extern finansiering av det kapital som används i verksamheterna i form av tillgångar av olika slag. Den första utgångspunkten handlar om att eftersträva en effektiv kapitalanvändning, dvs att balansomslutningen skall hållas så låg som möjligt. Detta gäller inte bara anläggningstillgångarna utan även omsättningstillgångarna, dvs det kapital som bundits i likvida medel, förråd och fordringar m m. Den andra utgångspunkten handlar om en effektiv kapitalanskaffning. Ett av syftena med kommunens riktlinjer för penninghantering är att med högt ställda krav på säkerhet och sundhet optimalt styra betalningsströmmarna för att minimera behovet av rörelsekapital och därigenom begränsa kapitalanvändningen enligt den första strategipunkten. Med säkerhet menas att minimera finansiella risker av olika slag. Med sundhet menas att kommunen skall avhålla sig från ur rättslig synpunkt tveksamma eller svårbedömda ekonomiska transaktioner. Ett annat syfte med riktlinjerna är att med samma krav optimera finansieringen med främmande kapital enligt den andra utgångspunkten i den finansiella strategin. Riktlinjerna består av följande områden 1 Likviditetsstyrning 2 Medelsplacering 3 Finansiering 4 Intern kontroll 1 Likviditetsstyrning Likviditetsstyrning syftar till att styra kommunens betalningsströmmar, så att kommunen vid varje tillfälle till lägsta möjliga kostnad kan betala sina förfallna skulder. Likviditetsstyrning omfattar delområdena likviditetsplanering, likviditetsreserv, betalningsströmmar och saldohantering. 1.1 Likviditetsplanering Likviditetsplaneringen är grundläggande för en effektiv likviditetsstyrning. Med en fungerande likviditetsplanering skall kommunen kunna - bevaka och styra tidpunkten för in- och utbetalningar - utnyttja kvittningar mellan in- och utbetalningar - förutse när ett likviditetsöverskott inträffar och hur länge detta överskott skall placeras - förutse om likviditetsunderskott kan befaras och vidta de åtgärder som är nödvändiga för upprätthållande av likviditetsreserven - få erforderlig tid på sig att förhandla fram bättre låne- och placeringsvillkor Likviditetsplan skall upprättas varje år baserad på underlag från förvaltningarna. Förvaltningarna skall fortlöpande rapportera större avvikelser av in- och utbetalningar. Likviditetsplanen revideras kontinuerligt med ledning av förvaltningarnas uppgifter.
076:2 Riktlinjer för kommunens penninghantering 1.2 Likviditetsreserv Kommunen skall ha en tillfredsställande beredskap för att möta oväntade kortsiktiga likviditetsbehov. Kommunens likviditetsreserv bör vara så låg som möjligt, då avkastningen på likvida medel normalt alltid är lägre än kostnaderna för att upprätthålla likviditeten. Likviditetsreserven behöver ej nödvändigtvis utgöras av kontanter utan kan bestå av kreditlöften. Kontantkassor tillåts enbart i begränsad omfattning. Som alternativ till kontantkassor kan betalkort användas. Betalkort kan erhållas efter beslut i Kommunstyrelsen, som också beslutar om eventuell kreditbegränsning på kortet. Kortet får endast användas för betalning av verksamhetsrelaterade kostnader. Kontantkassor och betalkort får ej användas för privata utgifter. 1.3 Betalningsströmmar Rutinerna för hantering av betalningsströmmarna skall vara så utformade att inbetalningar sker så snabbt som möjligt och att utbetalningarna sker på förfallodag. För inbetalningar innebär detta bl a att - kommunens taxor skall utformas så att avgifter inbetalas så tidigt som möjligt. Om möjligt skall förskottsbetalning ske, - statsbidrag skall sökas så snabbt som möjligt och förskottsutbetalningar skall om möjligt begäras, - avgifter och ersättningar från andra kommuner och landsting skall om möjligt debiteras månadsvis, - hyror skall om möjligt debiteras så att betalning inflyter månadsvis i förskott, - fakturering av övriga tjänster skall om möjligt ske senast dagen efter leveransdagen med 30 dagars betalningstid, - externa arbeten, som pågår under längre tid skall debiteras à-konto varje månad och snarast efter slutfört arbete sändes slutfaktura, - tiden från förfallodagen till ansökan om betalningsföreläggande/lagsökning alternativt avstängning skall vara högst 45 dagar. Gemensamt för alla slag av inkomster är att bevakning skall ske så, att inbetalningarna kommer in i rätt tid. Vid inköp och därav föranledda utbetalningar skall - betalningsvillkor vara 30 dagar från fakturans ankomstdatum, undantagsvis kan betalningsvillkoren sättas till kortare tid än 30 dagar, - faktureringsavgifter och liknande avgifter skall inte accepteras om inte annat avtalats, - om möjligt skall en faktura per månad eftersträvas i stället för vid varje leverans, - avtal skall utformas så att ränta ej går förlorad genom att betalningsdag sätts på bankfri dag, - förskottsbetalning accepteras enbart om bankgaranti kan erhållas. 1.4 Saldohantering Genom en effektiv saldohantering skall inflytande medel genast kunna användas för utbetalningar eller så snabbt som möjligt göras räntebärande. Avgifter m m som erhålles kontant, skall så snabbt som möjligt insättas på bankkonto. Kommunen skall sträva efter att utjämna in- och utbetalningar per dag genom att om möjligt anpassa utbetalningarna efter inbetalningarna. Rutiner för inbetalningar respektive utbetalningar skall vara så utformade att antalet räntelösa dagar minimeras. Kommunen skall förhandla med bankerna om räntevillkor och avgifter samt kontrollera att antalet räntedagar stämmer överens med gällande avtal. 2 Medelsplacering Medlen skall placeras så att kravet på låg risk tillgodoses och så att högsta möjliga avkastning uppnås. Säkerhet skall därvid alltid gå före hög avkastning.
Riktlinjer för kommunens penninghantering 076:3 2.1 Likvida medel Medelsplacering får enbart ske i form av inlåning i bank eller motsvarande kreditinstitut samt köp av certifikat eller andra räntebärande värdepapper utgivna av - svenska staten, statliga verk och statliga bolag, - företag ingående i kommunens koncernkonto, - svenska banker och av banker helägda dotterbolag samt stadshypotek, - svenska kommuner och landsting, - övriga företag mot säkerhet i form av bankgaranti med en placeringstid på högst tre månader, Löptiden för placerade medel skall avvägas mot kommunens likviditetsbehov och kortfristiga lånemöjligheter samt möjligheterna att snabbt avveckla placeringar på penningmarknaden. Löptiden får ej överstiga ett år. Nämnderna får inte utan beslut i Kommunstyrelsen öppna egna bank- och postgirokonton eller särskilda bankkonton. 2.2 Avsättning till pensioner Kommunens totala pensionsåtagande består av summan av de t o m 1997-12-31 intjänade nuvärdesberäknade framtida pensionsutbetalningarna, upptaget som ansvarsförbindelse samt avsättningar till pensioner i balansräkningen. Dessa åtaganden uppgår i Bokslut 2006 till ca 1 600 mnkr exkl löneskatt. Kommunen har som strategi att om finansiellt utrymme finns tillgängligt kan avsättningar göras för att lindra effekten av de framtida ökande pensionsutbetalningarna. Målet för placeringen av pensionsavsättningar är att minst bibehålla realvärdet till dess utbetalning av pensionen skall ske, dvs minst ge kompensation för inflationen. Med ledning av Riksbankens aktuella inflationsmål bör därför avkastningen på pensionsavsättningarna ligga på minst 2-3 % per år. Det placerade kapitalet inkl avkastning är bundet till att finansiera pensionsåtagandet. Följande, för pensionsavsättningar särskilda tillgångsslag, skall vara möjliga för placering: - Pensionsförsäkring - Svenska statens realränteobligationer - Svenska räntebärande värdepapper - Strukturerade produkter (aktieindexobligation eller motsvarande) - Räntederivat (t ex ränteswap) - Placering på bankkonto i svensk bank - Placering i kommunens internbank för utlåning till kommunens helägda dotterbolag. I samtliga fall gäller att kapitalgarantin vid förfallodagen skall uppgå till 100 %, dvs det nominellt placerade kapitalet skall lägst garanteras. Placeringen skall vara utställd i svenska kronor (SEK). Löptider och räntebetalningar skall vara anpassade till behovet av medel för pensionsutbetalningar. För emittent gäller att den långa ratingen enligt Standard&Poor resp Moodys skall vara minst A resp A2. Av etiska skäl skall placeringar inte göras i företag, som bedriver aktiv verksamhet inom alkohol-, tobakoch vapentillverkning. 3 Finansiering Med finansiering avses dels avvägningen mellan eget och främmande kapital, dels former för hur det främmande kapitalet skall anskaffas. Avvägningen mellan eget och främmande kapital görs årligen i kommunens årsbudget utifrån kommunens övergripande finansiella strategi. 3.1 Upplåning Vid upplåning och skuldförvaltning skall sådana former väljas att krav på låg risk tillgodoses med lägsta möjliga finansieringskostnad. Vid val av finansieringslösning skall beaktas såväl den ekonomiska situationen som läget på kreditmarknaden.
076:4 Riktlinjer för kommunens penninghantering Omfattningen av den långfristiga upplåningen skall uppgå till högst det lånebehov som fastlägges i kommunens budget. Den kortfristiga upplåningen, för täckning av likviditetsbehovet och beviljade kreditmöjligheter för kommunens bolag samt omsättning av tidigare upptagna lån, beslutas av Kommunstyrelsen. Vid långfristig upplåning, varmed menas upplåning med en löptid överstigande ett år, skall offert begäras in från olika långivare. Offerten skall innehålla uppgift om effektiv årsränta inklusive alla med lånet förenade kostnader. Arbitrageverksamhet, dvs upplåning i syfte att placera pengar för att göra räntevinster, får ej ske. Kommunen kan dock, för att klara näraliggande investeringar, välja att låna upp pengar i förväg om gynnsamt kreditläge föreligger. Lånefinansiering får ske i form av - lån hos svenska staten, bank eller bankägt finansbolag, försäkringsbolag och pensionsanstalter, kommuner och landsting och av kommuner ägda finansieringsbolag, - kortfristiga skuldebrev, förmedlingslån eller obligationslån på penning- och kapitalmarknaden. Valet mellan olika låneformer, räntebindning, lånetider och valutor kan inte enbart ske efter principen lägsta kostnad vid ett statiskt förhållande. Valet måste också avspegla krav på effektiv riskhantering. En utvecklad riskvärderingsmodell skall därför finnas och ständigt utvecklas. Riskvärderingsmodellen skall vid varje tidpunkt mäta den sammanlagda risken i ett antal positioner. En variabel skall fastställas, som utvisar vad som händer vid verkliga eller simulerade räntepositioner, om räntan skulle förändras med en procentenhet från befintlig nivå. Vid extern upplåning bör för spridning av ränterisker, sammansättningen av låneskuldens räntebindningstid vara så att 50 % förfaller inom tre månader, 25 % inom tre år och 25 % överstigande tre år. Varje verksamhet, varje bolag skall kunna frångå ovannämnda bindningstider genom att i samband med budgetprocessen begära och motivera förändringar hos Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bedömer sedan förslaget och ger ett eventuellt godkännande som ett led i ägarstyrningen. För att sprida valuta- och ränterisker medgives användning av - swappar, för att byta långa räntebindningar till korta eller tvärtom samt utländsk valuta mot svensk valuta, - terminskontrakt, för att binda räntan på ett befintligt eller nytt lån i förväg, samt vid köp och försäljning av utländsk valuta, - räntetak, för att skaffa en försäkring mot en högre räntenivå vid upplåning med kort ränta, - räntegolv, för att i samband med köp av räntetak ställa ut ett räntegolv på motsvarande belopp och löptid, - räntegaranti, för att vid framtida upplåning eller förlängning av en kredit kunna köpa en försäkring på en högsta räntenivå för denna finansiering. Dessa instrument får enbart användas för att minska risker vid lån eller placeringar. 3.2 Leasing Leasing är en form av extern finansiering. Leasing är ett alternativ till köp och innebär att utrustning hyrs till en i förväg fastställd hyrestid. Den avgörande skillnaden jämfört med köp är att äganderätten formellt kvarligger hos leasinggivaren. Normalt är den effektiva finansieringskostnaden för ett leasingavtal högre än kommunens alternativkostnad vid egen finansiering eller lånefinansiering. Därför skall utrustning som avses att stadigvarande innehas i normalfallet köpas. Om köp är oförmånligt och extern finansiering är det bästa alternativet, kan bedömningen av vilket externt finansieringsalternativ som vid varje tillfälle är förmånligast för kommunen totalt endast göras av Kommunstyrelsen. Alla leasingavtal skall därför tecknas av Kommunstyrelsen.
Riktlinjer för kommunens penninghantering 076:5 3.3 Utlåning Kommunen skall iakttaga restriktivitet vid utlåning. Vid utlåning skall räntan baseras på marknadsräntan, dvs vad kommunen själv betalar för sin egen upplåning. Utlåning får endast ske mot tillfredsställande säkerhet. Kommunstyrelsen beslutar om kortfristig utlåning till de företag som är anslutna till kommunens koncernkonto i syfte att tillgodose behovet av rörelsekapital. Kommunstyrelsen beslutar också om långfristig utlåning till kommunens bolag exklusive bostadsföretagen för finansiering av investeringar i de fall bolagets investeringsplanering godkänts av Kommunfullmäktige. Övrig utlåning beslutas av Kommunfullmäktige. 4 Intern kontroll Inom ramen för dessa bestämmelser beslutar Kommunstyrelsen genom delegation om placeringar och om upptagande av lån samt utfärdande av betalkort till förtroendemän och tjänstemän enligt särskild rutin. I samtliga fall av upplåning eller likviditetsförvaltning skall ett internt beslutsunderlag upprättas innehållande samtliga överenskomna villkor. Beslutsunderlaget skall undertecknas av behörig person, som beslutar och utför affären, samt ytterligare en namngiven person. Kommunstyrelsen beslutar om vilken eller vilka personer som skall inneha behörighet respektive kontrasignera handlingen. En kopia av beslutsunderlaget skall översändas till kommunrevisionen. Rutinerna för alla finansiella transaktioner skall vara utformade så, att samma person inte utför både upphandling och bokföring av en transaktion. Med anledning av den aktiva finansförvaltning som eftersträvas och den delegering som därigenom krävs, skall rapportering angående gjorda placeringar och upptagna lån samt placerings- och låneportföljens sammansättning ske till Kommunstyrelsen regelbundet. Övriga finansiella uppgifter som bedöms som viktiga skall också rapporteras.