TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr A 02:2

Transkript

1 TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr A 02:2 Kf 116/2002, 147/2007, Kf 101/2009 Kf 114/2009 Dnr Ks 2011/535 Dnr Ks/K FINANSREGLEMENTE FÖR TOMELILLA KOMMUN OCH DESS HELÄGDA FÖRETAG Ändrad 9 oktober Inledning Allt vad som står i detta dokument gäller för Tomelilla kommun, Österlenhem AB och Tomelilla Industriaktiebolag (TIAB). Begreppet koncernen i dokumentet avser då kommunen, Österlenhem och TIAB. 2. Mål och riktlinjer Finanspolicyns syfte är att vara ett övergripande ramverk för riktlinjer, regler och målsättning för finansverksamheten som ska bedrivas i kommunen. Finansverksamheten ska kännetecknas av affärsmässighet med utnyttjande av konkurrensen på finansmarkanden, en snabb och smidig beslutsgång samt fortlöpande uppföljning. Kommunen, Österlenhem och TIAB ansvarar var för sig för planering och förvaltning av sin likviditet och lånestock. Målet med koncernens finansiella hantering är att med beaktande av kommunallagens krav på betryggande säkerhet, innehållet i denna policy, koncernnyttan samt sunt affärsomdöme åstadkomma bästa möjliga finansnetto. Detta uppnås genom en effektiv och affärsmässig finansförvaltning som strävar efter att: Minimera kostnaden för kapitalet med beaktande av risknivå I största utsträckning eliminera finansiellt risktagande. A 02:2 Finansreglemente för Tomelilla kommun och dess helägda företag 1 (10)

2 Säkerställa tillgång till erforderlig finansiering. Samordna koncernens behov av finansiella tjänster och därigenom minimera finansiella kostnader. Detta ska ske under säkra och kontrollerade former. Speciellt med tanke på en kommunal koncerns speciella ställning i samhället, vilket ställer särskilda krav på riskhantering vid upplåning, placering eller annan finansiell verksamhet. Visst risktagande är dock ofrånkomligt på finansmarknaden och måste också accepteras i kommunal verksamhet. Tomelilla kommuns finanspolicy karaktäriseras av en låg riskprofil. Följande finansiella risker är mest framträdande: Finansieringsrisk, d.v.s. att likvida medel inte kan erhållas i rätt tid, alternativt leder i upplåningen till en påtaglig kostnadsökning. Refinansieringsrisk, d.v.s. att det i vissa situationer kan vara svårt att till fördelaktiga villkor placera om lån. Ränterisk, d.v.s. risk för högre räntekostnader och försämrat resultat p.g.a. högre marknadsräntor. Likviditetsrisk, d.v.s. att en placering inte kan omsättas i likvida medel utan påtaglig kostnadsökning eller att kommunen vid visst tillfälle inte kan fullgöra åtaganden som förväntas vid normal betalningsberedskap. Valutarisker, d.v.s. oväntade förändringar av olika valutors motvärden. Kreditrisk, d.v.s. att man inte får tillbaka utlånat kapital på grund av låntagarens insolvens. Hanteringsrisk, d.v.s. oegentligheter eller misstag som får ekonomiska konsekvenser för kommunen. 3. Likviditetsplanering Kommunkoncernen ska alltid ha en god betalningsberedskap. Med betalningsberedskap avses egen likviditet, goda lånemöjligheter och avtalade kreditlöften. Det innebär bland annat att koncernen i sitt agerande även ska ta hänsyn till kreditgivarnas bedömning av de åtgärder som vidtas inom koncernen. Styrelserna för Österlenhem och TIAB beslutar om respektive företags likviditetsreserv. Kommunkoncernens betalningsströmmar samordnas via ett koncernkonto som administreras av gemensam administration. Inom ramen för koncernkontot ska kommunen ha avtalade kreditlöften i händelse av likviditetsbrist. Samtliga enheter som ingår i koncernkontot skall upprätta likviditetsplaner som ska delges gemensam administration. 2 (10)

3 Avtal om koncernkontosystem innehåller speciella överenskommelser om in- och utlåningsränta, valutering, kvittning samt checkräkningskredit. Kommunförvaltningen samt helägda bolag i kommunkoncernen ska ingå i koncernkontosystemet och får inte utan kommunstyrelsens tillstånd öppna andra konton. Utlåning till de i koncernkontosystemet anslutna parterna får ske inom de ramar som överenskommes. Tillfälliga höjningar utöver ram kan ske till 50 procent över beviljat rambelopp. Dessa beslutas av i bilaga Behöriga personer angivna personer. Vid icke överenskomna övertrasseringar uttas övertrasseringsränta. Respektive bolag gottgöres eller belastas med ränta utifrån aktuell saldoavräkning i koncernkontosystemet. Kommunen ska arbeta efter principen att fakturering ska ske i så nära anslutning som möjligt till tjänstens utförande eller varans leverans. Leverantörsfakturor och övriga utbetalningar ska snarast möjligt registreras i ekonomisystemet. Betalningsvillkor för leverantörsfakturor ska i normalfallet vara minst 30 dagar räknat från en dag före fakturans ankomstdag. 4. Upplåning Vid upplåning ska låneformer väljas så att kravet på låg risk tillgodoses och att en så låg finansieringskostnad som möjligt eftersträvas. Upplåningen baseras på den årliga respektive löpande likviditetsplaneringen. Nya lån tas upp i enlighet med den låneram som fullmäktige beslutar om för att finansiera årets budget. Om långivare kräver borgen ska beslut om lån och borgen tas i enlighet med kommunens särskilda borgenspolicy. Finansiell leasing jämställs med upplåning och omfattas därför av reglerna för upplåning i denna policy. 4.1 Tillåtna motparter Upplåning får ske endast i svenska kronor och genom: 1. Svenska staten 2. Bank eller bankägt finansbolag 3. Svenska försäkringsbolag 4. Svenska kommuner och landsting 5. Kommuninvest i Sverige AB 3 (10)

4 4.2 Finansierings- och refinansieringsrisk För att i möjligaste mån begränsa finansierings- och refinansieringsrisken ska följande riktlinjer tillämpas: Antalet enskilda krediter ska begränsas till två till fyra per 100 mnkr. Det ska eftersträvas att de olika krediterna uppgår till ungefär lika stora belopp. Hålla en spridd förfallostruktur på upplånade medel, högst 50 procent av lånen bör förfalla inom ett år. Genomsnittlig kapitalbindningstid för aktuell låneskuld inom Tomelilla kommun, Österlenhem respektive TIAB ska om möjligt uppgå till två år eller längre. Kommunkoncernen bör ha två till fyra leverantörer av finansiering. Ingen särskild långivare, undantaget Kommuninvest, bör långsiktigt ha mer än 50 procent av kommunkoncernens totala lånevolym Kreditlöften ska vara förlängda eller upphandlade senast tre månader innan kreditlöftesavtalets utgång. Undvika låneförfall vid årsskiften. Hålla tillgängliga medel och kredituttrymmen på en sådan nivå att kommunkoncernen tillförsäkras en god betalningsberedskap. Följa utvecklingen på finansmarknaden och hålla löpande kontakt och informationsutbyte med de aktörer som sitter nära penningmarknaden. Med kreditlöften avses checkkredit och kreditlöften med avtalad marginal. 4.3 Ränteriskhantering Med ränterisk avses risken för högre kostnader på grund av högre marknadsräntor. Detta kan ge betydande resultatförsämringar. Dock kan det även innebära risk för kommunen att välja allt för hög andel fast räntebindning och därmed riskera för höga räntekostnader i ett scenario med uthålligt låga rörliga räntor. För att hantera ovanstående riskfaktorer ska kommunen välja en strategi för ränteriskhantering i form av den kombination av fast och rörlig ränta samt derivatinstrument som bäst gynnar kommunen/bolag utifrån dess specifika förutsättningar. Ränterisken bör i första hand hanteras med hjälp av derivatinstrument (se avsnitt 6) i kombination med en rörlig underliggande finansiering. Styrelserna för Österlenhem och TIAB beslutar om respektive företags ränteriskstrategi. Kommunens strategi för hantering av ränterisk uttrycks som en exakt förfallostruktur för räntebindningen kombinerat med derivatinstrument. Kombinationen av räntebindning och räntederivat bildar en hypotetisk portfölj, normportfölj. Normportföljens utseende beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott och ska vara en avvägning av kort 4 (10)

5 räntebindning för långsiktigt låg räntekostnad och lång räntebindning för ökad stabilitet i räntekostnader. Denna avvägning bestäms av räntemarknadens förutsättningar, kommunens förmåga att klara perioder med höga räntor och av kommunstyrelsens arbetsutskotts uppfattning om önskad risknivå. Handlingsfriheten för ekonomichefen avseende den verkliga portföljen i förhållande till normportföljen ska anges genom en maximal avvikelse (en limit) från normportföljens förfallostruktur. Kommunens normportfölj och ränteriskmandat beskrivs i bilaga 2. Ekonomichefen ska löpande utvärdera om förutsättningarna har förändras på så sätt att normportföljen bör omprövas. 5. Placering Vid placering av koncernens likvida medel ska sådana placeringsformer väljas så att kraven på lågt risktagande tillgodoses och att, med beaktande av detta, bästa möjliga förräntning och likviditet eftersträvas. Eventuella överskottslikviditet ska först och främst användas för att amortera skulder. Endast placeringar i svensk valuta får förekomma. För placeringar relaterade till medel för framtida pensionsåtagande se separata placeringsföreskrifter. 5.1 Riskhantering vid placering För att begränsa kreditrisken får koncernens medel enbart placeras på nedanstående sätt. För placering på annat sätt, ska beslut fattas av kommunstyrelsens arbetsutskott. 1. Medel i bank. 2. Utlåning till kommunens helägda företag som ingår i Tomelilla kommuns koncernkonto. 3. Placeringar för vilka svenska staten, svensk kommun eller därmed jämförlig samfällighet svarar. 4. Placeringar i värdepapper utställda av svenska banker och godkända kreditmarknadsbolag. Utlåning får inte ske till privatpersoner. 5 (10)

6 6. Riskbegränsande instrument För att minska riskerna i förvaltningen av skuldportföljen inom den finansiella verksamheten finns olika instrument på marknaden. Instrumenten får inte användas fristående från underliggande lån. Följande instrument är tillåtna med syfte att begränsa ränterisken: Ränteswap (räntebyte) Räntetermin Cap (räntetak), floor (räntegolv), collar (räntekorridor) Ränteswap får användas för att avtala om byte av räntebetalningar från rörlig till fast räntesats eller tvärtom. Ränteterminer får användas för att binda en viss förväntad framtida räntenivå på kommunens placeringar eller upplåning. För att minska riskerna av oväntade ränterörelser får avtal om högsta ränta (cap-avtal) tecknas vid lån och lägsta ränta (floor-avtal). Även avtal som innebär att räntan rör sig inom en korridor (collar) får användas. 7. Finansverksamhetens organisation Kommunfullmäktige beslutar i policyfrågor och andra principiellt viktiga frågor av övergripande natur. Fullmäktige beslutar om ramar för upp- och utlåning samt övriga finansiella mål. Kommunstyrelsen har inom av fullmäktige anvisade ramar ansvaret för kommunens medelshantering och ska därvid ange befogenhetsfördelningen i låne- och placeringsärenden. Kommunstyrelsen ska vid behov ompröva policyn och informera kommunfullmäktige om det finns behov av att göra ändringar i befintlig policy. Gemensam administration är kommunstyrelsens organ för att sköta kommunens ekonomi. Avdelningen utgör därmed kommunens centrala finansfunktion. Finansfunktionen innebär anslutning till kommunens koncernkonto och hanterar såväl placeringar av kortfristiga medel som tillhandahållande av likviditet (checkräkningskredit). Finansfunktionen kan erbjuda sig att arbeta på självkostnadsbasis mot kommunens företag. Ekonomichefen kan besluta om tillfälliga avvikelser från finanspolicyn p.g.a. risker som inte förutsetts eller omfattas av finanspolicyn samt snarast rapportera varje avvikelse från finanspolicyn till kommunstyrelsens arbetsutskott. Alla beslut om placeringar och upplåning delegeras till i bilaga 1 "Behöriga personer" angivna personer. Beslut om att utse behöriga personer delegeras till kommunstyrelsens arbetsutskott för kommunens del. I respektive företag fattas behörighetsbesluten i styrelserna. 6 (10)

7 I de fall extern förvaltning förekommer, ska avtal upprättas mellan kommunen/kommunkoncernen och förvaltaren. Avtalet ska utformas så att förvaltarens uppdrag inte tillåter denne att placera pengar i strid med finanspolicyn. 7.1 Rapportering till kommunstyrelsen I samband med årsbokslut och delårsbokslut lämnas en sammanställning till kommunstyrelsens arbetsutskott respektive kommunstyrelsen. Den ska innehålla uppgifter om aktuell likviditetsställning, lånestock, räntesituation och kapitalbindningstid. Samtliga beslut som fattas i delegation ska snarast anmälas till kommunstyrelsen. För de helägda bolagen sker anmälan till respektive styrelse. 7.2 Intern kontroll För att åstadkomma god säkerhet och effektiva rutiner i finansarbetet krävs att handläggar- respektive internkontrollfunktionerna hålls åtskilda. För Tomelilla kommun utför ekonomiassistent kassa, här kallad kassaansvarig, internkontrollen i finansarbetet. Alla avier och avräkningsnotor avseende finansdispositioner skickas direkt till kassaansvarig. Alla affärsavslut/beslut ska omedelbart dokumenteras och överlämnas till kassaansvarig. För Österlenhem och TIAB ska respektive styrelse klargöra hur den interna kontrollen skall gå till. I samtliga fall av upplåning eller likviditetsförvaltning ska ett internt beslutsunderlag upprättas innehållande samtliga överenskomna villkor. Detta beslutsunderlag ska undertecknas av behörig person som beslutat om och utfört affären samt ytterligare en i bilaga "Behöriga personer" angiven person. Beslutsunderlaget ska upprättas och undertecknas i två exemplar, varav ett förvaras hos den som har utfört affären. Det andra exemplaret överlämnas till gemensam administration, kassa- och redovisningsfunktion för kontroll mot från affärens motpart översända underlag (kvitton, noter eller dylikt). Kassa- och redovisningsfunktionen ska ansvara för upprättande av korrekta redovisningsunderlag med kontering och beslutsattestant. Enskilda lånebeslut fattas i enlighet med i bilaga Behöriga personer angivna personer. Låneavier (räntor och amorteringar) konteras och noteras i lånereskontran av redovisningsassistenten eller dennes ersättare. Utbetalningarna av låneavierna verkställs av kassaansvarig eller dennes ersättare. 7 (10)

8 Registreringarna i ekonomisystemet utförs av ansvarig befattningshavare eller dennes ersättare. Motsvarande rutiner fastställs av respektive företags styrelse. Beslut om likviditetsförvaltning fattas i enlighet med i bilaga "Behöriga personer" angivna personer. In- och utbetalningar verkställs av kassaansvarig eller dennes ersättare. Betalningstransaktioner skrivs under av de personer som utses av kommunstyrelsens arbetsutskott. Registreringarna i ekonomisystemet utförs av ansvarig befattningshavare eller dennes ersättare. Motsvarande rutiner fastställs av respektive företags styrelse. 8 (10)

9 Ordlista Cap: Ett avtal som används tillsammans med t.ex. ett rörligt lån för att reglera den maximala räntenivån som lånet kan komma upp till vid en allmän ränteuppgång. Certifikat: Värdepapper som utges av företag eller banker och som är förknippat med säkerheter av olika slag. Collar: En kombination av cap och floor och innebär att räntan på ett lån eller placering rör sig inom ett intervall vid förändringar i den allmänna räntenivån. Floor: Ett avtal som används tillsammans med t.ex. en placering till rörlig ränta för att reglera den minsta ränta som placeraren kommer i åtnjutande av oavsett om den allmänna räntenivån sjunker under denna nivå. Hanteringsrisk: Risken för oegentligheter eller misstag som får ekonomiska konsekvenser för kommunen. Kommunkoncern: Kommunen och dess helägda bolag. Koncernkonto: Koncernkonto innebär att samtliga av koncernens transaktioner (in- och utbetalningar) går via ett enda konto, där saldo och ränteberäkning sker. Kommunen och dess helägda bolag som ingår i koncernkontosystemet har minst ett underkonto var där transaktioner och saldon beräknas. Kreditlimitbelopp: Kreditlimit sätts för koncernkontot som helhet gentemot banken och reglerar koncernens checkräkningskredit. Varje del i koncernen har sin beslutade del av denna checkräkningkredit. Denna kallas kreditlimit. Kreditrisk: Risken att man inte får tillbaka utlånat kapital p.g.a. av låntagarens insolvens. Likviditetsrisk: Risken att inte ha tillgång till likvida medel när betalningar skall göras. Löptid: Den tid som återstår innan ett avtal om lån eller placering förfaller till betalning. Rating: En bedömning gjord av kreditvärderingsföretag över sannolikheten att en skuld kommer att regleras på den överenskomna tidpunkten. Erkända kreditvärderingsföretag är Standard & Poors och Moodys. Ränterisk: Risken för förändringar i koncernens upplåningskostnader eller ränteintäkter till följd av ränteförändringar i marknaden. Räntetermin: Ömsesidigt förpliktande avtal mellan två parter om en viss ränta vid en bestämd framtida tidpunkt. Ränteswap: Avtal om byte av räntebetalningar från rörlig till fast räntesats eller tvärtom. 9 (10)

10 Bilaga 2 Ränteriskhantering i upplåningen: Den av kommunstyrelsens arbetsutskott föreslagna normportföljen och maximalt tillåtna avvikelser från denna utryckt i procentenheten följer nedan. Intervall < 1 år 1-3 år 3-5 år 5-7 år 7-10 år Normportfölj (%) Maximal andel förfall (%) Minimal andel förfall (%) Normportföljen samt avvikelserna beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott den 16 september 2009 under förutsättning att finanspolicyn fastställs av kommunfullmäktige. 10 (10)