Örnsköldsviks kommuns Finanspolicy

Transkript

1 Örnsköldsviks kommuns Finanspolicy Fastställd av kommunfullmäktige

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning Finanspolicyns syfte och omfattning Övergripande målsättning med finansverksamheten Revidering av finanspolicy 4 2 Organisation och ansvarsfördelning Finansiell samordning Ansvars- och befogenhetsfördelning 5 3 Finansiell riskhantering Finansieringsrisk Derivatinstrument Ränterisk Valutarisk Motpartsrisk Operativ risk 7 4 Likviditetsplanering 7 5 Finansiering 7 6 Placering Förvaltning av medel avsatta för pensionsförpliktelser Förvaltning av medel i donationsstiftelser 8 7 Utlåning 8 8 Borgen 8 9 Intern kontroll 9 10 Uppföljning och rapportering 9 Örnsköldsviks kommuns Finanspolicy 2

3 1 Inledning Enligt Kommunallag (1991:900), 8 kapitlet 2, ska kommunerna förvalta sina medel på ett sådant sätt att kravet på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses. För att uppfylla kommunallagen vad gäller dessa säkerhetskriterier har Örnsköldsviks kommun bl.a. upprättat denna finanspolicy. Finanspolicyn är ett övergripande ramverk för kommunkoncernens finansverksamhet som fastställs av kommunfullmäktige. I kommunkoncernen inbegrips i detta sammanhang de helägda bolagen. Enligt Kommunallag (1991:900), 3 kapitlet 17, ska kommunfullmäktige när vården av kommunal angelägenhet lämnas över till ett helägt bolag beredas tillfälle att yttra sig innan beslut fattas i företagets styrelse i ärende som är av principiell betydelse eller av större vikt. Vid utlåning till de helägda bolagen inom kommunstyrelsens beslutade limiter ska detta beaktas. Kommunens finansverksamhet och de helägda bolagen inom kommunkoncernen ska följa denna policy och de finansinstruktioner som kommunstyrelsen utfärdar. 1.1 Finanspolicyns syfte och omfattning Den av kommunfullmäktige beslutade finanspolicyn syftar till att fastställa ramar och riktlinjer för kommunkoncernens finansiella verksamhet, gällande följande områden: Organisation och ansvarsfördelning Finansiell riskhantering Likviditetsplanering Skuld- och tillgångsförvaltning Intern kontroll Finansiell rapportering Finanspolicyn reglerar inte finansiell elhandel. Som ett komplement till denna policy finns förtydligande instruktioner gällande finansverksamheten i Finansinstruktion för internbanken och Finansinstruktion för helägda bolag. Dessa instruktioner är beslutade av kommunstyrelsen. Instruktionen för de helägda bolagen ska dessutom fastställas av respektive bolagsstyrelse. 1.2 Övergripande målsättning med finansverksamheten Det övergripande målet för finansverksamheten inom kommunkoncernen är att medverka till en god ekonomisk hushållning genom att: tillgodose verksamhetens behov av finansiering Örnsköldsviks kommuns Finanspolicy 3

4 säkerställa betalningsförmågan och trygga tillgången på kapital inom ramen för ovanstående, eftersträva bästa möjliga finansnetto beaktande finansiella risker effektivisera och skapa stordriftsfördelar inom finansiering, likviditetshantering och ränteriskhantering kontinuerligt följa upp och rapportera samt säkerställa god intern kontroll Finansverksamheten inom kommunkoncernen ska bedrivas: effektivt och med utnyttjande av konkurrens på finansmarknaden betryggande med god riskkontroll och utan spekulativa inslag. Upplåning och utlåning vars enda syfte är att skapa räntevinster för kommunkoncernen ska inte förekomma. Kommunkoncernens risktagande ska präglas av försiktighet aktivt och med helhetssyn för att hantera finansiella risker och minimera finansiella kostnader med hög kompetens, affärsmässighet och effektiva beslutsprocesser. 1.3 Revidering av finanspolicy Finanspolicyn ska fortlöpande utvärderas för att pröva dess ändamålsenlighet. 2 Organisation och ansvarsfördelning 2.1 Finansiell samordning För att hantera kommunkoncernens ekonomi effektivt ska kommunen på det sätt och inom de ramar som kommunfullmäktige beslutar, samordna de finansiella frågorna för de enheter som ingår i kommunkoncernen. Organiserad under kommunstyrelsen ska det finnas en internbank. Internbankens uppdrag är att ansvara för kommunkoncernens kapitalförsörjning, ränteriskhantering och likviditetshantering i syfte att med helhetssyn uppnå stordriftsfördelar och bästa möjliga villkor på finansiella tjänster. Internbanken representerar kommunkoncernen när det gäller finansiella affärer mot den externa marknaden. Inom kommunkoncernen ska det finnas ett finansråd. Finansrådet ska vara ett samverkansorgan i finansfrågor och bestå av tjänstemän från de helägda bolagen, kommunledningsförvaltningen och internbanken. Kommunen och de helägda bolagen ansvarar för sina respektive investeringsbeslut och för optimering av sitt rörelsekapital. Den finansiella samordningen mellan kommunen och de helägda bolagen regleras i finanspolicyn, finansinstruktionerna, ägardirektiv samt i eventuella avtal mellan parterna. Örnsköldsviks kommuns Finanspolicy 4

5 I kommunkoncernen inbegrips i detta sammanhang de helägda bolagen. Undantaget är moderbolaget Rodret i Örnsköldsvik AB som pga gällande lagstiftning även fortsättningsvis kommer att ha sin skuldportföljförvaltning i eget namn. Dock har moderbolaget i övrigt att följa fastställda styrdokument. 2.2 Ansvars- och befogenhetsfördelning För kommunkoncernen ska följande ansvars- och befogenhetsfördelning gälla inom finansverksamheten. Kommunfullmäktiges ansvar är att: besluta om finanspolicy gällande finansverksamheten i kommunkoncernen besluta om en ram för kommunkoncernens externa upplåning inom den finansiella samordningen i samband med fastställandet av budget besluta om kommunens utlåning till och borgen för externa parter besluta om kommunens finansiella leasingavtal som överstiger 15 år besluta om borgen då extern upplåning utanför den finansiella samordningen sker av helägda bolag i särskilt förekommande fall följa utvecklingen av finansverksamheten inom kommunkoncernen genom årsbokslut och övrig finansiell rapportering under löpande år delegera det operativa ansvaret för finansverksamheten till kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ansvar är att: utarbeta förslag till revideringar av finanspolicy gällande finansverksamheten i kommunkoncernen besluta om Finansinstruktion för internbanken och Finansinstruktion för helägda bolag säkerställa kommunkoncernens kapitalförsörjning hantera kommunkoncernens ränterisk samt delegera ränteriskhanteringen till kommunens internbank Eventuella avvikelser från ränteriskhanteringen i kapitel 3.3 kan beviljas av kommunstyrelsen. besluta om fördelning av den externa upplåningen mellan kommunen och de helägda bolagen i form av limiter besluta om kommunstyrelsens förvaltningars finansiella leasingavtal som överstiger 10 år. Övriga nämnder inom kommunen beslutar om sina finansiella leasingavtal som sträcker sig mellan år. besluta om regler för att fastställa internbanksavgifter och borgensprovision besluta om publika låneprogram besluta om delegationsordning för finansverksamheten i kommunen löpande följa finansverksamheten inom kommunkoncernen genom finansiell rapportering återrapportera finansverksamheten till kommunfullmäktige Örnsköldsviks kommuns Finanspolicy 5

6 Moderbolagets styrelses ansvar är att: moderbolagets skuldportfölj förvaltas i eget namn moderbolaget och helägda dotterbolag fastställer och följer denna finanspolicy och Finansinstruktion för helgägda bolag ge förslag till internbanken inför beslut i kommunstyrelsen gällande lånelimiter för helägda dotterbolag moderbolaget beslutar om räntebindningsstrategi för moderbolagets skuld inom ramen för finanspolicyn och Finansinstruktion för helägda bolag moderbolaget och helägda dotterbolag ger internbanken den information som behövs för en effektiv samordning inom kommunkoncernen löpande följa finansverksamheten inom bolagskoncernen genom finansiell rapportering 3 Finansiell riskhantering Risker uppkommer i all finansverksamhet, en del beror på fattade beslut och andra på avsaknad av beslut. De finansiella riskerna ska hanteras genom en aktiv och effektiv finansförvaltning där hänsyn tas till den kostnad som det medför att minska eller eliminera risker. 3.1 Finansieringsrisk Finansieringsrisk innebär att medel inte kan lånas upp eller bara till kraftigt ökade kostnader. Refinansieringsrisk innebär att det vid ogynnsamma marknadslägen kan vara svårt att till fördelaktiga ränte- och lånevillkor omsätta lån. I syfte att möta eventuella svårigheter att uppta lån över tiden ska kommunkoncernen eftersträva att låneskulden har en spridd förfallostruktur. För att begränsa refinansieringsrisken får inte mer än 50 % av lånestocken, inklusive garanterade kreditlöften, förfalla inom en rullande 12-månaders period. Likviditetsrisk är risken för att inte ha tillräcklig betalningsberedskap för att kunna täcka prognostiserade utbetalningar, och i viss mån oförutsedda utgifter, för en given period för kommunkoncernen. Likviditetsreserven som inkluderar kontrakterad checkkredit ska minst uppgå till 50 % av prognostiserade nettoutbetalningar för kommande 3 månader. 3.2 Derivatinstrument Ett derivatinstrument är ett finansiellt instrument som används för att hantera kursoch ränterisker. Derivatinstrument får endast användas till att hantera finansiella risker i underliggande finansiella transaktioner gällande upp- och utlåning samt valutaexponering. Handel med dessa instrument i enbart ett spekulativt syfte medges inte. All användning av derivatinstrument förutsätter god förståelse för instrumentets funktion, prissättning, tillhörande risker och administrativa rutiner som kan hantera dessa affärer. Örnsköldsviks kommuns Finanspolicy 6

7 3.3 Ränterisk Ränterisken avser risken att förändringar i det allmänna ränteläget påverkar räntekostnaden i negativ riktning. Målsättningen är att begränsa de negativa resultateffekterna av ränterörelser. Ränterisken ska hanteras genom att kommunens internbank med helhetssyn reglerar kommunkoncernens ränteförfall. I syfte att begränsa räntekänsligheten och resultateffekten över tiden ska, som huvudprincip, maximalt 50 % av räntebindningen förfalla inom 12 månader. Med huvudprincipen som utgångspunkt ska kommunens internbank utforma räntebindningsstrategier för kommunkoncernen inom ramen för finanspolicy och finansinstruktion. 3.4 Valutarisk Valutarisken avser risken för att kommunkoncernen ska få negativ resultatpåverkan pga. valutakursförändringar. Exponering för valutakursrisk uppstår när man har kassaflöden, skulder och tillgångar i annan valuta än SEK. Då det i den normala verksamheten, finansiering, inköp m.m. kan uppkomma transaktioner i utländska valutor måste möjligheten finnas att använda sig av olika derivatinstrument för att valutakurssäkra dessa transaktioner. 3.5 Motpartsrisk Motpartsrisken avser risken för att en motpart inte kan fullgöra sina åtaganden. Vid val av motpart ska enbart motparter med hög kreditvärdighet väljas. Kommunkoncernen bör även eftersträva att risken sprids mellan olika motparter. 3.6 Operativ risk Den operativa risken innefattar faran för att förluster/skador kan uppstå till följd av att interna processer eller rutiner är bristfälliga, den mänskliga faktorn eller felaktiga system. Risken ska begränsas genom ändamålsenlig ansvarsfördelning, en god intern kontroll i övrigt och kontinuerlig uppföljning och rapportering. 4 Likviditetsplanering Likviditetsplanering ligger till grund för betalningsberedskap på kort och lång sikt och är underlag för beslut om finansiering och placering av likvida medel. För att uppnå en effektiv medelsförvaltning samordnas likviditetshanteringen inom kommunkoncernen via internbanken. Helägda bolag ska vara anslutna till kommunens koncernkonto. 5 Finansiering Huvudprincipen är att all upplåning i kommunkoncernen ska rymmas inom de av kommunfullmäktige beslutade ramarna och samordnas genom internbanken. Av särskilda skäl kan undantag förekomma. Avtal om finansiell leasing jämställs med upplåning och omfattas av reglerna för finansiering i denna policy, se även Örnsköldsviks kommuns investeringsregler. Kreditbehov som uppstår under året, utöver den av kommunfullmäktige årligen beslutade totalramen, ska hanteras som ett Örnsköldsviks kommuns Finanspolicy 7

8 ärende av principiell karaktär och beslutas av kommunfullmäktige. Internbanken samordnar därefter alla finansiella affärer mot den externa marknaden. Kommunkoncernens betalningsförmåga ska vid varje tidpunkt vara säkerställd via tillgång till likvida medel och/eller genom avtalade kreditlöften. Det är inte tillåtet med upplåning som uteslutande syftar till att skaffa medel för placering med ränteförtjänst. För att uppnå låga finansieringskostnader måste konkurrens i upplåning upprätthållas. 6 Placering Överskottslikviditet ska i första hand användas för att upprätthålla likviditetsreserven, täcka lånebehovet inom kommunkoncernen eller återbetala utestående lån. Om det ändå finns överskottslikviditet i kommunkoncernen ska den hanteras aktivt och i linje med fastställd instruktion. Målet för kommunkoncernenen är att minimera likviditetsrisken och samtidigt få skälig avkastning på likvida medel. 6.1 Förvaltning av medel avsatta för pensionsförpliktelser Tills vidare sker inte någon riktad placering av medel för att möta kommunens pensionsförpliktelser. 6.2 Förvaltning av medel i donationsstiftelser Inriktning och ramar för donationsmedelsförvaltning omfattas inte av denna policy. 7 Utlåning Extern utlåning får endast ske enligt kommunfullmäktiges beslut. Det kommunala åtagandet kräver att kommunen har god insyn i alla kredittagares ekonomi och verksamhet, och att kredittagarna tecknar fullvärdesförsäkring för tillgångarna. Kapitalförsörjningen till de helägda bolagen ska ske genom utlåning från kommunens internbank inom de av kommunstyrelsen beslutade limiterna. All utlåning ska ske så att kommunens finansiella risker begränsas. Internbankens prissättning ska vara transparent och eftersträva marknadsmässiga villkor. 8 Borgen Borgensåtaganden och garantier får endast ske enligt kommunfullmäktiges beslut. Borgensbesluten ska som regel avse proprieborgen och vara tidsbegränsade. Kommunfullmäktige har en mycket restriktiv inställning till borgensengagemang utanför kommunkoncernen. Vid beslutat borgensåtagande ska internbanken säkerställa god insyn i kredittagarens ekonomi och verksamhet. Som borgensman är kommunen intresserad av att varje investering som finansierats med ett borgenslån är Örnsköldsviks kommuns Finanspolicy 8

9 betryggande försäkrat, därför ska varje borgensåtagande följas av ett förbehåll om att gäldenären ska hålla investeringen försäkrad under hela åtagandetiden. Beslut om kommunal borgen och garantier kan även förekomma till de helägda bolagens finansiering som av särskilda skäl ej hanteras via internbanken. Vid omsättning/konvertering av lån behöver inte nytt borgensbeslut fattas av kommunfullmäktige, då det finns ett tidigare fattat enskilt borgensbeslut eller en beslutad borgensram som lånet omfattas av. Ett enskilt fattat borgensbeslut fortsätter att gälla under förutsättning att det inte är bundet till ett enskilt lån. Omsättning/konvertering av lån är delegerat till kommunstyrelsen och vidare till delegat/teckningsrättsinnehavare. Detta gäller även påskrift av preskriptionsavbrott. 9 Intern kontroll Den interna kontrollen är en viktig del i kommunens styrsystem. I begreppet intern kontroll innefattas kommunens organisation och alla de rutiner som syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv finansverksamhet, rättvisande redovisning samt att finansverksamheten agerar i enlighet med lagar och denna policy samt vidare instruktioner. 10 Uppföljning och rapportering Med anledning av den aktiva finansförvaltning som eftersträvas och den delegering som därigenom krävs, ska rapportering angående finansiell exponering, utestående positioner etc. kontinuerligt ske. För att ge kommunens ledning information över finansverksamhetens utveckling ska ett väl fungerande rapportsystem finnas. Syftet med rapporteringen är att säkerställa att finanspolicyn följs att kontrollera de finansiella riskerna inom kommunkoncernen att följa upp utfall mot fastställda ramar och limiter att göra finansverksamheten transparant för att ge god insyn samt hålla kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och moderbolagets styrelse informerade om kommunkoncernens finansverksamhet Örnsköldsviks kommuns Finanspolicy 9