KUNGÄLVS KOMMUN FINANSPOLICY KUNGÄLVS KOMMUN. Antagen av kommunfullmäktige ( 254)

Transkript

1 KUNGÄLVS KOMMUN FINANSPOLICY KUNGÄLVS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige ( 254) 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING DETTA DOKUMENTS SYFTE OCH OMFATTNING UPPDATERING ÖVERGRIPANDE MÅL FÖR FINANSVERKSAMHETEN ORGANISATION AV FINANSFÖRVALTNINGEN KONCERNKONTO EXTERN FÖRVALTNING AV KOMMUNENS MEDEL FÖRVALTNING AV ANDRA ORGANISATIONERS MEDEL LIKVIDITETSFÖRVALTNING KORT SIKT SÄRSKILDA RIKTLINJER FÖR PLACERINGAR SOM AVSER LÅNGFRISTIGA ÄNDAMÅL RISKER TILLGÅNGAR ALLMÄNT UTLÅNING SKULDER ALLMÄNT KORTFRISTIG UPPLÅNING LÅNGFRISTIG UPPLÅNING FINANSIELL LEASING BORGEN FAKTUROR OCH KRAV STYRNING OCH RAPPORTERING STYRNING KONTROLL OCH RAPPORTERING KONTROLL RAPPORTERING KOMMUNSTYRELSENS KOMPLETTERANDE ANVISNINGAR ÖVERGÅNGSREGLER BILAGSFÖRTECKNING

3 1. INLEDNING 1.1 DETTA DOKUMENTS SYFTE OCH OMFATTNING Finanspolicyn i Kungälvs kommun (dokumentet) syftar till att i ett sammanhang lägga fast mål och tillämpningsföreskrifter för kommunen och de helägda kommunala bolagen ( kommunkoncernen ) inom: koncernsamordning av finansverksamheten upplåning och leasing placering och utlåning försäkringsinstrument likviditetsplanering borgen beslutanderätt, organisation styrning och rapportering Dokumentet inkluderar de föreskrifter för kommunens medelsförvaltning som kommunfullmäktige skall fastställa enligt 8 kap 3 Kommunallagen, inklusive 3a vilken avser pensionsmedel. I kommunfullmäktiges årliga budgetbeslut fastställs resultat-, finansierings- och balansbudgetar samt eventuellt kompletterande tillämpningsföreskrifter. Den finansiella verksamheten skall anpassas efter de beslut som fattas i kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen fastställer tillämpningsföreskrifter för den finansiella verksamheten, tillämpningsföreskrifter för kravverksamheten och tillämpningsföreskrifter Donationsmedel UPPDATERING Detta dokument skall omprövas årligen. När förutsättningar i kommunen eller omvärlden förändras på ett sätt som motiverar ändringar, skall Ekonomisektionen föreslå uppdatering ÖVERGRIPANDE MÅL FÖR FINANSVERKSAMHETEN Inom ramen för kommunallagens bestämmelser skall kommunkoncernens upplåning ske till så låg kostnad som möjligt och de egna medlen placeras så att god avkastning erhålls. Med beaktande av de riskbegränsningar som anges i detta dokument är målsättningen att uppnå bästa möjliga finansnetto för kommunkoncernen ORGANISATION AV FINANSFÖRVALTNINGEN Kungälvs kommun skall, på det sätt och inom de ramar som kommunfullmäktige beslutar, ha en samordnad finansiell förvaltning, där de helägda bolagen ingår. Samordningen regleras i detta dokument, i riktlinjer för respektive bolag och i ägardirektiv. För bolagen hänvisas i övrigt till Aktiebolagslagens (ABL) bestämmelser. 3

4 Följande ansvars- och befogenhetsfördelning skall gälla för den finansiella verksamheten. Kommunfullmäktige Ekonomiberedningen Beslutar om Policy, ramar för upp- och utlåning, borgen samt finansiella mål. Bereder och lägger förslag till policy, ramar för upp- och utlåning, samt finansiella mål. Kommunstyrelsen Beslutar om tillämpningsföreskrifter, ansvarar för kommunkoncernens medelsförvaltning och verkställer kommunfullmäktiges beslut. Kommunchefen Kommunala bolag Ekonomisektionen Ansvarar för den operativa finansiella verksamheten. I de fall kommunkoncernens bolag upprättar en företagsspecifik finanspolicy, skall den vara baserad på den koncerngemensamma och på gällande ägardirektiv och avtal. Policyn antas av respektive styrelse. Angående styrelsens ansvar för företagets finansiella verksamhet och risker hänvisas till Aktiebolagslagen (ABL). Hanterar de dagliga finansfrågorna. Administration och samordning av koncernens betalningsströmmar genom koncernkonto Koncernens likvida beredskap Genomför koncernens upp- och utlåning Bevakar utvecklingen på de finansiella marknaderna Rapporterar till kommunchef och kommunstyrelsen Finanskommitté Gemensamma frågor för kommunkoncernens finansiella verksamhet skall förankras med representanter för de kommunala bolagen. 1.2 KONCERNKONTO För att effektivisera penninghanteringen skall samtliga saldon och likvidströmmar i kommunkoncernens olika enheter vara samordnade i räntebärande koncernkonto. 1.3 EXTERN FÖRVALTNING AV KOMMUNENS MEDEL I de fall extern förvaltning förekommer, skall skriftligt avtal upprättas mellan kommunen och den externa förvaltaren. Avtalen skall utformas så att den externa förvaltarens uppdrag inte strider mot kommunens finansiella styrdokument. Extern förvaltning skall godkännas av kommunstyrelsen. 4

5 1.4 FÖRVALTNING AV ANDRA ORGANISATIONERS MEDEL Kungälvs kommuns förvaltning av annan organisations medel (t ex donationsmedel) ska ske i enlighet med avsnitt 4.2 i detta dokument. Kommunstyrelsen ska fastställa tillämpningsföreskrifter för förvaltningen. 2. LIKVIDITETSFÖRVALTNING 2.1 KORT SIKT För att nå en effektiv penninghantering skall likviditetsplaneringen för kommunkoncernen vara samordnad och ligga till grund för bedömning av betalningsberedskapen på kort och lång sikt samt utgöra underlag för beslut om upplåning och placering av likvida medel Ekonomisektionen skall tillse att det i kommunkoncernen finns god betalningsberedskap. Denna skall uppnås genom egen likviditet, avtalade kreditlöften samt bemyndigande om upptagande av kortfristiga krediter. Inom ramen för likviditetsförvaltningen skall bundna placeringar överstigande ett år inte ske. 2.2 SÄRSKILDA RIKTLINJER FÖR PLACERINGAR SOM AVSER LÅNGFRISTIGA ÄNDAMÅL Kungälvs kommun har ett långsiktigt åtagande för utbetalning av intjänade pensioner. Dessa utbetalningar kommer att vara en påfrestning på kommunens ekonomi lång tid framöver. För att möta den påfrestningen har kommunen gjort likvida avsättningar för pensionsändamål och beslutat om att handla upp försäkring för intjänad pensionsrätt. I avvaktan på att upphandlingen slutförs placeras likviditeten kortfristigt och i enlighet med avsnitt 4.2 i detta dokument. 3. RISKER All form av ekonomisk verksamhet innebär ett visst mått av finansiellt risktagande. En passiv finansförvaltning innebär att inga åtgärder vidtas för att minimera eller parera risker. Genom en aktiv finansförvaltning skapas möjligheter till ett rationellt hanterande med beaktande av den kostnad det medför att minska eller eliminera risker. Några av de risker som kan identifieras är: valutarisk - värdeförändring av en valuta i förhållande till andra valutor Kommunkoncernen skall inte ta några valutarisker. ränterisk värdeförändring på lån eller placering som följd av ändrade marknadsräntor Ränterisken begränsas genom urvalet av tillåtna instrument och genom begränsning av räntebindningstider. kreditrisk - motpartsrisk risken att en motpart inte fullgör sina förpliktelser Motpartsrisken begränsas genom att godkända motparter för affärer fastställs. likviditetsrisk risken att en placering inte kan omsättas i likvida medel utan påtaglig kostnadsökning 5

6 Likviditetsriskerna begränsas genom likviditetsplanering och val av placeringsformer som vid var tidpunkt kan disponeras/säljas. Löptiden på placerade medel skall anpassas till framtida behov av betalningsmedel på kort och medellång sikt i enlighet med likviditetsplanen. finansieringsrisk risken att upplåning inte kan ske utan påtaglig kostnadsökning En del av dessa risker kan begränsas genom att använda derivatinstrument. Dessa instrument får endast användas för att skydda en reell underliggande placering/upplåning. Kommunstyrelsen ansvarar för att förekommande risker hanteras enligt de direktiv som lämnas ovan och att tillämpningsföreskrifter finns. Ekonomisektionen ansvarar för att kontinuerlig omvärldsbevakning sker. 4. TILLGÅNGAR 4.1 ALLMÄNT Kommunkoncernens kassaflöden skall samlas i ett koncernkonto så att alla ut- och ingående betalningsströmmar kan kvittas mot varandra. 4.2 UTLÅNING Kortfristig utlåning d v s placering av överskottslikviditet eller vidareutlåning av kortfristig upplåning, skall ske med beaktande av kravet på godtagbar kreditrisk och med hänsynstagande till övriga risker och likviditetsaspekter av sådana placeringar. Högsta möjliga avkastning skall eftersträvas inom ramen för detta dokuments riskbegränsningar. Kommunstyrelsen anger i tillämpningsföreskrifter för den finansiella verksamheten, de instrument, motparter och limiter som får utnyttjas. Värdepapper skall förvaras hos bank eller hållas i eget förvar. Utlåning får ske till helägda bolag (d v s inom kommunkoncernen ). 5. SKULDER 5.1 ALLMÄNT Upplåning får genomföras för långfristig finansiering eller för att trygga kommunkoncernens kortfristiga betalningsberedskap. Vid upplåning och skuldförvaltning skall kravet på låg risk beaktas och lägsta möjliga finansieringskostnad eftersträvas vid den valda risknivån. Upplåning som uteslutande syftar till att skaffa medel för placering med ränteförtjänst (arbitrageaffär) är inte tillåtet. Detta hindrar dock inte att upplåning sker vid en tidpunkt som bedöms vara lämplig för senare finansiering. Nya former av upplåning prövas i kommunstyrelsen före användning. 6

7 Kommunkoncernens enheter får inte sluta långfristiga kreditavtal som undanröjer konkurrensen mellan olika långivare. Vid upphandling skall förfrågan ske hos minst tre kreditinstitut. Undantag får göras vid befarade stora ränterörelser. 5.2 KORTFRISTIG UPPLÅNING Kommunkoncernens kortfristiga upplåning, vilket innebär upplåning med en löptid inte överstigande ett år beslutas enligt kommunstyrelsens delegeringsordning och tillämpningsföreskrifter. Löptid och räntebindningstid för kortfristig upplåning skall bestämmas med hänsyn till gällande regler angående ränteriskbegränsning och aktuell likviditetsprognos. 5.3 LÅNGFRISTIG UPPLÅNING Långfristig upplåning för kommunens eget behov, samt för vidareutlåning till bolagen, varmed menas upplåning med en löptid längre än ett år, skall ske enligt detta dokument. Vid långfristig upplåning skall kommunkoncernens aktiviteter samordnas. 5.4 FINANSIELL LEASING Finansiell leasing jämställs med upplåning och omfattas av reglerna för upplåning i denna policy. 6. BORGEN Ingåendet av borgen är ingen obligatorisk eller tvingande verksamhet för kommunen. Kommunen blir ändå ofta efterfrågad som säkerställare på grund av sin breda förankring i samhällsekonomin, där främst beskattningsrätten ses som en garant för kreditvärdighet. KF.s borgenspolicy är bilaga FAKTUROR OCH KRAV Kravverksamheten är ett medel för att höja både den individuella och den allmänna betalningsmoralen. Målsättningen är att kommunen skall få sina fordringar betalda senast på förfallodagen. De olika former av sanktioner som tillämpas skall utformas så att kommunens intentioner tydliggörs och antalet ärenden i kravrutinen minskas. Avstängning från tillgång till kommunal service sker efter beslut i politisk instans. Som regel, när inte annat särskilt är avtalat, gäller att leverantörsfakturor ska betalas på förfallodagen, det vill säga den dag som infaller 30 dagar efter fakturans ankomst till kommunen. Kommunstyrelsen ansvarar för att fastställa tillämpningsföreskrifter till grund för kommunens agerande gentemot gäldenärer och kunder/brukare. 7

8 8. STYRNING OCH RAPPORTERING 8.1 STYRNING Bolagen skall fortlöpande samråda med ekonomisektionen i finansiella frågor och i god tid informera om finansiella behov såsom upplånings- och placeringsbehov. 8.2 KONTROLL OCH RAPPORTERING Kommunen skall ha rutiner som säkerställer god kontroll, rapportering, uppföljning och utvärdering. Det är därför av stor vikt att det finns en ändamålsenlig organisation, klara rutiner och ett fungerande kontrollsystem i form av en utvecklad ränteriskhantering och rapportkrav. 8.3 KONTROLL För att upprätthålla god intern kontroll skall administrationen av löpande finansieringsavslut, handhavande av aktuell dokumentation reverser, avtal, borgensförbindelser bokföring av ingångna avtal, överföring av pengar mellan långivare, kommunala företag, placeringsinstitut, banker och kommunen handhas av ekonomisektionen. Vidare skall förutom behörig person som genomfört en transaktion ytterligare en person kontrollera att denna är i överensstämmelse med finanspolicy och riktlinjer. 8.4 RAPPORTERING För att ge kommunens ledning kontinuerlig information som rör finansförvaltningens utveckling, skall ett väl fungerande rapportsystem finnas. Kommunens och de helägda bolagens placerings- och låneportföljers sammansättning samt den finansiella riskexponeringen i övrigt skall regelbundet rapporteras till kommunstyrelsen och, för kännedom, till kommunrevisionen. Avvikelser från policy och riktlinjer skall omgående rapporteras. 9. KOMMUNSTYRELSENS KOMPLETTERANDE ANVISNINGAR Kommunstyrelsen fastställer mer detaljerade anvisningar i Tillämpningsföreskrifter för den finansiella verksamheten, tillämpningsföreskrifter för kravverksamheten och tillämpningsföreskrifter för donationsmedel. 10. ÖVERGÅNGSREGLER Samtliga tidigare antagna föreskrifter om medelsförvaltningen eller annat område som behandlas i detta dokument upphävs. Kommunfullmäktiges tidigare utfästelser rörande borgensåtagande, upplåning, utlåning eller motsvarande och som genom avtal gäller i förhållande till annan part, förändras ej så länge det tidigare åtagandet kvarstår. 8

9 11. BILAGSFÖRTECKNING BILAGA 1 KF:s borgenspolicy NEDANSTÅENDE BILAGOR UTARBETAS AV FÖRVALTNINGEN FÖR BESLUT I KOMMUNSTYRELSEN MED EKONOMIBEREDNINGEN SOM REMISSINSTANS BILAGA 2 BILAGA 3 nuvarande) BILAGA 4 KS tillämpningsföreskrifter för den finansiella verksamheten (ersätter nuvarande) KS tillämpningsföreskrifter för fakturerings- och kravverksamheten (ersätter KS tillämpningsföreskrifter för donationsmedel (ny) 9