PENSION- ANSTÄLLDA RIKTLINJER Dnr 2011:38 2011-03-15 Arbetsgivardelegationen
Sigtuna kommun [Klicka och skriv tryckinformation]
Förord Följande dokument innehåller riktlinjer för pension avseende anställda i Sigtuna kommun och gäller från och med 2011-09-01. Till detta dokument finns en särskild bilaga som beskriver de regler som gäller för det svenska pensionssystemet, sjuk- och aktivitetsersättning, allmän pension och tjänstepensionsavtalet. 3 (17)
Innehåll Sammanfattning...7 Beslutsordning... 7 Pension till anställda... 7 Tryggande av kommunens pensionsåtagande... 7 Pensionsinformation till anställda... 7 1 Inledning...8 1.1 Bakgrund och syfte... 8 1.2 Uppdatering... 8 1.3 Beslutsordning... 8 2 Pension till anställda...9 2.1 Allmänt... 9 2.2 Möjlighet till minskad arbetstid för äldre anställda... 9 2.3 Pensionsförstärkning i samband med förtida uttag... 10 2.4 Särskild avtalspension enligt överenskommelse... 10 2.5 Samordning av lön och ålderspension... 12 2.6 Löneväxling till pension... 12 2.7 Alternativ KAP-KL... 13 3 Tryggande av kommunens pensionsåtagande...15 4 Pensionsinformation...16 5 Rutiner i samband med pensionsavgång...17 5 (17)
Sammanfattning Beslutsordning Kommunstyrelsen är högsta ansvariga organ när det gäller anställdas pensionsvillkor. Arbetsgivardelegationen beslutar i individuella pensionsfrågor av särskild karaktär. Personalchefen beslutar i normala pensionsärenden inom ramarna för pensionsavtalet. Pension till anställda Äldre anställda kan i särskilda fall erbjudas möjlighet att minska arbetstiden utan påverkan på tjänstepensionen. Anställda som slutar sin anställning med förtida uttag av tjänstepension före 65 år, kan i särskilda fall erbjudas pensionsförstärkning. Särskild avtalspension kan beviljas då det finns särskilda skäl efter individuell prövning. Pensionen är ingen rättighet utan ett erbjudande från arbetsgivaren. Pensionen ska användas med stor restriktivitet. Samordning mellan lön och ålderspension ska inte ske i det fall en arbetstagare som avgått med ålderspension kommer tillbaka och arbetar tillfälligt i kommunen. Tillsvidareanställda har möjlighet att löneväxla till pensionsförsäkring via ett överenskommet månatligt bruttolöneavdrag. Förvaltningschefer och motsvarande samt annan anställd i särskilt fall, har möjlighet att omfattas av alternativ KAP-KL. Tryggande av kommunens pensionsåtagande Kommunen tryggar avgiftsbestämd ålderspension och alternativ KAP-KL med försäkring. Premie betalas fortlöpande. Kommunen tryggar förmånsbestämd ålderspension, efterlevandepension, särskild avtalspension enligt överenskommelse och pension intjänad före 1998 genom beskattningsrätten. Pension intjänad före 1998 tryggas till en mindre del med försäkring och redovisas i övrigt som en ansvarsförbindelse. De övriga pensionsåtagandena redovisas som en skuld i kommunens balansräkning. Pensionsinformation till anställda Kommunen tillhandahåller information om de pensionsrättigheter och pensionsmöjligheter som följer av anställningen. 7 (17)
1 Inledning 1.1 Bakgrund och syfte Bakgrund Intresset för pensionsfrågor har ökat på senare år. Anledningen är bland annat de individuella valmöjligheter som införts inom såväl det allmänna pensionssystemet som inom den kommunala tjänstepensionen. Andra bidragande faktorer är den utvidgade möjligheten till alternativa pensionslösningar inom tjänstepensionsområdet, möjligheten att använda tjänstepension som instrument i samband med personalavveckling samt de anställdas allt större behov av pensionsinformation. Syfte Pensionsavtalet KAP-KL innehåller ett flertal möjligheter till lokala beslut. I kommunens strävan att vara en attraktiv arbetsgivare och därmed skapa fortsatt goda möjligheter att rekrytera och behålla anställda, är det viktigt med långsiktiga och tydliga riktlinjer för pensionsrelaterade frågor. Riktlinjerna beskriver på ett samlat sätt det kommunen beslutat ska gälla i specifika pensionsfrågor. 1.2 Uppdatering Riktlinjerna ska ses över vart fjärde år. Däremellan ska översyn och uppdatering ske vid större förändringar inom kommunen eller i lagar och kollektivavtal med påverkan på pensionsområdet. 1.3 Beslutsordning Av delegationsordningen framgår att arbetsgivardelegationen beslutar i individuella pensionsfrågor av särskild karaktär. Personalchefen beslutar i normala pensionsärenden inom ramarna för pensionsavtalet. 8 (17)
2 Pension till anställda 2.1 Allmänt Anställda med pensionsrätt omfattas av KAP-KL (KollektivAvtalad Pension) sedan 1 januari 2006. Anställda som avgått före 1 januari 2006 omfattas av PFA (Pensions- och försäkringsavtal för arbetstagare hos kommuner och landsting) eller det äldre pensionsavtal som gällde vid det aktuella tillfället. 2.2 Möjlighet till minskad arbetstid för äldre anställda I syfte att öka förutsättningarna för äldre anställda att arbeta till 65 år eller längre, erbjuder kommunen möjlighet att minska arbetstiden utan att tjänstepensionen påverkas. För att åtgärdens syfte inte ska förfelas, förutsätts den anställde inte ta arbete hos annan arbetsgivare samtidigt som arbetstiden i kommunen minskas. Möjlighet till minskad arbetstid kan även erbjudas i samband med övertalighet och organisatoriska förändringar. Riktlinjer Arbetstidsminskningen kan ske tidigast från och med den månad den anställde fyller 61 år. Den anställde ska ha minst 10 års sammanhängande anställningstid i kommunen i omedelbar anslutning till arbetstidsminskningen. Den anställdes arbetstid efter minskningen ska vara minst 80 procent av heltid. Anställningen omregleras permanent avseende sysselsättningsgraden i samband arbetstidsminskningen. Som pensionsgrundande lön för tjänstepensionen tillgodoräknas den fasta lönen före arbetstidsminskningen. Denna lön ska förändras procentuellt med faktiska löneökningar. Möjligheten gäller till 65 års ålder. Beslut om minskad arbetstid sker efter individuell prövning med hänsyn tagen till förutsättningarna i verksamheten och kommunens ekonomiska situation. Den anställde ska så långt det är möjligt behålla tidigare arbetsuppgifter, men i mindre omfattning. Om verksamheten kräver det kan den anställde behöva få en ny deltidsanställning med nya arbetsuppgifter och ny lön. Ovanstående riktlinjer innebär att arbetstidsminskningen inte påverkar tjänstepensionen eftersom den pensionsgrundande lönen beräknas utan hänsyn till arbetstidsminskningen. Arbetstidsminskningen kan komma att påverka den anställdes allmänna pension, ersättningar enligt socialförsäkringsbalken och ersättning från avtalsförsäkringarna 9 (17)
eftersom den kontanta lönen blir lägre. Kommunen kompenserar inte för denna påverkan, men ska informera om den. 2.3 Pensionsförstärkning i samband med förtida uttag Pensionsförstärkning innebär att kommunen betalar ett extra pensionsbelopp som en förstärkning till ålderspensionen före 65 år. Pensionsförstärkning är ett arbetsgivarverktyg och inte någon rättighet för den anställde. Pensionsförstärkning kan beviljas vid övertalighet och organisatoriska förändringar då tjänsten inte behöver återbesättas, eller då det finns särskilda skäl av individuell karaktär. Beslut fattas efter individuell prövning. Den anställde ska ha uppnått 61 års ålder, ha varit anställd i kommunen sedan minst 10 år och avgå helt från sin anställning i kommunen med förtida uttag av tjänstepension före 65 år. Förstärkningsbeloppet är 15 procent av den fasta månadslönen vid avgångstillfället, dock lägst 3 000 kronor. Beloppet indexeras genom att varje år räknas om med hänsyn till prisbasbeloppets förändring. Beloppet betalas ut kontant varje månad från avgången till 65 års ålder. Anställningen upphör i samband med pensionsavgången. Inget nytt tjänstepensionsintjänande sker därefter. Avgång med förtida uttag av pension kan komma att påverka den anställdes allmänna pension, tjänstepension, ersättningar enligt socialförsäkringsbalken och ersättningar från avtalsförsäkringarna. Kommunen kompenserar inte för denna påverkan, men ska informera om den. Inbetalning till pensionsförsäkring Efter särskild överenskommelse kan det totala pensionsförstärkningsbeloppet istället betalas som ett engångsbelopp till en tjänstepensionsförsäkring. Försäkringsbolag anvisas av kommunen. Överenskommelse om detta måste göras innan beloppet varit tillgängligt för den anställde att förfoga över, det vill säga innan överenskommelsen skrivs under. 2.4 Särskild avtalspension enligt överenskommelse Särskild avtalspension kan användas som avgångspension i det fall arbetsgivaren anser det befogat. Pensionen kan betalas ut på heltid eller deltid efter överenskommelse med den anställde. 10 (17)
Särskild avtalspension är ett arbetsgivarverktyg och inte någon rättighet för den anställde. Pensionen ska användas med stor restriktivitet och återhållsamhet på grund av kostnaden. Allmänt Särskild avtalspension kan beviljas i individuella fall då det finns särskilda skäl. Den anställde ska ha uppnått 61 års ålder och ha haft en sammanhängande anställningstid i kommunen om minst 10 år i direkt anslutning till avgången. Kommunen kan besluta om undantag från kravet på uppnådd ålder och anställningstid. Vid pension på deltid omregleras anställningen i samband med arbetstidsminskningen. Pensionsnivå Särskild avtalspension ska beräknas på ett pensionsunderlag (genomsnittslön) enligt KAP-KLs regler. Pensionsnivån följer av tabellen nedan. Pensionsnivån på pensionsunderlag över 7,5 inkomstbasbelopp är beroende av födelseår enligt principerna i KAP-KL. Pensionsunderlag uttryckt i Pensionsnivå inkomstbasbelopp 0 7,5 73,5 % 7,5 20 55 62,5 % 20 30 27,5 31,25 % Pension på deltid betalas ut i en omfattning som motsvarar arbetstidsminskningen. Utbetalning Pensionen betalas ut från den överenskomna tidpunkten till 65 års ålder. Utbetalningarna upphör tidigare om intjänad pensionsrätt 1997-12-31 eller förmånsbestämd ålderspension intjänade i kommunen börjar tas ut. Vid särskild avtalspension på deltid upphör utbetalningarna tidigare även i det fall sysselsättningsgraden ändras eller den anställde avgår från resterande del av anställningen. Fortsatt pensionsintjänande Under tid med särskild avtalspension fortsätter kommunen att betala pensionsavgift till avgiftsbestämd ålderspension. Pensionsgrundande tid för förmånsbestämd ålderspension fortsätter i förekommande fall att tillgodoräknas och rätten till efterlevandepension bibehålls. Pensionsavgiften och pensionsförmånerna ovan beräknas på ett pensionsunderlag (genomsnittslön) enligt KAP-KLs regler. 11 (17)
Samordning Förvärvsinkomst upp till ett prisbasbelopp per år undantas från samordning med särskild avtalspension. Om en arbetstagare utför arbete utan ersättning eller mot låg ersättning, kan kommunen besluta att minska pensionen med ett uppskattat belopp, vilket ska motsvara den inkomst som kan anses vara skälig. Påverkan på allmän pension mm Avgång eller arbetstidsminskning med särskild avtalspension kan komma att påverka allmän pension, ersättningar enligt socialförsäkringsbalken och ersättningar från avtalsförsäkringarna. Kommunen kompenserar inte för denna påverkan, men ska informera om den. 2.5 Samordning av lön och ålderspension Samordning mellan lön och ålderspension ska inte ske i det fall en arbetstagare som avgått med ålderspension, återkommer och arbetar tillfälligt i kommunen. 2.6 Löneväxling till pension Syfte I syfte att stärka kommunens attraktivitet som arbetsgivare erbjuds tillsvidareanställda möjlighet att pensionsspara via arbetsgivaren, så kallad löneväxling. På grund av reglerna för hur lagstadgad arbetsgivaravgift beräknas omfattar möjligheten att löneväxla för närvarande tillsvidareanställda som fyllt 26 år men inte 66 år. Allmänt Löneväxlingen sker genom att den anställde varje månad avstår ett överenskommet belopp av sin bruttolön. Beloppet betalas till en tjänstepensionsförsäkring. Kostnadsneutralitet I syfte att uppnå kostnadsneutralitet tillgodoräknas den som löneväxlar ett tilläggsbelopp på för närvarande 6 procent beräknat på det växlade beloppet. Tilläggsbeloppets storlek grundar sig bland annat på storleken på arbetsgivaravgifter, särskild löneskatt och avtalsförsäkringarnas avgifter och kan därför komma att ändras. Exempel: För en anställd som har ett överenskommet bruttolöneavdrag på 1 000 kronor, betalas 1 060 kronor till tjänstepensionsförsäkringen. Tilläggsbeloppet betalas tillsammans med det överenskomna löneväxlingsbeloppet till en tjänstepensionsförsäkring. Syftet att uppnå kostnadsneutralitet innebär också att löneväxlingen inte ska påverka den anställdes ordinarie tjänstepension. Bruttolönen före växling ska därför även fortsättningsvis vara pensionsgrundande för tjänstepensionen. 12 (17)
Bruttolönen före växling ska även ligga till grund för framtida löneöversyner samt för beräkning av lönerelaterade tillägg och avdrag, till exempel semesterlönetillägg och sjukavdrag. Eget val Lägsta belopp att växla är 300 kronor och högsta 5 000 kronor, dock maximalt 20 procent av bruttolönen per månad. Den anställde väljer själv om beloppet ska sparas i traditionell försäkring eller fondförsäkring och om försäkringen ska tecknas med återbetalningsskydd. Återbetalningsskydd innebär att pensionskapitalet betalas till familjen som en månadsvis pension om den anställde avlider. Försäkringsbolag anvisas av kommunen. Löneväxling vid sjukdom och ledighet Löneväxling görs endast de månader det finns lön att dra det överenskomna beloppet från. Om det inte går att utföra bruttolöneavdraget, till exempel vid sjukdom, föräldraledighet eller tjänstledighet, görs ett tillfälligt uppehåll i löneväxlingen. Ändring och uppsägning Den anställde kan ändra löneväxlingsbelopp efter en varseltid på tre månader. Kommunen och den anställde har en ömsesidig rätt att avsluta löneväxlingen efter en uppsägningstid på tre månader. Om förutsättningarna för löneväxlingserbjudandet förändras på grund av ändringar i lag eller centralt kollektivavtal har den anställde och kommunen en ömsesidig rätt att säga upp löneväxlingen med omedelbar verkan. Påverkan på lagstadgade och kollektivavtalade förmåner Löneväxlingen kan komma att påverka den anställdes allmänna pension, ersättningar enligt socialförsäkringsbalken och ersättningar från avtalsförsäkringarna eftersom dessa baseras på faktiskt utbetald lön respektive sjukpenninggrundande inkomst. Löneväxling lämpar sig därför i första hand för den som efter växlingen har en årslön över 8,07 inkomstbasbelopp. 2.7 Alternativ KAP-KL Syfte I syfte att stärka kommunens möjlighet att rekrytera och behålla högre chefer och nyckelpersoner i konkurrens med andra arbetsgivare, erbjuder kommunen i överensstämmelse med reglerna i KAP-KL, möjlighet till alternativ pensionslösning enligt nedan. Erbjudandet omfattar förvaltningschefer och personer med motsvarande ställning, samt annan anställd i särskilt fall. 13 (17)
Allmänt Alternativ KAP-KL innebär att den förmånsbestämda ålderspensionen enligt KAP- KL byts mot en premiebestämd ålderspension. Övriga pensionsförmåner inom KAP-KL behålls oförändrade eller följer kommunens pensionsriktlinjer. Jämfört med den ordinarie förmånsbestämda ålderspensionen innebär alternativ KAP-KL större flexibilitet och självbestämmande för den anställde. Kostnadsneutralitet Alternativ KAP-KL är kostnadsneutral för kommunen. Pensionsförmånen tryggas genom tjänstepensionsförsäkring och premie betalas månadsvis. Premien motsvarar den som kommunen skulle ha betalat för förmånsbestämd ålderspension om den pensionsförmånen hade tryggats genom försäkring. Förmånsbestämd ålderspension som tjänats in i kommunen före den tidpunkt då alternativ KAP-KL börjar gälla, kan efter särskild överenskommelse i varje enskilt fall lösas in och räknas med i försäkringen för alternativ KAP-KL. Betalning sker med engångspremie. Eget val En anställd som omfattas av erbjudandet väljer själv om han eller hon ska ansluta sig till alternativ KAP-KL eller fortsätta att omfattas av den ordinarie förmånsbestämda ålderspensionen. En anställd som valt att omfattas av alternativ KAP-KL kan inte återgå till ordinarie KAP-KL så länge anställningen i kommunen består. Den anställde väljer själv om premien ska placeras i traditionell försäkring eller fondförsäkring, samt om försäkringen ska tecknas med återbetalningsskydd. Återbetalningsskydd innebär att pensionskapitalet betalas till familjen som en månadsvis pension om den anställde avlider. Försäkringsbolag anvisas av kommunen. Utbetalning Pensionen betalas ut tidigast från 55 års ålder efter individuell överenskommelse med försäkringsbolaget. Pensionen kan tas ut under en begränsad tid eller livslångt. Kortaste utbetalningstid är vanligen fem år. 14 (17)
3 Tryggande av kommunens pensionsåtagande Sigtuna kommun tryggar för närvarande sina pensionsåtaganden på följande sätt: Avgiftsbestämd ålderspension Tryggas genom försäkring. Löpande inbetalning av premie. Förmånsbestämd ålderspension Tryggas genom beskattningsrätten. Intjänandet skuldförs årligen. Efterlevandepension Tryggas genom beskattningsrätten. Hela pensionsbeloppet skuldförs i samband med inträffat dödsfall. Särskild avtalspension enligt överenskommelse Tryggas genom beskattningsrätten. Hela pensionsbeloppet skuldförs i samband med beviljad pension. Intjänad pension före 1998 Tryggas till övervägande delen genom beskattningsrätten och redovisas som en ansvarsförbindelse inom linjen i balansräkningen. En mindre del av åtagandet tryggas genom försäkring. Alternativ KAP-KL Tryggas genom försäkring. Löpande inbetalning av premie. 15 (17)
4 Pensionsinformation Enligt KAP-KL är arbetsgivaren ansvarig för att anställda informeras om pensionsförmåner som tjänas in i anställningen. Anställda och förtroendevalda i kommunen kan vända sig till kommunens lönekonsulter med pensionsfrågor. Övergripande pensionsinformation finns också på kommunens intranät. I övrigt erbjuder kommunen pensionsinformation enligt nedan. Den muntliga informationen genomförs antingen i egen regi eller med hjälp av extern kompetens. Information om pensionsval och valblankett Anställda som ska välja försäkringsbolag för den avgiftsbestämda ålderspensionen för första gången får information och valblankett från valcentralen. Årlig pensionsprognos och värdebesked Anställda får varje år en skriftlig pensionsprognos med information om intjänade pensionsförmåner i anställningen. Pensionsprognosen skickas ut av kommunens pensionsadminitratör. Anställda får också varje år ett värdebesked från det försäkringsbolag som respektive anställd valt för sin avgiftsbestämda ålderspension. Information om löneväxling och alternativ KAP-KL Kommunen tillhandahåller information om möjligheten att löneväxla till pensionsförsäkring och generella konsekvenser av löneväxlingen. Kommunen tillhandahåller generell information om alternativ KAP-KL till dem som omfattas av erbjudandet. Informationsträffar Anställda som närmar sig pensioneringen Kommunen erbjuder regelbundet muntlig och gruppvis pensionsinformation riktad till anställda som närmar sig pensionsåldern. Syftet är att informera om den kommande pensionen och olika möjligheter för uttag av denna. Övriga anställda Kommunen erbjuder regelbundet muntlig och gruppvis pensionsinformation riktad till övriga anställda. Syftet är att informera om tjänstepensionen och det individuella valet, samt öka medvetenheten om individens ansvar för sin framtida pension. 16 (17)
5 Rutiner i samband med pensionsavgång Anställda som ska gå i pension ska lämna skriftlig ansökan till närmaste chef senast tre månader före planerad pensionsavgång. För begäran om utbetalning av avgiftsbestämd ålderspension ska den anställde vända sig direkt till det/de försäkringsbolag som valts för pensionsavgiften. För begäran om utbetalning av allmän pension ska den anställde vända sig direkt till Pensionsmyndigheten (tidigare Försäkringskassan). 17 (17)