BOHUSLÄNS FÖRENINGSARKIV F O L K R Ö R E L S E A R K I V E T 2015-01-01 HANDLEDNING FÖR FÖRENINGSARKIVEN ARKIVETS BETYDELSE Begreppet arkiv kan ha flera innebörder. Det kan vara den institution eller depå där beståndet finns, t ex Landsarkivet, Föreningsarkivet etc. De flesta som hör ordet arkiv tänker nog på det speciella rum, där arkivhandlingar förvaras, ofta bakom någon brand- och inbrottssäker dörr. Men för oss som arbetar med arkiv så är innebörden oftast förknippad med ett bestånd av handlingar som har uppstått genom viss verksamhet. I en förening produceras handlingar som t ex stadgar, protokoll, medlemsförteckningar, räkenskaper etc. Dessa handlingar berättar om föreningens verksamhet och utgör dess arkiv. Då medlemmarna växlar, ibland ganska snabbt, så blir det till stor del arkivet som svarar för sambandet mellan generationerna. Arkivets betydelse är väsentlig; utan tillgång till dess uppgifter får styrelsen svårare att överblicka föreningens angelägenheter och att bilda sig en riktig uppfattning om tidigare beslut och åtaganden. Föreningens arkiv fyller sålunda i första hand en praktisk uppgift. Om det är välordnat, blir funktionärernas arbete lättare, smidigare och säkrare, vilket ofta innebär att man spar tid och pengar. För vissa typer av föreningar föreligger dessutom en juridisk skyldighet att vårda sina arkiv, exempelvis ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar etc. (bokföringslagen). FORSKNINGSVÄRDET Vilket forskningsvärde kan då föreningens arkiv ha? Framförallt vittnar givetvis arkivet om föreningen själv och om de grupper och meningsriktningar som burit upp den. Från forskningens synpunkt kan en mångfald frågor här ställas: Vilka kretsar var det som bildade föreningen och från vilket läger kom ett eventuellt motstånd? Vilket är föreningens rekryteringsområde och hur har det förändrats? Vilka grupper eller personer har burit upp arbetet? Hur helhjärtat anslöt man sig till huvudorganisationens paroller och hur har idéerna förändrats? Hur har de ekonomiska föreningarna inverkat på produktionen och prisbildningen? Det förtjänar att påpekas att studier av sådana frågor främst måste bedrivas just i lokala organisationers arkiv, bl. a därför att medlemsförteckningar ofta bara finns där. 1 (6)
Även om föreningarna syftar till medlemmens inordnande i ett kollektivt sammanhang, så har dess arkiv mycket att säga om den enskilda människan. I offentliga arkiv avspeglas ofta bara ytterkonturerna av ett livsöde, men i föreningarnas handlingar kan personligheten bli skönjbar. Den personliga insatsen betyder alltid mycket i en förenings historia. Då det gällt att belysa en författare eller politikers utveckling, har föreningsarkiven ofta lämnat vittnesbörd om miljö och åsiktsbildning. Och även då det gäller människor som förblivit okända, kan arkivalierna bli till gagn för forskningen. FÖRENINGENS HANDLINGAR I föreningens dagliga verksamhet förekommer många olika handlingar. Det är cirkulär och skrivelser, broschyrer och trycksaker, egna och andras protokoll, räkenskaper, blanketter, affischer och flygblad, fotografier, telefonräkningar, rekvisitioner och följesedlar, verksamhetsberättelser, närvarolistor, kassatablåer etc. Allt är naturligtvis inte lika angeläget att spara. En hel del har betydelse bara för dagen, annat i något eller några år. Men alla handlingar skall ändå tas om hand i det dagliga föreningsarbetet. Det gäller därför att ha en plan eller åtminstone några principer för hur föreningens kontorsrutiner skall se ut. En huvudregel bör vara att skilja på det som i framtiden skall sparas och på det, som av olika anledningar så småningom bör gallras bort. Om vi alltid hade gott om plats vore det önskvärt att allt kunde sparas, från protokoll till kvitton. Då skulle historikern i detalj kunna se vad en organisation har sysslat med. Men så är det ju inte som alla vet. Såväl organisationer och enskilda som arkiv har ont om plats i hyllor och skåp. Dessutom och det är viktigt, finns ofta den informationen man vill spara på annat håll. Några exempel: Uppgifter på kassakvitton återkommer i kassaboken, således behöver vi inte spara på verifikationen längre än den tid bokföringslagen bestämmer. Uppgifterna i månads- eller kvartalsrapporter återkommer som regel i årsrapporterna. Månads- och kvartalsrapporterna behöver därför inte sparas särskilt länge. Cirkulär som kommer från en distrikts- eller riksorganisation sparas hos den organisation, som utfärdar dessa (Vi talar här om utfärdaransvar för handlingar). När vi tar in och ordnar ett distriktsarkiv sparar vi på dess utgående cirkulär. Det är därför helt onödigt att vi för varje lokalförening sparar samma handlingar. De tar för mycket plats. Den som behöver se cirkulären får gå till distriktets arkiv. 2 (6)
VAD SKALL SPARAS? (=Lämnas till Föreningsarkivet!) Vad är det då som är viktigt i en förenings arkiv? Jo det är föreningens egna handlingar, dvs. sådana som föreningen själv producerar. Dit hör protokoll, verksamhetsberättelser, skrivelser och kassaböcker. Dessutom är det sådana handlingar som är direkt ställda till föreningen, t ex brev och skrivelser från organisationer och enskilda. Till de handlingar som skall sparas för framtiden hör: Protokoll Års/Verksamhetsberättelser- och revisionsberättelser Kallelser Affischer och flygblad Rapporter och motioner Medlemsmatriklar och medlemslistor In- och utgående skrivelser Kassaböcker Jubileumsberättelser, fotografier och tidningsklipp Till det sistnämnda är en särskild anmärkning angelägen: Förse alltid fotografier med datum och plats samt uppgifter om vilka som finns på fotografiet! Tyvärr syndas det ofta mot detta och fotografierna blir på så sätt nästan värdelösa. Bilder som lämnas till oss skall vara uttagna ur eventuella ramar. Förse alltid tidningsurklipp med uppgift om ur vilken tidning och vilken dag klippet är gjort! Förutom dessa handlingar finns en rad andra som vi nämnde tidigare. Dessa handlingar är viktiga i det dagliga föreningsarbetet och det är därför angeläget att ha god ordning på dem. Men de kan vara mindre viktiga på sikt och i arkivsammanhang, dels därför att de tar plats, dels därför att den information som finns i handlingarna också finns på annat håll (exemplen med verifikationerna och cirkulären). I många föreningar blandas viktiga och mindre viktiga handlingar om vartannat. De sätts ofta i samma pärm utan egentlig systematik. När handlingar sätts in i pärmar bör man tänka på att placera dem i kronologisk ordning så att de äldsta papperen placeras först i pärmarna och de färskaste sist. Protokollsbilagor placeras efter respektive protokoll, inte före. Det är bra, dels för att få överblick över den egna kontorsrutinen, dels för den som sedan skall ta hand om arkivet, att man redan i den dagliga hanteringen skiljer på det som skall sparas för gott och det som senare kan gallras. Det behövs inte en mängd pärmar för detta ändamål. Det kan ofta räcka med skiljesidor mellan de olika kategorierna av handlingar i pärmen och därtill ett register i början av pärmen så att det går lätt att hitta. Ordning och systematik är A och O i alla papperssammanhang, och framförallt skall olika slags handlingar ej blandas ihop. 3 (6)
VAD KAN GALLRAS ( = Slängas)? Vad är det då som vi ur arkivsynpunkt gärna vill att föreningarna skall placera för sig i särskilda serier så att gallringen av handlingarna underlättas? Här följer en uppräkning med exempel på sådana handlingar: TYP AV HANDLING Förbunds- eller distriktscirkulär Övriga cirkulär, trycksaker eller reklam Handlingar som enbart översänts för kännedom Från distriktet eller andra organisationer inkomna protokoll och verksamhetsberättelser Kursanmälningar Prenumerationslistor och adressanmärkningar (om medlemsregister finns Månads- och kvartalsrapporter (om årsrapporter finns) Dubbletter och icke ifyllda blanketter och formulär KAN UTGALLRAS EFTER Vid inaktualitet eller efter 5 år efter 5 år 2 år 2 år 2 år Verifikationer 10 år t o m 2010, 7 år fr o m 2011 Offerter, ordererkännanden och följesedlar Kontoutdrag 5 år Ovanstående är alltså inte arkivhandlingar enligt vår mening och vi tar således inte emot denna typ av handlingar. Dessutom förtjänar det att påpekas att tidningar, som föreningen prenumererar på eller böcker i föreningens bibliotek inte är arkivhandlingar (om föreningen själv däremot producerar trycksaker skall dessa självklart ingå i arkivet). ORDNING OCH REDA Nu kanske någon anmärker att t ex distriktets protokoll och verksamhetsberättelser väl är viktiga handlingar? Det är korrekt. I synnerhet för distriktet, men för Din förening är de mindre intressanta att spara för framtiden. Din förening har framförallt ansvar för sina protokoll och verksamhetsberättelser. Distriktet svarar för sitt material (utfärdaransvar, alltså). Sätt därför inkommande protokoll och verksamhetsberättelser i en egen pärm eller i en särskild avdelning i en pärm. Skilj på samma sätt mellan brev och annat material som är ställt enbart till Din förening samt cirkulär, reklam och annat som distribueras till alla föreningar. 4 (6)
I särskilda pärmar, eller inom avdelningar i pärmar, finns då aktuella handlingar. När materialet inte längre är aktuellt är det helt enkelt bara att tömma pärmarna utan tidsödande sortering av en mängd blandat material. Om man alltså redan när man tar emot eller själv framställer en handling vet, hur man skall förfara med den dvs. om den skall sparas för gott eller bara för något eller några år - blir det mycket lättare att sköta papperen. Du vinner själv på att ha reda och överblick och Du hjälper dem som sedan skall ta hand om föreningens arkiv. ARKIVLOKALEN Vid en arkivinstitution finns alltid en arkivlokal, som är särskilt anpassad efter de krav man måste ställa på slutförvaring av arkivhandlingarna. Även om det är svårt för föreningarna att ordna något liknande så finns det ändå några saker man bör tänka på: Arkivlokalen bör vara brand- och inbrottssäker. Klimatet i arkivlokalen bör vara det samma året runt. Ca 18 o C och med en luftfuktighet mellan 40 och 60 %. Vatten- och avloppsledningar bör inte gå genom arkivlokalen. ATT TÄNKA PÅ Avslutningsvis ytterligare ett par saker att ha i minnet i arkivsammanhang: 1. Utse gärna en arkivansvarig i Din förening! Han/hon skall se till att föreningens handlingar i den mån det är praktiskt möjligt finns samlade på ett ställe, att förtroendemän som avgår från sina poster lämnar ifrån sig handlingar de har i sin vård, att gamla protokollsböcker och andra handlingar som är "på drift" samlas in samt att det slutligen är ordning och reda på föreningens papper. Vidare ska den arkivansvarige se till att handlingarna när de överlämnas till Föreningsarkivet är rensade från kopior etc. samt att gallring skett i enlighet med anvisningar i denna handledning. 2. Se till att Du använder arkivbeständigt papper och skrivmateriel! Kulspetspennor, skrivmaskinsband, datafärgband, tonerkassetter, skrivare, kopierings-maskiner och liknande utrustning skall vara märkta med Certifiering Svenskt Arkiv. Det är ett kännetecken på att SP Sveriges Forsknings- och Provningsinstitut har godkänt produkternas arkivbeständighet, dvs. att skriften kommer att undgå att förstöras av "tidens tand". När det gäller papper är det arkivbeständiga dyrare än vanligt skrivmaskinspapper, men om det bara används till protokollen (lösbladssystem) och till egna utgående brev och kopior av dessa, så är kostnaden inte så stor. Föreningen kan då lita på att papperet och skriften håller för en förvaring under mycket lång tid. Rätt papper och skrivmateriel kan vid rätt förvaring göra handlingen beständig i 1000 år. 5 (6)
Vänd Dig med förtroende i alla arkivfrågor till oss! Bohusläns Föreningsarkiv är en ideell förening, som bildades 1968 under namnet Folkrörelsearkivet i Uddevalla. Arkivet har som uppgift att arbeta för att handlingar och annan dokumentation med anknytning till föreningslivet inventeras, insamlas, förtecknas, vårdas och ställs till forskningens förfogande. Vi ansvarar också för rådgivning, utbildning och stöd i arkivfrågor till föreningar och organisationer. Din förening äger och bestämmer fortfarande över sitt arkiv även då det deponerats hos föreningsarkivet, vi förvarar och förvaltar det samt gör det tillgängligt för forskning. Din förening avgör själv vilka som får utnyttja materialet. Vid en verksamhetsövergång, sammanslagning med annan förening eller liknande, övergår äganderätten till den nybildade föreningen. Om föreningen läggs ner övergår äganderätten till Bohusläns föreningsarkiv. Ta alltid kontakt med oss på föreningsarkivet för en diskussion innan du överlämnar dina arkivhandlingar! HUR KOMMER DU I KONTAKT MED OSS? Enklast är att ringa oss på telefonnummer 0522-37011. Vill du besöka föreningsarkivet så finns vi på Bohusläns museum, Museigatan 1 i Uddevalla där vi hyr lokaler. Observera att du måste fråga efter föreningsarkivet i museets reception. Vill du skriva till oss är vår postadress: Bohusläns Föreningsarkiv, Box 403, 451 19 Uddevalla. Det går också bra att skicka e-post till info@bohusarkiv.se eller telefax till 0522-656505. MEDLEMSAVGIFT Vi finansierar vår verksamhet delvis genom medlemsavgifterna. Dessa är år 2015: Organisation med upp till 200 medlemmar 350 " " 500 " 460 " " 1000 " 570 " " över 1000 " 900 " Distriktsorganisation 900 " I ovanstående medlemsavgift ingår en fri hyllmeter. Härefter tillkommer en avgift på 60 kronor för varje påbörjad hyllmeter som föreningen tar i anspråk. Vi tar hand om upphörda föreningars arkiv utan kostnad. Dock vill vi uppmana föreningar att ta sitt ansvar för framtida vård och förvaring av föreningens arkivhandlingar och därför i samband med nedläggning av föreningens verksamhet överlämna eventuella överskott till föreningsarkivet! Elisabeth Sandberg Niklasson Arkivarie 6 (6)