Värmdö kommun ska förenkla vardagen i alla skeden av livet kommunens nya e-policy

Värmdö kommun ska förenkla vardagen i alla skeden av livet kommunens nya e-policy

April 2010 2

Innehållsförteckning Innehållsförteckning...3 Sammanfattning...4 1. Introduktion och bakgrund...6 1. Bakgrund till projektet...6 2. Vad är e-förvaltning?...6 3. Varför behövs en e-strategi?...7 4. Om projektet...7 5. Disposition...8 2. Framtidsbilder...9 6. Skola och förskola...9 7. Näringsliv...9 8. Vård/omsorg och sociala frågor...10 9. Samhällsplanering...10 10. Intern administration...10 3. Vision och mål...12 11. Värdeord...12 12. Vision...12 13. Mål...13 4. Handlingsplan...15 14. Aktiviteter för att uppfylla vision och mål...15 15. Kommande e-projekt...16 16. Organisation av e-förvaltning...19 17. Finansiering...19 18. Teknik...20 19. Kompetens...20 20. Övriga förutsättningar...20 21. Nästa steg...21 Bilaga 1 - Intervjupersoner...22 Bilaga 2 - Intervjuguide...23 Bilaga 3 - Dokument... 25 Bilaga 4 Översyn av prismodellen för IT inom kommunen...27 Bilaga 5 Analys av gemensamma IT-krav...28 3

Bilaga 6 - Slutrapport Nulägesanalys och strategisummering för e-förvaltning i Värmdö kommun...29 Sammanfattning Värmdö kommun har under ett antal år arbetat med ett stort antal insatser för att förbättra kvalitet och effektivitet i sina olika verksamheter. Många av insatserna har en koppling till IT-området och införandet av nya system och tjänster, och kan därmed sammanfattas som insatser för verksamhetsutveckling med stöd av IT/e-förvaltning. Under hösten 2009 tog kommunen initiativ till ett projekt där nuläget konstaterades och de olika strategierna med bärighet på området gicks igenom. Kommunen har nu tagit nästa steg genom att utifrån nuläget formulera sin bild av ett önskat läge i form av en e-policy/e-strategi. Visionen för Värmdö kommuns e-förvaltning lyder: Värmdö kommun ska förenkla vardagen i alla skeden av livet. Visionen vänder sig till alla Värmdöbor, såväl medborgare som företagare, och i alla de situationer/möten då de kan tänkas ha kontakt med kommunen. I dessa möten skall kommunen upplevas som enkel och tydlig i sitt bemötande ärenden skall hanteras så snabbt som möjligt och enligt en tydlig process som medborgare och företagare enkelt kan följa. Utifrån den formulerade visionen har sedan ett antal mål formulerats. Avsikten har varit att samtliga mål skall vara SMARTa, d.v.s. specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbundna. Målen ligger inom alla tre delar av eområdet: e-tjänster, e-förvaltning och e-demokrati. Kommunen kommer löpande och årligen följa upp målen och de indikatorer som satts upp. För att nå vision och mål har en handlingsplan utarbetats. Handlingsplanen innehåller ett antal olika åtgärder som alla syftar till att bidra till att ett eller flera mål uppfylls: Utveckling av ett antal strategiska e-tjänster Fortsatt utveckling av Kommuntorget Införande av portföljstyrning av viktiga e-projekt Översyn av IT:s roll, utbud och prissättning Identifiering av samverkansområden med andra aktörer Översyn av digitalt deltagande i kommunala processer Framtagande av policy för användning av sociala media 4

Det är också av vikt att kommunen säkerställer goda förutsättningar för genomförandet och efterlevnaden av e-strategin på alla nivåer. Ledningsgruppen bör därför vid varje möte ta sig tid att prioritera projekt och fatta beslut i viktiga e-projekt. Samtliga beslut bör vara grundade på ett gediget beslutsunderlag en projektplan inkl. nyttokalkyl. Regelbunden behovsanalys bör genomföras för att fånga såväl externa som interna behov av förbättringar. Utifrån tydligheten i vision, mål och aktiviteter samt de insatser som krävs för att skapa goda förutsättningar för verkställighet bedömer vi att vi har goda förutsättningar att lyckas i vårt framtida e-förvaltningsarbete. 5

1. Introduktion och bakgrund 1. Bakgrund till projektet Värmdö kommun har under ett antal år arbetat med ett stort antal insatser för att förbättra kvalitet och effektivitet i sina olika verksamheter. Många av insatserna har en koppling till IT-området och införandet av nya system och tjänster, och kan därmed sammanfattas som insatser för verksamhetsutveckling med stöd av IT/e-förvaltning. Under hösten 2009 tog kommunen initiativ till ett projekt där nuläget konstaterades och de olika strategierna med bärighet på området gicks igenom med stöd av ett externt konsultföretag, Governo AB (se Bilaga 6 för slutrapport). Kommunen har nu tagit nästa steg genom att utifrån nuläget formulera sin bild av ett önskat läge. 2. Vad är e-förvaltning? Offentlig sektor har under de senaste 10 åren genomgått stora förändringar som inleddes med att IT infördes i många verksamheter i form av höghastighetsinfrastuktur (bredband) och olika system, vilket ledde till att man även började fundera kring ITs påverkan på styrning, organisation och arbetssätt hur skulle man kunna använda de nya verktygen för att effektivisera arbetet? Nästa steg var att myndigheter och kommuner började inkludera medborgare och företag i sina processer, för att genom att inta ett mer kundorienterat synsätt kunna höja såväl kvalitet i tjänsterna som den interna effektiviteten. Begreppet e-förvaltning började tillämpas där e snarare stod för effektivt än elektroniskt. Olika e-tjänster började dyka upp inom olika verksamhetsområden skolval, bygglov etc. i vissa fall i olika samverkanskonstellationer, samtidigt som regeringen tog initiativ till såväl en ehandlingsplan, en e-strategi och tillsättandet av en e-delegation. Tydligt är att e-förvaltning gått från att handla om IT-system till att utgöra ett sätt att se på samtliga frågor inom en offentlig verksamhet utifrån ett kundperspektiv, i processer och med IT som stöd i en ständigt pågående verksamhetsutveckling. 6

Bild 1: Översikt av e-förvaltning Hur ser då framtiden ut vad gäller e-förvaltning? Det vi ser hända i dagsläget, och som därmed skulle kunna sägas utgöra e-förvaltning 2.0 är alltmer samverkan mellan olika aktörer, alltifrån myndighetssamverkan i verkställandet av regeringens e-strategi till samverkan mellan närliggande kommuner (exempelvis i Stockholmsområdet). Vad gäller de mer tekniska dimensionerna kan vi se trender mot plattformsoberoende och öppna lösningar, att köpa system som tjänster och inte minst en lösning på problemet kring identifiering (eid). Vi kan också se tydliga tecken på att e-förvaltningen bidrar till en ökad professionalism i utövandet av det kommunala uppdraget genom ett processinriktat arbetssätt, tydlig projekt- och portföljstyrning och ett ökat fokus på att styra och följa upp frågor ur ett kvalitetsperspektiv. 3. Varför behövs en e-strategi? För att staka ut vägen inom e-förvaltningsområdet är det av vikt att vision, mål och handlingsplan summeras i en e-strategi. E-strategin utgår från verksamhetens krav och behov och fokuserar på de verksamhetsnära tjänster och insatser som behövs för att uppnå målen. Den kompletteras vanligen av en IT-strategi, som utifrån e-strategin preciserar vilka tekniska förutsättningar och krav som är väsentliga för måluppfyllelse. E-strategin skall därmed utgöra det yttersta styrinstrumentet för eförvaltningsområdet i kommunen. 4. Om projektet Värmdö kommun påbörjade i december 2009 arbetet för att ta fram ett önskat läge för kommunens e-förvaltning, med ett projektavslut i början av april 2010. Arbetet delades upp i följande faser: Projektstart i denna fas sattes ramarna för projektet, inläsning av dokumentation skedde, intervjupersoner utsågs, möten bokades etc. Se Bilaga 3 för lista på dokumentation. 7

Vision och mål för att få fram tankar kring ett önskat läge genomfördes ca 25 intervjuer (vissa gruppintervjuer) med medarbetare inom kommunen. Därefter genomfördes en workshop avseende framtidsbilder för olika delar av verksamheten, framtagande av värdeord samt formulering av förslag till vision och mål - först med kommunpolitiker och därefter med kommunens ledningsgrupp (tjänstemännen). Se Bilaga för 1 och 2 för intervjupersoner och intervjuguide. Handlingsplan en inventering skedde av pågående och tänkbara projekt inom området för e-förvaltning. Därefter genomfördes en andra workshop med kommunens ledningsgrupp med syftet att komplettera och prioritera de aktiviteter som angivits, undersöka om dessa kommer att leda till uppfyllelse av de uppsatta målen samt vilka förutsättningar som krävs för att gå från strategi till aktiv handling. Projektavslutning arbetet summerades i föreliggande dokument, som därmed kommer att utgöra kommunens e-strategi. Redovisning av strategin skedde den 9 april för kommunchefen och IT-chefen. I projektet undersöktes även två analysfrågor: Översyn av prismodellen för IT inom kommunen (se Bilaga 4). Analys av gemensamma IT-krav vid införandet av nya system eller upphandling av produkter och tjänster med koppling till IT-området (se Bilaga 5). Arbetet har projektletts av två konsulter från Governo AB: Caroline Andersson och Sara Lundblad. 5. Disposition Värmdö kommuns e-strategi är disponerad enligt följande: I kapitel 1 återfinns en sammanfattning av strategin. Kapitel 2 handlar om bakgrunden till uppdraget, en kort introduktion till området e-förvaltning samt en beskrivning av projektet för att ta fram estrategin. Framtidsbilder (kapitel 3) har varit en viktig del i arbetet för att ta fram en vision och därtill hörande mål för området (kapitel 4). I handlingsplanen (kapitel 5) beskrivs vilka aktiviteter som behöver göras för att uppfylla vision och mål, liksom förutsättningar för det fortsatta arbetet med att gå från strategi till handling. 8

2. Framtidsbilder För att kunna ta fram ett önskat läge för framtida e-förvaltning i kommunen är det av vikt att resonera kring vad vi tror om framtiden hur kommer viktiga kommunala områden som skola, omsorg och samhällsplanering se ut framöver? Vilka krav kommer framtidens kunder att ställa och hur kan kommunen redan nu förbereda sig för detta? Nedan har vi tecknat ett antal bilder av olika kommunala ansvarsområden utifrån de diskussioner som ägt rum i workshops med politiker och tjänstemän inom kommunen. Bilderna skall inte ses som en heltäckande framtidsbeskrivning av kommunens verksamhet, utan som exempel från några av dess områden. 6. Skola och förskola Inom skola och förskola ställs kommunen för den stora utmaningen att elever nu och framöver kommer att ha ett kunskapsövertag när det gäller IT-frågor. Detta innebär konsekvenser för hur undervisningen bedrivs, inte minst för hur IT kan gå från att användas som ett verktyg till att bli en integrerad del i pedagogiken. Lärarens roll kommer i mångt och mycket handla om att agera lots i informationssamhället, samt att lära ut viktiga frågor som problemlösning och källkritisk granskning. I framtidens skola finns också stora möjligheter att genom IT bli mer platsoberoende. Inlärning kan då ske via mötesforum av virtuell karaktär parallellt med de traditionella inlärningsmetoderna. IT har också stor potential när det gäller olika slags ansökningar till skola och förskola, likväl som i dialogen medarbetare - elever/förskolebarn föräldrar. Samtidigt som IT innebär stora möjligheter inom skola och förskola är det också viktigt att hantera frågor avseende informationssäkerhet och personlig integritet, inte minst vad gäller barns utsatthet på Internet. 7. Näringsliv Inom näringslivet ser vi stor potential för att kunna förenkla vardagen för kommunens företagare, såväl större som mindre företag. Minskad administration i vissa ansökningar och tjänster kan verkställas genom olika ITstöd, liksom vid kommunens affärer med företagare i processer som inköp (inkl. fakturering) och upphandling. Här ser vi också stor potential i samverkan med myndigheter för att kunna erbjuda en enkelhet i kontakterna. Specifikt inom turistnäringen finns stor potential att ytterligare utöka användningen av IT för att marknadsföra kommunen. Genom att exempelvis 9

erbjuda ett större utbud e-tjänster kan besökare själva söka information och boka aktiviteter i Värmdö kommun. 8. Vård/omsorg och sociala frågor Inom omsorgen finns stora möjligheter till användningen av IT-stöd, både vad gäller en höjd livskvalitet för de äldre och deras anhöriga men också för en mer effektiv planering av medarbetarnas arbete i form av moderna verktyg såsom stöd för schemaläggning, rapportering av genomförda insatser via mobila terminaler etc. Moderna verktyg skapar bättre förutsättningar för de som arbetar i vård och omsorg att leverera bra och kvalitetssäkrade tjänster (vilket inom kommunen framöver kommer hanteras genom Combine). Inom socialomsorgen, likväl som andra områden i kommunen, har IT också stor potential när det gäller möjligheten för individer att själva följa handläggningen av sitt ärende. För funktionshindrade kan IT innebära en möjlighet att ta en aktiv del i samhället genom att på detta sätt kunna kommunicera i olika frågor. Detsamma gäller individer som använder sig av kommunens tjänster inom socialomsorgen. Inom detta område liksom övergripande inom kommunen är det dock av största vikt att en diskussion förs, dels om personlig integritet, dels om att olika ITtjänster inte får ersätta det personliga mötet då detta kan vara avgörande vikt för individen inte minst då det rör sig om bedömningsfrågor. En annan fråga att beakta är också hur pass mycket kommunen bör marknadsföra möjligheten till exempelvis socialbidrag via Internet. 9. Samhällsplanering Området för samhällsplanering är ett ämne som engagerar kommunens invånare i högsta grad. Här kan IT vara ett sätt att såväl låta medborgarna få en ökad insyn i processen som att hitta nya sätt för medborgare att påverka enligt den lagstadgade planprocessen. Då detta område är tämligen hårt reglerat i lagstiftningen handlar det om att identifiera samrådspunkter, så att samrådet kommer in i rätt lägen samt då kan ske även med stöd av IT. Då Värmdö kommuns befolkning spås öka kraftigt de kommande åren kan IT också vara en viktig källa till information och delaktighet i samhällsplaneringen för den framtida kommuninvånaren. 10. Intern administration I kommunens interna administration ses stora möjligheter att genom förändrade arbetssätt höja den interna effektiviteten och därigenom jobba smartare. Kommunens redan pågående arbete med att systematiskt ta fram nuläge och börläge utifrån processer ses som något som borgar för en god framtida utveckling. Det finns också en rad olika tjänster som kan underlätta intern 10

administration tjänster för enklare ärendehantering, lokalbokning, schemaläggning etc. Även kommunens interna tjänster integreras i större grad med tjänster på Internet, vilket ställer nya krav på informationssäkerheten. 11

3. Vision och mål 11. Värdeord Utifrån de framtidsbilder som tagits fram kunde ett antal viktiga värdeord för kommunens e-förvaltningsarbete konstateras: Medborgarfokus kommunen måste i all verksamhet inta ett kundperspektiv och se verksamheten utifrån och in. Enkelhet och effektivitet kommunens tjänster skall vara enkla att ta till sig och använda, vilket i sig medför en effektivitet i hanteringen. Innovation och kreativitet kommunen bör genom en god omvärldsbevakning hålla sig uppdaterad kring vad som komma skall inom e-förvaltningsområdet. Detta område handlar också om tjänster för såväl nytta som nöje tjänsterna skall kunna bistå, direkt eller indirekt, till innovationer och kreativitet i individers vardag. Dessa värdeord bör vara vägledande i alla kommunens möten med medborgare och företag, vilket kan kopplas till kommunens övergripande vision om Värmdö som skärgårdens mötesplats. 12. Vision Vår arbetshypotes gällande visionen har varit att denna skall utgöra ett önskat läge, något att sikta på och som innebär en stor utmaning att rent faktiskt uppnå. Utifrån värdeorden har kommunen tagit fram en vision för området eförvaltning. Denna lyder: Värmdö kommun ska förenkla vardagen i alla skeden av livet. Visionen vänder sig till alla Värmdöbor, såväl medborgare som företagare, och i alla de situationer/möten då de kan tänkas ha kontakt med kommunen. I dessa möten skall kommunen upplevas som enkel och tydlig i sitt bemötande ärenden skall hanteras så snabbt som möjligt och enligt en tydlig process som medborgare och företagare enkelt kan följa. Visionen kan därmed också beskrivas utifrån olika möten med medborgare och företag detta kan också ligga som en del i marknadsföringen av visionen. Nedan nämns några exempel på dylika möten och citat som kan kopplas till visionen: Värmdös kommundirektör: Vi ger dig tid till det viktiga i livet En kvinna som vill var delaktig i sin äldre mammas vardag: Alltid nära dig Ett par som bygger sommarhus: Bygglov på nätet det var enkelt 12

Ett högstadiebarn: Välja skola - lätt som en plätt Dessa möten, tillsammans med formuleringen i alla skeden av livet, utgör därmed kopplingen till kommunens övergripande vision om Värmdö som skärgårdens mötesplats. 13. Mål Utifrån den formulerade visionen har sedan ett antal mål formulerats. Avsikten har varit att samtliga mål skall vara SMARTa, d.v.s. specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbundna. Målen har också kopplats till eförvaltningens tre dimensioner: E-tjänster den yttre delen av e-förvaltningen i form av tjänster till medborgare och företag. E-förvaltning den inre delen av e-förvaltning i form av intern effektivitet i processer, organisation och arbetssätt för att kunna leverera tjänster. E-demokrati möjligheten till insyn och påverkan. Möjligheten att kunna ta del av information samt påverka beslut Medborgarnära förvaltning E-förvaltning Intern administration/handläggning Bild 2: E-förvaltningen olika dimensioner 13

Målen för kommunens e-förvaltning har formulerats enligt följande: Värmdö kommun skall förenkla vardagen i alla skeden i livet Mål e-tjänster Alla ansökningar ska gå att göra via etjänster 80 % inom 3 år 100 % inom 5 år Alla ska kunna följa sitt ärende 80 % inom 3 år 100 % inom 5 år Mål e-förvaltning Kommunen ska ha förkortat handläggningstiden för de 20 vanligaste ärendena 30 % inom 3 år 50 % inom 5 år Mål e-demokrati Kommunens alla nämndhandlingar ska finnas tillgängliga på nätet senast 2011 Kommunens alla inköp och upphandlingar ska hanteras elektroniskt 50 % inom 3 år 80 % inom 5 år Kommunens alla samråd ska gå att delta i via nätet 50 % inom 3 år 80 % inom 5 år Kommunen skall senast 2011 ha en etablerad process för e-petitioner Kommunen skall senast 2011 ha en etablerad process för behovsanalys avseende e-tjänster För att kunna följa upp målen regelbundet är det viktigt med en tydlig process och ett forum för uppföljning. Uppföljning av e-förvaltningsmålen bör ske i ledningsgruppen genom två olika aktiviteter: Samtliga större e-projekt gås igenom inför varje ledningsgruppsmöte och viktiga besluts- samt informationspunkter anmäls i sedvanlig ordning. Inför det årliga budgetarbetet bör en mätning av ovanstående indikatorer för att kunna konstatera om/hur kommunen går framåt inom e-förvaltningsområdet. Detta kräver dock dels en god bild av nuläget (för att kunna konstatera förbättringar), dels att någon har ansvaret för att mäta och följa upp detta. Kommunens IT-enhet bör ta detta ansvar. Viktigt är också att mål och indikatorer skärps utifrån att de uppfylls/kommer att uppfyllas detta för att stimulera kommunen att komma ännu längre i e-förvaltningsarbetet. En avstämning bör också ske halvårsvis. 14

4. Handlingsplan 14. Aktiviteter för att uppfylla vision och mål För att kunna uppnå visionen och målen krävs en rad aktiviteter. Vissa är redan pågående inom kommunen, medan andra utgör helt nya satsningar. Nedan har vi listat dessa aktiviteter utifrån respektive mål: Aktiviteter inom målet för etjänster Vidareutveckling av Kommuntorget - avlastning med olika tjänster Aktiviteter inom målet för eförvaltning Införande av central projektfinansiering vid kommungemensamma nyttor Införande av e-id (pågår) Standardisering/digitalisering av interna processer och rutiner (nuläge/börläge) (pågår) Effektivisering av plan- och byggprocessen E-tjänst för val av förskola och skola (pågår) Combine system för vård och omsorg (pågår) E-tjänst för bygglov och liknande ärenden E-tjänst för anmälan om slamtömning Införande av smartcard samt en omsorgsdagbok (inom vård och omsorg) E-tjänst för bokning av kommunala lokaler (pågår) E-tjänst för bokning av kommunala aktiviteter E-tjänst för redovisning av tillgång till lediga lokaler och mark E-tjänst för enklare sökning i kommunens företagsregister E-upphandling och e-inköp (pågår) Gemensam projektstyrningsmodell med olika mallar (pågår) Införande av gemensam portföljstyrningsmodell (prioritering/riskhantering) med ledningsgruppen som ett aktivt beslutsforum för viktiga e-projekt. Löpande uppföljning och utvärdering av insatser för ständiga förbättringar Införande av ett kommunövergripande forum för verksamhetsutveckling Utveckling och förtydligande kring IT:s roller och ansvar, tydliggörande av IT:s tjänsteutbud samt modellen för kostnadsallokering av IT samt framtagande av ny ITstrategi (pågår) Utveckling av kommunövergripande kvalitetssystem (pågår) Förstärkning av intern processoch beställarkompetens Utökning av samverkan inom och utom kommunen Aktivt förankringsarbete genom information och kommunikation - till alla anställda Framtagande av policy för användning av sociala media 15 Aktiviteter inom målet för edemokrati Möjlighet för medborgare och företag att följa sitt ärende Möjlighet till digitalt deltagande i samhällsplaneringsprocessen Införandet av e-petitioner E-tjänst för felanmälan E-tjänst för synpunktshantering

E-tjänst för schemaläggning E-tjänst för frånvarorapportering 15. Kommande e-projekt För att kunna hantera dessa olika aktiviteter strukturerat är det av vikt att projekt etableras för att klustra frågor med gemensamma nämnare. Förutom de projekt som ovan nämns som pågående bör följande projekt initieras i närtid: Utveckling av e-tjänster Utveckling av e-tjänster skall inom kommunen drivas av den verksamhet som ansvarar för frågan. Detta innebär att de konkreta e-tjänster som står listade ovan bör hänskjutas till respektive ansvarig verksamhet. IT-enhetens roll handlar här om att stötta verksamheterna samt informera om viktiga krav för att tjänsterna skall upplevas som enhetliga och fungera i den totala IT-miljön. I de projekt som innefattar delar av verksamheten och är komplexa leder centrala funktioner/it-enheten naturligen projektet enligt den modell som preciserats, se Bilaga 5. Detta kan exempelvis gälla projekt som synpunktshantering, felanmälan och e-petitioner. IT-enheten har också en viktig roll vad gäller uppföljningen av e-tjänster och behöver säkerställa att denna kan ske med ledningsgruppen som beslutsforum. En viktig sammanhållande del i utveckling av e-tjänster är att medborgare och företag på ett enkelt sätt kan följa sina ärenden. En annan viktig fråga är att man som användare upplever en logisk och användarorienterad miljö, med igenkänningsmöjligheter oavsett vilken e-tjänst som används. Detta kräver dels utveckling av funktioner som Min sida, dels att verksamheten vid utveckling av tjänster följer vissa gemensamma krav för såväl teknik som design. Kommunen bör sträva efter att så stor del av hanteringen av ansökningar sker via e-tjänster som möjligt. Dock bör övriga kanaler också tillhandahållas under en övergångsperiod, men med tydlig styrning via information på webben och via Kommuntorget/handläggare till e-tjänster. Utveckling av Kommuntorget som kundtjänst En viktig del i e-förvaltningsarbetet handlar om att förenkla ärendehanteringen och bjuda in medborgare och företag att deltaga i processen. Förutom att detta sker via e-tjänster så blir också bemötandet i kommunens första linje av stor vikt. Här finns potential för vidareutveckling för att kunna avlasta verksamheterna ytterligare avseende enklare frågor och information. En viktig fråga handlar också om att kunna följa ärenden både från medborgarens perspektiv och från ett internt uppföljningsperspektiv. Detta kan åstadkommas genom ett centralt ärendehanteringssystem, där såväl Kommuntorget som 16

ansvariga handläggare noterar aktiviteter som sker inom ramen för visst ärende. Genom att följa upp hanteringen kan förbättringar konstateras, såsom potential för e-tjänster inom områden där många frågor ställs. Kommuntorget behöver också kunna kommunicera med handläggare på respektive kontor på ett sätt som från medborgarens perspektiv kan ses som ett bemötande. Ett sätt att göra detta skulle kunna vara att ha en mottagande tjänsteman ( jourhavande sakkunnig ) på varje kontor, eventuellt med roterande bemanning, och på så sätt skapa högre tillgänglighet externt samtidigt som tid frigörs för handläggning internt. En planeringsinsats behöver därför göras där framtida utveckling av Kommuntorget planeras. Införande av portföljstyrning av viktiga e-projekt Som nämnts ovan är det av stor vikt att ledningen är informerade och kan fatta gemensamma beslut i de största e-projekten. Vi kallar detta portföljstyrning, m.a.o. att löpande prioritera projekt och hantera frågor avseende e-projekt. Beslut behöver därför fattas om att ledningsgruppen utgör detta forum samt att e-projekten läggs in som stående punkt på agendan till varje ledningsgruppsmöte. För nya e-projekt (som använder den nya projektstyrningsmetoden som är under utarbetning) är det av vikt att kunna precisera behov och nytta, vilket lämpligen görs genom att krav ställs på att nyttokalkyl alltid skall bifogas projektbeslut. Verksamhetsutveckling i Värmdö kommun E-förvaltning och IT ingår som en naturlig dimension av alla verksamhetsområden. Inom Värmdö kommun har detta tagit sig uttryck i att kommunens IT-enhet, och i viss mån Kansli- och utredningsavdelningen, fått en central roll för verksamhetsutveckling i kommunen, samtidigt som det är tydligt att verksamheterna själva har detta ansvar avseende sina egna frågor. En utredning behöver därför göras som tydliggör roller och ansvar, samt där analys sker av frågan huruvida en särskild funktion för verksamhetsutveckling behövs. IT:s roll, utbud och prissättning En del i detta arbete har handlat om att förtydliga prismodellen för IT i kommunen. För att förtydliga IT:s roll (utöver det som nämnts ovan avseende verksamhetsutveckling) är det också av vikt att förtydliga tjänsteutbudet inom IT i dialog med verksamheten, så att IT (och de leverantörer som upphandlats) levererar det verksamheterna behöver. En behovsanalys bör därför göras, och därefter en formulering av tjänsteutbudet. En viktig uppgift för IT-enheten blir nu också att som svar på denna e-strategi formulera en uppdaterad IT-strategi som svarar på vilka tekniska insatser och aktiviteter som behöver göras. Översyn samverkansområden I Värmdös strategi inom IT-området har det hittills varit viktigt att hitta samarbetspartners bland andra kommuner för att såväl kunna leverera bra tjänster som att hålla nere kostnaderna. Detta gäller såväl kommunens samarbeten inom exempelvis växelfunktionen, men också i införandet av ett 17

nytt verksamhetssystem inom vård och omsorg (Combine). Här bör man nu ta nästa steg genom att inventera ytterligare verksamhetsområden (gemensamma e-tjänster) tillsammans med grannkommunerna, liksom samarbeten med myndigheter och landsting. Ett sådant exempel är de 16 principer av samverkan som Stockholmsregionens kommuner har antagit vad gäller elektroniskt informationsutbyte. Översyn av digitalt deltagande i kommunala processer För att kunna bredda deltagandet i kommunens olika samrådsprocesser är det av vikt att samråd också kan ske via digitala kanaler och vid tidpunkter som medborgaren själv väljer. Detta deltagande kan se olika ut beroende på vilken process som berörs, och det är här viktigt att tydliggöra när samråd kan ske för att de synpunkter som lämnas skall kunna få reell inverkan på utformning och beslut. En översyn bör därför göras av de processer där samråd sker idag för att kunna utforma digitala samverkansmöjligheter på bästa sätt, förslagsvis som en utveckling av pågående projekt kring medborgardialog. Framtagande av policy för användning av sociala media Sociala media som bloggar, Twitter, Facebook etc. blir ett alltmer naturligt inslag i medborgarens vardag. Dessa media kan också användas för att informera medborgarna samt marknadsföra olika satsningar och aktiviteter. För kommunens medarbetare är det viktigt att det är tydligt vilka regler som gäller på jobbet samt även vilka rekommendationer som gäller för agerande utanför arbetstid. En policy för användning av sociala media bör därför tas fram. De aktiviteter som nämns ovan skulle kunna implementeras i följande ordning: 18

Utveckling av e-tjänster Utveckling av Kommuntorget Införandeav portföljstyrning av viktiga e-projekt Verksamhetsutveckling i Värmdö kommun IT:s roll,utbud och prissättning Översyn samverkansområden Översyn av digitalt deltagande i kommunala processer Framtagandeav policyför användning avsociala media Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Bild 3: Förslag till implementeringsplan 16. Organisation av e-förvaltning För ett framgångsrikt e-förvaltningsarbete är det av vikt att dessa frågor prioriteras såväl på politisk nivå som högsta tjänstemannanivå. Rent konkret innebär detta, som nämnts ovan under e-projekt/portföljstyrning, att ledningsgruppen måste ta en aktiv roll vad gäller att ta beslut om, samordna och prioritera större e-projekt, liksom att löpande följa dessa. Blir detta ansvar för betungande för ledningsgruppen i sin helhet, kan en mindre förberedande grupp utses bestående av 4-5 personer. Merparten av e-förvaltningsarbetet kommer utföras ute i verksamheten. Dock är det viktigt att samtliga beslut om nya e-projekt bör vara grundade på ett gediget beslutsunderlag en projektplan inkl. nyttokalkyl (enligt kommunens nya projektstyrningsmetod). Regelbunden behovsanalys bör genomföras för att fånga såväl externa som interna behov av förbättringar. Utgångspunkten bör vara ett processorienterat synsätt, där man utifrån nuläget och önskemål om förbättringar tar fram ett optimalt börläge. Efter avslutat projekt följs nyttan upp för att säkra vinsthemtagningen. 17. Finansiering Finansiering av e-projekt kan ske på två olika sätt: Central finansiering av projekt som inte hör hemma i någon del av verksamheten men som innebär stor nytta för stor del av verksamheten. Exempel: elektroniskt ID. 19

Lokal finansiering, d.v.s. att den verksamhet som ansvarar för e-projektet också bär kostnaderna och också kan åtnjuta frukterna av den besparing som komma skall. Exempel: verksamhetsspecifik e-tjänst. I det första fallet kan man sedan välja om kostnader bör nycklas ut på berörda parter. I båda fallen är det av vikt att nyttokalkyl upprättas enligt ovan. 18. Teknik För att kommunen skall kunna utvecklas i positiv riktning vad gäller e-förvaltning är det av vikt att den tekniska miljön stöttar vision och mål enligt denna estrategi. Kommunen ligger idag långt framme vad gäller viktiga tekniska vägval (se nulägesanalys i bilaga 6 för mer information) men det är likväl viktigt att man ständigt funderar över förbättringar i kvalitet och kostnadsbesparingar. Detta görs lämpligen inom ramen för en IT-strategi. 19. Kompetens Vid införandet av nya system/tjänster behöver förändringsledning i form av information och obligatorisk utbildning inkluderas i implementeringen för att åstadkomma förändrade arbetssätt. Annan kunskap och kompetens som är av vikt för ett framgångsrikt e-förvaltningsarbete: Grundläggande e-förvaltningskunskap Processkompetens för att kunna tydliggöra arbetsflöden och fokus Projektkompetens för att kunna driva lyckosamma och välförankrade projekt Beställarkompetens för att utifrån verksamhetsbehoven kunna välja rätt lösningar och förhandla med leverantörer. Kommunen bör framöver se över utbudet av kurser inom ovanstående områden för att säkerställa att nyckelpersoner utbildas och att dessa sedan kan fungera som ambassadörer ut i verksamheten. 20. Övriga förutsättningar För att kommunen skall kunna förverkliga denna e-strategi är det också av vikt att arbeta aktivt med ett förändrat synsätt vad gäller gemensamma frågor samt frågor som ligger inom den egna verksamheten, men som inkluderas i strategin. Utifrån genomförda intervjuer kan konstateras att kommunen i många fall anses ta en alltför ambitiös ansats, vilket leder till att verkställigheten och fullföljandet blir lidande. Vissa menar också att kommunen behöver bli bättre på att prioritera mellan projekt samt fatta väl avvägda beslut efter det att nyttan tydliggjorts. I många fall arbetar man också enbart med fokus på de egna frågorna, vilket gör att det gemensamma, och därmed medborgarens 20